UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

“APOYO EN LAS LABORES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LA UNIDAD DE PROCESOS

TÉCNICOS DE LA DIRECCIÓN DE ADMISIÓN Y CENTRO PRE UNIVERSITARIO DE LA
UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO”

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES REALIZADAS DEL 01 DE OCTUBRE DEL

2007 AL 01 DE MARZO DEL 2008

AUTOR:

Renato Eduardo Sotomayor Bragagnini

CENTRO DE PRÁCTICAS:

Dirección de Admisión y Centro Pre Universitario

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Contenido
PRESENTACION...............................................................................................................................................3

INTRODUCCION..............................................................................................................................................4

1.-DESARROLLO DEL TRABAJO REALIZADO.......................................................................................5

1.1 TITULO DE LA PRÁCTICA......................................................................................................................5

1.2 OBJETIVO GENERAL DE LA PRÁCTICA............................................................................................5

1-3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PRÁCTICA..................................................................................5

1.4 PLAN DE TRABAJO...................................................................................................................................6

1.5 CRONOGRAMA (GANTT)........................................................................................................................8

1.6 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO......................................................................................9

1.7 MARCO TEÓRICO...................................................................................................................................11

1.8 RESULTADOS DE LA PRÁCTICA.........................................................................................................13

2. CONCLUSIONES........................................................................................................................................13

3. RECOMENDACIONES..............................................................................................................................13

4. BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................................................................15

5. ANEXOS........................................................................................................................................................16

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 PRESENTACION
Con el cumplimiento del estatuto de la Universidad Andina del Cusco y los requisitos exigidos por el
reglamento de prácticas pre profesionales de la escuela profesional de Ingeniería de sistemas , para optar el
título profesional de Ingeniero de Sistemas , pongo a vuestra consideración el informe de la realización de
prácticas pre profesionales titulada : “APOYO EN LAS LABORES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS
EN LA UNIDAD DE PROCESOS TÉCNICOS DE LA DIRECCIÓN DE ADMISIÓN Y CENTRO PRE
UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO”.

El presente informe es una descripción de la experiencia profesional y personal obtenida durante el periodo de
las practicas pre profesionales , los mismos que han sido descritos con la mejor claridad posible y con la
debida responsabilidad exigida por parte de la institución , para el análisis de la personas encargadas de
calificar el presente informe.

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 INTRODUCCION
La Universidad Andina del Cusco como ente formador de profesionales en esta área, establece la realización
de las Prácticas Pre Profesionales, a fin de inculcar e incentivar al alumno a identificarse con la Escuela
Profesional elegida y así consolidar de mejor manera los conocimientos adquiridos y proyectarse al servicio
de la sociedad y el país.

El presente Informe ha sido elaborado con el fin de dar a conocer las actividades realizadas durante las
practicas pre profesionales en la Dirección de Admisión y Centro Pre-Universitario, en el periodo
comprendido entre el 01 de octubre del 2007 al 01 de Marzo del 2008.

Esperando haber cumplido los requerimientos que todo estudiante de la Escuela Profesional de Ingeniería de
Sistemas debe cumplir para obtener la aprobación de las practicas, presento él informe para su respectiva
evaluación.

1.-DESARROLLO DEL TRABAJO REALIZADO

1.1 TITULO DE LA PRÁCTICA

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Apoyo en las labores técnicas y administrativas en la unidad de procesos técnicos de la Dirección de
Admisión y Centro Preuniversitario de la universidad andina del cusco

1.2 OBJETIVO GENERAL DE LA PRÁCTICA

El objetivo general de las prácticas pre profesionales realizadas fue el brindar el soporte técnico informático
en los diferentes concursos de admisión tanto en la sede central como en las sub sedes y filial, aplicando y
plasmando los conocimientos adquiridos, durante el paso por las aulas universitarias, además de adquirir
mayor conocimiento y experiencia para un buen desempeño profesional y personal.

