PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

NFORMACIÓN GENERAL

Nombre : Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Madrid ESP - EAAAM ESP NUIR:

Dirección : Calle 9 No. 7-99 Teléfono /Fa

Departamento Cundinamarca Municipio

Nit : 832001512-2 Fecha de constitución :

Representante legal Gladys Mercedes Gaitán Gómez Cargo Gerente

OBJETIVO:

Asegurar el mejoramiento de la prestación de los servicios públicos domiciliarios y la sostenibilidad de la empresa a través de accion
institucional, administrativa, comercial, financiera y técnico operativo, en cumplimiento a las funciones constitucionales y legales rela
públicos domiciliarios, de conformidad con la normatividad vigente.

ALCANCE:

Inicia con los resultados obtenidos en los Indicadores de Verificación Objetiva en el procesos de autoevaluación de la empresa de c
con la Resolución 1063 de 2016 del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio – MVCT y otros indicadores relacionados a las funcion
acuerdo a esos resultados y finaliza con el control y seguimiento de ejecución de las mismas. Este plan aplica para todas las área y

ACTIVIDADES

Resultados Indicadores de Verificación Objetiva -
Autoevaluación:
Analisis de resultados:
Con base a la calificación máxima que la EAAAM ESP puede
tiene una gestión empresarial fortalecida, pero que de acuerdo
SIG, el principal objetivo es la mejora continua para seguir for
cumplimiento.

Resumen Diagnostico Fortalecimiento Institucional -

85 ITEMS

Fortalezas: La empresa está debidamente constituida y estructurada de acue

PROCESO LEGAL INSTITUCIONAL 261 Debilidades: La empresa aplica la estratificación socioeconómica, sin embar
se está adelantando la actualización, la cual será aplicada por la empresa a su
La empresa viene realizando algunas actividades enfocadas a la reducción de

Fortalezas: La empresa motivada por su crecimiento y necesidad de mejorar

prestador de servicios públicos realizo la reestructuración administrativa de la

PROCESO ADMINISTRATIVO 81 Debilidades: De acuerdo a la nueva estructura administrativa de la empresa

Se requiere un registro de precios y proveedores actualizado con el objetivo d
el mismo, así mismo se debe tener la capacidad de saber el patrimonio que se

Fortalezas: Existe una estructura bien establecida de todo el proceso comerc

PROCESO COMERCIAL 140 Debilidades: Se tiene dificultades para el control y seguimiento de los usuario
usuarios clandestinos, reposición de medidores, falta de campañas de promoc
servicios, saneamiento básico e higiene.
 Fortalezas: La EAAAM ESP es de la poca empresa del sector que ha logrado
PROCESO LEGAL FINANCIERO 150 eficiencia en el análisis del costeo de servicios y procesos, así como medir co
eficacia en el empleo de dichos recursos.
 Fortalezas: Se cuenta con el catastro de todos los sistemas actualizado hacie
permanente, se tienen los manuales y programas de mantenimiento preventiv
tiene la disponibilidad de repuestos, equipos y herramientas, se ha avanzado
de gases, se realizan mediciones de calidad del agua conforme a lo estipulado
PROCESO OPERATIVO 287 vertimientos industriales y comerciales.

Debilidades: Se debe fortalecer los procesos de operación estableciendo me

causas, establecer planes de acción y controles que disminuyan las probabilid
fuentes de abastecimiento.

Fortalezas: Se aplican y adoptan las normas técnicas del reglamento de agu

infraestructura de acueducto, alcantarillado y aseo. Se cuenta con manual de
PROCESO TÉCNICO 42
Debilidades: Se debe fortalecer los conocimientos en la norma RAS al person
cumplimiento de la norma.

TOTAL CALIFICACIÒN 961

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ITEM

ACTIVIDAD FRECUENCIAS RECURSOS RESPONSABLE SEGUIMIENTO AÑO 1 (2019)

1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes
PROCESO LEGAL INSTITUCIONAL

Programado 1
Aplicar la estratificaciòn socioeconòmica Gerencia /
Cada que se
1 de los usuarios que sea actualizada por actualice el catastro Recursos humanos Subgerencia de
el municipio (ART. 89 LEY 142/94) Negocios
Ejecutado
 Dentro de los proyectos del PUEAA se Gerencia / Programado 1 1
Presupuesto destinado
contempla el establecimiento de un Subgerencia de
2 programa permanente de control de Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso
Negocios- Operativa-
humano
perdidas y agua no contabilizada Planeaciòn. Ejecutado 1

