Operación,

administración y
comercialización
de una empresa
de banquetes.

Manual de capacitación del

proceso de compras

JULIA T. FLORES VAZQUEZ

Operación, administración y comercialización de

una empresa de banquetes.
 Manual de capacitación del proceso de compras

EL PROCESO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la

negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la
empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

 Planeación

Objetivos

 Identificar el stop de mínimos y máximos de inventarios, lo que le

permitirá a la empresa conocer la cantidad y el momento en que
realizara compra.

 Seleccionar proveedores para realizar alianzas estratégicas que con

lleve a la empresa a obtener un buen precio, calidad y servicios.

 Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan

requiriéndose

 Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles,

negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

Políticas

 Mantener continuidad del abastecimiento.

 Evitar , obsolescencias de los materiales comprados.
 Mantener los niveles de calidad de los productos.
 Seleccionar los proveedores con las características necesarias
requeridas para la empresa.
 Atender oportunamente los proveedores.
 Recibir muestras y cotizaciones.
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 Análisis y aceptación de nueva lista de precios.

 Revisar la base de datos.
 Visitar la competencia al medio.
 Negociar descuentos y condiciones de pago
 Visitar los almacenes propios de la compañía.
 Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de
demandas,
 Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado
con las fechas, cantidades y calidades.
 Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.
 Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan las utilidades de
la empresa.

Tácticas

Estrategias

 Análisis de Posibilidades.
 Análisis y evaluación detallada de las Ofertas.
 Discusión de precios.
 Actitudes adecuadas ante el vendedor.
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Programas: planificación de una compra

1.-Definición de 2.-Selección de 3.-Reunión de 4.-Validación 5. Elaboración 6.-Subir el 7.-seguimiento

requerimiento mecanismos de equipo de presupuestaria del plan plan a la web del plan
compras trabajo

1. Revisar stocks.
1. Se elabora un
2. Ver datos históricos (lo 1. Reunión de
comprado y consumido el 1.-Determinar plan de compras
encargado de
año pasado). tipo de compra y con sus
compras con sus 1. Se valida la 1. Seguimiento en
3. Reunión de trabajo con tiempos que actividades de 1. Subida del Plan
quienes necesitan insumos Jefes para validar aprobación el año del Plan
demorará el seguimiento e de Compras al
estratégicos (usuarios sus previsiones y presupuestaria Anual de Compras
internos). proceso. Se crea identificación de Sistema
revisar si existen para la lista de en base a
4. Revisar cumplimiento lista y detalle con responsables. ChileCompra
nuevos proyectos. compras. programa.
Plan anterior. las compras a (Programa de
Se actualiza lista
5. Proyectar las compras realizar. ejecución de
en base a la Planificación de compras.
Estratégica del año en
actividades).
curso (demanda futura).
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Pronósticos

Descripción

Presupuesto

Formatos
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 Organización

Organigrama

GERENTE DE COMPRAS

SUPERVISOR DE COMPRADOR/ANALISTA
COMPRAS DE COMPRAS

ALMACENISTA

Descripción de puestos

Puesto:
Gerente de compras

Depende:
Director general

Subordinados:  Supervisor de compras

 Comprador/ analista de
compras
Realizar las compras buscando
Función básica: siempre la mejor opción para el
beneficio de la empresa
Coordinación con los gerentes de la
empresa con una buena
Responsabilidades: comunicación y para informarse de
sus necesidades y preferencias en
cuanto a distribuidores,
establecimiento y relación reciproca
Funciones especificas:  Solicitar presupuestos a
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distribuidores y solicitar
información sobre las
características de los
productos.

 Tomar en cuenta los servicios

que nos ofrecen la seriedad y
la calidad, el precio que los
proveedores ofrecen todo esto
es para tomar la decisión con
quien se va hacer negocio.

Requisitos:  Tener título profesional a

nivel licenciatura en el
área de contabilidad o
administración o su
equivalente.

 Experiencia mínima de
cuatro años en su
especialidad.

 Tener conocimientos del

área de compras,
organización y
administración de
personal.

 Criterio suficiente para

tomar decisiones de la
naturaleza de su cargo.

