HISTORIA DEL ARCHIVO

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros
Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio

Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de
la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar
(registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e
incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado
constancia de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y

conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero
desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios,

los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares
con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un
punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre
madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase
dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era
además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre
estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de

madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían

utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización
previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de
arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones
mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su
entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer

archivero del que tenemos noticia.

EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar
las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río
Nilo, había que reconstruir las propiedades.
En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo,
que se guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de

propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas

gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado
poco después por los romanos. También se deposita documentación privada
como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año, símbolo

del faraón, responsable del documento y los asuntos.

Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización.

Es el inicio del expurgo.

ROMA Y EL ARCHIVO
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las
albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración
indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería
conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del
tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la
documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores,
además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados
como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían
destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe.
También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas
EVOLUCION DEL ARCHIVO

Edad Antigua
Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua
ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la
existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C. Allí se han
encontrado grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno,
sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de
una sociedad muy organizada. Increíble, ¿verdad?
Mundo Greco-romano
La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la
evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas
Atenas han archivado importantes documentos como leyes, decretos o
actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar los documentos en
el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y
jurídica y las administraciones los conservan como fuente de información
para su gobierno. La autenticidad y el valor legal de los documentos
estaban garantizados por diferentes procedimientos administrativos.
Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable y completo para la
preservación de los archivos.
Edad Media
La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la
administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, con
lo cual, durante este periodo la concepción del archivo público se
perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba
reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores,
soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal
retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.
Edad Moderna
En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la
archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema
administrativo, el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos del
Estado toda la documentación generada por la Corona: los documentos
que concernían al gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta
entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió en un elemento
fundamental de la administración y adquirió una función jurídico-
política.
Edad contemporánea
La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva
los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la
actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa a
ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además,
el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la
identidad nacional y, por ello, se desarrolló la historiografía científica.
Como consecuencia, se concentraron todos los archivos del Antiguo
Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el Archivo
Nacional.
Como hemos indicado en otras ocasiones, la figura que se encarga de
administrar y gestionar los archivos es el archivero. Su labor, aunque no
esté todo lo reconocida que debería en la sociedad, es vital para la
preservación de nuestra memoria histórica y para la difusión de la
cultura.

En el mundo antiguo, los archivos la principal función que desempeñaban era

jurídico-política ya que acreditaban los derechos de los soberanos y del Estado.
Esto también se dio en parte de la Época Moderna.

Ya avanzada la Época Moderna, también servirán para acreditar los derechos de

los ciudadanos, es por ello que el S. XVIII-XIX el concepto de archivo será
modificado: “conjunto orgánico de documentos constituido en el desarrollo de una
actividad administrativa y que se conservan para controlar la eficacia del Estado y
como jurisprudencia de su actuación”.

Con el nacimiento de la historiografía en el S. XIX, aparece una función científica

ligada a la documentación archivística. Esto trae la consecuencia de que se mezcle
y trate de igual manera a un museo, una biblioteca y un archivo; debido a que una
obra de arte, una obra literaria y el documento administrativo son materiales con los
que se construye la historia.

En la actualidad, se reconoce que el material existente en los archivos es aquel que

ha sido producido en el momento del desarrollo de una actividad administrativa de
cualquier institución o persona; sin importar cuál sea su soporte; mientras este
material sea la plasmación de un acto que contenga deberes y derechos.
ARCHIVO

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere

al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta
por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se
detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio
Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de

suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica.
Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una
buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se

encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de
información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con Archivos
Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a
la historia y la cultura de sus pueblos.

En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y

ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. A
menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el cierre de un proceso,
como por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el archivo del caso’.

Varias décadas atrás, los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía
la tecnología necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las
compañías comenzaran a ingresar sus documentos en bases de datos, contaban
con inmensos depósitos repletos de altas estanterías, en las cuales se conservaban
cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del
tiempo.

Cabe mencionar que, por diferentes razones, ciertos libros y documentos no

pueden ser descartados para ser reemplazados por una versión digital, ya que
tienen un valor histórico que exige su conservación en formato físico. Sin embargo,
el paso de su contenido a un ordenador, así como su escaneado para ser
visualizado en tres dimensiones resultan ideales para disminuir su deterioro y
permitir a la gente revisarlo y observarlo tantas veces como desee.
La importancia de los archivos en la sociedad

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite
de generación en generación.
3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su
significado.
4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.
5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución
y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve
la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
La necesidad de reconocimiento de los archivos

1. El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas,
culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades.
2. El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y
transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y
colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.
3. La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la
humanidad.
4. La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel,
audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.
5. El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada,
sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección y su
conservación para facilitar su uso.
6. La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o
custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la
información – en la gestión de los archivos.
El compromiso conjunto de trabajo en los archivos

1. Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.

2. Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el ejercicio de
sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos.
3. Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos, incluyendo
profesionales debidamente cualificados.
4. Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren
su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.
5. Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los
derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios.
6. Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los
ciudadanos.