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a. 1. OBJETIVO
Identificar los pasos que deben seguirse para la compra o contratación de productos, bienes y
servicios; para que cumplan con las especificaciones requeridas en los diferentes proyectos y en el
desarrollo de las actividades de la organización.

b. 2. ALCANCE
Este procedimiento rige para todas las compras de productos, bienes o servicios, que se
requiera para la ejecución de proyectos. Aplicara también para la contratación de diferentes
servicios como: Ornamentación, suministro de agregados, transporte, ensayos de laboratorio, alquiler
de equipo pesado y vehículos, construcción de obras de arte, formaletas, contratación de servicios de
especialistas, entre otros.

c. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 NTC-ISO 9001 Versión Vigente, Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos
 NTC-ISO 9000 Versión Vigente Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
 NTC-OHSAS 18001 Versión Vigente Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional –
Requisitos.
 NTC- ISO 14001: Versión Vigente, Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos.
 Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas - RUC

d. 4. DEFINICIONES
 Proveedores: personas naturales o jurídicas que suministran productos o equipos para
actividades relacionadas con los procesos de construcción.
 Compras especiales: compras de productos o equipos que presentan costos elevados o
afectación dentro de las actividades del alcance de la empresa y que requieren de la intervención
directa del Gerente.
 Servicios: Actividades intangibles, que se adquieren, con el fin de satisfacer las necesidades en
la ejecución de sus proyectos.
 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
 Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.

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e. 5. RESPONSABILIDAD
El área de compras es responsable por la elaboración, modificación y cumplimiento de este
procedimiento por medio del Coordinador del Sistema de Gestión. Para las compras que se realizan
en obra, el Administrador o el Ingeniero Residente son responsables por la selección del proveedor,
la gestión de compra y la evaluación de los proveedores.

f. 6. PROCEDIMIENTO
Para la selección, evaluación, aprobación y reevaluación del los proveedores de productos, bienes y
servicios aplica el procedimiento C-P-01 SELECCIÓN, APROBACION Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.

g. 6.1 Decisión de Compra

 El responsable del proceso debe solicitar las cotizaciones correspondientes a los proveedores que
se encuentren en el Listado de Proveedores Aprobados, en el caso de un pedido parcial de
material no se requiere solicitar cotización para la compra.
 Para tomar la decisión de compras especiales, se tiene como herramienta el cuadro
comparativo de compras C-P-01/R-06, con la información de por lo menos dos cotizaciones de
los proveedores aprobados, en este cuadro se analiza principalmente:

 Marca o Referencia
 Precio
 Forma de Pago
 Tiempo de entrega
 Cantidad disponible

 De éste análisis se debe seleccionar el proveedor que ofrece las mejores alternativas de compra;
para el producto a comprar se diligencia el formato C-P-01 /R-07 Orden de Compra y se envía al
proveedor aprobado, la cual incluye: la descripción del producto a comprar, incluyendo cuando
sea necesario los requisitos de aprobación del producto, procedimientos, procesos, equipos y
requisitos del sistema de gestión de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.
 Para compras que no son de elementos de ferretería, se solicitan mínimo dos cotizaciones; el
encargado de compras toma la decisión con base en los anteriores criterios. En caso de
presentarse condiciones iguales en las ofertas, se toma la decisión con el criterio que marque la
diferencia y ofrezca las mejores condiciones.
 Para compras especiales, o de productos de uso poco frecuente, el encargado de compras, debe
pedir la aprobación de la Gerencia; si el producto es usado se hace reconocimiento de este.
 Los productos que se consideran como compras críticas por que comprometen la calidad del
producto final, serán definidos en el Plan de Calidad SGC-P-04/R-01 de cada uno de los
proyectos.

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h. 6.2 Descripción del Proceso

Para Productos y/o Bienes:
 En oficina principal, la persona que requiera el material debe diligenciar la Requisición de
Materiales C-P-01/R-04, la cual debe ser revisada y aprobada por gerencia, esta solicitud se le
entrega al responsable de compras para su trámite. De igual manera en obra, el supervisor o el
almacenista diligencian la Requisición de Materiales C-P-01/R-04 según las necesidades que se
tengan. Este registro debe ser revisado por el ingeniero residente para autorizar la compra de los
elementos solicitados y determinar si la compra se realizará directamente en el lugar de la obra o
se solicitará realizarla en Bogotá por intermedio de la oficina principal. En cualquiera de los dos
casos, se debe enviar a la sede principal de Bogotá, por cualquier medio, la Requisición de
Materiales C-P-01/R-04 y el líder de proceso asignará el consecutivo a este registro con el fin de
garantizar su trazabilidad.

