GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA

DIRETORIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM SAÚDE

SINASC E SIM
Algumas Orientações

BAHIA
JULHO/2003
 PAULO GANEM SOUTO
GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

JOSÉ ANTÔNIO RODRIGUES ALVES

SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA

MARIA AUXILIADORA MACEDO DE LIMA MACHADO

DIRETORIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO EM SAÚDE

ANDRÉA CAVALCANTI DE ANDRADE

COORDENAÇÃO DE ANÁLISE E DIVULGAÇÃO

ESTELA MARIA RAMOS NASCIMENTO

IZANI RODRIGUES FITERMAN
KITTY COSTA PASSOS BORGES
MARCIA DE PAULO COSTA MAZZEI
ZENAIDE CALAZANS OLIVEIRA
G.T. DE ANÁLISE E DIVULGAÇÃO
SUMÁRIO

Pág.
FLUXO DAS INFORMAÇÕES 7

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS 7

VIVOS – SINASC
NASCIMENTOS HOSPITALARES 8

NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS 9

ATRAVÉS DA UNIDADE DE SAÚDE
NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS 10
ATRAVÉS DO CARTÓRIO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 11

ÓBITOS HOSPITALARES 12

ÓBITOS NÃO HOSPITALARES 14

ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – LOCALIDADES SEM 14

MÉDICO
ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – LOCALIDADES COM 14
MÉDICO
ÓBITOS POR CAUSAS EXTERNAS 14

RECOMENDAÇÕES PARA O SIM E SINASC 17

ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SIM / SINASC – VERSÃO 19

7.3 a
 APRESENTAÇÃO

Este manual destina-se aos profissionais de saúde e à

todos aqueles que de alguma forma estão envolvidos com

os Sistemas de Informação sobre Nascidos Vivos e sobre

Mortalidade (SINASC e SIM).

Nele, estão contidas algumas orientações referentes aos sistemas

acima citados, tais como os fluxos da Declaração de Nascido Vivo –

DN e de Óbito – DO, os quais reproduzem as normas estabelecidas

pelo Ministério da Saúde, publicadas nos seus respectivos manuais e

portarias, porém revistos e adaptados à realidade e especificidades do

Estado.

5
ABREVIATURAS

SINASC – Sistema de Informação sobre Nascidos Vivos

SIM – Sistema de Informação sobre Mortalidade

DN – Declaração de Nascimento

DO – Declaração de Óbito

SMS – Secretaria Municipal de Saúde

DIRES – Diretoria Regional de Saúde

DICS – Diretoria de Informação e Comunicação em Saúde

CENEPI – Centro Nacional de Epidemiologia

6
 FLUXO DAS INFORMAÇÕES
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC

OBJETIVO: Propiciar a obtenção regular de dados sobre os

Nascidos Vivos, de forma abrangente e confiável,
que possa embasar os diversos níveis de
gerenciamento em suas ações de saúde.

FUNCIONAMENTO: O instrumento de coleta é a Declaração de

Nascidos Vivos – DN, instrumento padronizado e
impresso pelo Ministério da Saúde pré-numerado e
distribuído ao Nível Central – DICS e repassado às
DIRES para distribuição entre as SMS.

As S.M.S deverão dispor: micro computador

compatível com o sistema e técnico treinado para
operacionalizar o mesmo.

ATENÇÃO

A DECLARAÇÃO DE NASCIDOS VIVOS NÃO SUBSTITUI A CERTIDÃO

DE NASCIMENTO.

É TERMINANTEMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO DO

INSTRUMENTO DE COLETA – DECLARAÇÃO DE NASCIDOS VIVOS –
DN, documento oficial pré-numerado, impresso e distribuído gratuitamente
pelo Ministério da Saúde.

Recomendamos a coleta das Declarações de Nascido Vivo, periódica e

regularmente nos hospitais e cartórios de Registro Civil.

Trata-se de um documento de 3 vias:

• 1ª VIA – BRANCA 2ª VIA – AMARELA 3ª VIA - ROSA

O Município não deverá permitir a utilização dos formulários antigos e não

deverá receber e processar Declarações de Nascidos Vivos xerocopiadas.

