Manual Funciones Administracion

Código.
MF- 001
MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01
Elaboración: 31/01/2018
Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019
NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

GERENTE GENERAL ASAMBLEA DE SOCIOS
OBJETIVO
Planear, proponer ,aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas , comerciales , operativas y financieras de la Empresa
,asi como resolver los asuntos que requieran su intervencion, de acuerdo a las facultades delegadas por los estatutos de la empresa y la
asamblea de socios .
COMPETENCIA REQUISITO REGISTRO
Profesional en carreras de administración,

Educación: Certificado de Educación
Especialización o maestria
EDUCACION
Convalidación: Acta de grado N/A
Desempeño mínimo en el sector de dos (2) años en cargos

EXPERIENCIA Certificados de Experiencia
similares.
FORMACION Dos Años de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
Trabajo en Equipo: Brinda y exige a los cargos con los que esta relacionado colaboración, cooperación,
información y resultados necesarios para el cumplimiento del objetivo de la empresa.
Integridad y Valores: Se puede considerar como un persona honesta, sincera y confiable, que actúa dentro de las
directrices y normas organizacionales y sociales, maneja con confiabilidad la información que conoce de la
compañía.
Responsabilidad: Asume plenamente las consecuencias generadas de la toma de decisiones así como de los
errores u omisiones cometidos en la realización de las tareas asignadas a él (ella) o a sus colaboradores.
Interés por el cliente: Busca satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes tanto externos como
internos, estableciendo relaciones adecuadas con ellos, logrando su confianza y respeto.
Compromiso Organizacional: Realiza el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su conducta a
las necesidades y metas de la empresa.
Seguridad de Gestión: Asigna con claridad la responsabilidad de efectuar tareas y toma de decisiones
HABILIDADES estableciendo objetivos, tiempos y medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y rápidamente o
toma las acciones correctivas del caso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo mejor posible.
Código. MF- 001

HABILIDADES GERENTE GENERAL ASAMBLEA DE SOCIOS
Control y Supervisión: Revisa el rendimiento de las personas que tiene a cargo. Sabe cuando y como incentivar o
tratar con firmeza de acuerdo con los resultados.
Asertividad: Toma decisiones oportunamente analizando las situaciones con agudeza de acuerdo con su
experiencia, sentido común y buen juicio
Seguimiento: Convoca a reuniones regularmente con el fin de analizar el progreso individual de los
colaboradores a cargo y el cumplimiento de objetivos planes de acción planteados
Comunicación oral y escritura efectiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la organización en
forma clara de tal manera que sean entendidas sin lugar a dudas.
Habilidad de control: Reconoce la necesidad de ejercer control sobre los métodos, personas y asuntos
relacionados con la empresa y desarrolla estrategias para lograrlo
FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO
1 Nombrar al personal de la Empresa, señalando atribuciones y responsabilidades.
Formular y emitir políticas de funcionamiento y desarrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor
2 seguridad las actividades de la Empresa.
3 Vigilar la adecuada Administración de la Empresa en relación a su naturaleza.
Establecer la estructura organizacional más adecuada a las necesidades de la Empresa, de tal manera que posibilite el desarrollo ágil y
4 coordinado de las áreas de la misma.
5 Adoptar e implementar métodos de trabajo que simplifiquen y mejoren la realización de las actividades de la Empresa.
Evaluar el desarrollo de las actividades de la Empresa y aplicar las medidas preventivas y correctivas necesarias para su
6 fortalecimiento.
7 Representar a la Empresa ante entidades Oficiales, Nacionales, Extranjeras, sobre aspectos legales, financieros y organizativos.
Formular y emitir políticas de funcionamiento y desarrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor
8 seguridad las actividades de la Empresa.
Código. MF- 001

9 Cumplir con las funciones propias de los estatutos de la compañía.
1 Revision y aprobacion los estados financieros de la empresa .
11 Cumplir con el reglamento interno de trabajo
12 Cumplir con el sistema de seguridad SGT
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Representar a la empresa ante las entidades estatales , departamentales yo municipales.
GENERALES
EQUIPO Mantener en buen estado el Equipo de Oficina asignado
Informes a la amablea de socios , de acuerdo a requerimientos.
INFORMES
DOCUMENTOS Y FORMATOS:
Código. MF- 001

AUTORIDAD
RENDICIÓN DE CUENTAS A GERENCIA.
REPORTA A : Gerente General Lo que reporta es: Informe a la asamblea de socios
Los clientes, Lo que le reportan Todos los requerimientos de los clientes internos y externos .
LE REPORTAN: personal es:
Firma Trabajador __________________________ Fecha________________

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Versión: 01
o actualiza: 16/07/2019
JEFE INMEDIATO
ASAMBLEA DE SOCIOS
OBJETIVO
idades administrativas , comerciales , operativas y financieras de la Empresa

de acuerdo a las facultades delegadas por los estatutos de la empresa y la
REGISTRO
Certificado de Educación
N/A
Certificados de Experiencia
Certificados de trabajos anteriores
a los cargos con los que esta relacionado colaboración, cooperación,

s para el cumplimiento del objetivo de la empresa.
nsiderar como un persona honesta, sincera y confiable, que actúa dentro de las
ales y sociales, maneja con confiabilidad la información que conoce de la
nte las consecuencias generadas de la toma de decisiones así como de los

a realización de las tareas asignadas a él (ella) o a sus colaboradores.
sfacer las necesidades y expectativas de los clientes tanto externos como

adecuadas con ellos, logrando su confianza y respeto.
za el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su conducta a

resa.
on claridad la responsabilidad de efectuar tareas y toma de decisiones

medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y rápidamente o
aso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo mejor posible.
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Versión: 01
JEFE INMEDIATO
ASAMBLEA DE SOCIOS
ndimiento de las personas que tiene a cargo. Sabe cuando y como incentivar o
os resultados.
ortunamente analizando las situaciones con agudeza de acuerdo con su

juicio
nes regularmente con el fin de analizar el progreso individual de los

miento de objetivos planes de acción planteados
tiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la organización en

n entendidas sin lugar a dudas.
la necesidad de ejercer control sobre los métodos, personas y asuntos

arrolla estrategias para lograrlo
S PROPIAS DEL CARGO
nes y responsabilidades.
arrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor
ación a su naturaleza.
las necesidades de la Empresa, de tal manera que posibilite el desarrollo ágil y
quen y mejoren la realización de las actividades de la Empresa.
resa y aplicar las medidas preventivas y correctivas necesarias para su
onales, Extranjeras, sobre aspectos legales, financieros y organizativos.
arrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor

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Versión: 01
JEFE INMEDIATO
ASAMBLEA DE SOCIOS
compañía.
resa .
BILIDADES DEL CARGO
entidades estatales , departamentales yo municipales.
o de Oficina asignado
e acuerdo a requerimientos.
Código. MF- 001
Versión: 01
JEFE INMEDIATO
ASAMBLEA DE SOCIOS
DE CUENTAS A GERENCIA.
Informe a la asamblea de socios
Todos los requerimientos de los clientes internos y externos .

