Plan de Mejoramiento Interno I Diciembre 2017

DESCRIPCION DEL HALLAZGO
2. Se evidenció que la totalidad de los procesos no han reportado el seguimiento a la ejecución del
plan de acción a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico con corte a junio 30 de 2014
3. El manual del Sistema Integrado de Gestión se encuentra desactualizado y debe ser ajustado a
requerimientos que exige la norma NTD 001:2011, como alcance, mapa de procesos, referencia de la
caracterización de los procesos, política y objetivos del SIG, referencia de planes estratégicos y
operativos, referencia de procedimientos y requisitos puntuales de cada Subsistema.
4. No se evidencia avance de actualización en las siguientes caracterizaciones: 1. Gestión para la

formación. 2. Apoyo seguridad y soberanía alimentaria. 3. Gestión Jurídica. 4. Gestión de recursos
financieros.
5. No asumieron su responsabilidad y autoridad individual para los Subsistemas de Seguridad y

Salud Ocupacional y Subsistema de Responsabilidad Social del SIG, los designados respectivos del
equipo operativo.
7. La política de administración del riesgo está desactualizada y no contiene los requerimientos que
exige la norma técnica distrital NTD 001:2011, sobre los objetivos de la política, las estrategias y los
riesgos que se van a controlar así como lo relacionado para cada Subsistema.
8. No se evidencian planes de emergencia para puntos comerciales y sedes administrativas de la

Entidad.
12. El plan de comunicaciones tiene prevista su implementación a partir de diciembre de 2014 y la

Circular 157 de 2013 sobre el plan de acción del SIG establece un plan anual.
13. No se evidencia documentación de trabajo o de actualización en los procedimientos obligatorios
de:
* Reporte y control de no conformidades.
* Investigación de accidentes laborales y ambientales.
* Registro, investigación y análisis de incidentes.
* Identificación de peligros y valoración de riesgos.
* Participación ciudadana.
* Normograma.
* Planificación operativa.
* Monitoreo del uso y acceso de los medios de información.
14. Los controles establecidos para la atención de los usuarios se dan a partir de los mapas de
riesgos, pero no están estandarizados ni documentados para el SIG.
15. No existen controles operacionales documentados para seguridad y salud ocupacional, seguridad
de la información y gestión documental.
16. No está documentado el procedimiento de aplicación de encuestas para evaluar la satisfacción de

los usuarios, por tanto no está definida la periodicidad de su aplicación. Tampoco se han aplicado
encuestas de satisfacción a las partes interesadas
17. No se observan que la Dirección de la Entidad, haya realizado las revisiones correspondientes al
SIG. De igual forma, la Circular 157 de 2013 establece como mínimo dos revisiones al año, por tanto
se está incumpliendo este requisito.
1. Se observa la existencia del documento “DE-002 POLÍTICA DE RIESGO” versión 2 del 13 de

febrero de 2016, , sin embargo no se observa en dicho documento el contenido mencionado por la
“Guía para la administración del Riesgo-2011” emitida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública –DAFP, según la cual la política debe contener los siguientes aspectos:
“…
 Los objetivos que se esperan lograr.
 Las estrategias para establecer cómo se van a desarrollar las política, a largo, mediano y corto
plazo.
 Los riesgos que se van a controlar.
 Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento
humano requerido.
 El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.” (sic)
Así mismo, la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción en su numeral 3.1 menciona la
existencia de una Política de Administración del Riesgo de Corrupción y establece los aspectos a
tener en cuenta dentro de esta política.
 Los riesgos que se van a controlar.
 Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento
humano requerido.
 El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.” (sic)
Así mismo, la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción en su numeral 3.1 menciona la
existencia de una Política de Administración del Riesgo de Corrupción y establece los aspectos a
tener en cuenta dentro de esta política.
2. Los controles no se encuentran documentados, ni establecen en su redacción la manera como se

debe realizar el control, los responsables y periodicidad de su ejecución, esto argumentado en el
hecho de que:
• El 84,3% de los controles de riesgos de corrupción NO está documentado.

• El 83,3% de la muestra de los controles de gestión (por procesos) NO está documentado.
Es importante recordar, que ninguno de los controles establecidos en la Entidad es suficiente en su

redacción como para garantizar la aplicación del mismo.
3. No se evidenció la realización de monitoreo y revisión periódica por parte de los líderes de los
procesos, ni planeación para realización de la misma.
2,Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015
y hallazgo 13 del informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, en un hallazgo mayor, así:
En auditoria realizada a los procesos de Talento Humano , Gestion Documental y Recursos

Financieros, en el 2014 y 2015 se establecio que el IPES, contrato con la firma IT-GOP, un
software, en el cual se cuenta con un modulo para cada unos de los procesos auditados,
evidenciando en la auditoria que el proceso de liquidacion de la nomina se realiza manualmente asi
como la interface de los modulos de cartera contabilidad, generando la posibilidad de errores y
reprocesos; igualmente se evidencia que no hay un filtro adecuado que permita mantener la
confidencialidad de la informacion
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNA
FECHA COMUNICACIÓN RESPONSABLE
PROCESO/ACTIVIDAD: Planeación Estratégica y T

Consultar Informes en SIAFI: 4230 Y 4633 (correspondencia interna 2014), 2432 (correspondencia interna
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SAF-SGRSI
9/5/2014 SDAE-OAC
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
9/5/2014 SDAE
SDAE (Todos los

procesos)
SDAE (Todos los

procesos)
5/18/2017
SDAE - Equipo SIG
(Todos los procesos)
5/18/2017
SDAE - Equipo SIG

(Todos los procesos)
SDAE (Todos los

5/18/2017
procesos)
5/18/2017 Todos los procesos
HALLAZGOS REFORMULADOS
Resultado del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 201
6/10/2016 SAF-SDAE
AZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
/ACTIVIDAD: Planeación Estratégica y Táctica

mes en SIAFI: 4230 Y 4633 (correspondencia interna 2014), 2432 (correspondencia interna 2017)
5/25/2016
2/28/2017
5/25/2016
El Subdirector de Diseño y Análisis Estratégico designara a un funcionario

perteneciente a la planta global de esta Subdirección, para liderar el 5/17/2016
Subsistema de responsabilidad social de la entidad.
Actaulizar la política de administración del riesgo, de acuerdo a los lineamientos

establecidos en la norma tecnica distrital NTD 001:2011, con la participación 2/28/2017
del equipo operativo del SIG.
2/28/2017
5/17/2016
Elaborar los procedimientos: Investigación de accidentes laborales y
ambientales, identificación de peligros y valoración de riesgos, participación 5/31/2017
ciudadana y planificación operativa
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
Realizar a partir de la siguiente vigencia las dos revisiones por la dirección al

5/25/2016
Sistema Integrado de Gestión.
Liderar el acompañamiento e cada uno de los procesos de la entidad que

permitan el cumplimiento de la guia del DAFP, respecto a los pasos definidos
para la construcción del mapa de riesgos de corrupción.
a) La gestión del riesgo de corrupción
b) La identificación de los riesgos
c) La construccción del riesgo
d) La valoración del riesgo
e) El analisis del riesgo
f) La ecaluación del riesgo
Integrando estos pasos a los mapas de riesgo por proceso de la Entidad.
Adelantar el despliegue del plan de trabajo de cultura organizacional, mediante

ejercicios de sensibilización y socialización que permita el fortalecimiento de la
administración de los riesgos por proceso de corrupción.
Liderar el acompañamiento en cada uno de los procesos de la Entidad que

permitan el cumplimiento de las estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al ciudadano y especificamente en el primer
componente: Metodlogia para la identificación de riesgos de corrupción y
acciones para su manejo.
Liderar el acompañamiento en cada uno de los procesos de la Entidad que
permitan el cumplimiento de las estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al ciudadano y especificamente en los pasos
definidos en:
Evaluación del Riesgo:

a) La determinación de la naturaleza
b) Documentación de los controles
d) Clases de los controles
o del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
No se conocen acciones formuladas 5/31/2017

SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO REAGRUPADO
Se evidencia el cumplimiento de la acción en el enlace X:\1.Sistema

Integrado De Gestión\13. PLANES Y PROGRAMAS\PLAN DE
ACCIÓN\PLANES DE ACCIÓN 2015 y C N/A
http://www.ipes.gov.co/index.php/informess/2015-04-29-14-54-
09/plan-operativo-entidad.
La SDAE con rad. 0592 del 08/02/2017 informa que: El manual se

encuentra actualizado , la ruta de acceso al documento es: K: / 1.
Sistema Integrado de gestión / 6. Documentos asociados / Porcesos C N/A
estratégicos / Planeación estratégica y táctica / MS-001 Manual de
operaciones
Se evidencia actualización del último trimestre de 2015 y primer

trimestre de 2016 en los formatos de gestión jurídica formatos
contractuales FO-177, 370, 373, 376, 438, 439, 440, 441, 442, 443,
444, 445, 446, 452, Y FO-462, además de los PR-069 Y PR-078, en
C N/A
los formatos de Gestión para la formación NG-004, PR-019 y PR-
038, en los formatos de Apoyo seguridad y soberanía alimentaria
NG-006 y PO-017 y en los formatos de Gestión de recursos
financieros NG-012 y PR-011, 018, 019, 020, 024, 025 Y PR-083.
Con memorando 3806 del 24/06/2016 la SDAE indica que la

responabilidad del Subsistema de seguridad y salud ocupacional
está liderada por los servidores Carlos Corredor y Mauricio Castillo
C N/A
de la SAF; de igual forma para el Subsistema de Responabilidad
Social, la funcionaria responsable es Nury Cruz de la SDAE. Asi las
cosas, se cierra el hallazgo
La SDAE con rad. 0592 del 08/02/2017 informa que: Se encuentra

actualizada, ruta de acceso al documento X:\1.Sistema Integrado De
C N/A
Gestion\4. POLITICAS INSTITUCIONALES /DE-002 Política de
Riesgo
La SDAE con rad. 0592 del 08/02/2017 informa que: Se encuentran

actualizados, ruta de acceso al documento X:\1.Sistema Integrado
De Gestion\11. MAPA DE RIESGOS\PLANES DE EMERGENCIA C N/A
SST, para SEDE ADMINISTRATIVA, PLAZAS DE MERCADO Y
PUNTOS COMERCIALES
El plan de comunicaciones se encuentra en la carpeta de archivo

compartidos, por la ruta compartidos / 13. Planes y programas/ Plan
C N/A
de comunicaciones DE-023 V.1 del 20/11/2015 y tienen vigencia de
un año. Se cierra el hallazgo
Aun no se cuenta con el procedimiento de reporte y control de no
conformidades actualizaado.
Se observa la existencia de radicado IPES 1586 mediante el cual la
SDAE solicitó a la Asesoría de Control Interno la designación de un
Profesional para construir el proedimiento Reporte y control de no
conformidades. Asi mismo se videncia que la Asesoria de Control
A N/A
Interno, dio respuesta a dicho memorando a traves del radicado
1675 de 2017, argumentando las gestiones realizadas para
contribuir co9n la cosntrucción del documento y mencionando que
este documento no debe ser originado unicamente desde el proceso
de auditoría.
Avance del 87,5%
Se encuentran los protocolos de atención al usuario en el documento

Guía Práctica de Servicio al Usuario con el código IN-051 del
24/09/2015 y se evidencian los controles para la atención a través
C N/A
del digiturno en el canal presencial; este control se da en tiempo
real, una vez es atendido el usuario y adicionalmente se realiza un
reporte mensual el cual es enviado a C.I.
Como controles operacionales para Seguridad de la Información, en

el MS-013 Manual del Subsistema de Gestión de Seguridad de la
Información, V.1 del 13/06/2014, en la página 42 se evidencian. Para
Gestión Documental, en el procedimiento PR-064 Administración de C N/A
comunicaciones oficiales V.1 del 30/09/2015 en la páginas 11 y 12
se observa la verificación de datos, y verificación de formato y
contenido.
Con el Instructivo IN-007 del 24/09/2015 denominado Encuesta de

satisfacción de usuarios y partes interesadas, se evidencia su C N/A
documentación.
Se evidencia el cumplimiento de la acción en el Acta No 13 del 31 de

mayo de 2016, se tiene programado realizar la segunda revisión en C N/A
el segundo semestre.
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
Se realizó adición el día 9/12/2016 con el contrato 179 para el

soporte de operación del sistema de información SIAFI. Se esta
ingresando al sistema el contenido presupuestal y contable para el
canje y valiación. Esta pendiente y en proceso para aplicar a la
A N/A
totalidad de las actividades de nómina y cartera.
En el ultimo seguimiento no se aporto evidencias frente a gestion

respecto del hallazgo
PROCESO/ACTIVIDAD
6. No se observa un plan de acción, donde se incluyan objetivos, metas, indicadores y estrategias

que permita realizar un seguimiento y una evaluación a la implementación y montaje de las ZAERT
7. Las ZAERT proyectadas no cuentan con estudios técnicos, económicos y de seguridad definidos;
ni tampoco con los planes de manejo.
1. Incumplimiento del documento “DE-017 Criterios de Focalización” el cual establece en el numeral 8

Los criterios de ingreso, priorización, asignación y egreso de las ferias institucionales (temporales) del
IPES. (Ver Observación 3.1.1.1 y 3.1.1.2)
2. La Entidad aún no cuenta con una reglamentación oficial respecto de las ZAERT, ni evidenció la
presentación de la documentación “borrador” existente ante la Comisión Intersectorial del Espacio
Público. (Ver Observación 3.2.1.2)
3. Se observó que la Resolución IPES 627 del 30 de diciembre de 2014 no se encuentra publicada en
el Sistema Integrado de Gestión, yendo en contravía del principio de publicidad contemplado en el
numeral 9 del artículo 3 y en el artículo 65 del Código Contencioso Administrativo, sobre el deber de
publicación de los actos administrativos de carácter general. (Ver Observación 3.2.1.1)
4. Se evidenció la existencia de un documento nombrado “Zonas de Aprovechamiento Económico
Reguladas Temporales – ZAERT Reglamentación” el cual se encuentra firmado por el anterior
Director General, sin embargo, no se observó la existencia de acto administrativo por el cual se
adopte dicha reglamentación ni su publicación en el Sistema Integrado de Gestión lo que permite
concluir que dicho documento aun no es oficial. Se observa por lo tanto incumplimiento de los
literales c), d) y e) del artículo 21.1 del Decreto 456 de 2013 ya que según este la Entidad debía
contar con la reglamentación y documentación respecto de las ZAERT seis (6) meses después de la
5. No se evidenció la realización de los Planes de Emergencias y Contingencias para cada Feria

Navideña. (Ver Observación 3.1.4)
6. No se observó el registro de los Planes de Emergencias y Contingencias en el Sistema Único de

Gestión de Aglomeraciones – SUGA. (Ver Observación 3.1.4)
3. Falta los contratos de los puntos comerciales C:F.P. Colsubsidio, C.F.P. Ley , C.F.P Rotonda
Chapinero, Centro Comercial Minicentro, Parque de las Flores Cll. 68
4. Se evidencia falta de mantenimiento correctivo, preventivo en 2 puntos comerciales auditados.

Ejemplo: Parque de las Flores Cll. 68 canaletas tapadas y falta de mantenimiento preventivo C.F.P.
Rotonda Chapinero, puertas en mal estado y falta de mantenimiento preventivo.
1. Al revisar los contratos de los gestores y Monitor de Punto de Encuentro (138-220-108-056 / 2015)
no se evidenció la bitácora-cronograma incumpliendo lo dispuesto en la Circular 08 de 2014
2. Se evideneció una fuga de agua en los baños del Punto de Encuentro de las Aguas , se manifestó
que esto sucede hace más de 7 meses , lo que estaría en contravía de los postulados Distritales de
austeridad del gasto , respecto de los niveles de consumo de los servicios de agua potable
3. Al revisar la inspección de los puntos de encuentro , se evidenció el incumplimiento por parte de los
beneficiarios al exhibir mercancias o productos por fuera del Punto Comercial.
4. Se evidenció incumplimiento de los horarios permitidos por parte de los beneficiarios de los
módulos en el P.E. Mundo Aventura cuando realizan el cierre luego de las 11:00 pm
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SO/ACTIVIDAD: Zonas de Aprovechamiento Económico Regula

Consultar Informe en SIAFI: 4698 (correspondencia interna 2014) 287 (correspondencia interna 2017
10/6/2014 SGRSI
10/6/2014 SGRSI
2014/10/06 SGRSI
10/6/2014 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
1/23/2017 SGRSI
PROCESO/ACTIVIDAD: Puntos Comerciales

Consultar Informe en SIAFI: 5077 (correspondencia interna 2014)
10/30/2014 SGRSI-SJC
10/30/2014 SDAE-SGRSI
PROCESO/ACTIVIDAD: Puntos de Encuentro

Consultar Informe en SIAFI: 4035 y 4036 (correspondencia interna 2015)
9/17/2015 SGRSI
9/17/2015 SGRSI-SDAE
9/17/2015 SGRSI
9/17/2015 SGRSI
OS DE AUDITORIAS INTERNAS
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
provechamiento Económico Regulado Temporales - ZAERT

AFI: 4698 (correspondencia interna 2014) 287 (correspondencia interna 2017)
Generar el Plan de Acción ZAERT, de conformidad con los

recursos financieros, físicos y humanos de la Entidad para el 5/20/2016
año 2015
Reiterar solicitudes de conceptos en materia de seguridad a las

alcaldías locales respectivas y hacer seguimiento a su 5/20/2016
respuesta.
Documentos de estudios técnicos, económicos y de seguridad

consolidados para cada uno de los 8 espacios priorizados para 10/20/2015
la implementación de ZAERT
Consolidar el proyecto de Manejo, compuesto por los 3 planes,

para cada uno de los 8 espacios priorizados para la 5/20/2016
impelentación de ZAERT.
Se realizará el ajuste de la modificación del documento formato

"DE-017 Criterios de Focalización", donde se tengan en cuenta
los requisitos para la inscripción y vinculación de las ferias
temporales.
Realizar la aprobación y publicación de los criterios que
conforman el formato "DE-017 Criterios de Focalización", donde
se tengan en cuenta los requisitos para inscripción y vinculación
de las ferias temporales.
Se realizara la publicación en compartidos del Sistema

