Sistema Valefiel

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Manual de uso VALEFIEL para Afiliados (Clientes) Tienda Virtual www.valefiel.com

Contenido
1. GENERALIDADES ...............................................................................................................................................1

1.1 Que es VALEFIEL? .................................................................................................................................................. 1

1.2 Que es la tienda virtual? ....................................................................................................................................... 1
1.3 Configuración Técnica ........................................................................................................................................... 1

2. REGISTRO .........................................................................................................................................................1

3. INGRESO/SALIDA SEGURA ................................................................................................................................2

3.1 Ingreso .................................................................................................................................................................. 2

3.2 Salida ..................................................................................................................................................................... 2

4. TRANSACCIONES ..............................................................................................................................................3

4.1 Consultar Cuentas ................................................................................................................................................. 3

4.2 Redimir .................................................................................................................................................................. 5
4.3 Consultar Estado de Pedidos (Redenciones) ........................................................................................................ 8
4.4 Cambiar Clave ..................................................................................................................................................... 11

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1. Generalidades
1.1 Que es VALEFIEL?
VALEFIEL es la plataforma tecnológica web propiedad de VALEMAS SAS que permite la gestión integrada de los
diferentes programas de fidelización de clientes.

1.2 Que es la tienda virtual?

La Tienda Virtual, es un módulo de VALEFIEL que les permite a los Afiliados (Clientes) hacer la gestión de sus puntos
ganados directamente desde su casa, oficina o negocio. Permite consultar el saldo de sus puntos, consultar el historial
de transacciones, efectuar redenciones y hacer seguimiento a los pedidos. Próximamente podrá también descargar
extractos.

1.3 Configuración Técnica

Para que pueda visualizar de una forma adecuada la página de Valefiel debe cumplir con los siguientes requisitos:

1- Computador con disponibilidad de conexión a Internet.

2- Navegador o Browser, los navegadores web recomendados son:

Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox

V. 7.0 o superior

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2. Registro
Permite la creación de nuevos usuarios en el sistema
VALEFIEL. Para realizar el registro el usuario debe estar
afiliado previamente al programa de fidelización, de lo
contrario no le permitirá crear el usuario.
2.1 Ingrese el sitio Web utilizando la dirección:
www.valefiel.com
2.2 Ingrese al link de Registrarse
Leer términos y condiciones de uso y seguridad.
2.3 Seleccione su tipo de identificación
(normalmente CC=Cédula de ciudadanía), luego
digite su número de identificación y de clic en el
botón Siguiente.
2.4 Registre los datos con los cuales ingresara al
sistema.
 Usuario: Nombre con el cual se ingresa al sistema.
Se sugiere usar nombre.apellido Ej: pedro.perez
 E-mail: Correo electrónico donde llegaran las
notificaciones que el sistema genera en sus
diversas transacciones.
www.valefiel.com

Clave: Palabra secreta para que pueda acceder al
sistema.
 Confirmar Clave: Confirmación de la palabra
secreta para que pueda acceder al sistema.
 Pregunta de Seguridad: Es la pregunta que debe
registrar para la recuperación de su clave en caso
de olvido.
 Respuesta: Es la respuesta a la pregunta que el
sistema le solicitara para recuperar la clave.
Lea atentamente los Términos y condiciones de
uso y seguridad.
De clic en la opción para expandir y visualizar el
contenido de los términos y condiciones.
2.5 Si esta de acuerdo con los términos y condiciones
De clic en el botón Crear Usuario para confirmar
la operación o de clic en Atrás para ir a la
pantalla anterior.
2.6 Uno de nuestros agentes del Call Center se
comunicará con usted para realizar la activación
correspondiente de su usuario y pueda acceder al
sistema.
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3. Ingreso/salida segura 3.2 Salida

3.1 Ingreso Permite la salida segura y el cierre de la sesión del Usuario.

Permite el acceso al sistema digitando su usuario y
contraseña, el usuario debió ser creado previamente y
haber cumplido con los procedimientos de seguridad
para su activación.
3.1.1 Ingrese al sitio Web utilizando la dirección:
www.valefiel.com
3.1.2 El sistema presenta la página de Login.
Por su seguridad antes de retirarse, siempre cierre la sesión
activa en el sistema.
3.2.1 Ubique el link llamado "Salir" que esta ubicado
en la parte superior derecha del menú.
3.2.2 De clic en el botón "Salir".
3.2.3 El sistema cierra la sesión y se direcciona a la
página de Ingreso al sistema.