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Director Contable Gerente General
OBJETIVO
Tener la capacidad para generar información financiera que le dé valor agregado a la toma de decisiones.
Contador profesional -conocimientos en Certificado de Educación

Educación: NIIF
EDUCACION

similares.
FORMACION Dos años de experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
Integridad y Valores: Se puede considerar como un persona honesta, sincera y confiable, que actúa dentro de
las directrices y normas organizacionales y sociales, maneja con confiabilidad la información que conoce de la
compañía.
Compromiso Organizacional: Realiza el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su

conducta a las necesidades y metas de la empresa.
estableciendo objetivos, tiempos y medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y
HABILIDADES rápidamente o toma las acciones correctivas del caso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo
mejor posible.
Código. MF- 001

HABILIDADES Director Contable Gerente General
Control y Supervisión: Revisa el rendimiento de las personas que tiene a cargo. Sabe cuando y como
incentivar o tratar con firmeza de acuerdo con los resultados.
Comunicación oral y escritura efectiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la organización
en forma clara de tal manera que sean entendidas sin lugar a dudas.
1 Clasificar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para tal fin
2 Llevar los libros mayores y los auxiliares necesarios, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas.
3 Elaborar el plan de trabajo contable mensual.
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la Empresa que exijan los entes de control y mensualmente entregar
4 al Gerente, un balance que refleje la situación real de la Empresa.
5 Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales esté obligada la Empresa.
6 Atender y dar respuestas a las solicitudes de Las entidades estatales.
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido
7 en las normas vigentes.
Código. MF- 001

Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de
8 control interno.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de
9 información tanto internas como externas.
10 Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente, en temas de su competencia.
11 Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen la contabilidad.
GENERALES
INFORMES
Código. MF- 001

DOCUMENTOS Y FORMATOS:
AUTORIDAD
REPORTA A : Gerente General Lo que reporta es:
Lo que le reportan
LE REPORTAN: Los clientes es:

Código. MF- 001

Coordinador de Gestion Humana GERENTE
OBJETIVO
Contribuir el cumplimiento de los objetivos de la empresa, manteniendo un recurso humano altamente calificado y motivado, aplicando
programas, eficientes de administración del recurso humano, velando por el cumplimiento de normas y procedimientos
Educación: Profesional en carreras a fines Certificado de Educación
EDUCACION
EXPERIENCIA Desempeño mínimo en el sector de dos (2) años en cargos simiCertificados de Experiencia
FORMACION Dos años de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
compañía.
Compromiso Organizacional: Realiza el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su conducta
a las necesidades y metas de la empresa.
HABILIDADES estableciendo objetivos, tiempos y medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y rápidamente
o toma las acciones correctivas del caso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo mejor posible.
Control y Supervisión: Revisa el rendimiento de las personas que tiene a cargo. Sabe cuando y como incentivar
o tratar con firmeza de acuerdo con los resultados.
Código. MF- 001
HABILIDADES

Llevar a cabo el control de horas extras teniendo en cuenta los reportes de los supervisores, del coordinador de despachos y los
1 permisos de portería contrastando esta información con la de los formatos de asistencia tanto operativo como administrativo.
2 Controlar los permisos de incapacidades, permisos personales y anexar los correspondientes descuentos a la nómina.
3 Ingresar los empleados en el sistema y crear carpeta en fisico con los documentos soportes.
4 Actualizar de datos de los empleados.
Realizar la nómina en el sistema quincenalmente, pasar a revision a contabilidad y aprobacion por Gerencia. Entregar a cada
5 empleado los desprendibles de pago de nomina y bonos people pass , dejando constancia de la entrega
6 Gestionar el ingreso de nuevo personal para las areas de acuerdo a solicitudes .
7 Apoyar el proceso de selección inicial de personal Administrativo
Realizar las afiliaciones y desafiliaciones de los empleados a la ARL, EPS, fondo de pensiones , cesantias y caja de compensación de
8 acuerdo a los instructivos de cada entidad.
9 Coordinar el proceso de selección y contratación de personal
Elaborar las liquidaciones laborales totales y parciales, pasar la Dirección conable para su revisión y aprobación, después pasar a
10
Tesorería para el pago.
Reportar las incapacidades a ARL a partir del segundo día y a la EPS a partir del tercer día, de acuerdo a las instrucciones en cada
11 entidad.
Realizar la nómina de comisiones de los vendedoresuna vez informe del área de contabilidad sobre retenciones en la fuente y
12 aprobación de Gerencia.
Código. MF- 001

13 Realizar la induccion al personal nuevo y reinduccion cuando sea necesario.
14 Gestionar y tramitar los prestamos y anticipos de nomina del personal .
Verificar el cumplimiento , selección y contratación de la cuota SENA, asi como el envio del informe semestral del personal activo
15 del sena y la cuota.
16 Controlar el archivo general de personal , personal retirado, ARL, EPS, caja de compensacióny demas documentacion del area.
17 Realizar los otrosi o modificaciones de contrato ( salariales , de cargo, etc).
18 Brindar apoyo en las respuestas a requerimientos de las entidades de control.
Realizar los memorandos por llamados de atención al personal en caso de que incurra en infraccion al reglamento interno de
19 trabajo o disposiciones legales vigentes.
20 Organizar actividades de bienestar (cumpleaños, fiestas del trabajador y fin de año y las demas autorizadas por gerencia)
21 Elaborar la Programacion de vacaciones anual.
22 Diligenciar solicitudes de tarjeta de people pass asi como la liquidacion de la factura al final del mes .
23 Atender solicitudes de los empleados .
24 Coordinar y consolidar las evaluaciones de desempeño.
25 Preparar y liquidar la planilla integrada de aportes
26 Realizar los certificados de ingresos y retenciones anualmente
27 Apoyar los temas relacionados con la Empresa de Vigilancia -SALVAGUARDAR
28 Atender requerimientos del área administrativa
29 Presentar informes de gestion del area dentro de los primeros cinco (5) dias del mes, enviar a Gerencia y Dirección Contable
30 Cumplir con el cronograma de cierre contable
33 Las demas funciones que le sean asignadas del area.

Informe mensual destinado a Gerencia con copia a contabilidad que incluya procesos pendientes, total de
personal, total de retiros, ingresos, grafica de salarios, novedades valores por aportes, valores por People Pass .
INFORMES
Código. MF- 001

INFORMES
Realizar semestralmente un informe destinado al SENA que incluya las matrices, códigos e informe de trabajo
mes a mes de cuota SENA.
DOCUMENTOS Y FORMATOS: Diligenciar contratos cuando sea necesario., diligenciar los formatos del area .
AUTORIDAD Definición de objetivos, metas politicas, estrategias, planes y programas propios del area de Gestión Humana
Pagos de nomina, aportes a seguridad social y parafiscales Retiro

de personal Contratación de
REPORTA A : Gerente General Lo que reporta es: recurso humano Programación de bienestar
Cumplimiento cursos Sena
Informe de Gestion Mensual
Permisos
Incapacidades
Accidentes laborales
Inconvenientes o problemas
Lo que le reportan
LE REPORTAN: Los Trabajadores es:

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Asistente Contable Contador
OBJETIVO
Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, ordenada y oportunamente los hechos económicos de acuerdo a los principios contables y
normas legales y tributarias las operaciones contables de la empresa, con el propósito de tener una información financiera real, razonable y
oportuna con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones de los administradores.
Tecnico, Tecnologo, o estudiante

profesional en carreras afines, en
relación a la contabilidad,
actualizaciones normativas
EDUCACION
EXPERIENCIA Desempeño mínimo en el sector de un (1) año en cargos similaCertificados de Experiencia
FORMACION Un Año de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
compañía.

