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Tutorial basico Navegación de

Microsoft Dynamics NAV 2015


Objetivo: Después de estudiar este manual, el usuario será capaz de navegar en el Cliente Adaptado a Roles de NAV
2015.

Dirigido a:Todos los usuarios que utilizan NAV.

Requerimientos: Conexión a la red, Acceso a NAV y Cliente RTC instalado

I 1. INICIANDO LA APLICACIÓN
Para iniciar la aplicación, es necesario que usted haya ingresado con su usuario de dominio corporativo (p.ej.
cavalier\usuario).
Una vez dentro de la máquina, usted deberá dar clic en el botón inicio de la barra de tareas de Windows, ir a
Todos los programas y buscar el apartado donde esté instalado Microsoft Dynamics NAV 20015 y tenga este
aspecto:

Por ejemplo:
La primera vez que se inicializa la aplicación, solicita confirmar los datos de conexión a la base de datos. En
ocasiones, marca el siguiente error, notificando que no se puede conectar a la base de datos:

Si es el caso, presionar el botón de “No”.

Eso muestra la siguiente ventana, en la cual se deberá indicar la siguiente información:

<Nombre del servidor>:<puerto>/<Instancia>

Server Address: <xxxxxxx>:7046/DynamicsNAV80


Una vez que el servidor ha sido encontrado y su usuario de dominio autenticado, el Sistema solicita que indiqué
cuál será su empresa por defecto.

Se presiona Aceptar, eso permitirá que se inicie la aplicación y se tenga acceso al sistema.
Nota: En caso de no encontrar la aplicación instalada en su equipo o mostrar mensajes de error que no
permitan el acceso. Se deberá solicitar soporte a Sistemas

Conforme se va utilizando el sistema, va dejando un historial de las transacciones utilizadas que se puede ver al
presionar desde la barra de tareas el botón de Microsoft Dynamics NAV 2015 con el botón derecho:

2. PANTALLA DE INICIO Y LAS PARTES QUE LA CONFORMAN.

Cómo usuario final, una vez que se ha iniciado correctamente la aplicación, usted estará trabajando dentro de
Microsoft Dynamics NAV 2015 en el Cliente Adaptado a Roles o RTC (por sus siglas en inglés Role-Tailored
Client).

Su nueva interface, diferente al Cliente Clásico de las versiones anteriores de NAV o Navision, está diseñada
para ayudar a los usuarios a enfocarse en sus actividades cotidianas permitiendo sea sumamente
personalizable de acuerdo a sus necesidades individuales.

Esta mejora, permite ajustar los menús y las vistas dentro de la aplicación. Dichos cambios se almacenen
dentro de su Perfil de Usuario.

Estos Perfiles de usuario son definidos y diseñados por los Usuarios Clave y administradores, a fin de delimitar
y organizar los accesos de acuerdo al puesto o funciones operativas de la persona que usará el sistema.
Es importante aclarar que el usuariosolamente puede tener un perfil asignado a la vez.

Al cargar la aplicación, usted tendrá una pantalla inicial que estará preconfigurada de acuerdo al perfil que se
la ha asignado. Dicha pantalla, se verá cómo se muestra a continuación:

La pantalla principal se separa en las siguientes partes:


1.Panel de Exploración

2.Menú de Aplicación

3.La Cinta (o Ribbon)

4.Barra de Navegación

5.Señales

6.Apartado de Listas

7.Notificaciones

8.Barra de Status
A. Panel de Exploración

Éste panel, igual que en las versiones anteriores de NAV, se conforma de botones y listas. Usted puede
agregar, quitar o renombrar los botones, excepto los deInicio o HomeyDepartamentos.

Cuando usted presiona un botón y éste se encuentre asociado a una lista, la lista se expande y desde allí
usted puede seleccionar el área del sistema a la que quiere ingresar o navegar.

El botón deInicio o Homesiempre lo traerá de vuelta de regreso a la lista principal; mientras que el botón
deDepartamentossiembre expandirá una lista llena de todas las áreas que se encuentren disponibles en el
software.

Para personalizar su Panel de Exploración, se debe:


Abrir el Menú de Aplicación (botón ubicado en la parte superior izquierda )

Seleccionar la opción de Personalizar

Seleccionar la opción de Personalizar Panel de Exploración

a a)Desde aquí, usted podrá agregar, quitar, organización y/o renombrar los botones y las listas

B. Menú de Aplicaciones
El menú de aplicaciones contiene los comandos propios de sistema que son utilizados para modificar las
configuraciones y parámetros del mismo.

