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Version 1.0

MANUAL
PERSONALIZADO DEL
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS
Por Fernando Rivera
 PROCESOS Y FUNCIONES DE INVENTARIOS

I. Reporte de existencias de inventario por bodegas.

II. Registro y monitoreo de las temperaturas de los contenedores fríos en

Unifinca y Golfo Azul.

III. Crear y reparar el código de un artículo.

IV. Revisar la cantidad de lotes de un artículo.

V. Hacer presentación de artículos (para errores en órdenes de compra).

VI. Verificar la existencia de artículos repetidos en el sistema.

VII. Cargar fotos de cada código creado para su identificación en el sistema.

VIII. Recibir materiales de proveedores locales para SUMACUA SUM Y SIM

IX. Ingreso de facturas de proveedores locales al sistema.

X. Reversar una compra de proveedores locales.

XI. Agregar cuentas CXP (Cuentas por pagar) a facturas.

XII. Consultar una factura.

XIII. Registro de copias de documentos de compras de Espíritu Santo como

respaldo de movimientos de materiales.

XIV. Envío de facturas y ordenes de combustible a encargados de bodegas de

Espíritu Santo.

XV. Creación de requisiciones (salidas) de inventario en SUMACUA SIM

XVI. Suprimir requisiciones duplicadas.

XVII. Pasar una requisición grabada a aprobada.

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XVIII. Reversar una Requisición

XIX. Salida de inventarios por venta de SUMACUA SUM.

XX. Traslados de artículos con impuestos a exonerados y viceversa.

XXI. Ajustes de inventarios.

XXII. Creación de liquidaciones por importaciones.

XXIII. Reversar una liquidación.

XXIV. Creación de central de costos (proyectos).

XXV. Protocolo para salida de productos de SUMACUA SUM en Golfo Azul.

XXVI. Consejos para el desarrollo óptimo del depto. de Inventarios.

XXVII. Contactos de conveniencia para Inventarios.

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 Reporte de existencias de inventario por bodegas

1) Clic Reporte
2) Inventario
3) Clic en Saldos de existencia por bodega.
4) Doble clic en casilla Bodega.
5) Aparece lista de bodegas:
1) Bodega SUMACUA SIM (Área de tecnologías)
2) Bodega SUMACUA SIM SERVICIOS (No disponible temporalmente)
3) Bodega SUMACUA (Productos de SUMACUA SUM para venta con ISV)
4) Bodega ZONA LIBRE (Productos de SUMACUA SUM para venta
exonerados de ISV).
6) Clic en botón monitor “Reporte por pantalla”.
7) Agregue valor discreto (todos los artículos) clic en icono de dos flechas
continuas.
8) Clic aceptar.

Registro y monitoreo de las temperaturas de los

contenedores fríos en Unifinca y Golfo Azul

1) Clic en explorador de Windows.

2) Clic en Folder “Fernando SUMACUA”
3) Clic en documento Excel “temperaturas1” y cambiar pestaña inferior ya
sea, UNIFINCA – GOLFO AZUL y registrar las temperaturas
correspondientes a cada contenedor de acuerdo a la fecha y hora
monitoreada.
CONSEJOS: Cada lunes es indispensable actualizar el reporte de temperaturas
oficial para enviarlo al Gerente General y él verificar que se está realizando un
monitoreo de las temperaturas adecuado.
Siempre al salir de la oficina avisar a Lic. Marlin o Don Manuel para programación
de actividades dentro de la oficina.

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*Visitar o recibir fotografías de los indicadores de Thermo King del
contenedor de Golfo Azul diariamente para revisión de temperatura y sistema
de refrigeración.
*Visitar UNIFINCA una vez por semana aprovechando viaje con ventas o sino
visita propia de ser requerido.

Crear y reparar código de un artículo.

1) Clic en Archivo.
2) Inventario
3) Clic en Articulo
4) Buscar que no existe con palabra clave
5) Clic en Nuevo (+)
6) Aparece un formulario.
7) Clic en Articulo
8) Ingresa Inicio de código y primeros dos números
9) Segunda categoría de articulo (Cuenta)
10) Inicio de Códigos:
CI: Materiales para el costo de producción, oficina)
SUM: Productos de Venta. (Ventas Frippak, Artemia, mallas, cloro, etc)
SIM: Productos de venta, Tecnología)
11) Clic en el icono Lápiz para generar últimos números.
12) Casillas Nombre, Descripción y Nombre Corto se copia el mismo Nombre
13) Doble Clic en “Tipo”
14) Seleccionar 02 o la cuenta que corresponda
15) Doble clic en “Empaque”, seleccione el indicado. (Normalmente se
coloca UNIDAD)
16) Doble clic en Unidad de Medida
17) Seleccionar indicado.
18) Doble clic en Bodega y seleccionar la bodega según la naturaleza del
artículo.

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19) Clic Aplicar
20) Anotar código generado para nombrar así la imagen obtenida del articulo
y enviar dicho código al compañero que lo ha solicitado.

Revisar la cantidad de lotes de un artículo.

1) Ver el Reporte de Existencias por Bodega (normalmente en ZONA

LIBRE porque ahí se guarda la mercadería que maneja lotes)
2) Copiar el código del artículo que nos interese saber los lotes.
3) Clic en Consultas
4) Inventarios
5) Movimiento de Artículos
6) Insertar el código copiado
7) Tabular y Seleccionar la bodega correspondiente (ZONA LIBRE)
8) Seleccionar el tipo de Empaque
9) Clic en LOTES
10) Aparece lista de lotes con sus fechas de elaboración, de
vencimiento y cantidades.
11) Con esa información se compara el Documento KARDEX que
manejamos para control de existencias físicas.

