U5. Fases Del Proceso de Auditoría, Planificación

[AFO007605] Curso Superior Universitario en Auditor en Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laboral(...
)
[MOD004814] Auditoría de Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales
[UDI026458] Fases del Proceso de Auditoría, Planiﬁcación
Mapa conceptual
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campus.euroinnova.edu.es
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[AFO007605] Curso Superior Universitario en Auditor en Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laboral(...)
Objetivos
Conocer las distintas fases del proceso de Auditoría.
Analizar la Fase de Preparación o Planificación de la Auditoría.
Hacer que el alumno conozca los fundamentos de análisis de la entidad auditada.
Analizar el modelo de Sistema de Gestión de la PRL, establecido por el estándar OHSAS
18001:2007
es
Saber cómo se configura y cuáles son las funciones del equipo auditor.
Conocer el procedimiento de recogida y estudio de documentación.
u.
Saber cómo se planifica y se programa una Auditoría.
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Conocer los principales documentos de trabajo a utilizar durante la Auditoría.
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1. Introducción al Proceso de Auditoría. Preparación
En las auditorías de gestión no existen normas de aplicación generales, por tanto es necesario
definir los criterios de referencia y el estándar razonable que permita comparar y evaluar las
condiciones existentes en la empresa.
Para auditar el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales y su grado de
cumplimiento, en principio hay que considerar la normativa vigente, la política de la empresa y su
es
adecuación al algún tipo de estándar como el OHSAS 18001:2007 por ejemplo. También hay que
tener en cuenta que en determinadas ocasiones, se pueden evaluar objetivos distintos en función de
u.
la situación, que pueden ir desde las prioridades del cliente a requisitos específicos de carácter
d
reglamentario o contractual, lo que conllevaría a adaptar los criterios de referencia a utilizara dicha
.e
situación.
va
En definitiva el proceso de auditoría necesita disponer de un método, en el que se den una serie de
no
pasos, ordenados y sistemáticos en función de los cuales se puedan garantizar la consecución de los
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objetivos propuestos.
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Cada uno de estos pasos constituye una etapa previa del siguiente paso, cada etapa es
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imprescindible, sino se desarrolla una de ellas el resultado final de la auditoría carece de sentido y
significación. También hay que tener en cuenta que aunque concatenados cada uno de estos pasos
s.
deben ser desarrollados de forma independiente entre sí como procesos distintos, pasando al
pu
siguiente cuando se haya completado el anterior, de esta forma se garantiza parte del éxito de la
auditoría.
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Aunque la auditoria es un proceso que se fundamenta en la profesionalidad de los auditores y su

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opinión es la base del resultado final de la auditoria, siempre deberá estar apoyada y fundamentada
en un método de probada eficacia que asegure que el resultado final además de en sus opiniones, se
apoya en los hechos contrastados que el auditor va reuniendo durante todo el proceso de la
auditoria.
La metodología constituye una garantía para el auditor y también para el auditado. El auditor
necesita garantizar a todas las personas que posteriormente trabajen con los resultados de la
auditoria, que dichos resultados no son subjetivos sino fruto de la situación concreta que se dio y
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analizó durante la auditoria. Y el auditado necesita la garantía de que los trabajos de corrección o
adecuación que se darán a consecuencia de los resultados finales de la auditoría, están
fundamentados en una sistemática y objetiva metodología de trabajo.
Dentro de la metodología de la auditoria se suelen identificar tres fases distintas que son:
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2. Preparación de la Auditoría
La fase de preparación de la auditoría también recibe el nombre de preauditoría, fase preliminar o
auditoría previa.
El objetivo fundamental que se persigue en esta fase es elaborar una planificación detallada del
proceso de auditoría que se va a poner en marcha. Esta tarea de preparación proporciona agilidad al
proceso, permite ahorrar mucho tiempo y ganar en eficiencia.
es
La etapa de pre-auditoría o de preparación puede subdividirse en cinco etapas distintas:
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2.1. Análisis de la entidad auditada: Objeto y Alcance de la

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Auditoría
ca
Cuando una empresa auditora recibe un encargo de auditoría por parte de un cliente, se inicia en
ese mismo instante el proceso de auditoría. El primero de sus pasos es la preparación y
planificación de la misma. El éxito o no de la auditoría, depende en gran medida de esta primera
etapa de planificación, si esta primera etapa no se diseña bien, las probabilidades de que el proceso
de auditoría no se desarrolle correctamente son muy altas.
Lo primero que el auditor debe hacer es conocer con precisión lo que el cliente que solicita la
auditoría quiere y necesita. Este es el momento en el que hay que plantear las cinco interrogantes
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clásicas: qué, cuándo, dón de, quién y cómo.
¿Qué se va a auditar?
¿Cuándo se va a comenzar con la auditoría?
¿Qué área o áreas van a ser auditadas?
¿Con qué personas se va a contactar?
¿Cómo se va a realizar?
es
El origen de una auditoría puede ser muy variado y las motivaciones que llevan a la misma también.
u.
En ocasiones puede que sea fruto del requisito de una norma de gestión de la prevención implantada
d
en la organización, o podrá ser por un requisito legal o por una exigencia voluntaria o por la
.e
necesidad de conocer la situación de la empresa o de un departamento de la misma en materia de
va
Prevención de Riesgos Laborales. En todo caso, sea cual sea el origen y la motivación de la misma, el
auditor debe tener muy claro cuál es la intención que el auditado persigue con la realización de la
no
auditoría.
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Las necesidades por las cuales la empresa solicita la auditoría deben ser definidas con claridad y
ro
jerarquizadas en función de su importancia relativa. Esto permite establecer unas prioridades que
guiarán el desarrollo de la auditoría. También se ha de fijar el grado de profundidad o minuciosidad

eu
con que se va a evaluar cada uno de los elementos del sistema.

s.
Si esta etapa se aborda adecuadamente, el auditor (o equipo auditor) estará en disposición de

pu
determinar tres aspectos necesarios para el desarrollo de la auditoría:

m
Los objetivos.
ca
El alcance de la auditoría.
El análisis documental del conjunto de elementos del Sistema de Gestión de la Prevención.
La empresa auditora deberá ponerse en contacto con los responsables de la organización auditada,
con objeto de definir de forma conjunta y precisa el objeto y el alcance de la auditoría, estas
definiciones deberán constar por escrito en la solicitud formal de auditoría por parte del cliente.
El objeto u objetivos es la finalidad que se persigue con la realización de la auditoría, constituye el
porqué se hace la auditoría. Por otra parte el alcance de la auditoría son los límites de la misma,
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que ayudan a identificar y definir cuáles son los puntos, procesos y actividades a auditar.
a) Establecer objetivos
Los objetivos de la auditoría reflejan aquello que se espera conseguir con ella. El establecimiento
de objetivos es de vital importancia, puesto que son estos los que constituyen la guía para la acción,
si no están bien definidos pueden suponer el fracaso del proceso de auditoría.
Algunos requisitos o recomendaciones a la hora de establecer los objetivos de la auditoría son:
es
u.
Los objetivos deben ser claros y concretos: deben especificar sin ambigüedades el “qué”, el
“cuándo”, el “dónde” y el “cómo”.
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Los objetivos deben ser cuantificables: deben poder medirse para comprobar al final si se han
conseguido o no.
va
Los objetivos deben ser realistas: deben entrar dentro de las posibilidades reales y adecuarse a
no
los recursos y capacidades disponibles.
Deben atenerse a unos límites temporales, es decir se debe establecer un límite de tiempo para
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alcanzarlos.
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Deben establecerse siempre de común acuerdo con la empresa a auditar.