Usted puede abrir el Menú de Aplicación presionando el botón y se mostrará la lista desplegable con
las opciones:

C. La Cinta o Ribbon

La cinta es la nueva funcionalidad que ofrece NAV, a diferencia de otras versiones que mostraban los
comandos, opciones, funciones y acciones como botones en la parte inferior de la pantalla.

La cinta se organiza en pestañas, las cuales a su vez se encuentran separadas por grupos que contienen
las acciones que estarán disponible según el tipo de datos que se estén mostrando.

La cinta tiene un botón de acceso rápido a la ayuda de Dynamics NAV :


La personalizar la cinta se presiona elMenú de aplicacióny en la lista desplegable se selecciona
Personalizary después la opción dePersonalizar cinta de opciones…

Allí se pueden agregar, quitar, reorganizar y renombrar acciones, grupos pestañas. Incluso es muy útil para
juntar las acciones y concentrarlas en un grupo.
En el caso de personalizacion para su empresa, contamos con la capacidad de desarrollar programas y
funciones nuevas en algunos módulos o procesos. Estos desarrollos se encuentran como opciones en cada
pantalla.

Es necesario que el usuario vaya agregando las funciones que utiliza a su pantalla.

Para eso:

1. Ingresar al sistema

2. Entrar en la opción que desea utilizar (p.ej. Pedidos de venta, Clientes, Proveedores, etc.)

3. Entre a la opción de personalizar la cinta de opciones

4. Presione el botónCrear Pestaña

5.Asigne un nombre a la nueva pestaña (p.ej. xxxxx)


6.Seleccione la nueva pestaña
7.Presione el botónCrear grupo

8.Asigne un nombre al nuevo grupo (p.ej. etiquetas)


9. Seleccione del cuadro izquierdo la acción que desea agregar (puede usar la opción debuscarpara localizar la
acción que desea)

10. Selecciona la acción y presiona el botón Agregar


11. Eso coloca la nueva acción dentro del grupo
12.Repite los pasos 9 y 10 hasta agregar todas las acciones
13. Presiona el botón de aceptar para aplicar los cambios
Con eso, se agregarán los objetos creados en la cinta

D. Barra de Navegación

La barra de navegación se conforma de: Botones de Navegación, Barra de Direcciones y Cuadro de


búsquedas.

Losbotones de navegación se utilizan para desplazarse hacia adelante y atrás a través de los
menús. El botón de lista desplegable abre una pequeña lista de áreas que se han abierto recientemente.

Labarra de direcciones muestra la ubicación actual dentro de


la jerarquía de la aplicación. Esta información se actualizada en cuanto se navega a un área diferente. También
se puede navegar entre los niveles, dando clic en alguno lleva a la página. También cuenta con un botón de

actualizar que le permite refrescar la información de la pantalla sin necesidad de cerrar la ventana.

Elcuadro de búsquedas es una de las herramientas más útiles para los


usuarios ya que permite buscar las transacciones o tipos de documentos sin necesidad de navegar por todo el
menú del gránulo. Sólo ingresa lo que buscas y el sistema te mostrará las opciones.
E. Señales

Las señales son ligas a documentos que requieren atención por parte del usuario. Los documentos se
seleccionan con base en la configuración del perfil que tiene asignado el usuario.

Usted puede presionar en los botones para consultar el detalle de los documentos que están en la señal.
Para agregar o quitar las señales es necesario entrar alMenú de aplicación >> Personalizar >> Personalizar
ésta páginaseleccionar el recuadro deActividadesy presionar el botónPersonalizar elemento.

Otra manera de personalizar es presionando el botón que aparece en el área de Actividades y


seleccionar la opción dePersonalizar.
Allí se pueden agregar o quitar señales.

F. Apartado de Listas

En esta apartado se muestra listar personalizables con información que puede resultar muy útil para el usuario y
se mostrará de primera mano al ingresar a la plataforma. Las listas pueden ser cambiadas usando los botones
disponibles para cada lista, presionando el botónAdministrar lista
G. Notificaciones

Esta sección muestra notas agregados por otros usuarios dentro del sistema. Al presionar doble clic sobre la
notificación la abrirá la página desde la cual el otro usuario ha dejado el comentario.

Esta opción es muy útil si queremos notificar a otra persona sobre algún detalle, problema o pendiente en el
sistema.

