ADMINISTRARSE

GABRIEL ZAID (Reforma 24 de Septiembre)

Se han publicado miles de libros sobre cómo administrarse con eficacia

(logrando los propósitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal
abundancia muestra que el tema tiene demanda, y también que tiene
muchos ángulos.

Son infinitas las situaciones particulares. No es fácil sistematizar. Cada

persona es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias.
Cuando se estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor,
las variables son muchas, pero no tantas como en la vida personal.

Conviene distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos

(abrir un negocio, sacar una maestría) y acciones desconectadas (recuperar
una maleta).

Las rutinas son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de

mejorarlas. Justifica observar y analizar. El análisis cuesta (digamos, media
hora), pero ahorrar un minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una
semana No sólo eso: Ganar un minuto en el quirófano puede salvar la vida
de un paciente. Reducir un minuto el trámite en una ventanilla puede
acortar la cola

Los proyectos están en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas

en actividades convergentes aun punto final. Tal volumen justifica el
análisis. Ganar tiempo en la actividad que tarda más (la ruta crítica) permite
adelantar la fecha de terminación del proyecto. Estudiar los diversos
requisitos puede ahorrar costos y mejorar la calidad.

El análisis de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica

desde hace milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron
la inteligencia estratégica, táctica y administrativa para las circunstancias.
Las estrategias aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio
universitario. La palabra griega strategós significaba "comandante". El Arte
de la guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como
un clásico de la administración.

Hay mejoras que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo

viaje), cambiando (el lugar de operación, la fecha, el momento, los
utensilios, la división del trabajo, las personas), simplificando, previendo,
preparando. Pero lo más contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay
rutinas y proyectos que persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no
lo tienen; a pesar de lo cual siguen costando tiempo y recursos. ^ El país
está lleno de trámites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o
tienen una utilidad que no justifica el costo. Especialmente lamentables son
los absurdos de los cuales hay conciencia, pero no manera de evitarlos, por
intereses creados o imposición legal o social. Algunos se imponen por error
bien intencionado o imitación de otros países. Así sucede con el Hoy No
Circula, un despilfarro mayúsculo de capital.

Entre los miles de libros publicados, hay dos muy breves y recomendables:
How to live on 24 hours a day de Arnold Bennett sobre rutinas y How to
avoid work de William J. Reilly sobre proyectos.

El de Bennett contrasta las 40 horas semanales de trabajo con las restantes

128, que son el triple, pero se administran con menor cuidado.

El de Reilly recomienda cuidar las décadas futuras, no sólo el día de hoy.

Alguna vez lo consultó un policía descontento con su trabajo. Después de
explorar sus aficiones, deseos y capacidades, le hizo ver que la mejor
combinación con su empleo no era tirarlo a la basura ni vivir frustrado. Era
aprovecharlo como entrenamiento para llegar a ser un abogado penalista
con la ventaja competitiva de una experiencia policiaca que muy pocos
tienen. Tomó cursos nocturnos, a partir de los cuales lo ascendieron,
etcétera. Así un proyecto indeseable o fallido puede reciclarse como capital
en un proyecto de largo plazo más satisfactorio.

Suele admirarse a la gente que "sabe lo que quiere". Cuando Cari von Clau-
sewitz (De la guerra) escribió que "la guerra es la continuación de la
política por otros medios" no estaba diciendo, como algunos creen, que las
decisiones políticas deben imponerse por las buenas o por las armas, sino
algo muy distinto. Si tomas una plaza que no necesitas, tu victoria es
absurda. La guerra no es un fin en sí mismo, es uno de los medios posibles
en la realización de un proyecto político. Si no sabes lo que quieres, has
perdido la guerra, aunque ganes muchas batallas.

Pero ¿qué querer? La literatura sobre cómo administrarse dice cómo lograr
lo que se quiere, pero no qué querer. Es un tema de otra literatura: la de
Buda, Sócrates y Jesús.
 ¿QUE HACER CON TU DIA?

Arnold Bennett

Coaching emocionales, claves para mejorar tu vida, claves para aprovechar

tu tiempo, como conseguir éxito en lo que te propones, los diez pasos para
empezar a cambiar tu vida. Las revistas, los periódicos, los medios, las
redes están llenos de artículos, posts y referencias de este tipo.

