COPORACION UNIVERSITARIA ASTURIAS

Establecimiento de educación superior

Programa de administración y dirección de empresas

DESARROLLO DEL CASO PRACTICO DE LA UNIDAD 3, OPERACIONES DE

CIERRE DE LA INVESTIGACIÓN
Realizado por:

____________________________
JUAN PABLO RODRIGUEZ CARRANZA

Entregable sobre desarrollo de caso práctico a presentar en la Asturias Digital como

requerimiento de la unidad 3 Operaciones de Cierre de la Investigación, solicitado en la
sección colega

Bogotá (Colombia), marzo del 2019

COPORACION UNIVERSITARIA ASTURIAS
Establecimiento de educación superior
Programa de administración y dirección de empresas
 2

Enunciado Caso Practico

Este documento debe seguir la siguiente estructura por epígrafes: 1. Introducción al tema
de investigación, 2. Objetivos, 3. Justificación, y 4. Hipótesis de investigación. El contenido del
documento debe seguir la normativa de presentación de trabajos, citas y referencias de la
American Psychological Association (APA) 6ª edición (2018).
Completa la información relativa a los siguientes apartados: 5. Marco teórico: recopilación
de información científica, y 6. Metodología: trabajo de campo; a partir de tu propia investigación
Completa la información de los siguientes epígrafes: 7. Resultados de investigación, 8.
Conclusiones, 9. Principales referencias bibliográficas, y 10. Posibles canales de difusión
científica.
 3

Tabla de contenido
1. Introducción ............................................................................................................................... 4
2. Objetivos ..................................................................................................................................... 4
2.1. Objetivo General ........................................................................................................... 4
2.2. Objetivos Específicos l ................................................................................................... 4
3. Justificación................................................................................................................................ 4
4. Hipótesis de investigación ......................................................................................................... 5
5. Marco teórico ............................................................................................................................ 5
5.1.Sistema de Información .................................................................................................. 5
5.2.Componentes de un Sistema de Información .............................................................. 5
5.3.Ingreso de Información ................................................................................................. 6
5.4.Almacenamiento de información .................................................................................. 6
5.5.Procesamiento de Información ..................................................................................... 6
6. Metodología .............................................................................................................................. 7
6.1.Tipo de investigación ..................................................................................................... 7
6.2.Proceso ............................................................................................................................ 8
6.3.Técnicas e Instrumentos Utilizados .............................................................................. 8
6.4.Análisis de datos ............................................................................................................. 8
6.5.Documentos de la empresa ............................................................................................ 9
7. Resultados de investigación .................................................................................................. 10
7.1.Identifica el problema .................................................................................................. 11
7.2.Determinar especificaciones ........................................................................................ 11
7.3.Desarrollar conceptos alternos de diseño .................................................................. 11
7.4.Evalúa el diseño optimizado, mediante análisis minuciosos del modelo matemático
o por ensayo de los modelos físicos ............................................................................. 12
8. Conclusiones .......................................................................................................................... 12
9. Principales referencias bibliográficas .................................................................................. 12
10. Posibles canales de difusión científica ................................................................................. 13
11. Apéndice .................................................................................................................................. 14
11.1. Apéndice 1 ............................................................................................................. 14
11.2. Apéndice 2 ............................................................................................................. 15
 4

