CASO: TELEFÓNICA VOZ SOBRE IP EN WXY S.A.

CUESTIONARIO:
1. ¿Cuale es el propósito principal del proyecto, y como soporta el plan estratégico de la
organización (objetivos del negocio)?

El propósito principal del proyecto es la instalación de un nuevo sistema de telefonía, en el

cual los mensajes de voz serán recibidos ya sea a través de teléfono o a través de mail, para
lo cual se reemplazaran los 800 teléfonos de la empresa con teléfonos de tecnología de voz
sobre IP.
Este propósito se alinea con los objetivos de la organización ya que aumenta las ventas, y
disminuirán los costos del personal de ventas ya que podrán acceder a sus mensajes de voz
en cualquier parte del mundo.
2. En este escenario hay una restricción, identifíquela. También hay varios requerimientos que
deben de ser conseguidos con el proyecto. ¿Cuáles son estos requerimientos que los
“interesados” le han encargado a Ud. Como Gerente del proyecto?

La restricción es que el proyecto deberá ser completado en 15 semanas, ya que es un factor

limitante que afecta la ejecución de un proyecto, programa, portafolio o proceso.
Los requerimientos del Gerente de IT son:
 Que el hardware cumpla con aspectos técnicos como: ancho de banda, tráfico de red y
seguridad.
 Documentar toda la configuración del nuevo sistema de telefonía, direcciones IP y la
topología de la red y servidores para el soporte y uso futuro.
 Conocer los planes para soportar ambos sistemas durante el periodo de transición.
 Que la empresa de telefonía de voz sobre IP y el vendedor del Software provean alguna
dirección, guía o ayuda sobre el tema.

Los requerimientos de la Gerente de Recursos Humanos son:
 Entrenamiento para los nuevos usuarios para que sean capaces de usar el sistema de la
forma correcta.
 Entrenamiento en un salón de clases con clases cortas, con una pequeña guía de
instrucciones de uso posterior y plan de soporte post-clase.

3. ¿Hay una relación contractual obligatoria en este escenario?

Si, necesariamente va a tener que existir una relación contractual con la empresa de
telefonía de voz sobre IP, que será la empresa que proporcionara los 800 teléfonos con la
mencionada tecnología, y tienen que brindarnos además el servicio de garantía y seguimiento
post venta de los teléfonos, donde podemos incluir los temas de capacitación requeridos por
el área de recursos humanos.

Así mismo se requerirá un contrato con el vendedor del software, donde se detalle
aspectos requeridos por el Gerente de TI, tales como: ancho de banda, tráfico de red y
 seguridad. También considero pertinente que ofrezca un servicio post venta, que incluya
capacitación, entrega de manuales de uso y guía continua por un periodo determinado.

4. ¿Qué riesgos de alto nivel puede usted identificar en el proyecto en este punto?

El principal riesgo es que el nuevo sistema pueda confundir a los usuarios, ósea a los
vendedores y no permita lograr el propósito de aumentar las ventas y disminuir el costo del
personal de ventas.
Otro riesgo es que en el momento de la transición al nuevo sistema de telefonía existan
problemas con la comunicación, horas sin servicio, etc, y esto vea perjudicado el volumen
de ventas de ese periodo.
Finalmente que no se cuente con los servicios post venta y soporte requeridos en caso de
cualquier falla del nuevo sistema.

5. ¿Qué otra información necesita para ayudar a desarrollar el Project chárter?

Con el fin de desarrollar el acta de Constitución del proyecto nos faltaría datos referidos a:
 Descripción en alto nivel, límites y entregables claves.
 Cronograma de hitos resumido
 Presupuesto resumido
 Requisitos de aprobación del proyecto
 Criterios de salida
 Director del proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad
 Nombre y nivel de autoridad del patrocinador

CONCLUSIONES:

 La empresa WXY S.A. para poder implementar el proyecto de instalación de un nuevo

sistema de telefonía, en el cual los mensajes de voz serán recibidos ya sea a través de
teléfono o a través de mail, para lo cual se reemplazaran los 800 teléfonos de la empresa
con teléfonos de tecnología de voz sobre IP, primero debe de desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto.
 La empresa WXY S.A. no cuenta con toda la información necesaria para desarrollar el Acta
de Constitución del Proyecto.

