WatchDox

User Guide – Central File Pilot Project

 
Table of Contents: 
 
Section 1: Introduction 
Section 2: Technology Requirements 
Section 3: Email Registration / Permissions Set Up by the Board 
Section 4: Navigating the WatchDox Web Application 
Section 5: WatchDox Plugin and Workspace Viewer Installation Requirements 
Section 6: Mac Application 
Section 7: How to Obtain Support 
Section 8: FAQs / Tips for Success 
 
Section 1: Introduction 
 
The  Board  of  Parole  Hearings  (Board)  is  preparing  and  distributing  entire  Central  File  (C‐File)  and 
Strategic  Offender  Management  System  (SOMS)  document  packets  to  Privately  Retained/State‐
Appointed Attorneys and District Attorneys for each scheduled proceeding after the week of February 
13,  2017.    The  inmate’s  entire  C‐File  packet  and  SOMS  documents,  excluding  the  confidential  section, 
will  be  transferred  through  the  web  application  called  WatchDox  no  later  than  79  days  prior  to  the 
scheduled proceeding date.  

The C‐file and SOMS packet uploaded in Watchdox has many safeguards to protect the confidentiality of 
the  documents.    The  documents  will  be  encrypted  and  if  the  user  attempts  to  forward  them,  the 
documents  will  not  be  readable  or  accessible  by  anyone  other  than  the  user  within  the  group.    The 
packet  will  also  contain  a  watermark  with  your  email  address  on  each  page  so  if  the  document  is 
reproduced  or  left  unattended,  the  California  Department  of  Corrections  and  Rehabilitation  will  know 
who to hold accountable.  The Board can run reports showing each time a file has been accessed and by 
whom.      In  addition,  the  Board  can  suspend  or  revoke  WatchDox  access  whenever  necessary.    Please 
remember you are ethically bound to  use the information provided solely for the purpose of a parole 
hearing  and  you  are  prohibited  by  state  bar  rules  from  inappropriately  distributing  it  or  disclosing  its 
contents.   

In order to access and/or download the protected packet, the WatchDox plugin must be installed and 
opened with the WatchDox workspace viewer.  The encryption added to the packet also requires the 
user to sync the file while connected to the internet within 14 days of use through the Watchdox Plugin, 
so access is not denied after entering the institution where there is no connection available. 

   

1 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
Section 2: Technology Requirements 
Minimum technology and device requirements to use WatchDox: 
http://support.blackberry.com/kb/articleDetail?articleNumber=000037450&language=English 
 

 
 
 
Section 3: Email Registration / Permissions Set Up by the Board 
The Board uses the same email addresses registered for the Master and 10‐day hearing packets to grant 
restricted access to the c‐file hearing packet.  If you want to use a different email address, please 
contact Tara Doetsch at tara.doetsch@cdcr.ca.gov or Steven Mehler at steven.mehler@cdcr.ca.gov .    
 
If you are new to WatchDox and do not have a current account, please create an account, log in and 
authenticate your device(s) to WatchDox by following the below instructions:  
 
1. In your browser, enter the URL for the WatchDox Web Application: cdcr.watchdox.com 
a. You will be prompted to sign in. 
   

2 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
b. Enter your full email address registered with the Board and click Sign in.  

c.    Enter the required information and click Create account.  Note: Please input the same email 
address given to the Board for registration.   
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

d. A confirmation email is sent to the email address supplied. 

2. Click the link contained in the email, and use your credentials (email address and password) to sign 
in. 
   

3 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
 
If signed in successfully, the main screen of the WatchDox Web Application appears: 

Section 4: Navigating the WatchDox Web Application 
 
1. To access your files, click the workspace folder labeled “CDCR‐BPH‐Hearing Packets” on the main 
page. 

 
 
2. Locate the inmate file by navigating through the subfolders within this workspace.  Note:  Subfolder 
structure is: Year (YYYY) > Month (MM‐YYYY) > Week (Week # (MM‐DD‐YY) > Institution > Inmate  

   

4 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
 
3. There are two folders created for each inmate for hearings scheduled after February 13th, 2017:  
 The first folder will include the Master, 10‐day and CRA reports (if applicable) labeled “Inmate 
Last Name_CDC#_INST; and 
 The second folder will include the entire C‐file and SOMS packet (excluding the confidential 
section) labeled “Inmate Last Name_CDC#_INST_C‐FILE.” 

 
4. To download the file, click Download 

a. Click the drop down menu next to the file and click Download; or 
b. Hover over the file name and click Download 

 
c. Since the file is protected, you must have the Windows Plugin and Workspace Viewer installed.  