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Hacer presentación de artículos (para errores en órdenes de

compra).

1) Clic en Archivo
2) Inventarios
3) Clic en Pestaña Artículos
4) Buscar el articulo con nombre clave
5) Clic en Icono de Presentación
6) Aparece ventana y confirmar si tiene presentación sino crear una
nueva o editar la existente verificando cual será el Empaque
Estándar.
7) Clic en Bodega y el proceso se repite pero ya con la bodegas que
se manejan según conveniencia.

Verificar la existencia de artículos repetidos en el sistema.

Revisar si tiene existencia:

Pasos:
1. Clic en Consultas.
2. Inventario
3. Clic en Movimiento de artículos.
4. Ingresar código en casilla “Articulo”
5. Presionar tecla TAB
6. Verificar año (2017-2018)

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 7. Doble clic en Bodega
8. Seleccionar una bodega
9. Tabular y Doble clic en Empaque.
10. Clic en Histórico. (Allí se verifica si tiene movimiento, si no tiene se
INACTIVA.
11. Clic en Archivo
12. Inventario
13. Clic en Artículos
14. Casilla Articulo se escribe el articulo repetido.
15. Dar clic en Lupa o Enter.
16. Clic en Cambiar datos
17. Clic Estatus y clic en flechita abajo
18. Pasar a Inactivo
19. Clic en Aplicar.
* Se puede repetir el Nombre del Articulo, el código lo genera el
sistema, por eso no puede haber repetido.
Nota: Si el articulo a ingresar es para venta se debe crear dos códigos
(Normal y con las (E) que es exonerado.

Cargar fotos de cada código creado para su identificación en

el sistema.

1) Descargar foto y renombrar con código.

2) Ir a “Fotos (“//192.168”) y clic en Carpeta “Inventario”
3) Trasladar foto a esa carpeta.
4) Dar clic en Icono Bodegas al realizar proceso de Movimiento de
articulos y verificar si aparece foto.
*Enviar al correo de compras en caso de corrección de orden de compra.

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 Recibir materiales de proveedores locales para SUMACUA

SUM Y SIM

1) Cortejar materiales con factura y orden.

2) Sacar copia de orden y adjuntar con factura (Copia de esa empresa o
sacar copia)
3) Firmar factura original y adjuntar Orden de compra para entregar a
despachador.
4) Ingresar factura que queda al sistema.
5) Proceder a realizar el proceso de creación de cuenta CXP para dicho
ingreso.

Ingreso de facturas de proveedores locales al sistema.

Compras Nacionales (Entrada de Producto al Inventario)

1) Clic en Procesos
2) Inventario
3) Clic en Transacciones
4) Compra
5) Grabar
6) Nuevo (+)
CONSEJOS:
* SI EN LA ORDEN DE COMPRA EN LOS ESPACIOS DE
SUBTOTALES APARECEN VALORES DE FLETES,
DESCUENTOS, SE DEBE REPARAR DICHA ORDEN CON LOS
ARTICULOS REFLEJANDO ESOS CARGOS DIRECTAMENTE, YA

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 SEA RESTANDO O SUMANDO DE ACUERDO A SU
NATURALEZA.
*Comparar factura con Orden de compra y que coincidan.
*Verificar Proveedor en ambos Documentos.
*Verificar Impuesto en ambos Documentos.
*Verificar Total en ambos Documentos.

7) Casilla “Numero de Documento” se coloca Nº de Factura.

8) Tab.

9) Doble clic en Casilla Bodega.

10) Opciones: BODEGA SUMACUA SIM: Proveedor PI

BODEGA SUMACUA: Proveedor PS

BODEGA ZONA LIBRE: Proveedor PS

11) Tabular
12) Casilla “Numero de orden de Compra”
13) Ingresar Numero de Orden.
14) Tabular
15) Sucursal= siempre “1”
16) Tabular, luego en Casilla “Recibí por” se coloca código de empleado
E0041.
17) Tabular, luego Fecha de compra= La fecha de la Factura, * Casilla
Periodo= Mes.
18) Tabular, luego Clic a “Observaciones= Leer y confirmación de
Observación.
19) Clic en “Aplicar”.
20) Salir
21) Aplicar la compra (Flechita verde)
CONSEJO: Si llaman al fijo o celulares de plan para solicitar X
productos pasar al encargado de ventas o tecnología según la clase
de producto.

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 22) Dar Clic en Si en Mensaje de confirmación.
23) Clic en “Si” en Mensaje de: “Desea imprimir el ingreso de compra.”
24) Clic en icono: Impresora de abajo.
25) Colocar Nº de Copias Dos (2)
26) Imprimir
27) Sacar copia a la orden de compra y a la Factura.
28) Agrupar los siguientes documentos Originales:
1. Factura
2. Orden de Compra
3. Ingreso a Bodega
4. Los demás documentos que van en la orden se adjuntan al final
sean copias u originales.
5) En caso de que la factura venga con cheque, la factura original + ingreso van
al final quedando cheque adelante.
6) Firmar el ingreso en espacio de jefe de bodega y entregar a Contabilidad
después de crear cuenta de CXP si lo requiere.

Agrupar las Copias siguientes:

1- Hoja de ingreso.
2- Factura
3- Orden de Compra.
*Grapar y firmar Jefe de Bodega.

4- Guardar Grupo Anterior en Bandeja de copias de ingresos.