1. Introducción
Créditos Artihogar Manizales es un establecimiento comercial dedicado a la venta y
compra de artículos para el hogar ubicado en un sector residencial dentro de la ciudad de
Manizales.
La implementación de un sistema de información para establecimiento CRÉDITOS
ARTIHOGAR MANIZALES es una necesidad latente, pues el ritmo de trabajo requiere la
sistematización de todas sus actividades a fin de optimizar la gestión de la administración del
inventario disponible para la venta
La razón por la cual se plantea este proyecto es la de brindar las herramientas técnicas, y la
documentación necesaria para soportar la implantación de un sistema de información propio o
adquirido, que cumpla con las necesidades del cliente, inicialmente a sistematizar el área de
inventarios.
En este proyecto se encuentra la documentación necesaria para poder visualizar cada una de
las etapas que se deben recorren para la implantación de un sistema de información.
2. Objetivos
2.1. Objetivo General
Diseñar un planteamiento de solución que soporte la necesidad de adquirir o realizar un
sistema de Información que permitirá el manejo, control y aseguramiento del inventario de
mercancía que tiene como patrimonio "Créditos Artihogar".
2.2. Objetivos Específicos
 Analizar la información para el manejo de datos.
 Identificar los requerimientos para el desarrollo del sistema.
3. Justificación
Créditos Artihogar Manizales es una empresa que se desempeña en el mercado de la venta
y distribución de mercancía a crédito con un crecimiento gradual debido a que no cuenta con
los recursos tecnológicos que le permitan tener un inventario en tiempo real. Por este motivo
ven como se pierden ventas al ofrecer un producto que no se encuentra en bodega o por el
contrario llegar a tener muchos productos que no tienen una salida continua además generando
inconformidad al cliente quien es el primer afectado dado que se genera una falsa expectativa
 5

que de continuar puede generar una migración masiva de clientes hacia la competencia lo que
puede ser muy perjudicial dado que es una empresa pequeña
Al realizar el diseño de un sistema de información capaz de gestionar el control del
inventario, que este siempre disponible en la empresa ayudara a llevar el registro detallado de
todos y cada uno de los productos que ingresan, del tiempo que duran en bodega así de cuándo
y porque se genera una salida lo cual será de mucha utilidad para llevar una administración
más conveniente de los recursos existentes.
También se dará cumplimiento al decreto reglamentario 326 de 1995 la cual habla de que
todos los contribuyentes quienes calcularon los costos de enajenación de activos móviles por
el sistema de juegos de inventarios, deben adoptar el sistema de inventarios permanentes en
desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2 de la ley 174 de 1994.
4. Hipótesis de investigación
La no conformidad de tener un óptimo control del inventario de la empresa Créditos
Artihogar Manizales, es una situación que puede afectar la fidelización y sostenibilidad de
clientes en cuanto a procesos de disponibilidad de inventario óptimo para la venta, servicio al
cliente en actividades de venta y post venta, además de afectar la utilidad del negocio.
Los excedentes de inventario de mercancía sin tener un adecuado registro de ingresos,
salidas e índices de rotación inciden en los resultados de merma por averías en mercancía y /o
niveles de evacuación de sobre stock y saldos de inventario obsoleto
5. Marco teórico
5.1. Sistema de Información
Es un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir,
obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el
control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,
visualización de aspectos complejos entre otros.
5.2. Componentes de un Sistema de Información
 El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda
operar.
 El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por
las personas que utilizan el sistema.
 6

 El sistema de información en sí (generalmente una aplicación software).

Un sistema de información realiza los siguientes procesos básicos: ingreso,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.1
5.3. Ingreso de Información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que puede provenir de las fases del proceso general.2
Ejemplos:
 Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
 Facturas (interface automática).
5.4. Almacenamiento de información
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos.
Ejemplos:
 Catálogo de clientes.
 Facturas.
5.5. Procesamiento de Información
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de datos introducidos o
almacenados en sistema de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Ejemplos:

1
Jeffrey L. Whitthen, Lonnied. Bentley, VictorM. Barloww. 1996.Analisis y Desarrollo de sistemas de

información. Tercera Edición. Londres Mc Graw Hill. P 13-16

2
Ibíd., p. 13
 7

 Calculo de la disponibilidad del inventario.

