Manual Sistema de Gestión de La Seguridad

Sistema de
Gestión de
la
Seguridad
Curso Básico para el Desarrollo e

implementación del Código de
Gestión de Seguridad ISM Code
Capitulo IX-SOLAS
Instructor:
Insp. Naval, José Dávila
Instructor OMI 037
Sistema de Gestión de la Seguridad
Contenido
PARTE I. Introducción ........................................................................................................................ 3

Reseña de la OMI ............................................................................................................................... 3
Gestión de la Seguridad ................................................................................................................. 6
PARTE II. Alcance del ISM – Relación ISO 9002 ................................................................................ 10
Un sistema de gestión de calidad / seguridad ............................................................................. 11
Contenido del Código de Gestión de Seguridad .......................................................................... 13
Desarrollo de los elementos del Código ...................................................................................... 14
PARTE III. Implicancias del ISM Code ............................................................................................... 20
Auditorías ..................................................................................................................................... 20
Alistamiento y entrenamiento del personal ................................................................................ 21
Elaboración de Planes .................................................................................................................. 23
Mantenimiento ............................................................................................................................ 24
Certificación ................................................................................................................................. 24
PARTE IV. Desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad............................................................. 25
Estructura del SGS ........................................................................................................................ 25
Manual de Gestión de la Seguridad ............................................................................................. 26
Procedimientos ............................................................................................................................ 27
Instrucciones ................................................................................................................................ 28
PARTE V. El ISM una vez implementado .......................................................................................... 29
Auditor ......................................................................................................................................... 29
Auditoría....................................................................................................................................... 30
Programación de la auditoría: audit schedule ............................................................................. 32
Proceso y fases de la auditoría ..................................................................................................... 32
Preparación y planeamiento ........................................................................................................ 35
La Auditoría: su ejecución ............................................................................................................ 38
Reunión inicial .......................................................................................................................... 38
La auditoría en sí ...................................................................................................................... 39
Evaluación de los resultados ........................................................................................................ 40
Reunión de cierre ......................................................................................................................... 41
Informe de Auditoría .................................................................................................................... 42
Seguimiento ................................................................................................................................. 43
Glosario del ISM: inglés y español .................................................................................................... 45
2
PARTE I. Introducción
Reseña de la OMI
De todos los grandes sectores industriales del mundo, el transporte
marítimo es quizá el que tenga el carácter más internacional y uno de
los más peligrosos. De siempre se ha sabido que la mejor manera de
acrecentar la seguridad en el mar consiste en elaborar reglas
internacionales que sean cumplidas por todas las naciones marítimas. A
partir de mediados del siglo XIX se adoptaron diversos tratados al
respecto.
Varios países propusieron la creación de un órgano internacional
permanente destinado a fomentar la seguridad marítima más
eficazmente, pero esa esperanza no se vio cumplida hasta la creación
de las Naciones Unidas. En la conferencia internacional que se celebró
en Ginebra en 1948 se adoptó un convenio mediante el cual se
constituía oficialmente la OMI. Éste entró en vigor en 1958, y la nueva
organización se reunió por primera vez el año siguiente.
Su primera tarea consistió en adoptar una nueva versión del Convenio
internacional para la seguridad de la vida humana en el mar (SOLAS),
que es el más importante de todos los tratados que se ocupan de la
seguridad marítima.
Esto se consiguió en 1960, y a partir de entonces la OMI centró su
atención en asuntos tales como la facilitación del tráfico marítimo
internacional y el transporte de mercancías peligrosas.
Pero, si bien la seguridad ha sido y sigue siendo el cometido más
importante de la OMI, pronto surgió un peligro nuevo, el de la
contaminación. El aumento de la cantidad de hidrocarburos
transportados por mar y el tamaño de los petroleros se convirtieron en
motivo especial de preocupa ción. La prevención de la contaminación
formaba parte del mandato original de la OMI, pero a finales de los
años sesenta diversos accidentes importantes sufridos por buques
tanque dieron lugar a la adopción de medidas complementarias.
Durante los años siguientes, la OMI introdujo una serie de medidas
encaminadas a prevenir los accidentes y reducir al mínimo sus
consecuencias. Se ocupó también de la amenaza que para el medio
ambiente entrañaban ciertas operaciones corrientes como la limpieza de
los tanques de carga de hidrocarburos y la eliminación de los desechos
procedentes de las cámaras de máquinas, que, por su cantidad,
constituían un peligro mayor que los accidentes.
3
La más importante de todas esas medidas fue un tratado denominado

comúnmente MARPOL 73/78, que se adoptó en dos etapas: en 1973 y
1978. Éste trata no sólo de la contaminación por hidrocarburos,
accidental y resultante de la explotación de los buques, sino también de
la contaminación ocasionada por productos químicos, mercancías en
bultos, aguas sucias y basuras.
Los cambios introducidos recientemente en ese convenio harán
necesario que todos los buques tanque nuevos estén provistos de doble
casco o proyectados de modo que ofrezcan una protección equivalente
de la carga en caso de abordaje o varada. A partir del 1 de julio de
1995 esos cambios se aplican también a los buques tanque existentes
de 25 años de antigüedad desde su fecha de construcción. En esa
misma fecha entró en vigor un programa mejorado de reconocimientos
para los buques tanque y los graneleros de cinco años o más. Se espera
que esos y otros cambios redunden en el desguace o modernización de
muchos buques existentes en los próximos años.
Asimismo, se confió a la OMI la tarea de establecer un sistema de
indemnización para los que hayan sufrido pérdidas económicas como
resultado de la contaminación. Se adoptaron dos tratados, en 1969 y
1971, en virtud de los cuales las víctimas de la contaminación por
hidrocarburos recibirán indemnización mucho más sencilla y
rápidamente de lo que había sido posible en el pasado. La OMI
complementó esas medidas elaborando otros convenios de carácter
jurídico que en su mayoría se refieren a cuestiones de responsabilidad
civil e indemnización.
El transporte marítimo, como todas las facetas de la vida moderna, ha
sufrido numerosas innovaciones y modificaciones técnicas. Algunas de
éstas han puesto a prueba a la Organización, y otras le han ofrecido
oportunidades. Los avances enormes conseguidos en la técnica de las
comunicaciones, por ejemplo, han permitido a la OMI introducir mejoras
transcendentales en el sistema de socorro marítimo. En los años
setenta se empezó a elaborar un sistema mundial de búsqueda y
salvamento. Por esas mismas fechas se creó la Organización
Internacional de Telecomunicaciones Marítimas por Satélite
(INMARSAT), que ha mejorado enormemente la provisión de mensajes
radioeléctricos y de otra índole a los buques.
En 1992 se consiguió otro adelanto cuando entró en funcionamiento el
Sistema mundial de socorro y seguridad marítimos. Cuando dicho
sistema entre plenamente en vigor, en 1999, permitirá que todo buque
que se halle en peligro en cualquier parte del mundo pueda contar con
ayuda prácticamente garantizada, incluso si la tripulación del mismo no
4
ha podido enviar por radio un mensaje solicitando ayuda, ya que éste

será transmitido automáticamente.
La OMI ha introducido otras medidas referentes a la seguridad de los
contenedores, las cargas a granel, los buques que transportan gas
natural licuado y otros tipos de buques. Se ha prestado especial
atención a las normas relativas a la tripulación, que comprenden la
adopción de un convenio especial sobre normas de formación, titulación
y guardia para la gente de mar.
La adopción de legislación marítima sigue siendo la máxima
preocupación de la OMI. La Organización ha adoptado unos 40
convenios y protocolos, muchos de los cuales se han enmendado varias
veces con objeto de tener en cuenta los cambios que se producen en el
transporte marítimo mundial.
Sin embargo, no basta con adoptar tratados; hay que ponerlos en
práctica. De esto deben encargarse los gobiernos, y no hay duda de que
la forma en que ello se lleva a cabo varía considerablemente de un país
a otro.
Por consiguiente, la OMI ha elaborado un programa de preparación
técnica destinado a prestar ayuda a los gobiernos que carecen de la
pericia técnica y los recursos necesarios para explotar con éxito el
sector del transporte marítimo. En ese programa se hace mucho
hincapié en la formación, y como mejor ejemplo cabe citar la
Universidad Marítima Mundial, con sede en Malmö (Suecia), creada en
1983 y que imparte formación superior para hombres y mujeres que
trabajan en la administración, la enseñanza y la gestión del sector
marítimo.
La OMI tiene a su servicio unos 300 funcionarios y es uno de los
organismos especializados de menor envergadura de las Naciones
Unidas. Sin embargo, ha tenido un éxito considerable en la tarea de
lograr "una navegación más segura y un mar más limpio". El número de
siniestros graves en el mar descendió apreciablemente durante los años
ochenta, y ciertos cálculos indican que la contaminación por los
hidrocarburos procedentes de los buques se redujo en un 60% durante
el mismo periodo.
La empresa que la OMI y sus 155 Estados Miembros tienen ante sí
consiste en seguir consiguiendo mejoras en esas esferas en un
momento en que el transporte marítimo está cambiando con mayor
rapidez que nunca.
5
Gestión de la Seguridad
Analizar la palabra Gestión, nos permite darnos cuenta que es la
administración y los procesos de una determinada actividad o performance
dentro de una organización.
Existen Sistemas de Gestión que la avasallante globalización nos impone:
Sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad y
Protección Medioambiental, y aquellas que en un futuro próximo seguirán
demandando para unificar criterios de Administración o Gestión.
A principios de siglo, la vida normal era mucho más apacible, hasta podríamos
decir que todo transcurría con más lentitud, lo que daba tiempo a organizar
estas actividades. Hoy los parámetros se han transformado en algo
vertiginoso y de crecimiento exponencial.- Paralelamente a lo que en estos
momentos se está estudiando en los EEUU como el PTP (Prevention Through
People) esto es la prevención de accidentes por error humano, se
implementan los sistemas con procedimientos e instrucciones para que una
actividad se desarrolle en forma armónica, habiéndose pensado con
anterioridad de manera de prever cualquier anormalidad futura.
Por supuesto que cada Sistema de Gestión tiene que ver con una norma
diferente, por ejemplo para Calidad se debe remitir a la norma internacional
ISO 9000, para Gestión Ambiental a la ISO 14000, y así con todos aquellos
sistemas, donde se requiere un mínimo de puntos a tener en cuenta para su
desarrollo e implementación.- Para el caso del Sistema de Gestión de
Seguridad y protección del Medio Ambiente, es necesario remitirse al Código
Internacional de Gestión de la Seguridad (ISM Code) elaborado y emitido por
la OMI.
Los orígenes del Código Internacional de Gestión de la Seguridad (ISM Code)
pueden remontarse hacia atrás a los años ’80, cuando crecía la preocupación
sobre las normas muy pobres de gestión en la industria naviera.
En 1989, la IMO adoptó pautas de gestión para la operación segura de los
buques y para la prevención de la contaminación “para establecer los
responsables por las operaciones de los buques con una estructura básica
para el desarrollo apropiado, implementación y evaluación de seguridad y
gestión de prevención de polución de acuerdo a las buenas prácticas”.-
Estas pautas fueron revisadas en noviembre de 1991, y en 1993 se adoptó
como una recomendación al ISM Code.- Sin embargo, después de algunos
años de experiencia práctica, se notó que el Código era tan importante que
debe ser obligatorio.-
Se decidió que la mejor manera de lograr esto era a través de la Convención
SOLAS.- Esto se hizo por medio de una enmienda del 24 de mayo de 1994, la
que agrega un nuevo capítulo a dicho convenio, titulada Capítulo IX - Gestión
de la seguridad operacional de los buques.- El Código en sí mismo no está
incluido en el SOLAS, pero se torna obligatorio por una referencia en el
Capítulo IX que se transcribe textualmente:
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Capítulo IX – SOLAS
Gestión de la seguridad operacional de los buques
Regla 1
Definiciones
Salvo disposición expresa en otro sentido, a los efectos del presente capítulo regirán las
siguientes definiciones:
1. Código Internacional de Gestión de la Seguridad (CGS): el Código Internacional de Gestión
de la Seguridad operacional del buque y la prevención de la contaminación, aprobado por la
Asamblea de la Organización en la Resolución A.741(18), tal como lo enmiende la
Organización, a condición de que tales enmiendas sean aprobadas, entren en vigor y se
hagan efectivas de conformidad con las disposiciones del artículo VIII del presente Convenio
relativas a los procedimientos de enmienda del anexo, excepto el capítulo I.-
2. Compañía : el propietario del buque o cualquier otra organización o persona, por ejemplo, el
gestor naval o el fletador a casco desnudo, que al recibir del propietario la responsabilidad
de la explotación del buque haya aceptado las obligaciones y responsabilidades estipuladas
en el Código Internacional de Gestión de la Seguridad.-
3. Petrolero: petrolero según la definición de la regla II-1/2.12.-
4. Buque tanque quimiquero: buque tanque quimiquero como el definido en la regla VII/8.2.-
5. Buque gasero: un buque gasero como el definido en la regla VII/11.2.-
6. Granelero: buque que, en general, se construye con una sola cubierta, tanques en la parte
superior de los costados y tanques laterales tipo tolva en los espacios de carga y destinado
principalmente al transporte de carga seca a granel, incluso tipos como los mineraleros y los
buques de carga combinados.-
7. Unidad móvil de perforación mar adentro: toda nave apta para realizar operaciones de
perforación destinadas a la exploración o a la explotación de los recursos naturales del
subsuelo de los fondos marinos, tales como hidrocarburos líquidos o gaseosos, azufre o sal.-
8. Naves de gran velocidad: una nave de gran velocidad como se define en la regla X/1.2
Regla 2
Ambito de aplicación
1 El presente capítulo es aplicable a los buques que se indican a continuación, cualquiera que
sea su fecha de construcción:
.1 los buques de pasaje, incluidas las naves de pasaje de gran velocidad, a más tardar el 1º
de julio de 1998;
.2 petroleros, buques quimiqueros, buques gaseros, buques graneleros y naves de carga de
gran velocidad de arqueo bruto igual o superior a 500 a más tardar el 1º de julio de
1998; y
.3 otros buques de carga y las unidades móviles de perforación mar adentro de arqueo
bruto igual o superior a 500 a más tardar el 1º de julio de 2002.-
2 El presente capítulo no será aplicable a los buques de Estado destinados a fines no