Nota: La mercadería importada requiere una liquidación.

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 Reversar una compra de proveedores locales.

1) Clic en pestaña Proceso

2) Inventario
3) Transacciones
4) Compra
5) Clic en: Reversar
6) Aparece una ventana Doble clic en Numero de compra
7) Aparece otra ventana y escribir en la barra en blanco el número de factura
correspondiente, ya sea obteniéndolo de la factura en físico o de la hoja
de ingresos en el apartado de documentos.
8) Clic en la lupa
9) Aparece el resultado y seleccionarlo
10) Vuelve a la ventana de reversar compra y ya genera el código del
proveedor junto con el número de compra
11) Clic en Reversar
12) Aparece una ventana del detalle de la compra
13) Clic en Reversar
Nota: Si aparece un mensaje de error de que no se permite reversar
porque un artículo tiene registro de ajuste o traslado deberá
realizarse el proceso de reversión de la misma.

14) Aparece mensaje de confirmación y dar clic en “Si”

15) Aparece mensaje de proceso satisfactoriamente
16) En el menú principal clic en el icono de la cajita blanca con amarillo
17) Aparece una ventana de trabajar con Compras y en ella la factura que
reversamos en estado de grabación
18) Seleccionar esa factura y clic en el icono de suprimir los datos.
19) Aparece ventana de confirmación

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 20) Clic en Suprimir
21) Desaparece la compra en la lista
22) Clic en Salir

Agregar cuentas CXP (Cuentas por pagar) a facturas.

1) Clic en Pestaña “Procesos”

2) Cuentas por pagar
3) Clic en “Ingreso de facturas múltiples”
4) Doble clic en año contable
5) Seleccionar: El Mes y año correspondiente a la factura.
6) Esperar a que aparezca la lista de los proveedores
7) Clic en Proveedor y escribir el código del proveedor que se encuentre en la
orden de compra (PS, si es para SUMACUA SUM o SIM o PI, si es
SUMACUA SIM)
8) Seleccionar el nombre del proveedor que corresponde y clic en el icono de
la carpeta.
9) Se abrirá una ventana de las facturas de ese proveedor y seleccionar el
número correspondiente a la factura que se está trabajando.
10) Doble clic en el cuadrito de forma de pago y seleccionar SIEMPRE crédito
(02).
11) Revisar que el valor de la factura con el impuesto, coincida con los valores
de la factura física, Como también el tipo de moneda, el número de orden de
compra, la fecha original y de vencimiento de la factura (normalmente es la
misma) y que la descripción sea igual a la de la orden de compra.
12) Clic en el icono de la carpeta: “Trabajar con detalle de la partida contable”
13) En la ventana que aparece el proveedor, el código y el nombre del
proveedor como los valores de la factura.

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 14) Verificar que la partida cuadre y que los códigos de las cuentas corresponda
ya sea, a SIM o SUM, todas de igual manera. (se maneja proveedores en
valores negativos en la columna créditos en el caso de que sea factura al
crédito o de caja chica, si la factura se paga con cheque o transferencia
electrónica, en vez de la cuenta proveedores se utiliza el código de cuenta:
Mercaderías en tránsito. Las otras dos cuentas, impuestos y materiales
deberán ir en la columna débito en positivo y la suma de estos debe cuadrar
con el valor de la columna de crédito.
15) Si la factura o grupo de facturas ya fueron pagados con cheque o
transferencia electrónica, debe tener ya sea una solicitud de pago o una hoja
de libro diario con la partida contable correspondiente a la cuenta
MERCADERIAS EN TRANSITO y debe revisar que el código sea referente
a SUM o SIM según corresponda la orden de compra y solicitud. Para
después generar la contrapartida cargando ALMACEN contra
MERCADERIAS EN TRANSITO (remplazando la cuenta PROVEEDORES
por MERCADERIAS EN TRANSITO)
16) A continuación, se anexa la lista de los códigos de las cuentas contables
que se manejaran en este proceso para SIM o SUM:

CUENTAS SUMACUA SUM

Cuenta Descripcion
SUM-120-160-005 MERCADERIAS EN TRANSITO
SUM-100-110-004-008 SUMACUA/SIM CxC Cuenta por cobrar
SUM-100-110-006-001 IMPUESTOS POR COBRAR DEI
SUM-120-160-002 CONSTRUCCIONES EN PROCESO
SUM-200-001-001 PROVEEDORES

CUENTAS SUMACUA SIM

SIM-300-003-008 SUMACUA/SIM CxP Cuenta por pagar
SIM-150-110-006-001 IMPUESTOS POR COBRAR DEI
SIM-160-160-005 MERCADERIAS EN TRANSITO

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17) Normalmente se hace este proceso porque una de las cuentas de la partida
esta en SIM y debería estar SUM como las demás o viceversa por ejemplo
los impuestos por cobrar.
18) Salir de la ventana.
19) Clic en Actualizar
20) Clic en el icono “Generar asiento contable”
21) Aparece un mensaje y dar clic en “Si”
22) En el cuadro definir prefijo CxP escribir en el espacio “_CXP”
23) Clic en Continuar
24) Aparecerá un mensaje de confirmación con el número de la partida
generada correctamente, ese código es importante anotarlo con lápiz carbón
en la factura física para identificarlo en contabilidad.
25) Entregar todos los documentos correspondientes al auxiliar de Contabilidad
siempre con una lista de respaldo firmado por recibido con fecha.

Nota: Todas las facturas que correspondan a corporación SUMACUA que ya

se han ingresado al almacén debe generarse una CxP a excepción de las
importaciones, que se registran con liquidaciones.