Implementar el programa permanente de Gerencia / Programado

Presupuesto destinado
control de perdidas y agua no Subgerencia de
3 contabilizada que se desarrolla en el Permanente al PUEAA / Recurso
Negocios- Operativa-
humano Ejecutado
PUEAA Planeaciòn.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Establecer el SISTEMA DE Unica/ Gerencia / Programado

4 PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y Actualizaciòn de Recurso humano Subgerencia
ASCENSO DEL PERSONAL norma Administrativa Ejecutado

Adoptar el SISTEMA DE PROMOCIÓN, Unica/ Gerencia / Programado

5 ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL Actualizaciòn de Recurso humano Subgerencia
PERSONAL norma Administrativa Ejecutado

Desarrollar en SYSMAN el modulo para Unica/ Presupuesto desarrollo Programado

6 el registro y actualizaciòn de PRECIOS y Actualizaciòn de sistema /Recurso Administrador
PROVEEDORES norma humano Ejecutado

Almacen / Oficina
Implentar registro y actualizaciòn de
7 PRECIOS y PROVEEDORES Permanente Recurso humano Juridica /
Subgerencias

Gerencia /
Programado
Establecer procedimiento para cuantificar Unica/ Subgerencia
8 y actualizar el PATRIMONIO POR CADA Actualizaciòn de Recurso humano Administrativa /
SERVICIO norma contabilidad / costos y Ejecutado
presupesto
Gerencia /
Programado
Implenetar procedimiento para cuantificar Subgerencia
9 y actualizar el PATRIMONIO POR CADA Permanente Recurso humano Administrativa /
SERVICIO contabilidad / costos y
presupesto
 Gerencia /
Implenetar procedimiento para cuantificar Subgerencia
9 y actualizar el PATRIMONIO POR CADA Permanente Recurso humano Administrativa /
SERVICIO contabilidad / costos y Ejecutado
presupesto
 PROCESO COMERCIAL

Dentro de los proyectos del PUEAA se Programado 1 1

Gerencia /
contempla el establecimiento de Presupuesto destinado
Subgerencia de
10 PROCEDIMIENTO PERMANENTE PARA Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso Negocios- Operativa-
DETECCIÓN DE USUARIOS humano
Planeaciòn. Ejecutado 1 1
CLANDESTINOS

Programado
Implementar el programa permanente de Gerencia /
Presupuesto destinado
DETECCIÓN DE USUARIOS Subgerencia de
11 CLANDESTINOS que se desarrolla en el Permanente al PUEAA / Recurso
Negocios- Operativa-
humano
PUEAA Planeaciòn. Ejecutado

Programado
Gerencia /
Realizar la ACTUALIZACÓN DEL
12 CATASTRO DE SUSCRIPTORES? Unica Presupuesto Subgerencia de
Negocios-Planeaciòn.
Ejecutado

Programado
Implementacion la ACTUALIZACIÓN Subgerencia de
13 PERMANENTE DEL CATASTRO DE Permanente Recurso humano Negocios - Operativa
SUSCRIPTORES? - Planeaciòn.
Ejecutado

Dentro de los proyectos del PUEAA se Programado 1 1

contempla realizar PROGRAMA DE
Presupuesto / Recurso Subgerencia de
14 REPOSICIÓN DE MEDIDORES QUE Permanente
humano Negocios - Operativa
HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL O
Ejecutado 1
DAÑADOS

IMPLEMENTAR MECANISMOS DE Programado

Presupuesto Subgerencia de
DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN PARA
15 MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL Semestral comunicaciones / Negocios
Recurso humano -Planeaciòn.
RECAUDO Ejecutado

ADELANTAR CAMPAÑAS DE Programado

Presupuesto Subgerencia de
CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD
16 SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA Semestral comunicaciones / Negocios
Recurso humano -Planeaciòn.
GESTIÓN DE LOS SERVICIOS
 ADELANTAR CAMPAÑAS DE
Presupuesto Subgerencia de
CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD
16 SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA Semestral comunicaciones / Negocios
Recurso humano -Planeaciòn.
GESTIÓN DE LOS SERVICIOS Ejecutado

Dentro de los proyectos del PUEAA se Programado 1 1

Gerencia /
contempla el establecimiento del Presupuesto destinado
Subgerencia de
17 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso
Negocios- Operativa-
SANEAMIENTO BÁSICO Y EDUCACIÓN humano
Planeaciòn. Ejecutado 1 1
EN HIGIENE

Programado
Implementar el PROGRAMA DE Gerencia /
Presupuesto destinado
CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO Subgerencia de
18 BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso
Negocios- Operativa-
humano
que se desarrolla en el PUEAA Planeaciòn. Ejecutado

