ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1: MANUAL DE FUNCIONES 

Elabore el manual de funciones de 1 cargo gerencial y de 1 cargo de jefatura siguiendo el 
siguiente formato: 
 
MANUAL DE FUNCIONES 
 
 
CARGO COORDINADOR ACADÉMICO 
 
 
DEPENDENCIA DIRECTA: DIRECTOR
 
DEPENDIENTES: SUBDIRECTOR ACADÉMICO 
ORIENTADORES ESCOLARES
DOCENTES
BIBLIOTECARIO

 
OBJETIVO DEL CARGO:  ES EL RESPONSABLE DE ACOMPAÑAR EL PROCESO
EDUCATIVO DEL COLEGIO DE ACUERDO A SU FILOSOFÍA Y MODELO PEDAGÓGICO.
 
FUNCIÓN GENERAL: ORGANIZAR LAS ÁREAS SUBALTERNAS DE ACUERDO A
LAS FUNCIONES CORRESPONDIENTES DE CADA UNO PARA EL LOGRO DE LOS
OBJETIVOS DEL COLEGIO.
 
FUNCIONES ESPECÍFICAS: 
 
➢ Distribuye la asignación académica de los docentes, elabora el horario general y
por cursos del plantel y los presenta al rector para su aprobación.
➢ Vela por la cualificación del proceso educativo a través del acompañamiento
permanente a los Docentes, a Estudiantes y a los Padres de Familia.
➢ Realiza un seguimiento permanente de los casos especiales con dificultades
académicas remitidos por los Docentes, así como las alternativas propuestas de
común acuerdo entre los Docentes y Estudiantes.
➢ Atiende los casos de permisos académicos que solicitan los Docentes y
Estudiantes.
➢ Asiste periódicamente a las clases con el fin de enriquecer y cualificar el
quehacer educativo de los Docentes.
➢ Acompaña o delegar a quien pueda sustituir la ausencia del Docente
debidamente autorizado.
 ➢ Realiza el seguimiento académico a estudiantes con dificultades o que muestren
talentos especiales, en coordinación con los orientadores escolares.
➢ Presenta al rector las necesidades de material didáctico de las áreas.
➢ Responde por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y
material confiado a su manejo.
➢ Asiste a las reuniones del Consejo Académico e informa sobre las decisiones
que en éste se tomen.
➢ Establece en asocio con la coordinadora de convivencia el horario de atención a
los padres de familia y a los estudiantes.

 
FUNCIONES ALTERNATIVAS: 

➢ Coordinar actividades ecológicas realizadas por la alcaldía.

➢ Asistencia a ferias culturales.

ATRIBUCIONES: (Responsabilidades)
Atribuciones:
➢ Colaborar con el Subdirector en la planeación, programación académica y
evaluación Institucional de acuerdo con los objetivos y criterios curriculares.

Responsabilidades:
➢ Lleva los registros y controles necesarios del proceso evaluativo.
 
REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO: 
 
➢ Título Universitario de Ciencias Económicas y Administrativas
➢ Tener mínimo 3 años de experiencia en docencia.
➢ Tener mínimo 2 años de experiencia en un cargo igual o equivalente
➢ Disponibilidad de adaptarse al sistema del colegio Don Bosco
➢ Demostrar suficiencia en el manejo de utilitarios informáticos
➢ Capacidad de trabajar en equipo
 
ELABORADO POR:  REVISADO POR:  AUTORIZADO POR: 
COORDINADOR  DIRECCIÓN GENERAL  DIRECCIÓN GENERAL 
ADMINISTRATIVO  COORDINADOR 
  ACADÉMICO 

DEPENDENCIA DIRECTA:
DEPENDIENTES:
MANUAL DE FUNCIONES 
CARGO CONTADOR 
DIRECTOR
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR CONTABLE

 
OBJETIVO DEL CARGO:  ELABORAR LOS ESTADOS (GANANCIAS, PERDIDAS,
BALANCE GENARAL Y FLUJO DE EFECTIVO) FINANCIEROS DEL COLEGIO DON BOSCO
 
FUNCION GENERAL: LAS FUNCIONES DEL CONTADOR ESTÁN DETERMINADAS
POR LAS NORMAS Y CÓDIGO DE ÉTICA ESTABLECIDOS PARA EL EJERCICIO DE LA
PROFESIÓN.
 
FUNCIONES ESPECÍFICAS: 
 
➢ Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el
plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.
➢ Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios.
➢ Denunciar irregularidades en los procesos y estados financieros de la empresa.
➢ Revisar y dar recomendaciones sobre procesos de presupuesto, planificación financiera,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
➢ Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del personal
emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las
disposiciones.
➢ Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la información
siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a objeto de obtener los
estados financieros.
➢ Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.
 ➢ Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).
➢ Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.

 
 
 
FUNCIONES ALTERNATIVAS: 

➢ Encargarse de la interrelación de las distintas aéreas

➢ Optimizar la gestión estratégica de la empresa

ATRIBUCIONES: (Responsabilidades)
Atribuciones:
➢ Operar cualquier sistema de Contabilidad, utilizando la computadora en el proceso
Contable-Financiero.
➢ Organizar y distribuir las actividades de la auxiliar contable.

Responsabilidades:
➢ Elaborar estados financieros para fines contables, fiscales y financieros.

 
REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO: 
 
➢ Conocimiento de Manejo al Personal.
➢ Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows y de Herramientas como Word, Excel
y Power Point.
➢ Tener mínimo 2 años de experiencia en un cargo igual o equivalente.
➢ Demostrar suficiencia en el manejo de utilitarios informáticos.

 
ELABORADO POR:  REVISADO POR:  AUTORIZADO POR: 
COORDINADOR  DIRECCIÓN GENERAL  DIRECCIÓN GENERAL 
ADMINISTRATIVO  COORDINADOR 
  ADMINISTRATIVO 
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 
 
 
ADQUISICIÓN, CONTROL Y PRÉSTAMO DE LIBROS 
 
 
INSUMOS: ​Planillas de registros, Bolígrafos, Planilla de solicitudes, Vales de préstamos de
libros, Formularios de Requerimientos.

Nº  RESPONSABLES  DESCRIPCION DE PROCESOS  TIEMPO DE
 
1 Bibliotecario
2 Bibliotecario
3 Bibliotecario
4 Bibliotecario
 
PROCESO 
Llega a las 7:30 al colegio para firmar, 10 minutos
recoger la llave de la biblioteca.
Realiza inventario de existencias de 20 minutos
material bibliográfico en la biblioteca y
clasifica los libros por temas, materias y
autores en los anaqueles o libreros.
Analiza el inventario de existencias y 30 minutos
detecta la inexistencia de libros a través
de la demanda por parte de los
estudiantes y profesores de asignatura,
cuando realizan la visita a la biblioteca
para consulta del material que sea de
su interés y archiva el inventario de
manera cronológica permanente.
Elabora requisición en original y una 15 minutos
copia para enviarla al Subdirector
Académico para la adquisición de libros,
 recabando en esta la firma del
Subdirector Académico.
5 Bibliotecario  Turna a la Subdirección Académica la 10 minutos
  requisición original para su adquisición y
distribuye la copia al Director
Académico para su conocimiento.
6 Subdirección Pasa el tiempo para la aprobación del 60 minutos
Académica pedido
7 Subdirección Recibe de la Subdirección Académica la 5 minutos
Académica  adquisición de los libros solicitados, ya
sea por el presupuesto autorizado para
tal fin o por medio de donaciones de
casas editoriales, por el sector público o
privado o por particulares.
8 Bibliotecario Ordena y clasifica la adquisición de los 20 minutos
libros para consulta en los libreros
respectivos.
  Pasa el tiempo. 5 minutos
9 Bibliotecario  Los usuarios de la biblioteca solicitan 5 minutos
los libros de su interés y verifica que
existan en el acervo bibliográfico
¿Existen libros?
10 Bibliotecario  En caso de no existir: Informa al usuario 5 minutos
que se carece del libro solicitado.
11 Bibliotecario En caso de existir: Entrega el libro 5 minutos
solicitado al usuario y elabora vale de
préstamo, recaba la firma de este en el
vale de préstamo y archiva de manera
cronológica temporal
  Pasa el tiempo. 30 minutos
12 Bibliotecario  Devuelve el usuario el libro solicitado, 10 minutos
cancela el vale de préstamo, el cual
toma del archivo cronológico temporal y
ordena el libro en el casillero
correspondiente.
13 Bibliotecario Archiva el vale de préstamo de libro de 10 minutos
manera cronológica permanente, el cual
servirá para tener un antecedente del
uso del acervo bibliográfico.
14 Bibliotecario  Ordena todos los materiales usados y 10 minutos
procede a cerrar la biblioteca
15 Bibliotecario Firma planilla de asistencia y devuelve 10 minutos
la llave de la biblioteca
Fin del proceso 
 
 
DIAGRAMA DE FLUJO 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RESULTADOS: Buena administración y funcionamiento de la biblioteca, mejor servicio 
para los estudiantes. 
 
 
ELABORADO POR:  REVISADO POR:  AUTORIZADO POR: 
COORDINADOR  DIRECCIÓN GENERAL  DIRECCIÓN GENERAL 
ADMINISTRATIVO  COORDINADOR ACADÉMICO 
 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 
 
 
Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos. 
 
 
INSUMOS: Computadora, informes de ingresos, informes de egresos, bolígrafos.
       
Nº  RESPONSABLES  DESCRIPCIÓN DE PROCESOS  TIEMPO DE 
  PROCESO 
1 Contador Llega a la 8:00 am. Firma la hora de 20 minutos
ingreso, coordina actividades con
Subdirector Administrativo.
2 Contador Realiza el vaciado en el formato de 40 minutos
reporte del Estado Económico de los
Ingresos y Egresos, tomando como
base los ingresos o el presupuesto
ejercido en el año anterior, los cuales
toma del archivo cronológico
permanente del expediente de Estados
Financieros.
3 Auxiliar Contable Analiza los ingresos aprobados y 40 minutos
egresos ejercidos del documento de

4 Auxiliar Contable
5 Contador
 
6 Contador
Fin del proceso 
DIAGRAMA DE FLUJO
presupuesto del año, el cual toma del
archivo cronológico permanente.
Determina las variaciones de la Ley de 20 minutos
ingresos o presupuesto de egresos
ejercidos respecto al período anterior y
actual y elabora en original el Estado
Económico de los Ingresos y Egresos.
Turna de manera económica, el Estado 30 minutos
Económico de los Ingresos y Egresos
original, a la Subdirección de
Administración para su conocimiento.
Envía, a través de oficio, original del 30 minutos
Estado Económico de los Ingresos y
Egresos a la Secretaría Administrativa
y previo acuse de recibido, archiva una
copia de manera cronológica
permanente en el expediente de los
Estados Financieros.
 
RESULTADOS: Buen control sobre los ingresos y egresos de la unidad educativa, los 
costos de materiales que se requieren para el funcionamiento de la misma. 
 
 
ELABORADO POR:  REVISADO POR:  AUTORIZADO POR: 
COORDINADOR  DIRECCIÓN GENERAL  DIRECCIÓN GENERAL 
ADMINISTRATIVO  COORDINADOR 
  ADMINISTRATIVO