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CAPITULO III

3. PROPUESTA

Debido a que actualmente funciona como una Cooperativa Cerrada y muy próxima a una
Cooperativa Abierta, es necesario establecer la confiabilidad de un “Manual de
Procedimientos para el Manejo y Control de Activos Fijos”, realizando un análisis e
interpretación de sus partes componentes.

Se hace necesario un proceso sistemático y previo para el control de todos sus Activos
Fijos, otorgando una correcta utilización de los mismos, mediante la verificación de los
procedimientos utilizados y analizando la administración efectiva.

3.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.1.1 OBJETIVOS

El manual de procedimientos tiene como objetivo expresar las características de un proceso

de manera amplia y pormenorizada, para que ésta descripción sirva de base sólida para la
determinación de Estados Financieros.

 Optimización de los recursos

 Eficiencia en los procesos
 Estandarización
 Programa de decisiones
 Asignaciones de funciones
 Ordenamiento de Personal
 Formular por escrito las operaciones de la empresa
 Permitir un estudio y análisis teóricos de las mismas
 Reglamentarias
 Entrenar y seleccionar personal
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 Evaluar con mayor facilidad los cambios

3.1.2. CONTENIDO

Para expresar de manera adecuada un proceso que sirva de base a la contabilidad es

necesario que el proceso sea expresado de la siguiente forma:

1.- Proceso Narrativo; consiste en la elaboración de un detalle descriptivo del

procedimiento y todos los pasos que lo componen, tomando como base el flujograma y
permite explicar de manera pormenorizada la secuencia, así como las características del
proceso.

2.- Formularios.- Toda organización para sustentar un hecho, acontecimiento o transacción

requiere de ciertas formas para obtener información suficiente y necesaria como parte del
sistema de control interno para determinar los Estados Financieros con mayor precisión.

3.- Flujogramas; cuya expresión gráfica de paso a paso, muestra esquemáticamente la

secuencia del proceso bajo una organización lógica desde un inicio hasta el fin del proceso,
utilizando una determinada simbología válida para el sistema recomendado por
consiguiente la aprobación previa de símbolos válidos en el sistema. Debe citar el o los
formularios que deben ser utilizados a efecto de dejar antecedentes.

3.1.3. OBJETIVOS DE ACTIVOS FIJOS

Los objetivos a considerar para un sistema de control interno eficaz son los siguientes:

1) Todas las adquisiciones de activos fijos , así como las bajas, traspasos y
depreciaciones estarán debidamente autorizadas, correctamente valoradas y registradas
e imputadas en el período y cuentas correspondientes.

2) Los elementos de activos fijos serán especificados en un Detalle Registro de

Inmovilizado en donde se reflejará el costo y la depreciación de los mismos entre otros.
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3) Existencia de un control físico y una actualización de los activos fijos.

4) Salvaguardia y custodia de los bienes y equipos capitalizados.

5) Segregación apropiada de funciones que eviten o disminuyan la posibilidad de

errores o irregularidades.

6) Operaciones de acuerdo con las políticas y criterios definidos por la Sociedad.

Esta definición de objetivos generales dará lugar, a su vez, al alcance de una serie de metas
enfocadas a la obtención de una fiabilidad de la información financiera contable, como
son:

 El activo fijo registrado en los libros está correctamente clasificado,

existe, es propiedad de la empresa y se encuentra en condiciones de uso.

 Existe un registro adecuado de las altas, bajas y traspasos, d acuerdo

con las políticas, criterios y controles definidos por la empresa.

 Aplicación de unos coeficientes de amortización apropiados para

todos los elementos del inmovilizado, con unos criterios objetivos y uniformes y sobre
unas bases adecuadas.

 Mantenimiento de un Registro de Activos Fijos, que especifique un

detalle individualizado de todos sus elementos y características, el cual esté
correctamente conciliado con las cuentas contables.

 El Activo Fijo se presente siguiendo los principios de contabilidad

generalmente aceptados, tal y como define la normativa mercantil correspondiente.

3.2. PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES

Los procesos que intervienen en el activo fijo incluyen:

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 Preparar los presupuestos de inversión de los activos fijos necesarios

para la actividad de la Sociedad y la correspondiente aprobación de los mismos.

 Comprar propiedades, equipos o cualquier otro bien debidamente

autorizado.

 Amortización de dicho bienes en base a sus vidas útiles.

 Venta de los activos fijos.

 Registro de las adquisiciones, bajas, cesiones, enajenaciones y

amortizaciones de los elementos de activo fijo.

3.2.1. AUTORIZACIÓN DE ALTAS, BAJAS, TRASPASOS Y DEPRECIACIONES

DE ACTIVO FIJO, ASÍ COMO UNA CORRECTA VALORACIÓN Y
REGISTRO DEL MISMO

a) Autorización

 Se Establecerán por escrito unos procedimientos e instrucciones a

seguir por la empresa que regulen el modo de autorizar las inversiones en activo fijo
tanto si se tratan de adquisiciones a terceros como de trabajos realizados por la empresa
para su inmovilizado.

 Para ello, se utilizarán unas solicitudes predefinidas, tanto para las

adquisiciones como para los retiros y mejoras en el activo fijo. Estas solicitudes
especificarán el motivo de la inversión o retiro y una estimación del valor de costo o de
realización del mismo.

 Las solicitudes serán aprobadas por la persona a quien se haya

designado para esa responsabilidad. Para solicitudes que requieran aprobar inversiones
de magnitud importante será necesario la autorización de la Alta Dirección o Consejo
de Administración de la Sociedad. Normalmente esos casos estarán detallados en
Presupuesto Anual de Operaciones aprobado por el Consejo de Dirección de la
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empresa.

 La inversión a realizar se cotejará con la solicitud autorizada,

poniendo en conocimiento del responsable los posibles excesos en la misma.

 Se definirán políticas en el tratamiento de las inversiones a

capitalizar, su consideración como reparación, mantenimiento y mejora o su condición
como gastos directamente, se necesitará autorización para la capitalización de
inversiones.

 Las amortizaciones aplicadas a los bienes del activo fijo serán

autorizadas por la persona correspondiente y detallarán las depreciaciones técnicas o
económicas que se estimen.

Esquema general de situaciones con autorización:

- Presupuesto de inversión. Presupuesto anual.

- Adquisición, bajas, transferencias de activo fijo.

- Métodos de amortización, vida útil.

- Importes mínimos a capitalizar.

- Excesos de inversión sobre presupuesto.

- Recepción de bienes, rechazos, calidad inversiones.

- Asignación persona, responsabilidades..

- Reparaciones, mantenimiento, mejoras.

b) Valoración, registro y periodo

Definición de procedimiento que aseguren la asignación de importes correctos a los

elementos de inmovilizado:

 El valor de las facturas de proveedores por compra de activo fijo será

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correcto en cuanto a precio, cantidad, descuentos, impuestos y cálculos aritméticos.

 La inclusión activo fijo de trabajos realizados por la propia empresa

considerará importes correctos en cuanto a materiales, manos de obra y gastos
generales de fabricación. Esto da lugar a tener que revisar periódicamente las cuentas
analíticas para poder controlar el costo de las mismas.

 Exclusión de los importes netos (costo y depreciación

correspondiente) de activo fijo en caso de baja (venta o retiro), registrando la
correspondiente pérdida o beneficio.

 Aplicación de los coeficientes de amortización asignados y

autorizados sobre los bienes del activo y en funcionamiento.

 Todos los elementos una vez comprados, retirados, cedidos o

traspasados, retirados, cedidos o traspasados deben de ser notificados al Departamento
de Administración para su contabilización, adjuntando su documentación
correspondiente, así como su pérdida, beneficio y amortizaciones correspondientes.

 Los registros auxiliares del activo fijo, en donde se especificarán

todos los bienes con sus descripciones y períodos de adquisición y funcionamiento
correspondientes, se conciliarán periódicamente con las cuentas del mayor general.

c) Es conveniente proceder a revisiones y verificaciones de:

 Solicitudes o presupuestos realizados, con la documentación

correspondiente de las mismas (facturas, recibos, etc.) para asegurarse de la aprobación
de las mismas.

 Facturas de compras para comprobar que se trata de bienes de

inversión a capitalizar.

 Seguimiento de las políticas establecidas en la amortización de los

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elementos de inmovilizado.

3.2.2. EXISTENCIA DE UN REGISTRO DE ACTIVO FIJO

 Se llevará un Registro de Activo Fijo, a base de fichas, tarjetas o

registros especiales, en donde se especificarán las partidas individualizadas que
integran el activo fijo. Los saldos totales de estos elementos se conciliarán con las
cuentas correspondientes del mayor general.

 El Registro de Activo Fijo detallará:

 Identificación y descripción del elemento. Es conveniente también controlar el

departamento a que corresponde dicho elemento y su ubicación física. Además es
necesario que a cada elemento individualizado se le asigne un número de
inventario con el fin de conciliarlo con el registro.

 Fecha de adquisición.

 Valor de la compra.

 Vida útil asignada. Coeficiente anual de amortización.

 Depreciación anual o mensual del bien.

 Amortización acumulada del elemento.

 Valor neto contable.

 Los elementos que se hayan amortizado totalmente se mantendrán en

el registro siempre y cuando sigan estando en funcionamiento.

 Conviene siempre que el Registro esté clasificado por grupos o

categorías de activo fijo (Construcciones, Maquinaria e instalaciones, Mobiliario y
enseres, Equipos informáticos, Aplicaciones informáticas, otro activo fijo ,etc.).

 Se incluirán también en dicho registro, aunque de manera separada,

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todos aquellos elementos del activo fijo que estén siendo utilizados en régimen de
alquiler, para el correspondiente control de los mismos.

La utilización de un Registro de activo fijo da lugar a las siguientes ventajas:

a) Mantener un registro auxiliar individualizado y controlado de todos los elementos de

activo fijo que tiene la empresa.

b) Obtener una información y localización de la existencia física de los elementos.

c) Controlar la idoneidad de las vidas útiles de los bienes.

d) Facilitar las coberturas de seguro y conocimiento de los valores netos.

e) Información de las características de cada elemento y de los ajustes a realizar en aso de

ventas, retiros o traspasos.

 Se procederá a verificaciones y revisiones de:

 Los registros a fin de comprobar que estén correctamente actualizados.

 Seguimiento del seguimiento del registro de altas y bajas.

 Conciliaciones entre el registro y las cuentas del mayor general.

 Documentos de propiedad con elementos detallados en el registro.

 Aprobación del registro por el responsable.

3.2.3. CONTROL FISICO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

 Los elementos del activo fijo se someterán a comprobaciones físicas

e incluso a verificaciones de los documentos de propiedad si fuese necesario. Para ello,
se realizarán recuentos físicos de los diversos elementos del activo, en especial de
aquellos de fácil sustracción (ordenadores portátiles, calculadoras, máquinas de
escribir, etc.). Con ello se confirma que los elementos que figuran registrados
continúan existiendo. El activo fijo dañado es anotado e identificado, registrándose los
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ajustes en valor en las cuentas si fuese necesario.

 El activo fijo debe ser recontado como máximo cada tres años,
dependiendo siempre de la naturaleza de los bienes de que se trate. Los inventarios
siempre serán realizados por personas que no sean responsables de la custodia del
activo fijo. La conciliación del recuento físico y el registro será revisado y aprobado
por el responsable correspondiente para ello.

 Las adquisiciones se numerarán en el momento de la compra con el

objeto de facilitar su control e identificación.

 Conviene que los elementos dados de baja como obsoletos se

mantengan controlados contablemente siempre y cuando tengan algún valor residual en
venta.