I.Barra de estado
Esta barra está ubicada en la parte inferior de la ventana y siempre le muestra al usuario información importante
como La empresa en que está trabajando, La fecha de trabajo seleccionada y el ID del usuario que está
utilizando.

PÁGINAS O PAGES EN NAV 2015


Uno de los cambios más sobresalientes en el nuevo diseño del cliente de NAV (RTC) es que dejan de existir
las formas (pantallas que se usaban en versiones anteriores) y dan paso al uso de Pages (o Páginas)
LaPágina de Navegaciónes la ventana principal donde los usuarios encuentran la información con la cual van
a trabajar. El Centro de Roles, Departamentos y Listas son ejemplos de este tipo de páginas.

Una de las diferencias más importantes con respecto a otras versiones de NAV es que la información ahora se
muestra primero en forma de Lista y después se tiene que ingresar al detalle de cada documento o ficha para
mostrarlo en la Página de Tareas.

Las páginas de listas tienen las siguientes partes:


A.Listas
La lista muestra los datos en forma de tabla y sólo muestra los datos que están relacionados en esa página
desde la base de datos. La lista puede ser personalizada agregando y ocultando columnas. Para personalizar
las columnas, se presiona elMenú de Aplicación>> Personalización >> Seleccionar columnas
También se puede seleccionar cualquier cabecera de la lista y presionar con el botón derecho, seleccionar la
opción de elegir columnas.

De allí, se muestra una pantalla donde muestra todas las columnas disponibles, sólo basta con
seleccionarla y presionar el botón Agregar>> o <<Eliminar.
A.1. Filtros Avanzados

El usuario puede personalizar las vistas de las Listas agregando o quitando campos de la tabla, pero también
puede aplicar filtros. Para esto, basta con dar clic en el nombre de la lista y seleccionar la opciónFiltro avanzado

Esto agregará en la cabecera de la lista, el filtro para que sea parametrizado por el usuario:

Desde allí se pueden agregar más filtros si se desea

Una vez terminada la personalización de la vista con los filtros, se pueden guardar esas vistas para usarse
más adelante.
Para ello se presiona en el nombre de la lista y se seleccionaGuardar vista como…
Eso muestra una pantalla donde se indica el nombre de la vista y el Grupo en el cual se agregará la vista:

A.2. Enviar contenido a Excel

En el caso de que se desee enviar la información del Listado a Excel o incluso como un Adjunto por Correo
electrónico, basta con ir aMenú de aplicación >> Imprimir y enviary seleccionar el destino (Excel, Impresora o
correo electrónico)
A.Cuadros Informativos (FactBoxes)
Los cuadros informativos muestran información perteneciente al registro seleccionado en la lista. Usted puede
visualizar detalles de la información mostrada.

Cualquier dato mostrado en el Cuadro informativo (excepto los totales o datos calculados) puede ser detallado
al presionar sobre el campo de color azul una vez que se encuentre subrayado:

Para personalizar los cuadros informativos y la información que se muestra en ellos, vaya alMenú de
aplicación >> Personalizar >> Elegir Cuadros informativos.Allí se pueden agregar, remover u organizar los
cuadros informativos disponibles.
Para personalizar el cuadro informativo, es necesario seleccionarlo de la lista y después presionar el
botónPersonalizar elemento…

También se puede acceder a este panel desde el Cuadro informativo, colocando el cursor en la esquina superior

derecha del cuadro hasta que aparezca el botón , después seleccionando la opciónPersonalizar
Desde aquí se puede agregar u ocultar los campos que se desean en el cuadro informativo.

Una vez que se selecciona uno de los elementos de la lista y se da doble clic, se muestra una segunda pantalla
con la ventana de tareas

1 2.1Página de Tareas
La Página de tareas es una ventana separada de la Página de Lista que aparece en el momento que el usuario
ha seleccionado un registro de la lista y desea ver el detalle del mismo.
Estas Páginas de Tarea son parecidas a las Páginas de Lista (contienen un área de datos y los cuadros
informativos a la derecha). La diferencia está en que utilizan losFastTabs (Fichas Desplegables)para agrupar
la información.

Nota: ÉstosFastTabsson muy parecidos a lo que en versiones anteriores de NAV eran las Cabeceras y sus
pestañas y las tablas que tenían el detalle de los documentos.

La información en los FastTabs está contenida en campos que se agrupan dentro de las cajas. La cabecera
del FastTabs muestra el nombre del grupo y la información contenida en campos que fueron agrupados.