Consultar una factura.

1) Ir a Reporte de Saldos por Bodega

2) Copiar el código del artículo que deseamos saber para que se compró.
3) Hacer una consulta de ese código en proceso de Movimiento y Saldos
de artículos.
4) Clic en Histórico y copiamos el número de factura de la compra de ese
artículo.
5) Salir al Menú Principal

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 6) Clic en Consultas
7) Inventario
8) Compras
9) Por número de compra
10) Doble clic en espacio de numero de compra.
11) Pegar el número de factura y clic en Posición
12) Seleccionar la factura encontrada
13) Clic en Imprimir
14) En el visor del documento aparece la hoja de Ingreso a Bodega donde
aparece la información de para que se compró los artículos de esa
orden de compra y factura.

Registro de copias de documentos de compras de Espíritu

Santo como respaldo de movimientos de materiales.

1) Inventario para que sea finca, se recibe con factura y corteja.

2) Se saca copia de orden de compra si viene copia de orden para entregar
a finca.
3) Se saca copia (2) de factura.
4) Se comunica a Don Napo.
5) Recibo “Entrega de Materiales Bodega” de Espíritu Santo
6) Copia de la Copia Factura Anexada
7) Al recibir bacterias siempre se coloque sobre base de madera o plástica
con tal de no hacer contacto de suelo.
8) Se guarda la copia de orden para saber a qué finca va el producto.
9) Al entregar a finca se da una copia de factura con la boleta de salida copia
al encargado de Finca y orden de compra.

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 10) Con la boleta original se adjunta la copia de orden de compra, la otra
copia de factura y archivar en carpeta “ENVIOS A FINCA”.
11) Los documentos originales se entregan a Contabilidad con firma y fecha
de respaldo en lista de registro de entrega.

Envío de facturas y ordenes de combustible a encargados de

bodegas de Espíritu Santo.

1) Recibir de Recepción y Asistente de Gerencia General las facturas con su

orden de compra y solicitud adjunto.
2) Clasificar según sea SUMACUA O ESPIRITU SANTO y dentro de ellas a que
Finca va cada una.
3) Las ordenes que en su Descripcion sea por estación de bomba o Motos se
envía fotos por WhatsApp al encargado de cada Finca.
4) Ya enviadas, junto con el resto de las facturas se registran en una lista del
único para entregar a Contabilidad y firme de recibido con la fecha
correspondiente.

Creación de requisiciones (salidas) de inventario en SUMACUA

SIM

1) Clic en Proceso.
2) Inventario
3) Clic en transacciones
4) Clic en Requisición.
5) Grabar, Doble clic en Definición del Proceso.
Nota: En las listas de Procesos solo vamos a trabajar con:
_REQI para SUMACUA SIM (Tecnología): PI

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 _REQS para SUMACUA SUM: PS
Nota: Toda boleta de entrega de materiales de Bodega verificar las 3
firmas.
Para crear:
1) Clic en Seleccionar
2) Nuevo (+)
3) Ingresar de Requisicion (Salida) de la boleta de “Salida”
4) Tabular
5) Bodega= escoger según conveniencia.
6) Tabular, Solicitado por= poner código de Sandy E0036.
7) Tabular
8) Centro de costo= se coloca según la descripción: “Para usar en”
haciendo doble clic y escribir palabra clave para su búsqueda= Proy
por ejemplo y clic en función necesario.
9) Seleccionar
10) Doble clic Entregado a= Buscar persona en lista, buscar o lista
11) Seleccione
12) Clic observaciones y escribir la información de “Para usar en:” TODO
EN MAYUSCULA.
13) Clic en “Aplicar”
14) Nuevo (+)
15) Artículo= Escribir código de articulo
16) Tabular y verificar la misma descripción
17) Tabular, cantidad pedida y escribir según boleta
18) Tab
19) Aplicar (Hacer lo mismo por cada artículo)
20) Salir.
7) Para ver el contenido de la Requisición clic en la requisa y clic en icono de
carpeta.

Suprimir requisiciones duplicadas.

1) Seleccionar la Requisicion
2) Clic en “Modifica una requisición” y borrar las observaciones.
3) Clic en Aplicar
4) Salir
5) Volver a seleccionar en Detalle (Icono carpetita)
6) Suprimir todos los artículos.
7) Salir

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 Pasar una requisición grabada a aprobada.

1) Clic en icono: “Aprobar requisición” (flechita verde)

2) Verificar la casilla de aprobado y debe estar el código de Inu
3) Tabular
4) Aprobar
5) Clic en “En Estado” y cambiar a aprobado.
6) Aparece la requisición en proceso.
7) Clic en icono Flechita verde
8) Doble clic en: “Despachado por” y colocar fecha de boleta.
9) Tabular
10) Clic en icono dos flechitas azul y rojo.
11) Clic en Despachar
12) Clic en Aplicar requisición.
13) Clic en “si” en mensaje de Imprimir.
14) Clic en icono Impresora de abajo.
15) Seleccionar impresora: “OFICINA”
16) Colocar 2 copias
17) Imprimir
18) Firmar en los espacios con su nombre en las 2 hojas
impresas.
19) Sacar boletas correspondientes (Blanca y Amarilla) y grapar
junto a cada hoja de requisición.
20) Mandar la amarilla a encargado de Operaciones.
21) Guardar la blanca en bandeja de cubículo en requisiciones.