RECOMENDACIONES:

 Que la empresa WXY S.A. lleve a cabo reuniones de trabajo en equipo a fin de completar la
información requerida, usando técnicas de recolección de datos tales como: tormentas de
ideas, grupos focales y entrevistas. Asimismo si es posible coordinar con expertos en el tema
para que les proporciones asesoría en el tema.
 Determinar lo antes posible el tema de la autoridad y las responsabilidades del director y
demás personal involucrado el proyecto y también de los patrocinadores.
 Determinar el cronograma y presupuestos del proyecto.
COMENTARIOS FINALES:

 De acuerdo a la guía PMBOK® sexta edición, el primer proceso a desarrollar dentro del grupo
de procesos de Iniciación es el desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, esto incluye
desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase del mismo y
documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los
interesados.
 La firma del Acta de Constitución autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe
quedar asignado el nombre del Director de Proyecto, siendo recomendable su participación
en la elaboración del acta, ya que ésta le otorga autoridad para asignar los recursos del
Proyecto.
 Los Proyectos son autorizados por alguien externo al Proyecto, el patrocinador, la Oficina
de Dirección de Proyectos o un comité ejecutivo del portafolio. Cualquiera de ellos debe
encontrarse a un nivel apropiado para financiar el Proyecto. Así mismo, la autorización se
mueve en función de las necesidades internas de la empresa o de influencias externas.
Vincula el Proyecto con la estrategia y el trabajo en curso de la organización.
 El caso planteado nos ayuda a analizar como en la vida real de las empresas es importante
la formulación del Acta de Constitución del Proyecto, a evaluar cada una de las partes
integrantes de esta.

REFERENCIAS

https://www.academia.edu/37404496/PMBOK_6ta_Edici%C3%B3n_Espa%C3%B1ol

PREGUNTAS DEL MATERIAL MULTIMEDIA

1. ¿A cuál de los siguientes grupos pertenece “Desarrollar el Acta de Constitución”?

Rpta: Inicio

El primer proceso es Desarrollar el ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO, el cual

pertenece al INICIO.

2. Un grupo o personas con conocimiento o formación especializada y disponible por

diferentes fuentes como grupos industriales, expertos en materia, etc. ¿Cómo se
denominarían?

Rpta: Juicio de Expertos

El juicio de expertos que se basa en la interacción con un grupo o persona con

conocimientos o formación especializada que está disponible por diferentes fuentes: Otras
unidades de la organización. - Consultores. - Interesados, incluidos clientes y
patrocinadores. - Asociaciones Técnicas y Profesionales. - Grupos industriales. - Expertos
3. “EL … es un documento que autoriza formalmente un proyecto y documenta los requisitos
iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados”

Rpta: Acta de Constitución del Proyecto

Es la definición del Acta de Constitución del Proyecto.

4. ¿Qué entrada proporciona la información necesaria desde el punto de vista del negocio
para determinar la rentabilidad de la inversión?

Rpta: Caso de Negocios

El Caso del Negocio proporciona la información necesaria desde el punto de vista del
negocio, para determinar si la inversión es o no rentable

5. Una vez autorizado un Proyecto, la organización determina la prontitud con la cual debe
ejecutarse y aquí es donde aparece el Caso del Negocio.

Rpta: Falso

La Acta de Constitución del Proyecto

6. El desarrollo del plan de la dirección del proyecto consiste en el proceso que documenta
las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes de
gestión del proyecto.

Rpta: Verdadero

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes de gestión del proyecto. Se elabora de forma
progresiva hasta el cierre del proyecto. Incluye:  Planes de gestión del proyecto
subsidiarios.  Líneas base del proyecto.

7. ¿Cuál de las siguientes opciones no es un componente del Plan para la Dirección del
Proyecto?

Rpta: Plan de la Gestión del Gasto

Existen 13 componentes o planes subsidiarios que pueden incluirse en el Plan para la

dirección del proyecto, ninguno es el Plan de Gestión del Gasto

8. Completa la frase: El equipo de dirección del proyecto, la organización y su factores …

ayudaran al gerente del proyecto a determinar que procesos serán usados en el proyecto.