PROCESO OPERATIVO

Detro del manual y programa de Programado 1

mantenimiento se debe establecer el
Subgerencia de
19 FORMATO DE REGISTRO Permanente Recurso humano
Operativa
PERMANENTE DEL NÚMERO Y TIPO
DE DAÑOS POR SECTORES. Ejecutado

Dentro del PUEAA se tiene como

proyecto el de reducción de perdidas, el Programado 1 1
cual plantea la formulaciòn y desarrollo
de esta actividad: Detro del manual y Presupuesto destinado
Subgerencia
20 programas de mantenimientos se deben Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso
Operativa
establecer los FORMATOS PARA humano
REPORTE DE CONTROL DE FUGAS,
PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A Ejecutado 1
NIVEL INTRADOMICILIAR?
 Programado
Implementar los FORMATOS PARA
Presupuesto destinado
REPORTE DE CONTROL DE FUGAS, Subgerencia
21 PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A
Permanente al PUEAA / Recurso
Operativa
humano
NIVEL INTRADOMICILIAR del PUEAA Ejecutado

Dentro del PUEAA se tienen como

proyectos el de zonas de manejo Programado 1
especial y gestión del riesgo del recurso
hídrico, los cuales plantean la
Presupuesto destinado Subgerencia
formulacion y desarrollo de esta
22 actividad: IMPLEMENTAR UN
Actualizaciòn Anual al PUEAA / Recurso Operativa /
humano Planeaciòn.
PROGRAMA PERMANENTE PARA
VIGILAR, INSPECCIONAR Y LIMPIAR
Ejecutado
CUENCAS EN LA FUENTE
ABASTECEDORA

Implementar PROGRAMA Programado

PERMANENTE PARA VIGILAR, Presupuesto destinado Subgerencia
23 INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS Permanente al PUEAA / Recurso Operativa /
EN LA FUENTE ABASTECEDORA del humano Planeaciòn.
PUEAA Ejecutado

PROCESO TECNICO

1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes

Programado
Realizar CURSO DE CAPACITACIÓN
Unica/ Gerencia /
SOBRE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y Presupuesto de
24 PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL Actualizaciòn de
capacitaciòn
Subgerencia
norma Administrativa
RAS-2017 AL PERSONAL TECNICO Ejecutado

Actividades Programadas 0 0 5 8
Actividades Ejecutadas 0 0 5 2
% de Ejecución #DIV/0! #DIV/0! 100% 25%
 INDICADOR DEL PROGRAMA

DECRIPCIÓN DEL INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR Cumplimiento de Actividades META PERIODO AÑO 1

Actividades
Programas 13
Activ. Ejecutadas en el periodo * 100 Actividades
FORMULA 95%
Programadas Actividades
Ejecutadas 7

Cumplimiento de
100% actividades 54%
90%
Acumulado o
Promedio 54%
80%
70%
60%
54%
50%
40%
30%
54% ANALISIS
20%
13%
10% 9% 7%
0% 0% 0% 0%

Cumplimiento de actividades Acumulado o Promedio META

 ANALISIS DE CAUSA A DESVIACIONES DEL PROGRAMA
AC HALLAZGO
/ (Origen de la no Conformidad) ANALISIS DE CA
AP
AC

AC

AC

PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO

AC ACCIONES RESPONSABILIDAD
HALLAZGO
/ (Describir las Acciones Correctivas y/o Preventivas generadas del análisis de causa de Responsable de la ejecución de la
(Origen de la no Conformidad)
AP la no Conformidad acción
AC: Acción Correctiva / AP: Acción Preventiva
LECIMIENTO INSTITUCIONAL

Fecha Actualizaciòn: 19-Oct-19

1-2543000-1

###

Madrid

Día 30 Mes 1 2 Año 1 9 9 9

Gerente

la empresa a través de acciones de fortalecimiento y mecanismos de medición y seguimiento en las áreas

constitucionales y legales relacionadas con garantizar la adecuada y eficiente prestación de los servicios

valuación de la empresa de conformidad con el Formato GPAF- 09 Diagnóstico entidades PSP de conformidad
res relacionados a las funciones constitucionales y legales de la empresa, acciones de mejora priorizadas de
n aplica para todas las área y funcionarios de la empresa.
a que la EAAAM ESP puede obtener, el porcentaje de cumplimiento es del 84,3% lo que se traduce en que se
alecida, pero que de acuerdo con la línea misional de la EAAAM ESP, y del Sistema Integrado de Gestión
ejora continua para seguir fortaleciendo la operación y la gestión de la empresa, hasta tener un 100% de

ituida y estructurada de acuerdo a las funciones constitucionales y legales de la misma.

