ADNINISTRACION I

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CONCEPTO

Control es la medición de los resultados. Actuales

y pasados en relación con los esperados ya sea
total o parcialmente con el fin de corregir,
mejorar y formular nuevos planes.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

· Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar

el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

· Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar ls

resultados.

· Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control,

es descubrir las diferencias que se presentan en la ejecución y la
planeación.

· Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y

corregir los errores.

Con base en estos elementos, podremos definir a la etapa de control

como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de

detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas
correctivas necesarias.

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PRINCIPIOS

Equilibrio.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado

de control correspondiente.

De los objetivos.

Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos, es decir, el control no es un fin, si no un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

De la oportunidad.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe un error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control
cuando no es oportuno, carece de validez y reduce la consecución de
los objetivos al mínimo.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con

los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo

que éste presente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que éste reporte.

De excepción.

El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades

opcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren
de control.

De la función controlada.

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la

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función controlada, ya que pierde efectividad en control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona por la función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.

CARACTERÍSTICAS

Puesto que el control es un factor imprescindible para el

logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas
características para ser efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura

organizacional.

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la

empresa y tipo de actividad que se desee controlar.

Oportunidad.

Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las

desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se
produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el
momento adecuado.

Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar

para facilitar su aplicación.

Ubicación estratégica.

Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las

actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en
ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

PROCESO DE CONTROL

El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos

que son universales:

o Medición del desempeño.

o Comparación del desempeño con el estándar y
comprobación de las diferencias que existen.

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o Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las
necesarias medidas correctivas.

Principio de Medición del Comparación Terminación

Control desempeño de la
desviación

Estándares
Dentro de los
límites

Planeación, No Si
ejecución y
control
Continúa el
trabajo en
proceso

Expresado en forma un poco distinta, el control consiste en:

 Averiguar que es lo que sé esta haciendo,

 Comprobar resultados con lo esperado, lo que conduce a
Desaprobar los resultados en este último caso, debe agregarse la
aplicación de las medidas necesarias.

Establecimiento de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de

hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

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Tipos de estándares

1. Estándares estadísticos: se elaboran con base

en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya
sea de la misma empresa o de empresas
competidoras.

2. Estándares fijados por apreciación: son esencialmente juicios

de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en
áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.

Estándares técnicamente elaborados: son aquellos que se

fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación
de trabajo específica.

Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la

aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de

los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de
control dependerá directamente de la información recibida, misma
que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que
mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de
medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados
canales de comunicación).

Corrección

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva

para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
Retroalimentación

El básica en el proceso de control, ya que a través de la

retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el

proceso de control:

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a) Cantidad

Se aplica en actividades en el que el volumen es importante.

b) Tiempo

Se controlan las fechas programadas.

c) Costo

Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa ya que

por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

d) Calidad

Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado

producto o ciertas funciones de la empresa.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

Tipos de Control

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

a) control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las

actividades.

b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la

realización de actividades, como un proceso continuo.

c) Control posterior. Se aplica después de haber realizado las

actividades planeadas.

Técnicas de Control

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para

llevar a cabo el proceso de control.

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Las técnicas de control más usuales son:

1. SISTEMAS DE INFORMACION

· Contabilidad
· Auditoria
· Presupuesto
· Reportes, Informes
· Formas
· Archivos (memorias, expedientes, etc.)
· Computarizados
· Mecanizados

2. GRAFICAS Y DIAGRAMAS

· Proceso, Procedimientos, Gantt, etc.

· Procedimiento hombre-maquina. Mano izquierda, mano derecha,
etc.

3. ESTUDIO DE METODO

· Tiempos y movimientos, estándares, etc.

4. METODOS CUANTITATIVOS

· Control Interno (programas)

Control de áreas funcionales.

Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de

control, tienen que identificar primero las principales áreas del
desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas
también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u
organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda
la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen
actividades organizaciones o grupos muy importantes de actividades
afines que ocurren en ellas; por ejemplo: Las transacciones
financieras, las relaciones entre gerente y subordinados o las
operaciones de producción. Los controles generales que los ejecutivos
de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir
los sistemas de control más detallados y los estándares del gerente
de nivel mas bajo.