Integrado de Gestión del Instituo para la Economia Social de la
Resolución 627 de 2014 "Por la cual se expide la
Reglamentación de las Zonas de Aprovechamiento Economico
Regulada Temporal - ZAERT."
Solicitaran la publicación en documentos compartidos del
Sistema Integrado de Gestión del Instituo para la Economia
Social de la Reglamentación de las Zonas de Aprovechamiento
Ecopnomico Regulado - ZAERT.
De acuerdo al Decreto 599 de 2013 articulo 27, para futuras

ferias temporales se realizaran los tramites de ingreso al
Sistema Unico de Gestión de Aglomeraciones conmas de quince
dias de anterioridad.
Se gestionaran ante las entidades de seguridad que estan
relacionadas con el manejo de aglomeraciones, tanto oficiales
como privadas, conb el fin de ingresar la informacióin completa
al SUGA.
En la Realización de las ferias institucionales y/o temporales, en

la cual exista aglomeración se debe realizar el proceso de
registro al sistema SUGA, la información necesaria o pertinente
que se deba tener en cuenta para este procedimiento abarca los
siguientes elementos de acuerdo al aforo: planiometria, planes
de emergencia y contingencia, permiso del administrador del
espacio publico, cantidad de vallas y su respectiva aprobación,
elementos de primeros auxilios o MEC, entidad encargada de
logistica, entre otros, Por todo lo anterior y deacuerdo al decreto
599 de 2013 articulo 14, para futuras ferias temporales se
realizaran los tramites de ingreso al Sistema Unico de Gestión
de Aglomeración con mas de quince dias de anterioridad.
Se gestionaran ante las entidades de seguridad que estan

relacionadas con el manejo de aglomeraciones, tanto oficiales
como privadas, conb el fin de ingresar la informacióin completa
al SUGA.
O/ACTIVIDAD: Puntos Comerciales

tar Informe en SIAFI: 5077 (correspondencia interna 2014)
5/24/2016
5/20/2016
O/ACTIVIDAD: Puntos de Encuentro

Informe en SIAFI: 4035 y 4036 (correspondencia interna 2015)
5/17/2016
5/20/2016
5/18/2016
5/19/2016
SEGUIMIENTO A L
Temporales - ZAERT
Se encuentra en proceso la formulación del proyecto de inversión
por parte de la SGRSI para los proximos 4 años. Estan utilizando la
metodologia del manual para la administración y operación del
Banco Distrital de programas y proyectos. Para dar continuidad a las
ZART, en parte dependería del presupuesto asignado al proyecto.
Se estima un avance del 60%.
Según manifiesta la responsable en la SGRSI, hay actualmente 38
ZAERT preaprobadas por parte del administrador del espacio
público, para el caso el IDU. Los estudios económicos, técnicos y de
seguridad relacionados, estan planeados a partir de junio de 2016.
No se evidencia avance.
Se evidencia la realización de estudios tecnicos de las 6 zonas C
Según manifiesta la responsable en la SGRSI, hay actualmente 38

ZAERT preaprobadas por parte del administrador del espacio
público, para el caso el IDU. Los estudios económicos, técnicos y de
seguridad relacionados, estan planeados a partir de junio de 2016.
No se evidencia avance.
Se observa la existencia de acta de la Comisión Intersectorial del

Espacio Publico del dia 3 de Julio de 2014, la cual certifica la
aprobación por parte de la comisión del proyecto reglamentación
ZAERT. Asi mismo se observó que la Resolución 627 de 2014 fue
publicada en el sistema integrado de gestión el 06/03/2017, asi
mismo se publico un documento denominado reglamento ZAERT.
AVANCE 100
la Resolución 627 de 2014 fue publicada en el sistema integrado de

gestión el 06/03/2017. AVANCE 100
Se evidenció la publicación del documento reglamentación ZAERT
en el SIG. AVANCE 100
Realizado el seguimiento se indicò lo siguiente:
* De 72 Modulos en Kenneddy Central hay 72 beneficiarios y solo
58 con contrato vigente. No se realizò el total de contratos debido al
incumplimiento del reglamento DG-180 (Mora e incumplimiento).
* De 23 mòdulos en Minicentro, hay cero (0) beneficiarios y Cero
A N/A
contratos.
* De 35 Mòdulos en Rotonda Chapinero hay 11 beneficiarios pero sin
contrato vigente.
* De 44 Mòdulos hay 43 beneficiarios pero sin contrato vigente. Por
lo anterior, el Hallazgo continùa abierto.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de

mayo de 2016 por la asesoria de control interno, Se agrupan los
hallazgos 4 del informe 5077 de 2014, hallazgo 2 del radicado 4035
y 4036 de 2015, hallazgos 3 y 4 del radicado 5082 de 2015, en un
C X
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No.1 de los
reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el
proceso "Palneación Estrategica y tactica "por lo que se cierra este
hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Se evidencia la realización de la bitácora en los contratos del

personal encargado de los puntos de encuentro, aunque no se C N/A
evidencia diligenciamiento de acciones correctivas.
C X
hallazgo mayor,Este se agrupo en el hallazgo No. 1 de los
Se evidencia actas de seguimiento y cumplimiento del reglamento en
C N/A
lo relativo a la ubicación de la mercancia.
Se evidencia cumplimiento del horario de cierre en los locales

C N/A
comerciales de los puntos de encuentro
FECHA
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
TO A LA ACCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
Se informa por parte de la subdirección que el plan para 2017 esta en aprobación, sin embargo no
se observa evidencia de lo informado.
Se informa por parte del area que hasta no ser aprobado el espacio como ZAERT definitiva no se
realiza la solicitud a las alcaldias de concepctos en materia de seguridad. Adicionalmente se aclara
que luego de mesas de trabajo con el IDU en junio de 2016 se paso de 33 posibles espacios a 3
preaprobados.
Se informa por parte del area que hasta no ser aprobado el espacio como ZAERT definitiva no
puede emitirse un plan de manejo, ya que aun no hay espacios definitivos. Adicionalmente se
aclara que luego de mesas de trabajo con el IDU en junio de 2016 se paso de 33 posibles espacios
a 3 preaprobados.
Se informa que el DE-017 ya esta actualizado sin embargo no se evidencia el soporte por tal razon
no es posible cerrar el hallazgo hasta tanto no se cuente con dicho documento
Se informa que el DE-017 ya esta actualizado sin embargo no se evidencia el soporte por tal razon
no es posible cerrar el hallazgo hasta tanto no se cuente con dicho documento
Se observa la existencia de acta de la Comisión Intersectorial del Espacio Publico del dia 3 de Julio
de 2014, la cual certifica la aprobación por parte de la comisión del proyecto reglamentación
ZAERT. Asi mismo se observó que la Resolución 627 de 2014 fue publicada en el sistema
integrado de gestión el 06/03/2017, asi mismo se publico un documento denominado reglamento
ZAERT. AVANCE 100
la Resolución 627 de 2014 fue publicada en el sistema integrado de gestión el 06/03/2017.

AVANCE 100
Se evidenció la publicación del documento reglamentación ZAERT en el SIG. AVANCE 100
A la fercha no se han realizado ferias, la feria de la madre no se realizó por que no hubo quorum y
por ordenes de la dirección.
A la fercha no se han realizado ferias, la feria de la madre no se realizó por que no hubo quorum y
por ordenes de la dirección.
Se informa por el area que ya existe planimetria en cuanto a ferias institucionales, sin embargo
ninguna de las ferias institucionales cuenta aun con registros en SUGA. En cuanro a las ferias
temporales se reitera que en 2017 no se ha realizado ninguna.
Se informa por el area que ya existe planimetria en cuanto a ferias institucionales, sin embargo
ninguna de las ferias institucionales cuenta aun con registros en SUGA. En cuanro a las ferias
temporales se reitera que en 2017 no se ha realizado ninguna.
Se informo por parte de la SGRAS y se obervó segun bases de datos que:
El Punto Comercial C.C. Minicentro cuenta con 27 módulos, de los cuales hay:
• 17 Módulos desocupados.
• 05 Módulos con contratos vencidos.
• 03 Módulos con contratos vigentes.
• 02 Módulos ocupados en proceso de restitución. (sin contrato)
El Punto Comercial Kennedy Central cuenta con 72 módulos, de los cuales hay:
• 02 Módulos con ocupación irregular.
El Punto Comercial Rotonda Chapinero cuenta con 35 módulos, de los cuales hay:
• 20 Módulos desocupados.
• 08 Módulos con contratos vencidos, (1 Modulo en proceso juridico para recuperación).
• 02 Módulos en Ocupación de Hecho.
El Punto Comercial Parque de las Flores Calle 68 cuenta con 44 módulos, de los cuales hay:
• 01 Módulo con contrato vigente.
Sin embargo hace falta conocer cuales de los contratos vencidos tendran renovación, asi mismo se
observa que aun existen ocupaciones irregulares. Pór lo anterior el hallazago se mantiene.}
ESTADO
C
C
A
A
C
HALLAZGOS DE
DESCRIPCION DEL HALLAZGO FECHA COMUNICACIÓN
PROCESO/ACTIVIDAD: Apoyo al si
Consultar Informes en SIAFI: 2788 (corresp
1. Los coordinadores designados no cuenta con una función específica de cobro persuasivo que
6/4/2014
facilite la labor de recuperación de la cartera.
2. Las 19 plazas de mercado no tienen mapa de riesgo actualizado, teniendo como antecedente que
en la auditoria del año 2012 efectuada por esta Asesoría de Control Interno, se había planteado esta 6/4/2014
misma inconformidad y no se observó avances sobre las acciones planteadas.
3. El archivo de las plazas no cumple con la Ley 594 /2000 en si Titulo IV Artículos
11,12,13,14,18,19 y parágrafos 1,23 y Titulo XI , Artículos 46,47,48,49. En cuanto ley de archivo y 6/4/2014
manejo del mismo.
4. Se adjudican puestos y no llegan los contratos, ni los valores a cancelar por cada puesto. Como es
el caso específico de la plaza de mercado Samper Mendoza, la cual adjudico 40 puestos, para los
6/4/2014
vendedores de hoja de plátano y no han cobrado por el aprovechamiento económico del mismo,
generándose un presunto detrimento al patrimonio del IPES.
8. La clasificación de residuos sólidos no se hace adecuadamente, y en el caso de hacerlo cuando

llegan al shut de basuras los revuelven, con excepción de la plaza de mercado Las Ferias y 20 de 6/4/2014
Julio
9. Se evidencia falta de mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo en todas las plazas de
mercado, La plaza de mercado Trinidad Galán presta la impresora a la subgerencia administrativa y
6/4/2014
no se le ha descargado de sus inventarios y la impresora de la plaza de mercado las cruces también
fue trasladada y no se ha sacado del inventario
10. De acuerdo a la revisión selectiva de los recibos de recaudo de cartera No C32052, C32053,
C32054, C32055, C32056 y C32057 de la Plaza Samper Mendoza el cual deben ser diligenciados en
su totalidad no cumple con el lleno de los requisitos, como es el número de cedula de ciudadanía , la
6/4/2014
firma de quien entrega los dineros, lo que genera la no identificación completa del usuario al cual se
efectuó el cobro y se evidencia que en la mayoría de recibos la firma la hace quien recibe el dinero y
no quien lo entrega..
11. Se verificó el contrato No 1858 de 2013 entre el IPES y Juan Sebastián Reyes quien es el
coordinador de la plaza del Samper Mendoza y los dos (2) auxiliares, quienes hacen el recaudo de
los pagos que hacen los vendedores itinerantes de las hierbas por el uso y aprovechamiento
económico puestos de trabajo , si bien cierto no presenta una póliza que ampare los dineros que 6/4/2014
estos contratistas recauda, también es cierto que estos contratistas dentro de sus funciones no
puede recaudar ni administrar dineros provenientes al uso y aprovechamiento de los módulos de la
plaza , por la cual se puede generar una posible pérdida de estos recursos.
1. No coinciden los valores del número de contratos legalizados sumados al número de contratos de
hecho frente al total de Número de puestos asignados a excepción de las plazas Siete de Agosto y 11/9/2015
Los Luceros (ver detalle numeral 1.2.)
2. En la evaluación de la base de datos de cartera para la facturación de las plazas se encontraron

inconsistencias como los mismos nombres del tercero diferentes, terceros con locales registrados en
11/9/2015
dos y hasta tres plazas y números de cédulas inexistentes o con series totalmente erradas (ver
detalle numeral 1.4.)
3. El cronograma de mantenimiento para las plazas se está incumpliendo; si hay ajustes deben ser
soportados teniendo en cuenta la priorización de necesidades de mantenimiento relacionadas en el
11/9/2015
memorando 00110-817-003471 del 24/08/2015 enviado de la SESEC a la SDAE. (ver detalle
numeral 1.5)
4. No se estableció ninguna priorización a los requerimientos de Salud pública hechos a las

diferentes plazas de mercado exponiendo a la Entidad a sanciones, multas o hasta el cierre de las 11/9/2015
plazas. (ver detalle numeral 1.7)
5. No se evidencia retroalimentación del reporte de servicios públicos para las plazas, que permita
justificar picos, aumentos o disminuciones en consumos y valores registrados. (ver detalle numeral 11/9/2015
1.6)
6. En la totalidad de las plazas visitadas los planes de saneamiento básico estás desactualizados (ver
11/9/2015
detalle numeral 1.7)
7. No hay unificación de reportes para residuos sólidos, orgánicos y reciclajes generados en las
11/9/2015
plazas y en algunos casos no se están llevando. (ver detalle numeral 1.7)
8. No se está recogiendo el reciclaje por personas u organizaciones autorizadas en cumplimiento a
11/9/2015
los requisitos legales, y tampoco se está llevando el registro respectivo. (ver detalle 1.7.5.2)
9. No se evidenciaron estrategias o acciones concretas en cumplimiento al Acuerdo 489 de 2012

11/9/2015
sobre el plan de abastecimiento y seguridad alimentaria. (ver detalle numeral 1.7)
10.Se está incumpliendo el Plan de Gestión de Cartera –Proyecto 704 en relación a los siguientes
11/9/2015
aspectos:
11. La entidad tiene una cartera mayor a 360 días superior al 50% del total de la cartera, lo cual
genera riesgo en la recuperación de la misma y evidenciándose un posible detrimento patrimonial por
falta de gestión de cobro oportuno. (Ver detalle numeral 1.8.1.) Algunos deudores en mora, indicaron
que en los requerimientos de pago que el IPES les envía existen diferencias y contradicciones.
Algunos ejemplos son los siguientes: Sandra Milena Salamanca, Puestos No. 130-35; 130-36;
130-37 Plaza Fontibón Puesto No. 130-35 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de
mayo de 2015 por valor de $ 3.186.088 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de
mayo de 2015 por valor de $ 7.130.951 Requerimiento SAF de 3/09/2015 con corte a 28 de julio de
2015 por valor de $ 3.247.448Puesto No. 130-36 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 11/9/2015
mayo 31 de 2015 por valor de $ 7.130.951 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a mayo
31 de 2015 por valor de $ 3.507.294 Requerimiento SAF de 03/09/2015 con corte a julio de 2015 por
valor de $ 3.574.086Puesto No. 130-37 Requerimiento de 23 de julio de 2015 con corte a 31 de mayo
de 2015 por valor de $ 3.902.085 Requerimiento de 23 de junio de 2015 con corte a 31 de mayo de
2015 por valor de $ 7.130.913 Requerimiento SAF de 03/09/2015 con corte a 28 de julio de 2015 por
valor de $ 3.975.681 Arias Hugo Puesto 120-204 Plaza 7 de Agosto, Requerimiento de 13/03/2014
con corte a 28 de febrero de 2014 por valor de $ 8.568.684, Requerimiento de 13/03/2014 con corte a
28 de febrero de 2014 por valor de $ 2. 544.126
12. La Entidad proyecto las actividades de Recaudo y Cobro Persuasivo a través del Procedimiento
PR-060 teniendo como base la Resolución 291 de 19 de agosto de 2014, sin embargo, hace falta su
socialización con los coordinadores y gestores de plazas, quienes expresaron la necesidad de definir
los parámetros para realizar el cobro de cartera. Por otra parte, se conoció que no pueden enterarse
de todos los pagos realizados en un mes debido a que el consolidado que envía cartera llega entre 1 11/9/2015
y 2 meses después. Frente a ésta situación algunos coordinadores y gestores han diseñado registros
(provisionales) para hacer seguimientos a la realización de pagos mensuales a través del registro de
colillas y/o de registros en Excel. Por lo anterior, se evidencian dificultades para conocer el estado
actual de cartera y la falta de instrumentos adecuados para la gestión de cobro y su control.
1. Durante el desarrollo de la Auditoría al grupo de cartera se evidencio Incumplimiento del objetivo
mismo del cobro persuasivo, existen falencias en el desarrollo de cada una de las fases o etapas y
no se evidencia la Eficacia y Eficiencia definidas como parámetro de cumplimiento del objeto mismo
del cobro persuasivo. En términos generales la gestión de recuperación de cartera no avanza de
manera que sea perceptible el cumplimiento normatividad vigente. Se encontró que algunas de las
causas se relacionan principalmente con la no disponibilidad de los documentos necesarios que
permitan la configuración de obligaciones claras y expresas, para que puedan hacerse exigibles. Por
otra parte, se evidenció que la organización administrativa implementada, la división del trabajo
3/29/2017
adoptada al interior del grupo de cartera; así como, la definida por SESEC –Subdirección con la que
comparte su responsabilidad-, no es la más adecuada para avanzar en el cumplimiento de las
exigencias legales. Por lo anterior, los resultados de la gestión de recuperación de cartera durante el
periodo comprendido entre el 30/09/2015 y 30/11/2016 son de muy bajo impacto. Así mismo ponen
en riesgo el cumplimiento de la normatividad establecida para adelantar procesos de Depuración de
Cartera. Todo lo anterior, imposibilita que la Entidad conozca con certeza la información financiera de
sus activos y ponga en riesgo de pérdida la existencia de los mismos. Ver Radicado 1558 de
29/03/2017
2. Se evidenció que la Entidad no dispone de un Plan Formalizado para adelantar de manera

organizada y sincronizada el desarrollo de las actividades de recuperación y depuración de cartera.
3/29/2017
Por lo anterior, se observa el desarrollo de esfuerzos aislados y acciones no integradas ni
sostenidas en el tiempo, con bajos resultados. Ver Radicado 1558 de 29/03/2017
3. Se evidenció que la Carpeta de documentos del Comité de Cartera no presenta Actas diligenciadas
de manera completa, de Cinco (5) Actas consultadas y/o aportadas por el Grupo de Cartera, tres
(3) de ellas están por terminar o en borrador o por completar y firmar. Dado lo anterior, se evidencia
3/30/2017
retraso en el cumplimiento de obligaciones tendientes a la recuperación de Cartera de la Entidad. Por
otra parte, no se evidenció el reporte de informes gerenciales periódicos en los que señale los logros
alcanzados. Ver Radicado 1558 de 29/03/2017
1. Se evidenció incumplimiento de los términos definidos para la implementación de la Resolución