¿Una fiebre nueva provocada por la crisis? ¿Una ola de buen rollo
bienintencionado aunque un poco inocente para intentar mejorar el ánimo
de la sociedad? ¿Una manera de dar esperanza haciéndonos creer que
podemos cambiar algo?

Este fin de semana he descubierto que no.

En 1910, ¡¡1910!! Arnold Bennett publicó "Cómo vivir con 24 horas al

día" un libro de escasas 100 páginas que se lee en un rato. Comienza con
un breve ensayo que se titula "Apuntes sobre el éxito".

o primero que hace Bennett es explicar cómo hay una oleada de artículos
en la prensa de Reino Unido, (en 1910 repito) sobre el tema del éxito y que
prácticamente cualquier periodista ha escrito sobre ello. Advierte también
que él no está muy de acuerdo con esa idea y que sabe que sus opiniones
contrarias a esta corriente de propagación del éxito no van a ser bien
recibidas. (Exactamente igual que ahora)

«La mayoría de quienes opinan sobre el éxito tienen un corazón tan

inequívocamente bueno que terminan escribiendo cosas perversamente
falsas. La base de su argumentación es que prácticamente cualquiera que se
lo proponga pueda tener éxito. Esto es, en una palabra, mentira.
Precisamente el meollo de la noción de éxito consiste en un alejamiento de
la masa de las personas corrientes, acaso la única característica común a los
distintos tipos de éxito. Dirigirse a toda la población, como hacen estos
escritores y decirle a la masa cómo alejarse de sí misma es una soberana
estupidez».

Estoy en parte de acuerdo con Bennett y en parte no. Creo que mucho de
lo que se escribe ahora sobre éxito y emprendimiento no va asociado a
gente de buen corazón, sino directamente a la oportunidad de negocio. En
una época de crisis, desesperanza y desánimo...cuando hay poco margen de
maniobra, uno se agarra a lo que puede y por eso todos esos consejos,
listas, artículos y posts florecen. La gente, el público, la sociedad
desesperada demanda alguna solución y si se la dan mascada mejor.
Muchos de esos escritos y autores lo hacen por que han visto la
oportunidad de negocio...y no me parece mal, cada uno se intenta
solucionar la vida como puede, pero no creo en el buenísimo como espíritu
motivador de ese tipo de artículos.

«No hay peor consejero en materia de cómo tener éxito que el típico
triunfador. Raramente entiende las razones de su propio éxito. Cuando una
revista generalista le pide que cuente sus experiencias para que sirvan como
guía a la juventud de todo el país, le resulta imposible ser natural y sincero.
Sabe el tipo de respuesta que se espera de él y cuenta que llego a Londres
sin un céntimo en el bolsillo o alguna heroicidad de esta índole. El
periodista lo publica y queda contento con el tono edificante de la
entrevista, pero la verdad está en otra parte».

¿Quién no ha leído un millón de artículos que empiezan "desde su humilde

origen en....?

Bennett se está refiriendo al éxito de "triunfador" por llamarlo de alguna

manera que es básicamente el mismo concepto que tiene la mayoría de la
gente actualmente. Bennett distingue entre el éxito en las ciencias, el éxito
artístico, el poder político y "amasar un dineral".

Con respecto a esto, creo que estamos peor que hace un siglo. La mayor
parte de la población asocia éxito a tener una pasta gansa que le permita
una vida de lujo y cero preocupaciones. Además, se aspira a conseguir ese
dineral de la manera más superficial posible: jugando al fútbol, saliendo en
la tele y cosas por el estilo. No estoy diciendo que todo el mundo opine eso,
pero lamentablemente si salimos a la calle y preguntamos qué es éxito
muchas respuestas irán asociadas a "tener mucho dinero" o "ser famoso".
Poca gente considera una vida exitosa ser un gran científico o el hecho de
que tu trabajo te encante y te dé para vivir.

Hay sin embargo otro tipo de éxito que Bennett si considera al alcance de
todo el mundo pero que sin embargo poca gente quiere o si quiera
considera.
«Si la naturaleza humana fuera más perfecta de lo que es, el éxito
significaría lograr un profundo conocimiento de uno mismo y una
filosófica paz interior, objetivo que quizá estaría al alcance de la mayoría
de los mortales».