3.1.3 Ingrese el usuario y la clave en los campos

correspondientes.
 Usuario: Es el nombre que adquiere el usuario para
acceder al sistema de Valefiel. Este fue creado por
la opción Registrarse, el cual se hace una sola vez.
Si no está registrado deber ejecutar el
procedimiento de REGISTRO explicado en la
primera parte de este documento.
 Clave: Palabra secreta que sirve para que los
usuarios puedan acceder al sistema.

3.1.4 De clic en el botón de Ingresar

3.1.5 El sistema realiza verificación y se pueden dar
las siguientes situaciones:
 Si el Usuario o la clave no corresponden, el sistema
muestra un mensaje que indica que no se ha
podido iniciar la sesión y se deben verificar los
datos.
 Si el usuario ingresa erróneamente tres veces los
datos para iniciar sesión, se bloquea el usuario y
debe comunicarse con el Call center para
restablecer su clave.

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4. Transacciones En el caso de tener varias cuentas puede consultar el

detalle de cada cuenta dando clic en el número de cuenta
Al momento de ingresar al sistema, usted podrá que aparece en la columna llamada Cuenta como lo
gestionar sus puntos mediante las siguientes opciones: muestra la imagen.

4.1 Consultar cuentas (Saldos de puntos e

histórico de movimiento).
4.2 Redimir.
4.3 Consultar estado de pedidos (redenciones).
4.4 Cambiar clave.
 Sección Historial Transacciones: muestra la
4.1 Consultar Cuentas información de las transacciones realizadas a la cuenta
4.1.1 Ingresar al menú Afiliados-> Consulta Cuenta. como los puntos emitidos, puntos vencidos y las
redenciones realizadas.

4.1.2 El sistema muestra un formulario con toda la

información detallada de la cuenta:
Si desea conocer el detalle del pedido asociado a la
 Sección Información Cuenta: muestra la información
transacción, dé clic en el número que aparece en la
detallada de la cuenta, de la persona afiliada y del
columna Pedido Asoc del renglón correspondiente.
establecimiento.

 Sección Historial de Pedidos: muestra el listado de los

pedidos (redenciones) realizados por el afiliado, en este
listado encontrará el número del pedido, el estado del
pedido, los puntos redimidos, fecha de solicitud, la fecha
de despacho, fecha de entrega del pedido y el nombre de
la persona que realizó la redención.
(Por medio del botón Redimir se puede dirigir al
formulario para realizar la redención).
Por medio del botón Redimir se puede dirigir al
formulario para realizar la redención).

NOTA: En el caso de tener solamente una cuenta el

sistema muestra directamente el formulario de la
cuenta, si tiene mas de una cuenta el sistema muestra
el listado de cuentas.

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Puede dirigirse a los detalles del pedido completo dando

clic en el número que aparece en la columna Nro. de
Pedido.

Para regresar al formulario de consulta de cuentas, dé

clic en el link del número de cuenta ubicado al lado
derecho del texto ID Cuenta.

 Sección Historial de Carnets: muestra la

información de los carnets que se han registrado del
afiliado en este listado encontrara el id de registro del
carnet, el código del afiliado, el número del carnet, el
motivo por el que se realizó la solicitud, la fecha de la
solicitud, el estado del carnet y las observaciones
registradas.

