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CARTA ABERTA AOS ADMINISTRADORES PÚBLICOS

À iminente desmemória: um plano sinérgico para elaborar estratégias

a fim de preservar o patrimônio documental de interesse público

O patrimônio arquivístico de uma administração pública consiste no conjunto orgânico e indivisível de

documentos de diversas configurações que testemunham as atividades exercidas pelo órgão no cumprimento de

suas funções. O documento que deve ser custodiado de forma permanente é aquele que em determinado mo-

mento do ciclo de sua vida supera o caráter operacional, excede a própria funcionalidade, a causa primeira de

sua existência e a própria usabilidade ao adquirir uma dimensão que ultrapassa o valor jurídico-administrativo

original. Em síntese, o documento arquivístico permanente possui um valor cultural, científico, histórico, ao

tempo que mantém, para sempre, ainda que de distintas formas seu inato caráter probatório.

Com esses valores agregados, que suplantam os originais, jurídico-administrativos, o documento de

arquivo transforma-se numa matéria prima para o processamento informacional e para a aquisição de conhe-

cimento. Em outras palavras, de uma fase ativa e intermediária passa ao seu auge, ao ser transmitido e recebido

como patrimônio, iniciando sua fase reativa, ou seja, na dupla função de capital informacional e recurso me-

morialístico, o documento de arquivo, principalmente ao final de seu ciclo, é aquele que reforça e promove a

identidade cultural, a coesão social e configura a própria memória coletiva.

Observa-se cotidianamente que uma parte considerável do patrimônio documental sob responsabilida-

de da administração pública está exposta a uma série de situações que configura, fatalmente, um risco de perda

imediata e irreversível. Isto é, boa parte da memória da administração pública que, ao fim e ao cabo, conforma

a própria memória social, está conscientemente esquecida, putrefazendo-se nos locais mais absurdos imaginá-

veis das edificações públicas. Infelizmente, este cenário de irresponsabilidades e descaso com a sociedade não é

pontual; ele se replica, banalizado -com raríssimas exceções- nos âmbitos municipal, estadual e nacional.

As inteligíveis razões desse funesto panorama são encontradas na ausência ou omissão das legislações

em vigor; na ausência de órgãos efetivamente fiscalizadores; na ausência ou lacunas de mecanismos de gestão

documental; na ausência ou mau uso dos recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis; ou mesmo, no

efeito conjugado de todos estes fatores citados e aliados, talvez, à profunda e arraigada visão extrativista, que se

fundou, em parte, no próprio processo civilizatório brasileiro e é continuada de forma mesquinha e ignóbil por

boa parte dos responsáveis pelas coisas públicas.

O patrimônio arquivístico está em risco, por um lado, porque as administrações públicas oferecem

muito menos que a mínima atenção aos arquivos. Muitas vezes, intencionalmente. E, por outro, porque os

arquivos públicos e os sistemas de arquivos ainda não possuem a capacidade técnica, financeira e política de

implementar políticas arquivísticas e não há atualmente alguma instituição que se encarregue de fiscalizar esse

patrimônio que é, sem dúvida, um complexo capital memorialístico e informacional. Ainda, a própria sociedade

civil não está atenta ao valor dos documentos de arquivo, além daqueles que pontual e individualmente assegu-

ram seus direitos. Talvez um organismo público como o responsável pelo controle das contas públicas, como os

Tribunais de Contas, juntamente com o Conselho Nacional de Arquivos, os arquivos públicos, as associações

profissionais, as universidades, a sociedade civil organizada, as Assembléias Legislativas e outros atores relacio-

nados devessem se engajar na reflexão conjunta de encontrar soluções emergenciais e esboçar um planejamento

à questão com a maior radicalidade possível.

