Reingeniería y mejora de procesos

Procesos para Ingeniería

Unidad 2: Diseño de procesos.

Temario:

2.01 Gestión de Procesos: Etapas.

2.02 Mapa de procesos.
2.03 El proceso y su representación.
2.04 Diagrama de Operaciones de Procesos (DOP).
2.05 Diagrama de Análisis de Procesos (DAP).
2.06 Diagrama de Flujo.
2.07 Taller de representación de procesos.
2.08 Reingeniería.
2.09 Mejora de procesos. Kaizen. Preguntas básicas.
Semana 10: Práctica calificada sobre los temas de la unidad 2

Semana 6,7,8,9 y 10

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Unidad 2: Diseño de procesos.

Semana 9
2.08 Reingeniería.
2.09 Mejora de procesos. Kaizen. Preguntas básicas.

Herramientas de Mejoras de
Procesos

Logro específico de aprendizaje:

Al terminar la unidad, el alumno determina el

nivel de cambio necesario para solucionar los
problemas inherentes a los procesos actuales
de la organización.
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 Rediseño radical y una

reconceptualización de su
organización, sistemas de
producción y dinámicas de
trabajo para mejorar
drásticamente el rendimiento
en términos de costo, calidad,
servicio y rapidez.

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 Es una especie reinvención. Se trata de una medicina fuerte

que no siempre resulta necesaria o exitosa.
 Los cambios masivos casi siempre van acompañados de dolor,
en forma de despidos y grandes egresos de efectivo para
inversiones en tecnología de la información. Sin embargo, la
reconversión de procesos mediante la reingeniería puede
producir grandes beneficios.
 Los procesos que sean seleccionados para la reingeniería
deben ser de carácter fundamental, como las actividades
mediante las cuales una empresa atiende los pedidos de sus
clientes.

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 Excesivos gastos administrativos de gestión interna de la compañía.

 El departamento de cuentas por pagar, que en aquel momento estaba
formado por mas de 500 personas.
 Se redefinió el proceso “cuentas por pagar”. Pasó a ser “abastecimiento”.
Ese proceso tomaba una orden de planta y le proporcionaba a esa planta
bienes comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento incluye la función
de cuentas por pagar pero también comprende compras y recibos.
 Resultados del nuevo proceso:
◦ Reducción de costos de personal.
◦ Reducción de la cantidad de documentación generada de cada pedido.
◦ Direccionamiento de los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada
orden de compra, eliminando algunos tramites inútiles.
 Este proceso de reingeniería acabo con reglas muy rígidas que se habían
observado siempre.

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 Procesos críticos
 Liderazgo Fuerte
 Equipos multidisciplinarios
 Tecnología de la
información
 Filosofía de “borrón y
cuenta nueva”
 Análisis de Procesos

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 Procesos críticos: Debe centrarse en los
procesos fundamentales del negocio y no en
departamentos funcionales como los de
compras o marketing.
 Liderazgo fuerte: Los gerentes deben ayudar
a vencer la resistencia aportando su poder de
influencia en el grado necesario para asegurar
que el proyecto se desarrolle dentro de un
contexto estratégico.
 Equipos multidisciplinarios: Constituido por
miembros de cada una de las áreas
funcionales afectadas por el cambio.
 Tecnología de la información: En la mayoría
de los proyectos de reingeniería se diseñan
procesos en torno a flujos de información. Los
“propietarios del proceso” necesitan redes de
información y tecnología de computación para
desempeñar mejor sus tareas.
 Filosofía de “borrón y cuenta nueva”:
Se deberá tener en cuenta los objetivos
de los clientes internos y externos del
proceso. La reingeniería empieza en el
futuro y va trabajando hacia atrás, sin las
restricciones de los enfoques actuales.
 Análisis de los procesos: El equipo de
reingeniería debe conocer varias cosas
acerca del proceso actual. Debe
examinar todos los procedimientos que
intervienen en el proceso, en toda la
organización, grabando cada paso,
investigando por que se hace así y
eliminándolo después si no es
verdaderamente necesario. También es
valiosa la información sobre la posición
relativa frente a la competencia, proceso
por proceso.
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 No es sencillo ni se realiza
fácilmente.
 No es apropiado para todos los
procesos o todas las
organizaciones.
 Muchas empresas carecen de
tiempo y de los recursos necesarios
para aplicar un enfoque radical de
“borrón y cuenta nueva”.

