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Une gestion des risques a pour but d’assurer la sécurité des patients et en particulier de diminuer le
risque de survenue d’événement indésirable pour le patient et la gravité de leurs conséquences
Analyses des risques pour patient et utilisateurs → construire le plan des tests nécessaires
Gérer le risque dans le cas ou l’événement aléatoire apparait, les conséquences qui en découlent
seront acceptables
Outils de gestion des risques : nature de la cause –cause à l’origine du phénoméne dangereux –
dommage potentiel-niveau risque initial-action de réduction des risques à mettre en ouevre
Tendance
Saisonnalité de la demande
Surface de stockage
Niveau de service augmente suite à une réduction du niveau des stocks parce que les problémes
dimnnuent
Stock normal
Stock imprévu : lot réfusé –annulation commande –mauvaises prévisions des ventes
Calculant sa rotation : le nombre de fois ou le stock est utilisé dans l’année « rtation aug > gestion
efficace »
Source de gaspillage
Qualité des services fournis : respect des quantités livrées et réactivités des non conformités
+contrôle à réception produit périmés ou pas )
Arret de commercialisation
5-les gaspillages
11 techique : incendie
Révision de la commande sys alerte s’il est nécessaire de réaprovisionner contrôle KPI-controler
méthode du point de commande-dispoer un stock sécurité-couverture stock—indicateurs de
rotations –adopter un inventaire permanent
Informations préliminaires
Désignation des médicaments
Sélection des médicaments
Classement des médicaments
Niveaux d'utilisation
Evaluation quantitative des besoins lors de l’ouverture d’un projet
Agencement d’une pharmacie
Locaux
Caractéristiques de l'entrepôt
Agencement intérieur de l'entrepôt
Rangement des médicaments et du matériel
Gestion d’une pharmacie
Organisation des activités
Gestion de stock
Dons de médicaments récupérés et échantillons médicaux
Dans toute structure de soins, l’organisation fonctionnelle et la gestion rigoureuse de la pharmacie sont indispensables pour :
– maintenir un stock permanent de médicaments/consommables essentiels de qualité ;
– réduire les coûts ;
– économiser du temps et optimiser le travail du personnel ;
– faciliter la gestion et l'évaluation continue des consommations.
Dans tous les cas, il est nécessaire de prendre en considération la stratégie pharmaceutique nationale et la réglementation en vigueur dans lesquelles doivent ou
devront s'insérer les activités pharmaceutiques mises en place.
Informations préliminaires
Désignation des médicaments
Tout principe actif a une dénomination commune internationale (DCI). Les médicaments sont désignés par leur DCI dans toutes les listes standardisées. Il doit en
être de même pour les protocoles thérapeutiques et les documents de gestion, afin d’éviter les confusions car les médicaments peuvent être commercialisés sous
leur DCI ou sous des noms de marques variant selon les fabricants (p. ex. l'ampicilline peut être Britapen®, Penbritin®, Pentrexil®, Totapen®, etc.).
Les médicaments génériques sont des copies de médicaments dont le brevet est arrivé à expiration. Ils peuvent alors être fabriqués par tout laboratoire
pharmaceutique et sont commercialisés le plus souvent sous leur DCI ou parfois sous un nouveau nom commercial.
Niveaux d'utilisation
Des listes plus restreintes sont à établir en fonction du niveau de la structure de soins et de la compétence des prescripteurs. La détermination des listes restreintes
et la désignation des niveaux de prescription et de distribution sont à adapter à la terminologie et au contexte de chaque pays.
Locaux
Il faut concevoir des locaux fonctionnels permettant d'assurer :
– la sécurité des stocks ;
– la bonne conservation des médicaments et du matériel ;
– une gestion rationnelle et facile.
Caractéristiques de l'entrepôt
Les dimensions de l'entrepôt seront déterminées par les besoins de stockage qui dépendent :
– du nombre des médicaments et consommables retenus ;
– du nombre et de l'activité des structures approvisionnées ;
– de la périodicité de l'approvisionnement et des livraisons : plus les approvisionnements et livraisons sont espacés, plus les stocks sont volumineux et plus
l'espace nécessaire est important.
Mieux vaut un entrepôt trop grand que trop petit. Dans un entrepôt exigu, les rangements et opérations sont difficiles, de même que l'extension éventuelle des
stocks en cas d’augmentation des activités. Il faut compter environ 3 m2 de surface au sol pour 1 m2 de surface de rangement.
La sécurité des marchandises stockées exige que les portes, serrures, fenêtres et plafonds soient solides.
La bonne conservation des médicaments dépend de la température et de l'humidité ambiante, conditions très souvent difficiles à maîtriser dans les pays tropicaux.
– Une bonne aération est nécessaire, l'utilisation de ventilateurs permet surtout de réduire l’humidité ; la climatisation réduit à la fois la température et l’humidité.
– Un plafond sous le toit est indispensable pour réduire la température ambiante ; l’espace entre le toit et le plafond doit être ventilé.