comerciales.-
Regla 3
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Prescripciones relativas a la gestión de la seguridad

1 La compañía y el buque cumplirán las prescripciones del Código internacional de gestión de
la seguridad.-
2 El buque será explotado por una compañía a la que se haya expedido el documento
demostrativo de cumplimiento mencionado en la regla 4.-
Regla 4
Certificación
1 Se expedirá un documento demostrativo de cumplimiento a cada compañía que cumpla las

prescripciones del Código internacional de gestión de la seguridad.- Este documento será
expedido por la Administración, por una organización reconocida por la Administración o, a
petición de la Administración, por otro Gobierno Contratante.-
2 Se conservará a bordo una copia de dicho documento de modo que el capitán, previa
demanda, pueda mostrarla para su verificación.-
3 La Administración o las organizaciones reconocidas por ella expedirán a los buques un
certificado llamado certificado de gestión de la seguridad.- Antes de expedir dicho
certificado la Administración o la organización reconocida por ella verificará que la
compañía y su gestión a bordo se ajustan al sistema de gestión de la seguridad aprobado.-
Regla 5
Mantenimiento de las condiciones
El sistema de gestión de la seguridad será mantenido de conformidad con las disposiciones del
Código internacional de gestión de la seguridad.-
Regla 6
Verificación y supervisión
 La Administración, otro Gobierno Contratante a petición de la Administración o una

organización autorizada por la Administración verificará periódicamente el funcionamiento
correcto del sistema de gestión de la seguridad del buque.-
 A reserva de lo dispuesto en el párrafo 3 de la presente regla, todo buque al que se le
haya expedido un certificado de conformidad con los dispuesto en la regla 4.3 estará
sujeto a la supervisión establecida en la regla XI/4.- A tal fin, ese certificado será
considerado como un certificado expedido en virtud de las reglas I/12 o I/13.-
 En caso de que cambie el Estado de abanderamiento o la compañía, se adoptarán medidas
transitorias especiales de conformidad con las Directrices elaboradas por la Organización.-
Excepciones y Exenciones
 Buques exceptuados de cumplimentar con el Código:
Los descriptos en la Regla I/3 del SOLAS:
1. Buques de guerra y buques para el transporte de tropas
2. Buques de carga de arqueo menor a 500
3. Buques carentes de propulsión mecánica
4. Buques de madera de construcción primitiva
5. Yates de recreo no dedicados al tráfico comercial
8
6. Buques pesqueros
Los que naveguen en los Grandes Lagos y el Río San Lorenzo de América
del Norte
 Buques exentos de cumplimentar con el Código:

Según la Regla I/4 del SOLAS:
Aquellos buques que no estén afectados al tráfico internacional y sea
eximido por la Administración.-
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PARTE II. Alcance del ISM – Relación ISO 9002

El ISM es un sistema de gestión basado en los requerimientos de la ISO 9002
(International Standard ISO 9002, 1994) que es un modelo para el
aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.- El ISM, sin
embargo, se refiere específicamente a la operación segura de los buques y la
prevención de la contaminación.
ISM sólo requiere seguridad (SOLAS) y prevención de la contaminación
(MARPOL).
El proyecto e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad estará
influenciado por las necesidades variables del armador o charteador, el tipo de
buque a ser manejado, el convenio de la tripulación.-
Para cumplimentar con el ISM se requiere que la compañía esté en
conformidad con toda la legislación nacional e internacional.-
La aplicación del Código llevará a la extensión de dos nuevos certificados
denominados:
1 Documento de Cumplimiento (DOC), que será extendido a una compañía
que haya sido auditada satisfactoriamente en los aspectos del Sistema de
Gestión de Seguridad de su oficina en tierra, según:
 será requerida la evidencia objetiva como para demostrar que el
sistema está siendo operado como mínimo hace tres meses, además de
una evidencia similar de la operación de al menos un buque de cada
tipo de la flota;
 al momento de la auditoría, se especificará el (los) tipo(s) de buque(s);
 tendrá validez de 5 años;
 estará sujeto a una verificación anual (3 meses antes o después de la
fecha expedida).-
2 Certificado de Gestión de la Seguridad (SMC), que será extendido a cada
buque después de una auditoría a bordo del SMS, según:
 será requerida la evidencia objetiva como para demostrar que el
sistema está siendo operado a bordo como mínimo tres meses antes de
la auditoría;
 la compañía a obtenido el certificado DOC satisfactoriamente con
 anterioridad, de la cual una copia deberá estar a bordo;
 tendrá validez por 5 años, y
 estará sujeto a una verificación intermedia entre el 2º y 3er. año, con
auditorías mas frecuentes a consideración de la Administración de
bandera.
El ISM está basado en los requerimientos de calidad de la ISO 9002, que se
torna obligatorio a través del cap. IX del SOLAS OMI, y claramente enfatiza la
necesidad de una gestión de seguridad y prevención de la contaminación.-
Para diferenciar entre la Calidad y Seguridad, nos ayudan las definiciones
siguientes:
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Calidad: satisfacer una necesidad especificada o implícita

Seguridad: controlar pérdidas accidentales
Calidad y Seguridad tienen distinto significado, pero están interrelacionadas y

ambas dependen de la Calidad de la organización.
El Sistema de Gestión de la Seguridad (SMS) tiene un 85% del Sistema de

Gestión de Calidad (QMS).-
Generalmente se acepta que la eficacia influye en la performance financiera

de una Compañía, pero todavía bastante se subestiman los efectos de
seguridad en ganancias.-
La definición de accidente puede darse como:
Todo hecho que suceda el cual no estaba planeado – pero con costos
financieros
Por consiguiente, la calidad de servicio del transporte (tomando la carga

correcta, al lugar correcto, en la condición correcta, en el momento correcto)
No sólo depende de la calidad de la organización, sino también de la
seguridad operacional. –
Un sistema de gestión de calidad / seguridad
El ISM apunta a resguardar la seguridad de la vida en el mar, prevención de

lesión humana, la pérdida de vida y anulación de daño al ambiente y a los
bienes. – El Código que está basado en la ISO 9002, estipula que las
Compañías deben desarrollar, implementar y mantener el SMS.
Habiendo dicho esto, ni ISO 9002 ni el ISM dicen a las compañías cómo
ejecutar su negocio, depende de cada compañía documentar sus
procedimientos claramente de acuerdo con el Código y llevar a cabo estos
procedimientos eficazmente.
Usando la disciplina de Aseguramiento de Calidad, es deber de las compañías
“escribir lo que ellos hacen y proporcionar evidencia objetiva que ellos hacen
lo que ellos tienen escrito”.
Un SMS (qué está fácilmente incorporado en un Sistema de Calidad) debe
incluir:
 Una Política de Seguridad & Medioambiental
 Procedimientos e Instrucciones para asegurar la Gestión y Operación
Segura de los buques y la Prevención de la Contaminación
 Cumplimiento con Reglas Internacionales y Normas y Regulaciones
Nacionales
 Niveles definidos de autoridad y líneas claras de comunicación entre la
Gerencia en tierra y el Comando a bordo de cada buque
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 Procedimientos de informes de accidentes, incumplimientos y los