 Habilidad para
promover la
participación del
personal para el logro
de objetivos.

 Además, debe tener

cualidades de iniciativa,
perseverancia, hábitos
de organización y
facilidad de expresión.
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Puesto:
Supervisor de compras

Depende:
Gerente de compras

Subordinados:  Comprador/ analista de

compras
Realizar las compras buscando
Función básica: siempre la mejor opción para el
beneficio de la empresa
Coordinación con los gerentes de la
empresa con una buena
Responsabilidades: comunicación y para informarse de
sus necesidades y preferencias en
cuanto a distribuidores,
establecimiento y relación reciproca
Funciones especificas:  Apoyar al área solicitante en
cotización de los materiales
necesarios.
 Buscar los mejores proveedores
conforme los parámetros
establecidos en la política
correspondiente.
 Programar y realizar
oportunamente las compras
que previamente fueron
autorizadas.
 Cotejar los datos de la factura
con los datos de la cotización
cuando se reciban los
materiales.
 Atender a los proveedores que
ofrezcan sus productos.
 Negociar con los proveedores
tiempos de entrega, formas de
pago y precios.
 Conocer, observar, difundir y
supervisar en el ámbito de su
competencia, el cumplimiento
de la normatividad.
 Orientar todas sus acciones
hacia el cumplimiento de la
misión, principios y propósitos.
 Mantener una comunicación
efectiva, cordial y permanente
con los proveedores.
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Requisitos:  Tener título profesional a

nivel licenciatura en el
área de contabilidad o
administración o su
equivalente.

 Experiencia mínima de
cuatro años en su
especialidad.

 Tener conocimientos del

área de compras,
organización y
administración de
personal.

 Criterio suficiente para

tomar decisiones de la
naturaleza de su cargo.

 Habilidad para
promover la
participación del
personal para el logro
de objetivos.

 Además, debe tener

cualidades de iniciativa,
perseverancia, hábitos
de organización y
facilidad de expresión.

Puesto:
Comprador/ analista

Depende:
Gerente de compras

Subordinados:
Realizar un análisis de las propuestas
Función básica: de los proveedores, con el fin de
elegir la mejor.
controlar y administrar todos los
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Responsabilidades:
Funciones especificas:
Requisitos:
recursos, así como los materiales que
se manejen, para su oportuna
distribución y empleo, que de
acuerdo a sus necesidades soliciten.
 Llevar las cotizaciones
de los diferentes
artículos solicitados.
 Formular pedidos
cuando le sea solicitado
por su jefe inmediato,
dándoles cursos con los
proveedores.
 Firmar las cotizaciones
de compra y demás
documentos que se
requieran y turnarlas
para su autorización al
jefe de departamento.
 Elaborar y mantener
actualizado el catálogo
de precios que ofrecen
los proveedores.
 Elaborar y analizar el
cuadro comparativo de
cotizaciones,
proporcionando
información oportuna,
cuando le sea solicitada
por su superior.
 Elaborar anualmente el
presupuesto del
departamento de
compras.
 Realizar el informe de
actividades.
 Mantener control de los
materiales y equipo que
se encuentren a su
cargo.
 Tener título profesional a
nivel licenciatura o su
equivalente.
 Experiencia mínima de dos
años en puesto similar.
 Tener criterio e iniciativa,
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capacidad para coordinar y

distribuir tareas, así como
para efectuar la supervisión
y mantener control sobre la
ejecución de las mismas.
 Responsabilidad al manejar
información confidencial, así
como de fondos, valores,
mobiliario y equipo.
 Aprobar examén teórico,
práctico y psicométrico.

Puesto:
Almacenista

Depende:
Comprador/ analista de compras

Subordinados:
Ninguno

Función básica: Realizar en forma eficaz y diligente, la

recepción, control y distribución de
los artículos, materiales e implementos
que sean requeridos para cualquier
tipo de evento.

Satisfacer oportunamente los

Responsabilidades: requerimientos de bienes

Funciones especificas:  Mantener control estricto sobre

la existencia de todo tipo de
materiales, implementos y
papelería manejada en esta
área, utilizando tarjetas para
su registro.

