PROPONGAMOS ALTERNATIVAS PARA LA EVALUACIÓN DE

MEJORA CONTINUA

ELABORADO POR

XIOMARA ANDREA MURILLO MAZUERA

PRESNTADO A:

EDGAR MAURICIO GARCÍA HUERTAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

ESPECIALIZACIÓN AUDITORIA EN SALUD

COLOMBIA 2019

TABLA DE CONTENIDO

1
 Contenido

INTRODUCCIÓN............................................................................................................... 3

OBJETIVOS ........................................................................................................................ 4

LA FAM S.A.S ..................................................................................................................... 5

ANÁLISIS DOFA OPTICAS LA FAM ............................................................................ 7

LISTADO DE VISITA DE AUDITORIA LA FAM SAS.............................................. 11

INFORME DE AUDITORIA........................................................................................... 15

PLAN ESTRATÉGICO PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA MEJORA

CONTINUA ............................................................................................................................ 18

CONCLUSIONES ............................................................................................................. 22

2
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como fin establecer los roles que debe desarrollar el

Funcionario de control interno: Liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención,

relación con Entes externos de control, evaluación de la gestión del riesgo y evaluación

y seguimiento; el Decreto 1499 de 2017 establece la necesidad de articulación del

sistema de gestión con el de control interno, el nuevo MECI establece buenas prácticas

de control, se establece en cinco elementos: 1) ambiente de control 2) administración

del riesgo 3) actividades de control 4) información y comunicación y 5) actividades de

monitoreo. El presente plan de auditoria quiere dar cumplimiento a las disposiciones

normativas de una auditoria.

Una empresa formada que desee alcanzar sus metas estrategias y objetivos

corporativos, en un economía y mercadeo competitivo como lo es en la actualidad,

deberá optar por metodologías y estrategias de acuerdo a la normatividad vigente, en

este caso se realizará la ejemplificación en la Administración Municipal del Valle de

San José, viendo la necesidad de contribuir a la gestión de actividades y recursos,

brindando a los ciudadanos que usan y requieren de los servicios, calidad en la atención,

eficacia en los procesos a necesidad.

3
 OBJETIVOS

- Mejorar la calidad en la prestación de servicios de salud, impactando positivamente la

oportunidad, accesibilidad, seguridad del paciente y humanización

- Mejorar la gestión de los riesgos en salud a través de acciones colectivas e individuales

efectivas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad

4
 LA FAM S.A.S

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Ópticas la Fam IPS es una multinacional holandesa dedica al sector salud en la

parte visual y ocular y a su vez a la venta de dispositivos médicos, la Fam cuenta con

clínicas y ópticas a nivel nacional e internacional.

OPTICAS LAFAM COMO IPS

Se compromete a asegurar el cumplimiento de los diferentes esquemas de

certificación, basados en: la calidad del servicio e idoneidad del personal que lo presta,

la satisfacción real de nuestros pacientes y cliente independiente de los resultados del

examen, el desarrollo de nuestro equipo el rendimiento económico de nuestros socios

y el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17024:2013; así como

los requisitos legales que aplican para cada esquema de certificación, a través de la

eficaz implementación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.

La organización garantizará la mejora continua por medio de la competencia de su

personal y el manejo adecuado de su Sistema de Gestión de La Calidad, que se reflejará

en la satisfacción de los usuarios y en el cumplimiento demostrado de la reglamentación

vigente a través de la certificación para ofrecer y brindar un mejor servicio a nuestros

pacientes.

MISIÓN

Proveer un servicio visual de alta calidad y asequible al público, ayudando a más

personas a lograr su potencial, haciendo de La Fam el mejor lugar para trabajar.

5
 VISIÓN

En el 2020 habremos duplicado el número de tiendas y nos habremos convertido

en el mejor lugar para trabajar del sector óptico de Colombia.

ACTIVIDAD ECONÓMICA DE LA EMPRESA

LAFAM pertenece al Grupo Grand Visión, retail óptico líder en el mundo,

ofrecemos un amplio portafolio de productos y servicios en optometría y

oftalmología. Nuestra experiencia por más de 40 años nos permite brindar un proceso

de ventas simple, transparente y seguro para los usuarios, asegurando su bienestar y

mejorando su calidad de vida.

VENTAJA COMPETITIVA

Nuestra razón de ser es brindar los mejores productos y servicios del mercado, para

así convertirnos en la cadena de ópticas y clínicas oftálmicas líder en Colombia, con

un modelo comercial imponente, masivo y al alcance de todos.

VALORES

 Pasión por el Resultado: es la destreza para conseguir resultados está apoyado nuestras

disciplinas, en capacitarnos y tener sentido de pertenencia por lo que hacemos día a día con

esfuerzo y dedicación

 Foco en el Cliente: ofrecer un buen servicio al cliente, para que se sienta a gusto y confiado

con nuestra empresa, demostrándole a los clientes que ellos son nuestra prioridad.

6
 Excelencia: se trata de conocer, satisfacer sus necesidades, brindarle la confianza que

necesitan.

 Trabajo en Equipo. Procedimientos que llevamos a cabo para alcanzar nuestros objetivos, en

los proyectos que se desarrollan constates.

CREENCIAS SIGNIFICATIVAS

Misión: crecer continuamente para alcanzar el liderazgo en cada región, llegando a

más lugares con la mejor oferta en productos y servicio para el cuidado de los ojos.

Ser la mejor: tener el primer lugar en retail óptico en Colombia y brindar mejor

calidad al servicio de todos.

ANÁLISIS DOFA OPTICAS LA FAM

Fortalezas Oportunidades

 Coordinación con otras aéreas.  Flexibilidad en el desarrollo de los

 Los servicios tienen la acreditación procedimientos.

necesaria.  Alternativas de empleo.

 Ópticas la fam cuenta con un  Los márgenes de ganancia serán

excelente posicionamiento en el buenos.

mercado.  Crecimiento del mercado.

 Ambiente laboral óptimo.  Información y comunicación.

7
 Capacidad de ajuste a necesidades  Pocas empresas ofrecen productos y

específicas de los clientes. servicios similares.

 Disponibilidad de recursos técnicos,  Entorno del crecimiento favorable,

tecnológicos y humanos. mayor productividad efecto de

 Estructura laboral sólida. servicio de calidad y optimización

 Enfoque en la satisfacción de procesos.

emocional del cliente-paciente.

 La fam cuenta con un marco

estratégico definido.

 La fam ofrece servicios como las

garantías, seguros y mantenimientos.

 Capacidad de entrega directa.

Debilidades Amenazas

 Presupuesto limitado.  Riesgo laboral debido al

 Investigación y desarrollo. crecimiento.

 Capacitación y motivación.  Posible publicidad negativa.

 Mayor fuerza de ventas.  Vulnerabilidad ante grandes

 Capacitaciones, recursos de competidores.

crecimiento.  Desarrollos tecnológicos de los

 Políticas y procesos aun por competidores.

desarrollarse.  Entrada de nuevos competidores

 Alta rotación del personal (cantidad y calidad).

 Ritma variable.  Pérdida de fuerza en el mercado.

8
 Experiencia y recursos para

crecimientos.

Riesgos ambientales, en seguridad y salud en el trabajo y calidad en

OPTICAS LA FAM

Exposición a temperaturas y condiciones ambientales cambiantes y extremas,

como los ruidos, viento, lluvia y frío.

Estrés Laboral

Condiciones ergonómicas no adecuadas, entre ellas están:

Malas posturas

Largos periodos de tiempo de pie

Ritmo de trabajo acelerado

Malas posturas

Trabajo repetitivo

Descansos insuficientes

Riesgos psicológicos: como la inseguridad laboral como atracos

Exposición a agentes físicos:

Ruido

Vibraciones

Iluminación inadecuada

Inhalación de aire contaminado generado por los vehículos de trasporte

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 EFECTOS POSIBLES

RUIDO ILUMINACION ERGONOMICO LABORAL

VIBRACION

Dolor de Fatiga ocular Dolor en las Mucho

cabeza Cefalea piernas tiempo de

Estrés Irritabilidad ocular Dolor en las trabajo

Acufenos Traumas muñecas Presión

zumbidos degeneración de Dolor de caderas laboral

articulación

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 LISTADO DE VISITA DE AUDITORIA LA FAM SAS
Empresa o Ips: La FAM SAS Dirección: Centro comercial de Valledupar
Fecha de la auditoria: 9/9/2019 Realiza por: Criss Paola Sardoth Jimenez, Danny Leon Carreño,
Dairis Colina Amaya, Xiomara Andrea Murillo Mazuera.
Director de la tienda: Diana Blancos Burgo
Director científico: Dra Maria Iris Valencia
Requisitos Cumple No cumple Observaciones
DOCUMENTO LA FAM SAS
CAMARA Y COMERCIO X
DIPLOMA VISIBLE EN X
CONSULTORIO
DISTINTIVO SECRETARIA X
DE SALUD
RECURSOS HUMANOS
HOJA DE VIDA OPTOMETRA X
DIPLOMA DE PREGRADO X
ACTA DE GRADO X
PREGRADO
RESOLUCION TITULO X
PROFESIONAL

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IMPRESIÓN REGISTROS X
RETHUS
CONTRATO DE TRABAJO X
AFILIACION A EPS X
AFILIACION A ARL X
HOJAS DE VIDA Y X
CONTRATO DE TODO EL
PERSONAL DE LA FAM
SEÑALIZACION
RECEPCION, X SE DEBE DE SEPERAR
ADMINISTRACION SEGÚN LA NORMA
SEPARADAS
ALMACENAMIENTO Y X
CONSERVACION DE
DISPOSITIVOS MEDICOS
VERIFICACION X
SEÑALIZACION DERECHOS
Y DEBERES DE USUARIOS
CONTROL DE CALIDAD X
ELEMENTO DE ASEO X
ESPACIO LIBRE DE HUMO X
BOTIQUIN CON LOS X ENVIAR LISTADO DE
INSUMOS VIGENTES INSUMOS DE BOTIQUIN

12
 PARA CUMPLIR CON EL
PLAN DE MEJORAMIENTO
EXTINTOR VIGENTE X
SALIDA (FLECHA) X
PROHIBIDO A INGRESO A X
PERSONAL NO
AUTORIZADO
NO COMER, NO BEBER X
PROHIBIDO EL INGRESO DE X
MASCOTAS
INFRAESTRUCTURA
ILUMINACION, X
VENTILACION.
DEPOSITO DE BASURAS X
CANECA VERDE, CANECA X
GRIS, CANECA ROJA,
BOLSAS VERDES, BOLSAS
GRISES, BOLSAS ROJAS.
FORMATO DE LIMPIEZA Y X
DESINFECCION DE AREAS
CONTROL DE CONDICIONES X LOS FORMATOS ESTAN
DE INFRAESTRUCTURA REGISTRADOS Y
(FORMATOS)

13
 ACTUALIZADOS A LA
FECHA
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMEDICOS
HOJA DE VIDA DE LOS X
EQUIPOS
LISTADO DE EQUIPOS X
BIOMEDICOS LA FAM
SOPORTES DE X
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS
CRONOGRAMA X
MANTENIMIENTO
ACTUALZIADO

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 INFORME DE AUDITORIA.

El día 09 de agosto de 2019, se realizó una auditoria en LA FAM SAS a partir de las

8:00 am, el instrumento de auditoria fue aplicado a la Dra. María Iris Murillo del área

administrativa encargada del punto de atención del municipio de Valledupar. El

instrumento de auditoria se enviará por correo electrónico correspondiente a la FAM

SAS. Una vez realizado la auditoria se generará el plan de mejoramiento

correspondiente, los cuales hacen parte integral de este informe. Se generaron los

siguientes hallazgos y se establecieron las siguientes actividades de mejoramiento que

ese deben cumplir durante el mes de septiembre del presente año.

HALLAZGOS PLAN DE FECHA DE RESPONS OBSERVA

MEJORAMIENTO CUMPLIMIE ABLE CIONES
NTO
No disponen de una Adquirir línea móvil con Octubre de 2019 Gerencia Acción
línea telefónica para la plan para la atención al Correctiva
atención al público. usuario de forma
oportuna.
El centro ubicado en Implementar estrategia Vigencia 2019 Gerencia Acción
Valledupar no tiene para albergar a los Correctiva
mucha capacidad para usuarios que necesitan
albergar a los usuarios de los servicios que
particulares y ofrece LA FAM SAS
enviados por la EPS
con las cuales
contratan
Se evidenció visitas Enviar análisis de los Octubre de 2019 Gerencia Acción
periódicas a la FAM resultados de los planes Correctiva
SAS, peor no de mejoramientos, para
evidencio seguimiento verificar el
a los planes de cumplimiento.
mejoramiento
resultado de visitas
anteriores.

15
Botiquín con los Realizar análisis y Octubre de 2019 Gerencia Acción
insumos vigentes revisión listado de Preventiva
insumos de botiquín
para cumplir con el plan
de mejoramiento.
Recepción, Separar estos Acción
administración departamentos según la Correctiva
separadas. normativa establecida.
Falta la Se debe cumplir con la Vigencia de Gerencia Acción
implementación de clasificación de residuos 2019 Preventiva
clasificación de sólidos.
residuos ejemplo,
Caneca verde, caneca
gris, caneca roja,
bolsas verdes, bolsas
grises, bolsas rojas.
Cumplir la Actualización de matriz Vigencia de Gerencia Acción
normatividad nacional de requisitos legales 2019 Preventiva
vigente aplicable en
materia de riesgos
laborales.
Proteger la seguridad Entrenamiento a Vigencia de Gerencia Acción
y salud de todos los brigadas de emergencia 2019 preventiva
trabajadores, contra incendios
mediante la mejora evacuación y primeros
continua del SG SST auxilios.
Realización de
auditorías internan al
SG-SST en compañía
del COPASST.

16
 RESULTADOS DE LA AUDITORIA.
Se plantean los resultados de los hallazgos y sus respectivos análisis ante los hechos
encontrados en LA FAM SAS el formato de no conformidad y mejora continua.
INFORME DE NO CONFORMIDAD/DESVIACIÓN/OBSERVACIÓN
EMPRESA: LA FAM SAS FECHA: 09 de agosto de 2019

DEPARTAMENTO: Administrativo.
No conformidad: sistema de gestión Norma de Referencia: Iso90002015
integrado de la empresa. Decreto 1072 de 2015, con la norma
OHSAS 18001

Desviación: se acatan los hallazgos y se

toman acciones preventivas y de control.

Observación:
Descripción: Diseño y puesta en marcha de un plan de mejora con el fin de
subsanar las debilidades encontradas en la empresa en cuanto al funcionamiento e
implementación de la normas de seguridad y salud en el trabajo de usuarios y
trabajadores. Por lo tanto la empresa LA FAM SAS se compromete a acatar las
recomendaciones de la auditoria con acciones encaminadas al mejoramiento de las
condiciones de la empresa.
Firma del Auditor: Firma del Responsable del proceso:
María Iris Murillo Dairis Colina Amaya.
Acción Correctiva: Implementación del plan estratégico de mejora en la
empresa
Análisis de causa: según la auditoría realizada se hace necesario atender cada
una de las recomendaciones frente a los hallazgos. En cuanto a la adecuación de
espacios de atención al igual que líneas directas de comunicación y así contribuir
con el fácil acceso a los servicios y de la misma forma mejorar la atención y
prestación del mismo, al igual que implementar un sistema de seguridad y salud en
el trabajo que mejore las condiciones laborales y la gestión de los riesgos dentro de
la empresa como lo estable la norma.
Descripción de la Acción Correctiva. Se da paso a la implantación del plan de
mejora atendiendo las debilidades encontradas y poder trabajar en las fortalezas
logrando encontrar mejores oportunidades para el desarrollo de la empresa.
Seguimiento y Aprobación de la Eficacia.

17
 De acuerdo a lo planteado en el plan de mejoramiento se propone un seguimiento
continuo a cada una de la acciones de mejora en pro del logro de cada una de ellas.
Valoración del Auditor: El auditor en virtud de sus capacidades profesionales
hace referencia a todos los puntos por mejorar para una próxima auditoria.

PLAN ESTRATÉGICO PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA MEJORA

CONTINUA

A continuación, la Gerencia de la Fam presenta el plan estratégico para dar

cumplimiento a la mejora continua con el fin de iniciar el proceso de mejora continua
y fortalecer el servicio visual de alta calidad y asequible al público, ayudando a más
personas a lograr su potencial, a partir de una visión de acuerdo a las necesidades.

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 ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
RESPON CARGO FECHA
¿QUÉ? ¿CÓMO?
SABLE
29 de octubre de

Adquirir línea móvil por medio de un contrato en 2019 contrato,

Adquirir línea móvil con plan para la empresa telefónica, posterior mediante pautas Contrataci posterior hasta el
Gerente
atención al usuario de forma oportuna. publicitarias socializar con los usuarios los ón mes de diciembre

números de acceso. socialización de la

línea telefónica

Restructuración por medio de un contrato de

Implementar estrategia para albergar a los
mínima cuantía que permita fortalecer el espacio
usuarios que necesitan de los servicios que Gerencia Gerente Vigencia 2019
de la planta física teniendo en cuenta los
ofrece LA FAM SAS
diferentes servicios que oferta la Fam.

Enviar análisis de los resultados de los Solicitar el análisis de los resultados para realizar

planes de mejoramientos, para verificar el seguimiento del cumplimiento de las falencias Gerencia Gerente Inmediato

cumplimiento. identificadas.

19
Realizar análisis y revisión listado de
Implementar lista de chequeo para analizar el
insumos de botiquín para cumplir con el Gerencia Gerente Mensual
estado mensual del botiquín.
plan de mejoramiento

Restructuración por medio de un contrato de

Separar estos departamentos según la mínima cuantía que permita separar los
Gerencia Gerente Vigencia 2019
normativa establecida. departamentos, mejorando el estado laboral de los

empleadores.

Implementar la Política de Seguridad del

paciente, evidenciándose la importancia de Personal

Se debe cumplir con la clasificación de
separar los residuos de acuerdo a su destino final Gerencia asistencial Inmediato
residuos sólidos.
y se realizará dotación de canecas y bolsas de de la Fam

reciclaje para fomentar el cumplimiento.

20
 Contratación de un profesional encargado de
Entrenamiento a brigadas de emergencia
implementar, hacer seguimiento, capacitación y Contratista
contra incendios evacuación y primeros Gerencia Inmediato
cumplimiento de las actividades que comprenden SG SSST
auxilios.
el SG SST.

Realización de auditorías internan al SG-

SST en compañía del COPASST.

21
 CONCLUSIONES

Para concluir los sistemas de gestión integrados, buscan unificar los conceptos

relacionados con calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. la

integración de dichos sistemas se podrá realizar de acuerdo a las necesidades de la

empresa y a la evolución de los procedimientos y necesidades de la organización. Lo

que sí se recomienda es que la base de toda integración sea Sistema de Gestión de la

Calidad, Sistemas de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud

Ocupacional, dado que la prioridad de cualquier empresa es lograr la satisfacción del

cliente.

También cabe resaltar que para la dirección de cualquier sistema de gestión debe

haber una inversión en capital humano con habilidades y conocimiento enfocados a

las actividades relacionadas con la actividad de la empresa, calidad, medio ambiente y

seguridad, que a su vez cuente con la disponibilidad necesaria para desarrollar,

controlar y evaluar todas las actividades que se requieren para el mantenimiento del

sistema.

Ópticas la Fam, presenta una gran oferta institucional por tal motivo requiere con

urgencia acciones preventivas para mejorar el proceso interno de división, espacios,

seguridad del paciente y fortalecimiento de los empleadores, puesto que se

identificaron falencias gracias a la aplicación en el cumplimiento de estrategias para la

temática de liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, riesgos ambientales y aplicar

la política de seguridad y salud en el trabajo.

22
 BIBLIOGRAFIA

1. Informacion documentada en ISO 9001, recuperado de

https://ingenioempresa.com/informacion-documentada-iso-9001/

2. Ontibon, J, sistemas integrados de gestión de calidad, pongamos en práctica, Fundación

universitaria Área Andina. recuperado el 28/09/2018

https://areandina.instructure.com/courses/1189

3. ISO 9001. (2015). Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. Colombia: NTC.

4. ISO 14001. (2015). Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos de orientación para su

uso. Colombia: NTC.

5. OHSAS 18001. (2007). Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

Requisitos. Colombia: NTC.

6. Súper Salud. (2014). Planeación Y Ejecución De Auditorías De Gestión. Recuperado

de,https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:dCAl2dbpr_sJ:https://do

cs.supersalud.gov.co/PortalWeb/planeacion/AdministracionSIG/IGPD01.docx+&cd=

3&hl=es&ct=clnk&g

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