acaecimientos peligrosos
 El control y emisión de toda la documentación (procedimientos e
instrucciones)
 Procedimientos de prevención y respuesta de situaciones de
emergencia
Procedimientos para el mantenimiento de los barcos
 Procedimientos para las auditorías internas en tierra y a bordo y
Revisión de la Gerencia de los sistemas desarrollados e implementados
para asegurarse que son eficaces
 Las compañías deben fijar a una Persona Designada para ser
responsable de la Gestión del Sistema y deben proporcionar el eslabón
vital entre la más alta Gerencia en tierra y los Comandos a bordo de
cada buque. - La persona designada debe tener acceso directo al nivel
más alto de Gerencia en tierra. –
La auditoría para la certificación de ISM será llevada a cabo por la
Administración de bandera, muchos de quienes ya han logrado Certificación
de Aseguramiento de Calidad ISO 9002 por si mismos, aunque algunos
estados pueden fijar reconocidos organismos de Acreditación
Internacionalmente para dirigir las auditorías en su nombre. –
Las auditorías se llevarán a cabo a lo largo de la Gestión en tierra y a bordo
del buque para verificar la aplicación eficaz del SMS de toda la compañía. -
Una vez que una auditoría de la compañía se ha completado satisfactoriamente:
Un DOC será extendido por el lado de los aspectos de tierra del SMS, y
Un SMC será extendido individualmente para cada buque después de una
auditoría a bordo del SMS.-
El DOC tiene validez de 5 años, sujeto a verificaciones anuales (3 meses antes o
después de su fecha de vencimiento).-
El SMC tiene 5 años de validez, sujeto a una intermedia entre el 2º y 3 er. año, con
la proviso de mayor frecuencia de auditorías si la Administración de bandera así
lo considera.-
La implementación del Código asegurará el aval de la responsabilidad del
Capitán por la Compañía.-
Los manuales de a bordo y de tierra que definen deberes y responsabilidades
de los empleados debe definir el rol del Capitán, cubriendo los objetivos de
implementación de la compañía, políticas, y necesidad de emitir órdenes e
instrucciones claras y breves para la tripulación.-
El sistema documentado debe asegurar la comprobación y revisión del
sistema de la compañía, que permitirá informar de todas las deficiencias y las
alteraciones del sistema y mejorarlo si es necesario antes que ocurran
incidentes.
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Todas las personas involucradas en el sistema deben estar completamente

convencidas para que la implementación resulte exitosa, y con mayor razón
el más alto nivel Gerencial de la Compañía.-
Contenido del Código de Gestión de Seguridad

La Resolución A.741 del 4 de noviembre de 1993, es decir de la Asamblea 18
de la OMI, revocó la Resolución A.680 de la Asamblea anterior y aprueba las
prescripciones relativas a la gestión de la seguridad y la prevención de la
contaminación; que no es nada menos que el Código de Gestión de la
Seguridad.-
El Código está compuesto por dos partes y 16 elementos que son:
PARTE A. Implementación
1 Generalidades
.1 Definiciones
.2 Objetivos
.3 Aplicación
.4 Prescripciones de orden funcional aplicables a todo sistema de
gestión de la seguridad (SGS).-
2 Principios sobre seguridad y protección del medio ambiente
3 Responsabilidad y autoridad de la compañía
4 Personas designadas
5 Responsabilidad y autoridad del capitán
6 Recursos y Personal
7 Elaboración de planes para las operaciones de a bordo
8 Preparación para emergencias
9 Informes y análisis de los casos de incumplimiento, accidentes y
acaecimientos potencialmente peligrosos
10 Mantenimiento del buque y el equipo
11 Documentación
12 Verificación por la compañía, examen y evaluación
PARTE B. Certificación y Verificación

13 Certificación y verificación periodica
14 Certificación Provisional
15 Verificación
16 Formatos de los certificados
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Desarrollo de los elementos del Código
ISM: PARTE A. IMPLEMENTACIÓN

Comprende los aspectos que se deben seguir a objeto de cumplimentar
con el Código y adecuarlo a la Compañía y al buque(s) siguiendo doce
elementos a satisfacción de la OMI y en especial a lo establecido en el
Capítulo IX del SOLAS.
ISM 1: Definiciones
Además de las enunciadas en el Código mismo, se dan las siguientes
definiciones para la mejor comprensión de todo el sistema:
CÓDIGO IGS es el Código Internacional de gestión de la Seguridad de la
Operación de Buques y la Prevención de la Contaminación, aprobado por la
Asamblea, según puede ser enmendado por la Organización.-
COMPAÑÍA es el Armador del buque o alguna otra organización o persona
como el Operador, o el Charteador a casco desnudo, quien ha asumido la
responsabilidad de la operación del buque en nombre del propietario del
buque y quien al asumir talresponsabilidad ha aceptado tomar todas las
obligaciones y responsabilidades impuestas porel Código.-
ADMINISTRACIÓN el Gobierno del Estado cuyo pabellón esté autorizado a
enarbolar el buque.-
INCUMPLIMIENTO indica un desvío de los requerimientos especificados en
el SGS o un error el cual puede perjudicar o poner en compromiso la
seguridad de las personas, el medio ambiente, el buque o su carga.-
ACONTECIMIENTOS PELIGROSOS son situaciones en las cuales podría
suceder un accidente por otro que se haya desarrollado anteriormente (por ej.
situaciones de rescate).-
ACCIDENTES son incidentes que involucran perjuicio o daño a la vida, el
medio ambiente, el buque o su carga.-
VERIFICAR es investigar y confirmar que la actividad o la operación está de
acuerdo con los requerimientos especificados.-
PERSONA DESIGNADA es una persona de tierra con acceso directo al más
alto nivel gerencial, quien tiene la responsabilidad y la autoridad de probar y
verificar los aspectos de la seguridad y la prevención de la contaminación en
la operación del buque y asegurarse que son aplicados los recursos adecuados
y el apoyo desde tierra como son requeridos.-
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD (SGS) es un sistema
estructurado y documentado que permite al personal de la compañía
implementar efectivamente la seguridad de la compañía y la política de
protección del medio ambiente.-
DOCUMENTO DE CUMPLIMIENTO (DOC) es un documento expedido para
una compañía que cumple con los requerimientos del Código IGS.-
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CERTIFICADO DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD (SMC) es un documento

expedido para un buque que: su compañía tiene el DOC aprobado, y que la
compañía y la gestión a bordo operan de acuerdo al SGS aprobado.-
AUDITORIA A LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD es una examinación
sistemática e independiente para determinar si se cumple con lo planeado del
SGS y si están implementadas efectivamente las medidas adoptadas en el
SGS y si son adecuadas para el logro de los objetivos.-
OBSERVACIÓN es un hecho acaecido durante una auditoría de gestión de la
seguridad y substanciado por evidencias objetivas.-
EVIDENCIA OBJETIVA información cuantitativa o cualitativa, registrada o
asentada en hechos, relativos a la seguridad o para la existencia e
implementación de un elemento del SGS, el cual está basado en observación,
medición o prueba y puede ser verificado.-
LISTA DE VERIFICACION DE AUDITOR (Audit Checklist) es un
documento que guía la continuidad y profundidad de una auditoría.-
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA un documento que detalla una
incumplimiento por un elemento del sistema, procedimiento o instrucción de
trabajo.-
INSTRUCCION DE TRABAJO un documento por el cual se da directivas al
personal sobre una tarea específica.-
INSPECCION Y PLAN DE PRUEBA un documento el cual describe las
inspecciones y pruebas a llevar a cabo sobre un ítem dado.-
PROCEDIMIENTO un documento el cual describe: qué debe hacerse y por
quién; cómo debe hacerse, cuándo, dónde y por qué una actividad es
llevada a cabo.-
SEGURIDAD estado en el cual el riesgo de daño (a personas), pérdida o
perjuicio es limitado a un nivel aceptable. –
ISM 2: Principios sobre seguridad y protección del Medio Ambiente

El SMS abarca toda la documentación requerida asociada con el
mantenimiento de la seguridad de la tripulación, el buque, los bienes y el
medio ambiente.-
El sistema puede estar completo en una propia regla o conformarse de varios
manuales, libros de referencia, publicaciones y comunicados internos de la
compañía. -
En la inmensa mayoría de casos comprenderá el último, en tal caso habrá un
Registro de Material de la Referencia que debe mantenerse para mostrar que
todas las publicaciones se guardan actualizadas.-
Política: la Declaración de la Política de La Compañía en Seguridad y
Prevención de la Contaminación.-
15
La Compañía debe establecer sus objetivos relativos a la operación segura de

sus barcos y prevención de polución claramente y concisamente.- Este
mensaje debe llevarse a todo el personal que puede tener incidencia en
lograr este objetivo e incluirá aquéllos empleados en tierra, a bordo y sub-
contratado de la compañía.- El compromiso y autorización deben ser del
nivel más alto.- En apoyo de la Política de la compañía habrá otras
declaraciones de política que se dirigen al abuso del Alcohol y Droga, Higiene
y Seguridad y otras áreas importantes que lo requieran.-
Habiendo declarado satisfactoriamente en la Declaración de la Política lo que
la compañía hace, el SMS debe describir adecuadamente cómo son logradas
las metas de la Política, describiendo los procedimientos autorizados
pertinentes, que a su vez deben ser apoyados por las instrucciones y guías de
trabajo necesarias.-
Debe estar disponible una evidencia que el sistema está llevándose a cabo,
comunicado y entendido por todas las personas relevantes, por medio de
fecha y firma de cada uno.
ISM 3, 4, 5 y 6: Responsabilidad y autoridad de la Compañía
Será necesario determinar inicialmente que los procedimientos e instrucciones
que la compañía ha desarrollado, las normas requeridas a lo largo de la
organización, están llevándose a cabo y son seguidos por todo el personal
pertinente.- Esto se reflejará en la asignación de recursos –humano, material
y financiero- para asegurar que se comprenden y aplican todas las reglas y
regulaciones internacionales y nacionales y los objetivos declarados en la
Política pueden lograrse. -
El organigrama de la compañía debe identificar claramente todas las
“personas clave” el cual debe incluir la(s) persona(s) designada(s) en tierra.-
La posibilidad de esta persona de informar y tener contacto directo con el
Directorio si fuera necesario, debe resaltarse claramente.-
Deben identificarse adecuadamente las autoridades y responsabilidades de
estas personas importantes en sus descripciones del trabajo, personal de
dirección en tierra así como los oficiales del buque.- La responsabilidad y
autoridad del Capitán debe definirse claramente.-
El compromiso de la compañía de entrenar el personal tanto de tierra como
embarcado debe ser adecuado para las actividades y tareas que se exige que
realicen.- Los procedimientos deben cubrir entrenamiento inducido (recorrida
de un marinero antiguo para “mostrarle” el barco al marinero moderno) para
los tripulantes nuevos y contratos temporales, y el entrenamiento
subsecuente (zafarranchos, ejercicios, etc.) con informes del nivel de
asimilación alcanzado.-
ISM 7: Elaboración de planes para las operaciones de a bordo
Comunicaciones, operaciones de carga, estabilidad, navegación, seguridad,
protección del medio ambiente, y prevención de accidentes deben todos estar
en procedimientos escritos adecuados e instrucciones de trabajo; y verificados
en registros.-
16
Habrá claras evidencias que se entrenan tripulaciones adecuadamente para