 Realización de verificaciones:

a) Comprobación de la realización de conteos periódicos de activo fijo.

b) Comparación con los registros de activos.

c) Investigación de las diferencias.

3.2.4. SALVAGUARDIA Y CUSTODIA

- Existirá una cobertura de seguro adecuada sobre los elementos de activo fijo. Esta será
revisada y actualizada periódicamente en base a las altas y bajas.

- Utilización de dispositivos de salvaguarda de los activos (sistemas de seguridad,

alarmas, incendio, etc.).

3.2.5. SEGREGACION DE FUNCIONES

- Una división de funciones adecuada disminuirá los errores o irregulares debido a la

participación en los procesos de personas diferentes y revisiones independientes. Así
por ejemplo quienes compran los activos no desempeñan la función de contabilización
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de los mismos.

A modo de detalle cabe señalar la siguiente división de funciones:

- Realización y revisión del inventario físico de activos.

- Conciliación del recuento físico con el registro del activo fijo.

- Conciliación del registro con las cuentas del mayor.

- Aprobación de las solicitudes.

- Contabilización de altas, bajas y amortizaciones.

3.2.6. OPERACIONES DE ACUERDO CON POLITICAS DEFINIDAS

- Procedimientos y criterios en cuanto a la activación de partidas y sus importes o por el

contrario su imputación a gastos.

- Comprobaciones periódicas de gastos registrados para confirmar su no capitalización.

- Realización de análisis de rendimiento de rendimientos de los activos.

- Políticas en la aprobación de desembolsos para la compra de activos.

- Políticas y métodos de amortización.

- Utilización de cuentas contables adecuadamente revisadas y aprobadas por la persona

responsable.

3.3. CONTRATACIÓN DE BIENES

Es el proceso administrativo que permite atender los requerimientos de bienes, la ejecución

de obras u otra contratación tendiente a satisfacer las necesidades de la entidad.

Opera como un proceso basado en conceptos, actividades y procedimientos aplicados para

perfeccionar un contrato de adquisiciones de bienes.

De acuerdo al monto de la contratación, se tienen las siguientes modalidades:

a) Licitación Pública
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b) Invitación Directa

c) Contratación por Excepción

d) Compras menores

MODALIDAD DEFINICIÓN CUANTÍA

Permite la participación de un número

De Bs. 20.001.- en
LICITACIÓN PUBLICA indeterminado de proponentes, a través de la
Adelante
publicación de una convocatoria.

Se envía invitaciones a determinados

INVITACIÓN De Bs. 201.- a Bs.
proponentes y simultáneamente se publica una
DIRECTA 20.000.-
convocatoria.

Es una modalidad que puede ser utilizada

CONTRATACIÓN POR Sin límite de
excepcionalmente en los casos previstos en las
EXCEPCIÓN monto
Normas Básicas.

De Bs.0.10 a Bs.
COMPRAS MENORES Permite la adquisición de bienes para la entidad.
200.-

3.4. MANEJO DE BIENES

Es el proceso administrativo que comprende las funciones, procedimiento y actividades

relacionadas con la administración de bienes que son de propiedad o que están bajo
custodia de la entidad. Por lo tanto, tiene como objetivo optimizar la disponibilidad, el uso
y el control de los bienes. Sus actividades deben estar incluidas en el Programa de
Operaciones Anual.

3.4.1. FUNCIONES DEL MANEJO DE BIENES

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- Administración de Almacenes

- Administración de Activos Fijos Muebles

- Administración de Activos fijos Inmuebles

3.4.2. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Un ALMACEN es un lugar, espacio o instalación donde se depositan o guardan los bienes a

ser usados por la entidad, antes de ser distribuidos para su consumo o utilización.

Un espacio físico, como ser una habitación, un cuarto o un galpón, podría funcionar como
“Almacén” cumpliendo con las siguientes condiciones:

- Facilitar el ingreso o recepción de los bienes adquiridos.

- Proporcionar condiciones de seguridad física a los bines y materiales

- Permitir ordenar el espacio físico del ambiente de manera tal que beneficie la
colocación u ordenamiento de los bienes de acuerdo a sus características.

- Facilitar la manipulación y el transporte.

El responsable de la administración del Almacén es el jefe de esta Unidad, que responde

ante la Unidad Administrativa de quien depende.

La buena administración de almacenes permite la identificación, disponibilidad, uso y

control oportuno o rápido de los bienes requeridos o necesitados.

La Administración de almacenes es un proceso que empieza con:

a) La llegada del bien a almacenes.

b) Su concepción, registro e ingreso.

c) Su conservación (almacenamiento).

d) Distribución o destino final y

e) El control de los bienes.

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3.4.2.1. LLEGADA DEL BIEN A ALMACENES

Una vez que el bien ya ha sido comprado, DEBE ingresar al Almacén de la entidad ANTES
de ser entregado al destinatario final.

Paso 1

Es el ingreso del bien al Almacén. El responsable de almacén, en función al monto:

a) Si es menor o igual a Bs. 200.-, recibirá el bien comprado según el detalle

contenido en el documento “Nota de Adjudicación” (para el caso de Compras
Menores), que es el que muestra la empresa adjudicada y además permite verificar la
cantidad y calidad de los bienes o material adquirido, para registrar su posterior ingreso
en Almacenes.

b) Si es mayor a Bs. 200- convocará a la Comisión de Calificación, que está

integrada por el Jefe de la Operaciones, Asesor Legal y Encargado de Activos Fijos y
les proporcionará la copia de la Nota de Ratificación de Adjudicación (para el caso de
Licitación Pública o Invitación Directa) para que en base a las especificaciones
detalladas en esta Nota realicen la calificación de los bienes o materiales ha adquirirse.

Esta Comisión realizará los ensayos, análisis, peritajes y otras pruebas que considere
pertinentes.

El encargado de Almacén o la Comisión de Calificación, en esta etapa, tienen la tarea

de verificar que los bienes comprados sean los requeridos en cantidad, en propiedades
técnicas, físicas, funcionales o de volumen.