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De entre los principales objetivos a alcanzar en una auditoría del Sistema de Prevención de Riesgos
s.
Laborales de una organización destacan:

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Analizar la implantación y aplicación del sistema de gestión de la Prevención de Riesgos

m
laborales, así como su adecuación a la normativa vigente y a la especificación OHSAS

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18001:2007
Orientar a la empresa hacia la mejora continua de su sistema de gestión de la prevención y de
sus prácticas preventivas.
Ayudar a establecer en la empresa una política preventiva, en el caso de que el auditado no la
tenga definida o necesite reorientarla.
Mejorar el sistema de documentación de la prevención
Evaluar la eficacia de un conjunto de procedimientos
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Hay que tener en cuenta que estos objetivos generales posteriormente han de ser planteados de
forma operativa en objetivos más específicos y mensurables.
El último paso de esta etapa será la jerarquización de los objetivos marcados en función de las
necesidades y prioridades de la empresa.
b) Establecer el alcance de la auditoría
Al igual que los objetivos, el alcance de la auditoría viene definido por las necesidades y las
es
características de la empresa.
u.
El alcance de la auditoría hace referencia a las instalaciones, elementos y unidades que van a ser
d
evaluadas. La auditoría puede centrarse en un único puesto de trabajo o en un procedimiento
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específico, o por el contrario puede referirse al Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos al
completo.
va
no
276
in
El hecho de establecer correctamente el alcance de la auditoría permite evitar que el análisis de los
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elementos quede a criterio del auditor y, por lo tanto, a una inadecuada planificación de la auditoría.
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Por ejemplo, en el caso de una empresa auditora que recibe un encargo de auditoría de una empresa
cliente, de acuerdo con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Entre la empresa a auditar y la
s.
empresa auditora se llega a definir el siguiente objeto y alcance:

pu
Objeto : Conocer el grado de cumplimiento en la organización de los requisitos normativos

m
establecidos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

ca
Alcance : Toda la entidad y sus actividades y procesos, incluyendo todas sus oficinas y centros
de trabajo.
Definir de forma precisa y correcta el objeto y alcance de la auditoría es fundamental, ya que a
partir de estos datos el auditor planificará y organizará todo el proceso subsiguiente, una definición
inadecuada o imprecisa conducirá casi con seguridad al fracaso a la auditoría.
La definición del objeto y del alcance de la auditoría, siempre se tendrá presente y en cuenta
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durante todo el proceso, incluyendo la elaboración de los informes finales. No tener estas
definiciones siempre presentes es una de las principales causas de problemas durante el desarrollo
de la auditoría. Si no se tiene claro cuáles son el objeto y el alcance de la auditoría, se pueden
investigar áreas o departamentos que no se encuentran dentro del alcance o se pueden olvidar
determinados puntos secundarios que influyen sobre las áreas o procesos auditados. En otras
situaciones el auditor tendrá que valorar si determinados elementos, aún estado fuera del alcance si
tienen influencia sobre el objeto de la auditoría, en ese caso deberá incluirlos en la investigación.
es
Cuando se presente la solicitud por escrito de auditoría a la que aludiamos, ésta debe realizarse por
u.
un miembro de la jerarquía superior de la organización o por el máximo responsable del centro a
auditar.
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En dicha solicitud del centro a auditar se debe indicar también quién es la persona de contacto
va
para la fase de preparación de la auditoría, que generalmente va a recaer en el responsable de
prevención de la organización o en un técnico en PRL perteneciente al personal, en caso de

no
empresas con Servicio de Prevención Propio. En todo caso, independientemente de la modalidad
in
preventiva adoptada por la organización siempre deberá existir la figura de un coordinador del
centro, que será la persona que recopile la documentación previa a la auditoría y con la que se
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consultará la preparación de la misma.

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s.
2.2. Análisis de la entidad auditada: Solicitud de Información

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Una vez establecidos los objetivos y el alcance de la auditoría, la siguiente actuación de la empresa
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auditora, una vez puesta en contacto con la entidad que le pide la auditoría, es solicitar una primera
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información de la misma que le permita conocer de forma general las características de la
organización a auditar. Dicha información debe ser relativa a la entidad a auditar y al sector
productivo en el que opera. Esta primera información es muy importante, puesto que con ella la
empresa auditora puede decidir la viabilidad o no de la auditoría a realizar. (Puede darse el caso de
contar con un equipo auditor que no conozca el sector, los problemas y las particularidades de la
entidad a la que va a auditar).
Hay que determinar la viabilidad de la auditoría, como paso previo al inicio de cualquier ac-
tividad, la empresa auditora debe realizar un análisis de la información facilitada para determinar la
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viabilidad de la misma, teniendo en cuenta los siguientes factores:
Que el contenido de la información recibida permite desarrollar un programa de auditoría.
La colaboración inicial del cliente o auditado.
La disponibilidad de tiempo y de recursos necesarios para su realización conforme a los
objetivos previstos.
Que se constata una suficiente implantación del Sistema de Gestión que permita efectuar la
auditoría.
es
En caso de que resulte inviable o innecesaria la realización de la auditoría, se debe proponer al
u.
cliente o auditado, una solución alternativa.
d
.e
Saber a priori cuál es la información mínima que se ha de solicitar a la empresa auditada es
va
complicado. Cada organización y cada sector productivo tiene una serie de características y
particularidades propias, pero de forma general la empresa auditoria debería contar al menos con la
no
siguiente información de la organización que solicita la auditoría (listado no exhaustivo):
in
Actividad productiva.
ro
Sector de la entidad (C.N.A.E.)

eu
Breve descripción de la actividad productiva, identificando los principales procesos, materias
primas, equipos utilizados, etc.

s.
Identificación y ubicación de los centros de trabajo.

pu
Número de trabajadores por centro de trabajo.
Organización preventiva en la entidad.

m
Actividades preventivas exteriorizadas mediante conciertos con Servicios de Prevención

ca
Ajenos.
Con esta información la empresa auditora debe definir cuál es la capacitación necesaria para la
realización de la auditoría y cuáles son los medios idóneos para llevarla a cabo.
Las empresas auditoras deben disponer, en función del sector o sectores en los cuales se ha
especializado, de hojas de toma de datos específicas para cada uno de ellos, de manera que esta
primera etapa de obtención de información esté sistematizada, para que ningún aspecto importante
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se pase por alto.
Esta primera información, una vez se ha decidido la viabilidad de la auditoría, debe ser ampliada
para empezar a planificar el desarrollo de la auditoría de forma adecuada. La segunda remesa de
información debe permitir conocer a la empresa, de forma que el auditor pueda analizar antes de la
ejecución de la auditoria, el estado en que se encuentra la acción preventiva en la entidad auditada.
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3. El Equipo Auditor
Una vez se ha definido el objeto y alcance de la auditoría y se ha analizado la documentación inicial,
lo que permite configurar una idea previa de la orientación del trabajo a realizar, es el momento de
decidir quién o quiénes van a realizar ese trabajo.
La auditoría puede ser llevada a cabo por una sola persona o por un equipo, todo va en función del
objeto y del alcance de la misma y de las características de la empresa, (como la complejidad del
es
objeto, la distribución de centros de trabajo incluidos en el alcance, la disponibilidad temporal, el
número de trabajadores, etc.).
d u.
Si sólo participa un auditor, éste asume toda la responsabilidad del proceso de la auditoría, pero si
.e
por el contrario interviene un equipo de auditores, uno de los mismos debe ser nombrado
va
responsable de su ejecución. Es el denominado Auditor Jefe o coordinador de la auditoría o
responsable de la auditoría. Independientemente de cómo sea llamado, es la figura que asume la

no
responsabilidad de la auditoría y ejerce la labor de coordinación durante el proceso auditor, debe
in
decidir además el número de integrantes del equipo de auditoría, así como la preparación técnica y
la especialización de cada uno de los auditores.