n socioeconómica, sin embargo, en el municipio no realizan la actualización desde el año 2008, en el año 2019
aplicada por la empresa a sus usuarios.
s enfocadas a la reducción de perdidas, pero de manera desarticulada lo que dificulta medir los resultados.

ento y necesidad de mejorar se capacidad de atención a los deberes y responsabilidades inherentes a un

cturación administrativa de la empresa.

administrativa de la empresa se debe definir el sistema de promoción, estabilidad, y ascenso del personal.
actualizado con el objetivo de facilitar los procesos de contratación y realización de estudios de mercado para
de saber el patrimonio que se posee por cada servicio.

da de todo el proceso comercial vinculación, facturación, recaudo etc.

l y seguimiento de los usuarios, no existe catastro de usuarios actualizado, dificultades para identificar
falta de campañas de promoción y capacitación en pago de los servicios, control social de la gestión de los
esa del sector que ha logrado implementar el sistema unificado de costos y gastos ABC, lo que permite mayor
procesos, así como medir costos de los recursos utilizados para poder aumentar los ingresos, productividad y
os sistemas actualizado haciendo uso de tecnologías de información y un procedimiento para su actualización
s de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas así como de los monitoreos, limpiezas de redes, se
erramientas, se ha avanzado en la instalación y adquisición de equipos de medición, instrumentación y control
agua conforme a lo estipulado a la normatividad para agua potable y residual, también se realiza control de

e operación estableciendo mecanismos para la recopilación de información de las desviaciones para analizar
que disminuyan las probabilidades de repetición. Así como fortalecer la protección y recuperación de las

cnicas del reglamento de agua potable y saneamiento básico vigente como exigencia para los proyectos de
o. Se cuenta con manual de contratación que describe los procedimientos de para la contratación y compras.

os en la norma RAS al personal de los diferentes niveles para mejorar la capacidad de aplicación y

MA DE ACTIVIDADES

AÑO 2 (2020) AÑO 3 (2021) AÑO 4 (2022)

1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes 1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes 1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes
EGAL INSTITUCIONAL
 1 1

1 1 1 1

O ADMINISTRATIVO

1 1 1

1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
SO COMERCIAL

1 1

1 1 1 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1
 1 1

1 1 1 1

SO OPERATIVO

1 1
 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

ESO TECNICO

1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes 1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes 1 trimes 2 trimes 3 trimes 4 trimes

10 10 12 10 8 9 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
AMA

MEDICIÓN

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4

13 42 27 15

7 0 0 0

54% 0% 0% 0%

54% 13% 9% 7%
DEL PROGRAMA

ANALISIS DE CAUSAS

ENTO

CIERRE
RESPONSABILIDAD (Fecha para seguimiento a las acciones y el resultado de este
Responsable de la ejecución de la seguimiento sobre la ejecución de las acciones)
acción
FECHA
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO LEGAL INSTITUCIONAL

DOCUMENTO QUE VERIFICA EL

ACTIVIDAD SI NO
CUMPLIMIENTO

Acuerdo de facultades de creación, Acta

SE HA REALIZADO EL PROCESO DE TRANSFORMACION
EMPRESARIAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA? (ARTS.
6, 17 y 181 DE LA LEY 142/94)
de constitución y Estatutos, Certificado
X
de existencia y Representación Legal de
la Cámara de Comercio

SE HA REALIZADO EL ESTUDIO DE VIABILIDAD DE LA

ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS? (RES. X Formato FU-002 del estudio de viabilidad
151/2001-CRA)

SE HAN REALIZADO LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y

Estudio de tarifas, acto administrativo de
TARIFAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y
X adopción, Proyección de los Subsidios y
ASEO SEGÚN METODOLOGÍA C.R.A ?.(RES.287/2004-
sobreprecios.
351 y 352 DE 2005- CRA)

SE HA INFORMADO A LA CRA, SSP, AUTORIDADES

LOCALES Y USUARIOS LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y X Cartas registradas con sello de recibido
TARIFAS DE LOS SERVICIOS? (RES. 287/2004-CRA)

SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE CONTROL Acto administrativo (decreto o resolución

X
INTERNO? (ARTS. 45 A 51 LEY 142/94) de implementación)