1-3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PRÁCTICA

 Llevar el control de la carpeta de inscripción de cada uno de los postulantes.

 Supervisar y capacitar al personal de ventanilla para el registro de los postulantes en el sistema de

Pre Inscripción.
 Apoyar durante el proceso de validación y registro de postulantes para los exámenes de Admisión
ordinario 2007-II y 2008-I
 Atención al cliente en cuanto a brindar información para todas las modalidades de ingreso.
 Mantenimiento de las PCs e impresoras antes de cada proceso de Admisión.

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1.4 PLAN DE TRABAJO

Objetivos Actividades Responsable Periodo de Tiempo

O N D E F M

Brindar información al Público y Informar sobre las Escuelas Renato Eduardo Sotomayor
apoyar en el registro y en la validación profesionales Bragagnini
de inscripción de postulantes para el
proceso de admisión 2007-II Y 2008- Informar fechas de Examen de Renato Eduardo Sotomayor
I, así como también en el concurso de Admisión, fechas de Inscripciones, Bragagnini
exonerados. hora de Examen.

Registrar a Postulante Renato Eduardo Sotomayor

Bragagnini

Tomar fotografía a Postulante Renato Eduardo Sotomayor

Bragagnini

Orientar en la utilización adecuada de Renato Eduardo Sotomayor

Realizar la Capacitación Periódica al los sistemas del DIAD (Pre Bragagnini
personal encargado de ventanilla, con Inscripción)
respecto al proceso de preinscripción
a los distintos exámenes de Admisión. Orientar acerca de las distintas Renato Eduardo Sotomayor
modalidades ofrecidas por la UAC Bragagnini

Objetivos Actividades Responsable Periodo de Tiempo

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 Codificar cada carpeta de inscripción Renato Eduardo Sotomayor
de los postulantes Bragagnini

Llevar el control de la carpeta de Seleccionar y agrupar por cada Renato Eduardo Sotomayor
inscripción de cada uno de los Escuela profesional Bragagnini
postulantes.
Seleccionar y agrupar ingresantes y no Renato Eduardo Sotomayor
ingresantes Bragagnini

Devolución de la carpeta de Renato Eduardo Sotomayor

inscripción a los postulantes que no Bragagnini
ingresaron.

Enviar carpeta de ingresantes a la Renato Eduardo Sotomayor

unidad de trámite documentario, Bragagnini
agrupados por modalidad de ingreso.

Verificar que los PCs cumplan los Renato Eduardo Sotomayor

Mantenimiento de las PCs e requisitos para la instalación de los Bragagnini
impresoras antes de cada proceso de sistemas del DIAD
Admisión
Configurar las impresoras y Renato Eduardo Sotomayor
compartirlas para la impresión de las Bragagnini
fichas de pre inscripción.

1.5 CRONOGRAMA (GANTT)

7
8
1.6 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO

Dentro del periodo de las prácticas pre profesionales se realizaron los siguientes trabajos:

1.- APOYO EN LA INSCRIPCIÓN DE POSTULANTES A LOS CONCURSOS DE ADMISIÓN.

Este proceso se da inicio cuando un postulante ingresa sus documentos (de acuerdo a los requisitos de la
modalidad elegida) a la Unidad de Marketing para su respectiva verificación, si los documentos están
completos y correctos se entrega al postulante la ficha OMR, una vez culminado con el llenado de los datos
solicitados en la ficha OMR (nombres, P.A.P al que postula, edad, encuesta, etc.), el postulante se dirige a la
Unidad de Procesos Técnicos donde la ficha OMR será leída por la Off Scan 5 (scanner de fichas OMR) y a
su vez dichos datos serán añadidos(append) en un archivo de texto plano llamado INSCRIP.dat, luego dicho
archivo y registro de dato es leído por el sistema de captura de datos el cual se encarga de registrar los datos
del postulante en el gestor de base de datos Microsoft SQL Server 2000. Paralelo a este proceso se realiza la
asignación del código a la foto tomada al postulante por el sistema de captura de fotos. Una vez que se tiene
los datos y las fotos en el equipo que trabaja como servidor se procede a la impresión del carnet de
identificación el cual es impreso con el software Card five 6.5 profesional y la impresora Eltron P310 es ahí
donde culmina la labor de inscripción.