Reversar una Requisición

1) Clic en Inventarios
2) Transacciones
3) Requisición
4) Grabar
5) Doble clic en Definición del proceso y Requisicion de Bodega SIM
6) Colocar la fecha correspondiente según la boleta de Entrega
7) Seleccionar en Estado “Despachado”

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8) Seleccionar la Requisicion según el número que se anotó en la boleta de
entrega al hacer la Requisicion inicial
9) Clic en icono de cuadrito gris
10) Se abre una venta y clic en Reversar Requisicion
11) Cambiar el estado a APROBADO y aparece la Requisicion reversada
12) Clic en el icono de la Flechita hacia atrás
13) Aparece mensaje de confirmación y clic en Si
14) Cambiar el estado a EN GRABACION y seleccionar la Requisicion anterior
15) Clic en icono de carpeta y adicionamos el artículo que haga falta o
suprimimos el que este registrado por error. También se puede corregir otros
datos que se requiera como Solicitado por y aprobado por.
16) Clic en Aplicar Requisicion (icono de flechita verde).
17) Cambiar a estado APROBADO, seleccionar la Requisicion
18) Clic en icono de flechita verde.
19) Cambiar código de empleado en Despachado por el correspondiente a
Inventarios.
20) Clic en Icono de Igualar (dos flechitas paralelas)
21) Clic en Despachar
22) Abre una ventana y clic en Aplicar Requisicion
23) Aparece ventana de Imprimir Hoja de Requisicion y clic en Si.

Salida de inventarios por venta de SUMACUA SUM.

1) Se saca los productos de las bodegas.

2) Se hacen las boletas de salida.
3) Se firman y al encargado de ventas entrega la copia de
la factura de ventas y se unen y se archivan. La boleta
blanca con la copia de factura.
4) La boleta azul queda en talonario.
5) La boleta amarilla queda al vendedor.

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 Traslados de artículos con impuestos a exonerados y viceversa.

SACAR PRODUCTO

1) Clic en Procesos
2) Transacciones
3) Otras
4) Otras transacciones
5) Clic en Nuevo
6) Abrir otro BIT
7) Clic en Reportes
8) Inventario
9) Saldo de Existencias por Bodega
10) Doble clic en Bodega y seleccione la bodega donde está actualmente el
producto a trasladar.
11) Clic en icono de Monitor
12) Clic en dos flechitas continuas y Aceptar
13) Aparece una lista del inventario y verificar que este el producto a trasladar.
14) Regresamos al BIT anterior.
15) Doble clic en Definición de Proceso.
16) Seleccionar proceso “Traslado de bodega salida”
17) Tabular a Bodega y pegar el código que aparece en el otro BIT en el cuadrito
de Bodega.
18) Clic en fecha y escribir fecha del trámite o según a conveniencia.
19) Tabular hasta Montos de la transacción y escribir siempre “1”
20) Tabular hasta Descripción y escribir: “TRASLADO DE SALIDA DE BODEGA
SUMACUA A BODEGA ZONA LIBRE o viceversa.
21) Añadir.
NOTA: Tener a mano el lote del producto que sacamos para ingresar esos datos a
la otra bodega.
22) Copiar el código de artículo de la primera lista y pegar en cuadro artículo en
formulario “Trabajar con detalle de otras transacciones de inventario”
23) Tabular hasta Cantidad y copiar el valor de la existencia actual del producto
de la primera lista según los lotes si posee el artículo.
24) Tabular hasta lote y escribir lote del producto y después el numero asignado
a ese lote por el sistema

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 25) Tabular hasta Fecha de vencimiento y escribir la fecha correspondiente si lo
requiere.
24) Si aparece mensaje de regenerar los lotes clic en si, aparece otra ventana y
salir.
25) Verificar las cantidades solicitadas.
26) Clic en segundo icono de impresora
27) Aparece el visor de impresión y clic en icono de impresora de abajo.
28) Imprimir una copia y salir
29) Clic en icono Aprobar transacción y confirmar en Sí.

ENTRAR PRODUCTO

1) Verificar en la hoja impresa que el nombre del articulo sea SUM o SUME
(Exonerado) y si es SUM la salida, el ingreso debe ser con SUME y viceversa.
2) Buscar códigos con impuesto y exonerado del articulo aplicando proceso de
creación de artículos y en lista buscar por palabra clave.
3) Anota código encontrado en un papelito, verificar si el código maneja lote en
la casilla “clase” del cuadro “Trabajar con artículos” (sino detalles, tipo de
artículo y cambiar a Maneja Lote.)
4) Salir
5) Clic en Proceso
6) Inventario
7) Transacciones
8) Otros
9) Otras transacciones
10) Nuevo (+)
11) Doble clic en: “Definición del proceso”
12) Seleccionar proceso “Traslado de bodega entrada”
13) Tabular, Bodega y escribimos Iniciales de No. De Bodega donde vamos a
ingresar el producto.
14) Tabular, Montos de la transacción y colocar “1”
15) Fecha y colocar fecha actual
16) Descripcion y escribimos “Traslado de entrada de bodega SUMACUA a
bodega zona libre”
17) Artículo y escribir código anotado en papelito anteriormente.
18) Tabular, Cantidad ingresamos las unidades de la hoja impresa
anteriormente.
19) Tabular, Total e ingresar el valor total
20) Tabular, Lote y colocar lote del producto (lo tomamos del producto físico o
anotarlo en la hoja impresa)
21) Tabular, fecha de vencimiento = Fecha venc. Del producto
22) Tabular, Aplicar

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23) Salir
24) Actualizar
25) Buscar proceso con fecha actual
26) Imprimir (2do icono impresora)
27) Imprimir (icono abajo)
28) Imprimir
29) Aprobar “Si”
30) Actualizar y sale el proceso de la lista.
31) Reporte
32) Inventario
33) Saldos por bodega y seleccionar bodega a entrar
34) Clic en icono ¨Monitor¨
35) Ver en lista si aparece el nuevo producto con su nuevo código (con o sin
impuesto)

Ajustes de inventarios.