Solamente si los bienes adquiridos cumplen con las especificaciones detalladas en las
Notas, se deberá permitir el ingreso definitivo al Almacén Pero, si los bienes no
cumplen con las especificaciones, entonces se recibirán provisionalmente estos bienes
HASTA poner en orden cualquier irregularidad.
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Paso 2

Si el bien está de acuerdo con lo estipulado, se deberá llenar el formulario de INGRESO A

ALMACÉN con un original y dos copias, firmando solamente el encargado de almacenes si
se trata de montos iguales o menores a Bs. 200.- Si el monto es mayor a esta cifra,
firmarán el formulario los integrantes de la Comisión Calificadora, incluido el responsable
de la Unidad de Almacén.

3.4.2.2. CONSERVACIÓN O ALMACENAMIENTO

Luego que el bien ha sido recibido en el Almacén de la entidad:

Paso 3

El encargado del Almacén procede a identificar el bien. La identificación del bien permitirá
diferenciarlo de otros bienes similares o de otras marcas.

De acuerdo a las características físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento del

bien recién ingresado, se le deberá asignar un nombre o denominación básica y detallar su
descripción.

Paso 4

A continuación se procede a clasificar el bien es decir ordenarlo de acuerdo a su volumen,

peso aspecto, composición química, frecuencia de rotación y grado de peligrosidad, en
grupos de características iguales similares o que sean complementarios..

Esta clasificación permitirá una mejor organización en el almacenamiento facilitando de

esta manera su identificación y ubicación.

Paso 5

Luego de que el encargado del almacén haya identificado el bien, deberá codificarlo. La
codificación es dar al bien un símbolo (Código)
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El propósito de este paso es permitir dos aspectos importantes relacionados con el bien
ingresado:

- Su clasificación

- Y su ubicación.

Se debe tomar los siguientes aspectos:

a) Utilizar el Método Alfanumérico, que es la combinación de letras y números,

para crear el símbolo (código) a asignar al bien.

b) Para diseñar la codificación el encargado de almacenes, deberá tomar en cuenta

la relación lógica entre el símbolo y lo que representa. A este aspecto se denomina
“principio de significación”.

c) Para realizar un codificación se tomará en cuenta los siguientes criterios:

 Estimar los límites del universo o del total de bienes suceptibles de codificación.
A esto se llama Amplitud.

 Emplear el menor número posible de cifra o letras para designar cada bien.
(Concisión)

 Permitir la adaptación del código a las necesidades operativas de la entidad.

Paso 6

El encargado de Almacén deberá realizar la catalogación, que consiste en la elaboración de

listas de bienes codificado y clasificados según un orden lógico que facilite la consulta de
los bienes existentes en Almacenes.

El propósito de la catalogación de los bienes es facilitar la función de control, teniendo

como objetivo principal la implantación integral y uniforme de un sistema de identificación
de bienes rápido y sencillo.
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La catalogación puede realizarse de acuerdo a los siguientes criterios o formas:

a) Según la denominación básica de los bienes, en base a la clasificación por

grupos de bienes.

b) Según el código correlativo de los bienes,

c) De acuerdo a la Marca Comercial, ya que permitirá identificar las características

comerciales de los bienes.

Para catalogar un bien, la lista que elabore le debe permitir la identificación rápida y
sencilla de los bienes.

Paso 7

El procedimiento realizado en la identificación, clasificación y codificación, más el criterio

a utilizar par a la catalogación de los bienes, dará como producto un documento
denominado “Lista de Bienes” que mostrará toda esta información.

Paso 8

Una vez que el encargado de almacenes a recepcionado, identificado, codificado,

clasificado y catalogado el bien, procederá a efectuar su registro en la “Tarjeta de Control
Físico de Bienes”.

Registrar, para nuestros fines, es anotar en una hoja o formulario pre-impreso toda la
información relacionada con el movimiento físico (Entradas, Salidas y Saldos en
cantidades) de la clase del bien al que se hace referencia.

Es por tal razón, que el formato o estructura de la “Tarjeta de Control Físico de Bienes” es
el que se presenta a continuación.

El propósito de realizar el registro del bien en la Tarjeta de Control Físico de Bienes, es el

de facilitar el control del movimiento de existencias y proporcionar información para tomar
decisiones sobre las adquisiciones o compras a efectuar.
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Paso 9

Cuando el bien ha sido registrado, se procede a su almacenamiento.

El almacenamiento es depositar o guardar el bien o material en una habitación o ambiente

físico.

Se debe realizar el almacenamiento de los bienes facilitando el control en su manipulación,

salvaguarda (conservación y protección ) y posterior entrega al usuario o destinatario final.

Para almacenar los bienes es importante tomar en cuanto los siguientes aspectos:

 La asignación de espacios a los bienes deberá realizarse de acuerdo a

la clase del bien, a la velocidad de su rotación es decir, a la frecuencia con que éste es
solicitado y comprado y/o según su peso y volumen.

 El encargado del Almacén deberá proceder a la ubicación de los

bienes en base a la clasificación efectuada, por similitud, tamaño y peso.

 El almacén de la entidad, de acuerdo a la clase del bien que se quiera

almacenar, deberá contar con estantes, soportes, tarimas, plataformas y otro medios o
instrumentos que faciliten el manipuleo, y la preservación de dicho bien.

Paso 10

Distribución o Entrega Final.

Para la salida de bienes del Almacén la Unidad Solicitante pedirá al responsable de la

Unidad de Almacenes el formulario “Salidas de Almacenes” (Anexo No.2), para luego
llenarlo solicitando el material o bien. Este formulario puede tener el formato que se
presenta:

El bien debe ser proporcionado y llenado el formulario una vez que el responsable de la
Unidad de Almacenes compruebe la existencia del bien o bienes solicitados.
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Paso 11

Una vez verificada la autorización de la solicitud a través de la firma de la máxima

autoridad el encargado del Almacén si fuese necesario en función de su destino deberá
utilizar técnicas de empaque y rótulo de los bienes. Luego entregará el bien a la Unidad
Solicitante debiendo firmar también el formulario tanto el que entrega el bien como el que
lo recibe. Todo bien o materia debe pasar y ser registrado en Almacén Antes de ser
entregado para su consumo o uso final.

3.5. CONTROL DE BIENES

Es responsabilidad del funcionario que esté a cargo del manejo de Almacenes, prever que
los registro estén siempre actualizados con el propósito de facilitar el control de los bienes
y guiar las decisiones relacionadas con la adquisición de los mismos.

La responsabilidad de efectuar un control físico de los bienes recae en el encargado del

Almacén, es recomendable que periódicamente este control también lo realice la Unidad
Administrativa.

El control valorado de bienes es responsabilidad del departamento de contabilidad y es

realizado a través de un documento de registro denominado Kardex Valorado.

3.6. PROHIBICIONES

El encargado del almacén DEBE tomar en cuenta que en el desarrollo de sus actividades es
importante considerar las siguientes prohibiciones:

a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;

b) Entregar bienes sin la autorización de la Jefatura de Operaciones.

3.7. ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

La administración de Activos Fijos comprende actividades relativas a la asignación,

salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso institucional.
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Tiene por objetivo promover la racionalidad en la distribución de bienes a los servidores de

la entidad para que cumplan sus funciones, salvaguardar dichos bienes y mantener y
controlar los mismos.

3.7.1. INGRESO DEL ACTIVO FIJO

La recepción de bienes para su incorporación al Activo Fijo de la entidad se producirá por

ALMACENES, utilizando para ello el formulario de Ingreso a Almacén, aplicando las
normas sobre el ingreso de bienes referente a la Administración de Almacenes, enviando
una copia de este formulario al encargado de Activos fijos y otra a la Unidad de
Contabilidad

3.7.2. CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

El encargado de Activos Fijos, para controlar la distribución de los bienes, adoptará

sistemas de identificación interna mediante códigos, claves o símbolos con los que signará
al activo fijo correspondiente, los que le permitirán:

a) La identificación, ubicación y destino del bien;

b) La discriminación clara de un bien a otro.

c) La diferenciación de una unidad y las partes que las componen;

d) La compatibilización con el sistema contable vigente en la entidad;

e) La facilidad del recuento físico.

3.7.3. REGISTRO DE INCORPORACIONES AL ACTIVO FIJO

El responsable de la Unidad de Activos fijos realizará el registro de Incorporaciones al

Activo Fijo a través del cual se verifique (Anexo No.4):

 La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada,

 La documentación que determina su propiedad, y

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 La identificación del usuario y la dependencia al que está asignado.

3.7.4. ASIGNACION DE BIENES

La asignación de bienes es el acto administrativo, mediante el cual se entrega a aun servidor

un activo o conjunto de estos, generando responsabilidad sobre su debido uso,
mantenimiento y custodia, mientras se encuentre a su cargo.

La entrega de un bien se realizará en forma escrita, conteniendo este documento, datos

sobre el estado del bien y otros del bien entregado, su ubicación entre las diferentes
Unidades o Departamentos de la Institución y el nombre del responsable, asimismo deberá
estar firmado tanto por el funcionario que recibe como por el encargado de Activos Fijos.
Para este paso, se sugiere el siguiente formulario denominado “Recibo de Entrega” (Anexo
No.5).

Esta entrega de los activos fijos también debe ser reflejada en la Hoja de Vida del Activo
Fijo, con el objeto de facilitar el control del movimiento y ubicación de los activos fijos.

Solamente para el caso de traspaso de muebles, la Jefatura de Operaciones deberá utilizar

una Orden o Memorándum para autorizarlo, indicando e identificando al servidor que
recibe el activo fijo y al que está entregando, debiendo ambos firmar esta Orden.

3.7.5. LIBERACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD

Un servidor puede ser liberado de la responsabilidad sobre el activo fijo a su cargo cuando:

a) Realice la transferencia de bienes a otro servidor pero siempre con la autorización

de la Jefatura de Operaciones y la participación del funcionario o unidad de activos
fijos. El incumplimiento a esta disposición está sujeto a responsabilidad administrativa,
civil y penal.

b) Haga la devolución de bienes a la Unidad responsable de Activos Fijos, debidamente

documentada y en forma obligatoria, cuando deje de pertenecer a la entidad. Teniendo
responsabilidad, civil y penal sobre el bien asignado, mientras no cumpla con esta
 33

tarea.

En ambas acciones en las que participa la Unidad o funcionario de Activos Fijos, debe
existir una conformidad en forma escrita.

3.7.6. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

El mantenimiento es la función especializada de conservación técnica que efectúa en los

bienes para que permanezcan en condiciones de uso.

El servidor al que se le asigne uno o varios bienes, será responsable de demandar con la
debida anticipación, servicio de mantenimiento preventivo al encargado de Activos Fijos,
para que éste registre y logre su consideración en el Programa de Operaciones Anual.

La entidad establecerá políticas y procedimientos de mantenimiento con el fin de obtener el

rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u
otros resultados indeseables que pongan en riesgo la continuidad del trabajo.

3.7.7. SALVAGUARDA Y SEGURIDAD DE ACTIVOS FIJOS

El Jefe de Operaciones, en función del valor e importancia de los bienes de la Cooperativa

es responsable de la protección de los bines contra pérdidas, robos, daños y
accidentes, debiendo:

a) contratar seguros para prevenir riesgos de pérdida económica;

b) fortalecer permanentemente los controles de seguridad física o industrial, para el

uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de entidad; y

c) formular y aplicar los reglamentos o instructivos de seguridad física e industrial.