 Calculo de inventario restringido de productos.
 Calculo de ventas generadas.
5.6. Salida de Información.
Las salidas presentan informaciones a los usuarios. Las salidas, el componente más visible
de un Sistema de Información de trabajo, son la justificación del sistema.
 Salidas de uso cíclico. Son aquellas que se implantan típicamente como formularios que
finalmente, vuelven al sistema como entradas
 Salidas Internas. Permanecen dentro del sistema para apoyar el trabajo de los usuarios y
administradores del mismo.3
Entre estas salidas se tienen los informes de resumen, de sección, y las consultas de ayuda
al proceso de decisión.
6. Metodología
A continuación, se describe la metodología que fue considerada para el alcance de los
objetivos planteados, todo esto con el fin de analizar el control interno acerca del inventario
por parte de la empresa Créditos Artihogar. En este orden de ideas, se describen los elementos
metodológicos utilizados durante el desarrollo de esta investigación
6.1. Tipo de investigación
Es una investigación aplicada, dinámica, activa o tecnológica donde esta presenta una serie
de características que se relacionan con la innovación tecnológica. En cuanto a su propósito es
descriptiva ya que se hace referencia sobre aquel que se dirige a recoger información mediable
a través de variables y conceptos. Las variables se utilizan para definir características de la
realidad utilizando la observación.
En cuanto a su tipo esta investigación corresponde a ser cualitativa ya que el investigador
realiza registros narrativos de las situaciones estudiadas mediante técnicas como la
observación

3
Jeffrey L. Whitthen, Lonnied. Bentley, VictorM. Barloww. 1996.Analisis y Desarrollo de sistemas de

información. Tercera Edición. Londres Mc Graw Hill. P 657

 8

6.2. Proceso
Para el proceso de investigación surgieron las siguientes actividades:
 Levantamiento de la información.
 Planteamientos de objetivos generales y específicos.
 Reuniones periódicas para la realización de la investigación.
 Recolección de información en textos guías e Internet
6.3. Técnicas e Instrumentos Utilizados
Las técnicas que se emplearan son:
 Observación. Para detectar cuáles son los inconvenientes que se dan en al llevar el control
de inventario de los productos.
 Entrevista. Con el fin de identificar causas y consecuencias derivadas del problema.
 Revisión documental. Para fundamentar la investigación y la propuesta del sistema.
 Experimentar. La lógica del negocio, del sistema para determinar su eficacia
6.4. Análisis de datos
De acuerdo a la recolección de información acerca del problema se interpreta y analiza que
la empresa Créditos Artihogar no tiene consolidados datos referentes a merma por pérdidas y
averías, histórico de ventas, Kardex de producto, histórico de compras esta información no
está sistematizada sino esta descrita en documentos que no aseguran el 100% de información
real para realizar La descripción (estadística descriptiva) o sea la reducción de datos
cuantitativos a un número menos de términos descriptivos más convenientes.
 9

6.5 Documentos de la empresa

Los documentos internos analizados y utilizados por la empresa para el manejo
administrativo y operativo del inventario.
 Factura emitida a clientes

Figura 1. Factura de venta (Colaborador de la empresa)

 Ejemplo factura de proveedores

Figura 2. Factura de compra a proveedor (Colaborador de la empresa)

 10

7. Resultados de investigación
La debilidad de control en la mercancía genera causas como la perdida de ventas donde el
60% de este factor obedece al desconocimiento del stock que se compone de un 30% en
pérdida de clientes y el 30% corresponde a bajos ingresos, en cuanto a logística tiene el
objetivo generar un buen servicio tanto para el cliente externo (comprador) como interno (
trabajadores directos e indirectos) este inicialmente se ve afectado percibiendo un 30% en
falla de la comunicación entre lo vendido vs la existencia de mercancía, se identifica un 30%
en Insatisfacción al cliente y un 40% a la falta de un cronograma de inventarios . Finalmente,
otra situación que atenta contra las operaciones de logística es el errado abastecimiento
generado por el 60% en deficiencia en la compra de producto y la posibilidad de tener ingresos
de mercancía inexistente.
Pero no solamente debido a esta problemática de inadecuado seguimiento se pierden ventas
y clientes, lo cual imposibilita el crecimiento del negocio también se evidencia un crecimiento
en costos con relación a las pérdidas derivadas por la merma causada en:
 Existencia de los productos donde el 60% corresponde a pérdida de unidades, 30% en
restricción del inventario a artículos no aptos para la venta y un 10% a ingreso de productos
con imperfectos desde fábrica.
 Manipulación de mercancía relacionada con la cantidad de producto almacenado que
interactúa con el 60% de espacio inadecuado en el almacén, orden deficiente en un 20% y
finalizando con el 20% en daño de productos.
 Acciones del personal encargado hacia actividades administrativas y operativas
correspondientes al funcionamiento de la empresa en lo referente al manejo del inventario
donde incide con el 60% el personal no capacitado y 40% con falta de compromiso.
La problemática anteriormente expuesta relacionada con los datos obtenidos limita el
crecimiento de la compañía por indicadores de rentabilidad y mantenimiento y fidelización de
clientes además del nivel truncado de competitividad ascendente de esta empresa en el
mercado y auto sostenimiento para ser viable económicamente sin dejar a un lado la
responsabilidad social que tiene "Créditos Artihogar” ante la sociedad.
 11