290 de agosto 19 de 2014, con el consecuente inició de labores de acompañamiento y apoyo para la
conformación de los Comités de Plazas y Comités de Desarrollo Integral, en las Plazas de Mercado
de Fontibón, San Carlos, San Benito y el Carmen hasta el segundo semestre de 2016. Situación que
materializó entre otros, el riesgo de incumplimiento de la actividad de Plan Operativo “Fortalecer las
instancias de participación de los comerciantes de todas las plazas (Comités de Plazas y Comités de 3/16/2017
Desarrollo ntegral), mediante capacitación y asistencia técnica. Esta situación, generó además
pérdida de credibilidad y desgaste administrativo relacionado con el desarrollo de la convocatoria y
conformación tardía del Comité de Plazas de Fontibón, San Carlos, San Benito y el Carmen, dado
que la Entidad con la expedición de la Resolución 018 de 2017 deroga la conformación de los
Comités de Plaza. Ver Radicado 1361 y 1362 de 16/03/2017.
2. Se evidenció que las solicitudes presentadas por los usuarios de las plazas de mercado radicadas
ante el IPES, tardaron entre CINCO Y TRECE MESES para ser tratadas en la celebración del Comité
de plazas respectivo. En Acta de Comité de Plazas de Kennedy de agosto 10 de 2016 se evidenció
que de 40 solicitudes de asignación de módulos, 12 usuarios desistieron de su solicitud llegado el
momento de la celebración del Comité. Debido a los plazos demasiados amplios para la celebración
del comité, en donde de daría respuesta a las solicitudes presentadas por los usuarios ante el IPES
se configura el desistimiento de éstos. Por otra parte, se evidenció un bajo o nulo seguimiento a los
temas tratados en los Comités. Esta situación riñe con la intención que tiene la Entidad de
3/16/2017
incrementar la ocupación de las plazas. Así, en el Plan Operativo de la vigencia 2016 para el primer
semestre se plantearon dos actividades cuyo éxito dependía del desarrollo de dichos Comités: a)
Formalizar y legalizar la relación de los comerciantes que ocupan hoy los espacios en las plazas de
mercado administradas y b) Asignar los espacios nuevos en plazas de mercado distritales. El
incumplimiento de estas dos actividades afecta los objetivos organizacionales y materializa los
siguientes riesgos: de a) pérdida de ingresos por bajo índice de ocupación de espacios en las plazas
y b) incremento de cuentas de Orden de cartera por ocupación de hecho. Ver Radicado 1361 y 1362
de 16/03/2017.
Dado que las Resoluciones 290 de 2014 y 018 de 2017 plantearon la creación del Comité de
Desarrollo Integral indicando que “con el fin de apoyar las actividades propias de las plazas distritales
de mercado y articular los programas de comercialización al (…) –PMASAB-, los Comités de
Desarrollo Integral entendieron la existencia de un campo de acción bastante amplio como para dar
tratamiento a todos los temas y situaciones que se presentan. Razón por la cual, en mayor o menor
medida en todas las plazas de mercado, se ha planteado la necesidad de constituir “Fondos de
recursos” para cooperar con la solución y atención de las necesidades presentadas. Bajo estas
condiciones, se evidenció el manejo de fondos provenientes de la explotación de dos espacios
3/16/2017
anexos a la Plaza de Las Ferias que funcionan como dos parqueaderos. Estos espacios vienen
siendo usufructuados por el Comité de Desarrollo Integral, el cual invierte su producido en obras de
mejoramiento locativo, entre otros. De acuerdo con lo anterior, los Coordinadores de Plaza, actuando
bajo el Rol de Secretario Técnico del Comité han debido ser partícipes de procesos de contratación
firmados y autorizados por ellos, lo cual se sale del ámbito jurídico de sus competencias teniendo en
cuenta el Alcance de las Funciones descritas en el Manual de Funciones para el Servidor de Planta
designado y/o las obligaciones contractuales del particular contratado, según sea el caso. . Ver
Radicado 1361 y 1362 de 16/03/2017.
RESPONSABLE ACCIONES FORMULADAS
FECHA
TIVIDAD: Apoyo al sistema de seguridad y soberania alimentaria

onsultar Informes en SIAFI: 2788 (correspondencia interna 2014) y 5082 (correspondencia interna 2015)
1. Revisión de los reglamentos emitidos por el Instituto de
manera acuciosa para determinar si procede la asignación de
SESEC 10/19/2015
una función específica de acuerdo con lo establecido en el
manual de funciones y los reglamentos vigentes
2. Caracterización del proceso misional de Gestión para la

SESEC-SDAE 5/20/2016
Soberanía y Seguridad Alimentaria y nutricional
3. Brindar el apoyp que corresponda a la SAF (proceso de

recursos financieros) en documentos e información para que se
SESEC- SAF 5/20/2016
puedan iniciar los procesos de cobro persuasivo, coactivo y
depuración de cartera
1. Caracterización del proceso misional de Gestión para la
SESEC- SDAE 5/19/2016
Soberanía y Seguridad Alimentaria y nutricional
2, Asisitir a las reuniones convocadas por la SDAE para ajustes

SESEC- SDAE 10/19/2015
de la política y definición de metodología
SESEC- SAF 1. Recibir los muebles de archivo y utilizarlos para tal fin 10/19/2015
2, Asistir a las capacitaciones programadas por gestión

SESEC-SAF 10/19/2015
documental
3, Organizar el archivo de gestión de acuerdo con los

SESEC-SAF lineamientos, el apoyo y el acompañamiento del proceso de 5/20/2016
gestión documental
1. Diseñar un modelo tarifario diferente a ser aplicado a este
SESEC- SJC 10/19/2015
grupo de comerciantes
2, Solicitar concepto a la SDAE frente a la aplicación de las

SESEC-SDAE 5/20/2016
tarifas
SESEC-ACI 3, Consultar a la oficina de Control Interno 10/19/2015
1. Adecuación de cuartos de residuos de las plazas de mercado

SESEC - SDAE 5/20/2016
distritales
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera a través
SESEC- SAF-SDAE 5/19/2016
de comunicación interna, el descargue respectivo
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera ajustar

SESEC - SAF los formatos de recibo de recaudo de los comerciantes de los 5/24/2016
mercados itinerantes.
1. Solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera la

SESEC - SAF elaboración de un procedimiento institucional para realizar el 5/24/2016
cobro a los mercados itinerantes
SESEC- SJC 5/24/2016
SESEC - SAF 5/24/2016

SESEC - SAF 5/20/2016
SESEC 5/19/2016
SESEC 5/24/2016
SESEC 5/20/2016
SESEC - SAF 5/24/2016

SESEC - SAF 5/24/2016
SESEC - SAF 5/24/2016

SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
SESEC-SAF
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO REAGRUPADO FECHA
a alimentaria
Según acta del 22/04/2015, se revisó el reglamento para plazas para
determinar la responsabilidad de los coordinadores sobre esta C N/A
actividad. y si hay responsabilidad sobre el cobro persuasivo
Se encuentra en proceso de revisión y actualización la

caracterización del procesos de Gestión para la Soberanía, A N/A 5/31/2017
Seguridad alimentaria y nutricional, con el apoyo de la SDAE.
Frente a los tres temas relacionados, se establece lo siguiente:

Cobro Persuasivo: Se realiza de forma trimestral y de enero a marzo
el área de cartera envió un informe a las plazas sobre Circularización
en plazas de mercado; el % de recuperación según reporte es del
6,84%. Han emitido 2.476 Circulares y de estas 1.477
Circularizaciones con pago que representa el 59,65%.
Cobro Coactivo: No hay reporte de realización de jornadas , A N/A 5/31/2017
porque no hay ninguna solicitud formal al respecto en el área de
Jurídica, de conformidad con el proceso de cobro coactivo.
Depuración de cartera: En el mes de diciembre de
2015 se realizó la última depuración de la cartera y se espera la
realización del Comité de Sostenibilidad financiero para la
aprobación de conceptos e iniciar una nueva depuración.
Mapa de riesgos de gestión del proceso de apoyo al sistema de
seguridad y soberanía alimentaria no hay. Manifiestan los
responsables que hay avances frente a la identificación y análisis de
algunos riesgos del proceso. Asi mismo se comprometen a que el 24
A N/A 5/31/2017
de junio de 2016, tendran un producto totalmente terminado, es decir
la identificación, análisis y valoración de los riesgos del proceso, en
el formato respectivo, entregado a la SDAE para su validación y
posterior publicación en el archivo de compartidos
En acta del 3 de junio de 2015, se evidencia según listado de

asistencia, la participación de los responsables de la SESEC para
construir el mapa de riesgos de las plazas. Si bien las dos C N/A
actividades se realizaron , los mapas de riesgos de las plazas no
estan.
Todas las plazas recibieron los archivadores metálicos durante el
C N/A
primer semestre del año.
Según la Circular No. 24 de 2015, el área de Gestión documental
propgramó las capacitaciones sobre el tema, a las cuales asistieron
C N/A
los coordinadores y el personal de apoyo de las plazas, los días 4, 5,
17, 19 y 22 de junio de 2015
Esta en proceso de organización, ya se cuenta con la compra de
carpetas y cajas adeucadas para el alamacenamiento del archivo. A N/A 5/31/2017
30%. Soportes en la carpeta digital
Para la plaza del Samper Mendoza se envío un memorando sobre la
C N/A
viabilidad del cobro para la hoja de tamal a la ACI.
Se evdencia listado de Contratos celebrados con 40 vendedores de
hoja de tamal de la plaza Samper Mendoza. Se aportan 3
A N/A 5/31/2017
Ejemplares de cuenta de cobro por el uso y aprovechamiento del
espacio.
Con radicado No. 0628 del 25/02/2015 Control Interno manifiesta
que es excluyente para la plaza sobre el cobro de la hoja del tamal y C N/A
recomienda no hacerlo
La subdirección informó sobre la adecuación de 7 cuartos de

almacenamiento de residuos de esto se evidenciaron fotografias de
algunos de los cuartos. Adicionalmente se observan fotografias de A N/A 5/31/2017
algunas de las plazas en las que se puede evidenciar la clasificación
de los residuos incluso en el cuarto de basuras.
El auditado manifiesta que las impresoras contentivas del hallazgo
de acuerdo a la toma de inventarios del 2014, se encuentran en
cada una de las plazas referidas, sin embargo al analizar la
documentacion que se entrega como soporte de dicha actividad se
observa que:
a. los documentos que muestran la toma de inventarios de 2014, se
encuentran sin fecha y sin firma de funcionario del area de recursos
A N/A 5/31/2017
fisicos.
b. no se evidencia toma de inventarios reciente que de cuenta del
inventario de las dos plazas
c. no se evidencia el contro por parte de la Subdireccion
Administrativa y Financiera entre las areas de recursos fisicos y
servicios generales cuando se hacen traslados de elementos entre
puntos.
No se registran avances sobre esta acción A N/A 5/31/2017
Las subdirecciones no han formulado las acciones pertinentes al

cierre de este hallazgo, al indagar se manifiesto que tienen en A N/A 5/31/2017
agenda reuniones con la SDAE para la formulación de la misma.
No se evidencia avance alguno. A N/A 5/31/2017
La subdirección no formulo ninguna acción que permita el cierre de

este hallazgo, no se evidencia estrategia que permita el cierre del A N/A 5/31/2017
mismo.
C X
hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 1 de los

C X
hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 1 de los
Se realiza seguimiento a los serivicios publicos en un excel y se

realiza el envio de memorando a los coordinadores de plaza en los
casos en que se identifique aumento en el consumo o costos C N/A
atipicos en los recibos de servicios públicos. Soporte memorando
con radicado # 2044 de 2016
A traves de mesas de trabajo se elaboro el documento "Cartilla

Buenas Prácticas de Manufactura", donde se evidencia aspectos
necesarios de los planes de saneamiento básico de las plazas de
mercado. Se encuentra en revisión para cambios de forma como el A N/A 5/31/2017
logo y el diseño de página, ya que de fondo y contenido no hay
modificaciones. Una vez se realicen estos cambios, se iniciará el
proceso de socialización. Avance del 80%
Se observa la existencia del formato FO-547 para el seguimiento de

residuos, la SESEC manifiesta que este se esta aplicando en las A N/A 5/31/2017
plazas. No obstante no se eviodenció la aplicación del mismo.
debido a que el anterior Acuerdo de Corresponsbailidad no cumplió
con lo esperado, se están realizando convenios de
corresponsabilidad, ya no uno general para toda la entidad, sino que
se están suscribiendo dichos acuerdos por localidades, con el fin de
realizar mejores seguimientos y obtener mejores resultados. Para tal
C N/A
fin se está trabajando con el apoyo de la UAESP, quien nos ayuda a
identificar las Organizaciones de Recicladores que cumplen con los
requerimientos mínimos para hacer la recolección, y se han logrado
gestionar 3 que ya han sido aprobados y firmados por la dirección
general. Adjunto carpeta con los documentos firmados
Se evidenció dentro del plan operativo de la SESEC para el 2016 la

formulación de la siguiente accción "'Articulando las plazas de
mercado distritales con las redes de abastecimiento de alimentos /
Vincular 5 plazas de mercado a las redes de producción campesina
y abastecimiento de alimentos, para mejorar la calidad y los precios
finales de los productos ofertados en las plazas de mercado. " frente
A N/A 5/31/2017
a esta acción se reportó la realización de actividades de capacitación
con el SENA para fortalecimiento empresarial a los comerciantes de
plaza de mercado, acercamiento con la empresa Sodexo Pass para
implementar en las plazas de mercado estos bonos y se realizó
actividades de grupos focales en 16 plazas . No obstante no se
evidenció documento oficial que soporte estas acciones.

A N/A 5/31/2017
este hallazgo, manifiestan que no entienden el hallazgo.
Las subdirecciones no han formulado las acciones pertinentes al
cierre de este hallazgo, no se evidencia acciones eficientes que A N/A 5/31/2017
permitan mitigar el riesgo de incumplimiento ni el cierre del hallazgo.
La SESEC evidencia memorandos a la SAF solicitándole acciones

para el cierre del hallazgo, no se evidencia respuesta ni coordinación A N/A 5/31/2017
para esta.
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
5/31/2017
CCIÓN
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
*En cuanto a la caracterizacion del proceso misional de gestion para la

soberania se contrato los servicios del CPS 246 de 2017, a la fecha se A
esta elaborando el documento
* En cuanto a la segunda accion, respecto de brindar apoyo a la SAF, se

envia por parte de la persona que atiende la visita una base de los
requerimientos que se han enviado a los comerciantes, sin embargo
A
dicha base no evidencia que hayan sigo entregados los requerimientos,
para lo cual se le solicita a la SESEC, los soportes de entrega, sin
embargo a la fecha no se cuenta con dicha evidencia.
*En cuanto a la caracterizacion del proceso misional de gestion para la
soberania se contrato los servicios del CPS 246 de 2017, a la fecha se A
esta elaborando el documento, sin embargo se evidencia la existencia
de mapas de riesgo
No hay evidencias de avance, sin embargo se manifiesta por partde del

auditado que dicha situacion a traves del contrato de prestacion de A
servicios No. 246 de 2017 se planea subsanar
No se evidencia avances de la accion , sin embargo se contrato los A

servicios profesionales del CPS 120 de 2017 para realizar el analisis y
estudio y proponer un plan tarifario
De acuerdo a lo manifestado por profesional de la SESEC, se cuenta A

con cuartos de basuras, sin embargo para proceder a cerrar el hallazgo
se debe evidenciar que todas las plazas que administra el IPES, cuentan
con dicho cuarto
A
La informacion suministrada por la SESEC, frente al cumplimiento de la

accion no evidencia el cumplimiento de la misma, dado que se debe
evidenciar el inventario de la respectiva plaza
Se observan recibos de consignacion por partde de los cmerciantes de

la plaza de mercado Samper Mendoza, igualmente se indica en auditoria
que al Coordinador y asistentes de dicha plaza se le dio la instrucción A
para en ningun evento recibir dinero directamente del comerciante, a lo
cual se solicito la modificacion del proceso y la msima se encuentra
pendiente, por tal razon hasta tanto no se modifique el procedimiento y
se socialice no es posible cerrar el hallazgo
Se hace revision en la carpeta "Compartidos" para verificar la existencia A

del procedimiento para realizar el cobro de mercados itinerantes, sin
embargo en los procedimientos del proceso de tesoreria y de Gestion de
Soberania, Soberania alimentaria y nutricional, no se evidencia
Respecto de este hallazgo no se han suscrito acciones correctivas, sin
embargo se manifiesta por parte del auditado que a traves de la
contratacion del CPS 125 de 2017, se tiene previsto con este contrato A
hacer los procesos para determinar el comportamiento de los contratos
en las plazas de mercado
embargo se manifiesta por parte del auditado que a traves de la
contratacion del CPS 125 de 2017, se tiene previsto con este contrato A
hacer los procesos para determinar el comportamiento de los contratos
en las plazas de mercado
C
Respecto de este hallazgo no se han suscrito acciones correctivas. Se

evidencia el documento elaborado, sin embargo no esta publicado
Respecto de este hallazgo no se han suscrito acciones correctivas, Se
observa la existencia del formato FO-547 para el seguimiento de
A
residuos, la SESEC manifiesta que este se esta aplicando en las plazas.
No obstante no se eviodenció la aplicación del mismo.
C

avances evidenciados
A
A

A
Respecto de este hallazgo no se han suscrito acciones correctivas, y
según lo manifestado por el auditado, en la actualidad se cuenta con
una nueva version del Reglamento de Plazas Resolucion 018 de 2017,
sin embargo no se evidencia la aplicación de la misma frente al estado
actual de la cartera
A
La auditoria fue comunicada hace poco, por tal razon no se hizo

seguimiento en este corte
A
A

A


HALLAZG
DESCRIPCION DEL HALLAZGO FECHA COMUNICACIÓN
PROCES
Consultar Informes en SIAF
1, Se evidencia 306 requerimientos que no presentan registro de

gestión alguna según SDQS, lo que podría constituirse en un
7/22/2015
posible incumplimiento a la oportunidad de respuesta a los
mismos.
2. Se evidencia que el 11,4% (35) de los requerimientos sin gestión

según SDQS datan de la vigencia 2014, los demás pertenecen de
la vigencia 2015, de los cuales el 18,6% (57) se estiman estarían
en términos para dar respuesta, lo cual evidencia debilidades en el 7/22/2015
organización interna del IPES para resolver o tramitar los
requerimientos garantizando buen funcionamiento de los servicios
a cargo.
en términos para dar respuesta, lo cual evidencia debilidades en el 7/22/2015
organización interna del IPES para resolver o tramitar los
requerimientos garantizando buen funcionamiento de los servicios
a cargo.
3. Sobre una muestra del 10% del total de tutelas reportadas en el

periodo de enero a junio de 2015 (477 tutelas), el 54% (25 tutelas
7/22/2015
de una muestra de 46) presentó como antecedente falta de gestión
respecto a la respuesta sobre derechos de petición.
4. No se evidencia mecanismos y/o sistema de evaluación que

permita determinar la atención o respuesta de los 7/22/2015
ciudadanos/usuarios se realice con calidez y amabilidad
5. Desde el mes de abril de 2014 no existe ningún funcionario
7/22/2015
designado en la entidad con la figura del “Defensor del Ciudadano
6. El correo ipestrasnparente@ipes.gov.co no cuenta con registros

de gestión sobre la información allí recibida, falta de seguimiento y
7/22/2015
responsabilidad sobre la gestión y respuestas de las denuncias
hechas por este medio.
7. No se evidencia que los diferentes requerimientos sean insumos

para definir acciones correctivas, preventivas y/o de mejora en los 7/22/2015
diferentes procesos en la Entidad.
3. No se evidenció la publicación de Los costos de reproducción de
9/14/2016
la información pública, con su respectiva motivación.
1. Posible interrupción de las funciones asignadas al Defensor del