llevar a cabo las tareas asignadas a cada uno, y se halla el material de
referencia suficiente para ayudarlos donde esto sea necesario, o tenga acceso
a éste el personal de tierra que pueda asesorar. -
Los procedimientos, y sobre todo las instrucciones de la compañía, deben
comprender todos los puntos necesarios para asegurar que los buques se
operan de una manera segura con consideración suficiente dado al trabajo en
el que está comprometido.-
Para asegurar un control adecuado del SMS, es necesario que la identificación
y trazabilidad del material, equipos y servicios pueden cumplimentarse.-
Esto involucrará procedimientos eficaces para informar, monitorear,
comunicar y mantener registros apropiados.-
ISM 8: Preparación para emergencias
La compañía debe tener los procedimientos adecuados que traten rápida y
eficazmente todas las emergencias identificables.- Estos procedimientos
deben enumerar los tipos de emergencia y la frecuencia de los ejercicios a
realizar por la tripulación del buque.-
Una lista mínima de estos planes y ejercicios se pueden encontrar en los
“Lineamientos para la aplicación del CGS”
Los procedimientos deben cubrir todos aquellos ejercicios y entrenamientos
analizados y registrados a lo largo de cualquier accidente que ocurra.- La
retroalimentación recibida por la gerencia en tierra de los accidentes, los
incidentes, reuniones de comité de seguridad, errores y ejercicios de
emergencia deben tener un seguimiento y registrarse totalmente.-
La compañía también describirá en los procedimientos cómo la gerencia de
tierra ayudará y apoyará al Capitán durante las emergencias.-
Los registros deben demostrar qué análisis se han llevado a cabo en los
seguimientos de los accidentes y ejercicios, la acción correctiva tomada y
evidencia de la efectividad de las acciones.-
ISM 9: Informes y análisis de los casos de incumplimiento, accidentes
y acaecimientos potencialmente peligrosos.
Los procedimientos deben incluir previsiones para asegurar que los
incumplimientos (incumplimientoes), accidente y situaciones potencialmente
peligrosas sean informados prontamente a la Compañía, investigada
adecuadamente y analizada con el objeto de mejorar la seguridad y evitar la
contaminación, siempre y cuando sea posible.- El objetivo debe ser “mas vale
prevenir que curar” los problemas a través de los análisis de los informes de
hechos.- Ser proactivo y no reactivo ante las situaciones.-
La acción correctiva y preventiva será monitoreada para asegurar que las
acciones tomadas dan resultado.-
17
ISM 10: Mantenimiento del buque y el equipo

Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben definir cómo se efectúa y
registra un mantenimiento preventivo efectivo de la estructura del buque y el
equipamiento; cómo se manejan las inspecciones y los informes y cómo se
dirigen las reparaciones.-
El método de informar condiciones y defectos de los buques y la continuidad
en tierra debe estar registrado y adecuado para mantener un aceptable nivel
de eficiencia operativa.- La frecuencia de las inspecciones será en parte
determinada por los requerimientos de clasificación y en parte por la
compañía y, según los casos por requerimientos de los fabricantes de distintos
elementos.- Los registros de reemplazos y renovaciones serán guardados.-
Debe haber un procedimiento para controlar e inspeccionar reparaciones de
dique seco, incluso los procedimientos para probar y comisionar, si
correspondiere, lo reparado.-
ISM 11: Documentación
Para que el sistema pueda operar efectivamente y mantenerlo actualizado,
siguiendo los mismos requerimientos, internacionales, nacionales y de la
compañía; todos los manuales deben estar correctamente controlados y
distribuidos pertinentemente.-
Estos deben estar al alcance y disponibles para todas las personas relevantes
del sistema.- Se deben identificar las aprobaciones de políticas,
procedimientos e instrucciones de trabajo.- Controlar en forma efectiva todas
las correcciones por parte de la compañía a la documentación.-
ISM 12: Auditoría
La compañía debe tener un procedimiento apropiado y registros que describan
que se están llevando a cabo adecuadas auditorías tanto en tierra como a
bordo, para asegurar que su SMS continúa en forma eficiente.- El
procedimiento debe estar preparado, para una nueva legislación, o una
corrección a ésta, nuevas técnicas de operación y tecnología, así como los
requisitos del cliente.-
La frecuencia de auditorías de seguridad será gobernada por la importancia y
complejidad de actividades y los hallazgos de auditorías anteriores.-
El conocimiento de seguridad puede ser establecido haciendo preguntas a
todo el personal relevante.- El “guía” u otro gerente o jefe de sección que
acompaña durante una evaluación no debe contestar en nombre de la persona
a quien la pregunta se dirige.-
Los registros deben mostrar las incumplimientoes que se han encontrado
durante las auditorías internas y qué acción para corregir éstas
incumplimientoes ha sido llevada a cabo y autorizada.- Las acciones
correctivas deben demostrar que han sido eficaces y siguen permaneciendo
eficaz.-
18
Las auditorías deben ser apoyadas por minuciosas Reuniones de Revisión de

la Gerencia, que claramente demuestra que se discuten todo lo relacionado
con la seguridad y en materia de polución al nivel más alto y que se han
tomado acciones correctivas eficaces cuando fuera necesario.-
ISM. PARTE B. VERIFICACIÓN Y CERTIFICACIÓN

ISM 13, 14 y 15: Certificaciones y Verificaciones Periodicas
Las Compañías estarán certificadas para explotar la actividad comercial del
buque a la cual se les pedirá un Documento de Cumplimiento (DOC),
provisional o definitivo otorgado por la Administración, o por una Organización
Reconocida por la Administración; o a petición de esta, otro Gobierno
Contratante del Convenio una vez verificada que la Compañía cumple con las
prescripciones del Código. Esta certificación será válida por un periodo
determinado que no excederá de cinco años; de este documento deberá
conservarse una copia a bordo del buque o buques de la Compañía.
Igualmente el buque o buques de la Compañía serán certificados por la
Administración o por una Organización Reconocida al verificar que la
compañía y su Gestión abordo se ajusta al Sistema de Gestión de la
Seguridad aprobado.
Una vez que se verifique que el buque cumple con las prescripciones del
Código, se le otorgará el Certificado de Gestión de la Seguridad (DGS) válido
por un período no mayor de cinco años.
Los Certificados de la Compañía (DOC) y del buque o buques (CGF) estarán
sujetos a verificaciones por la administración o de una Organización
Reconocida.
ISM 16. Modelos de Certificados
Los Certificados prescritos en el Código de Gestión de la Seguridad (DOC) y
(CGS), tanto provisional o definitivos se redactarán conforme a los modelos
establecidos y el idioma a utilizar se corresponde al de la Administración y
llevarán una tradición en Inglés o Francés, en caso de que el idioma sea
distinto a este.
19
PARTE III. Implicancias del ISM Code

Auditorías
Objetivo: Para verificar que el SMS de un Armador o Gerencia reúne y

continúa reuniendo los requisitos especificados y está siendo efectivamente
implementado.-
Debe demostrarse que el SMS de una Compañía:
 provee lo necesario para las prácticas seguras en lo operativo del buque
y un ambiente de trabajo seguro;
 establece los resguardos contra todos los riesgos identificables, y
 continuamente mejora la práctica de la gestión de la seguridad de
personal en tierra y a bordo del barco con énfasis especial en la
preparación para las emergencias y protección del medio ambiente.-
Revisión de la Documentación: Para asegurar que la compañía tiene Políticas,
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo, correctamente documentadas y en
orden, que cumplen con el ISM de la IMO.-
Comunicaciones – Informes – Registros
La piedra angular del SMS son las comunicaciones.- Es esencial que este
requisito sea tratado con profundidad al desarrollar el SMS para asegurarse
que todo el personal es consciente de sus responsabilidades, autoridad, inter-
relación y experiencia requerida para desarrollar sus tareas y funciones en
forma segura. Es necesario que la compañía se asegure que todo el personal
esté completamente convencido de qué es lo que la compañía espera de
ellos, que le dará la instrucción necesaria, y el apoyo a todo el personal.-
La compañía debe estar al tanto día a día sobre el estado de los buques,
tripulación, carga y desarrollo del viaje que requerirá adecuados informes y
feedback de los buques, con acuse de recibo y asesoramiento desde tierra.-
Si esta gestión se dirige apropiadamente, la compañía funcionará como una
unidad efectiva y eficiente.- Sin embargo, esto requerirá la creación y
aplicación de políticas convenientes, procedimientos e instrucciones de trabajo
con atención adecuada para revisar y asegurar la solidez del sistema.-
El análisis y revisión de accidentes, acontecimientos riesgosos,
incumplimientos y las recomendaciones para mejorar, junto con la acción
correctiva eficaz, asegurarán que el SMS es capaz de producir los resultados
requeridos y permanece efectivo.-
Se necesitan registros adecuados y que sean mantenidos en orden para
asegurar la identificación suficiente, trazabilidad, la distribución de
información e instrucción que se logra, y es requisito que la evidencia objetiva
esté disponible para conducir las evaluaciones y auditorías significantes.-
20
Alistamiento y entrenamiento del personal

La responsabilidad explícita de las Compañías navieras según la convención
revisada se describe a continuación:
Cada Administración debe apoyar o poseer compañías o instituciones

responsables de la asignación de marinos para el servicio en sus buques de
acuerdo con lo previsto en la presente Convención, y debe requerir de cada
una de tales compañías que asegure que:
1. Certificación válida:
Cada marino designado para alguno de sus barcos posee un certificado
legal y apropiado de acuerdo a las previsiones de la Convención y lo
establecido por la Administración.-
La Convención revisada establece que los marinos a bordo también debe
tener para estar habilitado, una copia del certificado original para las
inspecciones.- Las fotocopias no son suficientes.-
Dichos certificados incluyen:

 Certificado nacional de competencia (libreta de embarco)
 Un refrendo del gobierno emisor, certificando que el poseedor es
plenamente competente para desempeñarse en el grado que le
correspondiera, y reúne las normas del STCW (Convenio Internacional
sobre Normas de Formación, Titulación y Guardia para la Gente de
Mar).- Este refrendo debe estar incorporado al Certificado nacional o
Libreta de embarco.-
 Endosos individuales de Administraciones (en documento aparte) que se
emiten por un Estado a un marino que obtuvo la certificación en otro
Gobierno.- Se conceden tres meses de gracia para aquel marino que
embarca en un buque de una bandera extranjera, hasta que consigue el
endoso citado, con un documento que compruebe que el trámite está
ejecutándose.-
Tanto como para que las compañías se aseguren que el marino posee
certificación legal, la Convención tiene las siguientes previsiones:
 Las compañías estarán autorizadas a requerir a las administraciones
extranjeras a confirmar que los certificados emitidos a los marinos que
trabajen en sus barcos están vigentes y son auténticos.-
 Los gobiernos llevarán un registro de todos los certificados y refrendos
que haya extendido o revalidado a Capitanes y Oficiales, y todos
aquellos que estén suspendidos, cancelados, o tenga una denuncia de
pérdida o destrucción.
 La capacidad de la Compañía de cumplir con los requerimientos
concernientes a la certificación del personal embarcado, depende en
parte que los gobiernos cumplimenten sus nuevas responsabilidades.
2. Tripulación:
Los buques están tripulados conforme a los requisitos de la dotación de
seguridad que estipula la Administración.
21
Tripular cumpliendo con los requerimientos de aplicación de las