Asimismo, delegará a la Unidad de Activos Fijos la implantación de medidas de seguridad,

para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la
autorización y el control correspondiente.
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3.7.8. CONTROL FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS

La unidad de activos fijos, deberá efectuar recuentos periódicos, planificados sorpresivos a

toda área o dependencia donde la Entidad posea activos, registrando en el Kardex de
Activos Fijos (Anexo 3), con la finalidad de:

a) Establecer con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito, préstamo,

depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos o siniestrados;

b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes;

c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer

responsabilidades por mal uso, negligencia y descuido o sustracción;

d) Verificar las incorporaciones y retiros de bienes que por razones técnicas o de

otra naturaleza no hubieran sido controlados;

e) Generar información básica para la disposición de bienes;

f) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en

el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes;

g) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de los activos.

3.8. PROHIBICIONES SOBRE ACTIVOS FIJOS

El responsable de la Unidad de Almacenes esta prohibido de:

a) Entregar o distribuir bienes sin documento de autorización, y

b) Aceptar documentos de solicitud con alteraciones, sin firma, incompletos o sin

datos inherentes al bien solicitado.

Los servidores quedan prohibidos de:

a) Usar los bienes para beneficio particular o privado;

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b) Permitir el uso para beneficio particular o privado;

c) Prestar o transferir el bien sin conocimiento de Activos Fijos;

d) Enajenar (vender o donar) el activo por cuenta propia;

e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas;

f) Poner en riesgo el activo;

g) Ingresar activos sin autorización del responsable de la Unidad de Almacenes;

h) Sacar activos de la entidad sin autorización del responsable de la Unidad de

Almacenes.

3.9. ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

La administración de inmuebles comprende las diferentes funciones y actividades

relacionadas con el uso correcto, el mantenimiento y la conservación de los inmuebles y los
terrenos de propiedad de la entidad.

3.9.1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

De acuerdo a la magnitud y cantidad de sus inmuebles, la Jefatura de Operaciones se hará

cargo de su control pudiendo delegar las tareas operativas inherentes a la administración de
inmuebles al encargado de Activos Fijos.

Cuando no exista encargado de Activos Fijos, estas funciones se delegaran específicamente

a un servidor de la institución.

3.9.2. PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

3.9.2.1. RECEPCIÓN DE INMUEBLES

La recepción de inmuebles para su incorporación al Activo Fijo se producirá a través de una

Comisión presidida por la máxima autoridad ejecutiva o el Jefe de la Unidad de
Operaciones, la misma que verificará que el inmueble cumpla con todos los términos
establecidos en el contrato.
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3.9.2.1.1. RECEPCIÓN PROVISIONAL

Todos los inmuebles deberán ser recibidos provisionalmente, para que la entidad pueda
ejercitar las garantías de evicción y vicios, de acuerdo al Código Civil.

3.9.2.1.2. RECEPCIÓN DEFINITIVA

Para que la recepción sea definitiva deberá levantarse un acta en el que exprese su
conformidad y sirva de recibo definitivo a quien entregué el bien, debiendo firma quienes
participaron en la recepción.

3.9.3. REGISTRO

El registro es la anotación documentada que el Jefe de Operaciones de la entidad deberá

llevar del derecho propietario del inmueble, identificando su localización, títulos, registro
legal, así como la historia de sus modificaciones, ampliaciones y reducciones.

Todos y cada uno de los inmuebles y terrenos de la entidad requieren de un registro en el

que se indiquen sus antecedentes y principales características.

Las características de este registro deben ser compatibles con el Sistema Contable, además
de llevar adjuntos los documentos que explican su origen o adquisición como respaldo.

3.9.4. ASIGNACIÓN DE INSTALACIONES Y USO DE AMBIENTES

La distribución de ambientes se refiere a la función que realiza la Jefatura de Operaciones

al asignar ambientes y espacios a las diferentes unidades internas de la entidad, para
facilitarles el cumplimiento de sus labores en apoyo a los objetivos.

Se realizará teniendo en cuenta la estructura organizacional de la entidad, las relaciones

funcionales y de dependencia y las actividades que desarrollan las diferentes unidades.

La administración procurará brindar ambientes adecuados para que sus servidores cumplan
con las funciones que les han sido asignadas, evitando la subutilización del espacio, el
hacinamiento, riesgos por deterioro y riesgos de accidentes.
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Si la disponibilidad de los inmuebles excede las necesidades de la entidad, el inmueble

podrá ser utilizado temporalmente por otra institución, en condiciones de arrendamiento
tomando las previsiones necesarias para proteger el bien y su derecho propietario.

3.9.5. MANTENIMIENTO

El mantenimiento es una función especializada para garantizar el adecuado funcionamiento

de los inmuebles y terrenos de la entidad.

El mantenimiento de los bienes de propiedad y uso de la entidad, estará a cargo de la

Jefatura de Operaciones en coordinación con los jefes de las unidades que tengan asignados
espacios o ambientes, o los encargados de las edificaciones o terrenos, tomando las
previsiones para elaborar programas de mantenimiento de inmuebles y terrenos e incluirlos
en el Programa Anual Operativo de la entidad, con el fin de contar con recursos para el
mantenimiento de preservación del inmueble o terreno en buenas condiciones.

3.9.6. SALVAGUARDA

Es una función especializada que busca proteger los inmuebles y terrenos de propiedad y
uso de la entidad, contra posibles riesgos, pérdida del derecho propietario, daños,
imprevistos, etc. Esta función está a cargo de la Jefatura de Operaciones o de quien cumpla
sus funciones.

Por lo indicado anteriormente, para proteger los inmuebles y terrenos se deberá:

a) Programar y contratar seguros contra incendios y desastres naturales;

b) Establecer controles de seguridad física y vigilancia

c) Establecer medidas de seguridad industrial.

Para poder contar con recursos que permitan atender las actividades del salvaguardar, la
Jefatura de Operaciones estimará los costos y los incluirá en el Programa de Operaciones de
la entidad.
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3.9.7. INVENTARIOS E INSPECCIONES

El inventario es una verificación entre la existencia física, las condiciones que presenta y
los registros que se llevan de los inmuebles y terrenos d propiedad y uso de la
entidad.