HABILIDADES
rápidamente o toma las acciones correctivas del caso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo
mejor posible.
Código. MF- 001
HABILIDADES
Seguimiento: analizar el progreso individual y el cumplimiento de objetivos y planes de acción planteados
Habilidad de control: Reconoce la necesidad de ejercer control sobre los métodos, y asuntos relacionados con
la empresa y desarrolla estrategias para lograrlo
Causa facturas de compra de bines y servicios, revisando que tengan todos los soportes y verificando que cumplan con los
1 requisitos de Ley
2 Elaborar las provisiones mensuales que sean necesarias.

Organizar y controlar el archivo de facturas y notas de contabilidad verificando los consecutivos en facturación con los soportes
3 de facturacion.
Apoyar a las demás dependencias del área administrativa sobre la correcta aplicación de impuestos y deducciones, requerimientos
4 de gerencia.
5 Realizar mensuamente las conciliaciones bancarias y de las tarjetas de credito corporativas.
6 Actualizar los activos fijos de la compañía en el archivo de excel y la carpeta fisica .
Apoyar en la visita del revisor fiscal participar en los conteos de inventario de almacén y material disponible incluyendo el
7 inventario de activos fijos.
Generar y controlar las notas de reclamación de los clientes revisando la información enviada sobre daños o fallas en el producto
8 para evaluar la responsabilidad de la compañía.
Realizar la creación de terceros (compras-clientes-) en el sistema verificando los documentos (RUT, cámara de comercio, cedula) y
9 posteriormente incluirlos en el archivo respectivo.
10 Causuacion de caja menor de la compañía.
11 Elaboracion de notas contables del sistema, causación de amortizaciones

Código. MF- 001

12 Diligenciar certificados para clientes -proveedores
13 Realizar la conciliación de terceros y cuentas de acuerdo a las insrucciones de Dirección Contable
14 Diligenciar formatos de informacion exogena
15 Atender las llamadas del conmutador .
16 Elaboracion de notas credito-debito de clientes y proveedores.
17 Responsable del orden y control del archivo fisico del area administrativa y contable .
18 Realizacion de flujo de caja mensual.
19 Conciliar mensualmente la planilla de pagos de aportes a la seguridad social.
20 Prestar apoyo a Gerencia en la labores encomendadas.
21 Imprimir Libros Oficiales y Actas de Asambleas y Junta Directiva, verificando consecutivos y oportunidad según corresponda.
22 Realizar compra de tiquetes, reservas hoteleras, transportes, autorizados por Gerencia
23 Reemplazar durante el tiempo de almuerzo a la persona encargada de facturación y ventas.
24 Actualización de planes de lineas corporativas, conforme a los requerimientos y autorizaciones de Gerencia
25 Enviar por correo electronico copia de los recibos de servicios públicos al Asesor Ambiental

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GENERALES Cumplir a cabalidad con las funciones encomendadas al cargo
INFORMES Presentacion informe a la Dirección Contable, de acuerdo a requerimientos
DOCUMENTOS Y FORMATOS: Diligenciar los formatos del area contable .
AUTORIDAD
Contador-Gerente Lo que reporta es: causaciones, conciliaciones bancarias , notas contables - Reclamacion
REPORTA A : General de clientes
Compras -Tesoreria Lo que le reportan Facturas para causacion , extractos bancarios para conciliacion.
LE REPORTAN: es:

Código. MF- 001
Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/072019

Asesor Comercial Gerente
OBJETIVO
Responder por toda la gestion de ventas , prestando asistencia a los clientes asignados y visitando clientes potenciales , con el proposito de
cumplir las metas establecidas por la compañía.
Educación: Profesional en carreras a fines Certificado de Educación
EDUCACION
EXPERIENCIA Desempeño mínimo en el sector de dos años en cargos similaCertificados de Experiencia

compañía.
Código. MF- 001
HABILIDADES

Seguimiento: Asiste a reunión semanal para seguimiento y control
Código. MF- 001

1 Conocer acertadamente los productos y servicios de la Compañía.
2 Programar y cumplir cronograma de visitas, dejando evidencias en el rutero establecido para tal fín
3 Asesorar objetivamente a los clientes en la compra del producto
4 Mantener un excelente servcio post venta
5 Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados
6 Informar al cliente sobre las nuevas promociones, nuevos productos, políticas de precios y descuentos
Reportar a la Empresa todo cambio de razón social o de dueño de los establecimientos de comercio, asignados a su zona y gestionar
7 la documentación
8 Responder por el recuado de la cartera de sus clientes y de su zona
9 Pedir autorización para negocios especiales, que no estén dentro los parámetros establecidos
10 Realizar constantemente estudio de mercadeo de las zonas, precios, preferencias, rotación, etc.
11 Ofrecer una imagen positiva como Empresa organizada
12 Cumplir con las metas establecidas por la Gerencia de acuerdo a trazabilidad.
13 Participar activamente en charlas de capacitación, seminarios, ofrecidos por la Compañía o Aliados estratégicos.
Presentar cada semana seguimiento y control de clientes ( cartera, clientes nuevos, fcturación, seguimientos de clientes,
14 observaciones en general)
15 Hacer una vez a la semana planta ( atención de Nuevos clientes y disponibilidad del Asesor)
16 Presentar informes de gestion del area dentro de los primeros cinco (5) dias del mes, enviar a Gerencia y Dirección Contable

Código. MF- 001

Visitas y atencion a clientes existentes.
Apertura de mercado en zonas asignadas
GENERALES Penetración de nuevos mercados (Zonas donde no hay precencia de la Empresa)
Estudios de mercadeo
Seguimiento continuo a clientes y posibles clientes
EQUIPO Mantener en buen estado los equipos asignados por la compañía.
Presentar informe mensual de ventas.
INFORMES
DOCUMENTOS Y FORMATOS: Manejo de formularios del area de comercial. Documentación de clinetes.
AUTORIDAD Velar por el bueno uso de la marca y prestigio de la compañía.
Director Comercial .
Tesoreria , Lo que reporta es: Ventas , visitas , informe de gestion mensual , pagos , documentacion
REPORTA A : Coordinador de clientes, pedidos.
logistica
Código. MF- 001

Coordinador
logistica, Lo que le reportan Existencias, despachos, estado de cartera y pagos.
LE REPORTAN: Coordinador de es:
despacho .
Tesoreria

Código. MF- 001

Asistente Administrativa y Comercial GERENTE
OBJETIVO
Responsable de la atención los clientes de Oficina, y apoyo a la labor de los Asesores Comerciales

Bachiller Academico Certificado de Educación
Educación:
EDUCACION
Convalidación: Acta de grado
EXPERIENCIA Experiencia mínima de un (1) año en cargos similares Certificados de Experiencia
FORMACION
Integridad y Valores: Se puede considerar como un persona honesta, sincera y confiable, que actúa dentro
de las directrices y normas organizacionales y sociales, maneja con confiabilidad la información que conoce
de la compañía.
HABILIDADES
Consciencia Organizacional: Reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica
la capacidad de identificar tanto aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir
sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las
situaciones afectarán a las personas a su cargo.
HABILIDADES
Código. MF- 001