ro
eu
En cuanto a los criterios para elegir al equipo auditor, hay algunos que si se encuentran
perfectamente definidos como por ejemplo que en materia de formación cualquier auditor, según la
s.
Orden del Ministerio de Trabajo de 27 de Junio de 1997, deberá cumplir con los siguientes
pu
requisitos:
m
Ser Técnico de Nivel Superior en cualquiera de las cuatro especialidades o disciplinas

ca
preventivas consideradas en el artículo 34 del Reglamento de los Servicios de Prevención.
Disponer de formación o experiencia probada en Gestión de la Prevención de Riesgos
Laborales.
Disponer de formación o experiencia probada en auditorías de Prevención de Riesgos
Laborales y en técnicas auditoras.
Por otra parte La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que si bien deben ser Técnicos
de Prevención especializados, no sólo se tendrán en cuenta sus especialidades, (Seguridad, higiene,
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etc.), sino que además se valorarán sus conocimientos sobre el sector productivo y el proceso de
producción de la empresa que se va a auditar. Esto permite que en el equipo auditor puedan
intervenir técnicos, que no siendo especialistas en prevención de riesgos si dispongan del
conocimiento técnico adecuado al sector productivo de la empresa auditada y ayuden al equipo
auditor en la comprensión de la problemática en prevención de riesgos respecto al proceso
productivo de la organización auditada.
En todo caso hay que tener en cuenta que los técnicos especialistas, deberán participar
es
exclusivamente cuando sean imprescindibles y durante un breve periodo de tiempo.
u.
En cuanto al número de integrantes del equipo de auditoría, en este caso no hay un criterio cerrado
d
para decidir cuántos serán el número de auditores, esto deberá decidirlo el Auditor Jefe en base a su
.e
experiencia y a las características del proceso de auditoría que se va a iniciar, aunque si se pueden
tener en cuenta una serie de cuestiones como que:

va
no
El número de auditores debe ser adecuado al volumen de trabajo previsto. Durante la
in
realización de la auditoría se distorsiona el proceso normal de trabajo de la empresa auditada,
la auditoría no debe prologarse excesivamente en el tiempo, por lo que si se supone un número

ro
elevado de jornadas de trabajo se debe aumentar el número de auditores, para reducirlos en la

eu
medida de lo posible.
El número de auditores tiene que adecuado al número de interlocutores de la organización, en

s.
caso contrario se puede dar la situación de que un mismo interlocutor deba atender a más de
pu
un auditor a la vez.
m
El coste económico de una auditoría aumenta con el aumento de auditores participantes.

ca
La elección del equipo de auditoría, es otro de los factores determinantes que deciden el éxito o el
fracaso de la misma, por lo tanto el auditor jefe, que se responsabilice de su creación y coordinación
debe tener en cuenta aspectos no solamente técnicos, sino que deberá tener en cuenta otro tipo de
factores como la compatibilidad de los caracteres, la personalidad de los auditores, la forma de
interpretar la legislación o normas de aplicación, etc. Podrá auxiliarse de la opinión y ayuda de otros
auditores más conocedores de la especialidad cuyo fin sea conseguir un equipo pluridisciplinar.
Saber cuáles han de ser las cualidades, capacidades y habilidades de un auditor para un trabajo
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determinado es muy complicado, porque entre otras cosas las características de cada auditoría son
distintas unas de otras y porque los entornos de trabajo son realidades en continua transformación.
Pero por otra parte sí es posible definir algunas cualidades que debe tener cualquier auditor.
Según Muñoz Santos (2006) un buen auditor debe tener el siguiente perfil, tiene que ser:
Diplomático.
Buen comunicador.
es
Disciplinado.
u.
Honesto.
Debe poseer sentido común.
d
Independiente.
.e
Abierto.
Formado.
va
no
Analítico.
Autocrítico.
in
Profesional
ro
Observador.
Paciente.
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No influenciable.
s.
pu
Otro de los perfiles facilitados para poder caracterizar a un buen auditor, es el dado por la Audelco
(2006) en el cual se especifican las características que deben tener cualquiera de los auditores que
m
compongan el equipo auditor y además las que no deben tener. Son las siguientes:
ca
a) El auditor debe:
Conocer los requisitos que se deben cumplir.
Poseer conocimientos de las técnicas a emplear.
Tener un juicio equilibrado.
Ser paciente.
Mostrar interés.
Ser tenaz.
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Tener integridad profesional
Saber escuchar.
Ser inquisitivo.
Ser comunicativo a todos los niveles.
Ser analítico.
Ser honrado y honesto.
Ser diplomático.
es
Ser disciplinado.
Ser buen planificador.
d u.
b) El auditor no debe:
.e
Ser propenso a la discusión.
Ser rápido a la hora de opinar. va

no
Estar falto de interés.
in
Ser influenciable.
Ser inflexible.
ro
Estar predispuesto a sacar conclusiones de forma precipitada.

eu
Ser confiado en relación a todo lo que escucha.
Ser poco comunicativo.

s.
Ser un mal planificador.

pu
Ser poco profesional.

m
Todos estos requisitos se refieren a que el auditor debe caracterizar por tener una adecuada
ca
integración profesional, de manera que manifieste su actividad en todas y cada una de sus acciones
personales, reflejándose además en su actividad.
Debe ser incisivo y analítico, de esta forma podrá descubrir evidencias y por otra parte podrá inferir
de las mismas acontecimientos verdaderos y podrá opiniones o evidencias no válidas. Otro de los
requisitos indispensables del auditor, es la honradez, de hecho no debe esconder nada y tiene que
presentar las cosas tal y como son.
En la mayoría de las ocasiones, el equipo auditor está en la misma instalación durante todo el
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proceso; no obstante, como consecuencia del alcance de la auditoría, o como consecuencia de la
especialización, un auditor, únicamente podrá permanecer un día para analizar una actividad
específica, revisar una cierta documentación o para entrevistar a personas concretas. Para
conseguir una mayor objetividad e imparcialidad en la auditoría, los miembros del equipo auditor,
deberán ser independientes de la actividad a auditar.
De la misma manera, debe haber una buena interrelación entre: el conocimiento, la aptitud y la
experiencia de los miembros del equipo para que se puedan asumir las responsabilidades asignadas
es
por el auditor jefe.
u.
En resumen, un buen auditor:
d
.e
Debe ser paciente, diplomático, comunicativo, autocrítico, observador, abierto, analítico, no
va
influenciable, tenaz, independiente, disciplinado, honrado/ honesto, además de ser un buen
planificador.
no
Debe tener sentido común, una cualificación profesional adecuada (ser profesional).
in
Debe saber escuchar y mostrar interés por lo que hace.

