MANUAL DE FUNCIONES

¿QUE ES?

El manual de funciones es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer
las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta del personal de las
instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia, y demás
competencias exigidas para el desempeño de estos.

OBJETIVO

Explicar de manera sencilla como se actualiza un manual de funciones y de competencias

laborales.

El departamento de la administración de la función pública a través de la dirección departamental

de desarrollo organizacional facilitara la implementación de las normas sobre esta materia.

Este es un requerimiento legal establecido en los decretos leyes 770 y 785 de 2005 y los decretos
reglamentarios 2539 de 2005 y 1785 de 2014.

PASOS PARA DISEÑAR UN MANUAL DE FUNCIONES

1. IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL EMPLEO

1.1 Identifique el nivel jerárquico del empleo:

Determinar el nivel jerárquico al cual, pertenece el empleo, de acuerdo con la norma que
establece el régimen de nomenclatura y clasificación de empleos aplicable a su institución.

1.2 Identifique la denominación del empleo:

Precise el nombre o denominación del empleo según se encuentra previsto en el acto

administrativo que establece o ajusta la planta de personal, el cual deberá estar de acuerdo con la
nomenclatura de empleos que corresponda a su institución.

1.3 Identifique el código:

El código es una identificación numérica del empleo en un nivel jerárquico determinado, que
comprende cuatro dígitos en el orden nacional y tres dígitos en el orden territorial.

El primer digito identifica el nivel jerárquico del empleo y para el orden nacional los tres dígitos
siguientes corresponden a la denominación del cargo, dentro del respectivo nivel jerárquico. En el
caso de empleo del orden territorial son los dos dígitos siguientes.

1.4 Asigne el grado:

 Está constituido por dos dígitos que acompaña el código del empleo y corresponde a la
remuneración o asignación salarial mensual determinada en la escala correspondiente nivel
jerárquico del empleo, fijada por las respectivas autoridades competentes.

1.5 Relacione el número de cargos:

Corresponde al número de empleos de igual denominación, código y grado de remuneración

existentes en la planta de personal de la entidad, bien sea por despacho, dependencia o planta
global.

1.6 Ubique el empleo:

Cuando el empleo pertenezca a la planta estructural señale el nombre de la dependencia. Cuando

el empleo pertenezca a la planta global señale. “donde se ubique el empleo”.

1.7 Identifique el cargo del jefe inmediato:

Se refiere al señalamiento del empleo de quien ejerce la supervisión directa frente al cargo del que
estamos describiendo sus funciones y competencias laborales. En este caso de que el empleo
pertenezca a la planta global se indicara: “quien ejerza la supervisión directa”.

2. IDENTIFICACION DEL AREA O PROCESO AL CUAL SE ASIGNA EL EMPLEO

Es importante precisar la ubicación funcional del empleo en la dependencia de la institución pues

esta le ayudara a identificar su participación en la ejecución de las funciones del área y en los
procesos asignados a esta (estratégicos, misionales, de apoyo o de evaluación y control)
elementos que, a su vez, son claves para construir el propósito principal y las funciones esenciales
del empleo.

3. DESCRIPCION DEL CONTENIDO FUNCIONAL DEL EMPLEO

3.1 Descripción del propósito principal del empleo:

Describe aquello que el empleo debe lograr a su razón de ser, es decir, el producto o servicio que
ofrece y que lo caracteriza. La redacción corresponde a una construcción gramatical: verbo, objeto
y condición.
 VERBO
La acción fundamental del
empleo en función de los
procesos en que participa y
el área de desempeño
especifico.
OBJETO CONDICIÓN
Los aspectos sobre los que Los requerimientos de
cae su acción dentro de su calidad que se espera
área de desempeño. obtener en los resultados de
su función esencial.

3.2 Descripción de las funciones esenciales del empleo:

Corresponde a la descripción de las funciones necesarias para el cumplimiento del propósito

principal del empleo.

Estas funciones presentan las siguientes características:

 Describen lo que una persona debe realizar.

 Responden a la pregunta: ¿qué debe hacerse para lograr el propósito principal?
 Cada función enuncia un resultado diferente.
 Su redacción sigue el mismo ordenamiento gramatical que para el propósito
principal: verbo+objeto+condición.