1) Buscar el código en la lista de artículos del sistema.

2) Anotarlo para tenerlo a mano.
3) Consultar los movimientos de ese artículo para saber por cual bodega fue
registrado y las entradas, salidas y traslados que se han registrado.
4) Clic en procesos
5) Inventarios
6) Otras
7) Otras transacciones
8) Doble clic en Nuevo.
9) Doble clic en Definición del Proceso.
10) Seleccionar ajuste de entrada Inventarios. AJUS+
11) En el apartado de DOCUMENTOS DE LA TRANSACCION, doble clic en
Bodega y escribir la sigla de la bodega correspondiente según la consulta de
movimiento de artículos.
12) Clic en documento y escribir el número de la hoja de remisión, factura, recibo
u otro documento que envía el proveedor para justificar el ajuste.
13) Clic en Total a Ajustar y escribir “1”
14) Clic en Fecha de transacción y escribir la correspondiente a el día que se
recibió el producto o materiales.

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 15) Clic en descripción y escribir “INGRESO DE X ARTICULO POR AJUSTE
POSITIVO COMPLEMENTO DEL VALOR PAGADO A PROVEEDOR X
(Consultar en Movimiento de Artículos para escribir el código del proveedor
y el número de la factura por el cual se hace el ajuste.)
16) Clic en Aplicar
17) Se abre una ventana “Trabajar con Detalle de Otras transacciones de
Inventario”
18) Escribir el código en el espacio de Articulo y jala la información de Empaque,
medida y Bodega
19) Tabular hasta Cantidad y escribir según el ajuste, al tabular jala el valor que
ya tiene registro pero cuando se trata de un complemento se cambia el valor
TOTAL original por 0.01
20) Clic en Aplicar
21) Salir
22) Actualizar la lista de Otras transacciones y verificar que aparezca el ajuste
recién creado y seleccionarlo.
23) Clic en Imprimir (segundo icono de impresora)
24) Aparece el visor del documento y clic en Icono inferior de impresora para
imprimir.
25) Salir
26) Clic en icono de Aprobar
27) Aparece mensaje de confirmación y clic en Si
28) Clic en Actualizar y desaparece el proceso de la lista.
29) Verificar en el Reporte de Saldo de Existencia por Bodegas que se registró
correctamente el ajuste.
30) La hoja impresa se adjunta a documentos originales y sacar copia de
respaldo.

Creación de liquidaciones por importaciones.

Documentos: Factura original de los proveedores del producto, orden compra

original, copia Alejandro.
-Pago de transferencia o anticipo de importación.
- La DUA (Declaración Única Aduanera)
-Marnel manda todos los documentos de importación.

23
Consejo: Al firmarle al chofer del contenedor al recibir el producto colocar la fecha
y hora de salida del contenedor junto a la firma
1) Clic en Procesos
2) Inventarios
3) Liquidación de compras
4) Anadir nuevos datos
5) Doble clic en Liquidación y seleccionar _LIQC, año
6) Tab
7) Fecha de elaboración y colocar en fecha según DUA u Hoja de Impuestos.
8) Tab, fecha de transacción y colocar la misma fecha anterior.
9) Doble clic en Bodega y seleccionar ZONA LIBRE (sin impuesto) O
SUMACUA (con impuesto) según el caso.
10) Tab, Numero de Póliza y escribe el número de correlativo de la DUA.
11) TAB, tasa de cambio(compra) (Don Manuel manda todos los días esa
información por correo y coloca de acuerdo a la fecha la misma tasa para
tasa de cambio del anterior.
12) Doble clic Valor FOB en $ y colocar valor de la factura total del proveedor y
si son varias se suman.
13) Aplicar.
14) Aparece ventana de Gastos de Liquidación
15) Nuevo (+)
16) Doble clic en Proveedor
17) Buscar Marnel (en apellido) y seleccionar el código PS.
18) Tab
19) Factura y escribimos el Numero de factura de Marnel.
20) Fecha de Factura y escribir la de Marnel.
21) Doble clic en Moneda= Lempira o según la factura
22) Doble clic Forma de pago= Crédito (Marnel)
23) Clic en Descripción= Liquidación por importación de alimento de INVE: y de
acuerdo a los productos o proveedor.
24) Total, de impuestos pagados (si lo requiere la liquidez sacado de hoja de
impuesto (Código, hoja de QR)) y colocar solo el DAI y servicio de transporte
de datos.
25) Impuesto sobreventas
26) ISV del boletín del pago QR + ISV de Marnel (Factura) * de segunda sección.
27) Fletes= Fletes según gastos de importación (Fact. Marnel)
28) Seguros (Depende si aparece en Factura Marnel)
29) Almacenaje (Según factura Marnel)
30) Cuenta de gastos (la suma da todo el resto)
31) *Corroborar valores con Excel de los valores que no se han ingresado.
(Primera sección x, 3 adicional las de la segunda sección.)