Además a este proceso se le puede agregar algunas operaciones como:

- Cambios de modalidad.
- Actualización y modificación de los datos tanto en el INCRIP.dat como en el Gestor de base
de datos Microsoft SQL Server 2000.
- Realizar consultas requeridas por la dirección.
- Asignación de aulas para la realización del examen.
- Publicar listados de los códigos de los colegios de la región.

En el proceso anteriormente descrito lo que se tiene que tener en cuenta, es que en el flujo de los datos tienen
que ser correctos y verídicos, y esto demanda una gran responsabilidad en su manejo.

2.-DESARROLLO DEL SISTEMA DE INSCRIPCIÓN DE LAS SUB SEDES Y FILIALES DE LA

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO.

Al momento de ingresar a realizar las prácticas las sub sedes de Quillabamba, Sicuani, Calca y la filial de
Puerto Maldonado, no contaban con un sistema que le permita la realización del proceso de inscripción de
postulantes. Debido a esto se desarrolló el Sistema de Inscripción de Postulantes para las Sub Sedes Y Filial
de la Universidad Andina del Cusco, el cual fue desarrollado utilizando Microsoft Office Access 2003, una de
las características más importantes de Access es que no solo permite almacenar datos, sino que también se
puede crear formularios, desarrollar código con el editor de código integrado Microsoft Visual Basic 6.3, crear
reportes, consultas SQL. La razón por la cual se uso Access se debe que el requisito mínimo para su uso es
tener instalado Microsoft Access en cualquiera de sus versiones XP, 2003,2007; además que los datos e
interfaces son portables, esto es una característica muy importante para la dirección ya que permite tener a la
mano el registro completo de todos los postulantes, a nivel de toda la Universidad.

Los procesos y módulos que soporta dicho sistema son:

- Registro de los Programas Académicos Profesionales con sus respectivas vacantes.

- Registro de postulantes.
- Registro de las encuestas llenadas por los postulantes.
- Búsquedas de los códigos de los colegios, los cuales son asignados por la Universidad.
- Impresión de carnet de identificación.
- Impresión de reporte para la carpeta del postulante.

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 - Reporte con la información estadística del proceso de admisión.
- Modulo para la preparación de aulas, el cual emite listados de distribución de los
postulantes en sus respectivas aulas, también emite etiquetas las cuales serán ubicadas en
las carpetas del aula.
- Módulo de calificación con sus respectivos reportes de ingresantes y no ingresantes.
- Reportes estadísticos, con el análisis de los datos ingresados en la encuesta.

3.- DESARROLLO DEL SISTEMA DE CAPTURA DE FOTOS.

Como parte de la mejora del proceso de inscripción a los postulantes se implementó el sistema de captura de
fotos que sirve de apoyo al sistema de captura descrito anteriormente.

 Este sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio 2005 en el lenguaje Visual C#, y se
encuentra en funcionamiento en ADMISION01 computadora que soporta el servidor de datos y el
sistema de captura, a continuación se pasa a describir el sistema.

- Un módulo que codifique las fotos de los postulantes en tiempo real, ya que al codificar la
foto de un postulante había que hacerlo de forma manual. Los problemas que ocasionaba
son:

- Un módulo que verifique las vacantes de los postulantes por la modalidad de dirimencia
(primero puestos, deportistas calificados, graduados de institutos y universidades, traslados
internos y externos). Los inconvenientes que producía la carencia de este módulo es lo
siguiente:

 Se tenía que verificar manualmente a todos los postulantes por el examen de dirimencia si este tenía
o no vacante.

- Un módulo que cree una copia de seguridad de INCRIP.dat.