CARGO MONTO AUTORIZADO

Gerente General Autoriza órdenes de compra desde

$800.000 sin restricción alguna

Gerente Técnico – Autoriza órdenes de compra desde

Director de Proyectos $800.000 hasta $ 30.000.0000

Auxiliar de Compras Autoriza órdenes de compra desde

$100.000 hasta $ 800.000

Nota: En caso que la compra sea menos de $100.000, se

requerirá solamente autorización por correo, o de forma verbal
(no se necesitara requisición, ni orden de compra)

 Las compras que se decidan realizar desde Bogotá deben informarse por medio de una Solicitud
de materiales C-P-01/R-04 debidamente diligenciada y aprobada por el ingeniero residente o el
administrador de obra. El responsable de gestionar las compras en Bogotá no aceptará por
ningún motivo una solicitud en cualquier otro registro (memorando, carta, verbal, etc.).
 Para gestionar la compra su responsable realizará las solicitudes de cotizaciones (vía mail o
telefónicamente) respectivas, teniendo en cuenta los criterios de selección de proveedores, que
entre estos se haya verificado que para el suministro de la compra se cumpla con derechos
humanos ante sus colaboradores, el listado de proveedores aprobados (si no existe un proveedor
en el listado de proveedores aprobados que suministre lo requerido, se evaluarán posibles nuevos
proveedores).
 De ser necesario se diligencia el cuadro comparativo de ofertas C-P-01/R-06 para seleccionar el
proveedor adecuado y si el valor del producto a comprar supera los $5.000.000,00 pesos o se
trata de un producto con características muy particulares y se aceptará una sola cotización en el
caso de proveedores que son de confianza debido a que llevan un largo periodo de tiempo
suministrados sus productos y/o servicios. (Ver Decisión de Compra) se realizará una Orden de
Compra C-P-01/R-07 con las especificaciones del material o equipo a adquirir.

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 Se podrá dar el caso de que solo se tenga un único proveedor. Ejemplo:

 En el sitio de trabajo solo se tiene un proveedor general.
 Cuando la compra se requiera realizar en el exterior.
 El proveedor debe suministrar el producto, según los requisitos establecidos en la orden de
compra con la documentación acordada (certificados, garantías, remisión, factura, etc.).
 El responsable del proceso (asistente de ingeniería, administrador de obra, ingeniero residente)
recibe el pedido y verifica que corresponda con lo indicado en la orden de compra o la solicitud de
materiales.
 Si el producto no es conforme el pedido se devuelve dejando constancia en la remisión o en los
documentos de compra. Si el material recibido afecta la calidad del producto final suministrado al
cliente se tomará el registro de Disposición de Materiales no Conformes.
 Si el producto se despacha desde la oficina principal hacia obra, se envía con remisión C-P-01/R-
08.
 Se verifica que el producto comprado sea transportado según las indicaciones del proveedor.
 La factura y la remisión deben ser confrontadas con la orden de compra para verificar el
cumplimiento de los requisitos por parte del proveedor.
 La persona responsable del proceso debe dar el visto bueno para realizar el pago de las facturas.

Para Servicios:
 Cuando se requiera un servicio, el designado por la Gerencia consulta en el “Listado de
Proveedores” y escoge el más adecuado para realizar la actividad en cuestión. Selecciona al que
tenga los equipos y el personal adecuado para desarrollar la actividad, que tenga establecidas
relaciones laborales justas con sus empleados y mantenga afianzadas prácticas de derechos
humanos en materia laboral, garantice las afiliaciones a EPS, ARL AFP, que proponga un precio
adecuado y que preferiblemente tenga el certificado de Calidad del servicio que presta, así como
un certificado de Gestión en Seguridad, o por lo menos que indique cual es el riesgo que se corre
al utilizar su producto.
 Si se contratan los servicios de un subcontratista que no se encuentre dentro del “Listado de
Proveedores” o que no sea referido especial, le solicita al menos una referencia del último trabajo
que haya realizado, y verifica las referencias telefónicamente. Se indaga por su desempeño en
dicha actividad.

i. Contrato
La contratación que se realiza de los servicios requeridos para el desarrollo de sus proyectos, se
especifica en el contrato en el cual se establecen las condiciones del trabajo a contratar. Entre las
que se encuentran:
 El objeto del contrato
 Plazo
 Obligaciones contractuales
 Valor del contrato
 Forma de pago
 Cláusulas de caducidad del contrato
 Tipos de controles que se realizarán a los trabajos contratados
 Sistema de gestión de la organización a cumplir