Comunicación oral y escritura efectiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la
organización en forma clara de tal manera que sean entendidas sin lugar a dudas.
1 Enviar informe diario de ventas por factura , producto e inventarios a Gerencia y Socios de la Empresa
2 Actualizar diariamente del cuadro de ventas.
3 Generar informe comparativo mes a mes de las ventas por Asesor, zona, departamento y producto, cliente nuevo
4 Generar Informe del consumo por sucursal de los clientes Easy y Hierros de Occidente
5 Generar informe comparativo del consumo de los clientes de oficina mes a mes
6 Generar informe de los clientes nuevos por Asesor
7 Generar informe de crecimiento de clientes que eran de oficina y fueron asignados a los Asesores
8 Actualizar cuadro con información de los clientes que tienen crédito
9 Atender a los clientes de Oficina y apoyar requerimiento de los asesores comerciales
10 Hacer la programación de despachos en coordinacion con los asesores comerciales , los dias viernes y enviarla a Gerencia
Controlar el inventario de material publicitario, hacer entrega a los Asesores Comerciales y hacer requerimiento al área de
11 compras cuando sea necesario
12 Elaborar cartas de Rebate mensual para los clientes
13 Realizar encuestas de satisfacción de cliente aleatoriamente cada mes
14 Coordinación de diligencias con las demás áreas y control de actividades del mensajero
15 Manejo y control de Caja Menor
16 Elaboración y control del cuadro consumo servicios públicos.
Diligenciar el formato de informes de producción, consolidando los datos de las diferentas areas de planta y producción. Enviarlo
17 a Gerencia General y Gerencia de Producción diariamente y a la Ing. Ambiental y Dirección Contable el primer día hábil del mes
18 Realizar Informe mensual del área los primeros cinco (5) días hábiles del mes, para envío a Gerencia y Dirección Contable
19 Cumplir con el cronogrma de cierre contable

Código. MF- 001


GENERALES Atención a clientes
EQUIPO Mantener en buen estado los equipos asignados por la compañía.
INFORMES Presentar informe mensual de ventas.
AUTORIDAD

director
REPORTA A : administrativo Lo que reporta es:
/gerencia
director
LE REPORTAN: administrativo Lo que le reportan
/gerencia es:
Firma Trabajador Fecha________________

Código. MF- 001

Coordinador de Compras y Almacén GERENTE
OBJETIVO
La gestion del coordinador de compras asegura que todods los bienes, servicios e inventario necesarios para operación del negocio se ordene
y se encuentren al tiempo en el almacen ,tambien es responsable de controlar los bienes adquiridos y debe ser capaz de desarrollar una
buena negociacion con proveedores.
Tecnico, Tecnologo, o profesional en

carreras afines,
EDUCACION

similares.
compañía.
Código. MF- 001

HABILIDADES Coordinador de Compras y Almacén GERENTE
1 Gestionar las solicitudes de requerimientos de insumos para el proceso de producción, administración, maquinaria o repuestos
2 Realizar mínimo tres (3) cotizaciones para toda compra de bienes y servicios que requiera la Compañía.
3 Generar las órdenes de compra a los proveedores de las cotizaciones aprobadas por gerencia y enviarlas al respectivo proveedor
4 Creacion de los productos en el sistema World Office, de acuerdo al consecutivo y clasificacion de la empresa.
5 Realizar el registro de remisiones de proveedores, ingresos y salidas de materiales en el sistema World Office diariamente.
Alimentar la información en el formato de estados de compra de las requisiciones, consecutivos, pendientes, entradas de
6 mercancía al almacén.
7 Gestionar y controlar Anticipos a Proveedores
Realizar seguimiento y control de la compra de la materia prima de la compañía ( carbon-chamote-arcilla , ) y solicitud de servicios
8 ( transporte materia prima, alquiler retro, etc)
9 Coordinar visitas y atención de proveedores.

Código. MF- 001

Coordinar con los supervisores los trabajos de mantenimiento proyectados a Diciembre, previamnente aprobadas por la Gerencia
10 General y el Gerene de Planta y Producción
11 Actualizar trimestralmente listado de Proveedores
Solicitar la documentación para la creación de proveedoes en el sistema (RUT, Cámara de comercio, Certificaciones bancarias,
12 Cedula representante legal)
13 Diligenciar y enviar formularios de crédito a proveedores
Realizar trimestralmente el envío de muestras de carbón y semestralmente el envío de muestras de bloquelon a los respectivos
14 laboratorios para su análisis,
15 Realizar presupuesto del area de compras , mantenimiento, administracion y produccion.
16 Manejo, control y seguimiento del proceso de importaciones.
17 Mantener ordenado el archivo con el consecutivo de documentos ,del area.
18 Enviar mensualmente por correo electrónico al Asesor Ambiental,reporte de consumo combustibles y costo asociados.
19 Realizar Informe mensual del área los primeros cinco (5) días hábiles del mes, para envío a Gerencia y Dirección Contable
20 Cumplir con el cronogrma de cierre contable

Las órdenes de compra, el consecutivo de las mismas, órdenes cerradas y órdenes pendientes, en el caso de
órdenes de compra pendientes se debe incluir el porqué de esta situación.
Las órdenes de servicio, el consecutivo de las mismas, ordenes cerradas y ordenes pendientes, en el caso de
órdenes de compra pendientes se debe incluir el porqué de esta situación.
GENERALES
Informe de gestión de mes terminado y la proyección del mes siguiente.
Informe de gastos del mes terminado así como la proyección de gastos del mes siguiente.
Código. MF- 001
GENERALES
Informe de anticipos abiertos del mes que termina especificando él porque de esta situación, a que proveedor
está dirigido, bajo que concepto y de que monto es.
Realizar semanalmente (viernes) un informe destinado a tesorería que incluya los anticipos necesarios en la
próxima semana a quien van dirigidos y de que porcentajes son.
INFORMES
Realizar un informe mensual destinado a gerencia
DOCUMENTOS Y FORMATOS: Ordenes de compra, ordenes de servicio (cuadro de seguimiento)
AUTORIDAD Realizar cotizaciones, compras y negociaciones con autorización de gerencia
Gerente General, Compras realizadas, elementos pendientes, anticipos solicitados,

Coordinadora de
REPORTA A : Lo que reporta es: proyectos, pendientes en ejecución, consumos mensuales,
procesos seguimiento ordenes de compra.
administrativos
Almacen y Lo que le reportan Todo lo pendiente en planta, consumos del mes, cotizaciones.
LE REPORTAN: Proveedores es:

Código. MF- 001

Auxiliar de Almacén Coordinador de Compras y Almacén
OBJETIVO
Atender los requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros del
almacén

Educación:
EDUCACION Tecnico o Tecnologo en logistica Certificado de Educación
EXPERIENCIA Desempeño mínimo en el sector de seis (6) meses en cargos Certificados de Experiencia
similares.
FORMACION Seis meses de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
compañía.

estableciendo objetivos, tiempos y medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y rápidamente
HABILIDADES
Seguimiento: Revision del progreso individual y el cumplimiento de objetivos y planes del area.
HABILIDADES
Código. MF- 001

1 Almacenar adecuadamente las existencias del almacén
Llevar un control de las piezas destinadas a mantenimientos como lubricantes y refacciones mecánicas o eléctricas con el fin de
2 lograr un suministro adecuado de las mismas.
3 Llevar control de minimos y maximos de existencias de cada producto
Revisar semanalmente los equipos de maquinaria pesada , control del horometro para presentar un informe a los supervisores para
4 la toma de decisiones.
5 Recibir los pedidos que llegan al almacén, verificando contra ls ordenes de compra, los items y valores solicitados
6 Realizar entregas de sumnistros, repuestos, de acuerdo a las requisiones solicitadas.
7 Suministrar y controlar el combustible (ACPM-gasolina) a los operarios cuando estos lo soliciten manteniendo un registro de la
cantidad entregada y de la fecha del pedido.
8 Responder por el manejo y control de inventario de material de empaque (estibas - icopor).
9 Entregar dotacion y EPPS, de acuerdo a directirices del encargado de SST.
10 Controlar prestamos de equipos especiales, maquinaria o herramientas de la empresa .
11 Participar y apoyar en el conteo de inventario solicitado por el area contable .
12 Apoyar al Coordinador de Compras y almacén en la elaboración del informe mensual
Atencion a las solicitudes internas de material, requisiciones.