7.1. Identifica el problema

Se define el problema y se decide entre múltiples soluciones se intenta solucionar con la
que se considera más apropiada se amplía la definición de lo que se pretende, se recopila la
suficiente información con el mayor número de dato posibles.
7.2. Determinar especificaciones
Significa, ampliar más los detalles, y tener en cuenta las siguientes consideraciones
¿Cuáles son las necesidades de los usuarios?
Las necesidades de los usuarios están basadas en la sistematización del proceso de
inventarios ya que la empresa no cuenta con un sistema avanzado que permita optimizar el
rendimiento de sus funciones.
¿Qué debería ser la solución?
La solución es la adquisición o creación de un sistema de información en la que este
consignado toda la información y permita de una forma eficiente y eficaz el acceso a el
inventario.
¿Cuáles son las características de la población que usara el producto?
La población que usara el producto final está dedicada a la comercialización de productos
de alta calidad, en la venta y distribución de mercancía de artículos para el hogar.
7.3. Desarrollar conceptos alternos de diseño
El desarrollo de conceptos relativos al diseño depende de los campos; ya sea un ingeniero
químico, un ingeniero mecánico, un ingeniero electrónico, un arquitecto o un diseñador
gráfico abarca diferentes conceptos del diseño en su propio campo de interés.4
Se realiza una estrategia creativa para llevar a cabo una tarea física, mental, moral o
artística o satisfacer una necesidad. El propósito del diseño es:
 Satisfacer una especificación funcional dada
 Conformarse a la limitación del objetivo
 Responder a los requerimientos implicados o explícitos en la realización (tiempo, espació,
energía, costos, etc.) y estructura (estilo, simplicidad, etc.)

4
DIXON, Cork. Diseño en Ingeniería. Inventiva, análisis y toma de decisiones. Limusa. Wiley. México. 1970.
 12

 Satisfacer las restricciones del proceso mismo de diseño

7.4. Evalúa el diseño optimizado, mediante análisis minuciosos del modelo matemático o
por ensayo de los modelos físicos
Establecido el diseño (o solución) y sus posibilidades y realizada su optimización, es
necesario evaluarlo de nuevo mediante análisis minuciosos del modelo matemático o por
ensayo de los modelos físicos.
En el primer caso debe resolverse el modelo para las condiciones optimizadas y comparar
estos resultados con los deseados.
8. Conclusiones
1. Se realizó un análisis detallado de la información obtenida de la empresa, para así
determinar las necesidades específicas en cuanto a los procesos involucrados.
2. De acuerdo a sugerencia de solución es impórtate definir si el sistema de
información será creado por la empresa mediante software libre o se acudirá a proveedores
para lograr una aplicación que sea acorde con los requerimientos identificados.
3. Para la solución del problema se aplicó la investigación aplicativa la cual apunta a
dar soluciones prácticas a una dificultad.
9. Principales referencias bibliográficas
DIXON, J. R. (1970). Diseño en ingeniería: inventiva, análisis y toma de decisiones.
Mexico: Limusa Wiley.
Jeffrey L. Whitthen, L. B. (1996). Análisis y diseño de sistemas de información. Londres:
McGraw Hill.
Montañez, N. M. (01 de 06 de 2014). Fundamento de investigacion tecnologica Guia N° 8.
Bogota.
Rodriguez, I. H. (04 de 03 de 2011). SlideShare. Obtenido de
http://www.slideshare.net/jhaltuzarra/manejo-y-control-de-inventarios
 13

