ORIENTACIONES BÁSICAS

PARA EL USO DE
MICROSOFT EXCEL
Dirigido a los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y
Financiera del Consejo Comunal “Vista Hermosa” El Tigre –Estado
Anzoátegui

Elaborado Por:
Los Estudiantes de Misión
Sucre Aldea XXX
BRITO, CELIANA.
CADENAS, MARTIN.
GONZALES, MERCEDES.
El Tigre, Julio 2019
 PRESENTACIÓN

El uso de las técnicas de la información y la comunicación es un recurso

indispensable para el procesamiento de la información, ya que permite su registro,
resguardo y difusión de manera óptima, simplificando así las tareas administrativas,
reduciendo costo y tiempo. En tal sentido, el propósito del presente informe es
introducir a los voceros y voceras del Consejo Comunal Vista Hermosa en el uso
práctico de las TIC como herramienta de apoyo, que facilitará el desarrollo de sus
actividades administrativas, promoviendo el uso adecuado y provecho de todas
sus ventajas.

El objetivo principal es la iniciación al uso de la herramienta de Microsoft Excel,

a través del registro de datos, donde toda la información administrativa se puede
vaciar y resguardar de manera muy practica y sencilla, lo que permitirá la
optimización de todos sus procesos, mediante el resguardo confiable de la
información, la agilización en el tiempo en la búsqueda y presentación de
informes, entre otras mas ventajas.

Por ser una herramienta práctica, el presente informe muestra una orientación
básica que incluye en la primera parte el conocimiento del entorno de trabajo de la
herramienta Microsoft Excel, las operaciones básicas (Suma, resta, multiplicación,
división y promedio) y pasos a seguir ara el diseño de una base de datos.

Finalmente se dan algunas orientaciones de páginas web y tutoriales que

ayudar a complementar el conocimiento brindado.
 INICIANDO EXCEL

3. Seleccionamos la herramienta Microsoft

CONOCIENDO2.EL ENTORNO
Excel
Todos DE TRABAJO
los programas
1. Botón de Inicio
4. Trabajos previos realizados y ya
guardados

5. Plantillas prediseñadas
 14. Barra de
11. C Herramientas o cinta
elda de opciones
10. Ubicación de la columna 13. Barra de formulas

8. Número de ubicación de la fila

9.

12. Barras de
desplazamientos

6. Hojas del Libro

7.

ABRIR Y GUARDAR UN ARCHIVO EXCEL

14. Opciones de Guardado

15. Lugar de Guardado

16. Nombre del archivo + Guardar
 FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL
(SUMA, RESTA, MULTIPLICACIÓN, DIVISIÓN Y PROMEDIO)

17. Operación por valor absoluto

17. Operación por referencia de celda

Nota: La misma estructura de formula aplica para las demás operaciones, cambiando el
operador
 DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Ortiz, M (S/F). Si se diseña y organiza adecuadamente la información

dentro de un libro de Excel se pude consultar los datos de una manera fácil y
eficiente, así que en esta ocasión se pueden crear una base de datos en Excel, lo
cual permite organizar y estructurar adecuadamente la información siguiendo los
pasos descritos a continuación:
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
El primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar
las tablas que se ocuparán para organizar la información. Para identificar
adecuadamente las tablas de una base de datos hay que poner atención en las
agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan
en la problemática analizada. Los campos de cada tabla dependerán de la
información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por
ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más
información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más
campos que los mostrados en el ejemplo anterior.
De acuerdo a los requerimientos que se tengan para la creación de la base
de datos, se deberán identificar adecuadamente los elementos de información y
dividirlos en entidades (temas principales) como pueden ser las sucursales, los
productos, los clientes, etc.
Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que se haya identificado las tablas hay que indicar el nombre de
cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo
y ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a la disposición
para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o
negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual
hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo
anterior.
Cada entidad representada por una tabla posee características propias que
lo describen y que lo hacen diferente de los demás objetos. Esas características
de cada entidad serán los campos de la tabla los cuales describirán
adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla de libros impresos tendrá
los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.
 Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria permitirá identificar de manera única cada uno de los
registros de las tablas.
Una llave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una
tabla. La llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para
todos los registros. Por ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien
podría ser el ISBN el cual es único para cada libro. Para una tabla de productos se
tendría una clave de producto que los identifique de manera única.
Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarse que se pude vincular la
información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus
campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el
título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la
tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
Examinar las tablas creadas y revisar si existe alguna relación entre ellas.
Cuando se encuentre que existe una relación entre dos tablas se deberá identificar
el campo de relación. Por ejemplo, en una base de datos de productos y
categorías existirá una relación entre las dos tablas porque una categoría puede
tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el código de la
categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.
Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para
identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones
adecuadas para evitarlos. Para evitar la repetición de datos lo recomendable es
crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer
referencia a dicha tabla a través de su campo llave. De esta manera se evitará la
repetición en el nombre de los autores y también se impedirá la captura de un sin
número de variantes del mismo.
Finalmente examinar cada una de las tablas y verificar que no exista
información repetida. El tener información repetida puede causar problemas de
consistencia en los datos además de ocupar más espacio de almacenamiento.
Material Audiovisual de complemento:

1. Conociendo el entorno de Excel:

https://www.youtube.com/watch?v=HaPAlIETvBE&pbjreload=10
2. Ingresando datos en Excel:
https://www.youtube.com/watch?v=uz3aVjJCP-g
3. Suma, resta, multiplicación, división y el promedio en Excel
https://www.youtube.com/watch?v=zkBEhx_q0BY