SE HAN SEPARADO LAS CONTABILIDADES DE LOS Certificación firmada por contador o

X
SERVICIOS? (ART. 4, 6 Y 18 LEY 142/94) revisor fiscal

SE HA CREADO Y PUESTO EN FUNCIONAMIENTO LA

OFICINA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS? X Impresión del reporte al SUI
(ARTS. 152 A 159 LEY 142/94, CIRCULAR SSP 01-02/96)

SE HA IMPLEMENTADO EL PLAN DE CUENTAS Certificación firmada por contador o

X
DEFINIDO POR LA SSP? (RES. SSP. 1416/97) revisor fiscal

SE HA IMPLEMENTADO LA ESTRATIFICACIÓN
SOCIOECONÓMICA DE LOS USUARIOS? (ART. 89 LEY X
142/94)

SU MUNICIPIO HA CREADO EL FONDO DE

Acto del Concejo y certificación de
SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCIÓN DE INGRESOS
X funcionamiento del FSRI expedida por el
PARA LOS SUBSIDIOS? ( ART. 89 LEY 142/94 Y
Tesorero Municipal
DCTO.MDE 565/95)

SE HA ELABORADO y/o IMPLEMENTADO EL PROGRAMA

DE USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? (ART. 1, X Carta a la CAR correspondiente
2, 3 DE LA LEY 373/97)

SE HA ESTABLECIDO UN PROGRAMA PERMANENTE DE

CONTROL DE PERDIDAS Y AGUA NO X
CONTABILIZADA?

Acta de Constitución del Comité y Acto

EN SU MUNICIPIO SE HA CONFORMADO EL COMITÉ DE
X Administrativo del Municipio donde se
DESARROLLO Y CONTROL SOCIAL?
avala al delegado ante la Empresa.

HA REALIZADO SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO

ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS- X Pantallazo impreso generado por el SUI
RUPS- A TRAVÉS DEL SUI?

SU MUNICIPIO HA ELABORADO Y PRESENTADO A LA

Carta a la CAR correspondiente y copia
CORPORACIÓN AUTÓNOMA EL PROGRAMA DE GESTIÓN X
del Plan de Acción en lo posible Vigente.
INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS- PGIRS?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD SI NO DOCUMENTO QUE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO

ACUERDO No. 013 DE 2018 (14 DE DICIEMBRE)

-POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA Y ADOPTA LA
SE HA CREADO LA PLANTA DE PERSONAL SEGÚN LAS
X PLANTA DE PERSONAL PARA LA EMPRESA DE
NECESIDADES DE LA ENTIDAD PRESTADORA?
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE MADRID
- “E.A.A.A.M. E.S.P

ACUERDO No. 012 DE 2018 -(14 DE DICIEMBRE)

-POR EL CUAL SE MODIFICA Y ADOPTA LA
SE HA DETERMINADO LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA DE
X
LA EMPRESA? ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE MADRID
– “E.A.A.A.M. E.S.P.” Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES

REGLAMENTO INTERNO DE LA EAAAM ESP ART 1-

DEFINICION
ART 2. EFECTO JURIDICO
SE HA ELABORADO Y PUBLICADO EL REGLAMENTO
X ART 3. AMBITO DE APLICACIÓN
INTERNO DE TRABAJO?
ART. 39. PUBLICACION
ART. 40. VIGENMCIA
ART. 41 DEROGATORIOS

RESOLUCION No.291 DE 2018

(20 DE DICIEMBRE)-POR EL CUAL SE MODIFICA Y
ADOPTA EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES,
REQUISITOS, COMPETENCIAS U OBLIGACIONES
SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE
X LABORALES PARA LOS EMPLEADOS DE LA PLANTA
FUNCIONES?
DE PERSONAL EMPLEADOS PUBLICOS Y
TRABAJADORES OFICIALES DE LA EMPRESA DE
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE MADRID
E.S.P. “E.A.A.A.M. E.S

SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO EL MANUAL DE

X RESOLUCION ADMINISTRATIVA 298 (31/12/2018)
PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD?

No.de empleados seleccionados con

SE HAN DEFINIDO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS proced.legales:Seis (6) pasantes SENA, Dos (2)
X
DE SELECCIÓN DE PERSONAL? Empleados Publicos, Cuatro (4) Trabajadores
Oficiales.

SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN CURSO DE

X Estructura de temas dados en el curso
INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL NUEVO?

ESTAN DEBIDAMENTE AFILIADOS LOS EMPLEADOS AL

X Comprobación de pago de aportes
REGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL?

SE HA IMPLEMENTADO ALGUN SISTEMA DE

PROMOCIÓN, ESTABILIDAD Y ASCENSO DEL X
PERSONAL?