Código. MF- 001

Realizar un inventario mensual que incluya un seguimiento detallado de las existencias del almacén, se deben
GENERALES contrastar las existencias reales con las existencias reportadas
Realizar un informe diario de elementos por comprar indicando el nivel de urgencia y las cantidades por
adquirir.
Mantener en buen estado el Equipo de Oficina asignado

EQUIPO Mantener organizado el almacen
Presentar un informe mensual detallado sobre los procesos y novedades en el almacén, este informe debe
INFORMES contener la comparación de consumos del mes presente con los consumos del mes anterior así como los
aumentos o disminuciones en las solicitudes de materiales, piezas o elementos
AUTORIDAD Velar por el stock de los productos.
Coordinador de Lo que reporta es: Consumos, ordenes de compra, requisiciones, entradas y salidas de
REPORTA A : compras almacen.
Supervisor y Jefe de
LE REPORTAN: planta, demas Lo que le reportan solicitudes de productos.
es:
dependencias

Código. MF- 001

Coordinador Seguridad y Salud en el trabajo SST Gerente
OBJETIVO
Asegurar que las condiciones labores de todos los trabajadores de la empresa sea seguro, concientizando además las practicas de
autocuidado, con el fin de evitar accidentes de trabajos y enfermedades Laborales. Así mismo, respaldar la gestión SG-SST como coordinadora
del sistema.
Profesional en salud ocupacional y/o

seguridad industrial, o profesional en Certificado de Educación/Certificado de las 50
Educación: carreras afines, con especialización en horas en SST
SST y ambientales.(crear otro cargo)
EDUCACION
Convalidación: N/A N/A
Un dos de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
Diplomados en SST Certificado
FORMACION
Brigadas de Emergencias Certificado
Cursos y/o talleres en temas SST/ actualizacion normas nacionCertificado
compañía.

HABILIDADES
Código. MF- 001

mejor posible.
1 Asegurar el mejoramiento continuo del SG-SST, cumplimiendo con los requisitos legales aplicables y metas de la organización.
2 Verificar el uso adecuado de los elementos de protección personal en el área de trabajo (planta) y el cumplimiento de las normas
de seguridad establecidas en la organización.
3 Ejecutar las actividades en cuanto a la implementación del sistema de gestión.
Durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes informar al área de compras las cantidades necesarias de EPP para su
4 adquisición. Solicitar requisiciones
Elaborar el reporte de accidentes laborales e informar oportunamente (2 días hábiles) en la página de la ARL el resultado de los
5 mismos.
Realizar seguimiento de las las investigaciónes respectiva en caso de un accidente laboral con miras a establecer acciones
6
correctivas o de mejora con el fin de mitigar nuevos eventos
Realizar inspecciones generales y periódicas de extintores, botiquines, ergonomicas ,sicosocial, orden y aseo , maqunaria y
7 mantenimentos y demás areas de la planta en materia de SST.
8 Realizar induccion y reinduccion tanto al personal nuevo como antiguo en SST.
Realizar verificacion y prestar apoyo de la conformación del COPASST, Convivencia, Brigada de Emergencias y hacer seguimiento a
9 las funciones según la normarmatividad vigente.
Código. MF- 001

10 Verificar y controlar la entrega de elementos de proteccion personal y dotacion.
11 Tramitar en almacén el pedido de uniformes de dotación de acuerdo a fechas indicadas para su entrega, cargos, etc.
12 Coordinar la elaboracion del plan de emergencias, matriz de peligros, politicas y objetivos del SG-SST
13 Coordinar las actividades o visitas por parte de ARL , asi mismo dar cumplimiento a los requisitos y recomendaciones de la ARL.
14 Asistir a las capacitaciones de la ARL
15 Generar y e implementar las acciones preventivas , correctivas y de mejora derivadas de las no conformidades del SG-SST.
16 Cumplir con los subprogramas del SG-SST(medicina preventiva, seguridad e higiene industrial)
17 Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de los colaboradores y demás partes interesadas en
materia de seguridad, salud ocupacional.
18 Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos en materia de seguridad y salud ocupacional y conforme a los
procedimientos establecidos
19 Elaborar las estadisticas de ausentismo laboral de AT con informacion de Gestion Humana
20 Ejecutar ciclo PHVA del sistema de gestion
21 Realizar y desarrollar cronograma de capacitaciones de acuerdo a los riesgos de la compañía.
22 Realizar actividadades junto con gestion humana para mititgar los riesgos sicosociales.
23 Realizar seguimiento a las enfermedades laborales , reubicaciones laboral
24 Actualizacion de documentacion del SG-SST, de acuerdo a la normativa.
25 Apoyar el área Ambiental dando respuesta a solicitudes o requerimientos de entidades de Control
26 Gestionar con las diferentes entidades , requirimientos para el cumplimiento del sistema de gestion.
27 Implementar Programa de pausas activas.
28 Presentar informe de gestión del área dentro de los primeros cinco (5)días del mes, enviar a Gerencia y Dirección contable

Código. MF- 001

AMBIENTAL
Dar seguimiento continuo al programa de manejo ambiental y coordinar con el asesor ambiental cualquier tema o situación que
33 surja sobre el manejo, control e implementación del mismo.
34 Realizar seguimiento al cronograma actividades y tareas programadas con el asesor de ambiental
35 Realizar trimestralmente un informe destinado a la CAR sobre consumo y uso de aguas subterráneas ( Evidencia fotográfica)
Alimentar y revisar los cuadros de desempeño ambiental y las estadísticas de piezas vs consumos de servicios para informar con
36 datos consolidados sobre los consumos del proceso de producción.
Participar activamente en la gestión de permisos ambientales y de emisiones ante la CAR y asistir a las reuniones ambientales
37 programadas ya sea por la Alcaldía o cualquier otro ente regulador.
Supervisar el programa de control ambiental , clasificación de residuos, programa de control de consumos de agua, luz, carbón,
38 ACPM, aceite, residuos peligrosos además de arcilla y chamote con miras a determinar los consumos reales contrastados con la
producción total de piezas.
Planera y organizar el ciclo PHVA del sistema de SG-SST
Dirigir el SG-SST
Participar en la gestion de los recusrsos necesarios para el SG-SST
Coordinar el plan de trabajo y capacitacion anual del SG-SST