7
 SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC
NASCIMENTOS HOSPITALARES

HOSPITAL

DN. 1ª Via - Branca

DN. 2ª Via - Amarela

DN. 3ª Via Rosa

FAMÍLIA ARQUIVA a
3ª Via no
Hospital

CARTÓRIO

ARQUIVA a 2ª Via
S.M.S. no Cartório

Critica, Digita, Envia o Disquete e Arquiva a 1ª

DIRES Processa, consolida, analisa e

envia o disquete para a DICS

SES / DICS Processa, consolida os dados do

Estado, analisa e envia para o
MS
MS / CENEPI
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE NASCIDOS VIVOS - SINASC
NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DA UNIDADE
DE SAÚDE 8

DOMICÍLIO
 UNIDADE DE SAÚDE

DN. 1ª Via - Branca

DN. 2ª Via - Amarela
DN. 3ª Via Rosa

FAMÍLIA ARQUIVA

CARTÓRIO
ARQUIVA

S.M.S. Critica, Digita, Envia o Disquete e

Arquiva a 1ª via

Processa, consolida, analisa e

DIRES
envia o disquete para a DICS

Processa, consolida os dados do

SES / DICS
Estado, analisa e envia para o MS

MS / CENEPI

OBS.: Para evitar o preenchimento de duas Declarações de Nascido Vivo –

DN para um mesmo Recém Nascido, o Município deverá providenciar, de
imediato, o Registro do Nascimento, notificado pelo Centro de Saúde.
SISTEMA DE INFORMAÇÕES SOBRE NASCIDOS VIVOS – SINASC9
NASCIMENTOS DOMICILIARES INFORMADOS ATRAVÉS DO
CARTÓRIO

DOMICÍLIO

CARTÓRIO
 1ª Via - Branca
2ª Via - Amarela
3ª Via - Rosa
FAMÍLIA
ARQUIVA

CS – 1º
SMS Atendimento
(Critica, Digita, Envia o Disquete e Arquiva a 1ª via) do RN

DIRES
(Processa, consolida, analisa e envia o disquete para a DICS)

SESAB / DICS
(Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI SOBRE MORTALIDADE – SIM

SISTEMA DE INFORMAÇÃO
10

OBJETIVO: Propiciar a obtenção regular de dados sobre

Mortalidade, de forma abrangente e confiável, que
possa embasar os diversos níveis do sistema no
planejamento e avaliação das ações de saúde

FUNCIONAMENTO: 1. Obedece ao fluxo de informações

estabelecido pelo MS / SESAB / DICS.
 2. Instrumento de coleta é a Declaração de
Óbito, distribuída gratuitamente pelo
Ministério da Saúde e repassada aos
municípios pelas Diretorias Regionais de
Saúde.

3. As S.M.S deverão dispor: micro computador

compatível com o sistema e técnico
treinado para operacionalizar o mesmo.

ATENÇÃO

É TERMINANTEMENTE PROIBIDA A REPRODUÇÃO DO

INSTRUMENTO DE COLETA, DECLARAÇÃO DE ÓBITO – DO,
documento oficial pré-numerado, impresso e distribuído gratuitamente pelo
Ministério da Saúde.

NÃO SERÃO ACEITAS DECLARAÇÕES DE ÓBITO XEROCOPIADAS

Trata-se de um documento de 3 vias:

• 1ª VIA – BRANCA 2ª VIA – AMARELA 3ª VIA - ROSA

A Declaração de Óbito não substitui a Certidão de Óbito.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM
FLUXO 11

PARA OS ÓBITOS HOSPITALARES

O estabelecimento onde ocorreu o falecimento preenche a DO em 3 vias: a

1ª via deverá ser encaminhada para a SMS para fins de processamento.
NOTA: Como a codificação da Causa Básica do Óbito está sendo feita
pela SESAB/DICS, as SMS deverão enviar a 1ª via da DO
acompanhada do disquete para as DIRES e esta para a SESAB (com
exceção dos municípios que já dispõem de pessoal qualificado para a
codificação de causas de morte considerados habilitados pela
DICS/SESAB).
A 2ª via (amarela), será entregue aos familiares para que se proceda o
registro do óbito em cartório. A 2ª via deverá ficar arquivada no cartório. A
3ª via será arquivada no estabelecimento de saúde onde ocorreu o óbito.