Ciudadano. De conformidad con la Resolución 501 del 29 de
octubre de 2015, el cargo se encuentra asignado a la SFE y dado
que el cumplimiento de las funciones asignadas a esta figura se
desarrollan entre otras cosas a través de correo
defensorciudadano@ipes.gov.co., éstas no se evidenciaron en la
verificación realizada por esta Asesoría. Durante la realización de
la Auditoría la SFE no entregó información relacionada con el
funcionamiento del correo defensorciudadano@ipes.gov.co y se
indicó la ausencia de personal responsable de esta gestión desde
finales del mes de abril, así mismo la SFE aportó solicitud de apoyo
a la SDAE con fecha 7 de junio de 2017 a fin de “resetear la
clave del correo: defensorciudadano@ipes.gov.co y enviarla a la
Subdirectora de Formación y Empleabilidad, Esperanza del 8/27/2017
Carmen Sáchica de Daza”. Por lo anterior, se pone en riesgo el
cumplimiento de las garantías que el Estado otorga a los
ciudadanos al delegar a este Servidor la responsabilidad de
incorporar y verificar el cumplimiento de la Política Distrital de
Servicio al Ciudadano, velar porque los ciudadanos y ciudadanas
obtengan respuestas a sus requerimientos, se resuelvan las quejas
y reclamos y se establezcan mecanismos de participación en el
diseño y prestación de sus servicios.
2. El instrumento de gestión denominado “Chat, deje su mensaje”

dispuesto en la página web de la Entidad para recibir y atender
solicitudes y requerimientos presentados por los ciudadanos, no
cuenta con las características de un chat en línea, debido a que
su adquisición de realizó mediante software de prueba. Por lo
7/27/2017
anterior, no se cuenta con licencia de funcionamiento para su legal
gestión y por obvias razones el proveedor exige la compra del
software para garantizar y optimizar su funcionamiento. El hecho
constituye la materialización de un riesgo en razón a la posible
infracción de leyes de Derechos de Autor.
3. El Sistema de organización de filas “ IT DIGITURNO” disponible
para la atención de los ciudadanos en la Entidad presenta fallas
desde el mes de febrero de 2017. Este Sistema constituye una de
las principales fuentes de evaluación de la atención a la
ciudadanía, razón por la cual se afecta directamente la
consecución de información estadística de fuente primaria. Se
7/27/2017
conoció la existencia de cotización del servicio de revisión y
mantenimiento para la reparación del software IT DIGITURNO por
parte del proveedor del sistema con fecha 3 de abril de 2017 por
un valor de $ 499.800 . Por lo anterior, se evidenció retraso en la
toma de las decisiones respectivas que conduzcan a la reparación
del sistema.
4.Las peticiones allegadas mediante los correos

Formacion@ipes.gov.co; ipestransparente@ipes.gov.co por
ejemplo (correo del 7 de febrero del 2017) y Redes sociales
FACEBOOK, TWITER, YOUTUBE, INSTAGRAM, chat deje su
mensaje y atención telefónica no se registran en el Sistema SDQS
Distrital. No se dispone de procedimiento alguno que guie su
desarrollo, asì como su inclusión en el SDQS. Según el Decreto
197 de 2014 el SDQS es un Sistema de información diseñado
para gestionar de manera eficiente y eficaz la recepción, análisis,
trámite y respuesta de los requerimientos interpuestos por los
diferentes canales de interacción (escrito, presencial, telefónico y 7/27/2017
virtual), así mismo, el no registro de la totalidad de las solicitudes
allegadas a la Entidad por los diferentes medios, evidencia
falencias en el control ejercido por parte de la Entidad para dar
cumplimiento a los atributos del servicio tales como: cálido, amable,
rapido, respetuoso, digno y humano, efectivo y confiable. Por otra
parte, la no inclusión de estos requerimientos en SDQS afecta no
sólo la calidad del servicio brindado sino la disponibilidad de datos
para el reporte de informes y estadísticas veraces.
5. No se generan bases de datos ni reportes de informes como
parte del seguimiento y control a las solicitudes allegadas mediante
los correos sausuario@ipes.gov.co.,formación@ipes.gov.co., redes
sociales, chat deje su mensaje, registro de llamadas telefónicas,
situación que puede derivar en el riesgo de no dar respuesta a 7/27/2017
algunos de los requerimientos presentados a través de este medio.
Así mismo, no se evidenció la generación de respuestas al usuario
avaladas por el Subdirector o Jefe de Oficina competente para
emitirlas.
6. Desactualización de página web en los siguientes contenidos:
- servicioalusuario@ipes.gov.co. Es correo en des-uso

- portafolio de Servicios” no registra contenidos
- Página web, link “Formación/Programas de formación y 7/27/2017
convocatorias”, con información para el año 2015.
- Datos del servidor e información sobre los servicios de defensor
del ciudadano
7. La información sobre documentos requeridos para la asignación
de un local o bodega en plaza de mercado que se presenta en el
Portal del Estado Colombiano y en la Guía de Trámites y Servicios
del IPES es diferente. En consecuencia, se genera confusión entre
los usuarios que consulten los requisitos. Así, mismo, la
normatividad se encuentra desactualizada en el SUIT, link:
https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T14445
aparece la Resolución 290 de 2014 y en la Guía de Tramites IPES 7/27/2017
aparece como complementaria de la Resolución 018 de 2017. Lo
cual es erróneo por cuanto esta última deroga la primera. Por otra
parte, ante la solicitud de asignación de un local o bodega, que
presente un usuario, SESEC no le informa sobre los requisitos
planteados en el Portal del Estado Colombiano-SUIT y/o Guía de
Trámites y Servicios, por lo que se genera pérdida de tiempo en los
usuarios y falta de credibilidad en la Entidad.
8. El Procedimiento PR-016 TRAMITE DE PETICIONES ,

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS versión 4 de fecha
24/09/2015, fue actualizado y presentado a SDAE para su
publicación con fecha 7 de abril de 2017 según evidencia
presentada por el servidor entrevistado. Por lo anterior, se 7/27/2017
evidencia falta de control y seguimiento a la publicación del
instrumento (Procedimiento) que debe constituirse en la guía
principal para la ejecución de las funciones y responsabilidades
relacionadas con la Atención al Ciudadano.
FECHA
PROCESO/ACTIVIDAD: Servicio al Usuario

Consultar Informes en SIAFI: 2820 y 6447 (correspondencia interna 2015), 5336 (correspondencia interna 2016)
Control y seguimieno a las áreas respectivas a través de los

SAF 5/23/2016
informes semanales
SAF Plan de choque con las diferentes Subdirecciones 5/23/2016
Remitir información del SDQS semanal uno a uno con

SAF responsables de cada Subdirección para control y seguimiento 5/23/2016
de las respuestas pendientes
Presentar indicadores y evaluar el estado de cumplimiento de

SAF 5/23/2016
respuesta oportuna
Control y seguimiento a los responsables sobre la respuesta de
SAF 5/23/2016
los pendientes
Remitir información del SDQS semanal uno a uno con

SAF responsables de cada Subdirección para control y seguimiento 5/23/2016
de las respuestas pendientes
Presentar indicadores y evaluar el estado de cumplimiento de

SAF 5/23/2016
respuesta oportuna
Control y seguimiento a los responsables sobre la respuesta de

SAF 5/23/2016
los pendientes
SAF Puesta en marcha del sistema de turno - digiturno 5/23/2016
SAF Control y seguimiento de indicadores semanales 5/23/2016
SAF Presentación informe sobre satisfacción de usuarios 5/23/2016
SAF Proceso de elección del defensor del ciudadano 5/23/2016

SAF Nombramiento oficial del defensor del ciudadano por Resolución 5/23/2016
SAF Definir horario de atención y publicación del mismo 5/23/2016
SAF Presentar informes quincenales y semestrales sobre la gestión 5/23/2016
OAC Corrección del enlace en la página web 5/23/2016
SAF-DIRECCIÓN Designación de área y/o funcionarios responsables 5/23/2016
Control y seguimiento sobre los SDQS semanales pendientes

SAF 5/23/2016
de respuesta
SAF Programación capacitación aplicativo SDQS 5/23/2016

SAF-SJC
POSIBLES
DEPENDENCIAS No se evidencia formulaciòn de Acciòn Correctiva que de
9/26/2017
IMPLICADAS SFE / Alcance a la complejidad de la No Conformidad.
SDAE (SISTEMAS)
No se evidencia accion correctiva formulada que provea

soluciòn de fondo a la No Conformidad.
SAF-SDAE-SISTEMAS- OAC: Plantea "Realizar nuevamente capacitación formal a

9/22/2017
OAC funcionarios de atención al usuario, para el manejo del chat.
Donde se aborden temas de funcionamiento, gestión y
generación de informes" . No se evidencia formulaciòn de
Acciòn Correctiva.
SAF-SDAE-SISTEMAS 9/22/2017
soluciòn a la No Conformidad

9/22/2017
SFE, OAC, SAF, soluciòn a la No Conformidad
SDAE/SISTEMAS
SAF: indica que elaborará un instrumento de seguimiento en
formato Excel avalado por la Subdirectora Administrativa y
Financiera para las solicitudes que se reciban a través de: el
SFE-OAC-SAF-SDAE- correo de servicio al usuario, el chat deje su mensaje y las
llamadas telefónicas atendidas. 9/22/2017
SISTEMAS
OAC: Realizar informe mensual y base de datos
correspondiente a las preguntas que realizan los usuarios de las
redes sociales de la entidad y así mismo las respuestas emitidas
por el IPES.

OAC-SAF-SFE 9/26/2017
soluciòn a la No Conformidad.
SESEC, OAC. No se evidencia gestión de avance. 11/7/2017

SAF-SDAE 9/26/2017
soluciòn a la No Conformidad.
AS
o
interna 2016)
Aunque se evidencia el seguimiento realizado con los

informes semanales y mensuales realizados a las
áreas, además con el informe enviado a la veeduría, es
necesario implementar alguna estrategia que permita el C N/A
no vencimiento en la contestación de estos
requerimientos, consideramos que se debe replantear
las acciones a seguir con las áreas encargadas de la
contestación de estos requerimientos.
Se evidencia él envió semanal a las áreas misionales y C N/A

de control para realizar el respectivo seguimiento.
Se evidencia el cumplimiento de esta acción. C N/A
Se contratará personal para el cumplimiento de esta C N/A

acción.
La acción presentada no refleja el cumplimiento de la C N/A
meta
Se contratará personal para el cumplimiento de esta C N/A

acción.
La acción presentada no refleja el cumplimiento de la C N/A

meta

No se evidencia el cumplimiento de esta acción. A N/A
Las acciones que permitan el cumplimiento de esta

acción no son suficientes y presentan deficiencias de C N/A
supervisión, no se evidencia cumplimiento.
Las acciones que permitan el cumplimiento de esta

acción no son suficientes y presentan deficiencias de C N/A
supervisión, no se evidencia cumplimiento.
Aunque se evidencia el cumplimiento de las acciones

formuladas, es preciso reformular la estrategia
C N/A
implementada para impedir la materialización del
hallazgo.
Aunque se evidencia el cumplimiento de las acciones

formuladas, es preciso reformular la estrategia
C N/A
implementada para impedir la materialización del
hallazgo.
De conformidad con Radicado 4734 de 23/08/2017 la
SFE indica como Acción Correctiva el envío de un
correo al área de Sistemas para que esta área
“delegue el correo de defensorciudadano@ipes.gov.co
a la Contratista Sandra Aguilar Quevedo” y anexa
Pantallazo de dicha solicitud. No se aporto evidencia del
funcionamiento del correo por parte de la contratista.
N/A
Para tener en cuenta al momento de la formulación de
la Acción Correctiva y dar el Alcance requerido, se
tienen los siguientes aspectos: 1), Acción para
evidenciar el cumplimiento de las funciones del
Defensor 2) Acción para la Designación de personal
responsable para atender las solicitudes, 3) Acción
para definir la actualización de la Resolución 501 de
2015. 4) Acción para definir la actualización de la
información de defensor del ciudadano en la página
web.
SAF envìa Radicado 4373 de 10/08/2017. No se

observa avance en el tratamiento de la NO
CONFORMIDAD, en informe de respuesta al redicado
en mención, se indica la necesidad de analizar con el A N/A
área de Sistemas la pertinencia en el uso de este
instrumento entre otras cosas.
Según Radicado 4373 de 10/08/2017 SAF indica que
con fecha 23 de junio de 2017 se realizó la reparación
del Digiturno, se aporta factura de venta por prestaciòn
Según Radicado
de servicio 4373 de 10/08/2017
de mantenimiento. SAF indicó
No se realizò la
textualmente que “solicitará Concepto
formulación de acciones correctivas que ante veeduríaque
garanticen
Distrital y Secretaría
dicha situación no seGeneral
vuelva ade Alcaldía Mayor con
presentar.
referencia a los requerimientos que deben ser A N/A
ingresados
Se recomienda al SDQS teniendo
realizar en cuenta
la lectura la Ley 1755 de
de los requisitos
2015 art. 24 numeral 3”. Es decir que
incumplidos que dieron origen a la formulación no presentó
de la No
Acción Correctiva alguna frente a la
Conformidad, a fin de que sea comprendida la No Conformidad,
en espera del
importancia deconcepto solicitado.del funcionamiento del
la no interrupción
Digiturno, dado que éste fue interrumpido por más de
Esta
cincoAsesoría
meses. recomienda considerar la totalidad de la
normatividad relacionada con Atención de Servicio al
Usuario y específicamente el Decreto 371 de 2010.
XX
Segùn Radicado 4734 de 23/08/2017 la SFE indica
como Acción Correctiva el cierre del correo
formaciòn@ipes.gov.co., y su “redireccionamiento” al
correo sausuario@ipes.gov.co. La SFE no presenta
Acta de Reunión de trabajo conjunto con las demás
áreas implicadas, que indique el análisis y evaluación
de todas las situaciones reales y potenciales que se
presentan con respecto al funcionamiento de los
procedimientos con los que en la práctica se
interrelaciona el correo formaciòn@ipes.gov.co.
No se tomó en cuenta la necesidad de planeación del
procedimiento a seguir ante la supresión del correo
formaciòn@ipes.gov.co. A N/A
No se tomó en cuenta que el correo
sausuario@ipes.gov.co., presenta falencias que deben
atenderse y que se pusieron de manifiesto en el
respectivo informe de auditoría socializado con
Radicado 3977 de 27/07/2017.
Se recomienda que las àreas SFE, OAC, SAF,
SDAE/SISTEMAS orienten la Acciòn Correctiva de
manera conjunta en razón a que la prestación del
servicio al ciudadano es de carácter transversal y se
requiere la estandarización de procedimientos
orientados al cumplimiento de un mismo objetivo.
OAC: La Acción que debe formularse debe estar
orientada a dar alcance o solución a las falencias que
se describen en las Observaciones 3.6.2; 3.6.3; 3.6.4; y
además debe indicarse cómo y de qué manera se
realizará el registro en el sistema SDQS distrital,
situación que debe ser incluida en el protocolo o
procedimiento que se diseñe para tal efecto. Así mismo,
esta acción debe ser construida en coordinación con las
posibles dependencias implicadas SAF / SDAE
(SISTEMAS), OAC, en razón a que la prestación del
servicio al ciudadano es de carácter transversal y se
requiere la estandarización o unificaciòn de
procedimientos orientados al cumplimiento de un mismo
objetivo.
SAF: Se recomienda que el formato en Excel haga
parte de los formatos inscriptos en el SIG o Sistema
vigente, de manera que éste sea parte integral del
Procedimiento PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA, se identifique como
punto de control y se refleje la interacción entre el
Formato y el Procedimiento.
Se recomienda anexar al FO – 007 Acciones