ro
eu
3.1. El Auditor Jefe

s.
Los responsables de la gestión del programa de la empresa auditora, designarán a un auditor jefe
pu
para que pueda organizar el equipo auditor y asignar las responsabilidades en función del alcance
de la auditoría y de la especialización de los miembros del equipo. Este auditor jefe debe asegurar
m
que los objetivos, el alcance, los criterios de referencia y la composición del equipo auditor, son los
ca
adecuados para la realización de la auditoría.
El auditor jefe dirige el equipo auditor, es el responsable del grupo y deberá tener una probada
experiencia en procesos de auditoría y capacidad de gestión de equipos de trabajo, es decir, tiene la
suficiente autoridad para tomar las decisiones finales.
En determinadas circunstancias el auditor jefe representa al equipo auditor, además tendrá
asignadas otras funciones como la de realizar y entregar el informe a la auditoría, para esto es
imprescindible la colaboración y apoyo del resto del equipo auditor que tiene la obligación de dirigir.
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Dentro de las funciones del auditor jefe está la de ser el encargado o responsable de llevar a cabo la
planificación de la auditoría, que se realiza a partir de los datos obtenidos en la revisión de la
documentación básica del sistema, en función del equipo auditor designado y de la información que
los interlocutores de la empresa auditada pongan a su disposición.
Otra de las funciones del auditor jefe es la elaboración del informe final de la auditoría realizado a
partir de las conclusiones obtenidas y la entrega y presentación del mismo ante los responsables de
la empresa auditada.
es
En resumidas cuentas los auditores jefe, tienen fundamentalmente estas funciones durante el
u.
proceso de auditoría:
d
.e
Seleccionar a los miembros del equipo.
va
Orientar el trabajo del resto de los auditores durante las fases de preparación y planificación.
Coordinar al equipo auditor.

no
Asignar tareas a los distintos miembros del equipo auditor en función de su especialización,
in
capacidad y competencia.
Establecer el programa de trabajo diario.

ro
Mantener a la empresa informada acerca de la planificación.

eu
Colaborar con los otros miembros del equipo auditor en el proceso de revisión de la política de
prevención y los procedimientos de la organización auditada, incluyendo la elaboración de

s.
listas de comprobación y protocolos.

pu
Contactar con la organización para informarle acerca del proceso de auditoría.

m
Revisar los resultados.
Calificar los hallazgos.

ca
Coordinar la redacción, revisar y firmar el informe final de auditoría.
Presentar y entregar el informe final de auditoría a la empresa auditada.
En definitiva, la función básica y fundamental del auditor jefe se basa en la representación de la
entidad auditora frente a la empresa auditada o cliente, mediante la planificación, gestión y
supervisión del proceso de auditoría.
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3.2. Selección del Equipo Auditor
Para la correcta ejecución de la auditoría y que esta se realice con un nivel de calidad óptimo, la
selección del equipo auditor adecuado es un aspecto esencial. El auditor jefe debe seleccionar o
al menos participar de forma activa en la elección de los miembros de su equipo, para lo que deberá
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos de la auditoría.
es
Tipo de empresa, organización, actividad y funciones a auditar.
u.
Necesidad de cualificaciones profesionales o especialidades técnicas, así como conocimiento de
la actividad de la empresa.
d
.e
Aptitudes personales necesarias para relacionarse con el auditado.
Capacidad lingüística requerida.
va
Ausencia de conflictos de intereses que comprometan su independencia u objetividad.
no
Establecer el número exacto de componentes del equipo auditor es muy complicado, puesto
in
que este variará en función de la complejidad de la empresa a auditar (número de centros, tamaño
ro
de los mismos, etc.). Será la experiencia del auditor jefe la que determine en cada caso el número de
eu
componentes del mismo. También hay que tener en cuenta que este número puede variar durante la
realización de la auditoría, pudiéndose reajustar el número de integrantes del equipo o contándose

s.
con la participación de otros técnicos, que aún no siendo auditores, si puedan actuar como auxiliares
pu
por su experiencia y conocimientos en determinados procesos.

m
Es probable que en empresas que dispongan de varios centros de trabajo se tengan que realizar de
ca
forma simul tánea auditorías en varios lugares a la vez. En estos casos, se debe mantener una
proporcionalidad de los equipos auditores y además se incluirá la figura de un Coordinador de los
mismos, que intervengan de modo trasversal en el proceso.
Cuando se hayan designado sus miembros, el equipo auditor puede ser consensuado tanto con el
cliente de la auditoría como con el auditado, y estos tienen el derecho a requerir la sustitución de
alguno de sus miembros o el refuerzo del equipo de acuerdo a los principios de auditoría.
Puede ocurrir también en algunos procesos de auditoría, que el equipo auditor se acompañe de
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algún técnico de la entidad auditora en calidad de observador, en el desarrollo del proceso de
aprendizaje del oficio, es decir para adquirir experiencia y poder auditar él en el futuro. En estos
casos se debe presentar como Observador ante el auditado.
El proceso de auditoría es bastante complejo, que una persona conozca de forma teórica los
métodos, herramientas y la sistemática de actuación definidas para la realización de una auditoría,
es absolutamente necesario, pero no suficiente para poder desarrollar por sí misma todo el proceso.
Por eso es muy importante que los auditores al inicio de su carrera profesional como tales y como
es
parte indispensable de su formación práctica, acompañen como observadores a varios equipos
u.
auditores en varios procesos de auditoría.
d
La cantidad de auditorías en prácticas o como observador en las que hay que participar está
.e
establecida por algunos estándares en un mínimo de cuatro.
va
no
3.3. La actitud del Auditor
in
El proceso de una auditoría rompe el normal funcionamiento de la entidad auditada y es obvio que
ro
se genera un cierto grado de molestia al ser una actividad de carácter evaluador del Sistema de
Prevención de Riesgos Laborales. Por tanto es necesario que la actitud del auditor con los
eu
interlocutores sea tal que dichas molestias se minimicen todo lo posible.

s.
El auditor tiene que ser consciente de que su actitud condicionará el desarrollo de la auditoría,
pu
fundamentalmente porque se trata de un proceso comunicativo, por eso es muy vital que el auditor
se esfuerce en:
m
ca
Tener presente que la auditoría es algo importante para el auditado y que puede llegar a tener
consecuencias importantes para el funcionamiento de la entidad.
Su actitud debe transmitir serenidad y tranquilidad al auditado, evitando las situaciones de
nerviosismo o inseguridad por su parte.
Demostrar interés por todo lo que se le comunique.
La comunicación con los auditados es de entrevista, no de interrogatorio ni de acoso, por lo que
en cada comunicación el auditor debe transmitir sobre todo tranquilidad
Hablar de forma clara, sencilla y concisa, no abusando de tecnicismos o expresiones que
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puedan ser malinterpretadas.
El auditor tiene que dirigirse a aquellas personas que dispongan de la información que él
necesita aunque no se dirija a sus superiores jerárquicos.
Jamás se debe dejar en mal lugar al entrevistado, hay que evitar realizar la entrevista delante
de sus superiores jerárquicos y por supuesto en ningún momento se juzgará la información o la
actitud de quien la proporciona.
No se debe sentir presionado por las actitudes de los entrevistados sean cuales fueran
es
Después de escuchar hay que tomar las notas necesarias de lo escuchado.
No se debe entrar en discusiones, se trata de buscar datos no de dar opiniones ni de
u.
recabarlas.
d
El auditor debe investigar hasta encontrar la información que necesita adoptando una actitud
.e
comprensión.
va
Debe tener presente que una auditoría no se reduce a la búsqueda de fallos o no conformidades
(no se trata de una inspección) sino de una evaluación integral del sistema de gestión y entra
no
dentro de lo posible que dicho sistema esté bien.
in
En ningún momento se pueden adoptar actitudes de indiferencia, ironía, indolencia,
agresividad, etc., que provocaran una falta de comunicación efectiva por su parte o por el
ro
auditado.
eu
Aunque la auditoría puede llegar a ser un proceso rutinario, no se debe aparentar falta de
interés por el mismo.