ATENÇÃO

Recomendamos que as DO’s sejam coletadas periódica e

regularmente:

1. Nos Estabelecimentos de Saúde, IML e SV0 – 1ªs vias.

2. Nos Cartórios de Registro Civil;

• 1ªs e 3ªs vias das Declarações preenchidas pelo Oficial

do Cartório (óbitos naturais ocorridos em localidades onde
não haja médico).
• 3ªs vias das Declarações de óbitos extra-hospitalares,
atestados pelo médico assistente.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM
PARA OS ÓBITOS HOSPITALARES 12
HOSPITAL OU IML OU SVO

DO 1ª Via

DO 2ª Via

DO 3ª Via Arquiva
 FAMÍLIA

CARTÓRIO

2ª Via - Amarela ARQUIVA

SMS*
Critica, Digita, envia o Disquete junto com a 1ª Via da DO

DIRES
Processa, consolida, analisa, arquiva a DO e envia ao dados para o MS

SESAB / DICS
(Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI * Ver Nota da Pág 12

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 13

PARA OS ÓBITOS NÃO HOSPITALARES:

• CASOS DE MORTES NATURAIS COM ASSISTÊNCIA

MÉDICA: o médico assistente preenche a DO, encaminha a 1ª
via para a SMS para processamento e entrega as 2ª e 3ª vias
para a família proceder o registro em cartório. As 3ªs vias
deverão ser recolhidas pelas SMS também para processamento
e as 2ªs vias deverão permanecer no cartório.

• CASOS DE MORTES NATURAIS SEM ASSISTÊNCIA

MÉDICA:
  Nas localidades com SVO (Serviço de Verificação de Óbito)
– A declaração de óbito deverá ser fornecida pelos médicos
do SVO.
[1ª via (SMS), 2ª via (Família), 3ª via (Cartório arquiva)].

 Nas localidades sem SVO (Serviço de Verificação de Óbito)

- A declaração de óbito deverá ser fornecida pelos médicos
do serviço público de saúde mais próximo do local onde
ocorreu o evento, e na sua ausência qualquer médico da
localidade. (RESOLUÇÃO CFM Nº 1.601/00).

• CASOS DE MORTE SEM ASSISTÊNCIA MÉDICA, EM LOCAL

ONDE NÃO HAJA MÉDICO: o responsável pelo falecido,
acompanhado de duas testemunhas comparecerá ao Cartório do
Registro Civil que preencherá as 3 vias da DO, ocasião em que o
Oficial do Registro deverá tentar obter a informação
correspondente a cada ítem do documento. O Cartório deverá
arquivar a 2ª via e entregar a 1ª e 3ª vias ao órgão processador
(SMS).

• CASOS DE MORTES POR CAUSAS VIOLENTAS: o legista do

Instituto Médico Legal - IML preencherá a DO, que segue o
mesmo fluxo dos óbitos hospitalares. Neste caso a SMS
recolherá a 1ª via no IML.
SISTEMA DE INFORMAÇÕES SOBRE MORTALIDADE
ÓBITOS POR CAUSAS NATURAIS – Localidades Sem Médico 14

CARTÓRIO

Município
ARQUIVA
DO 1ª Via - Branca

3ª Via - Rosa
DO 2ª Via - Amarela

Verifica se já DO 3ª Via - Rosa

consta do
banco de dados
 Se SIM ARQUIVA
3ª Via
Rosa
Óbito
ocorreu no
Município? SMS*
(Critica, Digita, Envia o Disquete
Se NÃO juntamente com as 1ªs vias)

DIRES
3ª Via - (Processa, consolida, analisa e envia o disquete
Rosa para a DICS)

SESAB / DICS
(Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI * Ver Nota da Pág 12

SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE MORTALIDADE – SIM 15

OBITOS POR CAUSAS NATURAIS – Localidades Com Médico

MÉDICO

Município
DO 1ª Via - Branca
ARQUIVA
DO 2ª Via - Amarela
3ª Via - Rosa
DO 3ª Via - Rosa