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Puntos estratégicos de control

Además de las áreas básicas del desempeño, es

importante determinar los puntos críticos del sistema
donde se realizara e monitores o se recogerá
información, si tales puntos estratégicos de control
pueden localizarse, se reducirá de manera
considerable la cantidad de información que es preciso
reunir o evaluar.
El método más importante y útil para seleccionar los puntos
estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más
importantes de una operación determinada. Por lo regular, solo un
pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales
u objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los
gastos o problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo,
10% de los productos de un fabricante posiblemente representen
60% de sus ventas 80% de las quejas del personal; 20% de los
distritos policiales de una ciudad pueden constituir 70 % de los
crímenes violentos que se cometen en ella.
Otra consideración útil al seleccionar los puntos de control
estratégicos de control de una empresa es la ubicación de las áreas
en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con que una
empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la
orden de compra se convierte en factura, cuando un elemento del
inventario se transforma en un producto que debe embarcarse o
cuando este forma parte de una carga de camión. Puesto que es más
probable que se incurra en errores cuando se producen tales
cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una manera
muy confiable de controlar una operación.

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas

características comunes, cuya importancia relativa varia según las
circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se
fortalecen con su presencia.

Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser

precisa. Los datos mal provenidos al control pueden hacer que la
organización emprenda acciones que no lograran corregir el problema

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o crearan uno cuando no lo haya. Valuar
la precisión de la información que se
recibe es una de las funcione más
importantes que deben cumplir los
gerentes.

Oportunidad. La información debe

reunirse, enviarse a quien corresponda y
evaluarse rápidamente si se quiere
tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.

Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de

control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla
objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de
control, Mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen
de manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un
sistema de control difícil de entender provocara errores innecesarios y
conjunción o frustración entre los empleados.

Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de

control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto
a los estándares tienen mayores probabilidades de causar daño. El
sistema habrá de concentrarse así mismo en los puntos donde las
medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima eficacia.

Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de

control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios
que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos
superfluos es en un sistema de control consiste en hacer la cantidad
mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada
llegue a la meta deseada.

Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser

compatible con las realidades de la organización. Por ejemplo, las
personas han de ser capaces de advertir una relación entre los
niveles de desempeño que les pide alcanzar y los premios que
obtendrán con ellos. Más aun, todos los estándares del desempeño
deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha
de ser reconocidas también. Aquellos que tienen la obligación de
comunicar las desviaciones a alguien quien juzgan como un
trabajador de nivel mas bajo quizá dejen de tomar en serio el sistema
de control.

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Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La
información relacionada con el control necesita estar coordinada con
el flujo de trabajo en toda la organización por dos razones: En primer
lugar, es posible que cada paso en el proceso del trabajo afecte al
éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar, la información
debe llegar a cuantos la deben recibir.

Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un

ambiente tan estable que no tengan que esforzarse ante la
posibilidad del cambio. En casi todas las organizaciones, los controles
han de ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar
rápidamente para superar los cambios adversos o bien para
aprovechar las oportunidades que se le presenten.

Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control

deberían iniciar después de detectar una desviación respecto a los
estándares, cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar.
La información se concentrara en una forma utilizable cuando llegue
el encargado de tomar las medidas que correspondan.

Aceptable para los miembros de la organización. Para que los

miembros de la organización acepten a un sistema de control los
controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas.
Tales metas deben de reflejar el lenguaje y las actividades de
aquellos que están directamente interesados en el control. Así, los
ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero.
En su nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos
controles con los resultados y el presupuesto financieros. Sin
embargo en el caso de los supervisores de primera línea, el control
deberá relacionarse con cosas tangibles como las horas de trabajo, él
numero de productos generados, los porcentajes de objetivos
rechazados, el tiempo ocioso y la perdida de materiales. Desde su
punto de vista los controles serán significativos si se le suministra
información oportuna y objetiva sobre las actividades diarias.

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