s.
pu
3.5. Características del auditor

m
ca
Como todo profesional el auditor debe tener una serie de cualidades humanas que le ayuden en el
desarrollo de su trabajo y que no le supongan un lastre en el mismo. El auditor debe conocer cuáles
son las cualidades más deseables para poder potenciarlas y cuáles son las no deseables para poder
controlarlas y minimizarlas.
Para disponer de una herramienta sistemática y de consulta el auditor puede utilizar como
referencia para analizar su comportamiento y aptitudes la norma ANSI/ASME NQA-1. En dicha
norma se recoge un listado de cualidades que debe servir para analizarse de forma personal y de esa
20 / 38
forma ir mejorando día a día la forma de tratar a los demás durante el proceso de auditoría. Esta es
la tabla de cualidades del auditor recogida en la citada norma:
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
21 / 38
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
(Sistema de Puntuación: 1 Mínimo y 5 Máximo)
TABLA APTITUDES AUDITOR según Norma ANSI/ASME NQA-1
22 / 38
4. Recogida y Estudio de Documentación
Es necesario contar con la máxima cantidad posible de información de la empresa auditada, por lo
tanto, después de un primer análisis de la información mínima recibida se procederá a una
recopilación de la documentación pertinente.
El estudio de la documentación permite al equipo auditor configurar una visión global de la situación
de la empresa, esto no significa que el estudio deba ser exhaustivo, sino que los auditores han de
es
valerse de la documentación como herramienta para lograr un primer acercamiento a la estructura y
funcionamiento del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos de la organización. Por regla
u.
general en estos momentos comienzan a detectarse los primeros indicios de desviaciones o no
d
conformidades.
.e
va
Es conveniente preparar con antelación una lista con la información que va a ser solicitada, teniendo
en cuenta que el conjunto de documentos que deben ser analizados en esta fase no ha de ser
no
excesivo, puesto que durante la realización de la auditoría todas las informaciones van a ser
in
analizadas de forma exhaustiva

ro
En algunos casos, el estudio de la documentación puede constituir el final de la auditoría. Esto

eu
puede deberse a dos razones principales:

s.
Que existan evidencias claras y graves de no cumplimiento que deban ser corregidas antes de
pu
proseguir.
Que tras contrastar la documentación con la realidad de la empresa, el auditor considere que el
m
Sistema de Gestión de la Prevención no está realmente implantado en la organización.

ca
Ante cualquiera de estas situaciones, el auditor puede determinar el fin de la auditoría, previa
justificación a la dirección de la organización o puede solicitar más información adicional antes de
tomar tal decisión.
Este puede ser un momento idóneo para que la empresa corrija las no conformidades y adecue su
sistema preventivo, aunque hay que dejar claro que en ningún caso la empresa auditora actuará
como asesora ni realizará por sí misma las funciones propias del Servicio de Prevención.
23 / 38
La nueva petición de información a la entidad auditada, dependerá del sector productivo de la
misma, el tipo de organización, el número de centros de trabajo, el número total de trabajadores,
etc. Por lo tanto es muy difícil definir de forma cerrada cual debe ser la documentación a solicitar,
pero al menos la empresa auditora deberá solicitar la siguiente:
a) Actividades que se desarrollan en la entidad
Descripción general y específica del proceso productivo, con indicaciones sobre la relación de
es
materias primas, la descripción física del proceso, el producto o materia final, cualquier tipo de
actuación no incluida en la cadena productiva, (como las tareas comerciales, de marketing o de
u.
administración que sean relevantes para la auditoría). Si procede también se ha de incluir
d
información sobre todos los materiales y materias de procesos auxiliares, como los relacionados con
.e
la limpieza o el mantenimiento.
va
En definitiva se trata de profundizar un poco más en la actividad específica de la empresa auditada,
no
ya que dentro de un mismo sector la variedad de actividades productivas es muy amplia, por eso hay
que de definirlo muy exhaustivamente para el caso en particular que nos ocupe.
in
ro
b) Organización general
eu
Se debe solicita información sobre la organización general de la empresa auditada, especialmente en
lo relativo a la materia preventiva incluyendo los organigramas relacionados. Hay que indicar
s.
claramente cuáles son los responsables directos de la prevención en la entidad, como pueden ser los
pu
trabajadores designados, los delegados de prevención o los miembros del servicio de prevención.
m
c) Centros de trabajo
ca
Aquí se deben incluir todos los centros de trabajo que componen la entidad, indicando la localización
geográfica de los mismos y una descripción de las actividades que realizan dentro de cada uno de
ellos. También se debe hacer una relación del número de trabajadores por cada centro de trabajo.
Además se debe indicar con claridad el horario de trabajo de los distintos centros, teniendo en
cuenta que la auditoria debe adaptarse al ritmo de la organización auditada, la auditoría no puede
ser un obstáculo en el desarrollo normal de la actividad.
d) Actividades de prevención concertadas con Servicios de Prevención Ajenos
24 / 38
Se debe solicitar toda la información relativa a aquellas actividades preventivas que se han
exteriorizado, mediante conciertos con algún Servicio de Prevención Ajeno, indicando para cada una
de dichas actividades el nombre y la razón social del servicio de prevención con el que se mantiene
el concierto.
e) Plan de Prevención
El Plan de Prevención es la primera actuación en materia preventiva, es básico disponer del mismo y
es
analizarlo para poder elaborar el Plan de la Auditoría. También hay que disponer de la programación
anual de la entidad en materia de Prevención de Riesgos Laborales.
u.
f) Evaluación de Riesgos Laborales.
d
.e
Es la herramienta básica de la acción preventiva en cualquier empresa, es fundamental disponer de
va
la evaluación de riesgos de la entidad auditada antes de planificar la auditoría.
no
g) Normas y legislación.
in
Se incluirán en este apartado todas aquellas normas y legislación específica que afecte a la entidad
ro
auditada, especialmente el convenio colectivo de la misma. Por otra parte la empresa auditora
deberá conocer y disponer de la documentación que, en materia de Prevención de Riesgos Laborales

eu
que afecte a la entidad por sus actividades o por su localización, como por ejemplo la legislación
s.
autonómica de aplicación.
pu
h) Memoria Anual de la entidad.