Verifica se já
consta do FAMÍLIA CARTÓRIO
banco de dados
 Se SIM
3ª Via - 2ª Via - Amarela 3ª via - Rosa
Rosa
Óbito
ocorreu no Arquiva
Município?
SMS*
Se NÃO
(Critica, Digita, Envia o Disquete
juntamente com as 1ªs vias)

3ª Via -
DIRES
Rosa
(Processa, consolida, analisa e envia o
disquete para a DICS)

SESAB / DICS
(Processa, consolida, analisa e envia para o MS)

MS / CENEPI * Ver Nota da Pág 12

RECOMENDAÇÕES PARA O SIM E SINASC 16

1. Os formulários de Declaração de Nascido Vivo - DN e de

Declaração de Óbito - DO, serão distribuídos pelas Secretarias
Municipais de Saúde - SMS, que deverão controlar estoques
necessários e numeração dos impressos encaminhados e
recebidos, bem como esclarecer aos solicitantes dos referidos
formulários, quanto aos fluxos em vigor.
OBS: As Secretarias Municipais de Saúde não deverão deixar
seus estoques muito reduzidos, devendo, sempre que
necessário, solicitar às DIRES estoque complementar, a fim de
que não falte formulários para a distribuição.

2. Declarações de Óbito deverão ser fornecidas para hospitais,

clínicas, IML, SVO e Cartórios de Registro Civil. Estes últimos
 deverão preenchê-la no ato do registro do óbito, no caso de
morte sem assistência médica, onde não haja disponibilidade de
médico para a verificação do óbito.

3. Declarações de Nascido Vivo deverão ser fornecidas para todos

os estabelecimentos de saúde que realizam partos, centros de
saúde e Cartórios de Registro Civil que deverão preenchê-las em
caso de nascimentos ocorridos em domicílio, quando não
preenchidas por supervisora do PACS ou centro de saúde.

4. As Secretarias Municipais de Saúde deverão digitar apenas

Declarações de Nascido Vivo e Declarações de Óbitos ocorridos
no município (campo 11 da DN e campo 31 da DO), exceto em
caso de DO´s emitidas pelo IML ou SVO. Apenas nestes casos a
DO deverá ser digitada no município onde estes serviços estão
instalados, independente do local de ocorrência do óbito.

5. As Secretarias Municipais de Saúde deverão fazer uma crítica

das declarações antes da digitação e deverão solicitar, sempre
que necessário, complementação ou esclarecimentos de dados
constantes nos impressos, visando garantir a qualidade da
informação produzida.

6. As primeiras vias de ambos os formulários, serão sempre

coletadas ou encaminhadas para as Secretarias Municipais de
Saúde para processamento. 17

6.1 As primeiras vias das Declarações de Óbito processadas

deverão ser encaminhadas, juntamente com os disquetes de
transferência, para as DIRES e estas para a Diretoria de
Informação e Comunicação em Saúde - DICS / SESAB para que
a codificação das causas de óbito seja feita pelo nível central do
sistema. (com exceção dos municípios da 1ª DIRES).

OBS: Tal procedimento deverá ser adotado até que as Secretarias

Municipais de Saúde sejam devidamente treinadas na CID-10 para
a codificação de causas de morte. Até lá, deverá ser utilizado o
código R 99 para todas as DO e assim tornar possível o
fechamento dos lotes de transferência.
 6.2 No caso de óbitos por causas externas (acidentes ou violências), a
parte VIII da Declaração não deverá ser digitada. Estes campos
serão processados pela DICS quando da codificação das causas
de morte, (com exceção dos municípios da 1ª DIRES).

7. As segundas vias das DO e DN serão sempre arquivadas nos

Cartórios.

8. As terceiras vias da DO deverão ser coletadas nos cartórios

pelas Secretarias Municipais de Saúde. Caso o óbito ocorrido no
município já conste no banco de dados, arquive-se esta via .
Caso contrário, a SMS deverá digitar os referidos formulários.