4.- MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.

Dentro Mantenimiento y Soporte Técnico de equipos de Cómputo se realizó un mantenimiento preventivo y

de supervisión del Software instalado en las computadoras de la Dirección, este trabajo consistió en lo
siguiente:

- Desinstalación de Software Sospecho (soporte preventivo).

- Actualización y/o reinstalación del sistema operativo si este era necesario.
- Actualización y/o instalación de Software Antivirus.
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 - Instalación de algún Software que fuese necesario para los equipos de cómputo.

También se cubrió con el mantenimiento de hardware si este era necesario.

5.-DISEÑO GRAFICO DEL MATERIAL DE MARKETING.

El diseño gráfico del material marketing consistió en la elaboración de:

- Trípticos.
- Afiches.
- Propaganda para los diarios escritos.
- Gigantografias.
- Calendarios.
- Tapas para videos desarrollados por la dirección.
- Diseño de los carnets de identificación.

Todo este material fue desarrollado con el siguiente software de diseño de imágenes para computadora.

- Macromedia Fireworks 8 en español.

- Corel draw 12.

También se realizo toma fotográfica de la Universidad (infraestructura, todo tipo de eventos, estudiantes, etc.),
luego estas eran procesadas por el software de la cámara fotográfica Canon Power Shot pro.

1.7 MARCO TEÓRICO

1.7.1 INGENIERIA DE SISTEMAS

La Ingeniería de sistemas es un modo de enfoque interdisciplinario que permite estudiar y comprender la
realidad, con el propósito de implementar u optimizar sistemas complejos. Puede verse como la aplicación
tecnológica de la teoría de sistemas a los esfuerzos de la ingeniería, adoptado en todo este trabajo.
La ingeniería de sistemas integra otras disciplinas y grupos de especialidad en un esfuerzo en equipo,
formando un proceso de desarrollo estructurado.
De forma general, la ingeniería de sistemas es la aplicación efectiva de métodos científicos y de ingeniería
para trasformar una necesidad operativa en una configuración determinada del sistema mediante un proceso
de arriba- abajo (top-down) de establecimiento de requisitos. Selección de conceptos, análisis y asignación
funcional, síntesis, optimización del diseño, prueba y evaluación .Esta orientado al proceso y utiliza
procedimientos de realimentación y control.
Según (Universidad Andina del Cusco, 2014) lo define como otro ámbito que caracteriza a la ingeniería de
sistemas es la interrelación con otras disciplinas en un trabajo transdisciplinario.

De manera equivocada algunas personas confunden la ingeniería de sistemas con las ingenierías de la
computación o en informática, cuando esta es muchísimo más cercana a la electrónica y la mecánica cuando
se aplica.

Características de la Ingeniería de Sistemas

 Es necesario utilizar un enfoque de arriba –abajo (<<top –down>>), viendo al sistema como
un todo.
 Es necesario contemplar todo el ciclo de vida del sistema, tomando en cuenta sus fases que
incluyen el diseño y desarrollo del sistema, la producción y/o construcción, su distribución,
su vida operativa, el apoyo y mantenimiento durante la misma, su baja y retirada (desecho).
 Se necesita realizar un esfuerzo multidisciplinario conjunto(o trabajo en equipo), a lo largo
del proceso de diseño y desarrollo de un sistema, para asegurar que se alcancen todos los
objetivos del diseño eficaz y eficiente.
1.7.2 SISTEMA

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Es un módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El
concepto se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dotados de
organización.
Un sistema conceptual o ideal es un conjunto organizado de definiciones, símbolos y otros instrumentos de
pensamiento (como las matemáticas, la notación musical y la lógica formal), Un sistema real en cambio es
una entidad material formada por componentes organizados que interactúan de forma en que las propiedades
de las partes (denominadas propiedades emergentes), los sistemas reales comprenden intercambios de energía,
información o materia con su entorno.
Existen tres tipos de sistemas reales: abiertos (recibe flujos de su ambiente, adaptando su comportamiento de
acuerdo a esto), cerrados (solo intercambia energía con su entorno) y aislados (no realizan ningún tipo de
intercambio en su entorno).