GENERALES Dirigir el control de documentos y registros de la organización de SG-SST
Presentar informe de gestion mensual de los avances del SG-SST a Gerencia que incluya el reporte de
novedades,epp,accidentes laborales, estado actual de las actividades programadas y el cumplimiento de los
objetivos considerados en el plan de trabajo.
Coordinar con gerencia la aprobacion de recursos necesarios para la implementacion del SG-SST.
Reportar actos y condiciones inseguras
Participar activamente en todas la actividades del SG-SST

Código. MF- 001

Asisitir a todas las capacitaciones que se dan por parte de la empresa según el programa establecido dentro y
fuera de ella.
Participar en la eleccion y/o conformacion de COPASST, Comité de Convivencia y Brigada de Emergencias
Acatar las recomendaciones de seguridad en SST establecidas en cada area cuando se ingrese a ella
Reportar accidentes y enfermedades laborales

RENDICION DE CUENTAS EN
SST
Apoyar en las investigaciones de AT si es necesario
Participar en las actividades de prevencion y atencion de mergencias.
Conocer y identificar el plan de accion para cada emergencia a la que esta expuesta la organización.
Conocer,entender y cumplir las politicas y objetivos de SG-SST, asi como cumplir con los procedimientos
aplicables a su actividad.
Conocer los riesgos a los cuales se encuentra expuesto
Grantizar el cumplimiento de las normas del SG-SST a todos los colaboradores de la organización.
INFORMES Informe mensual de gestión del Proceso SST
Registros de asistencia a capacitaciones, memorias de capacitaciones, matriz de requisitos legales, matrices de

riesgos, manejo del cambio, registro de visitantes, programas de gestión, programas de vigilancia
epidemiológica, estadísticas de salud, campañas de promoción y prevención, profesiograma, estadísticas de
DOCUMENTOS Y FORMATOS: accidentalidad, inspecciones, hojas de seguridad, plan de emergencias, reporte e investigación de incidentes,
objetivos y metas, registros de mantenimiento de instalaciones y equipos de emergencia, control de
documentos, registros y soportes de auditorias, acciones correctivas y preventivas y demas documentos
asociados al SG-SST.
Informar a supervisores de la labor de cualquiera de los trabajadores en caso de no cumplir con los
requerimientos de seguridad.
AUTORIDAD Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG SST memorando en caso de
incumplimiento de las normas del SG-SST
Reporte de condiciones inseguras a gestion humana para memorando.

Código. MF- 001

Los resultados de las auditorías internas y las evaluaciones de

cumplimiento con los requisitos legales aplicables y con los otros
requisitos que la organización suscriba.
La comunicación pertinentes de las partes interesadas externas,
incluidas las quejas
Gerente General,
Lo que reporta es: El desempeño de SG-SST de la organización.
REPORTA A : direcccion El grado de cumplimiento de los objetivos.
adminsitrativa El estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y
acciones preventivas.
Circunstacias cambiantes, incluidos los cambios en los requisitos
legales y otros relacionados con SG-SST
Recomendaciones para la Mejora Continua.
Las condiciones de seguridad de la empresa.

Los avances, progresos o dificultades de los diferentes programas y
Lo que le reportan procedimientos del sistema de Gestión Seguridad y Salud en el
LE REPORTAN: Los Trabajadores
es: Trabajo.
Las recomendaciones de mejoras del SG-SST

Código. MF- 001

Tesorero Gerente
OBJETIVO
Realizar las actividades necesarias para salvaguardar los recursos de la compañía, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de la
gestion financiera con el fin de atender de forma adecuada las solicitudes de pago y mantener un flujo de efectivo.
Educación: Profesional en carreras afines, Certificado de Educación
EDUCACION
FORMACION Dos Años de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
compañía.

HABILIDADES
rápidamente o toma las acciones correctivas del caso. Motiva a las personas para que realicen su trabajo lo
mejor posible.
Código. MF- 001

HABILIDADES
Tesorero Gerente
Habilidad de control: Reconoce la necesidad de ejercer control sobre los métodos y asuntos relacionados con
la empresa y desarrolla estrategias para lograrlo
1 Elaborar informe diario de arqueos de caja (efectivo y crédito) y entregar con los respectivos soportes al área de Contabilidad.
2 Elaborar programación de pago cada lunes, la cual deberá ser entregada a Gerencia con todos los soportes para aprobación
3 Elaborar recibos de caja y consignaciones de los ingreso de la compañía a diario, adjuntando los respectivo soportes.
Elaboracion de comprobantes de egreso -cheques o efectivo de cada uno de los pagos de la empresa, adjuntado los respectivos
4 soportes.
5 Elaborar las plantillas de pago de nómina , pago proveedores y comisiones , utilizando las plataformas de los bancos.
Liquidar las comisiones de los Asesores Comerciales de acuerdo a los parámetros establecidos por la Empresa, entregar a Gerencia
6 para aprobación, luego a Dirección contable para liquidación de retención en la fuente y posteriormente realizar el pago.
7 Realizar transacciones bancarias en los portales de los bancos.(revision de pagos clientes -proveedores -transferencias -extractos)
Realizar todos los pagos de nomina (nomina-prestaciones legales -liquidaciones-seguridad social-people pass , anticipos
8 -prestamos )
9 Llevar control y realizar los pagos fijos mensuales (servicios publicos -impuestos , etc)
10 Informar a Clientes y Proveedores sobre los pagos realizados, cuando así lo requieran.
Código. MF- 001

Tesorero Gerente
Revisar a fin de mes las pre-conciliaciones bancarias verificando el flujo diario y contrastando la información existente en el
11 sistema con el libro auxiliar de bancos .
12 Actualizar los estados de cuenta de cartera diariamente en cuanto a los pagos en efectivo, cheques , consignaciones , anticipos
-notas contables ).
13 Realizar consignaciones diarias del efectivo y cheques recibidos.
14 Informar de los pagos a los proveedores , area de compras
15 Mantener ordenado el archivo con el consecutivo de documentos del area.
16 Envio de cartera actualizada a los asesores comerciales los dias viernes .
17 Atender las solicitudes a bancos .
18 Solicitar, actualizar y archivar informacion financiera y legal de los clientes a credito.
19 Responsable del usuario del portal de Datacredito, para consulta de reportes de los cientes que solicitan crédito.
20 Autorizar salida de vehículos verificando pagos y cartera de los clientes.
21 Verificar que las documentos por pagar y cobrar esten causados en el sistema para proceder a realizar los pagos o abonos
22 Enviar al Dpto, contable soporte de pago de los servicios públicos
23 Presentar la información requerida al Banco de la República y DIAN, referente a las cuentas de compensación de la Empresa.
Realizar un informe mensual del área de Tesorería para entregar los primeroscinco (5) días hábiles del mes a Gerencia y Dirección
24 Contable
Recibos de caja: Recibos de recepción de efectivo ingresando la información al sistema adjuntando la firma
del cliente y la factura de cancelación o abono
Consignaciones bancarias: Ingresar al sistema la información después de verificar la consignación y su

correspondiente soporte bancario.
GENERALES
Código. MF- 001

Tesorero Gerente
Comprobantes de egreso: Dirigidos a pagos de nómina, proveedores o anticipos verificando el débito