No Caso de óbito ocorrido em outro município, as terceiras vias

não deverão ser digitadas e sim encaminhadas para as DIRES e
estas para a DICS / SESAB. Esta irá fazer a redistribuição para o
município de ocorrência de óbito, para digitação.

ORIENTAÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SIM/SINASC 18

VERSÃO 7.3a

ATENÇÃO! Para os dados dos municípios serem recebidos nas

DIRES ambos devem estar com a versão 7.3a

1. A digitação da DN/DO só deve ser feita no Município de

Ocorrência, ou seja, o Município só deve digitar o evento
(Nascimento ou Óbito) ocorrido no seu próprio Município. Caso
esta determinação não seja cumprida, o Município correrá o risco
de não ter a sua informação no banco de dados regional e/ou
central, podendo ocasionar dessa forma a suspensão do PAB.

2. Após o recebimento dos disquetes enviados pelos Municípios

pertencentes a sua regional, a DIRES deverá verificar se há
 Declarações duplicadas através do “Verifica Declarações
Duplicadas” na opção “Operacionais” do Menu do Sistema.
Ocorrendo duplicidades, a DIRES / DICS emitirá o relatório e
encaminhará para o Município que digitou indevidamente a
declaração para que esta seja excluída.

3. A cada início de ano a numeração do LOTE deve começar de

001.

4. Em um mês podem ser abertos vários LOTES.

5. Cada LOTE deve conter no máximo 50 declarações.

6. Só devem ser enviados no disquete os LOTES NÃO

TRANSFERIDOS, para não causar erro no recebimento no Nível
Regional e/ou Central.

7. Se o Município fizer alguma alteração, inclusão ou exclusão em

algum lote já existente, este LOTE, já transferido, deve ser
reenviado quando solicitado pela Regional ou Nível Central.

8. Um disquete só pode conter a informação de um sistema, ou

19
seja, do SIM ou do SINASC.

9. Toda vez que for criado um novo lote, o município deve imprimir
e arquivar o Relatório de Lotes da Instalação que se encontra na
opção Declarações -> Controle dos Lotes no Menu do
sistema, para acompanhar e controlar a numeração dos lotes.

10. A numeração do LOTE independe do mês.

11. A numeração dos LOTES deve ser seqüencial, tomando-se o

cuidado de não reutilizar números de lotes já criados (nos casos
em que a Base de Dados tenha sido perdida).
12. Nas Declarações em que a numeração tenha 6 (seis) ou 7 (sete)
dígitos, deve ser acrescentado um ou dois zeros à esquerda. Por
exemplo: 01234657 e 001234567.

13. Antes de enviar o disquete para o Nível Central, verificar se o

mesmo não está vazio.

14. Os Municípios não devem criar numeração para as DN´s / DO´s

e sim, utilizar a numeração pré impressa nas Declarações.

15. Verificar se o código do Município usado na instalação do

Sistema, está correto.

16. Quando a base de dados for danificada o município deve

solicitar cópia ao nível central ou regional.

17. Os disquetes com as DO´s digitadas devem vir sempre

acompanhados de suas respectivas Declarações de Óbito,
exceto para os municípios da 1ª DIRES.

18. As Declarações que não estiverem digitadas serão devolvidas

para o município de ocorrência proceder a digitação e
reencaminhar para o Nível Central.
20
19. Toda transferência de informações para o disquete deve ser feita
através da Ferramenta de Transferência do próprio Sistema.

20. Não compactar as informações nos disquetes.

21. Não colocar informações referentes a mais de um ano em um

único disquete.

22. As Declarações devem ser separadas e encaminhadas por ano

de ocorrência.
21
 SESAB
Secretaria da Saúde do Estado da Bahia

DICS
Diretoria de Informação e Comunicação em Saúde

4ª Avenida, Nº 400, Plataforma 6, Lado B – CAB

CEP: 41.750-300 - Salvador – Bahia

Home Page da SESAB: www.saude.ba.gov.br

E-MAIL da DICS: dics@saude.ba.gov.br

Fone: (71) 370-4208

Fax : (71) 371-0442

22
S E S AB
SUS