Administraciones incluirá cumplimentar con el certificado de dotación de
seguridad u otro documento equivalente, el cual el SOLAS requiere de las
Administraciones que se aseguren que sean llevados a bordo de sus
barcos.- La Resolución IMO A.481(XII) –sobre principios de la dotación de
seguridad- recomienda que el documento de dotación de seguridad debe
especificar la cantidad y calificación del personal necesario sea llevado a
bordo un buque desde el punto de vista de la seguridad.-
Para evidenciar el cumplimiento, se debe complementar con la
documentación descripta en una pertinente al marino.-
3. Archivo y conservación de registros:
Documentación y datos relevantes de toda la tripulación de sus buques
debe haber y estar siempre lista para su consulta; de la experiencia de
cada uno, clases impartidas a bordo u otros cursos, reconocimientos
médicos y la habilitación para el puesto a desempeñar.-
A pesar que se exija lo antedicho, la compañía puede delegar esta tarea en
un agente que maneje tripulaciones, a quien le exigirá a su vez cumplir con
todas las reglamentaciones al respecto.-
El ISF Manning Agents Policy contiene directrices sobre el mantenimiento
completo de registros, para compañías navieras o agencias de
reclutamiento y el tipo de registros que se deben llevar.-
4. Familiarización:
Todo marino asignado a algún barco está familiarizado con su tarea
específica y con toda la distribución del buque, instalaciones, dispositivos,
procedimientos de su equipamiento y características del buque que sean
relevantes en su rutina o roles que deba cumplir en una emergencia.-
La compañía proveerá instrucciones escritas al Capitán de cada barco las
cuales sean de aplicación por la Convención, colocando a la vista las
políticas y procedimientos que se deben seguir, para asegurar que todos los
marinos, y sobre todo los nuevos enrolados, tienen la oportunidad para que
le resulte familiar todo el equipamiento de a bordo, procedimientos de
operación y otros arreglos o dispositivos necesarios para la propia ejecución
de sus tareas y obligaciones, antes de ser asignado directamente en dichas
funciones.-
...asignación de un período razonable de tiempo durante el cual cada nuevo
marino enrolado tendrá una oportunidad para ponerse al tanto con:
El equipamiento específico que el marino usará u operará;
Guardias específicas del buque, seguridad, protección del medio ambiente y
procedimientos y dispositivos de emergencias que el marino necesita
conocer para efectuar las tareas y roles asignados en forma correcta; y
Designación de un miembro de la tripulación con experiencia quien será el
responsable para asegurarse que cada nuevo marino enrolado tiene la
oportunidad de recibir información esencial en el idioma que entienda.-
22
A causa de esos requerimientos respecto de los equipos y procedimientos

específicos que el marino necesita estar familiarizado tanto como para
desenvolverse en sus actividades asignadas a bordo, las compañías, de
alguna forma, tendrán que aplicarlos al personal que no esté directamente
involucrado con el funcionamiento del buque.- Sin embargo, otras nuevas
previsiones contienen requisitos extensos que involucran familiarización
básica en seguridad importante para todo el personal de a bordo y hay
requisitos de familiarización a bordo adicionales para cierto personal en
buques de pasajes ro-ro.-
La Parte B del STCW contiene información más amplia recomendando
directrices concernientes a la familiarización de a bordo, las que algunos
gobiernos decidieron tornarlas obligatorias.-
Los “Lineamientos para el desarrollo del SGS” también contiene consejos
sobre este tema.-
5. Coordinación de la tripulación:
El complemento del buque, puede coordinar sus actividades eficazmente en
una situación de emergencia y realizar funciones vitales a la seguridad o a
la prevención o mitigación de contaminación.-
El requerimiento concerniente y al alcance de la tripulación para coordinar
actividades entre ellos, y que demuestra que son capaces de trabajar en
equipo con cualquier otro miembro de la tripulación.- Es posible que esta
capacidad se deba demostrar ante una inspección de port state control,
quienes solicitarán ejercicios de zafarranchos si notan que los tripulantes no
son realmente capaces de coordinar entre sí.-
En este caso es muy importante que todos hablen el mismo idioma.-
Se deben efectuar acciones contra una emergencia para demostrar que
efectivamente existe complemento en el buque.-
Elaboración de Planes
Todos los procedimientos escritos, instrucciones o planes deberán ser llevados
en forma simple y sin ambigüedades. Las listas de verificación deben ser de
una ayuda considerable al garantizar que todas las rutinas de una fase
operacional en particular, están cubiertas.- Si bien reconocemos que todas las
operaciones a bordo pueden afectar la seguridad y la prevención de la
contaminación, las compañías quizás consideren hacer una división de las
operaciones de a bordo relacionadas con la seguridad en dos categorías:
Operaciones especiales, y
Operaciones críticas.
Operaciones especiales: son aquellas en que los errores se hacen evidente
sólo después de haber creado una situación de riesgo o cuando han
provocado los accidentes.-
23
Los procedimientos e instrucciones para las operaciones especiales a bordo,

incluyen precauciones y verificaciones dirigidas a corregir prácticas inseguras,
antes de que los accidentes ocurran.-
Operaciones críticas: son las que un error puede causar, inmediatamente,
situaciones de riesgo o accidentes a las personas, el buque o el Medio
Ambiente.-
Estas operaciones son estrechamente monitoreadas para asegurar el estricto
cumplimiento de las instrucciones impartidas y una ejecución satisfactoria.-
Algunas operaciones se enuncian en los Lineamientos para el desarrollo del
SGS.-
Mantenimiento
A pesar de haber sido definida en el punto 10, se debe enfatizar en el carácter
preventivo del mantenimiento del que se refiere el ISM.- Algunos ejemplos
son:
 Equipo de amarre y fondeo
 Equipo del sistema de carga
 Equipo de Navegación
 Motor principal y auxiliares
 Casco y superestructura
Es importante llevar registros del mantenimiento efectuado a bordo por la
tripulación, y los que cada fabricante de equipo dispone como obligatorio o
por vencimientos.-
Asimismo cumplimentar normas establecidas de mantenimiento por la
Convención, Administración de bandera u otra organización reconocida.-
Certificación
El SOLAS torna obligatoria la acreditación, que se suma a los demás que
luego de una inspección, si ésta resulta aprobada se extiende un
certificado.-
Para el SMS se imponen algunos cambios; se efectúa primero una auditoría
preliminar (tres meses antes de la auditoría inicial), y luego para obtener la
acreditación DOC ó SMC, se debe aprobar la auditoría inicial.-
Son tres los tipos de auditorías, además de la preliminar:
 Inicial
 Periódica o de vigilancia
 de Renovación
24
PARTE IV. Desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad
La exitosa implementación del Código de Gestión de la Seguridad requiere el

compromiso de todos en cada nivel dentro de la compañía, con los objetivos
de seguridad; desarrollando, implementando y manteniendo el Sistema de
Gestión de la Seguridad (SGS).-
Es imprescindible que el directorio o el más alto nivel de la compañía esté
claramente convencido de la necesidad de implementar el sistema; éste es el
elemento base para iniciar cualquier desarrollo y de dicho nivel se deben
impartir las políticas a seguir y la filosofía de la compañía, las que se verán
reflejadas en el “Manual de Gestión de la Seguridad”.-
El desarrollo del sistema está basado en los siguientes puntos:
 Documentar las actividades de acuerdo al alcance acordado
 Identificar la necesidad de documentación
 Entrenar al personal en los requerimientos de la operación del sistema
 Esquematizar y acordar los procedimientos
 Emitir formalmente la documentación e incentivar la realimentación
por parte del personal y tripulaciones
 Corregir la documentación de acuerdo a los comentarios recibidos
 Implementar el sistema
 Comenzar auditorías internas para monitorear la efectividad de todos
los procedimientos
 Operar el sistema y preparar los registros de su efectivo
funcionamiento
 Verificación del sistema por auditorías externas
Estructura del SGS

Manual de Gestión de
NIVEL 1 la Seguridad
Se definen Políticas
Se definen
Responsabilidades
Procedimientos
NIVEL 2 operativos (20 a 30)
Se definen otras
Responsabilidades
Instrucciones de a bordo,
Circulares, Planes de
NIVEL 3 Contingencias
Ejercicios y Manuales operativos
Publicaciones varias
25
La estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y

recursos necesarios para implementar la Gestión de la Seguridad El SMS debe
ser tan amplio y completo como sea necesario para cumplir los objetivos de la
seguridad.-
Manual de Gestión de la Seguridad

Describe someramente de que manera se trata cada cláusula del ISM, define
las políticas y se aconseja que debe tener entre 20 y máximo 25 páginas.-
Para elaborarlo:
1. Es conveniente que lo elabore la más alta gerencia, en caso que esta
función se delegue, deberán nominarse la(s) persona(s) equipo o grupo
de trabajo
2. Desarrollar el material básico:
 Declaración de la Misión
 Política de Seguridad
 Política sobre abuso de Alcohol y Drogas
 Política Ambiental
 Código de Etica
 Objetivos
3. Determine la estructura y formato del manual:
 Carátula
 Carpeta / Archivo
 Secciones a incluir
 Encabezamiento de secciones
 Disposición general de las páginas
 Matriz de distribución
4. Preparar cada sección individual
5. Preparar el borrador de la versión final del manual
6. Revisar el manual, interna y externamente.- Si no lo realizó
directamente la más alta gerencia es muy importante que sea
minuciosamente revisado por ésta
7. Efectuar las correcciones o modificaciones necesarias
8. Editar la revisión cero
9. Preparar formatos de envío de memo
10. Distribuir el manual mediante memo de acuerdo con la matriz de
distribución
11. Controlar acuse de recibo de cada manual
12. Mantener el Manual para asegurar que representa el sistema en uso.-
Se debe tener en cuenta que las Políticas de la Compañía nunca cambian, por
eso deben ser una somera descripción de la voluntad de la Compañía con
respecto al tema que trata dicha Política.- Luego, en los Procedimientos se
podrán definir con más claridad las intenciones.-
Ejemplo:
26
Una Política sobre abuso de alcohol y drogas expresa que la compañía tomará
medidas en este sentido pero en un sentido muy general.-
Algún Procedimiento o Instrucción decidirá que lo permitido es cero droga y
0.5 gr./litro de concentración de alcohol en sangre, por ej.- Si la compañía
desea en el futuro cambiar algo del sistema, por ej., no cambiará la
Política, sino los valores, que se encuentran en un Procedimiento, Instrucción
etc.-
Procedimientos
Un Procedimiento escrito debe ser una manera especificada de llevar a cabo
una actividad:
En todos los casos los procedimientos son documentados.-
Usualmente contiene: El propósito y alcance de una actividad, el qué será
hecho y por quién, cuándo, dónde y cómo será efectuado, qué materiales,
equipos, documentos y manuales serán usados y cómo será controlado y
registrado.- (ISO 8402)
Quién lo hace?:
1. Personal involucrado
2. Coordinador de proyecto con personal involucrado
3. Coordinador o asesor con personal involucrado
4. Coordinador
5. Asesor
Cómo se hace?:
1. Se le da un Título, a modo de identificación, y la fecha
2. Propósito: se define el objetivo o intención del Procedimiento
3. Alcance: define el área, departamento, grupo personas o circunstancias
al cual es aplicable el Procedimiento
4. Responsabilidades: La persona o área que tiene la autoridad para
ejecutar o asegurar el desempeño del Procedimiento. Nombrar el cargo
de la persona, preferentemente
5. Definiciones: Si se emplean palabras o frases que puedan tener
ambigüedades o no ser entendidas rápidamente, se debe incluir una
sección con la interpretación que se les da en ese Procedimiento.-
También se pueden dar por separado en una sección “Glosario”
6. Las instrucciones detalladas en sí del Procedimiento, y dirigidas a
Referencias (Ej.: Normas IRAM, ANSI, o algún Código especial).-
Generalmente 2 hojas con un máximo de 3.- Esta sección debe detallar
las acciones de aquel personal involucrado en la actividad.- Se puede
detallar quién hace qué, cómo, dónde, cuándo, y porqué la actividad se
lleva a cabo.- No es necesario redundar en esta sección si la
información está cubierta por definiciones previas.-
7. Listado de las Referencias y Registros u otras notas.-
Ej. a incluir en el encabezamiento de cada sección
27
Preparado por: NN Naviera Sudamericana SA Fecha: 01 enero