– Les fenêtres et autres ouvertures doivent être protégées pour éviter l’exposition directe des médicaments au soleil.
– Les sols doivent être en ciment (si possible inclinés pour faciliter l'entretien).
Etagères et palettes
Des étagères solides et stables sont indispensables. Dans les pays tropicaux où les termites s'attaquent au bois, il est recommandé d'utiliser des structures
métalliques. Celles-ci étant démontables, il est facile d'adapter les intervalles entre les rayonnages à la taille des produits à entreposer.
Des espaces entre les étagères et les murs améliorent la ventilation.
Aucun produit, aucun emballage même volumineux ne doit être stocké à même le sol mais déposé sur des palettes qui permettent la circulation de l'air et
protègent de l’humidité.
Aires de stockage
Prévoir des aires de stockage à l'intérieur du local ou, à défaut, dans un local attenant.
– Aire de stockage « arrivée » : pour le stockage des colis, avant le déballage et le contrôle de la livraison et de la qualité physique des produits effectués sur le
plan de travail.
– Aire de stockage « départ » : pour le stockage des commandes périphériques avant l'enlèvement. Chaque destination aura son aire assignée où l'on pourra
entreposer les colis jusqu'à la distribution.
Ces deux aires de stockage doivent être situées à proximité des voies d'accès pour faciliter la manutention.
Il est également recommandé de prévoir une aire de stockage pour les cartons vides qui serviront à l'emballage des commandes des structures périphériques.
Plan(s) de travail
Des plans de travail doivent être prévus pour contrôler les livraisons et préparer les commandes.
Bureau
Un bureau, installé près de la lumière, servira au travail administratif du responsable de la pharmacie et au rangement des documents de gestion.
La disposition des étagères, tables ou autres meubles, varie suivant la disposition des locaux.
Pour les stocks plus importants (ou pour une pharmacie centrale), prévoir plusieurs pièces et appliquer les mêmes principes en adaptant l'agencement aux besoins
: administration, chambre froide ou réfrigérateurs, etc.
Gestion de stock
Fiche de stock
La fiche de stock est le principal outil de gestion. Une fiche de stock est établie pour chaque article (médicament et matériel) et mise à jour à chaque mouvement.
Les fiches permettent de :
– identifier les mouvements de stock : entrées et sorties ;
– connaître à tout moment le niveau théorique des stocks ;
– suivre la consommation des différents utilisateurs ;
– planifier et réaliser correctement les commandes ;
– déterminer les pertes (différence entre stock théorique et stock physique).
Exemple de fiche de stock
Inventaire
Avant chaque commande, faire l’inventaire des quantités réellement en stock et vérifier les dates de péremption.
Les fiches de stock donnent un stock théorique mais il faut vérifier produit par produit les quantités réellement disponibles (stock physique). Les différences
peuvent s'expliquer par des erreurs de transcription ou par des vols. Il faut dans tous les cas éclaircir ces différences.
Un inventaire n'est facilement réalisable que dans une pharmacie correctement rangée. C'est une opération absolument indispensable.
Durant l'inventaire, la pharmacie doit s'organiser pour qu'il n'y ait aucun mouvement de stock.
Distribution
– Distribution aux structures de soins
Chaque structure de soins adresse à la pharmacie centrale une feuille de commande en double exemplaire.
Sur les deux exemplaires, les quantités préparées par la pharmacie centrale sont indiquées dans la colonne «quantité livrée».
Un des deux exemplaires accompagne la livraison.
Le second exemplaire, destiné à la pharmacie centrale, est classé dans un dossier établi pour chaque structure de soins, après avoir vérifié que toutes les sorties
ont été enregistrées sur les fiches de stock. La date d’enregistrement de sorties sur la fiche de stock doit être la même que la date figurant sur la feuille de
commande.
– Dispensation aux patients
L'emballage du médicament doit être présentable. Utiliser des sachets en plastique refermables par pression (Minigrip®).
Préparer des étiquettes pour chaque médicament, portant lisiblement :
• le nom du médicament (DCI), sa forme et son dosage ;
• la posologie en toutes lettres ou en symboles.
Mettre dans les sachets le nombre de comprimés correspondant à un traitement complet et introduire l'étiquette à l'intérieur du sachet.
Dans les centres très fréquentés, il est souhaitable que deux personnes soient en service pour un double contrôle de la délivrance des ordonnances : le premier
prépare les médicaments prescrits, le second les contrôle et les remet au patient, en lui fournissant toutes les explications, à l'écart des autres patients.
Il est indispensable de fournir au patient les informations suivantes :
• comment prendre le médicament,
• combien de temps,
• quels peuvent être les effets indésirables (p. ex. somnolence avec les antihistaminiques),
• quelles sont les précautions d’emploi (p. ex. abstention d’alcool avec le métronidazole).
La personne chargée de la dispensation doit être capable de fournir au patient les informations dont il a besoin.
Des interprètes sont nécessaires lorsque coexistent dans la même région plusieurs langues.