En el resto del libro Bennett explica como conseguir ese conocimiento de

uno mismo o esa filosófica paz interior intentando aprovechar nuestro
tiempo. Lo primero que explica es una obviedad, algo tan obvio que se nos
olvida todos los días.

«Los filósofos han explicado el espacio. No han explicado el tiempo. Es la

materia inexplicable que da forma a todo. Con él, todo es posible. Sin él,
nada. El suministro de tiempo que recibimos cada día es realmente un
milagro, un asunto asombroso si se examina con detenimiento. Resulta que
te levantas por la mañana y ¡tachán!...como por arte de magia te embolsas
veinticuatro horas más del tejido puro del universo de tu vida. Es tuyo. Es
la más preciada de las posesiones. Una materia prima única en su especie,
que te llueve encima de un modo también único. Fíjate. Nadie puede
quitártela. Es a prueba de ladrones. Y nadie recibe ni más ni menos que tú».

Con un tono irónico y mucho humor inglés, Bennett va desmontándonos

(un siglo antes) todas las excusas que nos damos diariamente para no
enfrentarnos al hecho de que no estamos "viviendo" y "aprovechando el
tiempo", sino sencillamente pasando por la vida con la excusa de que
tenemos mucho trabajo, muchas cosas que hacer y que cuando terminamos
con todo, estamos demasiado cansados.

«¿Quién de nosotros no se dice a sí mismo, se pasa la vida diciéndose

"Cuando tenga tiempo cambiaré esto y lo otro"? Nunca tendremos más
tiempo. Tenemos todo el tiempo que hay».

¿Qué propone Bennett para no "pasar por la vida"? Pues dedicar un poco de
tu tiempo a pensar, a ejercitar la mente. A leer, a ir a conciertos (es
1910...el mundo del ocio no era un parque temático como ahora, había
menos opciones) Dedicar tiempo a lo que sea que te sirva a ti mismo para
no estar trabajando ni pasando las horas. Encontrar algo que te guste y te
apetezca hacer o a lo mejor no te apetezca de primeras porque te da pereza,
porque no tienes tiempo, porque el sofá mola más o porque perder el
tiempo en twitter es más descansado...pero dedicar parte de tu tiempo a
algo que te llene y te haga "vivir".
«Ahora bien, en el cultivo de la mente, uno de los principales factores es
precisamente experimentar ese esfuerzo o resistencia, ocuparse de una tarea
ante la cual parte de nosotros nos urge a realizarla y parte de nosotros nos
urge a escaquearnos».

Bennett lo explica muy bien pero yo añadiría que la balanza entre querer
hacer algo que sabes que te va a molar y sentar bien y escaquearte en el
sofá...no ocurre solo con el cultivo de la mente. Ocurre lo mismo si te
aficionas a correr, nadar, el scrabble o el submarinismo. Y también ocurre
si tienes que planchar...

Y por último Bennett nos advierte contra el fracaso si decidimos intentar

tener un poco más de "vida" y menos de "pasar por aquí". Es bastante sabio
y sabe que la fuerza del sofá, la tele y el Candy Crush es poderosa...así que
nos dice que nos tomemos con calma el intento de aprovechar mejor
nuestro tiempo y estemos preparados para fracasar al principio y empezar
poco a poco...sin muchas ambiciones.

«No estoy de acuerdo con aquello de que en todo caso es mejor fracasar a
lo grande que obtener una victoria pírrica. Soy fan de las victorias pírricas.
Un fracaso glorioso no conduce a nada. Una victoria pírrica puede conducir
a una victoria no tan pírrica.

Me encanta la frase "soy fan de las victorias pírricas". Lancémonos hacia

objetivos pequeños que nos den pequeñas satisfacciones, puede que al
acumular muchas de éstas consigamos algo más grande...mucho más
grande.

«Existe toda una industria del éxito que se nutre de engañar a la mayoría
con la complicidad tácita de la minoría»

Hay que leer a Bennett para darnos cuenta de que todo lo que nos pasa ya
ha pasado antes y disfrutar de una buena lectura que nos enseñe algo sin
sentir que nos están timando.