Corresponde a la Unidad de Contabilidad realizar inspecciones periódicas sobre el estado y

conservación de los inmuebles y terrenos, verificando los documentos que respaldan su
existencia e inclusión en el patrimonio de la entidad.

Según las Normas de Control Gubernamental indican que “En cada Entidad” en forma
periódica o por lo menos una vez al año, personal diferente de la custodia y registro
contable, deberá verificar físicamente los activos fijos Muebles e Inmuebles.

Se debe realizar inventarios de los activos fijos de la entidad por lo menos una vez al año.

3.9.8. PROHIBICIONES EN LA ADMINISTRACION DE INMUEBLES

En la administración de los inmuebles está prohibido:

a) Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de préstamo o

arrendamiento;

b) Usar los inmuebles para beneficios particular y/o privado;

c) Permitir el uso gratuito del inmueble por terceros; y

d) Mantener inmuebles sin darle un uso, por tiempo indefinido

3.10. DISPOSICION DE BIENES

Son las diferentes actividades que realiza la entidad para retirar del “Servicio Activo” un
bien mueble o inmueble, servible, obsoleto, inservible, extraviado, robado o hurtado.

En estos casos se retira tanto físicamente, como también de los inventarios y registros
contables de la entidad, previo el cumplimiento de los procesos establecido en las Normas
Básicas de Administración de Bienes y Servicios.
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Los bienes que utiliza la entidad están destinados a “apoyar” el cumplimiento de los
objetivos previstos en la programación de operaciones. De esta manera, por su uso en el
tiempo, van perdiendo su capacidad para prestar el servicio para el cual fueron adquiridos
hasta que el mismo sea obsoleto, inservible, etc. En consecuencia, se hace necesario darles
de baja, venderlos, donarlos, permutarlos o destruirlos.

3.10.1. MODALIDADES DE DISPOSICIÓN

La disposición de bienes se dará en una de las siguientes modalidades:

1.- Arrendamiento

Es la entrega de un bien o un grupo de bienes bajo la modalidad de alquiler, a otras

instituciones o empresas

2.- Enajenación

Es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurídica, con el derecho

propietario inherente. Puede ser a título gratuito (por donación) o a título oneroso (por
venta directa o remate)

3.- Baja

Es la acción de excluir un bien en forma física y de los registros de la entidad, un bien que
fue enajenado, robado, perdido o tienes problemas de descomposición, deterioro,
obsolescencia, merma, vencimiento. La baja también se aplica en el caso de reconstrucción
de edificaciones.

3.10.2. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE BIENES

Para identificar los bienes susceptibles de ser arrendados, enajenados o dados de baja, se
podrá adoptar uno o más de los siguientes criterios:

a) Tiempo de rotación, calculado en base al período regular para el ingreso y salida de la

clase de bien, que permitirá establecer si el bien identificado tiene escasa rotación o
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nula.

b) Bienes en desuso, que permitirá identificar aquellos bienes en funcionamiento, ya no

son usados por la entidad.

c) Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados

de baja, que permitirá establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines
de la entidad

d) Vida útil, que identifica a los bienes que hayan cumplido el período de vida útil
estimada y su sustitución sea recomendable.

3.11. ANALISIS DE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA

El análisis de factibilidad técnica y administrativa consiste en la verificación y

determinación de las condiciones de funcionamiento de los bienes. En este análisis los
técnicos encargados deberán definir si el bien contribuye a los objetivos por los cuales fue
adquirido o si ya no conviene que permanezca en la entidad.

El análisis de factibilidad legal, es la verificación de la documentación respaldatoria de su

adquisición, propiedad del bien, pago de impuestos, etc.

3.11.1. ANALISIS DE FACTIBILIDAD

La máxima autoridad ejecutiva podrá delegar a un servidor o a una comisión, el análisis de

la factibilidad legal y la conveniencia técnica y administrativa para que tome las decisiones
más convenientes sobre los bienes identificados y seleccionados.

El servidor o la Comisión designado llevará a cabo el análisis de factibilidad de los bienes

en base a una sólida información y la documentación pertinente facilitada por las diferentes
unidades consultadas.

3.11.2. INFORME DE ANALISIS DE FACTIBILIDAD

El delegado debe emitir un informe de análisis de factibilidad para determinar la modalidad

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de disposición que deberá elegir con el contenido mínimo :.

a) Identificación y ubicación del bien.

b) Condición actual.

c) Antecedentes de su adquisición

d) Situación legal, documentos de propiedad.

e) Gravámenes y obligaciones financieras pendientes

f) Recomendaciones para su disposición.

3.11.3. CONSULTA INTERNA

La máxima autoridad ejecutiva hará conocer el informe de análisis a todos los jefes de
unidad con el propósito de detectar objeciones, si las hubiera.

3.11.4. VALORACIÓN TECNICA DE LOS BIENES

Es la asignación de un valor monetario al bien en base a su precio de mercado, siendo que

éste se constituirá en el Precio Base.

En base al informe de análisis y consulta interna, la máxima autoridad ejecutiva adoptará la

decisión de efectuar avalúo determinación del valor del bien. Para el efecto, delegará al
responsable de la Jefatura de Operaciones o a una comisión evaluadora nombrada por éste.

Esta comisión podrá recomendar la contratación de consultores especializados.

El resultado de la evaluación se presentará en un informe elaborado por la Unidad

Administrativa designada, para respaldar la decisión de la máxima autoridad en la
modalidad de disposición a elegir.

3.11.5. ASESORAMIENTO JURÍDICO

Los asesores jurídicos participarán permanentemente en el proceso de disposición de los

bienes.
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En casos excepcionales, se podrán contratar unidades jurídicos, estudios de abogados

externos o consultores técnicos, para que asesoren a la entidad y efectúen las diligencias
requeridas en la ejecución de la modalidad elegida para la disposición de bienes.