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4.2 Redimir
Transacción en línea mediante la cual el afiliado a un
programa de fidelización puede cambiar los puntos
acumulados en su cuenta por productos relacionados
en los catálogos vigentes. Se puede acceder aquí
mediante el menú o mediante el botón Redimir del
formulario de consulta de cuentas.
4.2.1 Ingresar al menú Afiliados-> Redimir.
4.2.2 El sistema carga la información de los
productos de los catálogos vigentes en el
formulario para realizar la redención.
 En la parte inferior de cada producto se informa la
cantidad de puntos que cuesta cada uno.
 Puede visualizar los productos por categorías, puede
dar clic sobre la categoría que quiere consultar y el
sistema carga los productos correspondientes a esta
categoría.
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 Puede realizar la búsqueda por palabras clave en el
campo “Digite Nombre de Artículo a Buscar”, por
ejemplo escriba la palabra “televisor” y dé clic en el
botón Buscar el sistema realizará la búsqueda que
corresponda con la palabra ingresada.
 En el campo “Puntos” aparece por defecto los puntos
que hay en la cuenta y se muestran los productos que
se pueden redimir, si se desean visualizar todos los
productos puede dejar el campo vacio y dar clic en el
botón Buscar
 De clic en este botón para organizar los
productos de mayor puntaje a menor puntaje.
 De clic en este botón para organizar los
productos de menor puntaje a mayor puntaje.
4.2.3 Cuando identifique los productos que quiere
redimir de clic en el botón que se encuentra
en la parte inferior de cada uno.
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4.2.4 El sistema le informa que se realizarán las 4.2.8 Si las preguntas son contestadas correctamente
preguntas de verificación para continuar con la el sistema le indicará que el proceso de validación
redención, de clic en el botón Aceptar fue exitoso y le permitirá agregar los productos que
quiere redimir al carrito de compras.

4.2.5 El sistema muestra el formulario con las

preguntas de verificación que debe responder para
continuar con la redención.
4.2.9 De clic en el botón que se encuentra
en la parte inferior del producto que quiere
redimir, puede ir ingresando al carrito de compras
los productos y también los puede sacar, el saldo
en puntos se descontará de acuerdo al puntaje del
producto, se pueden agregar los productos que
desee hasta que su saldo en puntos se lo permita,
de lo contrario el sistema enviará un mensaje que
dice "Ha excedido los puntos".

4.2.6 Luego de seleccionar las respuestas

correspondientes, dé clic en el botón Calificar

4.2.7 En el caso de que no este seguro de alguna

respuesta puede dar clic en el botón

Generar Preguntas el sistema le genera otras

preguntas para que las conteste respectivamente
o también puede dar clic en el botón de  Se pueden sacar los productos del carrito dando
Regresar para regresar al formulario principal clic en el botón
de redenciones.

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4.2.10 Si ya está seguro de los productos que desea
redimir, dé clic en el botón que se encuentra
debajo del carrito de compras para proceder con la
pantalla de finalización de la redención.
Por último dar clic en el botón Aceptar para proceder
con la realización de la redención.
4.2.14 El sistema le mostrara un mensaje con el
número del pedido generado.

4.2.11 El sistema muestra el formulario para validar

los datos donde serán enviados los productos.

Tome nota del número de pedido para hacerle

seguimiento posterior. No obstante puede usar la
consulta de Pedidos para hacerles seguimiento.

4.2.15 Dar clic en el botón Aceptar

*Verifique que la dirección, ciudad y departamento

sean los correctos ya que a esa dirección se realizará
el envió de los productos seleccionados.

Si no es correcta, absténgase de efectuar la redención y

comuníquese al Call center para que le indiquen el
procedimiento para actualizar sus datos.

4.2.12 Si los datos son correctos de clic en el botón

para finalizar la redención.

4.2.13 El sistema le mostrara un mensaje con el

número del pedido generado.

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4.3 Consultar Estado de Pedidos
(Redenciones)
Permite consultar el estado de los pedidos
(redenciones) realizados por el afiliado y ver el detalle
de cada uno de ellos.
4.3.1 Ingrese al menú Afiliados-> Gestión de Pedidos.
4.3.2 El sistema muestra el formulario principal de
pedidos en orden del más cercano al más antiguo.
En el formulario también se muestran unos campos
para efectuar búsquedas específicas, en caso de
requerirse:
 Número de Identificación: Número de
Identificación del afiliado que desea consultar.
 Número de Pedido: Número de pedido que desea
consultar.
 Fecha Registro Desde: Seleccione la fecha desde
donde quiere consultar los pedidos.
 Fecha Registro Hasta: Seleccione la fecha hasta
donde quiere consultar los pedidos.
 Estado: Seleccione el estado de los pedido que
quiere consultar.
 Buscar por Aproximación: Seleccione esta opción
para buscar datos aproximados a la información
ingresada en las opciones de búsqueda.
 Buscar: De clic en el botón buscar para que el
sistema busque la información de acuerdo a los
filtros que ingresó anteriormente.
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La grilla muestra un listado de los pedidos para el filtro
aplicado con la siguiente información: número del
pedido, el estado del pedido, los puntos redimidos,
fecha de solicitud, la fecha de despacho, fecha de
entrega del pedido en el caso que el pedido se haya
entregado satisfactoriamente y el nombre de la
persona que realizó la redención.
4.3.3 Para consultar detalladamente un pedido, dé
clic en el número del pedido que desea consultar
en la columna Nro. De Pedido.
4.3.4 Información del Pedido: El sistema muestra la
información detallada del pedido.
 Información del afiliado: sus nombres, apellidos,
su tipo y número de identificación, número de la
cuenta.
 Información del afiliado: Número del pedido, el
estado del pedido, la causal del estado del pedido,
persona que realizó la redención, dirección de
envío, barrio, ciudad, el nombre de la persona
autorizada para recibir el pedido y su número de
identificación correspondiente, total de puntos
redimidos y las observaciones registradas.
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4.3.5 Cancelación: La cancelación del pedido se  En el listado de productos el sistema habilita la

