La organización como componente del proceso

administrativo
Definición
Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que
se establece a partir de elementos compartidos, ideas en común, formas
similares de ver al mundo. Además, es importante para que tal grupo de
personas sea considerado una organización social que exista un objetivo a
realizar, sea este solidario o particular. Esto es así ya que una organización
social debe existir siempre por una razón y no por espontáneas variables
causales (en cuyo caso no estaríamos hablando de organizaciones sociales sino
más bien de expresiones comunes de ciertos grupos sociales). Las fases de la
administración son: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control.

Importancia de la organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
 contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes
y objetivos señalados.

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede
ser considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente
un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se
llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que
presenta la llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es

una forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura
para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se
descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de
ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr
un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del
Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones derivadas de
la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para lograr un fin
específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por
sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos

Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas
y actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita para una
actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la realización de
una finalidad propuesta.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que
simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos
individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas
personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en conjunto
para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de
Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el
trabajo o las actividades sociales a realizar.

En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas

principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas
Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que está
dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella
en todo grupo social.

Informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las

Organización informal:

Organización informal:

 Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas

que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.
 Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.
 La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales
entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
 Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización
formal para el desempeño de los cargos.
 La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no
han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de
los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la
organización formal.

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud. Al departa mentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:

 Listar todas las funciones de la empresa.

  Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de

departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas

de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo
de productos relacionados entre sí.

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza

en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa.
4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente
almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es
servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos

departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una
planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin

interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se
trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
 Autoridad y responsabilidad
La autoridad
La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo
tanto de la persona que lo ocupe) a ejercer discrecionalidad en la toma de
decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de
poder, pero de poder en el marco de una organización.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación

reinante es tal que se confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación,
la autoridad rectamente entendida con el autoritarismo, y la sana democracia con
la anarquía asamblearía. Los detractores de la autoridad olvidad una
observación sociológica básica: la universal necesidad de la autoridad como
instrumento de orden y de economía social. Donde quiera que veamos una
realidad social –desde una tribu primitiva hasta el consejo de administración de
una empresa– allí nos topamos con la observación de hombres y mujeres que
ejercen su influencia y toman iniciativas sobre los demás. Por supuesto, como
toda obra humana, el ejercicio de la autoridad está sujeto a la posibilidad de error
y de corrupción, como decía Aristóteles “el poder corrompe”, pero ello no invalida
su carácter de auténtica exigencia social.

Las dificultades por las que atraviesa el ejercicio de la autoridad en las

organizaciones modernas son el resultado de diversos factores concomitantes:

1. La elevación del nivel educativo, que confiere un mayor criterio e induce a pedir
más protagonismo en las decisiones.
2. La elevación del nivel de vida, que reduce la dependencia económica del sujeto
y que, consiguientemente, le confiere más poder frente a las organizaciones
(como observa Rostow, la difusión de bienes, fruto del crecimiento económico,
genera una difusión del poder).
3. La creciente complejidad del funcionamiento de las empresas; esta complejidad
exige una estrecha coordinación de esfuerzos entre profesionales, que ha de
asentarse más sobre la colaboración que sobre la imposición.
4. El desarrollo de una más clara conciencia de la dignidad humana, que lleva a
pedir más participación
La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de
dar órdenes y esperar que se obedezcan. El principio de autoridad era un dogma
básico de los escritores clásicos. Se le veía como adhesivo que unía a la
organización. Debía delegarse hacia abajo, a los gerentes subordinados,
dándoles ciertos derechos mientras se les fijaban ciertos límites dentro de los
que deberían operar.

Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los

ocupan adquieren por la jerarquía o título del puesto. Por tanto, la autoridad se
relaciona con la posición de un dentro de la organización, y pasa por alto las
características personales del administrador individual. De hecho, nada tiene que
ver con el individuo en forma directa. La expresión “¡el rey a muerto; viva el rey!”
ilustra este concepto. Quienquiera que sea el rey, adquiere los derechos
inherentes a dicho cargo. Cuando queda vacante un puesto de autoridad, la
persona que dejo el puesto ya no tiene ninguna autoridad. La autoridad
permanece con el puesto y su nuevo ocupante.

Cuando delegamos autoridad, delegamos una responsabilidad paralela. Esto es,

cuando a uno se le dan “derechos”, también se adquiere la “obligación”
correspondiente para desempeñarlos. La asignación de autoridad sin
responsabilidad crea oportunidades para el abuso, y a nadie debería tenérsele
por responsable de algo lo que no tiene ninguna autoridad.

En cualquier área de servicios al cliente de una organización, es imprescindible

fomentar la filosofía del servicio, el desarrollo del conocimiento, y el
mejoramiento continuo KAIZEN, entre otros, ya que conforman el principal motor
de los procesos y estrategias planteadas como parte de las funciones y definición
de cada área. Así, una buena conducción o liderazgo en este ámbito, pondría de
relieve la importancia del compromiso con el servicio de los empleados para con
el cliente, el cual es el principal activo de una empresa de servicios. Cuando este
liderazgo sea capaz de inspirar, motivar, enseñar los valores y dirección hacia la
excelencia en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se
comprometan en brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso,
motivación y lograr así, un efectivo trabajo en equipo.

El buen servicio no es una idea romántica más de quienes investigan y enseñan

sobre gerencia. En el mundo cada vez más competitivo en que se desarrollan
hoy los negocios, el servicio es, frecuentemente lo que le permite a una empresa
ganarles en el mercado a otros competidores, por muy grandes que sean.
Un comité es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una
organización, institución o entidad tienen establecidas determinadas
competencias.

Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.

Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una
organización. El Presidente, los Directores Generales y los Directores de las
distintas áreas o departamentos. En las empresas, la Alta Dirección forma parte
del Comité Directivo o Comité Ejecutivo que se reúne con una frecuencia
determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa Compañía. En el
organigrama de las empresas, el cargo más alto es el C.E.O. (siglas del
anglicismo Chief Executive Officer) que en los países de habla hispana se
denomina Presidente.

Son aquellas personas encargadas para un asunto. Órgano dirigente de un

partido político o de una de sus secciones, órgano representativo de los
trabajadores de una empresa o centro de trabajo para la defensa de sus
intereses.

También existen los comités de expertos en alguna materia y son grupos donde
se reúnen para discutir proyectos, teorías o normas referentes a un tema.