TIPS PARA ADMINISTRAR TU TIEMPO DE MANERA EFICAZ

A veces en el transcurso del día estamos en muchas tareas y al final nos

damos cuenta que no hemos podido avanzar los temas pendientes como
quisiéramos. Es más, estamos inmersos en nuestra propia rutina que no nos
damos cuenta que tanto valoramos ese recurso tan escaso y preciado como
es el TIEMPO.

Por ello, debemos tener la capacidad de organizar adecuadamente nuestro

tiempo en los diversos espacios donde nos desenvolvemos:

ORGANÍZATE: Aprende a diferenciar como quieres administrar tu

tiempo, para ello, quien tiene la última palabra eres tú. Administra tu
tiempo de acuerdo a tus objetivos personales y de allí marca la pauta,
tratando de cumplir con tus compromisos personales.

ENUMERA: Enumera todos los temas pendientes que tienes que realizar,
considera todas las ideas que se te vengan a la mente.

CLASIFICA: Una vez que has enumerado los temas pendientes, los debes
clasificar según las áreas de tu vida (familia, trabajo, estudios, etc.) porque
cada área tiene que tener su atención y espacio, no puedes dedicarte más a
una que a otra.

PRIORIZA: Cuando queremos aprovechar mejor el tiempo, es importante

que sepas priorizar que es realmente IMPORTANTE hacer, hay veces que
desperdiciamos el tiempo de una manera poco provechosa, realizando
tareas que no son fundamentales y que incluso podrían se realizados por
otras personas.

Ahora, ¿Qué tanto las personas sabemos aprovecharlo? A diferencia de

otras cosas, el tiempo jamás se recupera, podemos recuperar dinero,
objetos, etc. pero el tiempo no, pasa y no hay oportunidad de retroceder

ELABORA UN PLAN DE TRABAJO: Trata de tener los pasos concretos

de lo que quieres hacer en tu día a día, esto se traduce en un plan de trabajo.
Allí podrás ver que actividades requieren tu atención directa y en cuales
podrías solicitar el apoyo de otras personas.

ESTABLECE METAS: Define que quieres lograr y aprende a establecer

un tiempo prudencial. Por ejemplo:

Terminar el inventario en el lapso de 3 días máximo el (día), (mes), (año)

Organizar mi biblioteca en el lapso de 1 semana máximo el (día), (mes),

(año)

Terminar de hacer el informe de alguna actividad en 2 días……..etc

DELEGA: Si bien nos gustaría tener disponibilidad de hacer todas las cosas
nosotros mismos, a veces no es posible. Aprende a delegar algunas tareas
tanto en tu hogar, trabajo, estudios, etc., que te faciliten el manejo de tu
tiempo, quizás con un pago simbólico algún familiar o amistad te puede
ayudar a realizar algunas tareas. De esta forma, no sólo te beneficias, sino
también ayudas a otras personas.

SE PRACTICO/CA: Aprende a ser práctico en tu trabajo, por ejemplo, si tu

labor es hacer informes técnicos, cartas, documentos, etc. acostúmbrate a
utilizar plantillas de diseño único, esto te permitirá ahorrarte mucho tiempo
porque no tendrás que diseñar a cada momento formatos, sino tendrás la
estructura armada lista para actualizarte. Dedica tus energías a lo
importante.

EVITA LA DISTRACCIÓN Si quieres ser una persona que administra su

tiempo con eficiencia, aprende la distracción, por ejemplo, en la oficina
cuando se usan las redes sociales, chat, entre otros. Trata de centrarte en tu
objetivo y dedícate a ello principalmente.

EVALÚA TUS AVANCES: Trata de elaborar un cronograma de trabajo,

donde puedas evaluar tus avances. Si lo consideras, lo puedes digitar en
una plantilla de Excel y tenerlo disponible en alguna parte de tu casa,
oficina, cuarto de estudios, entre otros.

Recuerda, el tiempo no es sólo lo que marca el reloj o lo que señala el

calendario, está relacionado a nuestra misma esencia como seres humanos,
mientras tengamos vida tendremos capacidad de reconocerlo, valorarlo y
sobre todo, aprovecharlo.

El tiempo como tal jamás se recupera, cada mañana cuando nos levantamos
la vida nos regala un día más en este mundo, depende de ti darle la
importancia respectiva.