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j. Descripción del Proceso

 Es responsabilidad de la gerencia, del director de obra o del ingeniero residente, de tomar la
determinación de contratar servicios para una actividad específica.
 El responsable del proceso de compras (asistente de ingeniería, ingeniero residente o
administrador de obra) selecciona los posibles contratistas del Listado de Proveedores
Aprobados. Si el servicio requerido no se encuentra listado se buscan nuevos candidatos,
solicitando referencias de actividades anteriores.
 De ser necesario se solicitan la cotizaciones correspondientes.
 La gerencia, el director de obra o el ingeniero residente seleccionan la oferta más favorable,
previa confirmación de referencias y/o estudio de cotizaciones.
 El gerente, el director de obra o el ingeniero residente se reúnen con el representante del
contratista para finalizar las negociaciones.
 Se genera el contrato, se revisa y se firma.
 Cuando es un proveedor de servicios o bienes HSE se debe verificar que cumpla con todo lo
estipulado por la ley según sea el caso, se debe diligenciar el formato C-P-02 /R-04 Lista de
chequeo documentación proveedor de servicios HSEQ y archivar la documentación respectiva, la
cual es prerrequisito para la aprobación del proveedor.

k. 6.3 Verificación del Producto Comprado

 Según el producto y si la interventoría del proyecto o la gerencia lo exige, se verifica el proceso de
producción en la sede del proveedor o del fabricante, con el fin de determinar si el producto
cumple con las especificaciones requeridas. Esta determinación debe ser comunicada al
proveedor o fabricante en el documento de compra que aplique.
 Los suministros que afecten la calidad del producto final o del servicio prestado, se les realizará
un seguimiento para evitar que se presenten inconvenientes con el cliente o su representante al
momento de la instalación, evitando también cualquier riesgo que se presente.
 La inspección de los productos comprados debe realizarse en el momento de la entrega por parte
del proveedor o fabricante con los documentos de la organización. Así mismo se debe definir en
cada proyecto el responsable de la inspección, de manera tal que se identifique la calidad del
producto y las condiciones de seguridad necesarias para su utilización. (Especificaciones que
deberá entregar el proveedor si el producto lo requiere).
 Cuando el proveedor presente anomalías tales como:
 Retardo en las entregas
 Diferencia de cantidades.
 Mala calidad del producto.
 Condiciones de riesgo que genere el producto sin notificarlas.
Se debe diligenciar un reporte de no conformidad, la cual se analizará para la evaluación de
proveedores. Se tendrá en cuenta el registro de remisión C-P-01/R-08
 El proveedor deberá cumplir con las normas de seguridad establecidas por la empresa, y en
ningún caso deberá entregar productos, empaques y/o embalajes que puedan generar algún
riesgo para la empresa sin reportarlo previamente.
 La inspección del producto comprado en campo es realizada por la persona asignada por el
director de obra.

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 El proveedor garantizara el cumplimiento de relaciones laborales justas en materia de derechos

humanos de su personal colaborador.

6.4 Medidas HSEQ

Para el caso específico de contratistas que adquiera la organización y que presten servicios de salud,
se debe justificar la idoneidad y competencia de los mismos en materia de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente, exigiendo Licencias de Salud Ocupacional de acuerdo a la labor
contratada; de la misma manera, el centro médico contratado para la elaboración de los exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro deberá aportar su Licencia de Salud Ocupacional así como la de sus
profesionales de la salud, y certificado de calibración de los equipos con que realizan los exámenes.
Las personas que realicen mediciones de higiene para la organización también deberán presentar la
Licencia en Salud Ocupacional y el certificado de calibración de los equipos con que realizan las
mediciones.
En cuanto a los proveedores de servicios ambientales que por su actividad requieran algún tipo de
permiso o licencia ambiental, éstos deben aportar copia de este documento, debidamente actualizado
y emitido por la entidad competente.
Cuando se contrate a personal que labora para otra empresa, ésta deberá entregar el certificado de
afiliaciones a Seguridad Social y Aportes Parafiscales, así como el suministro de la dotación.

Los riesgos asociados a este procedimiento y a esta actividad específica, están identificados en el
Panorama de Riesgos, ya que son riesgos asociados al área administrativa.

7. REGISTROS Y CONTROL
 C-P-01 /R-01 Hoja de inscripción del proveedor
 C-P-01 /R-02 Calificación de proveedores
 C-P-01 /R-03 Listado de Proveedores Aprobados
 C-P-01 /R-04 Solicitud de materiales
 C-P-01 /R-06 Cuadro Comparativo de Ofertas
 C-P-01 /R-07 Orden de Compra
 C-P-01 /R-08 Remisión
 C-P-01 /R-09 Calificación de proveedor directo de Obra
 C-P-02/R-05 Trazabilidad de las Compras

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