Un FastTab puede ser expandido o colapsado al presionar el triángulo ubicado en el extremo derecho
de la cabecera.

Para personalizar un FastTab se puede hacer presionandoMenú de Aplicación >> Personalizar>>


Personalizar ésta página
Se selecciona la opción de Fichas desplegables y se selecciona la ficha que se va a personalizar, después
se presiona el botónPersonalizar ficha desplegable…

Eso muestra la ventana de selección de los campos de ese FastTab


Es importante destacar que los campos deben tener una importancia identificada, ya que de acuerdo a ella
es el orden en el que se muestran los campos

Losprimeroscampos que se colocarán en el FastTab son los que tengan laImportantica Aumentada

Ensegundolugar, se mostrarán los campos que tengan laImportancia Estándar.

Y se mantendránocultoslos campos que tenganImportancia Adicional.


El usuario puede extender los campos que se visualizar en el FastTab y con eso mostrar los campos ocultos,

presionando la opción que aparece en la parte inferior derecha del contenido del
FastTab.
También se puede presionar el botón y seleccionar Mostrar más campos:

Eso mostrará los campos que están con importancia adicional.

Una novedad en este cliente es que permite colocar campos comomandatoryuobligatorios. Dichos campos se
identifican porque tienen un asterisco de color rojo o azul
Estos campos al estar identificados de esta maneradeben de contener información para permitir que se
continúe el proceso.

Otra novedad que tiene este cliente es que los campos quenoson parte del paquete estándar y son
adecuaciones del cliente, muestran los datos de colores rojos o azules.

Estos campos pueden o no ser obligatorios, eso se muestra si tienen un asterisco como se mencionó antes.
Nota: Es importante que el usuario recuerde que en las Pages de Lista y de TareasDEBErevisar que en
la Cinta se encuentren todas las funcionalidades (estándar y agregadas) que utiliza.
En ocasiones, el usuario deberá crear la Pestaña y el grupo para poder agregar un desarrollo o
funcionalidad extendida (acción) para poder utilizarla.

Páginas de Fichas

Como en versiones anteriores, losDatos Maestrosson parte fundamental del software.

Los datos maestros siguen la misma forma de operar que hemos comentado antes: se abre la Página de Lista y
se selecciona el registro a consultar y se muestra la información en la Página de Tareas.

Las novedades que incluye la página de Tareas cuando se manejan fichas son:
a )Desde la Cinta se pueden crear documentos para ese dato maestro (p. ej. Desde un cliente puedes
crear un Pedido de Venta o una Factura de Venta)

b b )En el apartado de Acciones, existe una nueva funcionalidad llamadaAplicar Plantillas. Esta
funcionalidad permite crear plantillas genéricas con datos precargados que ayudan en la creación de
nuevas Fichas reduciendo el tiempo de captura de algunos campos.
a.Al crear una plantilla se coloca un código de plantilla y descripción
b.Allí se colocan los campos y los valores que tendrá por defecto.
Nota: Las plantillas deben ser solicitadas al administrador del sistema. Indicando el campo que se va a
automatizar y el valor que va a tener.

1.1Informes
Una de las funcionalidades básicas de todo ERP es la capacidad de generar informes y listados.

En NAV, dentro de las Pages en la parte de la Cinta está la Pestaña de Informes, desde la cual se pueden
llamar a los Informes estándar de NAV o los fabricados por Cavalier para obtener Información.

Uno de los cambios más importantes es que la ventana de selección de criterios del reporte ha cambiado:
Los criterios de selección son valores que se agrupan en las FastTab y se pueden especificar de manera de
filtros:

Por ejemplo, si se desea filtrar para un cliente en específico, se modifica el filtro:

agregando el valor buscado.

El sistema tiene habilitada la funcionalidad de empezar a filtrar al momento de colocar el valor en el campo
Esto para facilitar al usuario localizar el valor de manera más rápida

Si se desear agregar un criterio nuevo, se presiona en y se indica el campo que servirá de


filtro, presionando en el botón de lista desplegable.

Si se desea quitar un criterio, basta con presionar en el botón que aparece en la parte izquierda del
criterio para eliminarlo.

La funcionalidad desde allí es similar a las versiones anteriores, se puede tener lavista preliminar oen la
opción deimprimir,indicar la salida que tendrá el reporte:

Una vez terminada la ejecución, el sistema pregunta al usuario los pasos a seguir:
1.1Documentos Históricos.
A Diferencia de las versiones anteriores donde los documentos históricos estaban dentro de cada
departamento, en esta nueva versión los documentos están organizados fuera.