If you do not have the Windows Plugin installed, you will see the following message:

 
d.  Download the Windows Plugin with the instructions outlined in Section 5: Windows Plugin 

   

5 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
5. Once the WatchDox Plugin and workspace viewer is downloaded, request to open the file
with “workspace viewer.” Note: You will need to open the protected file with the
Workspace viewer and NOT Adobe, Reader, Word, etc.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Section 5: WatchDox Plugin and Workspace Viewer Installation Requirements 
 
The WatchDox Plugin must be installed on all computer devices being used in order to access and/or 
download the protected packet.  The encryption protecting the packet also requires the user to sync the 
file while connected to Wi‐Fi within 14 days of use through the Watchdox Plugin, so access is not denied 
after entering the institution where there is no connection available.     

1. Click the following link to download the WatchDox Plugin: 
https://cdcr.watchdox.com/download/watchdoxPluginSetup.exe 
 
2. Click Run after the file download is complete 

6 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
3. The Welcome to WatchDox for Windows box will appear – click Next 
 

4. Accept the license agreement and click Install 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Once the installation is complete, click Done 
6. Enter your registered email address  
7. In the Server/URL field, enter cdcr.watchdox.com 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. The Welcome to WatchDox window will appear 
9. You can now access your WatchDox secured files 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
Section 6: Mac Application 
1. Go to the following link to download WatchDox Mac: https://www.watchdox.com/en/downloads/ 
2. Locate the WatchDox for Mac application and click Download 

 
3. Click to open WatchDox.dmg  
4. You will be prompted with the License Agreement 
5. Click Agree to continue 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. The WatchDox installation window will appear. 
7. Follow the instructions to drag and drop the WatchDox icon into the Applications folder Launch 
WatchDox from your applications folder 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
8. You will be prompted to authenticate, or sign in. 
9. Enter your email address 
10. In the second field, enter cdcr.watchdox.com 

 
 
11. Login with your username and password. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12. You can now access your WatchDox secured files. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

9 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
Section 7: How to Obtain Support 
 
1. All WatchDox related issues (cannot locate file, permissions, etc.) during regular business hours 
(Monday‐Friday, 8am to 5pm) contact: 
a. Tara Doetsch at Tara.Doetsch@cdcr.ca.gov  or (916) 324‐3041 
b. Steven Mehler at Steven.Mehler@cdcr.ca.gov  or (916) 324‐0800 
 
2. WatchDox Knowledge Base and User Guides: http://www2.watchdox.com/help/ 
 
3. Submit a WatchDox remedy ticket at: http://us.blackberry.com/support.html and make sure 
you state your issue (account resets, password resets, and technology requirements) is under the 
“cdcr.watchdox.com workspace” in your ticket.  US/CA:  Support Number   1‐877‐255‐2377 
 

 
 
Section 8: FAQs / Tips for Success 
 
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS 
 
1. When will I receive the inmate’s entire C‐File packet? 
The inmate’s entire c‐file packet is sent through WatchDox at the same time the master hearing 
packet is uploaded at 79 days prior to the hearing date.   
 
2. How will I know when a hearing packet has been made available in WatchDox?  You will receive an 
email notification when a packet assigned to you or your office has been made available in 
WatchDox.  There are times where permissions are changed after upload of the hearing packet.  In 
these cases, email notification is not sent and you will need to log in directly to 
“cdcr.watchdox.com” to download your hearing c‐file hearing packet.   
 
3. Will the hearing packets expire after a certain time or will they stay available on WatchDox until I 
delete them? The hearings packets will be available in WatchDox for 75 days after upload.   
 
4. Will the information in hearing packets be organized or will it be one large file of documents? 
Unlike the master hearing packets, the entire C‐File hearing packets will only be organized by the 
eight main bookmarks (example: Case Summary, Legal, Classification, etc.).  There will be no sub‐
category bookmarks added to the C‐file hearing packets.  
   

10 
 
 WatchDox User Guide – Central File Pilot Project
 
 
TIPS FOR SUCCESS 
 
1. Saving offline on an Apple device for offline viewing: 
 Swipe left over the desired workspace, folder, or file and tap push pin icon   . 
 The item is saved for offline, and marked as follows: 

 
 
2. When viewing the message “Your mailbox is Empty,” it is likely the user has logged into the general 
www.watchdox.com and not the cdcr.watchdox.com.   
 
3. External users of WatchDox are forced to change their password every 90 days.  When a group email 
address is registered, notify all parties of the password change so no one is locked out of the 
account. 
 
4. Bookmark “cdcr.watchdox.com” sign in screen as a favorite web browser in each device used to 
access files. 
 
5. If you modify or change your email address registered with the Board; notify the Board to make the 
adjustment in WatchDox to ensure a disruption of information does not occur.   

11