4. DESCRIPCION DE LOS CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Describa los saberes que debe poseer y comprender quien este llamado al desempeño del
empleo para realizar las funciones esenciales tales como: teorías, principios, normas, técnicas,
conceptos y demás aspectos.

5. COMPETECIAS COMPORTAMENTALES

Identifique las competencias comportamentales que debe poseer quien sea llamado a
desempeñar el empleo, de acuerdo con la naturaleza funcional del empleo y su clasificación para
lo cual se cuenta con una descripción de estas en el decreto 2539 del 2005, tanto comunes como
el nivel jerárquico.

6. FIJACION DE LOS REQUISITOS DE FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

En el desarrollo de este paso, es fundamental tener en cuenta para los empleos públicos de los
organismos y entidades del orden nacional el Decreto Ley 770 de 2005 y el Decreto 1785 de 2014,
que establecen las funciones y requisitos generales. Para el caso de una institución de orden
territorial se debe tener en cuenta el Decreto Ley 785 de 2005.

6.1 Señale el (los) núcleo(s) básico(s) del conocimiento - NBC

Para los empleos que exijan como requisito el título o la aprobación de estudios en educación
superior, se deben identificar los Núcleos Básicos del Conocimiento -NBC- que contengan la o las
disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema
Nacional de Información de la Educación Superior –SNIES. Es decir cada institución deberá incluir
uno o más núcleos básicos del conocimiento, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del
empleo o el área de desempeño. Con respecto al requisito del título de posgrado no es necesario
describir el programa académico correspondiente, y puede indicarse: “Título de posgrado en la
modalidad de (especialización o maestría, según corresponda) en áreas relacionadas con las
funciones del empleo”.

6.2 Aplicación de equivalencias

Si la respectiva autoridad competente para adoptar, fijar o modificar el manual, considera

conveniente, por necesidades del servicio, aplicar las equivalencias de estudios por experiencia y
viceversa, éstas se determinarán entonces en el mismo acto administrativo que fija o actualiza el
manual específico de funciones y de competencias laborales, o bien en acto administrativo
separado, precisando en cada caso el empleo al cual se aplica la equivalencia.

1. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

Nivel ADMINISTRATIVO
Denominación del empleo GERENTE
Código
Grado
No. De cargos 1
Dependencia ADMINISTRACION
Cargo del jefe inmediato JUNTA DIRECTIVA
2.AREA FUNCIONAL

Estratégico.

3.PROPOSITO PRINCIPAL

Dirigir la empresa hacia caminos fructíferos, con propósitos planteados firmemente,

teniendo en cuenta las políticas organizacionales y los objetivos planteados dentro de la
misión y visión de la organización.
 4. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

El propósito más esencial de un gerente es ser un buen ejemplo para los trabajadores a su
cargo, motivándolos con fines de hacer un buen trabajo en equipo.
5. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

El conocimiento más básico que debe tener un gerente es que si se dirige con un buen trato
y acento a los empleados esa quizás sea la forma en que estos traten a los clientes y el
porcentaje de fidelización tenga un incremento periódico.
6.COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES POR NIVEL JERARQUICO

La puntualidad es uno de los aspectos por
Ya que se habla de un cargo estrictamente
resaltar dentro de las competencias importante dentro de la empresa, todo tipo
comunes al igual que el respeto, la ética y
de comportamiento es importante ya que a
demás valores. este cargo no se le deben aceptar mayor
error.
7. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMINCA Y EXPERIENCIA

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

La formación para un gerente en presente La experiencia es una de las más importantes
debe ser administrativa, con alguna para el cargo de gerente ya que este cargo
especialidad si se es posible dentro de losdebe quedar en las manos de una persona
cargos administrativos de una empresa. que tenga el conocimiento de la empresa y
quizás sepa cómo administrarla de tal manera
de salir adelante.
ALTERNATIVAS