 Tomar las medidas de

seguridad necesarias para el
manejo y conservación de los
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artículos almacenados en esta

área.

 Verificar físicamente los

artículos que son entregados
por los proveedores al
almacén, comprobando
calidad y condiciones.

 Realizar periódicamente los

inventarios que sean
necesarios, de acuerdo a
programas preestablecidos.

 Supervisar la salida de artículos,

materiales y mobiliario, que
sean entregados a las distintas
dependencias, vigilando su
correcta distribución.

 Mantener actualizados los

registros de entradas y salidas
de bienes del almacén.

 Determinar la existencia de
mínimos y máximos,
elaborando en su caso,
solicitud para el
abastecimiento.

 Llevar a cabo el acomodo y

clasificación de materiales,
artículos y mobiliario que se
recibe en almacén.

Requisitos:  Tener certificado de

bachillerato o de carrera a
nivel técnico.
 Conocimientos y
habilidades para organizar y
catalogar documentos, así
como del manejo de
tarjetas con información.
 Experiencia mínima de un
año en puesto similar.
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 Aprobar examen teórico,

práctico y psicométrico.

Proceso / procedimiento de compras

ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUEMNTE REFERENCIA

1.- Solicitud de
suministro:
El empleado de la
institución solicita al Gerente de compras  N.A
almacén los elementos
que requiera para la
realización de algún
evento.
2.- verificar la existencia
El responsable del
almacén verifica la
existencia de los
suministros solicitados en
el registro de kardex y
en caso de que estos  Solicitud de
existan en el almacén, almacenista entrega de
diligencia el formato de suministros
solicitud y entrega de
suministros, hace la  Solicitud de
entrega al supervisor de compra
compra de compras, en
el caso contrario
diligencia la solicitud de
compra t la entrega al
supervisor de compra.
3.- aprobación de la
solicitud
El supervisor de compras
gestiona las solicitudes Supervisor de compras  Solicitud de
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de compra las cuales compra

son aprobadas por el
gerente de compras.
4.- solicitud de
cotización:
Teniendo en cuenta el
listado de proveedores
inscritos, se solicitan las Supervisor de compras  Cotizaciones
cotizaciones de
acuerdo a lo
establecido en el
manual e políticas
administrativas.
5.- autorización de la
compra:
Las compras pequeñas
son autorizadas por el  Solicitud de
supervisor de compras, Supervisor de compras compras
las demás compras son
autorizadas por el
gerente de compras  Comparativo de
teniendo en cuenta lo ofertas
establecido en el
manual de policías.
En caso de ser necesario
el supervisor de compra
diligencia el formato
comparativo de ofertas,
soportando por las
cotizaciones y el analista
selecciona la oferta
mejor.
Para la autorización de
las compras se debe
tener en cuenta la
respectiva
disponibilidad
presupuestal.

6.- realización del

pedido
Se diligencia la orden
de compra y se envía a
los proveedores Supervisor de compras  Orden de
seleccionados. Copia compra
de la orden de compra
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es enviada al
almacenista.
7.- verificación de la
compra
El almacenista recibe el
pedido revisado que los
elementos recibidos y
seleccionados en la
factura cumplan con las  Factura de orden
características y de compra
condiciones Almacenista
establecidas en el orden  Devolución de
de compra. artículos
En caso de no reunir las
condiciones requerías el
articulo debe ser
devuelto al proveedor y
diligenciarse el formato
de devolución de
artículos.
Cuando se trae de un
servicio, la verificación
la realiza el solicitante. Si
se ha firmado un
contrato para la
prestación de un
servicio, la verificación
se realiza con el
seguimiento respectivo
de acuerdo a lo
establecido en las
condiciones generales
de este procedimiento.
8.- remisión de factura a
gestión financiera:
El almacenista entrega  Almacenista  Orden de
al jefe de compras las compra
facturas y su respectiva
orden de compra  Supervisor de  Relación de
debidamente compras facturas por
diligenciada por su pagar
parte, a través del
formato relación de
facturas por pagar, a su
vez el jefe de compras
remite las facturas a
gestión financiera.
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9.- entrega de artículos:

El almacenista informa
al solicitante la llegada
de los elementos  Solicitud y
solicitados y hace la entrega de
entrega del mismo. Si se Almacenista suministros
se trata de un activo fijo
aplica el procedimiento  Registro de
del control de kardéx
inventarios.
Cuando se realice la
entrega de artículos, se
debe actualizar el
respectivo kardex.