Principales propiedades de los sistemas:

 Estructura.
 Emergencia.
 Comunicación.
 Control.

1.7.3 ANALISIS DE SISTEMA

El análisis de sistema es el estudio analítico del sistema, para ayudar a quien debe tomar las
decisiones a identificar y seleccionar una alternativa entre un numero grande de ellas. Busca definir y
explicar mediante funciones matemáticas o lógicas el funcionamiento del sistema, los elementos que
lo componen, las interconexiones que existen entre sus elementos, las retroalimentaciones presentes
y presentar mejores alternativas posibles, de acuerdo a los datos suministrados por el analista de
sistemas.

1.7.4 SISTEMA DE INFORMACION

Un sistema de información, es aquel que permite recopilar, administrar y manipular un conjunto de
datos que conforman la información necesaria para que los estamentos ejecutivos de una
organización puedan realizar una toma de decisiones. En resumen es aquel conjunto ordenado de 16
elementos (no necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella información
necesaria para implementar aspectos específicos en la toma de decisiones.

1.8 RESULTADOS DE LA PRÁCTICA

Los resultados obtenidos durante las Prácticas Pre Profesionales contribuyeron a tener un desarrollo
profesional y personal, se lograron cubrir gran parte de los objetivos y metas trazadas al inicio de las
Prácticas Pre Profesionales, entre estos resultados tenemos:

1. Se logró agilizar de gran modo los procesos de admisión en las sub sedes y filial.
2. Mejorar la comunicación con las sub sedes y filial.
3. Unificar la información proveniente de las sub sedes y filial.
4. Reducir en gran parte con los costos que se designaban a la edición del material de
marketing.
5. El material de marketing se diseña y entrega en tiempos cortos de acuerdo a lo que la
dirección lo requiera.
6. Lograr difundir de manera adecuada la importancia del buen uso de las tecnologías de
información para el provecho de la Institución.

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2. CONCLUSIONES

 Algunos usuarios de la Universidad se resisten al cambio que se está dando gracias a las tecnologías
de la información, desaprovechando los recursos que ya se tienen, haciendo que la institución se
atrase tecnológicamente.

 En el trascurso de las practicas se ha detectado la necesidad que existe de la constante capacitación

del personal que labora en las sub sedes y filial, en tecnologías de la información.

 Existe la necesidad de que el área de marketing se implemente con el presupuesto, equipos, personal
y material necesario para poder desarrollar material de alta calidad.

 El cambio constante de las tecnologías de información nos obliga a capacitarnos constantemente.

 El trabajo en equipo es una gran herramienta, que nos ayuda a cumplir con los objetivos
eficientemente.

3. RECOMENDACIONES

 Se deben de enviar observadores a las sub sedes y filial, en cada concurso de admisión,
preferentemente personal que tenga conocimientos del manejo de sistemas de información utilizados
en la dirección y de los procedimientos de todo concurso de admisión.

 La Universidad debería de involucrarse más en la difusión de las tecnologías de información.

 La Universidad debería de promover la capacitación del personal administrativo en sus tareas

específicas para poder brindar un mejor servicio.

 Desarrollar políticas que involucren a las sub sedes y filial en los objetivos, fines y metas de las
Universidad.

 Debido al crecimiento de la Universidad en estos últimos años se deben de crear políticas de

marketing e imagen institucional para poder mostrar a la comunicad cusqueña, la región y el país
todas las ventajas que se tiene al elegir a la Universidad como casa de estudios superior.

 Que las autoridades tomen importancia de la presencia de sistemas de información en las Sub Sedes
y Filial, en todas las áreas y actividades que las necesiten.

13
4. BIBLIOGRAFÍA

 ACCESS 2003: PROGRAMACIÓN CON VBA, Allen G. Taylor, Virginia Andersen.

