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• El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito
fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la
finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y
proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.
Deben adaptar su
Se fundamenta en que todas
mentalidad y acciones a los Su campo de aplicación no
las organizaciones deben
cambios que se le presentan tiene límites ni barreras,
adecuar y modernizar su
y aceptar, enfrentar como un puede aplicarse a todo nivel
aparato estructural y
reto y encontrar soluciones a dentro de cualquier área,
funcional para enfrentar y
los problemas particulares y departamento, función o
estar acorde con la evolución
generales en cualquier proceso.
de los mercados actuales
momento.
Debe realizarse en forma integral sobre el
problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados
directa o indirectamente con él.
ANALISIS
RECOPILACION DE ORGANIZACIONAL OBTENCION DE
PROPUESTA Y
INFORMACION O CONCLUSIONES
PLAN DE ACCION
ADMINISTRATIVO
Recopilación
de información
Es necesario indicar que cada fuente de
La información que
información es variada y diferente en
se recoge debe ser
relación a la fuente original y que cada
lo más exacta
una de ellas agrega valor al analizarla y
posible.
contribuye a la solución final.
También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las
características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o
actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es
necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.
Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función
permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.
La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos
fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen
a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas
ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su
análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y
comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio.
Análisis
Administrativo
Esta fase del Diagnóstico
Administrativo tiene como
objetivo comparar la
información registrada en la
etapa de análisis y los aspectos
Dentro de sus principales objetivos están:
técnicos establecidos, a efecto
de enumerar los hallazgos y
determinar los puntos críticos
que afectan al buen desempeño
del área evaluada.
Análisis de
Análisis de la Análisis de Análisis de Obtención de
las
Estructura las Funciones los Procesos Conclusiones
Relaciones
ANÁLISIS DE LAS ESTRUCTURAS ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES
•Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la •Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de
estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir
encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos para el desempeño del trabajo.
de la misma y de la empresa en general. •La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos
•Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes: de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es
•Organigrama estructural importante verificar:
•Niveles jerárquicos •Funciones principales del área objeto de estudio.
•Tipo y líneas de autoridad •Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada
•Tramos de control puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas
adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
•Recursos existentes
•Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los
•Dependencia y relación con otras áreas
objetivos de la misma.
•Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar
cada una de las funciones.
•Descripción y perfiles de los puestos de trabajo
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ANÁLISIS DE RELACIONES
•Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del •Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y
área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a dependencia que existe entre los elementos integrantes de la
los procesos generales de la organización en los cuales se ve organización en general y que se relacionan con el área objeto de
involucrada. estudio.
•La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada •Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los
una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de siguientes:
estudio. •Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura
•Procesos principales organizacional del área objeto de estudio.
•Sub-procesos •Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras
•Procesos contingentes áreas.
•Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de •Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
otras áreas. •Entre los procesos generales de la organización en los cuales
•Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual dependencia del área en por lo menos una de sus actividades
de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área. componentes.
OBTENCIÓN
DE CONCLUSIONES
Falta de estructura
Obsolecencia de
organizacional acorde a los
procedimientos, método y
objetivos del área de
técnicas de trabajo.
estudio
Algunos ejemplos de
problemas organizacionales
que se puede llegar a
detectar a través de la
aplicación del Diagnóstico
Existencia de burocracia Administrativo son los
dentro de los procesos que Dualidad de mando y abuso
se desarrollan dentro de la siguientes: de autoridad.
empresa.
Incapacidad o falta de
interés gerencial de los
Falta de información
mandos medios para dirigir
oportuna para la adecuada
a sus subordinados y
toma de decisiones.
cumplir eficientemente con
los objetivos de la empresa.
Falta de comunicación y
coordinación entre el
Improvisación en el trabajo
personal a todo nivel o
como consecuencia de la
entre las diferentes áreas o
inexistencia de planes y
departamentos que
programas administrativos.
integran la empresa (línea
jerárquica).
Falta de programas
de inducción y
capacitación para el
personal que realiza
Inadecuada las diferentes
utilización de actividades.
Duplicidad de
habilidades y
funciones
destrezas del
personal.
Resistencia al
cambio y actitudes
conformistas del Cuellos de botella.
personal
Algunos ejemplos de
problemas
organizacionales que se
puede llegar a detectar a
través de la aplicación del
Excesivo tramo de Diagnóstico Instalaciones
Administrativo son los inadecuadas a las
control
tareas que se
siguientes: realizan.
Falta de controles
Falta de delegación
para la adecuada
de autoridad y
utilización de los
responsabilidad.
recursos
disponibles.
Inadecuada
distribución del Exceso de papelería
trabajo, que no y formularios en
permite delimitar general.
responsabilidades.
Proceso lento y
complejo para la
toma de decisiones,
concentrándolas y
congestionándolas en
la alta dirección aún
aquellas que son
rutinarias.
Exceso de mandos
Falta de líderes o
medios o puestos
líderes inadecuados.
innecesarios
Algunos ejemplos de
problemas
organizacionales que se
puede llegar a detectar a
través de la aplicación del
Diagnóstico
Administrativo son los
siguientes: Baja productividad
Especialización del
como consecuencia
trabajo en una sola
de problemas
persona o área (no
técnicos, humanos y
substitutos)
organizacionales.
Crecimiento no
programado, cuando
no se prevé
PRESENTACIÓN
• El listado de conclusiones se
representa a través del FODA
ADMINISTRATIVO, el cual incluye
las Fortalezas y Debilidades
como factores internos y las
Oportunidades y Amenazas
como factores externos, así
•Diagnóstico
como la interrelación entre los
Administrativo
•Autor: Haroldo Herrera
•Título: Mejores
cuatro factores.
prácticas
Fuente
Consultada
Propuesta y
Plan de Acción
Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el
análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o
reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son
afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis,
obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor
resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a
adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.