6 SOPORTE CONTABLE

Un soporte contable es un documento que es utilizado como base para el

registro de una operación comercial, se archiva de manera cronológica para
facilitar su verificación cuando esta se requiera.
Los lineamientos que deben cumplir un soporte contable son los siguientes:
 Nombre o razón social de la empresa, NIT de la entidad emisora.
 Nombre, número y fecha en que fue emitido el documento.
 Descripción del comprobante.
 Firmas de las personas responsables de elaborar, verificar, aprobar
y contabilizar el documento.
El objeto principal de un soporte contable es evidenciar una operación u
transacción realizada ya sea por operación, inversión o financiamiento. Sin
obviar el cumplir con los lineamentos citados anteriormente.
Teniendo en cuenta que un soporte contable es una herramienta la cual
comprueba la existencias de sucesos económicos, y que estos tienen
carácter probatorio y que son fundamentales en las operaciones
comerciales.
CLASES DE SOPORTES
Los soportes contables se dividen en dos clases, ya que presentan
diferentes características y su función es distinta.
INTERNO
Esta clase de soporte lo emite la empresa sobre la base de la esencia sobre
la forma.
Ejemplos: la entrada de inventarios, el ingreso de una propiedad, planta y
equipo, la factura de un proveedor, como también el movimiento de
reservas, los pasivos y los impuestos diferidos, la salida de inventario, la
distribución de costos y gastos, etcétera. También se cuentan dentro de esta
categoría las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de
pago, las devoluciones, la nómina, que también emite la empresa.
EXTERNOS
Un soporte externo es emitido fuera de la empresa y luego recibido y
conservado en la empresa.
Ejemplos: proveedores o empresas que prestan el servicio público, los
cuales les dan soporte a los comprobantes internos, que sirven para
verificar los registros y las formalidades legales de los registros contables.
Estos documentos deben contener las características fundamentales, igual
que la liquidación de impuesto a las ventas cuando fuere pertinente.
Es importante hacer énfasis en reconocer los documentos de soportes
contables en el momento de comprar en tiendas, centros comerciales,
comprobantes de los pagos de sueldos y salarios.

Tesorería

Recibo de caja: es un abono totales o parciales de los clientes de una

empresa por concepto de ventas al contado que quiere decir dinero a favor
de la empresa o a nombre de un terceros que ingresa a la cuenta caja
cuando se haga efectivo el documento. Es importante resaltar que a la
cuenta caja también ingresa monedas extranjeras, así como
comprobantes de salida de efectivo.
NOTA: Los cheques pre fechados no deben ser objeto de ingreso a
caja, porque según su esencia no representan efectivo disponible. La
cuenta de quien recibió el efectivo, que bien puede ser aportes sociales,
clientes por ventas a crédito, cartera o cuentas por cobrar, obligaciones
financieras por préstamos, etcétera. En algunas empresas se
denomina comprobante de ingreso, el cual desempeña la misma
función.
Boletín diario de caja: su fin es controlar el movimiento de las entradas
y salidas de efectivo e equivalente de efectivo; esta a su vez sirve de
instrumento de control en la toma de decisiones en relación al
movimiento de ingresos del día anterior.
 BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCO

Código: AP- GA-FO19 Página: 1 de 1

Subsede:
RESUMEN fecha
Consignaciones: 570 -
07012-8
198 -
005381 Q
TOTAL CONSIGNACIONES
TRANSFERENCIAS
CHEQUES
EFECTIVO * $
No.
NOMBRE RECIBO VALOR CONCEPTO

__________________________

TESORERO(A)
ARQUEO DE CAJA

Es el estudio de las operaciones de efectivo, en un determinado momento,

su objetivo es la contabilización adecuada y a tiempo de todo el efectivo que
ha ingresado y comparar si el saldo que demuestra en los libros contables
son iguales a lo que cuenta físicamente en caja en dinero o equivalentes de
efectivo (cheques o vales). Un arqueo es indispensable para la empresa
para determinar si están llevando un adecuado control interno.

Los expertos (auditores o ejecutivos) asignados para dicha tarea realizan el

arqueo en fechas no contemplada para el encargado de caja, normalmente
en los arqueos se da faltantes o sobrantes ya que caja es uno de las cuentas
que tiene mayor movimiento, el sobrante o faltante se procede a registrar
esa cantidad a una cuenta llamada de cuenta realizando el respectivo ajuste
(Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta diferencial de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y
ganancias).
 PT No. A-2
Descripción Iniciales F
Realizó MTXCH 1
Revisó AMD 2

AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS

arqueo de caja general

Nombre de la empresa: MIRAFLORES S.A.