 C# MANUALES EN LÍNEA, http://www.elguille.info/.
 MSDN LIBRARY FOR VISUAL STUDIO .NET, DE MICROSOFT CORPORATION.
 UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO, Estatuto Universitario.
 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA, Diccionario en línea, http://www.rae.es/

5. ANEXOS
 ANEXO 1: APOYO EN LA INSCRIPCIÓN DE POSTULANTES A LOS CONCURSOS DE
ADMISIÓN.

 ANEXO2: DESARROLLO DEL SISTEMA DE INSCRIPCIÓN DE LAS SUB SEDES Y

FILIALES DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO.

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Ventana principal del sistema.

15
Ventana con información del proceso de admisión.

16
 Modulo de calificación.

Carnet del postulante.

Reporte para el expediente del postulante.

17
 Reporte de ingresantes

 ANEXO3: DESARROLLO DEL SISTEMA DE CAPTURA DE FOTOS.

18
19
Luego de que el sistema cargo el INSCRIP.dat se le hace clic en el botón inicio el cual empieza con
la lectura de los registros que está en el INSCRIP.dat, además de esto procederá a la lectura de las
fotos y su correspondiente codificación.

Si se diera el caso que el postulante no tuviera vacante el sistema lo detecta y se detiene

automáticamente, enviando un mensaje de error, para verificar y corregir el error.

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 La forma como verifica las vacantes es de acuerdo a la tabla de Carrera que se encuentra
en el gestor de base de datos SQL Server 2000.

Carrera nombre descripción DC PP TE GT GI TI TO EA

1 ADMINISTRACIÓN (DIURNO) AD 1 3 2 2 2 1 1 60
2 CONTABILIDAD (DIURNO) CA 1 3 2 2 2 1 1 60
3 DERECHO (DIURNO) DE 1 3 1 1 1 1 1 50
4 ECONOMÍA EC 1 3 2 2 2 1 1 60
5 EDUCACIÓN ED 1 3 1 1 1 1 1 50
6 ENFERMERÍA EN 1 3 1 1 1 1 1 50
7 ESTOMATOLOGÍA OD 0 2 1 1 1 0 0 35
8 DERECHO (NOCTURNO) DN 0 3 1 1 1 1 1 50
9 ING. INDUSTRIAL II 1 3 1 1 1 1 1 50
10 ING. DE SISTEMAS IS 1 3 1 1 1 1 1 50
OBSTETRICIA Y
11 PUERICULTURA OB 1 3 1 1 1 1 1 50
12 PSICOLOGÍA PS 1 3 1 1 1 1 1 50
ADMINISTRACIÓN
13 (NOCTURNO) AN 0 2 0 1 1 0 0 40
14 TURISMO (DIURNO) TU 1 4 2 2 2 1 1 75
15 CONTABILIDAD (NOCTURNO) CN 0 2 0 1 1 0 0 40
16 ING. CIVIL IC 1 3 0 0 0 1 0 50
17 TURISMO (NOCTURNO) TN 0 0 0 0 0 0 0 30

Tabla carrera
Donde:
 DC : Deportistas calificados.
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  PP : Primeros puestos.
 TE : Traslados externos.
 GT : Graduados o titulados de universidad.
 GI : Graduados o titulados de instituto.
 TI : Traslado interno dentro de una facultad.
 TO : Traslado interno fuera de una facultad.
 EA : Examen de admisión ordinario.

El proceso de realizar la copia de seguridad se activa cuando se cierra el sistema, este proceso
consiste en lo siguiente; el INSCRIP.dat que se encuentra en ADMISION03 (computadora que lee las
fichas OMR) es copiado y actualizado en ADMISION01 (computadora con el servidor de datos).

 ANEXO4: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.

22
 ANEXO5: DISEÑO GRAFICO DEL MATERIAL DE MARKETING.

 Tapa del DVD del video corporativo.

23


 Carnet de identificación

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