SE HA IMPLEMENTADO ALGUN SISTEMA DE EVALUACIÓN

X Diagrama de procedimientos
PERIODICA DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL?

SE HA PREVISTO ATENDER LAS NECESIDADES DE Rubro Presupuestal No.031201

X
CAPACITACIÓN EN EL PRESUPUESTO ANUAL ? Jun 2019 a Novviembre 2019

SE TIENE ESTABLECIDO ALGUN SISTEMA PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES (KARDEX, X Se utiliza el sistma SYSMAN
MANUAL O SISTEMATIZADO)?

ESTA PREVISTA EN EL PRESUPUESTO LA EJECUCION DEL Se cuenta con plan de adquisiciones Enero 2019 a
X
PLAN ANUAL DE COMPRAS? Diciembre 2019

SE TIENE ESTABLECIDO ALGUN SISTEMA PARA EL

REGISTRO ACTUALIZADO DE PRECIOS Y X No se cuenta con el registro
PROVEEDORES?
SE TIENE ESTABLECIDO ALGUN PROCEDIMIENTO PARA
CUANTIFICAR Y TENER ACTUALIZADO EL PATRIMONIO X No se cuenta con el procedimiento
POR CADA SERVICIO?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO COMERCIAL

DOCUMENTO QUE VERIFICA EL

ACTIVIDAD SI NO
CUMPLIMIENTO

SE HA CUMPLIDO CON LA OBLIGACION DE IMPLEMENTAR EL Modelo contrato implementado y Carta de

X
CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES ? remisión ante de la CAR.

SE TIENE ESTABLECIDO ALGUN PROCEDIMIENTO PARA ATENDER

X Modelo formato implementado.
SOLICITUDES NUEVAS DE SERVICIO?

SE TIENE ESTABLECIDO ALGUN PROCEDIMIENTO PARA LA

X Breve descripción del procedimiento.
INCORPORACIÓN DE USUARIOS NUEVOS AL SISTEMA?

SE HA ESTABLECIDO E IMPLEMENTADO ALGUN PROCEDIMIENTO

1
PERMANENTE PARA DETECCIÓN DE USUARIOS CLANDESTINOS?

SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO LA ACTUALIZACÓN DEL

1
CATASTRO DE SUSCRIPTORES?

SE HA EJECUTADO UN PROGRAMA DE REPOSICIÓN DE

2
MEDIDORES QUE HAN CUMPLIDO SU VIDA ÚTIL?

SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA O PROCEDIMIENTO PARA

X Breve descripción del procedimiento.
LECTURA DE MEDIDORES?

SE ADECÚA LA FACTURA A LOS REQUERIMIENTOS DE LA LEY 142

X Modelo de Factura
DE 1.994

SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE

X Descripción resumida del procedimiento
FACTURACIÓN?

SE TIENE IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA LA

X Modelo de Formato
ACTUALIZACIÓN DE LOS NIVELES TARIFARIOS?

SE HA IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA LAS LECTURAS

X Descripción del procedimiento
CRÍTICAS Y REVISIÓN PREVIA?

SE HAN IMPLEMENTADO MECANISMOS DE DIVULGACIÓN Y

X
PROMOCIÓN PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN EL RECAUDO ?

SE TIENEN IMPLEMENTADOS FORMATOS DE CONTROL PERIODICO

X Formato control de eficiencia en el recaudo
DEL ÍNDICE DE EFICIENCIA DEL RECAUDO?

SE APLICAN ACCIONES COERCITIVAS A MOROSOS (SUSPENSIÓN,

X Explicación de las acciones adelantadas
CORTE Y COBRO JUDICIAL) ?

SE HA IMPLEMENTADO UN FORMATO PARA EL REGISTRO Fomato de control de morosos e indice de

X
ACTUALIZADO DE LA CARTERA MOROSA? recaudo

SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS O LISTADOS PARA LLEVAR

X Reporte trimestral
EL REGISTRO DE CONSUMOS POR ESTRATOS Y USOS?

SE TIENE UN PROCEDIMIENTO PARA OBTENER REGISTROS Formato de registro de agua captada, agua
X
ACTUALIZADOS DE AGUA PRODUCIDA Y AGUA FACTURADA? producida y agua facturada.

SE ADELANTAN CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN A LA

COMUNIDAD SOBRE CONTROL SOCIAL DE LA GESTIÓN DE LOS X
SERVICIOS?