Aprobado por: XX Manual Principal de a bordo 1999
Revisión: 0
Código del Documento Capítulo 4: Procedimientos Página 1 de 3

Procedimientos.doc de Cubierta
Instrucciones
La instrucción es una descripción simple de una actividad que en una lista
numera punto por punto cómo llevar adelante una determinada acción, operar
un equipo, o desarrollar una actividad.- Se puede hacer de manera tal que
resulte entendible en forma rápida para quien deba utilizarla, ya que se
destinan a operaciones sencillas.-
Consta de un Título, una introducción, y un desarrollo que en determinados
casos se pueden usar gráficos, esquematizar o hacer en forma de diagrama de
flujo.-
28
PARTE V. El ISM una vez implementado
Una Compañía que haya implementado su Sistema de Gestión, deberá

mantenerlo, llevarlo adelante y efectuar auditorías periódicas para asegurarse
que funciona correctamente, emitir incumplimientos en sus auditorías
internas, y la persona designada tomará los recaudos para que se tomen las
acciones correctivas pertinentes.-
Toda auditoría interna deberá quedar registrada convenientemente, para
disponer evidencia objetiva durante las auditorías externas.-
Para llevar adelante una auditoría se debe elegir primero a los auditores que la
harán.-
Auditor
A lo largo de la actividad de la auditoría, particularmente en las fases
tempranas de la aplicación de sistemas de gestión de seguridad, comienzan
los hallazgos de auditorías. El personal puede tener que acostumbrarse a
hacer cosas de diferente manera y los nuevos métodos pueden resultarles
extraños para ellos. El auditor no debe adoptar una actitud beligerante pero
debe ser la guía, filósofo y amigo. Adoptar una mentalidad de “gruñón” sólo
llevará al antagonismo y no a la cooperación.
Como se ha establecido, una vez que la deficiencia se ha encontrado, el
auditor solicita hacer una recomendación, la acción correctiva, entonces por
todos los medios ayudar respecto a esto, pero es prudente aconsejar al
auditado que el consejo dado es completamente personal y no debe tomarse
como “el evangelio”. De todas maneras, siempre que sea posible, se debe
dejar que el auditado tome su propia acción correctiva.
La experiencia ha demostrado que recomendar una acción correctiva
(particularmente en el caso de auditorías externas) puede crear más
problemas que resolverlos. La acción correctiva recomendada, invariablemente
se toma como una instrucción y, cuando la recomendación que se encuentra
pasa a ser ineficaz, el auditor normalmente adopta una postura de reproche.
Acción correctiva, donde concierne a una deficiencia mayor, para el auditado
puede significar mucho tiempo y dinero. En tales casos, si el auditado debe
actuar en una recomendación que es ineficaz en su resultado, entonces bien
podría inclinarse para presentar una factura por los costos sufridos. Esto
debería ser así, pero muchas veces por desconocimiento no se aplica, o para
evitar largos trámites se opta por “dejar pasar”.
Un auditor debe ser consciente de la implicación al recomendar acción
correctiva y, por consiguiente, debe estar muy seguro de sus razones. Se debe
tener experiencia con la actividad bajo auditorías.
En muchos casos, particularmente donde los auditores son inexpertos, la
recomendación que se hace cuando se descubre que una acción no obedece a
un procedimiento, es de enmendarlo. Enmendando el procedimiento es una
29
escapatoria fácil. Una auditoría a continuación, por un auditor experimentado,

normalmente destapa la verdad. Los auditados no habían leído el
procedimiento en el primer lugar y habían sido, por consiguiente, no
conscientes del requisito. Es una responsabilidad de la gerencia, hacer que
todo el personal sea consciente de sus compromisos.
Una vez que una deficiencia se ha descubierto y se ha informado al respecto,
vale la pena mantener el contacto con el auditado para evaluar el progreso de
la acción correctiva. Esto actúa como una espuela para el auditado y sigue
siendo propio de sus responsabilidades. También podría resaltar cualquier
problema en el que los auditados pueden estar experimentando con respecto
al procedimiento de que se trate.
Los pros y los contras de un auditor

A continuación se encuadran los vicios y virtudes del auditor:
Virtudes del Auditor Vicios del Auditor
Preparado: conocedor del asunto Comparar al auditado con otros

Saber: cabalmente acerca de lo Ser sarcástico
auditado Jurar
Controlar: la auditoría Criticar
Asistir: donde haya malentendidos Ser unilateral
Escuchar: lo que el auditado está Debatir o discutir
diciendo
Tener discusiones personales
Observar: éticas de buenas
prácticas
Discutir de política/religión
Obtener: Evidencias objetivas Discutir las políticas de la
Compañía
Ser conciso: hacer preguntas cortas
y puntuales
Beber antes o durante la auditoría
Atrasarse en las citas del schedule
Auditoría
Como se viene expresando, auditoría es un término que será usado para
indicar una post-contratación, o una actividad interna; y evaluación, una
actividad de pre-ajuste, de la cual no se desarrollarán aspectos en este
apunte.-
Los objetivos de una auditoría interna serán:
 Determinar la eficiencia de nuestro propio sistema de gestión
 Determinar conformidades o incumplimientos del sistema para
especificar requerimientos, sean estos contractuales, de capacitación,
etc.
30
 Proveer las bases para el mejoramiento del sistema

 Reunir los requerimientos de regulación
 Adquirir una parte de la certificación
Los objetivos de la auditoría externa o evaluación serán:

 Para evaluar a un potencial proveedor con vistas a establecer una
relación contractual (evaluación)
 Para verificar que el sistema de gestión o calidad de un proveedor
continúa reuniendo requisitos especificados y está llevándose a cabo
eficazmente (auditoría de post-contrato).
Auditoría, definición según ISO 8402: Es un examen sistemático e

independiente con el fin de determinar si las actividades y los resultados
relativos a la seguridad satisfacen las disposiciones preestablecidas y si estas
disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar
los objetivos.-
Todo sistema tiende a requerir una auditoría o una revisión, y en general se
puede decir que una auditoría es:
Una actividad planeada, independiente y documentada, ejecutada de acuerdo
con procedimientos escritos y listas de verificación (check-lists) para
investigar, examinar y evaluar las evidencias objetivas que se han generado
a partir de los elementos del Código, documentados y efectivamente
implementados de acuerdo con requerimientos especificados.-
Inmediatamente después de haberse establecido el SMS, se debe efectuar una
auditoría, donde es muy común hallar deficiencias.- Es para confirmar que
todos los procedimientos relevantes e instrucciones están a disposición en el
lugar que se debe desarrollar la actividad, y que el personal está convencido
de sus responsabilidades inherentes al sistema.-
Tipos de auditoría: El tipo de auditoría es determinado por quien la solicita,
y el lugar donde se realizará.-
Pueden ser:
 Interna
 Externa
 Extrínseca
Interna: es una auditoría llevada a cabo por una Compañía para evaluar su
propia performance.- La conducción y notificación de la auditoría no es tan
formal como la externa
Externa: es la auditoría llevada a cabo por una Compañía para evaluar las
actividades de sus contratados, proveedores, agentes, etc. La notificación y el
procedimiento para conducir la auditoría son más formales y necesita más
planeamiento y preparación que una auditoría interna.-
Extrínseca: es llevada a cabo por un cliente, una organización independiente,
una autoridad o ente de regulación, etc. Sobre una compañía para evaluar sus
actividades en contraste con requerimientos específicos.-
31
Es una auditoría llevada a cabo por agentes externos a la propia compañía. La

auditoría extrínseca normalmente no debería estar dirigida por un
procedimiento, pero sí por una instrucción de trabajo, que debe describir cómo
la compañía tratará de tal auditoría. Esa instrucción de trabajo podría incluir:
 Consejos para los empleados claves sobre los requerimientos de los
objetivos y alcance de la auditoría.-
 Designación de miembros del personal de staff para acompañar a los
miembros del equipo de la auditoría (generalmente conocido como
“escorts”)
 La provisión de recursos para el equipo de auditores (alojamiento en
una oficina, teléfono, medios de copiado y otros)
 Los requisitos para proporcionar acceso a los medios y evidencias
objetivas, como lo soliciten los miembros del equipo de auditoría
 El requerimiento de cooperar con los miembros de equipo de auditoría
para permitir lograr los objetivos de la auditoría
 La necesidad de determinar y llevar a cabo las acciones correctivas
basadas en los resultados de la auditoría
Programación de la auditoría: audit schedule
Se debe establecer un programa de auditorías tan pronto como sea posible

una vez que el sistema se implementó.- Se recomienda que una auditoría del
sistema (preliminar) se emprenda dentro de las 4 a 6 semanas de la
implementación, y entonces la auditoría inicial (de obligatoriedad), fijarla para
comenzar inmediatamente después de esto. La auditoría preliminar del
sistema podría identificar áreas de interés o afectadas que podría usarse para
establecer prioridades por las auditorías del futuro.
Para una evaluación (assessment): esto se establecería cuando una actividad
de compra mayor será emprendida y varios proveedores potenciales serán
evaluados. El programa (schedule) indicaría las compañías a ser evaluadas y
cuando.
Véase el ejemplo de un programa en la página siguiente.
Proceso y fases de la auditoría

La auditoría requiere una considerable preparación y planeamiento, de los que
se pueden considerar:
 El alcance y objetivos de la auditoría

 La identificación del personal a auditar quienes tienen responsabilidad
significante concerniente al alcance y los objetivos
 La identificación de los documentos de referencia así como lo aplicable
de los requerimientos/elementos del sistema de gestión de seguridad,
manual de gestión, procedimientos, instrucciones de trabajo, alcance de
los contratos de trabajo, y otros
 La identificación de los miembros de la auditoría
 El lenguaje a utilizar durante la auditoría
32
 El lugar, fecha y hora que será llevada a cabo