Rpta: Ambientales

Factores ambientales de la empresa. Se trata de estándares gubernamentales o

industriales, cultura y estructura de la organización y condiciones de trabajo.

9. ¿A qué componente describe la siguiente frase: “Identifica qué estándares de calidad son
relevantes para el proyecto y determina cómo satisfacer los requisitos”?

Rpta: Plan de Gestión de la Calidad

 Plan de gestión de calidad: Identifica qué estándares de calidad son relevantes para el
proyecto y determina cómo satisfacer los requisitos. Describe cómo el equipo de dirección
del proyecto implementará la Política de Calidad, el Aseguramiento de Calidad, el Control
de Calidad y el Mejoramiento de Procesos.

10. Completa la definición de Línea Base de Costos: “Versión aprobada del… por fases del
proyecto, excluida la reserva de gestión, que solo puede cambiar a través de
procedimientos formales de control de cambios”

Rpta: Presupuesto

(C) Línea base de costos Versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto,
excluida la reserva de gestión, que sólo puede cambiar a través de procedimientos
formales de control de cambios.

PREGUNTAS DE DISCUSION GRUPAL

1. ¿Cuáles de los siguientes factores son Restricciones y cuales son asunciones?

1. Los costos no deben sobrepasar los $ 28,000. Restricción. (Factor limitante que afecta la
ejecución de un proyecto, programa, portafolio o proceso.) Esta es una restricción hecha
normalmente con el cliente, siendo ese el monto de inversión del proyecto.
2. La excavadora estará disponible desde el 12 de mayo. Supuesto. (Factor del proceso de
planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba ni demostración.) Dentro de
la ejecución de un proyecto podemos planificar la disponibilidad de los equipos para las
actividades, y ponernos fechas ya planificadas.
3. El producto debe estar listo para diciembre de este año. Restricción. (Factor limitante que
afecta la ejecución de un proyecto, programa, portafolio o proceso.) La fecha de entrega es
importante ya que en base a ello se hace la planificación tanto de operaciones como de
presupuesto.
4. No existirán problemas de clima en la zona de trabajo. Supuesto. (Factor del proceso de
planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba ni demostración.)El clima y
sobre todo los desastres naturales son impredecibles, aunque actualmente se puede hacer
aproximaciones muy cercanas, siempre estaremos hablando de supuestos.
5. La tasa de cambio en el país se mantendrá en S/2.75. Supuesto. (Factor del proceso de
planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba ni demostración.) El tipo de
cambio en un mercado de flotación libre puede variar por diversos factores tanto internos del
país como exteriores, y es casi imposible determinar que se mantendrá estable.
6. La licencia de construcción debe obtenerse a más tardar el 30 de junio. Restricción. (Factor
limitante que afecta la ejecución de un proyecto, programa, portafolio o proceso.) El hecho de
contar con la licencia de construcción en un factor limitante para el inicio de actividades.

2. El acta de constitución del proyecto para la elaboración de un vino Premium acaba de

ser firmada por un prestigioso productor de vinos. Este documento ha sido formalmente
aceptado por el DP y su equipo de trabajo, quienes también han firmado el documento.
En el acta de constitución había una descripción del lugar donde va a desarrollarse el
proyecto, así también limitaciones de costo y tiempo. Estas descripciones del acta de
constitución son:

Respuesta: Ninguna de las anteriores

 Va en la sección Descripción de alto nivel, limites, y entregables claves.

3. Cuatro jefes de proyectos almuerzan juntos y conversan sobre sus proyectos y lo difícil
que resulta la gestión de los interesados, el número de cambios que ellos provocan; la
gestión de los miembros del proyecto para el trabajo en equipo y las ventajas de
organizarse en forma de matriz para que todos trabajen para varios proyectos. ¿Qué es
lo que en verdad deberían hacer cada uno en sus proyectos?

Respuesta: A. Mejorar el control como director del proyecto sobre los recursos

EL Director del proyecto es el que dirige al equipo y a los implicados para que tengan éxito en las
metas marcadas por el proyecto.

4. ¿Cuándo debe crearse el Acta de Constitución del Proyecto?

Respuesta: B. Durante el grupo de procesos de inicio.