Tipo de Auditoría: Auditoría caja y Bancos
Área: Activo corriente
Fecha: Al 31 de diciembre de 2017

REF. DESCRIPCION CANTIDAD SUBTOTAL TOTAL

CORTE DE CAJA
42323 banconor
45344 azteca
34422 banrural Q5,000.00
34322 Bi Q3,000.00
676232 banrural Q1,500.00
323426 Bi Q2,500.00
324262 banrural Q2,390.00
624325 Bi Q4,600.00
6232 g&t Q2,300.00
52366 Bi Q7,750.00 Q29,040.00
EFECTIVO
MONEDAS
Q0.25 40 Q10.00
Q1.00 100 Q100.00 Q110.00
BILLETES
Q5.00 20 Q100.00
Q10.00 30 Q300.00
Q20.00 20 Q400.00
Q50.00 22 Q1,100.00
Q100.00 50 Q5,000.00 Q6,900.00
saldo total Q36,050.00
saldo según contabilidad Q37,550.00
cuadre
saldo según contabilidad Q37,550.00
(faltante) -Q1,500.00
CR-3 reclasificacion (+) Q1,500.00
saldo según auditoria Q37,500.00 A

FUENTE:
Saldos según contabilidad del historial del las cuentas de caja General según periodo comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2017.

PROCEDIMIENTO:
Se realizó el análisis sustantivo y cálculos aritméticos verificándose el historial de ingresos de efectivo tanto como billetes, monedas y otros documentos que sopo

CONCLUSIONES
En base a las Normas internacionales Aplicadas se deduce un saldo favorable en la Cuenta Caja general.

F______________
AUDITOR

COMPRBANTE DE CAJA MENOR

Es el soporte que se da al realizar gastos pagados en efectivo que no son
de mayor cantidad por lo mismo no requiere el giro de un cheque, para estos
pagos se tiene un fondo que se llama caja menor. Es importante resaltar que
la caja menor es creada en la empresa para manejar desembolsos de
menores cantidades y así como en caja general en caja hay un responsable
directo de esta cuenta.
DATOS QUE LLEVA UN COMPROBANTE DE CAJA MENOR
 Fecha y lugar de creación de documento
 Nombre de la persona o empresa a quien va dirigido el efectivo
 Numero correlativo del documento
  Descripción por el cual se paga
 Cantidad en números y letras
 Firma de la persona que recibe el dinero y de la persona que autoriza
el documento, así mismo para controles internos es necesario copia
de DPI, NIT de la persona que recibe el dinero.
 Si es un primer pago por caja menor, el beneficiario debe acompañar
una copia del Registro Único Tributario (RTU).

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Las empresas que posee un fondo de caja menor, y tienden a agotar los
recursos que poseen, el encargado de caja menor deberá pedir el rembolso
de total de dinero para recomprar la cantidad total. Lo que se pretende es
obtener el 100% de la cantidad para ello el encargado deberá presentar los
soportes que tiene, y que cumpla con los respectivos lineamientos que
anteriormente se ha dado.
Se recalca que el responsable de caja menor debe de tener bien
respaldados los gastos en que se incurrieron para justificar el reembolso.
 Contabilidad de la caja menor: tiene los siguientes registros:
 Se debita al momento de la creación de un fondo fijo de caja menor
con la cantidad total que está registrado.
 Se debita cuando requiere contraer un servicio y el saldo llega a
su limite
 Se acredita cuando no es necesario realizar pagos en
proporciones menores.
 Por política se acredita al momento de cerrar un ejercicio fiscal
para dejarla con saldo a 0. Al iniciar el nuevo ejercicio fiscal se
apertura el fondo fijo a través de un nuevo cheque.

COMPROBANTE DE EGRESOS
Son documentos que registran todos los gastos que se realizan en una
empresa. Es un documento obligatorio para las empresas.
Antes de la aceptación de un comprobante el encargado de tesorería debe
tener la aporbacio0n de los ejecutivos de la empresa, ya que ellos tienen la
potestad de rechazar u anular el cheque y el comprobante
CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que básicamente es utilizado en el sistema bancario y

proporcionar a cuentahabientes para que las transacciones efectuados por
ellos queden en el banco así como una copia con el sello del cajero y el
número de serie con que cuenta el banco, esto sirve de soporte para la
contabilidad de la contabilidad de la empresa que consigna.
Una consignación se realiza cuando se tiene una cuenta por pagar a alguien
y se realiza el pago.