10. Posibles canales de difusión científica

De acuerdo al tipo de investigación y su contenido la difusión se realizaría a nivel interno
de la empresa como documento controlado ya que es la etapa inicial base para lograr el control
del inventario a nivel competitivo en el mercado. Ya al haber defino la solución concreta como
creación o compra del sistema de información, habría que complementar esta investigación en
sus etapas de implementación, producción, control y mantenimiento para así socializarla a
nivel académico el artículo científico en las publicaciones que tiene la universidad Industrial
de Santander la cual tiene asignado el siguiente raking.

Figura 3. Raking publicaciones de Universidad Industrial de Santander (Scimago

Institutions Rankings)
 14

11. Apéndices
11.1. Apéndice 1
Recolección de información acerca del problema
FICHA DE OBSERVACIÓN No. 1 ( Inventario)
Nombre del equipo de trabajo responsable:__________________________
Nombre del responsable de realizar la observación____________________
Fecha de observación______/______/________/ Hora
Nombre de la empresa_______ ______________________________ Actividad_________

VARIABLES PARA MODELAR LAS TRANSACCIONES DE INVENTARIO

Cargos con responsabilidad en manejo del inventario

Descripción del cargo Funciones
Administrativos:
Operativos:
Otros :
Notas:

Descripción de la operatividad Actual para llevar control de inventario

Ingresos:
Salidas:
Inventarios:
Ajustes de Inventario (Si existe):
Otros:
Notas:

Características del producto a llevar Kardex

Cantidad referencias de producto terminado
Descripción del código interno del producto
Descripción del producto
Disponibilidad de Producto
Otros
Notas:

Tipos Movimientos de inventario

Salidas
Documentos para ejecutar salidas de inventario
Facturación
Consumos Internos
Dar de baja a productos
Ajuste por faltante de inventario
Reversiones
Otros
Notas:

Entradas
Documentos para ejecutar entradas de inventario
Facturas de Proveedores
Devolución de clientes
Ajustes por sobrante de inventario
Reversiones
Otros
Notas:

Referencia de ventas
Presupuesto Mensual
Promedio de venta real
Otros
Notas:

Condiciones de almacenamiento
Espacio de almacenamiento
Agentes Internos (Orden, Manejo)
Agentes Externos (Condiciones Climaticas)
Otros
Notas:
 15

11.2. Apéndice 2
Entrevista n°1
Nombre del equipo de trabajo responsable:
Nombre del responsable de realizar la entrevista
Nombre de la empresa:
Nombre de la persona responsable / Cargo que ocupa:
1- ¿Cuál es el proceso que actualmente lleva la empresa para el control del inventario?
2- ¿Cómo se pueden determinar las pérdidas que ha tenido la compañía teniendo en
cuenta las siguientes variables?
a) Perdida de productos
b) Avería de productos
c) Espacio inadecuados
d) Orden deficiente
3- ¿Que documentación se está llevando para el proceso de inventario?
4- ¿Actualmente la empresa maneja un cronograma de inventarios?
5- ¿En qué porcentaje de clientes considera usted que se ven afectados por los agotados de
productos o despachos no realizados?
6- ¿Qué porcentaje de mercancía es enviado a remano facturación?
7- ¿Qué porcentaje de ganancia manejan al vender la mercancía a crédito?
8- ¿Cuál es el estimado de pérdidas al no tener un inventario sistematizado?
9- ¿Cómo cree usted que se puede beneficiar su empresa al tener un inventario
sistematizado?
10- ¿Considera usted que se realizan entradas inexistentes?