 La identificación del puesto o cargo de la organización, o elemento del
sistema que será auditado
 La duración aproximada de cada actividad
 Efectuar las listas de verificación
 El formato y la grilla de distribución del informe de auditoría (audit
report)
Mientras se desarrolla la auditoría presenta las siguientes fases:
1. preparación y planeamiento
2. desarrollo o ejecución
3. informe
4. seguimiento
El punto 2. lleva un 30% del total del tiempo y es en la única fase en que se
entrevista o toma contacto con el auditado.- 40% lo toma la preparación, 20%
para el informe, y el otro 10% para el seguimiento.-
33
Departamento de Gestión de la Seguridad

Programa de auditorías
Año 19 200
Mes Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril
Actividad a ser Auditada
Día 09 16 23 30 07 14 21 28 03 10 17 24 31 07 14 21 28 07 14 21 28 04 11 18 25
Semana 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Seguridad y protección ambiental
Responsabilidad del capitán y capacitación del

personal
Control de documentación
Mantenimiento
Verificación y evaluación
Planes de emergencia
Informes CAR y NC
Programa de Auditoria autorizado por

Gerencia de Seguridad
Fecha de Revision
34
Preparación y planeamiento
Esta fase de la auditoría se puede dividir en actividades como las siguientes:
 Designar a la persona o personas responsables por la auditoría
 Notificación de la auditoría
 Acordar los horarios de la auditoría
 Identificar, obtener y revisar toda la documentación relevante
 Formar el equipo, miembros integrantes de la auditoría
 Desarrollar las listas de verificación
1. Se designan dos semanas antes de programar la auditoría, puede ser por el

gerente de gestión de seguridad o por la persona designada.- Pueden ser
ellos mismos o una persona del área de gestión de seguridad.- El auditor
debe ser notificado de la fecha que se está manejando para hacer la
auditoría, la organización, departamento o elemento a ser auditado, el
nombre de las personas a contactar y el alcance y objetivos de la
auditoría.-
Una vez designado, el auditor se transforma en el responsable de planificar,

preparar, ejecutar y emitir informe de la auditoría.- Si el alcance de la
auditoría debe hacer necesario el uso de más de una persona, por ej. Un
equipo de auditoría, entonces el auditor se vuelve el líder del equipo y será
responsable para formarlo y controlar la auditoría.-
Los “escorts” o escoltas, no deben ser necesariamente del departamento de
seguridad; pero sí deben tener experiencia o adoctrinamiento en la
actividad.
Un auditor líder es conveniente que tenga las siguientes cualidades:
 Capacidad para gestionar
 Habilidad para planificar Habilidad para organizar
 Más experiencia que el resto
 Habilidad excepcional de comunicación
2. Una semana antes se notificará al auditado la intención de la auditoría.

Inicialmente, el auditor contactará informalmente al auditado para
confirmar el programa y efectuar arreglos que crean convenientes en la
fecha.- La confirmación de todos esos arreglos, será formal.- En el caso de
las auditorías internas, la notificación se debería hacer en un formulario de
memo, que puede incluir:
 fecha y hora de la auditoría

 alcance de la auditoría y objetivos
 nombre/s del/de los auditor/es
 solicitud de confirmación de la fecha/hora, por si resulta inconveniente
35
Externamente, la notificación debe ser más formal; algunos detalles pueden

ser:
 fecha y hora de la auditoría
 alcance de la auditoría y objetivos
 nombre/s del/de los auditor/es
 programa con horarios o itinerario de la auditoría
 invitación al gerente para asistir a la reunión inicial y final
 solicitud para disponer de quien acompañe a cada miembro de la
 auditoría durante su desarrollo
 solicitud de disponer de una oficina y otros medios
 solicitud de confirmación de estos arreglos
A continuación se da un ejemplo de memo para auditoría interna:
MEMORANDUM
Para: Capitán MV “Procyon I”
De: Víctor Genero - Gestión de la Seguridad
Asunto: Auditoría
Fecha: 30 de setiembre de1998
Por la presente confirmo el próximo programa de auditorías a efectuar en su

departamento
Fecha: 07 de octubre de 1998
Hora: inicio a 0900
El alcance y objetivo de la auditoría es para verificar la implementación y efectividad de
los siguientes procedimientos:
Procedimiento Procyon -PR-001 rev.2 Evaluación de ejercicios de seguridad
Procedimiento Procyon -PR-002 rev.1 Verificación de instrumentos de medición
Procedimiento Procyon -PR-003 rev.1 Carga y Descarga
El equipo de auditores estará formado por Víctor Genero (Lead auditor) y Juan Díaz.
Le ruego se contacte con el suscripto si tiene inconvenientes con lo expuesto
Saludo atentamente,
Víctor Genero
Auditor Líder
3. Para convenir los horarios de la auditoría se lo debe hacer con el auditado,

a los efectos de poder efectuarlo en un momento propicio y con la mayor
cantidad de personal del sector a auditar.- Es conveniente comenzar una
media hora después del horario de inicio de actividades normales de los
36
auditados, de esta manera se les da tiempo para prepararse en su labor del

día, responsabilidades y todo aquello que deben cumplir y que no tenga que
ver con la auditoría.
4. No se recomienda finalizar tarde, o efectuar una auditoría que consuma
todo el tiempo de trabajo del día a una sola persona.-
5. Los documentos a obtener son los procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes de emergencia, especificaciones, y si alguna auditoría fue
llevada a cabo anteriormente, el informe de ésta es importante obtenerlo y
tener en cuenta.- También se pueden tomar en cuenta acciones correctivas
y incumplimientos.- Una vez que este paso se ha completado, recién
entonces se debe concretar el
6. El líder del equipo deberá designar personas que lo acompañen a llevar a
cabo la auditoría, como sus responsabilidades lo indican.- Estos serán sus
“escorts”.- El líder asume toda la responsabilidad del grupo, por lo que se
debe asegurar de tomar como sus colaboradores a personas
experimentadas, idóneas y responsables; de acuerdo a esto, le asignará la
documentación apropiada a cada miembro del equipo.- Cada miembro,
deberá revisar su documentación asignada y desarrollar las listas de
verificación en base a ello.-
Para seleccionar a una persona como miembro, se pueden tener en cuenta
las siguientes características:
· Conocimiento
· Competente
· Credibilidad
· Independiente
· Disponibilidad
7. Las listas de verificación no son obligatorias, pero es recomendable
desarrollarlas para no dejar puntos al azar o que pasen inadvertidos a la
hora de auditar.- Para desarrollarlas, el auditor debe leer con detenimiento
todo el documento y en profundidad.- Esto hará que el auditor se
familiarice con las tareas del auditado, lo cual permitirá un buen
entendimiento entre las dos partes a la hora de realizar la auditoría.- Una
lista de verificación actúa como una ayuda memoria y rige la continuidad y
profundidad de la auditoría.-
En muchos casos se utilizan listas de verificación standard, lo que torna en
un ejercicio mecánico de parte del auditor, y el auditado es una máquina
de responder el cuestionario que, seguramente se lo aprenderá de
memoria.-
Se puede utilizar un procedimiento y un formulario para el desarrollo de las
listas, que también pueden ser auditados a su momento.-
Los propósitos son:
· Listar los elementos a auditar
· Asegurar cobertura completa de los elementos
· Proveer evidencia objetiva de la auditoría
37
· Proveer una base de reconstrucción de la auditoría

· Aumentar la eficiencia del auditor
· Proveer consistencia y uniformidad
Al desarrollar estas listas, no se incluirá nada que no esté incluido en el
procedimiento o documento a auditar o que no tenga una evidencia
objetiva de la cual se obtengan resultados.- La sentencia a usar debe tener
solamente dos respuestas SI o NO, para que sea práctica y no provoque
demoras o se preste a discusiones absurdas y sin fundamento, desviando
el sentido de la auditoría.- Puede ser práctico hacerlas de la siguiente
manera:
OBSERVACIONES REQUERIMIENTO CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
La Auditoría: su ejecución
Se divide en las siguientes actividades:
· La reunión inicial
· La auditoría en sí
· Evaluación de los resultados
· La reunión final
Reunión inicial
Al llegar al lugar donde se llevará a cabo auditoría, el auditor (o líder de equipo
de auditoría) debe emplazar una reunión breve entre auditor y auditado.- A
esta reunión se le da muchos nombres como: “entry meeting”, entrevista de
entrada, encuentro pre-auditoría, reunión de apertura, y otros.
Su propósito es:
· conocerse entre los auditores y auditados e identificar a cada uno
· confirmar brevemente el propósito y alcance de la auditoría
· revisar el alcance, horarios y agenda
· proporcionar un resumen corto de los métodos y procedimientos a ser
usados para conducir la auditoría
· clarificar alguna ambigüedad del proceso de la auditoría
· dar el método por el cual se informarán las incumplimientos (ej. CAR)
· acordar el horario para la reunión de cierre o final e invitar a los gerentes
de los sectores a participar de la reunión
· hacer los arreglos para que los “escorts” tomen parte de la auditoría
· en el caso de la auditoría externa, tomar conocimiento de la disponibilidad
de oficina y demás medios
· si hay tiempo, una somera introducción para que el equipo de auditores
se familiarice con la oficina, los medios, facilidades y funcionamiento en
general.-
Es recomendable hacer una lista de las personas presentes, donde figuren:
nombre, cargo, y observaciones para cada uno de los participantes de la
38
reunión. De esta manera permite reconocerse y memorizar los nombres de

cada uno.-
La auditoría en sí
Se la debe conducir usando las listas de verificación preparadas, como una
guía.- Esas listas, pueden ser modificadas (agregarle ítems) sobre la marcha
de la auditoría, si el auditor estima conveniente por determinarlo como un
punto especial para verificar la implementación de un elemento del sistema.-
Se deben recoger las evidencias objetivas, examinarlas y registrar los detalles
en las listas de verificación.- Toda información esencial, por ejemplo,
identificación de la evidencia examinada, los detalles específicos de
incumplimiento o también condiciones adversas, junto con cualquier referencia
aplicable, deben ser registradas.- Si ellos parecen significantes, cualquier pista
que sugiere que una incumplimiento debe anotarse e investigarse, aunque
puedan no haber sido cubiertos por las listas de verificación. – La información
recogida por entrevistas debe colaborar adquiriendo la misma categoría que
otra fuente independiente.-
Para completar la lista de verificación que se da en la pág.26, en el desarrollo
de las listas, el auditor deberá anotar en la columna de cumplimiento como
aceptable, no aceptable o N/A (no aplicable).- La columna de observaciones
debe usarse para enriquecer la información sobre la actividad o para referirse a
la evidencia objetiva y incumplimientos.-
Cuando se identifica una incumplimiento, es de buena práctica requerir al
auditado una rúbrica en ese ítem y ponerlo en conocimiento de lo hallado. Esto
no significa que se emita más adelante una CAR; eso se determinará una vez
finalizada la evaluación de la auditoría.
Durante la auditoría, tanto como para asegurar el logro óptimo de sus
objetivos, puede hacerse necesario efectuar cambios en los trabajos asignados
a los auditores y quizás al itinerario de la auditoría u horario.- Esto es
responsabilidad del líder del equipo y cualquier cambio debe hacerse en
acuerdo con el auditado. -
Si los objetivos de la auditoría/evaluación parecen ponerse inalcanzables,
entonces el líder del equipo debe tomar la decisión de abortarla, y debe
informar las razones al auditado y a su propia gerencia.
Recomendaciones a tener en cuenta durante la auditoría:
Auditor líder:
· Mantener los controles de la auditoría, auditores y auditados
· Mantener la integridad del equipo de auditoría
Auditor:
· proveer apoyo al líder
· auditar en forma independiente o en equipo
Escort:
· Conocimiento del sistema y procesos
39
· Su nivel: supervisor
· permitir respuesta independiente
· responder sólo cuando sea necesario
Auditado:
· proveer datos o evidencias verídicos y concretos
· colaborar con el grupo auditor
· mantener integridad de los auditados
En la entrevista con el auditado, el auditor debería:
· poner confortable al auditado
· comunicarse con el nivel de educación del auditado
· asegurar diálogo con comprensión y participación
· prever que el auditado no responda o de respuestas evasivas
· controlar confrontaciones o discusiones.
Evaluación de los resultados