.
Como medida de control el sistema bancario consigna lo recaudado del día
anterior en la cuenta bancaria para que este ya forme parte del activo.
Conciliación bancaria:
Una conciliación bancaria es un proceso de control de los movimientos
de la cuenta bancaria: la importancia de una conciliación radica en evitar
errores, comprobar transacciones, controlar rendimiento de la empresa
y para prevenir pérdidas.
El objetivo de la conciliación bancaria es precisar la exactitud de los
depósitos y transacciones bancarias a nombre de la empresa que
coincidan con los soportes que posee la empresa en mano y registros;
si en dado caso se existe un error si no es tan significativa lo que
procede es encontrar una explicación razonable del mismo.
Ventas
Es el contrato por medio del cual se transfiere un bien propio a dominio ajeno por un precio
acordado.

FACTURA DE VENTAS
Son técnicas que son usadas como constancia a la persona que vende y para el que compra de
la operación realizada, en esta factura se describe a detalle lo que se ha comprado o vendido,
precio.
Al momento de emitir una factura el comerciante queda obligado a pagar impuesto por el monto
facturado.
Si la persona que compra no paga la factura en el tiempo, el vendedor puede acudir a la vía judicial
para que sea cancelada la factura. Así mismo el comprador tiene a bien reclamar si el artículo o
mercadería no son de la calidad o cantidad acordada. Para finalizar se cancela el total de la deuda
y se emite un recibo de pago.

En este numeral también se acopla la factura electrónica, como título de valor. Cada bien o
servicio se registra en la contabilidad para un control de la empresa.

La factura de venta debe tener las siguientes características u otras que sean de exigencia en
su país:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con
la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Factura o documento equivalente
Este documento es emitido por el ente económico como calidad de comerciante, para respaldar el
pago de la compra de bienes o servicios.
Obligación de expedir facturas
Toda persona que actúa con personalidad jurídica tiene la obligación de emitir factura por toda venta
efectuada.
Pagos mediante documento equivalente
Es el documento soporta las operaciones económicas con las personas que no están obligadas a
facturar, este documento es emitido por el vendedor del servicios.
No se requiere factura de venta
Todo ente económico debe emitir factura o equivalente de factura.
Otros documentos

Nota de contabilidad

La nota de contabilidad básicamente es exponer en ella el registro de los ingresos como egresos
de una empresa: este documento es interno de la empresa que es utilizado para registrar las
operaciones que no poseen soportes externos, de las operaciones para la cual no existe
documento específico.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento
diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la
factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no
obligada a facturar.
En las notas de débitos, se maneja la frase “hemos debitado su apreciable cuenta”
En las notas de crédito, se maneja la frase “hemos acreditado su apreciable cuenta”.
Es costumbre de los bancos comerciales diferenciar la nota débito y la nota crédito con los colores
rosado y azul.
Comprobante de contabilidad
Son documentos internos que resume en forma específica todas las operaciones comerciales
realizadas en un periodo contable e cuentas reales y nominales, con la elaboración constante
diaria, semanal o mensual de acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la información
contable utilizando primeramente los libros auxiliares y luego al libro diario.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden
cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad
elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier
medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación
del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como
las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras,
códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo
el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo
mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los
asientos en los libros auxiliares y en el que se registren en orden cronológico todas las
operaciones (revisar normas locales).
Para facilitar el proceso de elaboración del comprobante de
contabilidad es común elaborar tantos comprobantes de contabilidad
como conceptos se quieran manejar dentro de la empresa. Como por
ejemplo:

Saldos iniciales: se utiliza cuando la contabilidad viene siendo

elaborada de forma manual y ahora se hará en el programa de
contabilidad, para iniciar con saldos las cuentas del último estado de
situación financiera, si coincide con el inicio del año, o [balance de
prueba] si es de periodo intermedio.
Apertura: recoge las operaciones propias de la puesta en marcha del
negocio (gastos de organización, pago de impuestos, registros en
Cámara de Comercio, notaría, recibo de aportes, pago de asesorías).
Este proceso permite elaborar el estado de situación financiera de inicial
de apertura.
Inversiones: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra de
propiedades, planta y equipo, muebles y enseres, maquinaria) o
diferidas (gastos pagados por anticipado).
Tesorería: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes,
otros ingresos) y los comprobantes de pago (pagos a proveedores,
gastos de nómina, gastos de servicios públicos, otros gastos) si así
lo prefiere.
Ventas: reúne todas las facturas de venta del periodo contable, con
las debidas causaciones de clientes, retenciones en la fuente a
título de renta, IVA e ICA hechas por los clientes.
Compras: resume las facturas de compras del periodo y las
obligaciones a proveedores con sus respectivas retenciones en la
fuente a título de renta, industria y comercio e impuesto a las
ventas.
Costos: registra el costo de ventas del periodo mediante
causaciones en el momento de la venta cuando se lleva inventario
permanente, o por juego de inventarios cuando el sistema es
periódico.
Ajustes contables: resume todas las notas de contabilidad, que
corrigen las omisiones u errores con el fin de racionalizar los
valores de la contabilidad.
Cierre contable: castiga las cuentas nominales de saldo débito y
crédito contra la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el
resultado final de las utilidades del ejercicio.
 Almacén
El almacén es un lugar específicamente estructurado para custodia,
proteger y controlar los bienes de un activo fijo o variable de una
empresa.