24
 PRIMER SECCION 350 PRIMERA L. 20,053.58
SECCION
SEGUNDO SECCION 320 ALMACENAJE 1119
1100 FLETE 5500
354.58 SEGUNDA 1770
SECCION
150 TOTAL AMBAS L. 28,442.58
SECCIONES
550 ISV (se registra 265.5
aparte)
710 TOTAL L. 28,708.08
GASTOS DE
IMPORTACION
1200
1000
11619
200
2500
785
785
200
L. 21,823.58
32) Para confirmar sumar todas las casillas.
33) Aplicar
34) Mismo proceso por cheque por gastos de liquidación (Empresa Nacional
Portuario, Mediterráneo, Translogistics, crédito)
35) También por facturas que paga el cliente.
36) Clic en “Salir”.
37) Aparece otra ventana llamada: “Trabajar con detalle liquidación de
Compra”
38) Clic en el icono “Importar órdenes de compra (Pergamino)
39) Otra ventana, Nuevo (+)
40) Otra ventana “Adicionar documentos relacionados”
41) Tipo de documento relacionado= “Orden al comprar”
42) Documento referenciado
43) Doble clic en “Seleccionar orden de compra en la lista”
44) Numero de referencia= Numero de orden de compra.
45) Tab, Código BIC ya generado por el sistema y el igual al código de
proveedor de la orden.
46) Comentarios= “Orden de compra de importación de alimento o la que es,
para inventario de ventas.
47) Aplicar

25
48) Salir
49) Clic en icono: “Importar la orden dentro de la liquidación” (flecha amarilla)
50) Aceptar.
51) Salir
52) Corroborar la lista con orden de compra física.
53) Clic en icono: ‘Igualar cantidades” (Dos flechas, rojo y azul)
54) Aceptar.
55) Salir
56) Clic en icono: “Calcular liquidación” (si hay una diferencia esta malo)
57) Confirmar calculo (Orden de compra) si hay diferencia pedir a compras
reversar orden.
58) Clic en: Generar compra. (Carrito de Oro)
59) Empleado = E0041 (Código de empleado de inventarios)
60) Tabular
61) Bodega= según el caso del principio.
62) Tabular
63) Nombre de factura: Ingresar número de factura del proveedor
64) Clic en Generar.
65) Aceptar
66) Generar partida contable (Escudo verde)
67) Aceptar
68) Clic en Proceso
69) Inventario
70) Transacciones
71) Compra
72) Grabar, (verificar que aparece compra según número de factura)
* SI LOS ARTICULOS TIENEN LOTE Y FECHA DE VENCIMIENTO
73) Icono: “Trabajar con detalle” (Folder amarillo)
74) Salir, “Si”
75) Seleccionar cada artículo y le damos clic cambiar Datos.
76) Tabular, Lote o serie (Cuando se recibe el contenedor hay que buscar en el
producto)
77) Tab, Fecha de Vencimiento= Se obtiene como el lote.
- Si se vence en días o viene vencido recibir e
inmediatamente reportar a todos los gerentes y a Edith.
78) Salir
Continuación de proceso de Liquidación
79) Ir a donde Don Manuel a cuadrar partida.
30) Si suma o resta diferencia que el indique del total de compra.
80) Cambiar los Datos y modificar valor con diferencia.
81) Trabajar con detalle (Folder) modificar con el artículo de mayor valor.

26
82) Cambiar datos.
83) Aplicar la compra e imprimir ingreso.
84) Salir
85) Volvemos a la lista de Liquidaciones.
86) Clic en Refrescar los datos.
87) Imprimir Liquidación (con Folder amarillo)
88) Moneda destacada= Reexpresión.
89) Clic en Imprimir.
31) Cuando viene el paquete de papeles de Marnel con liquidación ya hecha.
32) Sacar 2 copias del paquete.
33) La factura Original + 1 paquete de copias= Contabilidad.
34) Copia de factura + papeles originales= Doña Edith.
35) Copia de factura + copia de papeles= Para archivo de Liquidaciones.

*Todos los documentos son enviados por correo para agilizar la liquidación
y cuando llegan en físico procede lo anterior.

27
 Reversar una liquidación.

1) Solicitar a Contabilidad que reverse y borre la partida incorrecta de la

liquidación.
2) Reversar el ingreso de la compra
3) Clic en Procesos
4) Inventarios
5) Transacciones
6) Compras
7) reversar
8) Doble clic en Numero de factura
9) Abre una ventana y en el buscador escribir el número que aparece en el
apartado Documento de la Hoja de Ingreso impresa.
10) Clic en Posición y Seleccionar la factura encontrada.
11) Clic en Reversar
12) Abre una ventana con el detalle y clic en Reversar
13) Si aparece un error que no permite reversar la compra por traslado o ajuste
a esos artículos se debe revesar esas Otras Transacciones.
14) Volver a la venta de detalles de Reversar compra y al dar clic en reversar,
aparece ventana de confirmación y clic en Si.
15) Salir
16) Clic en Icono de Compras grabados “Cajita blanca con amarillo” del menú
principal
17) Clic en Icono de Suprimir
18) Confirmar
19) Clic en Procesos
20) Inventario
21) Liquidación de Compras
22) Seleccionar la liquidación correspondiente en la lista
23) Clic en Icono de Cambiar datos y verificar que el estatus es Aprobada
24) Volver a la lista de Liquidaciones y clic en icono de Devolver a Grabación
(cuadrito gris), aparece ventana y clic en Devolver
25) Clic en Icono de Detalle y suprimimos todos los artículos de la lista
26) Clic en icono de Pergamino y suprimir la Orden de compra y la Compra de la
lista.
27) Solicitar a Compras que repare la orden de compra
28) Ya con la orden de compra reparada ir a lista de Liquidación y hacer el
proceso de ingresar la orden de compra ya reparada y Aplicar
29) Aparece la lista de artículos según orden, clic en igualar verificar que este
cuadrado.
30) Clic en Calcular Liquidación