Primeiramente, talvez, deve-se refletir sobre o papel de cada uma dessas instituições na demanda ur-

gente de proteção desse patrimônio cultural, a fim de desenhar um plano emergencial de sensibilização e cons-

cientização dos sujeitos sociais que albergam arquivos de interesse público, ao tempo em que sejam redigidas ou

revisadas leis e normativas para, logo em seguida, prover, por meio de orientações técnicas e metodológicas (e a

mínima capacitação de seus recursos humanos), formas factíveis de proteção dos conjuntos documentais. Além,

obviamente, do reforço dos meios de fiscalização. Em verdade, o primeiro passo é esse: cada equipamento da

administração pública deve ser orientado a assumir sua responsabilidade, sob rigorosa penalização.

O patrimônio documental arquivístico (ou simplesmente cultural, se tratado de forma mais abrangen-

te) é um testemunho tangível da experiência humana em sociedade. Ele existe de forma interconecta e interde-

pendente em inúmeros contextos, notadamente, com outras configurações documentais como objetos (em sua

maioria documentos museológicos), impressos (em sua maioria documentos bibliográficos) e também junto ao

patrimônio intangível, às manifestações folclóricas, lingüísticas e o conhecimento tradicional que acabam por

materializar-se, configurando novos documentos. Vulgarmente, a expressão patrimônio cultural evoca quase

que de imediato o patrimônio arquitetônico, as edificações e os equipamentos urbanos considerados históricos

ou mesmo os objetos contidos nos museus. A noção de patrimônio cultural ainda inclui produtos culturais

diversos, como determinados ecossistemas, ambientes naturais, sítios arqueológicos etc. Assim, vale lembrar

que todas essas formas patrimoniais derivam, têm origem e/ou originam (ou coexistem) com os documentos

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tradicionalmente considerados arquivísticos. Gaba-se da restauração de prédios históricos (como as belas edi-

ficações da UFRGS, por exemplo), mas de que valem os continentes restaurados se não temos seus conteúdos?

O contexto de apreciação e entendimento de qualquer obra é ressaltada com a inserção em seu contexto e com

a conectividade de variados documentos que foram espontaneamente criados para o desenvolvimento de tal

obra. Sejam considerados de arquivo, de bibliotecas, de museus, eles são bens materiais (ou imateriais), patri-

mônio cultural. Assim sendo, o documento de arquivo deve ser considerado como um recurso polivalente que

necessita ser estimado e receber um tratamento sério, adequado, por meio do corpus teórico e metodológico da

ciência arquivística. E, sempre, desde a produção, para que se garanta, desde seu princípio, seus valores e funções

e seja efetivamente transmitido, recebido e acessível às futuras gerações.

Para tanto, com todo o disposto acima, observa-se que as iniciativas, do próprio poder público e/ou

da sociedade civil organizada, devem buscar, de forma sinérgica e globalizada, afora a promoção do debate, a

geração de instrumentos de ação para que instituições-chave sejam peças multiplicadoras e responsáveis pelos

seus respectivos setores que contenham arquivos.

Uma análise introdutória consistiria em conhecer a natureza e o estado de conservação do patrimônio;

um recenseamento do patrimônio documental que merece ser protegido. Talvez, inicialmente, naquelas insti-

tuições que já albergam documentação de notório interesse público.

O patrimônio arquivístico consiste em documentos das mais variadas configurações, suportes e forma-

tos, sendo os mais comuns os documentos textuais, mapas, desenhos arquitetônicos, fotografias, microfilmes,

filmes, vídeos, registros de áudio, entre outros, tanto em meio analógico como digital. A real importância desses

documentos -sempre é bom ser redundante- vem do fato de que eles afirmam a identidade coletiva e represen-

tam, em suas possibilidades semânticas, cada contemporâneo seu, permitindo conhecer a cultura e a realização

da construção histórica.

Os documentos que um dia auxiliaram a determinar atos políticos ou foram prova de determinadas

ações civis ou, ainda, aqueles documentos que testemunham decisões, julgamentos, avaliações, os que descrevem

os fazeres e procedimentos da vida em sociedade ou os direitos e deveres dos cidadãos, são todos documentos

que facilmente podem extrapolar o interesse pessoal, local e geracional. São heranças que devem ser protegidas

e seguramente disponibilizadas às gerações que ainda estão por vir. Ou seja, os documentos aparentemente ba-

nais, administrativos, de hoje, podem ser a relíquia histórica, uma peça fundamental para se entender o processo

social ou um agente para (re) projetar, reformar, aperfeiçoar o processo civilizatório em um amanhã qualquer.