Correctivas, Preventivas y/o de Mejora, los análisis
realizados de mínimo las 5 causas que se identificaron
como origen de la No Conformidad; así mismo, se hace
necesario que el análisis de la Acción Correctiva sea
A N/A
desarrollado por el conjunto de áreas de la Entidad
que están implicadas en el proceso que contiene la No
Conformidad.
Se recomienda que esta Acciòn Correctiva propuesta

por OAC sea socializada en reuniòn conjunta con las
dependencias implicadas en la No Conformidad, e
Según Radicado 4373 de 10/08/2017 SAF indica que el
incluida como parte del protocolo o procedimiento que
1º de marzo y 1º de junio se solicitó a la OAC la
se elabore para la prestaciòn el servicio.
actualización de la página web, respecto del correo
servicioalusuario@ipes.gov.co.
Una vez se evidencien los resultados de las anteriores
indicaciones se dara paso al cierre del Hallazgo.
No obstante, esta Auditoría evidencia que el resultado
de tener a 10/08/2017 actualizada la página web
respecto del correo citado, es producto de una labor
retrasada en el tiempo, dado que la Auditoría evidenció
la existencia de los dos correos
(servicioalusuario@ipes.gov.co. Y
servicioalusuario@ipes.gov.co) durante los últimos días
de la primera semana de junio, fecha en que se
realizaba la auditoría. Es decir que la página se
encontraba desactualizada y en consecuencia se
identificó la No Conformidad.
Por otra parte, la No Conformidad consta de cuatro A N/A

incisos, de lo cual se infiere que a la fecha de reporte
del Radicado 4373 de 10/08/2017 SAF aún tiene
pendiente por realizar avances significativos para
actualizar la página web.
Así mismo, la formulación de Acciones Correctivas

debe hacerse en conjunto con las áreas de OAC, SAF,
SFE y otras si es del caso, puesto que la No
conformidad hace parte de un proceso que involucra los
procedimientos que se desarrollan en varias áreas.
No se evidencia gestión de avance. A N/A
De conformidad con Radicado 4373 de 10/08/2017 SAF

indica que se formalizó en SIG Carpeta Compartidos la
versión 5 del Procedimiento citado el día 08/08/2017.
Esta Auditoría verificó la existencia de dicha

publicación.
No obstante, es necesario plantear acción correctiva A N/A

tendiente definir los mecanismos de actualización de los
procedimientos de Atención al Usuario de conformidad
con la Recomendación 6.2 del Informe de Auditoría
respectivo, lo cual es necesario toda vez que se indicó
en dicho Informe que el área de Atención al Usuario se
constituye en un área transversal que incluye las áreas
misionales, así como la SJC. Razón por la cual, todas
las Acciones Correctivas deben ser Construidas en
Mesa de Trabajo conjunto.
FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
Consultar Informe SDQS Rad. 4329 del 25/07/2016
Se realiza un informe semanal remitido a Dirección y con

copia a las Subdirecciones responsables, sobre el estado de
7/25/2016 los SDQS. En el reporte con corte a 17 de julio de 2016, se C
evidencia que la máxima fecha de ingreso corresponde al 9
de junio de 2016, po tanto se cierra la No conformidad
Se contrató una persona responsable del seguimiento de los

SDQS y SIAFI ; a diario realiza el reporte del estado y hace
el seguimiento para que la respuesta en la Subdirección
7/25/2016 C
responsable sea realizada en términos. Envía copia a la
Dirección para tomar las acciones del caso. Se cierra la No
confomridad

7/25/2016 C
responsable sea realizada en términos. En el reporte
semanal se observa el manjeo de los indicadores
respectivos. Se cierra la No conformidad
7/25/2016 C
responsable sea realizada en términos. Envía copia a la
Dirección para tomar las acciones del caso. Se cierra la No
confomridad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo,

impugnación entre otros, sobre las tutelas interpuestas a la
7/25/2016 C
Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad, estado
y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo,

impugnación entre otros, sobre las tutelas interpuestas a la
7/25/2016 C
Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad, estado
y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
C
C
Con rad. 007644 del 29/12/2016 la Defensora del Ciudano

indica que según la reglamentación de la Res. 501 de 2015 y
el Decreto 392 de 2015 no se observa la realización de
reportes o informes periódicos dirigidos a la Dirección.
Reiteramos nuevamente que la Ley 1712 Art. 11 literal h
2/28/2017 A
establece la presentación de informes relacionados con la
gestión del Defensor del ciudadano, el seguimiento de los
casos atendidos, a quien reportar y con que frecuencia. Se
recomienda la realización de reportes e informes periódicos
sobre la gestión realizada dirigidos a la Dirección
En el link "Denuncie hechos de corrupción" de la página

web, se observa la descripción donde la Directora invita a
comerciantes y ciudadaía en general para que denuncien
irregularidades y hechos de corrupción en las alternativas
250/07/2016 C
ofertadas, escribiendo al correo relacionado o
comunicandose al correo alli descrirto. Es de mencionar que
se indica, escribir al correo ipestransparente@ipes.gov.co
para realizar las denuncias. Se cierra la no conformidad.
Como relación de denuncias a este correo, se reportan

únicamente dos del mes de junio , soportadas en el
7/25/2016 pantallazo respectivo. Hay un contratista responsable de la C
gestión y seguimiento que se realiza sobre el particular. Se
cierra la No conformidad
C
A
A
A
A
A
A
A
A
FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
Se realiza un informe semanal remitido a Dirección y con copia a las Subdirecciones

responsables, sobre el estado de los SDQS. En el reporte con corte a 17 de julio de
7/25/2016
2016, se evidencia que la máxima fecha de ingreso corresponde al 9 de junio de 2016,
po tanto se cierra la No conformidad
Se contrató una persona responsable del seguimiento de los SDQS y SIAFI ; a diario
realiza el reporte del estado y hace el seguimiento para que la respuesta en la
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. Envía copia a la Dirección para
tomar las acciones del caso. Se cierra la No confomridad
5/23/2016
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. En el reporte semanal se observa
el manjeo de los indicadores respectivos. Se cierra la No conformidad
7/25/2016
Subdirección responsable sea realizada en términos. Envía copia a la Dirección para
tomar las acciones del caso. Se cierra la No confomridad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo, impugnación entre otros, sobre
7/25/2016 las tutelas interpuestas a la Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad,
estado y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
Según reporte de la SJC, se evidencia el estado, fallo, impugnación entre otros, sobre
7/25/2016 las tutelas interpuestas a la Entidad; de igual forma un consolidado de la cantidad,
estado y observaciones. Así las cosas se cierra la No conformidad
Con rad. 007644 del 29/12/2016 la Defensora del Ciudano indica que según la
reglamentación de la Res. 501 de 2015 y el Decreto 392 de 2015 no se observa la
realización de reportes o informes periódicos dirigidos a la Dirección. Reiteramos
nuevamente que la Ley 1712 Art. 11 literal h establece la presentación de informes
relacionados con la gestión del Defensor del ciudadano, el seguimiento de los casos
atendidos, a quien reportar y con que frecuencia. Se recomienda la realización de
reportes e informes periódicos sobre la gestión realizada dirigidos a la Dirección
5/31/2017
Verificada la carpeta denominada Defensor del Ciudadano suministrado por la
Subdirección de Formación y Empleabilidad, reposa informe de "Defensora al
Ciudadano " del periodo comprendido del 6 de enero al 30 de junio de 2016, sin
embargo se evidencia el incumplimiento a la acción propuesta a la observación de
auditoria interna, en la cual se compromente la Subdirectora de Formación y
Empleabilidad a la presentación de estos informes de manera quincenal y semestral
sobre la gestión.
En el link "Denuncie hechos de corrupción" de la página web, se observa la

descripción donde la Directora invita a comerciantes y ciudadaía en general para que
denuncien irregularidades y hechos de corrupción en las alternativas ofertadas,
250/07/2016
escribiendo al correo relacionado o comunicandose al correo alli descrirto. Es de
mencionar que se indica, escribir al correo ipestransparente@ipes.gov.co para realizar
las denuncias. Se cierra la no conformidad.
Como relación de denuncias a este correo, se reportan únicamente dos del mes de
7/25/2016 junio , soportadas en el pantallazo respectivo. Hay un contratista responsable de la
gestión y seguimiento que se realiza sobre el particular. Se cierra la No conformidad
Seguimiento a realizar en el seguimiento a Ley de transparencia, decretos
reglamentarios y normatividad asociada, dicho seguimiento esta planeado para el mes
5/31/2017
de junio de 2017. Sin embargo el presente hallazgo no cuenta con acción correctiva
formulada.
ESTADO
C
C
C
C
C
A
A
A
A
A
A
A
A
2,Licencias: Se evidenció que el funcionario identificado con CC 1.020.721.411, solicito el reconocimiento de

licencia de paternidad, la cual fue cancelada por el IPES, evidenciándose solicitud a Compensar del respectivo
reconocimiento. Sin embargo, durante la auditoría no se evidencia que se haya efectuado el reconocimiento y
pago de la respectiva licencia por parte de Compensar.
10. Los programas de inducción y reinducción, bienestar, capacitación y salud ocupacional están desactualizados.
No hay medición sobre clima organizacional. El área de talento humano no cuenta con una oficina apropiada que
guarde independencia, la que se requiere debido a la documentación confidencial que maneja a nivel interno y la
necesidad que tienen los funcionarios de acudir allí en la búsqueda de alguna solución o información que solicitan.
11. La caracterización del proceso de Gestión y los indicadores de talento humano, no están actualizados con
base en las modificaciones de estructura y la planta de personal. La política de operación es muy específica y no
tiene concordancia con la política general del proceso de gestión de Talento Humano
12. El organigrama funcional que aparece publicado en carpetas compartidas no esta estructurado en algún acto
administrativo de aprobación que lo soporte. Solo debe figurar el organigrama aprobado por la Junta Directiva en
el Acuerdo No 005 de 2011.
13. El mapa de riesgo debe ser actualizado con base en los procesos y procedimiento de gestión de talento
humano. Es necesario que se estructure y actualice este mapa ya que permitirá los controles y garantías en la
gestión administrativa.
14. Los procedimientos del proceso de gestión de talento humano no se encuentran actualizados
18. En el plan de mejoramiento los hallazgos encontrados por la contraloría distrital, se observa que en las medias
en los numerales 2.2.3. y 2.5.4., no tienen fechas inmediatas para adoptar las acciones de mejora.
19. La entidad no ha programado en su plan institucional de capacitación estrategias relacionadas con el manejo
de bienes y de cocumentos
19. La entidad no ha programado en su plan institucional de capacitación estrategias relacionadas con el manejo
de bienes y de cocumentos
1 . De acuerdo con Auditorìa de seguimiento a la Directiva 03 de 2013, SAF indicò en Radicado 2124 de
04/05/2017 que en el PIC 2017 se tenia programaciòn para capacitaciòn denominada "Tràmite por pèrdida de
bienes de la Entidad". No obstante, verificada la información se encontrò que la actividad de capacitación no se
realizó y que existen debilidades de seguimiento a la ejecución del PIC.- El área de Gestión de Talento Humano
no está enterada de su realización.
- El área de inventarios tampoco reporto conocimiento sobre su ejecución ni exhibe documento evidencia de su
desarrollo.
Por lo anterior, se configura hallazgo por desconocimiento e incumplimiento de la Resolución 307 de 2016 Manual
de Funciones y Competencias Laborales de la Planta Global del IPES. El hecho pone en riesgo el logro de los
objetivos planteados en el Plan Institucional de Capacitación.
1. La Entidad no tiene socializados los Manuales de Funciones de la Planta Global ni temporal en la página web
de la Entidad ni en la Intranet. (Ver Hallazgo No. 1 de Informe de Auditoría Interna Radicado No. 5198 de 2015).
2. Revisado el PIC de la Entidad no se observa capacitación sobre pérdida de bienes y documentos de la Entidad,
así como del manejo y consulta de los Manuales de Funciones. (Ver Hallazgo 2 de Informe de Auditoría Interna
Radicado No. 5198 de 2015).
observación No. 4 de Plan de mejoramiento Interno: “Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014 Cuentas
por Cobrar Funcionarios de Planta Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012”
El 29 de abril de 2016 con nota de Contabilidad No. 498 se registró la "Cancelación cuenta por cobrar funcionarios
de planta según documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica" por $1.590.041 del funcionario de
planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la subcuenta 520290 Otros Sueldos y Salarios por
$1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014 Cuentas por cobrar a funcionarios de planta acreditando
$1.590.041.
1. Pese a la existencia del Instructivo In-58 Régimen de Prestacional y Salarial IPES y Formatos se evidenció
carencia de Instructivos y especificación de fórmulas, así como los factores a tener en cuenta para la liquidación
Para realizar estesociales
de prestaciones registrocomo
el área contable
la prima de se soporta enGastos
antigüedad, documentos aportados porPrima
de Representación, parteTécnica,
de talento humano y de
Bonificación
jurídica
Serviciossegún radicado
Prestados, 00110817002910
Viáticos, del 27 Reconocimiento
Prima Secretarial, de julio de 2015 del
por Subdirector
Permanencia jurídico de la época
y Bonificación por quien emitió
recreación.
concepto en el cual se concluye que no es posible realizar el cobro al ex-funcionario teniendo en cuenta que éste
no fue notificado
Respecto de la Resolución
a lo indicado 696 de 2012
sobre vacaciones, primapor
de la cual se reconoce
vacaciones, y se
prima de ordenaseelhace
navidad, pagoreferencia
de unas prestaciones
a los
sociales
factores ay el reintegro
tener de unas
en cuenta parasumas.
su liquidación más no se observa fórmula.
Lo
De anterior refleja aundeducir
los conceptos mal procedimiento administrativo
no hace referencia y registro
a la fórmula; contable,
en cuanto a la teniendo enpor
liquidación cuenta que no
concepto de se
la aportan
documentos
Retención enque indiquen
la Fuente noelseinicio de una
observa acción de
instructivo repetición contra el funcionario que por error en los cálculos
ni fórmula.
generó el presunto detrimento al patrimonio por $1.590.041.
Dada la conclusión del concepto jurídico respecto a la falta de notificación, lo que no permitió que fuera garantía
para conseguir el cobro del dinero al exfuncionario, se incurrió en el error de pagar lo no adeudado a una persona
que ya no labora para la entidad y el registro contable no se debió haber llevado a la subcuenta 14709014
CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS DE PLANTA y por ende afectar el gasto en la subcuenta 520290
Otros sueldos y salarios.
Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber realizado el movimiento según
nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Para el registro de esta partida ha debido tenerse en cuenta que en el Manual de Procedimiento Contables de la
3. De la liquidación
Contaduría Generaldefinitiva de prestaciones
de la Nación se establece:sociales con corte que
"En el momento a 30ladeentidad
junio de 2016 del
contable exfuncionario
pública conozca de
de C.C.
la
80.094.249 por parte
pérdida o faltante del grupo
de fondos de nómina
o bienes y resultado
o derechos, de la averificación
adicional las gestionesde la auditoria se encontró
administrativas una diferencia
relacionadas con la
de $1.540.124,
compañía valor que
aseguradora dejó
y la de percibir
puesta el exfuncionario
en conocimiento de losalorganismos
momento de recibir el pago
o instancias por este concepto.
competentes, y con
competencia de los organismos o instancias competentes (...) contablemente se procederá a retirar de los saldos
contables el valor de los faltantes o pérdida de fondos, bienes o derechos debitando la cuenta 5810
Extraordinarios y un crédito a la subcuenta respectiva de las cuentas del grupo 16. PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO, del grupo 11 EFECTIVO o del grupo que indique la cuenta en donde estaba reconociendo el derecho.
De manera simultánea, la entidad contable pública reconoce la contingencia mediante un débito en la subcuenta
836101- En proceso internas, de la cuenta RESPONSABILIDADES, y como contrapartida un crédito en la
subcuenta 891521 - Responsabilidades de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) (...)
5. Se evidencia pago por $14.209.590 en cumplimiento de sentencia Judicial del 12 de agosto de 2016 respecto a
tutela 2016-00007
Lo anterior promovida
evidencia que a la por C.C
fecha no51.689.209, en razón
se han agotado a las Resoluciones
los procedimientos 073 del 16 ydelegales
administrativos marzorespecto
de 2017 ay
180 del 26 de mayo de
este pago de lo no adeudado.2017, Órdenes de Pago números 22 del 16 de marzo de 2017 y 74 del 14 de junio de 2017
respectivamente.
De igual forma se incumplió la Resolución 119 de 2006 numeral 2.1 RAZONABILIDAD específicamente el 2.1.4
Con el afallo
Ajuste se ordenó
valores realesen
enun
el término de 48 horas
cual se especifica siguientes
que es deberaadelantar
la notificación del fallo reintegrar
las respectivas a C.C. 51.689.209
actualizaciones de la
a
información contable. De la misma forma, no se está cumpliendo con la característica cualitativade
un cargo de igual o mayor categoría al que había venido desempeñando hasta el 30 de junio de2016 y se le
la información
garantice la estabilidad laboral reforzada hasta que se le reconozca
contable de razonabilidad establecida en el Régimen de Contabilidad Pública. la pensión por vejez.
Como se detalla en los numerales 3.2.6 al 3.2.9 se evidencian debilidades en la liquidación inicial que conllevó a
una reliquidación mediante recurso de reposición, debilidades de aplicación legal frente a personas en “reten
social”, reconociendo el pago por 89 días no trabajados, lo que a nuestro juicio debería estudiarse la necesidad de
iniciar o no el proceso de repetición.
5. De acuerdo a la verificación realizada al listado de pago de vacaciones se observa que durante el año 2016,
diferentes a los niveles directivo y asesor, se liquidaron y pagaron vacaciones acumuladas de 34 funcionarios; en
el transcurso del año 2017 con corte a agosto se han liquidado y pagado a 22 funcionarios.
Lo anterior, significa que existen falencias en la programación de vacaciones, situación que genera un impacto
económico en el presupuesto de la entidad, afectando las programaciones y ejecuciones del PAC.
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión del Talento Humano

Consultar Informes en SIAFI: 3985, 3986 y 4314 (correspondencia interna 2014)
8/14/2014 SAF
PROCESO/ACTIVIDAD: Directiva Distrital 3 de 2013

Consultar Informe en SIAFI:
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF-SDAE
SAF
SAF
5/14/2015 SAF
5/14/2015 SAF
5/17/2017 SAF
5/17/2017 SAF
11/12/2015 SAF
10/25/2017 SAF
SAF
10/25/2017 SAF
SAF
10/25/2017 SAF
SEGUIMIE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
IVIDAD: Gestión del Talento Humano

s en SIAFI: 3985, 3986 y 4314 (correspondencia interna 2014)
5/23/2015
TIVIDAD: Directiva Distrital 3 de 2013

Consultar Informe en SIAFI:
1. La SAF ha venido trabajando en la construcción participativa
de los programas de inducción y re inducción, bienestar,
capacitación y salud ocupacional y se han propuesto los
indicadores con los cuales se mediría la gestión por procesos de
talento humano.2. respecto a que el área de talento humano no 5/20/2016
cuenta con una oficina apropiada que guarde independencia se
realizara la petición a la Dirección General para que desde allí
se estudie la posibilidad de hacer un ajuste en las instalaciones
físicas.
Con respecto a la caracterización y la política de operación, la

SAF ha venido trabajando en la construcción participativa de la
caracterización del proceso de gestión de talento humano y en
esta caracterización se han propuesto los indicadores con los 5/20/2016
cuales se medirían la gestión por procesos de talento humano,
además se considera que las acciones de mejora que se
adelanten al respecto se coordinaran con la SDAE.
Elorganigrama fue colgado por el grupo que maneja el SIG en la

Subdirección de Diseño y AnálisisEstratégico, es por ello que se
5/20/2016
debe revisar la pertenencia de este organigrama con esta
Subdirección.
con base en la actualización de los procedimientos se

estructurara y actualizara el mapa de riesgos, consideramos que
5/20/2016
las acciones de mejora que se adelanten al respecto deben
coordinarse con el grupo del SIG de la SDAE
Se ha realizado un análisis de los actuales procedimientos y se

ha visto la necesidad de hacer algunos ajustes estructurales de
estos lo que ha implicado que se creen unos nuevos
5/20/2016
procedimientos y que otros se fusionen o articulen. La actividad
que continuara es la revisión de estos procedimientos por parte
del equipo de SIG de la SDAE para su respectiva aprobación
Revisado el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría, la
fecha de cumplimiento es hasta septiembre de 2014, sin
embargo para el No 2.2.3. Seestableció una hoja de verificación
5/25/2016
de requisitos como acción de mejora y el procedimiento se
concluirá a finales de diciembre con sus respectivos puntos de
control
Y para el numeral 2.5.4. Se estableció el proyecto PIC para el

31 de enero de 2014, debido a que esta acción depende de las 5/25/2016
orientaciones del DASC.
5/25/2016
Actualizar el instructivo IN-58 "REGIMEN PRESTACIONAL Y
SALALRIAL IPES" desagregando por factores salariales y
asignándole formulación a cada una de acuerdo a la prestación
social, como son: prima de vacaciones, prima de navidad, prima
semestral y retencion en la fuente.
No se formuló acción de mejora.
Se procederá hacer la reliquidacion cuyo valor es de $1.611.010

del exfuncionario JHON ERICK GOMEZ MORENO identificado
con Cédula No. 80.094.249 de los factores que hacen parte de
la liquidación de la misma, de igual forma se realizaron ajustes
en el formato FO-531 con el fin de evitar posibles
inconsistencias en las liquidaciones.
No se formuló acción de mejora.