Según la Guía del PMBOK®, sexta edición:

“El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la
organización ejecutora y la organización solicitante. En el caso de proyectos externos
generalmente se opta por establecer este acuerdo a través de un contrato formal. El acta de
constitución de un proyecto puede utilizarse incluso para establecer acuerdos internos en el
seno de una organización a fin de asegurar la entrega adecuada de acuerdo con el contrato. El
proyecto se inicia formalmente con la aprobación del acta de constitución del proyecto. Se
selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente
durante la elaboración del acta de constitución del proyecto y siempre antes de comenzar la
planificación”. (Negrita y subrayado es nuestro); es decir el Acta de constitución del proyecto
se crea durante el grupo de Inicio.

5. Los ejecutivos de una organización evalúan a varios candidatos para Gerente de uno de
sus proyectos. Después de varias reuniones deciden que el puesto será ocupado por el
postulante externo que se presentó y documentan adecuadamente el nombramiento. ¿En
qué momento del ciclo de vida del proyecto se encuentran?

Respuesta: A. Inicio
Es la fase donde se elige al Gerente del Proyecto.
Según la Guía del PMBOK®, sexta edición.

“Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente
durante la elaboración del acta de constitución del proyecto y siempre antes de comenzar la
planificación.”

6. Lo más importante del Acta de Constitución del Proyecto debería ser;

Respuesta: C Se autoriza formalmente al director del proyecto a comenzar con el proceso de

planificación.

Lo más importante es desarrollar un documento que autorice formalmente un proyecto y confiera

autoridad al Director del Proyecto para asignar recursos a las actividades.

7. Ud. acaba de crear el Acta de Constitución del Proyecto, pero no ha podido conseguir su
aprobación. Tu gerente y tu jefe te han pedido que el proyecto comience de inmediato.
¿Cuál de las siguientes opciones es la mejor?

Respuesta: B. Mostrar a tu administrador los efectos de proceder sin la aprobación.

La mejor alternativa es hablar con tu superior respecto a todas las consecuencias negativas de
iniciar un proyecto sin la aprobación del Acta de Constitución, ya que de esta manera será
consciente de todos los problemas que se pueden generar a futuro.

8. En un proyecto para la limpieza de residuos petroleros en el océano, se ha aprobado el

acta de constitución que incluye los entregables claves, hitos y roles de los principales
interesados ¿Quién es el principal responsable de crear este documento?

Respuesta: A El patrocinador
Según la Guía del PMBOK®, sexta edición

“Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente
durante la elaboración del acta de constitución del proyecto y siempre antes de comenzar la
planificación. El acta de constitución del proyecto puede ser desarrollada por el patrocinador
o el director del proyecto en colaboración con la entidad iniciadora. Esta colaboración permite
que el director del proyecto tenga una mejor comprensión del propósito, los objetivos y los beneficios
esperados del proyecto. Este entendimiento favorecerá una asignación eficiente de los recursos a
las actividades del proyecto. El acta de constitución del proyecto confiere al director del proyecto la
autoridad necesaria para planificar, ejecutar y controlar el proyecto.”, es decir puede ser emitida por
el patrocinador o por el director del proyecto conjuntamente con la entidad iniciadora, ya que
solamente de esta manera el directo tiene la comprensión del propósito, los objetivos y beneficios
del proyecto.

9. Todas las siguientes son características del acta de constitución del proyecto, excepto :
Respuesta: C. Es emitido por el Director del Proyecto

Según la Guía del PMBOK®, sexta edición

“Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente
durante la elaboración del acta de constitución del proyecto y siempre antes de comenzar la
planificación. El acta de constitución del proyecto puede ser desarrollada por el patrocinador
o el director del proyecto en colaboración con la entidad iniciadora. Esta colaboración permite
que el director del proyecto tenga una mejor comprensión del propósito, los objetivos y los beneficios
esperados del proyecto. Este entendimiento favorecerá una asignación eficiente de los recursos a
las actividades del proyecto. El acta de constitución del proyecto confiere al director del proyecto la
autoridad necesaria para planificar, ejecutar y controlar el proyecto.”, es decir puede ser emitida por
el patrocinador o por el director del proyecto conjuntamente con la entidad iniciadora, ya que
solamente de esta manera el directo tiene la comprensión del propósito, los objetivos y beneficios
del proyecto.