3.11.6. DECISIÓN

La decisión es la responsabilidad asumida por la máxima autoridad ejecutiva para elegir la

modalidad seguir, en cada proceso de disposición de bienes.

3.11.7. RESOLUCIÓN SOBRE LA DISPOSICIÓN

Cualquiera sea el tipo de disposición que determine la máxima autoridad ejecutiva sobre los
bienes de la entidad, debe estar expresada en una resolución que contendrá el máximo
detalle sobre los antecedentes, los propósitos y las condiciones relativas al bien dispuesto.

3.11.8. REGISTRO SOBRE LAS DISPOSICIONES

Una vez autorizada la disposición de bienes adjuntando los informes de análisis y

evaluación del bien o bienes, base a los informes de análisis y de evaluación del bien, la
unidad administrativa de la entidad creará un registro documentado que permita conocer, en
cualquier momento, el curso de los acontecimientos hasta la consolidación de la decisión.

3.12. PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO

3.12.1. CONVOCATORIA PUBLICA

Si la disposición de los bienes se la realiza mediante la modalidad de arrendamiento o

alquiler, ésta deberá estar enmarcada y justificada:

Las causas para arrendar un bien serán las siguientes:

a) Cuando se prevea que el bien no será utilizado por la entidad, por un período
determinado o por tiempo indefinido.

b) Cuando se arriende el bien a un programa o proyecto en los cuales la entidad participa.

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Los pasos a seguir para el Arrendamiento son los siguientes:

La entidad a través de una Convocatoria Pública en un periódico de circulación Nacional y

Local invitará a presentar propuestas, haciendo conocer la disponibilidad del respectivo
bien para su alquiler. En esta Convocatoria se establecerá el monto de dinero y las
condiciones en las cuales la entidad desea arrendar.

El arrendamiento se realizará por tiempo definido y con garantía de devolución en las

mismas condiciones en las que fue entregado.

Es importante que toda convocatoria debe ser publicada para cualquiera de las modalidades
de Disposición.

La Máxima autoridad recepcionará las propuestas presentadas, las cuales deberán ser
entregadas en sobre cerrado y registradas por la Unidad Administrativa.

3.12.2. APERTURA, ADJUDICACION Y FIRMA DE CONTRATO

Las propuestas presentadas serán analizadas en el mismo acto público de acuerdo a la

Convocatoria realizada. La Máxima autoridad elegirá y adjudicará a la propuesta más
conveniente para la entidad.

3.12.3. CONTRATO

La entidad propietaria del bien tomara las previsiones para firmar un contrato en el cual se
estipule el tiempo del arrendamiento, las condiciones de pago, las obligaciones tributarias
relacionadas con el uso del bien y las condiciones de su conservación que se consideren
necesarias. La máxima autoridad firmará el contrato de arrendamiento o alquiler con el o l
os adjudicados.

3.12.4. ENTREGA DEL BIEN

La entrega será realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes la
cantidad, estado y valor. Este documento será firmado por los representantes de la entidad
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que los recibe y de la que los entrega.

3.12.5. REGISTROS

La unidad administrativa creará los registros necesarios, para efectuar un control y

seguimiento de los bienes arrendados.

3.13. PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN

La enajenación es la transferencia definitiva de un bien a otra persona natural o jurídica,

con el derecho propietario inherente. Esta enajenación podrá ser:

a) ENAJENACION A TITULO GRATUITO (DONACION)

La máxima autoridad determinará la transferencia gratuita de los bienes, cuando la venta de

éstos no fuere necesaria o conveniente a la entidad siempre que su destino contribuya a una
obra social o cultural.

Las donaciones se producirán cuando la entidad no tenga necesidad del bien objeto de la
donación ni obtenga mayor beneficio con su enajenación.

En el caso de inmuebles, el documento de transferencia deberá considerar la reversión de la

donación, cuando la entidad beneficiaria no la utilice para los fines previstos, o cuando se
disolviera.

b) ENAJENACION A TITULO ONEROSO (VENTA)

La enajenación a título oneroso, es la venta de los bienes de propiedad de la entidad, que ya

no son utilizados por éste y que pueden recuperar total o parcialmente la inversión

En la enajenación a título oneroso, se consideran dos opciones:

a) Remate, que puede ser: Puja abierta, Concurso de Propuestas

b) Venta Directa
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3.14. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES

Una vez que los bienes hayan sido dispuestos como resultado de la enajenación a título
gratuito u oneroso y respaldándose en la documentación pertinente, serán excluidos en
forma física y de los registros contables de la entidad.

La documentación base sugerida para la baja de los bienes será, el Informe del Análisis
Técnico y Legal (Análisis de factibilidad), los otros informes presentados por el Asesor
Legal, avalúo, documento de cancelación del bien si fuera el caso, etc.

Además de la enajenación, los bines pueden ser dados de Baja por: hurto, robo o pérdidas
fortuita; mermas; vencimiento, descomposiciones, alteraciones, deterioros; inutilización u
obsolescencia; desmantelamiento total o parcial de edificaciones, siniestro, exceptuando
naturalmente el terreno que no será dado de baja.

3.14.1. REGISTRO DE INCORPORACIONES Y RETIROS

La sección de Activo fijo, llevara un Kardex individual computarizado para las

incorporaciones y retiros en formulario el mismo que contendrá la siguiente información:

a) Cuenta de activo según sistema

b) Código de Activo Fijo
c) Cantidad de unidades
d) Nombre y descripción del Bien
e) Fecha y referencia de incoporación o retiro
f) Ubicación del bien (oficina)
g) Código de ubicación del bien (oficina)
h) Valor de compra en moneda nacjinal y extranjera
i) Número de comprobante, proveedor del bien
j) Vida útil del bien
k) Fecha de Revalorización
l) Valor de la Revalorización
m) Depreciación Gestiones Anteriores
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n) Depreciación de la gestión
o) Depreciación Acumulada Actual
p) Valor Neto