m
Hay que solicitar también la Memoria Anual de la entidad en materia preventiva, ya que es una
ca
fuente de información importante, dónde se indican las actividades que se han venido desarrollando
hasta la fecha. Por supuesto hay que disponer de las memorias de los años que van a ser auditados.
i) Informes de auditorías previas
Es el documento que establece la situación en la que se encontraba la entidad en el momento de ser
auditada e identifica los puntos fuertes y débiles que se detectaron en su momento.
Solicitar el máximo de información documental a auditar antes del inicio de la auditoría, permite no
sólo realizar un análisis previo de la empresa sino que además ayuda a ganar tiempo en la
25 / 38
realización de la auditoría y en caso de que no se tuvieran, se pueden preparar listas de
comprobación que faciliten y homogenicen los trabajos del equipo auditor.
Puede suceder que en ocasiones se presente problemas a la hora de recibir esta información o que
no se necesaria, esto sucede por las siguientes razones:
A veces la auditoría es de carácter interno y los auditores son conocedores del sistema de
gestión de la empresa y disponen de dicha documentación.
es
Puede que la gestión de la acción preventiva no esté totalmente documentada o que los
u.
encargados de enviar la documentación no hayan sabido recopilarla correctamente. Estos
factores entre otros pueden condicionar una imagen distorsionada de la realidad de la
d
empresa.
.e
Gran parte de la documentación está en soporte informático o es considerada confidencial y la
va
mayoría de las empresas suelen negarse a sacar fuera de sus centros, documentación que
no
consideran crítica.
in
Cuando en estas ocasiones parte de la documentación necesaria sea considerada por la entidad
ro
como confidencial el auditor o auditor jefe, deberá realizar una visita previa para poder conocerla, lo
que no se debe hacer es planificar la auditoria sin conocer dicha información.

eu
En todo caso cuando se haya analizado la documentación y si se ha decido que no es necesaria una
s.
mayor cantidad de información, se procede a realizar una visita previa a la entidad antes de elaborar
pu
un Plan de Auditoria realista y adaptado a la entidad.

m
Si fuera necesaria una mayor cantidad de información de algunos de los puntos referidos, no se debe
ca
realizar el Plan de Auditoria hasta que se disponga de la misma.
26 / 38
5. Planificación de la Auditoría
Una vez se tiene el equipo auditor configurado y la suficiente información como para hacer una idea
realista de la empresa y su sistema de Gestión de la Seguridad y Salud, la siguiente actuación a
llevar a cabo por el auditor es la de elaborar el documento de planificación de la auditoria, es decir
el Plan de Auditoría en base al cual se desarrollará la misma.
Será el auditor jefe el que deba elaborar el Plan de Auditoría que presentará a la empresa a auditar,
es
a fin de que lo examine y apruebe. El plan deberá facilitar la programación y la coordinación de las
actividades de auditor.
d u.
El Plan de Auditoría es el documento que define la estrategia, la programación y las características
.e
de la misma. Tiene que redactarse de tal forma que sea una autentica guía de trabajo para el auditor
va
o el equipo auditor. Es el documento que debe protocolizar y ordenar su conducta durante la
auditoría, garantizando que todas las actividades sean realizadas con eficacia, que no haya
no
duplicicidad de funciones y sobre todo que se establezcan y se cumplan los plazos establecidos para
in
la ejecución y desarrollo de la misma. Esta planificación se tiene que cumplir de forma rigurosa y
estricta por parte del equipo auditor, ya que supone en sí misma una garantía de la calidad del
ro
trabajo desarrollado y supone además para el equipo de auditores un método de supervisión de la

eu
calidad de su trabajo.
s.
A la hora de redactar el Plan de Auditoría hay que tener en cuenta que se trata de un documento
pu
de trabajo, por lo que no debe ser excesivamente extenso. Ha de ser claro y conciso, yendo siempre
de lo general a lo particular, sin olvidar ningún aspecto de la auditoría. El documento del Plan de
m
Auditoría debe incluir al menos los siguientes puntos:

ca
Identificación de la entidad auditada
Hay que indicar claramente el nombre y razón social de la entidad auditada, su localización y la de
todos los centros de trabajo de la misma incluidos en el alcance de la auditoría. La finalidad de esto
es identificar claramente que entidad o que parte de la misma es la auditada.
Objeto y alcance de la auditoría
27 / 38
Tal y como ya ha quedado establecido se debe incluir de forma inequívoca, cual es el objeto de la
auditoría y cual el alcance de la misma.
Documentos de referencia utilizados
Se debe referenciar toda la documentación que ha sido proporcionada por la empresa auditada de
forma previa al inicio de la auditoría, especificando si dicha documentación ha sido revisada en la
propia instalación de la empresa o se ha permitido su salida.
es
u.
Identificación del equipo auditor
d
.e
Se relacionarán los nombres, una pequeña reseña y sus funciones durante la auditoría de cada uno
va
de los integrantes del equipo auditor. Como ya se ha indicado, la empresa auditada, basándose en
las características de los auditores, puede recusar la participación de alguno de ellos, en ese caso el
no
responsable del equipo de auditores deberá proceder a su reemplazo.
in
Calendario y horarios de la auditoría

ro
eu
Se deben incluir las fechas y los horarios de realización de la auditoria, además si ésta se va a
desarrollar en varios centros de trabajo, hay especificar la fecha y el horario aproximado en el que
s.
va ha ser auditado cada uno de ellos. En esta descripción de los horarios se tiene que especificar
pu
claramente el inicio diario de la auditoría, las paradas para la comida o las reuniones acordadas con
la entidad auditada, entre otras actividades.

m
ca
Interlocutores de la entidad
En el desarrollo normal de la auditoría, será necesaria la realización de entrevistas con personas de
distintos departamentos y centros de trabajo. Estas personas y el objetivo de su participación, deben
quedar definidas en la planificación para que la empresa auditada esté advertida y pueda hacer los
preparativos oportunos.
Documentos que deben estar a disposición
28 / 38
Se debe hacer una relación de los documentos y los registros que el equipo auditor tendrá que
consultar. Esto documentos deben prepararse para que estén su disposición en el momento que se
soliciten.
Medios materiales necesarios
Se tienen que indicar todos aquellos medios materiales que la entidad auditada deber aportar al
inicio de la auditoría para el trabajo del equipo auditor, como por ejemplo disponer de una sala de
es
reuniones o de medios de transporte para el desplazamiento a otros centros de trabajo.
u.
Una vez que el Plan de Auditoría esté redactado en su versión final, se debe enviar a la empresa
d
auditada con la antelación suficiente para que ésta pueda analizar la información y además pueda
.e
hacer todos los comentarios y objeciones que considere oportuno.
va
Si hubiera objeciones, el responsable del equipo auditor o auditor jefe, debe llegar a un acuerdo con
no
los responsables de la entidad auditada para fijar la planificación definitiva de la auditoría.
in
Una vez aprobada la planificación de la auditoría, el auditor jefe debe asignar a cada miembro del
ro
equipo auditor los procesos específicos del sistema de gestión, funciones, lugares, áreas o
eu
actividades que debe auditar. Hay que tener en cuenta que a medida que se desarrolle la auditoría y
con el fin de alcanzar los objetivos fijados, se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo.
s.
Es recomendable que en aquellos casos en los que una actividad sea auditada por parte de varios
pu
miembros, se asigne a uno de ellos la responsabilidad de dicha actividad o área.