permite realizar hasta 24 horas después de
generada la redención.
Si desea realizar la cancelación total del pedido
debe diligenciar la siguiente información:
columna de Devolver Items, Solicita Devol y Causal
Devolución, para ser diligenciadas según el producto
que se quiera cancelar.

 Motivo Cancelación: Seleccionar el motivo por el

cual se desea cancelar el pedido.
 Persona Solicita Cancelación: Seleccionar la
persona que solicita la cancelación del pedido debe
ser la persona Afiliada o el tercero que realizó la
 En la columna Devolver Items seleccione el
redención.
artículo a cancelar.

 De clic en el botón Cancelar Pedido

 El sistema Pregunta la confirmación de la
cancelación del pedido.
 En la columna Solicita Devol seleccione la
persona que solicita la cancelación del
producto.

 El sistema muestra un mensaje que indica que

el pedido se canceló.

 En la columna Causal Devolución seleccione el

motivo de la devolución.

Cuando se cancela un pedido, los puntos son

devueltos al saldo de la cuenta.

 También puede realizar la cancelación

parcial de productos, dando clic en el botón
Devolución

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Luego de ingresar la información del ítem a cancelar de 4.3.7 Para ver los detalles del producto puede pasar
clic en el botón Aceptar para confirmar la devolución el cursor del mouse sobre el nombre del producto y
del ítem, de lo contrario de clic en el botón de se despliega la información detallada.
Cancelar

4.3.6 Productos: Muestra el estado de cada producto

redimido para el pedido seleccionado.

 Ítem: Número consecutivo del producto en el

pedido.
 Producto: Nombre del producto redimido.
 Puntos Redimidos: Puntos redimidos por cada
artículo.
 Documento Recibe: Número del documento de
la persona que recibió el artículo, para el caso
de producto entregado.
 Persona Recibe: Nombre de la persona que
recibió el artículo.
 Estado: Estado en el que se encuentra el
producto del pedido.
 Causal Estado: Descripción de la causa que
generó el estado en el que está el pedido.
 Nro. De Guía: Número del guía con la que se
envió el producto.
 Fecha Entrega: Fecha en la que se entregó el
producto.
 Fecha Despacho: Fecha en la que se despachó
el producto.
 Fecha Devol Bodega: Fecha en la que fue
devuelto a bodega.
 Transportador: Empresa encargada de
entregar el producto.

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4.4 Cambiar Clave

Permite el cambio de clave del usuario en el sistema.
Se recomienda hacerlo periódicamente en lo posible 1
vez cada mes.

4.4.1 Ingresar al menú Configuración-> Cambio de Clave.

4.4.2 El sistema muestra el formulario donde se deben

ingresar los datos requeridos.

4.4.3 Ingrese los datos correspondientes para

generar el cambio de clave.

 Clave actual: Clave asignada en el registro del

usuario con el que accedió al sistema.
 Clave Nueva: Clave nueva que se quiere
asignar para acceder al sistema.
 Confirmar Clave Nueva: Digitar nuevamente la
nueva clave.
4.4.4 De clic en el botón de Cambiar Clave para
confirmar la operación o de clic en el botón
Cancelar para cancelarla.

4.4.5 Luego de confirmar la operación de cambiar la

clave, el sistema le mostrara el siguiente mensaje
que confirma que el cambio de clave generó
correctamente.

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