Dentro da administração pública estadual, por exemplo, particularmente creio que a responsabilidade pela

proteção da documentação deveria estar eqüitativamente compartida entre atores públicos que tivessem como

finalidade, entre outras:

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- a responsabilidade pelo estabelecimento de políticas de gestão documental;

- a responsabilidade pela aplicação dessas políticas de gestão;

- a responsabilidade pela orientação no processo de gestão;

- a responsabilidade pela fiscalização do patrimônio documental das idades corrente e intermediária;

- a responsabilidade pelo mapeamento dos documentos de valor arquivístico;

- a responsabilidade pela fiscalização das condições de guarda e acesso dos arquivos permanentes.

Parece natural pensar que, entre os órgãos do Estado, os que melhor se adaptam a estas tarefas, sejam

as seguintes instituições: o Arquivo Público Estadual, o Tribunal de Contas do Estado, a Secretaria de Admi-

nistração e o Ministério Público. Provavelmente deveria estar sob o encargo da Direção do Arquivo Público

Estadual a responsabilidade exclusiva de autorizar o recolhimento, a destruição ou a alienação dos documentos

produzidos em organismos estaduais, incluindo o gabinete do governador, além da instrução e acompanha-

mento dos programas de gestão documental. Apenas um órgão composto por profissionais graduados em

ciências da Informação, especificamente arquivistas, tem a capacidade técnica para desempenhar tal função.

O Tribunal de Contas poderia fiscalizar a execução das políticas e orientações para a gestão dos docu-

mentos, as condições de guarda e, principalmente, a completude e organicidade da documentação arquivada

em sua fase ativa e semi-ativa. É importante que todos os administradores reconheçam o valor da conservação

dos documentos e da gestão da informação arquivística nos processos de tomada de decisão governamental e na

prestação de contas e serviços. A implementação de uma política de gestão documental não pode obviamente

deixar de focalizar de forma privilegiada os meios eletrônicos como meio habitual de criar e administrar as
informações governamentais -incluindo os sistemas e demais recursos periféricos-, impondo políticas diferen-

ciadas quanto ao ciclo de vida, a autenticidade, integridade, clareza, permanência, etc. Assim sendo, reitero, é

inevitável a necessidade de intervenção arquivística antes mesmo da criação do documento.

E, claro, é bom lembrar que deve-se respeito à legislação, em especial, à Lei n° 8.159, de 8/01/1991,

que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, detalha questões de preservação e acesso,

tais como as encerradas no artigo 1°: “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico

e como elementos de prova e informação.”, bem como no artigo 25: “Ficará sujeito à responsabilidade penal,

civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor

permanente ou considerado como de interesse público e social.”

Embora pareçam óbvias as razões da obrigação de salvaguarda da documentação pública, há uma pa-

ralisia geral nas engrenagens públicas em relação ao tema. Sabe-se que uma correta gestão de documentos é

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excelente para os cofres, essencial para a modernização da administração e sua adequação às necessidades da

chamada sociedade da informação, do conhecimento, ou como denomina ironicamente Alfons Cornellà, “so-

ciedade da infoxicação”.

Apesar de todo cenário real ser catastrófico, há dentro dos governos boas iniciativas em relação ao tema

- como o trabalho desenvolvido pela equipe do Arquivo Público do Estado, os esforços do Arquivo Histórico

de Porto Alegre Moysés Vellinho, do Arquivo Municipal de Caxias do Sul e do Tribunal de Contas do Estado,

apenas para citar alguma instituições. Isto posto, é imprescindível a mudança de postura frente à documenta-

ção pública (ou de interesse público), a sua preservação, ao conceito de acesso e ao uso dos bens arquivísticos.

Considerá-los como um direito cidadão, um direito humano, uma responsabilidade pública.

Porto Alegre, outono 2008.

José Cláudio Teixeira Jr

Presidente