m
Hay que tener en cuenta que aunque el Plan de Auditoría es el documento o guía de trabajo de
ca
referencia de la misma, debe ser flexible, puesto que como todo proceso dinámico, la auditoría
puede variar en función de la información que se vaya obteniendo en el desarrollo de la misma. La
planificación de la auditoría debe permitir cambios en función de las nuevas informaciones
obtenidas en aspectos tan importantes como:
Los objetivos y alcance de la auditoría.
La identificación de los documentos de referencia y los criterios de la auditoría consiguientes.
La identificación de las personas que tengan responsabilidades directas con los objetivos y el
29 / 38
alcance.
Composición del equipo auditor.
Las fechas, la ubicación y la duración prevista para cada actividad principal de la auditoría.
Identificación de las áreas de la organización a auditar.
La asignación de recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.
Requisitos de confidencialidad.
Contenidos del informe de auditoría, formato y fecha prevista de su emisión.
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
30 / 38
6. Programa de la Auditoría
Una vez redactado el Plan de Auditoría, se debe elaborar el Programa de Trabajo, para que el
proceso auditor sea ordenado y se cumplan los plazos y objetivos fijados que se han acordado con la
empresa auditada.
Teniendo en cuenta los plazos y fechas, se debe configurar un calendario de trabajo, en donde se
concretarán entre otras cosas las entrevistas y las visitas a los distintos centros o lugares de trabajo.
es
Es recomendable que tanto el calendario como el listado de información que se va a consultar para
la auditoría, se remita a la empresa al menos una semana antes del inicio de la misma, para que
u.
pueda ser revisada por la dirección de la misma y pueda dar o no su conformidad.
d
.e
La documentación básica que se debe incluir en este listado y en la programación de la auditoría
para su consulta será como mínimo la siguiente:

va
no
El Plan o Planes de Prevención vigentes y las correspondientes revisiones que hayan tenido (al
menos la de los tres últimos años).

in
La Política Preventiva de la empresa.

ro
El Manual del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales y los procedimientos de

eu
aplicación.
Las estadísticas de accidentabilidad y enfermedades profesionales de los tres últimos años.

s.
El procedimiento y registro de investigación de incidentes y accidentes laborales producidos.

pu
La definición de objetivos en materia preventiva y sus programas de aplicación.
Los documentos donde se definan y establezcan las responsabilidades y las funciones del
m
personal en materia preventiva.

ca
Las evaluaciones de riesgos efectuadas durante los tres últimos años.
El plan o planes de emergencia vigentes.
El programa de vigilancia de la salud de los tres últimos años.
La documentación relativa de la modalidad de prevención adoptada (Servicio de Prevención
Propio, Ajeno, Mancomunado, etc.).
Los procedimientos de compras y adquisiciones y de contratación de servicios.
El procedimiento de coordinación de actividades empresariales.
La normativa en materia de Prevención de Riesgos Laborales aplicable a la empresa.
31 / 38
Los registros de la información y la formación impartida en materia de prevención.
Los procedimiento de adquisición y entrega de equipos de protección individual.
Los procedimientos y los registros de la consulta y participación preventiva en la empresa
incluyendo las actas del Comité de Seguridad y Salud.
Los inventarios de equipos de trabajo afectados por reglamentación de seguridad industrial y
documentación pertinente que les afecte (legalizaciones, manuales de uso, acreditaciones o
certificaciones, revisiones periódicas y oficiales, etc.).
es
Los inventario de productos químicos con sus fichas de datos de seguridad.
Los informes de auditorías e inspecciones previas, de Prevención de Riesgos Laborales, tanto
u.
internas como externas.
d
.e
Por supuesto y como ya se ha afirmado en varias ocasiones, al ser la auditoría un proceso dinámico,
va
la relación de documentación a solicitar puede variar en función de las variables que surjan durante
el propio desarrollo de la misma.

no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
32 / 38
7. Los documentos de trabajo
Una vez asignadas las funciones a cada miembro del equipo auditor, el responsable del equipo
auditor, deberá definir los criterios en base a los cuales el resto del equipo auditor va a realizar la
auditoría. Estos criterios, lógicamente, dependen del estándar en base al cual se va a realizar la
auditoría.
En este sentido el auditor jefe debe preparar los documentos de trabajo a utilizar. Entre estos
es
documentos se encuentran las listas de verificación y formularios para registrar información.
u.
Las listas de verificación deben incluir los distintos aspectos a comprobar durante la auditoría, así
d
como los criterios de valoración de los mismos, en base a las referencias legislativas o normativas
.e
seleccionadas, agrupando las preguntas por temas o apartados en función del objetivo que se quiera
chequear.
va
no
Las listas de comprobación van destinadas a cada uno de los integrantes del equipo auditor y no al
auditado, ya que incluyen cuestiones que deben responder ellos en base a los hallazgos que se vayan
in
realizando, por tanto las listas deben ser documentos sencillos y cómodos de utilizar.
ro
Todos los documentos de trabajo utilizados para el desarrollo de la auditoría, incluyendo los
eu
registros verificados, deben mantenerse disponibles al menos hasta finalizar la auditoría.

s.
Un buen método para la confección de las listas de comprobación, es el de convertir los distintos
pu
requisitos del sistema o estándar en el que se base la auditoría en preguntas. (Se recomienda que
además de éstas, la lista incluya preguntas que especifiquen criterios, que aunque no estén
m
claramente establecidos en el estándar, el auditor deba tener en cuenta).

ca
Hay que indicar siempre el criterio de valoración o interpretación que se va a utilizar en cada una de
las listas, siendo conveniente que para cada auditoría el criterio de valoración sea el mismo para
todas las listas de comprobación. Este criterio puede ser muy variado, puede ser del tipo SI, NO o
NO PROCEDE; o bien del tipo de valoración numérica, como por ejemplo: 1 NO SATISFACTORIO a 5
TOTALMENTE SATISFACTORIO. Será el responsable del equipo auditor el que fije estos criterios.
La utilización de listas de comprobación es importantísima para un correcto desarrollo de la
auditoría puesto que supone una serie de ventajas para ambas partes, la auditada y la auditora,
33 / 38
como por ejemplo:
Constituyen una guía para el trabajo del auditor
Las listas son un recorrido a través del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en
la empresa. No deben ser excesivamente rígidas pero si deben evitar que se queden criterios,
actividades o procesos importantes sin auditar.
es
Son un registro de la realización de la auditoría
d u.
Cada una de las lista va a servir de registro de los aspectos auditados, los resultados obtenidos y la
.e
valoración de los mismos, pudiendo ser utilizadas posteriormente para evaluar la calidad del trabajo
del auditor.
va
no
Simplifica el trabajo del auditor
in
La utilización de las listas de comprobación, evita por ejemplo tener que recordar todos los criterios
ro
de interpretación o si se han revisado o no determinados procesos, etc.