28
31) Aparece una ventana y clic en Confirmar Calculo.
32) Clic en Icono de Generar compra
33) Cambiar el código del empleado.
34) Escribir número de la factura en espacio del Documento del proveedor y
verificar los demás datos.
35) Clic en Generar
36) Clic en icono de Generar partida contable, escudo verde.
37) Verificar en lista de Partidas de Diario (primer icono del menú principal)
38) Clic en Icono de Compras en grabación (cajita blanca con amarillo)
39) Clic en icono Detalles
40) En descripción copiar la misma información que se coloca al ingresar la orden
de compra AGREGANDO LA FECHA QUE SE RECIBIÓ LA IMPORTACION
para tener a mano al hacernos consultas en el futuro.
41) Quitar el valor del impuesto si esta en Bodega Zona Libre.
42) Imprimir la hoja de Ingreso (clic en segundo icono de impresora, y en el visor
clic en el segundo icono de abajo).
43) Ir a Contabilidad a que nos cuadren la partida
44) Clic en Aplicar la compra.

Creación de central de costos (proyectos).

1) Clic en Archivo
2) Generales
3) Clic en Trabajar con Tablas Generales
4) Buscar el último proyecto para identificar el número que corresponde el
proyecto a crear
5) Clic en Nuevo y Escribir el código de Centro de Costo que sigue después del
último.
6) Clic en Nombre y escribir el nombre del proyecto a crear
7) Clic en Abreviatura y reducir el nombre.
8) Clic en Aplicar

29
 Protocolo para salida de productos de SUMACUA SUM en

Golfo Azul.

1) El encargado de Ventas notificara que se va a realizar una venta de producto

que se encuentre en Zona Libre específicamente productos de Contenedor
Frio que debe retirarse de Golfo Azul. Si la venta es grande, un contenedor
o medio debe notificar un día antes para la programación de actividades y
comunicar al resto del departamento para coordinar solicitudes y/o consultas
como también hacer el análisis de que cantidad de producto hay en
existencia y que lotes según su fecha de vencimiento debe hacerse salida.
2) El vendedor entrega una nota de solicitud para Edwin Martínez de Santa Inés
para que él elabore la hoja de Golfo Azul con el cuadro donde se detallara lo
que se va a retirar del contenedor junto con su firma y el espacio para la firma
del encargado de Golfo Azul, Inventarios y el guardia de seguridad.
3) Con la lista de artículos a sacar se elabora la Boleta de Entrega que debe
firmar por recibido y Autorizado por el encargado de ventas.
4) Llamar al encargado de Golfo Azul para notificarle de nuestra visita a sus
instalaciones, pueda recibir los documentos y hacer las respectivas copias
de respaldo para él, Inventarios y el guardia de seguridad ya debidamente
firmados por los participantes.
5) Ya entregada la mercadería a Ventas, él debe entregar una copia de la factura y
adjuntar la boleta de entrega blanca para archivar, a él se le entrega la boleta azul.

Consejos para el desarrollo óptimo del depto. de Inventarios.

- Al recibir un contenedor de productos, verificar que viene encendido el Therno King

sino es así, llamar a Doña Edith y avisarle y si procede verificar que el producto
venga helado sino llamar otra vez a doña Edith y no recibir producto.

30
-Cuando usar factura proforma? Se usa para tramites que sean inmediatos y no está
la factura.
-En caso de importaciones se usa si es fuera del país y la factura no da valores
correctos.

Contactos de conveniencia para Inventarios.

Temperaturas UNIFINCA
Alfredo (Almacén) :9451-7867
Olman: 9451-7849
Posta de Seguridad UNIFINCA 9451-7867
Teofilio Flores: 9510-0287 Osiris Gómez: 9430-9529
Lic. Marlín: 9430-4695
Temperaturas Golfo
Mauricio 3207-8134
Edwin Martínez: Ayuda con notas para sacar producto del Golfo para venta en Santa
Inés. 9697-3540
Fausto la misma función en Golfo.9697-3577
Kenia: Para tramites antes de abrir un contenedor en Golfo Azul y recibir un producto
nuevo. 9477-6790
Vanessa: Liberar contenedor del puerto y monitorear el trayecto de “importaciones”.
9500-1716
Marta= Contacto de Marnel (Agencia tramitadora de importación). 3176-7814
Edith Araujo: Gerente de Importaciones 9475-5660
Cargadores de contenedores:
Don Ángel 8807-4739
Elías 3219-4127
Jairo 3328-3660
Miguel 8941-8224

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 Sandy hace una Lo presenta al
Nuevo Proyecto
propuesta. Cliente

Si la compro
Crear artículos, si Solicita
no existen en el Materiales
sistema.
(Inventario)

Sandy pasa Compras hace Si es al contado

solicitud a cotizaciones y solicita un cheque
compras efectúa la compra
a tesorería.

Si es al crédito
se envía orden a
proveedor.

Proveedor trae
Lleva a CxP Ingresa factura al
materiales e
(Contabilidad) Sistema.
inventario los recibe.

Contabilidad Contabilidad Tesorería paga con

mayoriza CxP alimentos modulo cheque o
o cta. Proveedores. transferencia

Inventarios entrega Procesan

materiales a taller
(Operaciones)
materiales para
crear los
proyectos.
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