Teoría de los sistemas.

Los sistemas son un conjunto de diversos elementos que se encuentran interrelacionados y

que se afectan mutuamente para formar una unidad.
La Teoría General de los Sistemas (TGS), fue desarrollada por el biólogo Ludwig Von
Bertalanffy y publicada entre 1950 y 1968. De acuerdo con los especialistas, se puede definir
como una teoría frente a otras teorías, la cual es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que
trata de encontrar las propiedades comunes a entidades llamadas sistemas, busca reglas de
valor general, aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de
sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
El punto clave está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo;
puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un
sistema.
Aunque la TGS surgió en el campo de la Biología, pronto se vio su capacidad de inspirar
desarrollos en disciplinas distintas y se apreció su influencia en la aparición de otras nuevas.
Así se ha ido constituyendo el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los sistemas,
con especialidades como la cibernética, la teoría de la información, la teoría de juegos, la
teoría del caos o la teoría de las catástrofes.
La influencia de la TGS en las Ciencias Sociales es más reciente, donde se destaca la del
sociólogo alemán Niklas Luhmann, que ha conseguido introducir sólidamente el
pensamiento sistémico en esta área.
La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones
fundamentales:
a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose
con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.
b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y
operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la
administración.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine,
excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los
contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su
entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra,
esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y
mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen
porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.
Características de los sistemas.
Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen una distribución que trata de
alcanzar un objetivo.
Globalismo: Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad
del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas.
Entropía: Es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a
medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples.
Homeostasis: Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los
sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente.
Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones
iníciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que
reciba, el resultado es el mismo.
Clasificaciones Básicas de Sistemas Generales
Es conveniente advertir que no obstante su papel renovador para la ciencia clásica, la TGS
no se despega –en lo fundamental– del modo cartesiano (separación sujeto/objeto). Así
forman parte de sus problemas tanto la definición del status de realidad de sus objetos, como
el desarrollo de un instrumental analítico adecuado para el tratamiento lineal de los
comportamientos sistémicos (esquema de causalidad). Bajo ese marco de referencia los
sistemas pueden clasificarse de las siguientes maneras:
a. Según su entitividad los sistemas pueden ser agrupados en reales, ideales y modelos.
Mientras los primeros presumen una existencia independiente del observador (quien los
puede descubrir), los segundos son construcciones simbólicas, como el caso de la lógica y
las matemáticas, mientras que el tercer tipo corresponde a abstracciones de la realidad, en
donde se combina lo conceptual con las características de los objetos.
b. Con relación a su origen los sistemas pueden ser naturales o artificiales, distinción que
apunta a destacar la dependencia o no en su estructuración por parte de otros sistemas.
c. Con relación al ambiente o grado de aislamiento los sistemas pueden ser cerrados o
abiertos, según el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes.
Límites de los sistemas.
Los límites también llamados fronteras son dados arbitrariamente, ya que estos en la realidad
no existen, son predeterminados.
Los sistemas consisten en totalidades, por lo tanto, son indivisibles. Poseen partes y
componentes, en algunos de ellos sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades entre
estos y sus ambientes, pero la demarcación de los límites queda en manos de un observador.
En términos operacionales puede decirse que la frontera es aquella línea que separa al sistema
de su entorno y que define lo que le pertenece y lo que está fuera de él.
Cada sistema tiene algo interior y algo exterior, así mismo lo que es externo al sistema, forma
parte del ambiente y no al propio sistema.
Los límites están íntimamente vinculados con la cuestión del ambiente, lo podemos definir
como la línea que forma un círculo alrededor de variables seleccionadas tal que existe un
menor intercambio con el medio.
Cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos
dentro del mismo, por eso dichos límites tienen por objetivo conservar la integración de los
sistemas, evitar que los intercambios con el medio lo destruyan o entorpezcan su actividad.
Según la TGS un límite es una línea imaginaría que separa a un sistema del suprasistema.
Cuando Bertalanffy y los cibernéticos posteriores teorizaban acerca de este concepto, todo
parecía relativamente claro. Es más, cuando Boulding o Luhmanno y otros muchos autores,
aplicaron el concepto de sistema a la realidad social, parecían tener clara la existencia de
líneas nítidas que separan a un sistema social de otro. No obstante, en la actualidad la
diferencia entre sistemas sociales es más abstracta que real y en muchos casos es
extraordinariamente complejo reconstruir el límite de un sistema empresarial.
Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, es decir, el conjunto de
objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a la vez el sistema
influye sobre el contexto, aunque en una menor proporción, se trata de una relación mutua
de contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistema como en el método científico, existe un concepto que es
común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije, en
términos de sistemas, se llama límite de interés.
Es importante clarificar que sin los límites sería imposible determinar el tamaño del sistema,
ya que al momento que se limita se da una total idea de un sistema.
Subsistemas y suprasistemas.
Al definir un sistema se dice que es un conjunto de elementos que mantienen ciertas
relaciones entre sí para lograr un objetivo común; pero cada uno de esos elementos puede
considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización
existen departamentos (contabilidad, producción, ventas, etc.) cada uno de los cuales puede
considerarse como un subsistema.
Por lo cual podemos decir que un subsistema es un conjunto de partes e interrelaciones que
se encuentran estructural y funcionalmente, dentro de un sistema mayor.
En cada departamento, probablemente existen secciones; por ejemplo, en el departamento de
ventas podría haber la secciones de ventas al por mayor, ventas al por menor, entre otros, las
cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos.
Por otro lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía
nacional, es decir, de un suprasistema.
El país puede definirse como un sistema dentro de un suprasistema mayor, el mundo, y este
a su vez como un subsistema de un suprasistema; el universo.
Por lo tanto un suprasistema, es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista
de pertenencia. En otras palabras, es un sistema mayor que contiene sistemas menores.
Para facilitar la definición de sistemas se debe tener muy claro cuál es el supra (que lo
contiene) y el sub (dentro del sistema), de esta forma se puede definir al sistema en relación
con su medio inmediato y en relación con sus principales componentes.
Entonces, el análisis que desee realizarse sobre las relaciones entre los elementos del
conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, es decir, establecer
cuáles elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto. Pero a pesar de todo existe
dificultad en fijar límites debido a que existe relación entre sistemas.
La organización como un sistema abierto.
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un
organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
 En el crecimiento.
 En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
 En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
 Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades
componentes.
 Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente
heterogeneidad".
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando
las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados
de variables externas y cuando son deterministicos en lugar de probabilísticos. Un sistema
deterministico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un
resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean
conocidas y controlables o previsibles. Según
Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son
controladas dentro de ciertos límites conocidos.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos.
1. Comportamiento probabilístico y no deterministico: la organización es afectada por el
ambiente y dicho ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables. El
comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que
consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento
previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores:
las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son
complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser
comprendido tomando las partes independientemente.
3. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las
demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de
control y de autonomía.
4. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando
se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad
significa transferencia o transmisión de datos en un canal en una sola dirección, por esto a
pesar de que haya cambios en la empresa, los resultados o condiciones establecidos son
alcanzados. El progreso referido al fin deseado, puede ser mejorado cuando se alcanza la
condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente
menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo
pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
5. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema.
Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el
grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
6. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun
de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas.
La comunicación.
Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como el intercambio de sentimientos,
opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de
señales.
Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor.
Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos o estímulos de su medio circundante a
través de vías específicas denominadas entradas.
Por ejemplo una fábrica recibe en sus almacenes materia prima. El almacén constituye una
entrada y la materia prima un insumo. El sistema influye en sus reacciones o respuestas sobre
el medio, empleando vías especificas denominadas salidas.
Por otra parte la comunicación es un mecanismo de control que posee el sistema para asegurar
el logro de sus metas, teniendo en cuenta que en la comunicación pueden encontrar barreras
o situaciones que permitan una mala comunicación entre las partes.
Si la comunicación no es oportuna y eficiente, el sistema no podrá reaccionar (funcionar)
adecuadamente, por lo cual cada organización debe establecer sus canales de comunicación,
tanto internos como externos, que le permitan funcionar adecuadamente.
La comunicación es fundamental para la vida del sistema, en última instancia si el sistema
interrumpe la comunicación con su suprasistema, tiene asegurada la muerte; sin embargo esta
situación es muy drástica.