Reglamentos

 No tener un solo proveedor

 Antes de comprar se revisara precio, calidad y cantidad de mercancía

y tiempo de entrega.

 Cundo hagas un trato con el proveedor asegúrate de la seriedad del

mismo.

 Busca proveedores que te ofrezcan un buen servicio.

 No compres mercancías de más.

 Que nunca te haga falta para evitar decir a un cliente interno o externo
que no lo tienes.

 Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en la

existencia.

 Observa y estudia tu competencia.

Software
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Para ingresar existencias a un producto existen en Kardex Tauro los siguientes

metodos:

 Por Inventario Inicial: desde la ventana Kardex

 Por Ordenes de Compra: desde la ventana Lista de Compras
 Por Traslados Internos: desde la ventana Ingresos X Traslado
 Por Reintegro de Mercancia: desde la ventana Reintegros

A continuacion se explican:

Inventario Inicial

Esta manera de incrementar el Inventario solamente es aconsejada al

momento de iniciar a trabajar con el Programa Kardex Tauro, y se usa para
ingresar las existencias iniciales. Evite usar este metodo para hacer ajustes. En
la medida de lo posible use otros metodos ya que así se documentan y
refencian mejor.
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Ordenes de Compra

Esta es la forma correcta de relacionar sus Órdenes de Compra y posteriores

Ingresos a Bodega causados con dicha orden de Compra. El Kardex Tauro
permite hacer Ingresos Parciales a bodega.

Recuerde:

El proceso de Órdenes de Compra es:

 Crear la Compra
 Aprobar la Compra
 Recibir la Compra
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Traslados Internos

Cuando se envía mercancía desde una Bodega a otra (correctamente seria

decir: Entre Centros de Costo) se utiliza este método.

Así:

 La Bodega A envía mercancía a la Bodega B

 En la Bodega A se crea una remisión de Salida
 En la Bodega B al momento de recibir la mercancía se crea una
Remisión de Entrada

Estas remisiones de salida se pueden exportar como archivos planos que

pueden ser enviados por email, USB, etc. Así que para cargar las existencias en
la Bodega B, no es necesario re digitar la remisión, solo basta con importar la
Remisión enviada.
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 Direccion

Formas, medios y contenidos de comunicacion

Los informes constituyen los medios básicos de comunicación dentro de una

organización, como compras está muy interrrelacionada con diferentes
dependencias se recomienda utilizar todas las formas de comunicación
incluyendo el informe.

Es importante para que exista un buen informe debe haber claridad de

presentación, que las ideas sean sencillas y concisas y para que la información
presentada sea perfectamente verificable debe cumplir con el requisito de
precisión.

El propósito de los informes es de:

1. Comunicar Información.

2. Ayudar a la Evaluación.

3. Ayudar al Autoanálisis (en nuestro caso a Compras).

1.- Información

Un informe es un instrumento de control gerencial que proporciona

información para tomar una decisión o juzgar una actividad. Esta información
debe estar considerada con los factores significativos.

En cuanto a compras se utilizan para interpretar las acciones, motivos y planes

de este departamento.

Se explican las dificultades existentes y las condiciones del mercado de tal

forma que la gerencia haga los ajustes necesarios para coordinar los esfuerzos
de todos los departamentos.

2.- Evaluación

Otro propósito importante de los informes es el de evaluar el rendimiento del

Departamento.

Al presentar compras informes educan a la gerencia acerca de sus

actividades y de la contribución del departamento de compras en las
utilidades y a las diferentes metas de la organización, logrando el
reconocimiento respectivo.

3.- Autoanálisis
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Para conseguir este propósito, compras debe de buscar y reunir los datos sobre
su desempeño analizando e interpretando dichos datos. Compras deben
descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto
de mejorar la eficacia total del departamento.

Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados

a nuestros superiores para su aprobación, proporcionan los informes básicos
respecto a la actividad.

Existen algunos Principios de la Preparación de Informes, que deben ser breves

y explícitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el receptor es
una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos
importantes.

A) Dirigido a una Persona Específica, teniendo en cuenta las motivaciones,

necesidades y limitaciones del tiempo.

B) Ser Objetivo, mencionando los hechos y conclusiones; si hay que incluir

opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad.

C) Específico, mencionar los hechos importantes, destacando lo esencial.

D) Ahorrar el tiempo al lector, se debe dar forma al informe, para lo cual si

contiene un resumen y conclusiones, el ejecutivo lo leerá rápidamente,
llegando a los temas importantes.

E) Interpretación de Datos, será necesario resaltar hechos y las relaciones

significativas, es recomendable hacer comparaciones con los períodos
anteriores.

F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias.

G) No excederse, sólo dar los informes necesarios, deben ser significativos y ser
revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito.

Capacitacion

Un factor de gran importancia es que la empresa no debe de considerar al

proceso de capacitación, como un hecho que se da una sola vez para
cumplir con un requisito. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene
de un proceso continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para
estar al día con los cambios repentinos que suceden en el mundo de
constante competencia en los negocios.
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Objetivos de la capacitación,

 Proporcionar a la empresa recursos materiales altamente calificados en

términos de servicio y calidad.
 Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de
una mayor competitividad y conocimientos apropiados.
 Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el
desempeño de sus puestos tanto actuales como futuros.
 Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados
frente a los cambios tecnológicos que se generen proporcionándoles
información sobre la aplicación de nueva tecnología.
 Lograr cambios en su comportamiento con el porosito de mejorar las
relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba
la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a
cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las

responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas,
artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y
servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se

surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento
de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante
prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios
adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena
calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad
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2. La funcionalidad

3. El precio

Metodo de motivacion

La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores con el fin de

que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos.

A través de la motivación logramos un mejor desempeño, una mayor

productividad, una mayor eficiencia, una mayor creatividad, una mayor
responsabilidad, y un mayor compromiso por parte de los trabajadores.

Pero sobre todo, logramos trabajadores motivados y satisfechos, capaces de

contagiar dicha motivación y satisfacción al cliente, es decir, capaces de
ofrecer por iniciativa propia un buen servicio o atención al cliente.

Brindarles oportunidades de desarrollo y autorrealización

Consiste en brindarles oportunidades o posibilidades de autorrealización, logro,

crecimiento, desarrollo profesional y personal.

Para ello, podemos delegarles u otorgarles mayor autoridad, mayor poder de

decisión, mayor autonomía, mayores responsabilidades, mayores facultades,
nuevas funciones, nuevas tareas, nuevos retos, nuevas metas, nuevas
oportunidades para que expresen su creatividad.

Mostrar interés por ellos

Consiste en mostrar interés por sus acciones, logros o problemas; no sólo por lo
que suceda dentro del ámbito de la empresa, sino también, por lo que pueda
suceder en su vida personal.

Hacerlos sentir útiles y considerados

Otra técnica de motivación es hacer que el trabajador se sienta útil,

considerado y que sienta que es importante y tomado en cuenta por la
empresa.
 Manual de capacitación del proceso de compras

Para ello, debemos otorgarles una mayor participación, por ejemplo,

permitiendo que expresen sus ideas u opiniones, incentivando a que nos den
sus sugerencias, por ejemplo, a través de encuestas, que además de hacerlos
sentir útiles y considerados, nos permite obtener sugerencias valiosas para la
empresa.

Darle buenas condiciones de trabajo

Otra técnica de motivación consiste en procurar que el trabajador tenga

buenas condiciones laborales.Para ello, debemos procurar que cuente con un
buen sueldo o salario, que cuente con posibilidades de ascender, que cuente
con seguros, con beneficios sociales, y con todos los beneficios que obliga la
ley.

 Control

Desarrollo de indicadores

Asistencia del personal (individual)

Total de faltas al mes / Total de asistencias al mes