SE TIENE UN PROGRAMA PERMANENTE DE CAPACITACIÓN A Evidencias de las campañas realizadas y

X
USUARIOS EN USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA? Breve descripción del Plan de Acción.

SE TIENE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SANEAMIENTO

X
BÁSICO Y EDUCACIÓN EN HIGIENE ?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO LEGAL FINANCIERO

DOCUMENTO QUE VERIFICA EL

ACTIVIDAD SI NO
CUMPLIMIENTO

SE HA ELABORADO Y GESTIONADO LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO

X Acto administrativo de aprobación
ANUAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE LOS SERVICIOS?

SE TIENE IDENTIFICADO ALGUN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA

X Descripción del procedimiento
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL MENSUAL Y ANUALMENTE?

Certificado expedido por el Contador, o el

SE ELABORAN Y SE LLEVAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EXIGIDOS
X Revisor fiscal o por quien tenga definida la
POR LA SSPD? (MAYOR, DIARIO Y AUXILIAR)
competencia.
Se presentan fallas en el SUI para realizar el
reporte ya que no se permite la transmision de
SE REPORTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS A LA SSPD DE
X la informacion, el dìa lunes 6 de mayo de
ACUERDO CON LOS FORMATOS DEL SUI?
2019, la superintendencia programo reunion
con los afectados para revisar la soluciòn.
SE HA IMPLEMENTADO EL SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS- Certificado expedido por el Contador de la
X
ABC DEFINIDO POR LA SSP? empresa.

SE ESTAN APLICANDO PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA ÁGILES Y

X Fotocopia del procedimiento/o flujograma
EFICIENTES?

Este procedimiento se aplica y se controla a

SE HAN ELABORADO E IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA
X traves del software de SYSMAN - Se generan
GARANTIZAR EL REPORTE PERIODICO DEL ESTADO DE CAJA Y BANCOS?
los reportes en el mismo.

SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIONES LA Rubro Número 038154 por $257,651,734 para
X
APROPIACIÓN DEL 1% PARA MANTENIMIENTO DE CUENCAS? el periodo de Enero a Diciembre

SE HA INCORPORADO EN EL PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS DE LA

Rubro Número 031217 por $200,000,000 para
EMPRESA LA APROPIACIÓN PARA EL PAGO DE CONTRIBUCIONES A LA SSP X
el periodo de Enero a Diciembre
Y LA CRA?

SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO DE REPORTE

X Fotocopia del procedimiento/o flujograma
PERIODICO DE COMPROMISOS DE PAGO A TERCEROS?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO OPERATIVO

DOCUMENTO QUE VERIFICA EL

ACTIVIDAD SI NO
CUMPLIMIENTO

EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE Fotocopia del rótulo del plano
X
ACUEDUCTO (Catastro de Redes de Acueducto) ? indicando fecha y título

EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS REDES DEL SISTEMA DE Fotocopia del rótulo del plano
X
ALCANTARILLADO (Catastro de redes de alcantarillado)? indicando fecha y título

EXISTEN PLANOS ACTUALIZADOS DE LAS CAPTACIONES, Fotocopia del rótulo del plano
X
CONDUCCIONES, PLANTAS DE TRATAMIENTO, TANQUES, ETC.? indicando fecha y título

SE HA ELABORADO E IMPLEMENTADO UN MANUAL PARA

X Fotocopia del procedimiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?

Breve descripción y certificación

SE HAN ADQUIRIDO LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL
X de herramientas y equipos que se
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS?
posee.

Certificación expedidad por el Jefe

SE HAN ADQUIRIDO E INSTALADO MEDIDORES O TOTALIZADORES DE Operativo del número instalados
X
CAUDAL PARA EL AGUA CAPTADA Y EL AGUA TRATADA? existentes y de su estado de
funcionamiento.

SE TIENE ESTABLECIDO UN REGISTRO PERMANENTE DEL NÚMERO Y

X
TIPO DE DAÑOS POR SECTORES?

Certificación de poseer el stock

SE TIENE UN STOCK PERMANENTE DE ACCESORIOS Y REPUESTOS PARA
X actualizado de accesorios y
ATENDER REPARACIONES?
tuberías existentes en el almacen.

SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PARA LA DETECCIÓN DE FUGAS Breve descripción del

X
NO VISIBLES. ? procedimiento.

EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA DETECTAR Y CONTROLAR LOS Breve descripción del

X
REBOSES EN TANQUES DE ALMACENAMIENTO DEL SISTEMA? procedimiento.

SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA REPORTE DE CONTROL DE

X
FUGAS, PÉRDIDAS FÍSICAS EN TANQUES Y A NIVEL INTRADOMICILIAR?

SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA PERMANENTE PARA VIGILAR,

X
INSPECCIONAR Y LIMPIAR CUENCAS EN LA FUENTE ABASTECEDORA?

SE HAN IMPLEMENTADO FORMATOS PARA EL REGISTRO DE LA CALIDAD

X Copia del formato diligenciado
DEL AGUA QUE ENTRA Y SALE DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO?

SE HA DEFINIDO E IMPLEMENTADO UN PROCEDIMIENTO PARA EL

X Procedimiento de Laboratorio
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA ?

SE ESTAN ELABORANDO LOS REPORTES DE INFORMES DE

CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1575 Y RESOLUCION 2115 DE 2007 X Copia del último informe
(IRCA)

SE HA IMPLEMENTADO UN PROGRAMA CON LOS USUARIOS PARA Descripción resumida del Plan de
X
SEPARACIÓN EN LA FUENTE DE RESIDUOS SÓLIDOS? Acción.

SE HA DISEÑADO E IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE RUTAS Y TURNOS Descripción resumida del Plan de

X
DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS? Acción.

SE HA IMPLEMENTADO UN SISTEMA TÉCNICO PARA DISPOSICIÓN Certificación expedida por la CRA

X
FINAL DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS? sobre la disposición final.

SE HAN IMPLEMENTADO PROCEDIMIENTOS PARA INFORMAR A LA

COMUNIDAD SOBRE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO POR X Fotocopia del procedimiento
MANTENIMIENTO?
SE HAN GESTIONADO Y REALIZADO CURSOS DE CAPACITACIÓN A
Evidencias de las capacitaciones o
FONTANEROS Y OPERADORES CON EL SENA - UNIDADES DE AGUA, X
cursos realizados.
ETC..?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

PROCESO TÉCNICO

DOCUMENTO QUE VERIFICA EL

ACTIVIDAD SI NO
CUMPLIMIENTO

SE HAN ADOPTADO Y APLICADO LAS NORMAS

TECNICAS DEL RAS-2000 PARA DISEÑO, Certificación de Jefe Operativo o quien
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE OBRAS DE X haga las veces en la formulación de
INFRAESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE proyectos.
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO?

SE POSEE DE UN LUGAR O PLANOTECA PARA LA Certificación de Jefe Operativo o quien

ADMINISTRACIÓN DE PLANOS Y MEMORIAS X haga las veces de poseer dicho lugar y
TÉCNICAS? procedimientos de control en la ESP.

SE POSEE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN E Acto administrativo de adopción del

IMPLEMENTADO SUS PROCEDIMIENTOS PARA manual de contratación, copia del
X
CONTRATACIÓN, LICITACIONES DE CONTRATOS Y flujograma del procedimiento de
COMPRAS (MÓDELOS DE PLIEGOS) contratación y/o compras

SE HA REALIZADO AL RECURSO HUMANO TÉCNICO,

UN CURSO DE CAPACITACIÓN SOBRE LOS
X
REQUISITOS TÉCNICOS Y PROCEDIMIENTOS
DEFINIDOS EN EL RAS-2000?

LA ENTIDAD HA ELABORADO EL PLAN DE OBRAS E

X
INVERSIONES PRIORIZADO A CINCO (5) AÑOS?
 DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

INDICADORES

1. Cobertura de Micromedición = No. Micromedidores instalados = 29,181 = 100.0 %

No. total de suscriptores 29,181

2. Eficiencia de micromedición = No. micromedidores en funcionamiento = 26,903 = 92% %

No. micromedidores instalados 29,181

3. Indice de agua no contanbilizada = Vol. agua producida - Vol. agua facturada = 4,357,652 - 3,206,461 = 26.42 %
Vol. Agua producida 4357652

4. Eficiencia de recaudo = Valor recaudado = 17,030,109,000 = 84.43 %

Valor facturado 20,171,393,000

5. Margen de operación = Ingresos operacionales - Gastos de operación = 22,570,174,270 - 18,314,340,688 18.8 %

Ingresos operacionales 22,570,174,270

6. Rendimiento de personal = No. total de empleados = 138 = 0.473%

No. total de suscriptores 29,181

7. Eficiencia laboral = Costos de personal = 3,385,309,177 = 547 ($/m3)

Volumen facturado (ac + alc) 6,188,185

8. Cubrimiento de costos = Ingresos operacionales = 22,570,174,270 = 105.16 %

Gastos y costos de Adm., Operación y Mtto 21,461,999,429