GENERALES respectivo en el banco y encargándose de la generación del comprobante en el sistema revisando en caso de
cheque la respectiva firma y en caso de efectivo el soporte o comprobante de pago en el banco.
Notas de contabilidad: Realizar el cruce cliente- proveedor (cruce de cartera) realizando la nota en el sistema y
anexar como soporte la factura ya sea propia o del proveedor.
Realizar el envío oportuno de los soportes de pago a proveedores y a compras .
EQUIPO Mantener en buen estado el Equipo de Oficina asignado.
Realizar un informe de cartera semanal para los asesores comerciales., informe mensual del area para
INFORMES gerencia.
DOCUMENTOS Y FORMATOS: Consignaciones bancarias Comprobantes de egreso, Recibos de caja y Facturación de contabilidad
AUTORIDAD Autorización para la salida de material de clientes, de acuerdo a revision de pagos y cartera al dia.
Lo que reporta es: Informar estados de cartera, saldo en banco, reporte de pagos
REPORTA A : Gerente General realizados, pagos a proveedores .
LE REPORTAN: Asesores de ventas Lo que le reportan Pagos de clientes, y estados de cartera .

es:

Código. MF- 001

Coordinador Logístico GERENTE
OBJETIVO
Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de material, así como la supervisión de todas las actividades inherentes a la logística,
distribución, transporte; para lograr la optimización de las operaciones de almacen, producción y stock, como tambien la calidad del servicio y
una adecuada administración de los recursos materiales disponibles., atencion en el area de ventas,facturacion y brindar en excelente
servicio al cliente.
Tecnico, Tecnologo, o profesional en

carreras afines, en relación a logistica
EDUCACION
Convalidación: N/A N/A
Desempeño mínimo en el sector de un (1)años en cargos

similares.
compañía.

mejor posible.
Código. MF- 001

HABILIDADES Coordinador Logístico GERENTE
1 Elaborar facturas de venta, haciendo las validaciones de remision y precio, de clientes credito y clientes que lleguen por ventanilla
2 Autorizar el ingreso y salida de los vehiculos de clientes previa revision de tesoreria.
3 Realizar arqueo diario de ventas y entregarlo con las facturas al area de contabilidad, con sus respectivos soportes
Dar ingreso a materias primas (arcilla, pulpa , carbón, chamote). Verificar el peso en bascula y emitir el respectivo tiquete mediante
4 el sistema (SISCOMBAS).
Realizar verificacion de la factura del proveedor de materia prima , contra las remisiones del sistema para ser validadas y entregarla
5 a al area de compras .
6 Elaborar informe mensual de ingreso de materias primas y enviar a Dirección contable, el segundo día del mes.
7 Elaborar los certificados de origen de arcilla de acuerdo a los ingresos, y entregar a los transportadores.
8 Enviar a Dirección Contable informe trimestral de ingreso de Arcilla, con los certificados de origen expedidos durante el trimestre
Solicitar a los clientes de oficina y ventanilla la documentación necesaria para ser creado en el sistema ( RUT, cámara de comercio ,
9 cedula, tipo de contribuyente).
Código. MF- 001

Coordinar los despachos destinados a CENCOSUD, verificando orden de compra y validando la cita con el cliente , para coordinacion
10 de transporte y entrega.
11 Recibir las órdenes de compra de los clientes y darles el trámite correpondiente.
12 Elaboración - actualización y verificación del cuadro de relación de despachos.
13 Coordinar la busqueda de transporte para los clientes que asi lo requieran (mulas, dobletroque, patinetas y sencillos)
14 Archivar toda la documentacion del area.
15 Apoyar el area de despachos cuando sea requerido
16 Realizar un informe mensual del área para entregar los primeros cinco (5) días hábiles del mes a Gerencia y Dirección Contable

Verificar y coordinar la entrada y salida de vehículos de carga con despachos y portería teniendo en cuenta el
visto bueno de tesoreria.
Llevar a cabo el arqueo diario de las ventas del día y las remisiones contrastadas con las cantidades de
GENERALES despacho en las facturas
Realizar facturas de MATCO cuando estas sean requeridas.
mensualmente presentar un informe destinado a contabilidad con los datos consolidados de pulpa, arcilla y
carbón y de mas materia prima .
Informe de ventas : Informe de ventas en el mes
Informe de ventas : Ventas crédito hechas durante el mes y por vendedor ,
Despachos CENCOSUD : Informe de órdenes de compra, cantidades descontadas, cantidades despachadas y

tiendas en las cuales se entregó la mercancía.
INFORMES
Código. MF- 001

INFORMES
Informe satisfacción cliente: Informe sobre calidad del material, trato de los asesores durante la venta y
defectos o fallas reportadas del producto.
Informe de materia prima ( contabilidad -compras )
Formatos minería de arcilla: Entrega de formatos de minería de arcilla con información de la cantidad neta
semanal.
DOCUMENTOS Y FORMATOS: llevar control , seguimiento y diligenciamiento de los formatos del area.
AUTORIDAD Dar ingreso y retiro a vechiculos de clientes y proveedores.
Tesoria , despachos Lo que reporta es: Informe de ventas, novedades de clientes y afines, ingreso de
REPORTA A : , gerencia vehiculos , pedidos .
Lo que le reportan
LE REPORTAN: Cliente es: programación, pedidos ,ordenes de compra

B
Código. MF- 001
Elaboración: 185/2018

Coordinador de despachos Gerente
OBJETIVO
Coordinar y verificar los despachos de material. Verificar el momento del cargue las cantidades despachadas a cada cliente.de acuerdo a lo
facturado ,revisar el embalaje del material a despachar y supervisar la calidad del mismo.

Educación: Bachiller Academico Certificado de Educación
EDUCACION
Desempeño mínimo en el sector de dos (6) meses en cargos Certificados de Experiencia
EXPERIENCIA similares.
Seis meses de Experiencia en cargos similares, certificado de Certificados de trabajos anteriores
FORMACION trabajo en alturas
de la compañía.

mejor posible.
Código. MF- 001
HABILIDADES

Comunicación oral y escritura efectiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la
organización en forma clara de tal manera que sean entendidas sin lugar a dudas.
1 Supervisar el cargue diariamente de los clientes .
2 Elaborar la orden de despacho de acuerdos a los cargues de mercancia y archivarlos .
3 Verificar la calidad del material despachado.
4 Informar al supervisor cualquier irregularidad en la calidad del material.
Realizar registro fotografico del material que se esta despachando para evidenciar su correcto apilado , el numero del lote,
5 despacho, estado y placa del vehiculo de carga y ser enviado a los clientes via correo electronico .
Coordinar con ventas y la Asisente Administrativa y Comercial, diariamente la programacion de despachos para garantizar las
6 existencias.
7 Enviar diariamente a Gerencia inventario de existencias en patio
8 Velar por el optimo funcionamiento de las areas de almacenamiento , areas de cargue y embalaje.
10 Realizar con anticipacion requisiciones de material de empaque al area de almacen .
11 Participar y apoyar en el conteo de inventario solicitado por el area contable .
12 Coordinar los turnos, horarios y labores del personal de patio de acuerdo a las necesidades del área.
Presentar los informes correspondientes de inventario, material dañado , novedades de cargue , de personal a Gerencia y
13 diferentes áreas de acuerdo a requerimientos de los mismos.
14 Autoriza el ingreso y la salida de los vehiculos para carge en coordinación del area de ventas
15 Apoyar el área de Coordinación logistica cuando sea requerido
16 Mantener documentacion relacionada del area archivada y al dia, así como el puesto de trabajo .
Código. MF- 001