Desde el mes de abril de la presente vigencia el área de nómina
realiza seguimiento mensual a través de correos a todas las
dependencias solicitando la legalización de las vacaciones
según programación, o caso contratio que informen sobre
reprogramación de las mismas. De igual forma, el área de
talento humano remite circulares solicitando el cumplimiento de
vacaciones de todos los servidores públicos del IPES. Por tal
motivo, consideramos que estamos dando extricto cumplimiento
de la programacion de vacaciones y PAC.
Realizado el seguimiento, SAF informa que se realizò actualizaciòn

de Procedimiento Nòmina PR-015 Version 2 de
31/12/2015.Igualmente, aporta documento en que se relacionan o
registran las incapacidades del año 2015 como soporte de la gestion
realizada frente al hallazgo. Sin embargo, segun la revisiòn del
procedimiento PR-015 se observa que este procedimiento recoge el
Instructivo Código IN-029 TRÁMITE DE LICENCIAS de 09/09/2008
el cual definia licencias a la situaciòn en que el empleado se separa
del ejercicio del cargo, por enfermedad, maternidad, etc.
No obstante, esta auditoria observa que la inclusion de las

diferentes situaciones administrativas determinadas como
novedades en el procedimiento NOMINA trae como consecuencia el
desconocimiento de particularidades de cada una de las diferentes
situaciones que se puedan presentar. En este procedimiento las
Novedades se entienden como: las relaciones de horas extras, A
recargos nocturnos, dominicales y festivos, resolución de
vacaciones, resolución de multas y sanciones, liquidación de
cesantías, órdenes de embargo, incapacidades, nombramientos,
licencias, insubsistencias, renuncias, resolución de primas técnicas,
traslados de fondos de cesantías, EPS, AFP, certificados para
modificar la base de retención en la fuente, cuotas sindicales,
libranzas y cualquier acto administrativo o documento, que afecte la
liquidación y pago de la nómina de los funcionarios.Es decir, que el
procedimiento actual no detallla el desarrollo de las diferentes
situaciones administrativas, lo que trae como consecuencia la
posible materializacion de riesgos. Por otra parte se recomienda
revisar la funcionalidad del formato reporte de novedades FO-525
Por lo anterior, esta auditoria considera que el Hallazgo debe

continuar abierto.
El Plan Institucional de Capacitación PIC 2015, se encuentra en la
ruta SIG / 13, Planes y programas / Plan institucional de capacitación
DE-022 V.1 fecha 25/09/2015. El Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, está publicado en la ruta SIG / 13.
Planes y programas / Plan de salud ocupacional, DE- 015 Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo V.3 fecha
04/08/2015. El programa de bienestar, se encuentra en la ruta SIG /
13. Planes y programas / Programa de Bienestar DE-016 V. 5 fecha
C
25/09/2015. EN relación a los anteriores programas se tiene previsto
su actualización e implementación a partir del 1 de julio de 2016. En
lo relacionado al clima organizacional, se aplicaron encuestas, se
tabularon y se está elaborando el informe respectivo, el cual debe
ser insumo para el diseño de los programas del 2016. Este informe
sobre el clima organizacional estará listo para el 31/05/2016, según
indica la responsable en el área. Adicionalmente se observó una
oficina de talento humano debidamente aislada. Se cierra el hallazgo
Se evidenció la caracterización del proceso de Gestión del Talento

Humano con código PO-009 V.2, fecha 30/06/2015, actualizado; se
C
identifica una política de operación acorde a la gestión del área. Se
cierra el hallazgo
Por el archivo de compartidos se observa el documento DE-009, V. 2

de fecha 22/07/2011 que contiene el organigrama de la Entidad, con
la actual estructura organizacional. Se encuentra en la ruta SIG / 2. C
Estructura organizacional / DE-009 Organigrama IPES. Asi las
cosas se cierra el hallazgo

mayo de 2016 por la asesoria de control interno, Se agrupan el
hallazgo 7 contenido en el informe # 3985 de 2014 y el hallazgo 13
contenido en el informe de auditoria de 2013 en un hallazgo mayor.
C
Este se agrupo en el hallazgo No. 3 de los reformulados en el
informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Talento
Humano" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se
relizará al hallazgo reformulado.
El procedimiento de Vinculación, Permanencia y Salida del personal

se encuentra en proceso de elaboración. Se estima un avance del
80% y se espera la construcción de 2 instructivos anexos al
A
procedimiento. Manifiesta la persona responable que estará
completo, con los instructivos y validado ante la SDAE al
30/06/2016.
Al realizar la verificación no se evidencio la formulación de acciones n A
Al realizar la verificación no se evidencio la formulación de acciones n A
Aunque el PIC se encuentra elaborado, falta la revisión de la

A
dirección, no se evidencia cumplimiento de la acción.
C
A
A
REAGRUPADO FECHA
N/A 5/31/2017
N/A 5/20/2016
N/A 5/20/2016
N/A 5/20/2016
X 5/20/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
5/25/2016
5/17/2017
5/17/2017
5/17/2017
N/A
N/A
N/A
N/A
De acuerdo a la informacion suministrada por el auditado, se van a

recopilar las pruebas suficientes para dar informacion a la Asesoria de
Control interno, por lo tanto en el seguimiento realizado no se obervan
avances. A
*Mediante radicado 0011-817-003356 del 28 de junio de 2017 se

propuso acción de mejora.
C
Se evidencia que se cuenta con los proceso P0-009 "Proceso de

Gestion de Tlento Humano" y el PR- 015 "proceso de nomina"
Al realizar la verificación no se evidencio la formulación de acciones ni
A
las fechas para realizar la implementación.
Al realizar la verificación no se evidencio la formulación de acciones ni

A
las fechas para realizar la implementación.
A
Para la vigencia de 2017, se cuenta con la adopccion de el PIC
atraves de la Resolucion 050 de 2017, sin embargo no se evidencia
que el mismo contemple capacitaciones coherentes con el manejo de
bienes
Aunque el PIC se encuentra elaborado, falta la revisión de la dirección,

no se evidencia cumplimiento de la acción. A
A
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de 2013 con corte

a 28 de abril de 2017, la ACI solicito avance del hallazgo. SAF informa
mediante Radicado 2124 de 04/05/2017 (sin soportes) que dichos
documentos se encuentran ubicados en el link: C
http://www.ipes.gov.co/index.php/gestion-institucional/marco-
legal/normatividad. Es decir, SAF no aportó evidencia de adopción del
procedimiento de PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS
Y DE MEJORA.
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de 2013 con corte

a 28 de abril de 2017, la ACI solicito avance del hallazgo. SAF informa
mediante Radicado 2124 de 04/05/2017 que enviò solicitud a DASC el
03/05/2013 requiriendo apoyo para capacitaciòn en este tema los dias
25 de mayo y el 1 de junio DE 2017. A
No se observò contestaciòn o respuesta de DASC. No se evidenció

cumplimiento de PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS
Y DE MEJORA.
C
A
A
FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO
A
C
C
A
De conformidad con soportes de SAF-Almacén- sobre

seguimiento a Directiva 03 de 2014 se realiza
convocatoria el día 28 de junio para el siguiente dia 29
11/7/2017 A
de junio a la capacitación sobre "Procedimiento perdida
de bienes institucionales" . Se observa listado de
asistencia firmado por cuatro (4) personas. Se observa
el reenvio de la presentación para algunos de los
colaboradores de la misma área.

11/7/2017 A
11/7/2017 seguimiento a Directiva 03 de 2014 se realiza A
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de

2013 con corte a 28 de abril de 2017, la ACI solicito
11/7/2017 avance del hallazgo. SAF informa mediante Radicado A
2124 de 04/05/2017 (sin soportes) que dichos
documentos se encuentran ubicados en el link:
http://www.ipes.gov.co/index.php/gestion-
institucional/marco-legal/normatividad. Es decir, SAF no
aportó evidencia de adopción del procedimiento de PR-
051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA.
11/7/2017 De conformidad con soportes de SAF-Almacén- sobre A

C
A
A
HAL
PRO
1. Se evidencia que dentro del proceso disciplinario se están integrando como sujetos procesales, a
personas que según la noma no tienen dicha categoría, como es el caso de los oficios que se le
envían a la Asesoría de Control Interno, respecto de las actuaciones que se surten dentro del proceso
Disciplinario para lo cual se citan algunos de los memorandos con radicados No. 00110-817-000210,
00110-817-000552, 00110-817-001566, 00110-817-003679
2. Se evidencia incumplimiento a la disposición de la Alcaldía de Bogotá, con respecto al personal

que debe hacer parte de las oficinas de Disciplinarios, por cuanto se vinculó mediante prestación de
servicios CPS 301 de 2015, y cuyo objeto es “prestación de servicios profesionales en la
Subdirección Administrativa y Financiera para fortalecer la gestión disciplinaria y la sustanciación y
trámite de los procesos disciplinarios adelantados en el IPES”
3. Incumplimiento de la publicación de los procesos disciplinarios en el Sistema Distrital de

Información Disciplinaria - SID, teniendo en cuenta que mediante el oficio con radicado IPES No.
00110-817-002692 se entrega a la Asesoría de Control Interno un reporte de la publicación de los
procesos, y dicha información no corresponde con el listado entregado en visita por el profesional
designado y registrado en SID.
4. Al verificar el procedimiento disciplinario en la etapa preliminar se pudo verificar que el proceso 07
de 2014, excedió los seis meses que tendrá lugar a duración esta etapa, dado que el auto de
indagación preliminar se surtió en septiembre de 2014 y el auto de archivo en abril de 2015
5. Mediante el Acuerdo 005 de 2011 del IPES, en su artículo 10 numeral 4 la primera instancia del
proceso de control disciplinario y prevención del mismo recae en la Subdireccion Administrativa y
Financiera, sin embargo se observa un incumplimiento con el perfil del Operador Disciplinario a cuyo
cargo está el área de asuntos disciplinarios, teniendo en cuenta que el perfil mínimo es: abogado con
especialización en derecho administrativo, derecho disciplinario, derecho procesal y o penal, derecho
constitucional y o derechos humanos, teniendo en cuenta que el Operador Disciplinario es la
Subdirectora Administrativa y Financiera y no el abogado sustanciador.
6. Incumplimiento respecto a los espacios físicos y requerimientos logísticos de la Oficina de Control

Disciplinario teniendo en cuenta que en visita de auditoría se evidenció que los expedientes de los
procesos disciplinarios se encuentran archivados en cajas a los pies de un funcionario de la
Subdireccion Administrativa y Financiera
7. Se evidencia la carencia de un espacio adecuado y reservado frente a las declaraciones de los
sujetos procesales, teniendo en cuenta que los testimonios y/o audiencias son realizados sin las
condiciones mínimas que garanticen la reserva de dicha información.Así mismo, no se evidencia el
cumplimiento de la realización de las audiencias en la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de
al menos el 10% de las que son verbales.
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión disciplinaria

Consultar Informes en SIAFI: 3977 y 4294 (correspondencia interna 2015)
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
9/16/2015 SAF
DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
TIVIDAD: Gestión disciplinaria

n SIAFI: 3977 y 4294 (correspondencia interna 2015)
1, Elevar consulta a la Procuraduria general de la Nacion, quien

es el maximo organo disciplinario, solicitando se sirva aclarar si,
por via excepcional puede una oficina de Control Interno
disciplinario tener abogados sustanciando procesos vinculados
mediante contrato de prestacion de servicios
5/23/2016
2, Solicitar a la Direccion de Asuntos Disciplinarios del Distrito
copia del acta del subcomite de asuntos disciplinarios del 2017,
o en su defecto solicitar informacion respecto al tramite a seguir
por parte de entidades en relacion con la vinculacion de
abogados sustanciadores
1, Elevar consulta a la Procuraduria general de la Nacion, quien

es el maximo organo disciplinario, solicitando se sirva aclarar si,
por via excepcional puede una oficina de Control Interno
disciplinario tener abogados sustanciando procesos vinculados
mediante contrato de prestacion de servicios
5/23/2016
2, Solicitar a la Direccion de Asuntos Disciplinarios del Distrito
copia del acta del subcomite de asuntos disciplinarios del 2017,
o en su defecto solicitar informacion respecto al tramite a seguir
por parte de entidades en relacion con la vinculacion de
abogados sustanciadores
1, Incluir en el sistema de informacion Disciplinario los procesos

disciplinarios correspondientes a la vigencia.
5/23/2016
2, Incluir en el sistema de informacion Disciplinario los procesos
disciplinarios correspondientes a vigencias anteriores
5/23/2016
5/23/2016
5/20/2016
5/24/2016
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO FECHA

hallazgos 1, 2, 4 y 5 del informe de auditoria 4294 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 17 de los C 5/31/2017
proceso "Gestión del Talento Humano" por lo que se cierra este
A 5/31/2017
No se evidencia avance ni acción correctiva A 5/31/2017

hallazgos 1, 2, 4 y 5 del informe de auditoria 4294 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 17 de los C 5/31/2017
proceso "Gestión del Talento Humano" por lo que se cierra este
A 5/31/2017
Se evidenció la existencia de un archivador en madera, en el que se

almacenan los expedientes. Hoy en dia la oficina esta ubicada junto C
a la subdirección juridica y cuenta con una oficina propia.
Se evidenció que la oficina de Control Interno Disciplinario esta
ubicada junto a la subdirección juridica y cuenta con el espacio
propicio (una oficina propia y con puerta) para la realizacón de las
labores propias del proceso. En cuanto a los procesos verbales se C
observó que solo a existido uno el cual es el expediente # 02-2013 y
contó con la udiencia requerida para el mismo al igual que fue
resuelta y aplicada.
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ESTADO FECHA
Se tomó muetra de algunos expedientes

encontrandose que los sujetos asociados a estos si
son procesales, en los casos en se involucra a la
dirección general se informó, que los casos fueron A
remitidos y se observó muestra de ellos, a
Disciplinarios distrital. Por esta razon se considera
que el hallazgo debe cerrarse.
Se observa que continua la situación que llevó a la

formulación del hallazgo, ya que a pesar de que el
CPS301/2015 ya terminó, se observa la existencia
del CPS 75/2017, el cual comprende el objeto
contractual “prestación de servicios profesionales A
en la Subdirección Administrativa y Financiera para
fortalecer la gestión disciplinaria y la sustanciación y
trámite de los procesos disciplinarios adelantados en
el IPES”.
Se evidenció que la Entidad esta en proceso de

solicitud de los ususarios, y se informó por parte del
area que se esta solicitando traslado de la
información al nuevo usuario con rol de jefe el cual
esta siendo solicitado para la subdirectora
administrativa y financiera. Lo anteriro adao que la
Entidad, segun se informó esta sin usuario activo
A
desde mediados de 2015 y al ingresar al SID con
los nuevos ususarios no aparecen los procesos que
ya habian sido registrados en el sistema con el
anterior usuario. Lo anteriro evidencia que la
situación descrita en el hallazgo se sigue
presentando. No se evidencia acción correctiva
formulada.
Al indagar y tomar muestra de los expedientes, se
observó que durante la presente vigencia no se han
archivado casoa por vencimiento de terminos, se
evidencio la existencia de quejas que cuentan con
expediente y fueron notificadas en la presente
vigencia, como lo es el expediente 030-17, pero que
aun no cuenta con auto de apertura, segun explica C
el area esto no se ha realizado porque se ha
definido una estrategia interna que consiste en
generar la apertura de los casos de manera gradual,
de modo que todos los casos se puedan atender y
evitar el cierre de casos por vencimiento de
terminos.
La situación decscrita en el hallazgo se mantiene,

A
no se observa accion correctiva formulada.
10/30/2017
C
C
RESULTADOS DEL
ESTADO
SEGUIMIENTO
A
C
mediante el radicado IPES

No. 00110-817-006598, la
Subdirectora Administativa
y Financiera envia plan de
mejoramiento, sin embargo
frente al hallazgo en
atencion, la SAF, manifiesta
despues de dos años la
inconformidad con dicho
hallazgo amparado en una
sentencia de la Corte
Constitucional del 2003, A
cuando la Directiva
acusada de incumplimiento
es del 2011, por lo tanto la
ultractividad de la norma no
aplica en el caso, por otro
lado la sentencia indica que
la primera instancia del
proceso disciplinario sera el
superior jerarquico del
disciplinado, siendo asi,
esto ultimo llevaria a un
desconocimiento al interior
del IPES de los estatutos
internos que indican en el
Acuerdo 005 de 2011 que
la primera instancia del
proceso disciplinario recae
en la SAF
C
C
1, La Entidad por un periodo de 3 meses no ha contado con el servicio de mensajería externa