Cotización:
Documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente que contiene
información referente al artículo o servicio que se ofrece en venta y las
condiciones de pago y tiempo de validez de la oferta. Este documento
facilita al cliente tomar decisiones respecto a pedidos y a la mejor opción
de los proponentes en calidad, servicio, precio y cantidades específicas.
En algunos paquetes de contabilidad sirve de base para elaborar los
pedidos. En este sentido, se cruzan los documentos para mayor agilidad
en su elaboración.
Pedido: es un documento que un comprador entrega a un vendedor
para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros
datos importantes para la operación comercial
Entrada al almacén: Documento que confirma el ingreso material y real
de un bien o elemento a la Bodega, constituyéndose así en el soporte
para certificar los registros en almacén y efectuar los asientos de
contabilidad. Siempre que se efectúe una compra de mercancías se
elabora la entrada de las mercancías, materias primas, o repuestos al
almacén, de todos y cada uno de los artículos. Este documento sirve
de
control de existencia, pero si el sistema de inventario es permanente,
debe acompañar la nota de contabilidad de ingreso de las mercancías
para alimentar el ciclo contable en los libros de control de existencias.

Salida del almacén: Documento que acredita la salida material y real

de un bien o elemento de la bodega, de tal forma que se cuenta con
un soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los
asientos de contabilidad.
El comprobante de egreso debe establecer la persona responsable de
recibir los bienes, quien en el momento de la recepción debe firmarlo,
no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones o correcciones.
Siempre que se efectué una venta, independientemente del sistema de
inventario, debe elaborarse una salida de mercancías del almacén
que contenga la factura para que el responsable haga el control.
 Remisión:
Documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos
partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de
artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo
valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los
artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un
documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario
alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la
mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que
entrega.
Laborales

Contrato de trabajo:

Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a

prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la
continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo
recibe y remunera, empleador, y la remuneración cualquiera que sea su
forma, salario” (Art. 22 C.C.T)
Nómina de empleados: contiene todos los beneficios a empleados
[valores devengados por cada empleado al servicio de la empresa].
Asimismo, los valores deducidos de ley y otros autorizados
personalmente o exigidos por autoridad competente para descontar de
la nómina. Se constituye en soporte del comprobante de pago al
registrar las firmas de los empleados en señal de aceptación por la
contraprestación de sus servicios personales.
Certificado de ingresos y retenciones:
Los certificados de retención so documentos que deben ser librados por el agente tenedor que
efectua las retenciones, estos deben de ser emitidos dentro de plazo señalados , el patrono
debe facturar anualmente a sus trabajadores, pagos por todos los conceptos laborales
así como de las retenciones efectuadas.
 Certificado de Ingresos
y Retenciones MUISCA 220
Año Gravable 2015
N°. De identificación Apellidos o razón social del
Asalariado Retenedor

tributaria NIT retenedor

6. DV
Dirección Teléfono Admón. Dpto. Munic.

Número de identificación Apellidos y nombres del asalariado

Período de certificación Fecha Lugar donde se

expedición practicó
De 2015-01-01 A: 2015-12-31 2016 03 15
Concepto de ingresos Valor
Salarios y demás ingresos laborales
Cesantías e intereses efectivamente pagadas
Gastos de representación
Total de ingresos brutos
Aportes obligatorios por salud, a fondos de pensiones y
solidaridad pensional
Aportes voluntarios, a fondos de pensiones y cuentas AFC
Rentas exentas laborales
Valor de retención en la fuente por salarios y demás pagos
laborales
Firma del retenedor

Datos a cargo del asalariado

Concepto de otros ingresos Valor recibido Valor retenido
Arrendamientos
Honorarios, comisiones y servicios
Rendimientos financieros
Otros
Totales
Total retenciones año gravable 2015
Tipo de identificación de bienes
Deudas vigentes a 31 de diciembre de 2015
Identificación de las personas legalmente a cargo
Ítem CC o Apellidos y nombres Parentesco
NIT

Certifico que durante el año gravable de Firma del asalariado

2015
AFC: Ahorro y fomento a la construcción.

Este documento reemplaza la declaración de renta del trabajador siempre

que cumpla con los requisitos de empleado no declarante (según el Estatuto
Tributario).