17 Coordinar el almacenamiento de bodegas
18 Entregar planila de registro de generación de residuos ordinarios, aprovechables y peligrosos mensualmente al Asesor Ambiental
19 Realizar un informe mensual del área para entregar los primeros cinco (5) días hábiles del mes a Gerencia y Dirección Contable
Realizar el conteo diario del inventario de producto terminado e informarlo a diario.
GENERALES
Reportar novedades en el material
Revisar el proceso de requisición de piezas y verificar la necesidad real de las mismas.
Mantener en buen estado el Equipo de Oficina asignado y los implementos tales como (celular, radio,
EQUIPO computador, etc)
Informe diario de stock, control despachos (entrada y salida), control inventario de empaques (icopor -
INFORMES estibas)
AUTORIDAD coordinacion de los turnos y horarios del personal de patio.
Jefe de planta y
Lo que reporta es: Informe diario de stock, control despachos (entrada y salida),
REPORTA A : Director control inventario de empaques (icopor estibas)
administrativo
Código. MF- 001

Calidad, Lider de
grupo desapilado, Lo que le reportan Estado de Material
LE REPORTAN: es:
Montacarguista

Código. MF- 001

Mensajero GERENTE
OBJETIVO
Distribuir- recoger correspondencia y encomiendas de la compañia, utilizando los medios adecuados, para cumplir con la entrega inmediata
de las mismas

Educación:
EDUCACION Licencia de conducción Pase Categoria A1 B1 C1
Convalidación: Acta de grado
EXPERIENCIA Experiencia mínima de un (1) año en cargos similares Certificados de Experiencia
Manejo de moto y vehiculo - pase vigente -manejo

FORMACION Certificados de trabajos anteriores
defensivo
de la compañía.
Ética: el mensajero siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los
valores morales, tanto en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y
normatividades internas, y la cultura organizacional.
HABILIDADES
Consciencia Organizacional: Reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica
la capacidad de identificar tanto aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir
sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las
situaciones afectarán a las personas a su cargo.
HABILIDADES
Código. MF- 001

Mensajero GERENTE
1 Realizar las diligencias encargadas por las diferentes areas de la empresa
2 Diligenciar el rutero especificando las diligencias realizadas durante el dia.
3 Colaborar en las labores de almacén en caso de ser requerido.
4 Realizar labores de conducción en caso de ser solicitado.
5 Realizar otras tareas afines y complementarias , conforme a lo asignado por su superior inmediato.
GENERALES Realizar la mensajeria administrativa y de tesoreria.
EQUIPO Mantener en buen estado los vehiculos de la empresa.
INFORMES Informar del estado de cada una de las diligencias entregadas
AUTORIDAD

director
REPORTA A : administrativo Lo que reporta es: Novedades y seguimiento de las diligencias diarias
/gerencia
director Lo que le reportan Diligencias diarias

LE REPORTAN: administrativo es:
/gerencia
Código. MF- 001

Mensajero GERENTE

Código. MF- 001
Fecha en que se diligencia o actualiza: 16 /07 /2019

Auxiliar Servicios Generales Gerente
OBJETIVO
Realizar las labores de aseo, limpieza y cafeteria, para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo del área a la cual está
prestando los servicios.

Educación: Bachiller Academico Certificado de Educación
EDUCACION
Desempeño mínimo en el sector de dos (6) meses en cargos Certificados de Experiencia
EXPERIENCIA similares.
FORMACION Seis meses de Experiencia en cargos similares Certificados de trabajos anteriores
compañía.
estableciendo objetivos, tiempos y medidas claras. Si es necesario maneja los problemas directa y rápidamente
HABILIDADES
Código. MF- 001

1 Asear las oficinas y areas asignadas y velar que se mantengan aseadas
2 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria.
3 Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas y todo elemento accesorio del area de las oficinas
Prestar el servicio de cafeteria a los funcionarios de administración en sus puestos de trabajo y atender las reuniones que se lleven a
4 cabo en las oficinas de su area de trabajo.
5 Velar por la buena presentación y orden de las oficinas y zonas comunes de la dependencia asignada.
6 Realizar labores propias de los servicios generales que demande la Entidad.
7 Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.

Informar oportunamente al área de compras sobre las necesidades de productos (aseo, cafetería) para su
GENERALES adquisición.
EQUIPO Mantener en los utensilios de aseo en perfecto estado
INFORMES
AUTORIDAD Velar por la limpieza de la infraestructura de la empresa en general

Código. MF- 001

Direccion
REPORTA A : administrativa , Lo que reporta es: Informar cualquier daño en los equipos o infraestructura , solictar los
compras productos de cafeteria y aseo.
Lo que le reportan
LE REPORTAN: es:

Manual Funciones Administracion

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Código.

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

COMPETENCIA REQUISITO REGISTRO

Profesional en carreras de administración,

Convalidación: Acta de grado N/A

Desempeño mínimo en el sector de dos (2) años en cargos

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

FUNCIONES PROPIAS DEL CARGO

1 Nombrar al personal de la Empresa, señalando atribuciones y responsabilidades.

3 Vigilar la adecuada Administración de la Empresa en relación a su naturaleza.

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

9 Cumplir con las funciones propias de los estatutos de la compañía.

1 Revision y aprobacion los estados financieros de la empresa .

11 Cumplir con el reglamento interno de trabajo

12 Cumplir con el sistema de seguridad SGT

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Representar a la empresa ante las entidades estatales , departamentales yo municipales.

EQUIPO Mantener en buen estado el Equipo de Oficina asignado

Informes a la amablea de socios , de acuerdo a requerimientos.

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

RENDICIÓN DE CUENTAS A GERENCIA.

REPORTA A : Gerente General Lo que reporta es: Informe a la asamblea de socios

Firma Trabajador __________________________ Fecha________________

idades administrativas , comerciales , operativas y financieras de la Empresa

Certificados de trabajos anteriores

a los cargos con los que esta relacionado colaboración, cooperación,

nte las consecuencias generadas de la toma de decisiones así como de los

sfacer las necesidades y expectativas de los clientes tanto externos como

za el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su conducta a

on claridad la responsabilidad de efectuar tareas y toma de decisiones

ortunamente analizando las situaciones con agudeza de acuerdo con su

nes regularmente con el fin de analizar el progreso individual de los

tiva: Capacidad de expresar las ideas a todos los niveles de la organización en

la necesidad de ejercer control sobre los métodos, personas y asuntos

S PROPIAS DEL CARGO

arrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor

las necesidades de la Empresa, de tal manera que posibilite el desarrollo ágil y

quen y mejoren la realización de las actividades de la Empresa.

resa y aplicar las medidas preventivas y correctivas necesarias para su

onales, Extranjeras, sobre aspectos legales, financieros y organizativos.

arrollo empresarial que regulen y permitan orientar y conducir con mayor

BILIDADES DEL CARGO

entidades estatales , departamentales yo municipales.

Informe a la asamblea de socios

Todos los requerimientos de los clientes internos y externos .

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO

COMPETENCIA REQUISITO REGISTRO

Contador profesional -conocimientos en Certificado de Educación

Convalidación: Acta de grado N/A

Desempeño mínimo en el sector de dos (2) años en cargos

Compromiso Organizacional: Realiza el trabajo con un alto sentido de responsabilidad, adecuando su

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 01

Fecha en que se diligencia o actualiza: 16/07/2019

Firma Trabajador __________ Fecha

Firma Trabajador __________ Fecha

Firma Trabajador __________ Fecha