2. Se incumplió los términos relacionados del contrato de mensajería externa, incluido en el Plan
Anual de Adquisiciones de la vigencia 2014
3. Los coordinadores realizaron las funciones diferentes a las establecidas en el manual de funciones
de la planta temporal como es la entrega de correspondencia.
4. Se evidencia documentación represada de entrega debido a la falta de mensajería externa.
5. Se hace necesaria la capacitación general para la presente vigencias sobre los aspectos técnicos y
normativos de la gestión documental ya que se evidencia rotación de personal en el área
6. Se evidencio en los radicados 00110-817-001488, 1493 y 1494 , todos del 29 de abril de 2015
consultados en el SIAFI, que no aparecían los documentos escaneados respectivos
7. Los procedimientos del área se encuentran en borrador y no están validados ante el Sistema
Integrado de Gestión.
7. Los procedimientos del área se encuentran en borrador y no están validados ante el Sistema
Integrado de Gestión.
8. El aplicativo SIAFI presenta vulnerabilidad frente al principio de confidencialidad de la información.
9. Los productos que exige la norma NTD 001:2011como el manual del SIG en relación a la gestión
documental, el procedimiento de gestión documental, los requisitos legales no están acorde a los
requisitos exigidos por la norma
10. No se ha enviado el reporte del plan de acción en relación a su estado y avance en el periodo
evaluado (marzo de 2015)
11. El proceso requiere de perfiles idóneos y especializados como un profesional historiador y un

profesional archivista, toda vez que se necesita desarrollar actividades puntuales, especiales y
específicas para contar con un producto final como las TRD y las TVD.
12. Se incumple lo determinado por el decreto 2609 de 2012 art. 10, 11 y 12 sobre la obligatoriedad
de todas las entidades del estado de formular un programa de gestión documental, aprobado y
publicado.
13, Se evidencia desorganización y desconocimiento sobre la responsabilidad de los archivos de
gestión en las áreas de la Entidad.
14. No había personal laborando en la bodega del archivo central en el momento de la visita.
15. Los puestos de trabajo acondicionados en la bodega del archivo central no están conectados a la
red institucional.
1. El proceso Gestión Documental no tiene procedimientos documentados, ni identificados los puntos

de control.
3. Falta seguimiento y control al nivel de actualización de los inventarios documentales de todas las
áreas.
15. Los documentos para tramite en el proceso no tienen controles
16. No hay indicadores de impacto y efectividad para evaluar la gestión del proceso.
21. No se ha elaborado por intermedio del área de gestión documental los manuales de funciones y
procedimientos relacionados con el manejo de documentos
3. Al revisar las carpetas de excontratistas se evidenció que no se está implementando el mecanismo

de seguridad (paz y salvo) que permita controlar los archivos que son prestados a los contratistas y/o
funcionarios y la devolución de los mismos por el archivo de Jurídica. Así mismo no se evidencia
estrategia de control sobre la correspondencia y radicados entregados a los funcionarios de la
Entidad una vez terminan la vinculación contractual o laboral con la Entidad. Ver Radicado 5198 de
12/11/2015.
1. El techo y puertas del archivo de la Entidad no están construidos con materiales ignífugos. (Ver
Hallazgo 1 de Informe de Auditoría Interna Radicado No. 2748 de 2016).
1. No se evidencia publicación del programa de gestión documental en la página WEB del IPES.
Responsable: Subdirección Administrativa y Financiera
2. No se evidenció publicación de las tablas de retención en la página WEB del IPES.

HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNA
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión Documenta

Consultar Informe en SIAFI: 1553 y 4719 (correspondencia interna 2015), 5336 (correspondencia in
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
SAF
6/5/2015
6/5/2015
SAF
SAF-SDAE
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF
SAF
6/5/2015
SAF
6/5/2015 SAF
6/5/2015 SAF-SDAE
PROCESO/ACTIVIDAD: Directiva Distrital 3 de

Consultar Informe en SIAFI: 1655, 5198 (correspondencia interna 2015)
SAF
SAF
SAF
SAF-SDAE
5/14/2015 SAF
SAF- GTH/ gestion

11/12/2015
documental
5/13/2016 SAF
9/14/2016 SAF
9/14/2016 SAF
ZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGU
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
SO/ACTIVIDAD: Gestión Documental

FI: 1553 y 4719 (correspondencia interna 2015), 5336 (correspondencia interna 2016)
Mantener suscrito un contrato que permita la prestación

continua del servicio, garantizando la eficiencia en el manejo de
las comunicaciones oficiales del Instituto. Para tal efecto, se
5/24/2016
iniciará todo el proceso contractual con la debida oportunidad,
según los tiempos legalmente permitidos y de acuerdo al Plan
de Contratación del Instituto
Solicitar a la Subdirección Juridica y de Contratación el

procedimiento donde se indique los tiempos establecidos para la
recepción del proceso, su tiempo de revisión y posterior 5/24/2016
cronograma de ejecución, con el fin de que la respectiva
contratación se lleve a cabo de manera oportuna.
Realizar seguimiento a la fechas de terminación del contrato,
con el fin del que la Entidad cuente con la prestación del servicio 5/24/2016
sin interrupción
Mantener suscrito un contrato para la prestación de este

servicio, conforme lo establece el Plan de Adquisiciones 5/24/2016
vigencia 2015
Hacer seguimiento a la ejecución del contrato para garantizar

que cuando este próximo a su vencimiento se manifieste la
5/24/2016
necesidad de la prestación del servicio y quede incorporada en
el plan de adquisiciones de la siguiente vigencia.
De presentarse futuras contingencias extremas y críticas se

implementarán otras alternativas que no implique acudir al 5/24/2016
personal de la entidad que ejerce otras actividades.
En caso de presentarse esta situación se Implementará un plan
de emergencia (otras alternativas de prestación del servicio) que
permita el flujo normal de las comunicaciones oficiales. Con la
contratación del Outsourcing para el servicio de mensajería, a 5/24/2016
partir del día 22 de junio se llevara a cabo plan de choque para
realizar la entrega de las comunicaciones oficiales que a la
fecha se encuentran represadas.
Solicitar al Outsourcing un reporte del estado de la Gestión

5/24/2016
realizada frente a este plan de choque
Se estableció un cronograma de capacitaciones en gestión

documental para los funcionarios y contratistas a desarrollarse
en el mes de junio, en cumplimiento de la normatividad
establecida para tal fin, considerando que es el Servidor Público
5/24/2016
el responsable del manejo integral de la documentación de
acuerdo a sus funciones u obligaciones. La capacitación se
desarrolla en cumplimiento de la normatividad establecida por el
Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.
Solicitar a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico –

Sistemas, revisión al funcionamiento del Aplicativo SIAFI con el
fin de garantizar que la totalidad de correspondencia generada 2/28/2017
quede debidamente escaneada e ingresada al sistema de
información.
Realizar seguimiento al proceso de radicación y escaneo de los

documentos, para garantizar que queden debidamente
incorporados al sistema SIAFI, por intermedio del outsourcing de 2/28/2017
mensajería expresa y bajo la Supervisión de Gestión
Documental.
Jornadas de capacitación a los funcionarios y contratistas de la

Entidad para enterarlos sobre los procedimientos de radicación
5/18/2016
y ruta de las comunicaciones oficiales tanto internas como
externas.
Procedimiento documentado, aprobado e incorporado en el
5/18/2016
Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Se le solicitará a la Subdirección de Diseño y Análisis

Estratégico – Sistemas que realice los respectivos ajustes al
5/19/2016
aplicativo con el fin de blindar el manejo de la correspondencia
en concordancia con el principio de confidencialidad.
Gestión documental presentará diagnóstico del funcionamiento

en lo relacionado con la seguridad de la información que se
controla a través de aplicativo de la entidad SIAFI. Y se pondrá 5/19/2016
en conocimiento el resultado del diagnóstico a la Subdirección
de Diseño y Análisis Estratégico para los fines pertinentes.
Ver cuadro anexo, carpeta física de auditoria 2/28/2017
El área de Gestión de Documental reportara el avance con corte

2/28/2017
a 30 de julio a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico
Se espera que la Dirección General de la Entidad apruebe la

contratación de estos perfiles, según solicitudes planteadas en 5/24/2016
varias instancias ( reuniones, memorandos, informes)
2/28/2017
Se adelanta jornadas de capacitación durante el mes de junio a
los funcionarios y contratistas de la Entidad mediante la
campaña La Doctora TRD, la cual tiene como objetivo brindar
5/18/2016
conocimientos básicos en: responsabilidad del servidor público
frente al manejo de los documentos, intervención y organización
de archivos y Formato Tabla de Retención Documental
Seguimiento a la aplicación de los conocimientos impartidos en

5/18/2016
las capacitaciones de gestión documental
Una vez formalizado el servicio de mensajería, se ubicara en la

bodega de la 38 el personal de Gestión Documental, el cual 5/24/2016
estaba realizando plan de choque en la Sede Principal IPES.
Se requiere una actualización y modernización del sistema de

conectividad que actualmente funciona en la bodega de la 38,
para lo cual se pondrá en conocimiento a la Subdirección de 2/28/2017
Diseño y Análisis Estratégico –Sistemas, ha cerca de esta
necesidad tecnológica.
ACTIVIDAD: Directiva Distrital 3 de 2013

ultar Informe en SIAFI: 1655, 5198 (correspondencia interna 2015)
Documentar, aplicar y establecer puntos de control a los

siguientes procedimientos de este proceso:-Radicación de
comunicaciones Internas y externas.
-Manejo o intervención de los archivos.
5/18/2016
-Conservación de documentos
-Consulta y préstamo de documentos.
-Manejo del inventario documental -Archivo de gestión
Realizar seguimiento y control al nivel de actualización de los
2/28/2017
inventarios de gestión de las todas las áreas.
Aunque si existen controles hay que realizar ajustes una vez se

establezcan y se actualicen los procedimientos, se definirían los 5/25/2016
puntos de control.
Consideramos que con la actualización de la caracterización del

proceso, se incluyen los indicadores de impacto efectividad,
aunque es necesario que estos estén dentro de la batería de
2/28/2017
indicadores que tiene la SDAE y estén articulados con la que se
maneja desde la misma SDAE. Por lo anterior, creemos que la
SDAE también le asiste responsabilidad.
2/28/2017
016)
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal

S.A.S, el servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
EXPRESA, Y SERVICIO DE OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO
HUMANO PARA LA GESTION DE LA CORRESPONDENCIA GENERADA
POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL IPES", el cual inicio el 18
de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una adición y
prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con
el CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE C
OUTSOURCING DE PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA
QUE COMPRENDA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN,
DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL –IPES, con
fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias habiles
entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
durante esas fechas.


Se observa que en el Plan Anual de Adquisiciones 2016 se estimo el incio del

proceso de contratación con fecha 19/05/2016, el contrato actual fue
adjudicado el dia 20 de abril de 2016. No obstante en cuanto al plazo de incio
del proceso de contratación se evidencia que la fecha programada, no fue C
coherente con la fecha de finalización del contrato vigencia 2015. En cuanto al
plazo del contrato incialmente se estimo para 10 meses y fue adjudicado para
7 meses y 21 días. (contrato vigente 82 de 2016).
Esta auditoria indago sobre el contexto en que se formulò el presente hallazgo,

por lo cual, se determina que el hallazgo esta directamente relacionado con el
incumplimiento a la programaciòn de actividades definidas para la contrataciòn
de los servicios de distribuciòn de correspondencia. Por lo que acepta los
soportes que evidencian que como accion correctiva se dio cumplimiento a la
programaciòn de activdades para la escogencia del contratista del servicio de
distribuciòn de correspondencia que dio origen a la celebraciòn del contrato 82
de 2016. Se evidenciò que el proceso de selecciòn del contratista se iniciò con
la consecuciòn de cotizaciones el dia 15 de enero de 2016 y culminò el 20 de C
abril de 2016 con la firma del contrato 82 de 2016. Por lo anterior, esta
auditorìa considera efectiva la gestiòn de contrataciòn programada y
realizada para la correcciòn del hallazgo presentado, que dio origen a la
situaciòn de contingencia de solicitar a los coordinadores de plazas
colaboraciòn para la distribuciòn de correspondencia. En consecuencia,
considera pertinente el cierre del Halllazgo. Se anexan los siguientes soportes:
Dos (2) invitaciones a cotizar y Cronograma de actividades de proceso
contractual.
Se evidenció en el primer informe de ejecuión del contrato un reporte sobre la
C
gestion realizada con las comunicaciones represadas.
Se evidenció en el primer informe de ejecuión del contrato un reporte sobre la

C
gestion realizada con las comunicaciones represadas.
Se evidenciò, el cumplimiento de la Acciòn correctiva definida para mitigar la

rotaciòn de personal, relacionada con la realizaciòn de la capacitaciòn a 270
funcionarios de la Entidad en los siguientes aspectos: 1) Responsabilidad de
los Servidores Públicos frente a los documentos
C
2) Intervención y Organización de Archivos
3) Tabla de Retención Documental
Se aporta listado de asistencia. En consecuencia, esta auditorìa considera
pertinente cerrar el Halllazgo.
La solicitud se realizó y el área de sistemas constesta A
Mensualmente el Outsourcirg envia un reporte de las fases del sistema, sobre

las anomalias presentadas. Se propuso la realización de una mesa de trabajo A
para dar solución a este tema, pero no se han realizado
Se observó la elaboración del procedimiento PR-064 Administración de

comunicaciones oficiales, V.1 del 30/09/2015 y el Instructivo IN-054 Entrega de
documentos contratos suscritos con el IPES-2014; De igual forma se evidencia
la actualización de los formatos FO-160, consulta y préstamo de documentos;
FO-065 Tabla de retención documental; FO-062 Cuadro de clasificación ; FO-
C
414 Control de entrega de comunicaciones oficiales por ventanilla; FO-051Acta
de reunión; FO-361 Hoja de control Historias laborales. En total se han
validado 2 procedimientos y 7 formatos relacionados con el proceso en el
último periodo. Se recomienda la revisión y actualización de los
procedimientos y formatos anualmente.
Se observó la elaboración del procedimiento PR-064 Administración de
comunicaciones oficiales, V.1 del 30/09/2015 y el Instructivo IN-054 Entrega de
documentos contratos suscritos con el IPES-2014; De igual forma se evidencia
la actualización de los formatos FO-160, consulta y préstamo de documentos;
FO-065 Tabla de retención documental; FO-062 Cuadro de clasificación ; FO-
C
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de

2016 por la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del
radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del informe
5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 2 de C
los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso
"Planeación Estrategica y Táctica" por lo que se cierra este hallazgo y el
seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de

2016 por la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del
radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del informe
5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 2 de C
los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso
"Planeación Estrategica y Táctica" por lo que se cierra este hallazgo y el
El proceso documento el procedimiento "Administración de comunicaciones

oficiales" PR-064 V,2 del 4/11/2016; este incluye la planeación, la producción,
aspetos legales, recepción, distribución y trámite requisitos exigidos por la
C
norma NTD 001:2011. Por ortra lado del Manual de operaciones del SIG MS-
001, incluye el componente de Gestión documental son sus repectivos
procedimientos e instructivos
El área de gestión documental, según reporte envía mensualmente los
avances del plan de la Subdirección Administrativa y Financiera e incluye las C
actividades de gestión documental.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva. Con

Radicado 4199 de 28/09/2015 se comunicò al Comité de Archivo del la
Entidad la necesidad de contratar personal con perfiles de Historiador y
archivista, lo cual a la fecha del presente seguimiento, se evdencia la
existencia de la celabraciòn de los contratos 107 y 128 de 2015. De esta C
manera la Entidad cuenta con el personal necesario para el desarrollo del
Programa de Gestiòn Documetal, Plan Institucional de archivo de la Entidad,
asì mismo terminar la formulaciòn de TRD y TVD. Por lo anterior, esta
auditoria de seguimiento considera pertinente cerrar el Halllazgo.
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se cuenta con el

Documento para revisión y aprobación; la fecha limite es para el mes de junio A
de 2017
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva, mediante la
capacitaciòn impartida a los servidores de la Entidad. La agenda de
capacitaciòn girò en torno a los siguientes temas: 1) Responsabilidad de los
Servidores Públicos frente a los documentos
3) Tabla de Retención Documental.
C
Se aporta listado de asistencia. Por otra parte, con el fin de dar continuidad al
proceso de capacitaciòn en Gestiòn Documental, se evidenciò solicitud para
ser incluida en el Plan Institucional de Capacitaciòn y se aporta correo
electrònico como soporte.
En consecuencia, esta auditorìa de seguimiento considera pertinente cerrar el
Halllazgo.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva, mediante la

capacitaciòn impartida a los servidores de la Entidad. La agenda de
capacitaciòn girò en torno a los siguientes temas: 1) Responsabilidad de los
Servidores Públicos frente a los documentos
C
Se aporta listado de asistencia. Por otra parte, con el fin de dar continuidad al
proceso de capacitaciòn en Gestiòn Documental, se evidenciò solicitud para
ser incluida en el Plan Institucional de Capacitaciòn y se aporta correo
electrònico como soporte.
En consecuencia, esta auditorìa de seguimiento considera pertinente cerrar el
Halllazgo.
Se observa que la contratista Claudia Guapacha es quien esta de manera

constante en el archivo de la 38. No obstante el area de gestión docuemntal
manifiesta que este recurso es a quien apela en casos de plan de choque
dada la situación de correspondencia presentada en el 2015, por la ausencia C
del contrato de corrspondencia, situación que no se ha vuelto a presentar dado
que el contrato de prestación de mensajeria a estado viegente para 2015 y
2016.
Con el acta de entrega del fecha 14/04/2016 por parte del Contratista E YS y
la aprobación del Profesional del área de Sistemas del IPES, sobre la
C
instalación del cableado estructurado de la Bodega de la 38, se cierra el
hallazgo
13
Unificar con el HALLAZGO 7 Gestion Documental-2015 . Se observó la

elaboración del procedimiento PR-064 Administración de comunicaciones
oficiales, V.1 del 30/09/2015 y el Instructivo IN-054 Entrega de documentos
contratos suscritos con el IPES-2014; De igual forma se evidencia la
actualización de los formatos FO-160, consulta y préstamo de documentos;
FO-065 Tabla de retención documental; FO-062 Cuadro de clasificación ; FO- C
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se contempla el
levantamiento de los inventarios documentales de la Entidad, los cuales seran
A
publicados en la Intranet, en el link procesos internos/ Gestipon documental,
a partir del mes de abril de 2017
La Entidad contrató un servicio de Outsoring (INTERPOSTAL S.A.) en el

primer trimestre del año, el cual se encarga de la digitalización, recepción y
entrega interna y externa de la documentación utilizada por la Entidad. Se
C
entregó el procedimiento Administración de comunicaciones oficiales, manual
de correspondencia, Control de Correspondencia en las áreas, Formato Único
de Gestión documental, radicación y reparto de Comunicaciones externas.
Los indicadores que se han elaborado para el área de gestión documental,