eu
Sirven de referencia para auditorías posteriores

s.
pu
Aunque cada auditoría constituye un proceso único, las listas de comprobación utilizadas con
anterioridad, pueden servir de referencia metodológica, mediante el estudio de los comentarios

m
anotados, de los aspectos que se revisaron y los que no, entre otros ejemplos. Esta revisión por lo
ca
general transmite más información que los informes finales, ya que en las listas se pueden incluir
observaciones personales o hallazgos que no se reflejaron en el informe por falta de evidencias
objetivas.
Son una garantía de objetividad para el auditado
La utilización de estas listas asegura al auditado que la auditoría ha sido realizada de forma objetiva
e independiente, ya que reducen al mínimo la importancia de las interpretaciones personales de
34 / 38
cada uno de los auditores.
Son una información básica acerca de las líneas maestras de desarrollo de la auditoría
Como las listas de comprobación se suministran al auditado de forma previa al inicio de la auditoría,
pueden ser revisada por éste, lo que le permite conocer cuáles van a ser los criterios y líneas básicas
que el auditor seguirá durante el desarrollo de la auditoría.
es
Sirve para el auditado para sus propias auditorías internas
d u.
En muchas ocasiones las empresas realizan auditorías internas previamente a la realización de una
.e
auditoría externa para poder evaluarse ellos mismos. Con la utilización de las listas de los auditores
va
internos se pueden detectar problemas y corregir deficiencias previamente a la realización de la
auditoría, mejorando el sistema de gestión y por tanto parte el objetivo global perseguido.
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
35 / 38
Recuerda
De manera general, se distinguen las siguientes fases en el proceso de auditoría:
Planificación o preparación.
Ejecución.
Elaboración y comunicación del informe de auditoría.
En la fase de preparación o pre-auditoría se elabora una planificación detallada del proceso. La
es
pre-auditoría puede subdividirse en cinco estadios:
Análisis de necesidades: se definen el alcance de la auditoría y los elementos a auditar en
u.
función de las necesidades y características de la empresa.
d
Selección del equipo auditor: se designa a todos los miembros que van a formar parte del
.e
equipo auditor.
va
Recogida y estudio de la documentación: se recoge y analiza toda la información relevante para
adquirir una visión global de la situación de la empresa.

no
Elaboración del plan de auditoría: incluye la elaboración de los documentos de trabajo, el
in
diseño de los elementos de puntuación y la asignación de las distintas tareas.

ro
Elaboración del programa de auditoría: en él se especifica la manera en que se va a llevar a
cabo la auditoría, es decir, cómo, dónde y cuándo se van a realizar las distintas actividades de
eu
auditoría y quién va a participar en cada una de ellas.

s.
pu
m
ca
36 / 38
Autoevaluación
1. Confirma si la siguiente afirmación es verdadera o falsa: “Analizar la

implantación y aplicación del sistema de gestión de la Prevención de Riesgos
laborales, así como su adecuación a la normativa vigente y a la especificación
OHSAS 18001:2007, es un ejemplo de alcance de la auditoría.
Verdadero.
es
u.
Falso.
d
.e
2. La fase de preparación de la auditoría también recibe el nombre de:
va
no
Desarrollo y Coordinación de la auditoría.
in
Informe de auditoría.
ro
eu
Pre-auditoría, fase preliminar o auditoría previa.

s.
pu
3. La etapa de pre-auditoría se subdivide en:

m
Tres etapas distintas.

ca
Cinco etapas distintas.
Siete etapas distintas.
4. En la sub-etapa de Análisis de la Entidad Auditada, hay que determinar tres

aspectos imprescindibles para el desarrollo de la auditoría, que son:
37 / 38
Los objetivos, el alcance de la auditoría y el análisis documental del Sistema de

Gestión de la Prevención.
El qué, el cuándo y el dónde de la auditoría.
El dónde, el quién y el cómo de la auditoría.
es
5. Una herramienta de referencia útil para el análisis del comportamiento y
u.
aptitudes del equipo auditor es la:
d
.e
ANSI/ASME NQA-1.
ILO OHS 2001.

va
no
in
NTP 555 del INSHT.

ro
eu
s.
pu
m
ca
38 / 38

U5. Fases Del Proceso de Auditoría, Planificación

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U5. Fases Del Proceso de Auditoría, Planificación

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[AFO007605] Curso Superior Universitario en Auditor en Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laboral(...

Conocer las distintas fases del proceso de Auditoría.

Analizar la Fase de Preparación o Planificación de la Auditoría.

Hacer que el alumno conozca los fundamentos de análisis de la entidad auditada.

Analizar el modelo de Sistema de Gestión de la PRL, establecido por el estándar OHSAS

Conocer el procedimiento de recogida y estudio de documentación.

1. Introducción al Proceso de Auditoría. Preparación

condiciones existentes en la empresa.

Para auditar el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales y su grado de

cumplimiento, en principio hay que considerar la normativa vigente, la política de la empresa y su

Aunque la auditoria es un proceso que se fundamenta en la profesionalidad de los auditores y su

adecuación que se darán a consecuencia de los resultados finales de la auditoría, están

fundamentados en una sistemática y objetiva metodología de trabajo.

La fase de preparación de la auditoría también recibe el nombre de preauditoría, fase preliminar o

proceso, permite ahorrar mucho tiempo y ganar en eficiencia.

2.1. Análisis de la entidad auditada: Objeto y Alcance de la

ese mismo instante el proceso de auditoría. El primero de sus pasos es la preparación y

planificación de la misma. El éxito o no de la auditoría, depende en gran medida de esta primera

de auditoría no se desarrolle correctamente son muy altas.

clásicas: qué, cuándo, dón de, quién y cómo.

¿Cuándo se va a comenzar con la auditoría?

¿Qué área o áreas van a ser auditadas?

¿Con qué personas se va a contactar?

guiarán el desarrollo de la auditoría. También se ha de fijar el grado de profundidad o minuciosidad

con que se va a evaluar cada uno de los elementos del sistema.

Si esta etapa se aborda adecuadamente, el auditor (o equipo auditor) estará en disposición de

determinar tres aspectos necesarios para el desarrollo de la auditoría:

El análisis documental del conjunto de elementos del Sistema de Gestión de la Prevención.

El objeto u objetivos es la finalidad que se persigue con la realización de la auditoría, constituye el

si no están bien definidos pueden suponer el fracaso del proceso de auditoría.

Algunos requisitos o recomendaciones a la hora de establecer los objetivos de la auditoría son:

“cuándo”, el “dónde” y el “cómo”.

Deben establecerse siempre de común acuerdo con la empresa a auditar.

Laborales de una organización destacan:

Analizar la implantación y aplicación del sistema de gestión de la Prevención de Riesgos

laborales, así como su adecuación a la normativa vigente y a la especificación OHSAS

Orientar a la empresa hacia la mejora continua de su sistema de gestión de la prevención y de

sus prácticas preventivas.

Ayudar a establecer en la empresa una política preventiva, en el caso de que el auditado no la

tenga definida o necesite reorientarla.

Mejorar el sistema de documentación de la prevención

Evaluar la eficacia de un conjunto de procedimientos

forma operativa en objetivos más específicos y mensurables.

necesidades y prioridades de la empresa.

b) Establecer el alcance de la auditoría

empresa auditora se llega a definir el siguiente objeto y alcance:

Objeto : Conocer el grado de cumplimiento en la organización de los requisitos normativos

establecidos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Definir de forma precisa y correcta el objeto y alcance de la auditoría es fundamental, ya que a

inadecuada o imprecisa conducirá casi con seguridad al fracaso a la auditoría.

de la auditoría. Si no se tiene claro cuáles son el objeto y el alcance de la auditoría, se pueden

prevención de la organización o en un técnico en PRL perteneciente al personal, en caso de

consultará la preparación de la misma.

2.2. Análisis de la entidad auditada: Solicitud de Información

información de la misma que le permita conocer de forma general las características de la

entidad a la que va a auditar).

viabilidad de la misma, teniendo en cuenta los siguientes factores:

Que el contenido de la información recibida permite desarrollar un programa de auditoría.

La colaboración inicial del cliente o auditado.

La disponibilidad de tiempo y de recursos necesarios para su realización conforme a los

Sector de la entidad (C.N.A.E.)

Breve descripción de la actividad productiva, identificando los principales procesos, materias

primas, equipos utilizados, etc.