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

En este caso podría tan solo contar con la
experiencia, en este caso podría ser una
persona con tan solo con un tecnólogo y
cursos cortos con competencias
pertenecientes a la administración.
La experiencia en pocos casos tiene algún
tipo de alternativa ya que el conocimiento
que tiene una persona a cargo de este trabajo
debe tener algún tipo de experiencia para
apropiarse de la funcionalidad de esta
responsabilidad.
 2. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

Nivel Técnico
Denominación del empleo Producción
Código
Grado
No. De cargos 1
Dependencia Producción
Cargo del jefe inmediato Pizzero Mayor
2.AREA FUNCIONAL

Productivo

3.PROPOSITO PRINCIPAL

Elaboración de materia prima, productos 100% frescos, naturales y con la mejor calidad
para nuestros clientes
4. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

Las funciones esenciales de la zona de producción son: cumplir con el orden y aseo
correspondiente, en sus horas estipuladas para así cumplir con la hora puntual de la
entrega y venta de la mejor pizza.
5. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Conocimiento esencial en cocina y manipulación de alimentos

6.COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES POR NIVEL JERARQUICO

Responsabilidad, puntualidad y Obedecer y cumplir con las funciones
presentación personal junto con una buena establecidas acorde a la zona de producción,
referencia de valores y al nivel jerárquico

8. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMINCA Y EXPERIENCIA

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
Técnico o tecnólogo en gastronomía Practicas
Cursos de manipulación de alimentos

ALTERNATIVAS
FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
Integrante de familiar vinculado con los Experiencias laborales acorde a la necesidad
socios empresariales de la empresa

3. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

Nivel Técnico
Denominación del empleo Mercadeo
Código
Grado
No. De cargos 1
Dependencia Supervisión y desarrollo de actividades
Cargo del jefe inmediato Mercaderista
2.AREA FUNCIONAL

Brindar servicios

3.PROPOSITO PRINCIPAL

Supervisar, dirigir y coordinar las operaciones de distribución masiva y control de

inventarios.
4. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

Dar a conocer las características, beneficios y precios de los productos, demostrar el

funcionamiento y uso de productos.
 5. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Organizar los puntos de degustación y exhibición, elaborar inventarios, hacer pedidos e

informes de ventas diarias en el punto de venta.
6.COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES POR NIVEL JERARQUICO

La comunicación tanto interna como Esta función es desempeñada con
externa es la clave para la productividad de responsabilidad, compromiso en el momento
la empresa, aceptar sugerencias, responder de ingresar ala empresa.
con argumentos válidos y poner en práctica
las sugerencias.
9. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMINCA Y EXPERIENCIA

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

Técnico laboral como mercaderista. Realización de prácticas en diferentes
establecimientos.

ALTERNATIVAS

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

Auxiliar de mercadeo. Demostrar el funcionamiento y uso de los
productos en diferentes establecimientos.

4. IDENTIFICACION DEL EMPLEO

Nivel Técnico
Denominación del empleo Financiero
Código
Grado
No. De cargos 1
Dependencia Finanzas
Cargo del jefe inmediato Contador publico
2.AREA FUNCIONAL
 Dirección General, Administración y Recursos humanos

3.PROPOSITO PRINCIPAL

El objetivo principal de las finanzas es el de ayudar a las personas físicas o jurídicas a

realizar un correcto uso de su dinero, apoyándose en herramientas financieras para lograr
una correcta optimización de los recursos.
4. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

Registrar operaciones contables y datos financieros.

Planificar, analizar y evaluar la información registrada.
Buscar opciones de inversión con las que se pueda contar la pizzería.
5. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Su conocimiento esencial es saber finanzas y llevar una buena contabilidad financiera.

6.COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES POR NIVEL JERARQUICO

Habilidades gerenciales y Administrativas. Rentabilidad social y sostenibilidad financiera.
Conocimiento en Finanzas Toma de decisiones

10. REQUISITOS DE FORMACION ACADEMINCA Y EXPERIENCIA

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

Tecnólogo de Administración y Finanzas Asistente de presupuesto.

Tesorero
Asistente de nomina
ALTERNATIVAS

FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA

Especialización en finanzas y Magister Profesional competente y con visión de

futuro, con capacidades de desempeñarse
con acierto, tanto como en los mercados de
capitales como el área financiera.