Ya realizada la auditoría, y antes de la reunión de cierre, el equipo de auditores
se debe reunir para considerar y evaluar las evidencias generadas durante la
auditoría.- El equipo (o el auditor, en caso que sea único) debe analizar
cualquier aparente incumplimiento o condición adversa para asegurar la
validez como hallazgo de la auditoría.-
En muchos casos, los incumplimientos son clasificados en tres de acuerdo a la
naturaleza de cada una.- En general, se documentan sólo las de categoría 1, y
la categoría 2 es tratada como una observación.-
Ejemplo de categorías de incumplimiento:
Categoría 1, Mayor o no aceptable:
a) un elemento del ISM sin preparar.-
b) una actividad la cual está directamente en contravención del ISM.-
c) una actividad la cual está directamente en contravención y tendrá un
efecto de consecuencia en la seguridad o la prevención de la
contaminación, o pérdida de bienes.-
Categoría 2, Menor o condicional: un incidente aislado de un incumplimiento
con un requerimiento del sistema o procedimiento el cual no tiene
consecuencias directas sobre la seguridad o la prevención de la
contaminación.-
La tendencia a incumplimientos de esta categoría, puede llevar a un
incumplimiento mayor si son encontrados más de 3 incidentes de la
misma deficiencia.-
Categoría 3, Observación: Observaciones sobre el sistema con vistas a
mejorar.-
Respecto a estas categorías, es importante destacar que solamente se dan a
modo de sugerencia, y que es conveniente que se clasifiquen en el
procedimiento particular de cada auditoría, sean externas o internas, para
conocer concretamente a que se atiene el auditor al evaluar un hallazgo.-
40
Tales hallazgos de auditorías se deben registrar en un documento conocido

como formulario CAR (corrective action request), del que se da una muestra en
hoja aparte (Copyright de Antares Naviera).-
El CAR debe ser completado por el auditor describiendo solamente la
naturaleza de la incumplimiento, el resto, se debe dejar en blanco en esta
etapa.-
Una vez que los incumplimientos fueron establecidos y se completaron los
formularios, entonces el líder deberá concretar una reunión con los auditados
para tratar el resultado de la auditoría.- A esta reunión se le da muchos
nombres: reunión de cierre, reunión final, reunión de salida, “exit meeting”,
entrevista post-auditoría, etc.
Reunión de cierre
A esta reunión deberá concurrir el auditado y un representante de la gerencia.-
También se recomienda efectuar una lista de los presentes como en la reunión
inicial.-
El auditor debe estar en completo control de su persona, ser amable,
agradecer la colaboración de los auditados, alabar y observar lo pertinente y
resumir la auditoría.-
En esta reunión el auditor líder deberá mostrar los resultados de la auditoría,

presentar los hallazgos, y asegurarse que sean comprendidos por el auditado.
En esta etapa, si existiera algún CAR, se debe presentar al auditado, éste
comprender perfectamente la incumplimiento, firmar en el lugar que se indica
en cada formulario en la primera sección.- Esto no significa que el auditado
esté de acuerdo, sólo que ha entendido y tomado conocimiento.- El auditado
se queda con una copia del CAR.-
El auditor líder debe enfatizar en esta reunión que no ha sido posible cubrir
todos los aspectos del sistema, pero no significa esto que algún incumplimiento
que no haya sido reportada pueda existir o no.-
El auditor líder debe notificar al auditado de la intención formal de emisión del

informe de la auditoría.- Generalmente esto debe estar dentro de diez días
hábiles desde la fecha de la reunión de cierre.- Es práctica normal adjuntar los
originales del CAR al informe de la auditoría; el auditor debe hacer esto
claramente.-
El auditado debería responder los hallazgos con acciones correctivas, dentro de

los diez días hábiles, e implica que debe devolver los originales de las CAR
completando el espacio correspondiente a la organización auditora, indicando:
· la acción correctiva tomada para corregir la deficiencia, la fecha y firma;

· la acción correctiva a tomar para prevenir la repetición de la deficiencia,
fecha y firma.
41
Habiendo presentado los resultados de la auditoría a la gerencia y clarificado

cualquier ambigüedad, el equipo de la auditoría debe entonces retirarse.-
Es usual para un auditado, pedirle al auditor que haga recomendaciones para
dejar cerradas las deficiencias.- Internamente esto podría esperarse del
auditor pero no obstante debe quedar claro que cualquier recomendación que
haga es completamente personal y no debe tomarse como una instrucción.-
Depende del auditado determinar la magnitud, la manera y los métodos para
la acción correctiva y preventivas subsecuentes.-
A la reunión de cierre, los auditados pueden producir evidencias objetivas que
anulen las CAR; éstas serán evaluadas convenientemente para tal
determinación.-
Puede haber también casos donde el auditado rechaza reconocer un hallazgo,
en tal caso el líder del equipo indicaría en el CAR que los auditados rechazaron
firmar.- Esto se registra luego en el informe de auditoría.
Informe de Auditoría
El informe debe ser hecho, o al menos dirigido, por el auditor líder quien será
el responsable por su precisión y minuciosidad.- Deberá tener la siguiente
información:
· Organización auditada
· Alcance y objetivos de la auditoría
· Detalles del itinerario y horarios
· Identificación de los miembros del equipo de auditores
· Identificación del representante de los auditados
· Criterio de la auditoría (elemento del CGS, Manual de Gestión,
Procedimiento, Planes, etc.)
· Registros de incumplimientos
· Resultado de la auditoría
· Lista de distribución del informe
El informe puede ser presentado en un formulario armado a tal efecto, para
presentarlo de una manera uniforme, con una tapa donde se hacen las
descripciones generales que se enumeraron, una hoja del informe en sí, y las
CAR.- También se agrega en algunos casos una carta describiendo los
hallazgos de la auditoría.-
Si fueran requeridas, las listas de verificaciones también deben acompañar
este informe.- Esto no es recomendable porque puede acarrear consecuencias
con el auditado al ver las evidencias listadas; y por otra parte, el informe
abundaría en papeles.- De todas maneras, las listas se archivarán junto al
informe en la organización que auditó.-
Los resultados de la auditoría deben ser resumidos en la tapa del informe.-
Dando un resumen en la primera página, permite a la gerencia ver el resultado
de la auditoría de una ojeada.- Si se requiere información más extensa, 3
Entonces puede referirse a los detalles del cuerpo principal del informe.-
42
Un resumen de la auditoría podría leerse así:

Resumen de auditoría - El propósito de esta auditoría era verificar la
Implementación del control de la documentación como lo describe el
procedimiento Nº... (aquí va el número del documento, título y número de
revisión).- La auditoría indicó que generalmente estaban llevándose a cabo los
requisitos de los procedimientos pero había ciertas áreas que parecerían
requerir más atención.-
Se identificaron deficiencias con respecto a la delegación de responsabilidad, el
control de la distribución de documentos, la revisión de documentación y
mantenimiento al día de registros.- Estas deficiencias han sido un total de seis:
CAR Nº 001-006 inclusive.-
El cuerpo del informe debe seguir un formato determinado y, por ej., debe
informar sobre:
· reunión inicial
· auditoría en sí
· reunión de cierre
· seguimiento
· observaciones generales
Y debe ser:
· breve,
· objetivo, y
· verídico
Seguimiento
El auditado es responsable de determinar y comenzar la acción correctiva
necesaria para corregir una deficiencia y su causa.- El auditor sólo debe ser
responsable de identificar la deficiencia.-
Las acciones correctivas y preventivas deben completarse dentro de un plazo
determinado por el auditado, pero que sea aceptado por la organización
auditora.- Las acciones subsecuentes del seguimiento, también deben
emprenderse en forma semejante, en un plazo acordado.-
Seguidamente a la recepción de las contestaciones a los hallazgos de la
auditoría, el auditor (o líder del equipo de auditoría) debe comenzar
actividades de seguimiento, normalmente en forma de otra auditoría, para
verificar la realización de la acción para corregir la deficiencia y la acción
tomada para prevenir una repetición.-
Si el seguimiento indica que la acción tomada ha corregido y ha prevenido una
repetición de la deficiencia, entonces la demanda de acción correctiva puede
darse por finalizada.- Esto debe declararse en el formulario CAR en la sección
apropiada.-
Si el seguimiento indica que la acción tomada no corrige la deficiencia o no
previene una repetición, entonces esto debe declararse en el formulario CAR y
la deficiencia cambia de sentido, emitiéndose una revisión a la CAR.-
43
Puede ser necesario, en caso que una deficiencia continúe, que el auditor deba
pedir apoyo de la gerencia.-
Auditorías, informes de auditoría, CAR y auditorías de seguimiento deben
controlarse y regularse.- Es, por consiguiente, prudente establecer y mantener
detalles de todas esas actividades.-
Trazabilidad de la documentación es, una vez más, muy importante.- Será
necesario, por consiguiente, desarrollar un sistema de identificación para
controlar informes de auditoría y de CAR.-
44
Glosario del ISM: inglés y español
SMS: Safety Management System

SGS: Sistema de Gestión de la Seguridad
ISM Code: International Safety Management Code
Código IGS: Código Internacional de Gestión de la Seguridad
CGS: Por el Código IGS, Código de Gestión de la Seguridad
DOC: Document of Compliance
DOC: Documento de Cumplimiento
SMC: Safety Management Certificate
SMC: Certificado de la Gestión de la Seguridad
STCW: International Convention on Standards of Training, Certification and
Watchkeeping for Seafarers, 1995 Convenio Internacional sobre Normas de
Formación, Titulación y Guardia para la Gente de Mar
SOLAS: International Convention for the Safety of Life at Sea Convención
Internacional para la Seguridad de la Vida Humana en el Mar, 1997
ILO Convention 147: International Labour Organization Convention
Convención ILO: Convención de la Organización Internacional del Trabajo
IRCA: International Register of Certified Auditors
CAR: Corrective Action Request (requerimiento de acción correctiva)
NNC: Nota de incumplimiento
AC: Acción correctiva
45

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