Para acceder a ellos, se hace desde la Barra de Navegación y se identifican con el botón de Documentos
Históricos:

Una vez seleccionado, en la parte superior del panel enlista los diferentes históricos que se pueden
consultar.

Al seleccionar el tipo de documento, se muestra en lista todos los documentos.


3.Tips Rápidos de Navegación.

Las siguientes funciones y el cómo se utilizan pueden ayudar en gran medida a su habilidad de navegar a
través del sistema en las tareas cotidianas.

3.1Cambiando entre compañías

En el caso de que usted sea un usuario que utiliza más de una compañía a la vez, puede hacer al cambio de
compañía de dos maneras:

3.1.1Usando la Barra de Estatus


Basta con presionar el nombre de la compañía de la barra de estado para que el sistema muestre la pantalla de
selección de la Compañía.
Después de seleccionar la compañía, se presiona Aceptar y cambia a la empresa deseada.

3.1.2 Usando el Menú de Aplicación

Presionando el botón de Menú de Aplicación, se selecciona la opción de Seleccionar Empresa

Eso muestra la ventana de selección y se puede cambiar


Para cambiar el alto de la cabecera, se presiona el nombre de la cabecera con el botón derecho y
después la opciónSeleccione la altura de la cabecera, después indicar el número de líneas que se desean
visualizar.
3.4Información Adicional de la Página (PAGE)

Ésta información es útil para solicitar soporte ya que indica la página que tiene el problema, así como su tipo
y la tabla de origen.

Para acceder a esta información, se presiona el botón deMenú de aplicación >> Ayuda >> Acerca de ésta
Página
Como resultado, muestra en FastTab la información de la página, como son el nombre y tabla de origen.

En el FastTab de Campos de Página muestra la información de la página en modo de lista de campos, lo cual
es útil cuando no logramos identificar el campo y el valor que estamos revisando.
3.5Ayuda de Microsoft Dynamics 2015

Microsoft Dynamics NAV 2015 cuenta con una extensa librería con ayuda asociada con las páginas,
campos y funciones del sistema. Para acceder a ella basta con ir aMenú de aplicación >> Ayuda >>
Ayuda Microsoft Dynamics NAV
3.6Atajos de Navegación y Fechas
Con el fin de hacer la navegación y la captura de datos al sistema más eficiente, es importante
conocer y familiarizarse con algunos atajos que existen en el sistema:

3.6.1 Atajos con el Teclado


La mayoría de los atajos del teclado se usan con la finalidad de utilizar el mouse. Los atajos más utilizados
son:
Puede encontrar una lista más amplia en está página:http://msdn.microsoft.com/en-
us/library/hh179479(v=nav.71).aspx

3.6.2Atajos de Fechas

Cuando se capturan fechas en los campos, se pueden usar los siguientes atajos:
Entrada Resultado
W Fecha de trabajo actual
T La fecha de hoy
H La fecha de hoy
1 al 31 Número del día del mes corriente
dd-mm-yyyy Fecha en formato normal
ddmmyyyy Fecha sin separadores
ddmmyy Fecha corta sin separadores
3.6.3 Notas y Notificaciones

Agregar notas en los documentos es muy útil para dejar indicaciones relacionadas. Para ello, se utiliza el
FastTab que se ubica en la parte izquierda donde están los cuadros de información.

Para agregarla, se presiona en la opciónHaga clic aquí para crear una nueva nota

Se expande el cuadro de texto y allí se puede escribir el mensaje. Después se indica el usuario al que se dirige
la nota, usando la lista desplegable

En el caso de que se desee notificar a la persona y dicha nota aparezca en su pantalla inicial en el
apartado de notificaciones, se enciende elcheckde Notificar
Una vez hecho, se presiona en el botón Guardar y la nota queda registrada y si se indicó así, se muestra en las
notificaciones.
Con presionar el botón , se aplicará el filtro en la lista.

Para quitarlo, basta con presionar en y regresará la lista a su estado original.


3.6.5 Criterios de Filtrado

En Microsoft Dynamics NAV 2015 usted puede utilizar varios símbolos que funcionan como comodines en
el sistema y permiten agregar lógica a su criterios de filtrado.

Dentro de los caracteres que se pueden utilizar están: