COSALE

IAFAS FOSPEME
PROG. ONCOEP
JESUS MARIA
ENE- 2018

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA

ONCOLÓGICO DEL EJÉRCITO (ONCOEP)

I. INTRODUCCIÓN

El manual de procedimientos del Programa Oncológico del Ejercito (ONCOEP),

es un documento técnico de sistematización normativa dirigido al personal que
labora en dicho programa, que contiene la descripción detallada de la secuencia
de acciones de ejecución de los procesos o actividades que involucran al área de
Auditoria Medica, atención e inscripción de los afiliados, y pacientes oncológicos
pertenecientes al Programa ONCOEP.

La metodología seguida para la elaboración del Manual, consiste en determinar

en primer lugar cada proceso detallando las actividades, documentos y/o
procedimientos; de acuerdo a las recomendaciones establecidas por el Comando
de Salud del Ejército (COSALE) y el Ministerio de Salud.

Para lo cual se establecen los procedimientos identificados para el Programa

ONCOEP; indicando el inicio, desarrollo y fin de los mismos.

II. OBJETIVOS:
El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento técnico normativo de
gestión, cuyos objetivos son:

a. Gestionar y orientar una metodología uniforme para cumplir con la misión y

objetivos del Programa Oncológico del Ejercito (ONCOEP), contribuyendo así
de manera conjunta un mayor control sobre el resultado de las actividades
realizadas.
b. Incrementar la eficiencia y eficacia de los servicios prestados por el programa,
definiendo la mejora en la calidad de atención a nuestros afiliados.
c. Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la
reducción de etapas y tiempos del ciclo de las actividades del personal del
programa.
d. Determinar métodos para asegurar que la operación y control de procesos
sean eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua.

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III. PROCEDIMIENTOS
1. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DEL PACIENTE ONCOEP

FINALIDAD:
- BRINDAR ATENCIÓN AL PACIENTE BENEFICIARIO DEL PROGRAMA
ONCOEP

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 ACTIVACIÓN DE LA COBERTURA ONCOLÓGICA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Estar inscrito en el Programa ONCOEP
- No encontrarse en periodo de carencia
- El personal de salud, familiar y/o paciente deberá presentar el resultado
anátomo patológico que confirme el diagnóstico oncológico en la oficina
del Programa ONCOEP.
- El paciente oncológico será registrado en la Base de Pacientes del
Programa ONCOEP (anexo 1)
- Se generará el código ONCOEP (OE 000…) de paciente oncológico
- Se entregará el carnet de paciente ONCOEP.

1.2 TRÁMITE DE ATENCIÓN

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Todo trámite administrativo para generar la atención del paciente estará a
cargo del personal administrativo encargado del programa.
- Las solicitudes de atención por consultas médicas, exámenes de
laboratorio, estudios por imágenes, medicamentos y/o procedimientos
serán presentadas por el personal de salud, familiar y/o paciente en la
oficina del Programa ONCOEP para autorización.
- Las solicitudes serán registradas en la base de datos de atenciones de
pacientes oncológicos beneficiarios del programa.
- Las solicitudes serán derivadas al área de auditoria médica del ONCOEP
para su respectiva evaluación y autorización.

1.3 AUTORIZACIÓN DE ATENCIÓN

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

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 B.- ACTIVIDADES:
- El área de Auditoria del Programa se encargará de evaluar la pertinencia y
cobertura de toda atención requerida por el paciente oncológico
beneficiario del programa.
- El total de las atenciones deberán ser autorizadas por el área de Auditoría
del ONCOEP.
- Las atenciones extra-institucionales y de medicamentos fuera de petitorio
requieren autorización con Carta de Garantía, la misma que será tramitada
en la oficina del Programa ONCOEP.
- En caso de observación de la solicitud de atención por el área de auditoria
médica, esta deberá ser subsanada en un plazo máximo de 24 horas por
el servicio médico que genera la solicitud de atención oncológica.

1.4 TÉRMINO DE ATENCIÓN

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El personal administrativo encargado del programa deberá entregar el
documento de solicitud de atención debidamente autorizado al personal de
salud, familiar y/o paciente para proceder con la atención de acuerdo al
requerimiento.

2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DE CARTAS DE GARANTÍA DEL

PROGRAMA ONCOEP

FINALIDAD:
- OTORGAR CARTA DE GARANTÍA PARA LOS CASOS QUE
ESTABLEZCA EL PROGRAMA ONCOEP.

TIPO DE ATENCIONES QUE REQUIEREN DE CARTA DE GARANTÍA:

- Toda atención extra-institucional que se encuentre dentro del plan de
cobertura del Programa ONCOEP
- Terapia oncológica de alto costo
- Tratamiento farmacológico fuera de petitorio

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE CARTA DE

GARANTIA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

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 B.- ACTIVIDADES:
- Las solicitudes de carta de garantía para este tipo de atención serán
presentadas en la oficina del Programa Oncológico por el paciente y/o
familiar o por personal de salud del Hospital Militar Central en caso el
paciente se encuentre hospitalizado.
- Estas solicitudes deberán contar con la aprobación de la Jefatura del
Servicio de Oncohematología y/o la Junta Médica de acuerdo al caso
según corresponda.
- Las solicitudes de carta de garantía serán registradas en la base de datos
del sistema de Cartas de Garantía y derivadas al área de auditoria médica
para su evaluación respectiva.

2.2 PRESUPUESTO DETALLADO DE LA ATENCIÓN REQUERIDA

A.- ENCARGADO:
- PROVEEDOR QUE BRINDARÁ LA ATENCION

B.- ACTIVIDADES:
- En el caso de atenciones extra-institucionales el proveedor deberá
presentar el presupuesto detallado del procedimiento solicitado que
incluya:
o Honorarios médicos
o Insumos
o Medicamentos
o Uso de equipos
o Exámenes auxiliares

- En caso de requerirse una ampliación de la carta de garantía el proveedor

deberá solicitar la ampliación de la misma con el sustento del caso para su
evaluación correspondiente por el área de Auditoria Medica.

2.3 EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD DE CARTA DE GARANTÍA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Las solicitudes de carta de garantía serán evaluadas por el área de
auditoria del ONCOEP para determinar la pertinencia y cobertura del
requerimiento de atención.
- En caso de aprobación será derivada al encargado del área administrativa
para generar el formato de Carta de Garantía.
- En caso de observación esta deberá ser subsanada en un plazo de 24
horas por el proveedor que brindará la atención y/o el servicio solicitante
con el sustento del requerimiento.
- En caso de rechazo de la solicitud de Carta de Garantía se comunicará a
la Jefatura del Servicio de Oncohematología para conocimiento y
coordinación del caso.

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 2.4 ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL FORMATO DE CARTA DE GARANTÍA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA

B.- ACTIVIDADES:
- El personal encargado del programa procederá al registro y elaboración
del formato de carta de garantía para autorización y firma correspondiente
por la Dirección Ejecutiva de la IAFAS EP (anexo 2).
- La carta de garantía será entregada al personal de salud, paciente y/o
familiar para trámite correspondiente de atención con el proveedor o el
servicio solicitante para la compra de medicamentos fuera de petitorio o
terapia oncológica de alto costo.
- El plazo máximo para la entrega de la Carta de Garantía será de 24 horas
luego de la recepción de la solicitud.

2.5 OTORGAR LA ATENCIÓN REQUERIDA AL PACIENTE

A.- ENCARGADO:
- PROVEEDOR QUE BRINDARÁ LA ATENCIÓN

B.- ACTIVIDADES:
- El proveedor solo brindará atención al paciente beneficiario del Programa
ONCOEP si cuenta con la autorización respectiva del área de Auditoría
Médica del programa y/o la Carta de Garantía.
- El proveedor deberá entregar toda la información requerida que detalle la
atención otorgada con fines de Auditoría Médica.

3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DE ATENCIONES EXTRA-

INSTITUCIONALES

FINALIDAD:
- AUDITAR EL TOTAL DE ATENCIONES EXTRA-INSTITUCIONALES CON
LA FINALIDAD DE EVALUAR LA PERTINENCIA Y COBERTURA DE LA
ATENCIÓN, LA CALIDAD DE LA PRESTACIÓN Y EL CONTROL DEL
GASTO DE LA MISMA.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

AUDITORÍA PREVIA A LA ATENCIÓN

3.1 RECEPCIÓN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE ATENCIÓN EXTRA-

INSTITUCIONAL

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

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B.- ACTIVIDADES:
- El encargado del programa recibe y registra la solicitud de atención extra-
institucional en el sistema de cartas de garantía.
- Solicita el presupuesto al proveedor que brindará la atención.
- Deriva la documentación correspondiente para evaluación al área de
Auditoria Médica.

3.2.- PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR

A.- ENCARGADO:
- PROVEEDOR QUE BRINDARÁ LA ATENCIÓN

B.- ACTIVIDADES:
- PROVEEDOR PRESENTARÁ LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN:
- Presupuesto de la atención con el siguiente detalle:
o Honorarios médicos
o Medicamentos e insumos
o Exámenes y/o procedimientos
o Uso de equipos de acuerdo al caso

3.3 EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD DE ATENCIÓN EXTRA-

INSTITUCIONAL

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Se evalúa la solicitud de atención para determinar la pertinencia y
cobertura.
- La solicitud deberá estar autorizada por la jefatura del servicio de
oncología y/ o por la junta médica que solicita la atención.
- Se evalúa el presupuesto de la atención que deberá ser alcanzado por el
proveedor.
- Se aprueba la solicitud y se deriva al encargado del programa para que
proceda a emitirse la carta de garantía.

3.4 REGISTRO Y EMISIÓN DE LA CARTA DE GARANTÍA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Registra la solicitud aprobada en el sistema de cartas de garantía
- Tramita la misma para la firma por el Director Ejecutivo de la IAFAS EP.
- Entrega la carta de garantía al personal de salud del servicio solicitante,
paciente y/o familiar.

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 AUDITORÍA DE LA PRESTACIÓN DE SALUD

3.5 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

RECEPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE LA ATENCIÓN PRESENTADO
POR EL PROVEEDOR

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Verificar que la documentación presentada por el proveedor este completa
para trámite de pago de factura correspondiente.
- Registro en base de datos del sistema de Cartas de Garantía.
- Derivar expediente para Auditoría Médica.

3.6 AUDITORÍA MÉDICA

EVALUACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LA ATENCIÓN PRESENTADO
POR EL PROVEEDOR

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Se auditará el expediente con la documentación correspondiente solicitada
al proveedor de acuerdo al detalle siguiente :
o Factura que indique monto de la prestación con detalle de gastos
efectuados
o Carta de garantía con monto de aprobación por la prestación
o Informe médico sobre la prestación efectuada
o Resultado de exámenes y/o procedimientos
o En caso de hospitalización se deberá adjuntar la fotocopia de
historia clínica.
- En caso de ser observado el expediente este deberá ser subsanado por el
proveedor para proceder a conformidad de atención para pago de factura.

3.7 CONFORMIDAD DE ATENCIÓN PARA PAGO DE FACTURA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El área de Auditoria Médica otorgará la conformidad de atención para
pago de factura.
- Firmará y sellará la factura luego de conformidad.
- Entregará expediente al área administrativa del programa para el trámite
correspondiente de pago de factura al proveedor.

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 3.8 PAGO DE FACTURA AL PROVEEDOR

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El personal encargado deberá entregar la documentación auditada al área
correspondiente para el pago de la factura al proveedor.
- Sólo se tramitarán expedientes autorizados por el Área de Auditoría
Médica del Programa ONCOEP.

4. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DE ATENCIONES INTRA-

INSTITUCIONALES

FINALIDAD:
- AUDITAR EL TOTAL DE ATENCIONES INTRA-INSTITUCIONALES CON
LA FINALIDAD DE EVALUAR LA PERTINENCIA Y COBERTURA DE LA
ATENCIÓN, LA CALIDAD DE LA PRESTACIÓN Y EL CONTROL DEL
GASTO DE LA MISMA.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

AUDITORÍA PREVIA A LA ATENCIÓN

4.1 EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD DE ATENCIÓN INTRA-

INSTITUCIONAL

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Se evalúa la solicitud de atención generada por el servicio correspondiente
para determinar la pertinencia y cobertura de la misma.
- La solicitud deberá estar autorizada por la Jefatura del servicio de
Oncohematología y/o por la Junta Médica que solicita la atención.
- Estas solicitudes no requieren de Carta de Garantía con excepción de la
solicitud de medicamentos fuera de petitorio y/o terapia de alto costo.
- Son sujetas de auditoría todas la solicitudes de atención por:
o Consulta médica no oncológica
o Exámenes de laboratorio
o Exámenes por imágenes
o Procedimientos terapéuticos oncológicos y no oncológicos.
o Terapia oncológica: quimioterapia, hormonoterapia, inmunoterapia.
o Hospitalización
- Se autoriza atención y se deriva caso para registro al encargado del área
administrativa del programa.

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4.2 REGISTRO DE AUTORIZACIÓN DE ATENCIÓN

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El encargado de esta área procederá a registrar dicha atención autorizada
en la base de datos de pacientes oncológicos.
- Informará y entregará la solicitud de atención autorizada al personal de
salud del hospital, familiar y/o paciente.

AUDITORÍA DE LA PRESTACIÓN DE SALUD

4.3 AUDITORÍA DE LAS ATENCIONES INTRA-INSTITUCIONALES

A.- ENCARGADO:
- ÁREA DE AUDITORÍA MÉDICA DE PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Se auditarán los expedientes de las atenciones intra-institucionales con el
detalle de los gastos efectuados y la historia clínica de los pacientes
hospitalizados.
- Se verificarán que los gastos efectuados correspondan a la cobertura por
el programa, de ser estos no relacionados al diagnóstico y/o tratamiento
oncológico no serán asumidos por el programa.
- Se informará a la Jefatura del Servicio de Oncohematología en caso de
observaciones sobre no cobertura de solicitud de atención.
- Se firmará en señal de conformidad el detalle de gastos presentados por
la IPRESS: Hospital Militar Central.
- Se deriva expediente autorizado y firmado al personal encargado del área
administrativa del programa para trámite correspondiente con IPRESS:
HMC.

4.4 ENTREGA DE EXPEDIENTE DE ATENCION INTRA-INSTITUCIONAL

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINSITRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El personal encargado del programa entregará el expediente al área que
corresponde para trámite respectivo de pago por la atención efectuada a
cargo del Programa ONCOEP.

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5.- PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN AL PROGRAMA ONCOLÓGICO DEL
EJÉRCITO (ONCOEP)

FINALIDAD:
- ESTABLECER EL SISTEMA DE AFILIACIÓN DEL PROGRAMA PARA
TITULARES Y DERECHOHABIENTES.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 AFILIACIÓN EN LIMA

A.- ENCARGADO:
- ÁREA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El personal titular deberá solicitar su inscripción al Programa Oncológico
del Ejército (ONCOEP) en la oficina del Programa o en los módulos
autorizados ubicados en el Cuartel General del Ejército.
- El personal administrativo encargado proporcionará la ficha de afiliación al
titular.
- Se verificará el correcto llenado de las fichas de afiliación del titular y sus
derechohabientes (cónyuge e hijos)
- Se procederá a registrar al afiliado en la base de datos del Programa
ONCOEP (anexo 3)
- Se entregará la normativa vigente del Programa Oncológico del Ejército
(ONCOEP), donde se precisan los beneficios y exclusiones del programa.
- La ficha de afiliación será archivada y se deberá entregar un cargo al
afiliado.
- Se coordinará con el área correspondiente el proceso de descuento al
titular afiliado a partir de la fecha de afiliación.

5.2 AFILIACIÓN EN PROVINCIAS

A.- ENCARGADO:
- FARMACIAS DE LA IAFAS EP FOSPEME EN LAS UNIDADES DEL
EJÉRCITO

B.- ACTIVIDADES:
- El titular deberá solicitar su afiliación al Programa Oncológico del Ejército
(ONCOEP) en cualquier Farmacia de la IAFAS EP FOSPEME ubicada en
las unidades del ejército a nivel nacional.
- El personal encargado proporcionará la ficha correspondiente para la
afiliación y verificará su correcto llenado.
- Entregará una copia de la ficha de afiliación al titular.
- El personal encargado remitirá mensualmente la ficha correspondiente a la
oficina de la IAFAS EP FOSPEME ubicada en la ciudad de Lima.

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 - La IAFAS EP FOSPEME entregará las fichas al personal encargado en el
Programa Oncológico para su registro y archivo correspondiente.

5.3 RECEPCIÓN DE LAS FICHAS DE AFILIACIÓN PROVENIENTES DE

PROVINCIAS

A.- ENCARGADO:
- PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- El personal encargado recepcionará las fichas de afiliación provenientes
de las unidades del ejército fuera de Lima.
- Registrará las fichas de afiliación en la base de datos del Programa
ONCOEP (anexo 3)
- Archivará las fichas de afiliación
- Coordinará con el área correspondiente para el proceso de descuentos al
titular afiliado a partir de la fecha de afiliación.

6.- PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS DEL

PROGRAMA ONCOLÓGICO DEL EJÉRCITO (ONCOEP)

FINALIDAD:
- ESTABLECER EL SISTEMA DE ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
DEL PROGRAMA PARA TITULARES Y DERECHOHABIENTES.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 ATENCIÓN ONCOEP DE QUEJAS Y RECLAMOS

A.- ENCARGADO:
- PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL PROGRAMA ONCOEP

B.- ACTIVIDADES:
- Se implementará la apertura y mantenimiento del libro de reclamaciones.
- Recepción y registro de reclamos.
- Procesamiento y trámite de reclamos con el área correspondiente de
IAFAS EP (FOSPEME).
- Identificar si el reclamo es fundado o no.
- Resolución y respuesta de reclamos.
- Gestionar medidas correctivas.

6.2 SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS

A.- ENCARGADO:
- PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA IAFAS EP (FOSPEME)

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 B.- ACTIVIDADES:
- Procesamiento de reclamos para identificar causalidad y origen de los
mismos.
- Implementación de las medidas correctivas en caso se determine que el
reclamo es fundado.
- Validación de respuestas de todos los reclamos registrados.
- Comunicación de respuestas y medidas correctivas al encargado del
Programa Oncológico del Ejército (ONCOEP)
- Seguimiento de medidas correctivas en áreas correspondientes
identificadas en el origen de reclamos.

7.- PROCEDIMIENTO DE SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS DE INTERCAMBIO

PRESTACIONAL DEL PROGRAMA ONCOLÓGICO DEL EJÉRCITO (ONCOEP)

FINALIDAD:
- ESTABLECER LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CON
PROVEEDORES ESPECIALIZADOS EN LA ATENCIÓN DE PACIENTES
ONCOLÓGICOS DEL PROGRAMA ONCOLÓGICO DEL EJÉRCITO
PARA LOS CASOS EN LOS CUALES LA IPRESS HMC NO CUENTE
CON LA CAPACIDAD RESOLUTIVA.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 PROPUESTA TÉCNICA PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

A.- ENCARGADO:
- AUDITORÍA MÉDICA DEL PROGRAMA ONCOLÓGICO DEL EJÉRCITO

B.- ACTIVIDADES:
- Propuesta técnica de proveedores especializados en la atención
oncológica con los cuales se puede suscribir convenio.
- Negociación de servicios prestacionales y tarifarios acorde con el mercado
local vigente.
- Establecer procedimiento de atención de pacientes con proveedores extra-
institucionales.
- Validación prestacional de atención con proveedores.
- Evaluación de casos para referencia a proveedores especializados y
coordinación de los mismos con IPRESS-HMC.

7.2 SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

A.- ENCARGADO:
- ÁREA LEGAL DE IAFAS EP (FOSPEME)

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B.- ACTIVIDADES
- Encargado de elaborar los convenios prestacionales con los proveedores
recomendados por ONCOEP.
- Verificación de documentación correspondiente presentada por el
proveedor para la suscripción del convenio.
- Suscripción y firma del convenio con proveedores especializados.

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