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Proveedor

1.Externo
2. Interno

Control - Indicadores

Fuente :Chase –Jacobs- Aquilano

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 TRABAJOS EN CALIENTE

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 LLENADO DE TECHOS

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 LLENADO DE TECHOS

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 USO DE TECNOLOGIA

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Elementos Perjudiciales de un
Proceso

Retrabajo Ocio

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Esquema de mejoramiento continuo

Operación Óptima Mínima Cantidad

de un Proceso Producto de Calidad
de Recursos

Seguridad Mínimo Costo

en el Trabajo de Producción

Incremento
de la productividad
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 Es el estudio sistemático de las

actividades y los flujos de cada
proceso a fin de mejorarlo.
 Su propósito es entender los
procesos y desentrañar sus
detalles. Una vez que se ha
comprendido realmente un
proceso, es posible mejorarlo.

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 Las técnicas básicas para analizar procesos son:

los diagramas de flujo y las graficas de proceso.
 Se busca mejoramiento de la productividad en
aspectos como calidad, el tiempo de
procesamiento, los costos, los errores, la
seguridad o la puntualidad en la entrega.

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 La mejora de procesos ha tenido mayor repercusión cuando el

proceso:
◦ Es lento en responder a los deseos del cliente.
◦ Origina demasiados problemas o errores en relación con la
calidad.
◦ Es costoso.
◦ Es cuello de botella y el trabajo se acumula en espera de
llegar al final.
◦ Conlleva trabajo desagradable, contaminación o poco valor
agregado.

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 Implica la división de un proceso en sus componentes

detallados. Para hacer esto, se debe plantear seis preguntas:
1. ¿Qué se está haciendo?
Matriz de Preguntas para mejorar
2. ¿Cuándo se hace? Aspecto de
Procesos
Pregunta preliminar Pregunta de fondo Enfocado a

¿Qué se hace en ¿Qué otra cosa podría

3. ¿Quién lo está haciendo?

realidad? hacerse? Eliminar partes
Propósito
¿Por qué hay que ¿Qué debería llevarse a innecesarias del trabajo
hacerlo? cabo?
¿En qué otro lugar podría
¿Dónde se hace?
hacerse?
Lugar
¿Por qué se hace
¿Dónde debería realizarse?

4. ¿Dónde se está haciendo?

allí?
Combinar siempre que sea
¿Cuándo se hace? ¿Cuándo podría realizarse? posible u ordenar de nuevo
Sucesión la sucesión de las
¿Por qué se hace en
¿Cuándo debería hacerse? operaciones para obtener
ese momento?
mejores resultados
¿Qué otra persona podría
¿Quién lo hace?
llevarlo a cabo?

5. ¿Cuánto tiempo requiere?

Persona
¿Por qué lo hace esa
¿Quién debería hacerlo?
persona?
¿De qué otra forma podría
¿Cómo se hace?
realizarse?
Medios Simplificar la operación
¿Por qué se hace de
¿Cómo debería realizarse?
ese modo?

6. ¿Cómo se está haciendo?

Aunque la más importante es la pregunta ¿Por qué? ya que
esta invita a evaluar otras posibilidades de hacer las cosas.
https://www.youtube.com/watch?v=CbyvloQj_H8
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 El analista debe someter a una

lluvia de ideas los diferentes
aspectos del proceso, a fin de
elaborar una lista con el mayor
número posible de soluciones.
 Ciertos elementos de trabajo
pueden simplificarse, algunos
procesos pueden eliminarse por
completo.

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 Tanto la Reingeniería como la

Mejora de Procesos tienen
como objetivo final mejorar la
eficiencia de una empresa,
aumentar su productividad o
conseguir mayor calidad en
sus productos y servicios.
 La Reingeniería de Procesos es
rediseñar completamente un
proceso empezando de cero.
 La Mejora de Procesos es
modificar los procesos
actuales.
1.- Maximizar ganancias Producir más y mejor
2.- Minimizar costos a un menor costo

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 Ver el video la historia del IPod1 y responder a las siguientes

preguntas:
- ¿Qué proceso(s) críticos se analizó?
- ¿Quién asumió el liderazgo fuerte?
- ¿Qué equipos multidisciplinarios se conformaron?
- ¿En qué aspecto de la tecnología de la información se incidió?
- ¿En qué sentido se aplicó la filosofía de “borrón y cuenta nueva”?
- ¿Qué observó del aspecto análisis de procesos en el video?

1Video : www.youtube.com/watch?v=MLaiWyF5xM0

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