todos son de eficacia y se encuentran en proceso de aprobación para
posteriormente ajustar el plan de acción del área. Diseñaron 6 indicadores:
1. Aplicación de tablas de retención documental.
2.Inventarios documentales C
3. Transferencias documentales.
4. Devoluciones en el servicio de correo
5. Costos por renevío de comunicaciones
6. Capacitaciones en gestión documental
El Instructivo IN-005 Administración de archivos del 27/12/2016 y el PR-064

administración de documentos oficialaes V. 2 del 02/11/2016, contienen los
procedimientos oficiales del área de gestión documental. Adicionalmente el
plan Institucional de capacitación 2017 relaciona los componentes
administración de archivos y administración de comunicaciones oficiales, y de C
estas actividades se ha hecho capacitación en los meses de diciembre de
2016, enero y febrero de 2017. Segun reporte han asistido un total de 66
servidores en capacitación y sensibilización de la gestión documental y
administración de archivos
REAGRUPADO FECHA
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
X 5/19/2016
X 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/19/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/18/2016
N/A 5/18/2016
N/A 5/24/2016
N/A 2/28/2017
N/A
N/A 2/28/2017
N/A
N/A
N/A
5/17/2017
5/17/2017
5/31/2017
5/31/2017
La Entidad mediante CPS 280 de 2015, suscrito con la Empresa Interpostal S.A.S, el
servicio de "PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA, Y SERVICIO DE
OUTSOURCING DE EQUIPOS Y RECURSO HUMANO PARA LA GESTION DE LA
CORRESPONDENCIA GENERADA POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL
IPES", el cual inicio el 18 de junio de 2015 y finalizo el día 17 de febrebro de 2016, con una
adición y prorroga de 2 meses finalizando el dia 16 de Abril. Actualmente se cuenta con el
CPS 82 de 2016, cuyo objeto es " PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING DE
PERSONAL CON EQUIPOS Y MENSAJERIA EXPRESA QUE COMPRENDA LA
RECEPCIÓN, RADICACIÓN, RECOLECCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES GENERADAS POR EL INSTITUTO PARA LA ECONOMIA
SOCIAL –IPES, con fecha de incio 20 de abril de 2016. Aunque hubo un espacio de 2 dias
habiles entre un contrato y otro, la entidad no estuvo sin servicio de correspondencia
Se observa que en el Plan Anual de Adquisiciones 2016 se estimo el incio del proceso de
contratación con fecha 19/05/2016, el contrato actual fue adjudicado el dia 20 de abril de
2016. No obstante en cuanto al plazo de incio del proceso de contratación se evidencia que
la fecha programada, no fue coherente con la fecha de finalización del contrato vigencia
2015. En cuanto al plazo del contrato incialmente se estimo para 10 meses y fue
adjudicado para 7 meses y 21 días. (contrato vigente 82 de 2016).
Esta auditoria indago sobre el contexto en que se formulò el presente hallazgo, por lo cual,
se determina que el hallazgo esta directamente relacionado con el incumplimiento a la
programaciòn de actividades definidas para la contrataciòn de los servicios de distribuciòn
de correspondencia. Por lo que acepta los soportes que evidencian que como accion
correctiva se dio cumplimiento a la programaciòn de activdades para la escogencia del
contratista del servicio de distribuciòn de correspondencia que dio origen a la celebraciòn
del contrato 82 de 2016. Se evidenciò que el proceso de selecciòn del contratista se iniciò
con la consecuciòn de cotizaciones el dia 15 de enero de 2016 y culminò el 20 de abril de
2016 con la firma del contrato 82 de 2016. Por lo anterior, esta auditorìa considera efectiva
la gestiòn de contrataciòn programada y realizada para la correcciòn del hallazgo
presentado, que dio origen a la situaciòn de contingencia de solicitar a los coordinadores de
plazas colaboraciòn para la distribuciòn de correspondencia. En consecuencia, considera
pertinente el cierre del Halllazgo. Se anexan los siguientes soportes: Dos (2) invitaciones a
cotizar y Cronograma de actividades de proceso contractual.
Se evidenció en el primer informe de ejecuión del contrato un reporte sobre la gestion
realizada con las comunicaciones represadas.
Se evidenció en el primer informe de ejecuión del contrato un reporte sobre la gestion

realizada con las comunicaciones represadas.
Se evidenciò, el cumplimiento de la Acciòn correctiva definida para mitigar la rotaciòn de

personal, relacionada con la realizaciòn de la capacitaciòn a 270 funcionarios de la Entidad
en los siguientes aspectos: 1) Responsabilidad de los Servidores Públicos frente a los
documentos
3) Tabla de Retención Documental
Se aporta listado de asistencia. En consecuencia, esta auditorìa considera pertinente
cerrar el Halllazgo.
La solicitud se realizó y el área de sistemas constesta
La Entidad adquirió equipos de cómputo de los cuales se están asignando al SAF - Unidad
de Correspondencia con el objetivo de mejorar y actualizar la funcionalidad del servicio de
radicación.
Definir un único repositorio o unidad para la salvaguarda de las imagenes digitalizads

durante el proceso de radicación analizando, el cual se ha adelantado por parte del área de
sistemas y se está capacitando al personal para evitar que en el momento de la búsqueda o
recuperación de la información la imagen no sea visible.
Mensualmente el Outsourcirg envia un reporte de las fases del sistema, sobre las
anomalias presentadas. Se propuso la realización de una mesa de trabajo para dar solución
a este tema, pero no se han realizado.
Se realizó la mesa de trabajo en sitiu y se definió realizar los seguiimientos mensuales. En

cada seguimiento se toma una muestra mensual y se realizan pruebas de verificación.
Durante el año 2016 los resultados de los seguimientos fueron favorables, al no presentarse
ninguna inconsistencia al revisar las imagenes.. Durante el 2017 teniendo en cuenta que
hubo cambio de ooperador de out sourcing se presentó retraso en subir imagenes, sin
embargo, ya fue subsanada la situación quedando todas las imagenes en el sistema.
Se observó la elaboración del procedimiento PR-064 Administración de comunicaciones

oficiales, V.1 del 30/09/2015 y el Instructivo IN-054 Entrega de documentos contratos
suscritos con el IPES-2014; De igual forma se evidencia la actualización de los formatos
FO-160, consulta y préstamo de documentos; FO-065 Tabla de retención documental; FO-
062 Cuadro de clasificación ; FO-414 Control de entrega de comunicaciones oficiales por
ventanilla; FO-051Acta de reunión; FO-361 Hoja de control Historias laborales. En total se
han validado 2 procedimientos y 7 formatos relacionados con el proceso en el último
periodo. Se recomienda la revisión y actualización de los procedimientos y formatos
anualmente.
Se observó la elaboración del procedimiento PR-064 Administración de comunicaciones
oficiales, V.1 del 30/09/2015 y el Instructivo IN-054 Entrega de documentos contratos
suscritos con el IPES-2014; De igual forma se evidencia la actualización de los formatos
FO-160, consulta y préstamo de documentos; FO-065 Tabla de retención documental; FO-
062 Cuadro de clasificación ; FO-414 Control de entrega de comunicaciones oficiales por
ventanilla; FO-051Acta de reunión; FO-361 Hoja de control Historias laborales. En total se
han validado 2 procedimientos y 7 formatos relacionados con el proceso en el último
periodo. Se recomienda la revisión y actualización de los procedimientos y formatos
anualmente.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la

asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo
8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se
agrupo en el hallazgo No. 2 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Planeación Estrategica y Táctica" por lo que se cierra este
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la

asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo
8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se
agrupo en el hallazgo No. 2 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Planeación Estrategica y Táctica" por lo que se cierra este
El proceso documento el procedimiento "Administración de comunicaciones oficiales" PR-

064 V,2 del 4/11/2016; este incluye la planeación, la producción, aspetos legales, recepción,
distribución y trámite requisitos exigidos por la norma NTD 001:2011. Por ortra lado del
Manual de operaciones del SIG MS-001, incluye el componente de Gestión documental son
sus repectivos procedimientos e instructivos
El área de gestión documental, según reporte envía mensualmente los avances del plan de
la Subdirección Administrativa y Financiera e incluye las actividades de gestión documental.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva. Con Radicado 4199 de

28/09/2015 se comunicò al Comité de Archivo del la Entidad la necesidad de contratar
personal con perfiles de Historiador y archivista, lo cual a la fecha del presente seguimiento,
se evdencia la existencia de la celabraciòn de los contratos 107 y 128 de 2015. De esta
manera la Entidad cuenta con el personal necesario para el desarrollo del Programa de
Gestiòn Documetal, Plan Institucional de archivo de la Entidad, asì mismo terminar la
formulaciòn de TRD y TVD. Por lo anterior, esta auditoria de seguimiento considera
pertinente cerrar el Halllazgo.
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se cuenta con el Documento para
revisión y aprobación; la fecha limite es para el mes de junio de 2017.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva, mediante la capacitaciòn
impartida a los servidores de la Entidad. La agenda de capacitaciòn girò en torno a los
siguientes temas: 1) Responsabilidad de los Servidores Públicos frente a los documentos
Se aporta listado de asistencia. Por otra parte, con el fin de dar continuidad al proceso de
capacitaciòn en Gestiòn Documental, se evidenciò solicitud para ser incluida en el Plan
Institucional de Capacitaciòn y se aporta correo electrònico como soporte.
En consecuencia, esta auditorìa de seguimiento considera pertinente cerrar el Halllazgo.
Se evidenciò gestiòn para el cumplimiento de la Acciòn correctiva, mediante la capacitaciòn

impartida a los servidores de la Entidad. La agenda de capacitaciòn girò en torno a los
siguientes temas: 1) Responsabilidad de los Servidores Públicos frente a los documentos
Se aporta listado de asistencia. Por otra parte, con el fin de dar continuidad al proceso de
capacitaciòn en Gestiòn Documental, se evidenciò solicitud para ser incluida en el Plan
Institucional de Capacitaciòn y se aporta correo electrònico como soporte.
En consecuencia, esta auditorìa de seguimiento considera pertinente cerrar el Halllazgo.
Se observa que la contratista Claudia Guapacha es quien esta de manera constante en el

archivo de la 38. No obstante el area de gestión docuemntal manifiesta que este recurso es
a quien apela en casos de plan de choque dada la situación de correspondencia presentada
en el 2015, por la ausencia del contrato de corrspondencia, situación que no se ha vuelto a
presentar dado que el contrato de prestación de mensajeria a estado viegente para 2015 y
2016.
Con el acta de entrega del fecha 14/04/2016 por parte del Contratista E YS y la aprobación
del Profesional del área de Sistemas del IPES, sobre la instalación del cableado
estructurado de la Bodega de la 38, se cierra el hallazgo
Dentro del plan de acción de gestión documental 2017, se contempla el levantamiento de
los inventarios documentales de la Entidad, los cuales seran publicados en la Intranet, en el
link procesos internos/ Gestion documental, a partir del mes de abril de 2017.
17/05/2017. De acuerdo con seguimiento a la Directiva 03 de 2013 el área de Gestión
Documental con el fin de tener control sobre la existencia de los archivos en su estado
natural, ha diligenciado el Formato único de Inventario Documental por cada una de las
dependencias que conforman la estructura organizacional de la Entidad. Continúa pendiente
la publicaciòn respectiva en la intranet o aplicativo definido para tal efecto.
No se evidencia cumplimiento de PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y

DE MEJORA.
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de 2013 se observò la implementaciòn

del formato FO-160 CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS en la oficina de
archivo de la Subdirecciòn Jurídica y de Contratación -SJC- . No obstante , dado que ante
las demàs Subdirecciones y Oficinas tambièn se presenta la necesidad de consulta y de
préstamo de archivos, se hace necesasaria la implementacón de dicho formato en todas las
dependencias de la Entidad.
Así mismo, se observó la implementaciòn del formato FO-565 PAZ Y SALVO ENTREGA
DE ELEMENTOS Y DOCUMENTOS el cual aplica para funcionarios y contratistas. Para dar
cumplimiento cabal a la Directiva 03 de 2013 se recomienda hacer extensivo el uso de este
formato a cada una de las dependencias que conforman la estructura organizacional de la
Entidad, razòn por la cual el Halllazgo continúa abierto.
Segùn resultado de seguimiento de auditoría a Directiva 03/2013, SAF informa que: " el
Archivo de la Entidad cuenta con las condiciones técnicas adecuadas establecidas para
estos espacios por el Archivo de Bogotá" . No obstante no se evidenciò diligenciamiento de
formato de Acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan evaluar la gestiòn
adelantada frente a este hallazgo y verificar y certificar la afirmaciòn de SAF frente a los
lineamientos emitidos por el organismo rector Archivo General de la Naciòn. Ver artículo 2
de Acuerdo 49 de 2000.
Seguimiento a realizar en el seguimiento a Ley de transparencia, decretos reglamentarios y

normatividad asociada, dicho seguimiento esta planeado para el mes de junio de 2017. Sin
embargo el presente hallazgo no cuenta con acción correctiva formulada.
Seguimiento a realizar en el seguimiento a Ley de transparencia, decretos reglamentarios y

normatividad asociada, dicho seguimiento esta planeado para el mes de junio de 2017. Sin
embargo el presente hallazgo no cuenta con acción correctiva formulada.
ESTADO FECHA RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
C
C
C
C
C
C
De conformidad con el seguimiento a la

A 11/7/2017 Directivia 03 de 2013 para el mes de
noviembre, se evidencio la proyección del
PGD, el cual a la fecha se encuentra en
revisión y ajustes para ser presentado al
Comité de Archivos.
C
C
A
A
De conformidad con seguimiento a Directiva
03 de 2013, se evidenció la celebración del
contrato 381 de 2016 mediante el cual se
realizaron adecuaciones y ajustes a las
A 11/7/2017 instalaciones donde funciona el archivo
central del IPES y en los demás sitios en
donde se requiera realizar adecuaciones para
la instalacion de archivos rodantes". Se
evidenciaron registros de fotografia de los
trabajos realizados. Por lo anterior se
considera el cierre del Hallazgo.
A 11/7/2017 De conformidad con el seguimiento a la

Directivia 03 de 2013 para el mes de
noviembre, se evidencio la proyección del
PGD, el cual a la fecha se encuentra en
revisión y ajustes para ser presentado al
Comité de Archivos.
De conformidad con seguimineto a la Directiva

03 de 2013 se evidenciaron avances de
gestión relacionados con la realizacion y
presentacion de los ajustes requeridos por el
A 11/7/2017 Archivo de Bogotá. Se observa Radicado
00110-816-026286 de fecha 25 de octubre y
00110-812-0144724 de 01 de noviembre los
cuales son evidencia de dichos trámites y
mediante los cuales el Archivo de Bogotá da
viabilidad para que el Concejo Distrital de
Archivo considere la convalidación de la TRD
con los debido ajustes del Instrumento
archivístico.
ESTADO
C
C
C
C
C
C
A
C
C
A
A
C
A
Co
1. No se ha iniciado el trámite de liquidación de los convenios Nos: 016, 266, 239, 114, 286, 127, 099,
280, 266, 279, 09, 136, 234, 265, 276, 244, 279, 41657, 150, 269, 394 y 482 de 2016; 3, 2, 1740,
1704, 1703, 04, 1533, 054, 3725 y 199 de 2007; 001, 2, 04, 03, 05, 06, 07, 10, 11, 12, 15, 16, 18, 19,
21, 69, 092, 202, 206, 486, 571, 1071, 2791, 296, 2979, 3133, 3135 y 3196 de 2008; 05, 2242, 2511,
2608, 2607, 2606, 2600, 2599, 2598, 2500, 2451, 2254, 2253, 2211, 2218, 2510, 2507, 281, 024, 15,
012, 99, 79, 181, 20, 307, 690 y 26 de 2009; y 121, 141, 170, 2000, 1999, 1998, 1997, 1996, 1995,
1984, 1979 y 1858 de 2010.
2. Revisado el expediente del convenio 2130 de 2013 se observó que el acta de inicio es de fecha
16 de octubre de 2013 y el registro presupuestal No 4252 del 31 de diciembre de 2013, lo cual no da
aplicación a lo señalado en el artículo 27 del Decreto 372 de 2010, toda vez que este último debe
efectuarse después de la firma del convenio y antes del acta de iniciación del mismo.
3. Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la Fundación Empresarios por

Colombia – FEC , dentro del Convenio No 1991 de 2010.
4. Revisar las obligaciones contractuales de la Fundación Minuto de Dios, dentro del Convenio de
asociación No 1137 de 2013, toda vez que se observó que no se reportó mediante extracto de los
cargos abonos y saldos realizados en los meses de abril y mayo del año en curso, al igual que el
informe del número de unidades productivas de la economía popular intervenidas para el proceso de
creación y/o fortalecimiento empresarial y de aquellos que tuvieron acceso a crédito derivado del
convenio.
5. Afectación de los aportes del IPES para la realización del proyecto de San Victorino que se
destinará a la relocalización de 270 vendedores informales firmantes del pacto Santafé dentro del
Convenio 1725 de 2007 con la ERU, toda vez que esta última no ha dado cumplimiento a la
ejecución del acuerdo.
6. El Convenio de Asociación No 1510 de 2011, suscrito con la Fundación para el Fomento de la
Lectura – FUNDALECTURA, no está liquidado, toda vez se encuentra en el expediente un acta de
liquidación donde se evidencia que no se finalizó el trámite.
7. Falta de foliación, documentos repetidos y no se conservación de la secuencia cronológica de los

expedientes de los convenios.
8. Existencia de dos expedientes los convenios 1755/2013, 180/2013, 1106/2012, 1106/2012,

343/2013, 1510/2011, 1991/2010, 974-1363/2010 y 1637/2013, toda vez que uno se encuentra en el
archivo de la Subdirección Jurídica y de Contratación y otro en poder del supervisor con todos los
soportes de la ejecución.
1. Al verificar la publicación del Plan Anual de Adquisiciones vigencias 2014 y 2015 del Instituto para
la Economía Social - IPES, se evidenció que la Entidad no cumplió con lo señalado en el artículo 6
del Decreto 1510 de 2013 dado que se desconoció la forma que para el efecto dispuso Colombia
Compra Eficiente según numeral 5 de la Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013, mediante la
cual estableció que “las entidades del Estado deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el
SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el
Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC)” (subrayado nuestro). De acuerdo
con el reporte de consulta en la página del SECOP, la publicación se realizó de manera
extemporánea como se observa en los siguientes cuadros: Para la vigencia 2014 se registran 5
publicaciones: la primera data del 10 de junio de 2014 y la última del 12 de diciembre de 2014 y dos
(2) publicaciones el mismo día (5 de noviembre de 2014).
Así mismo, mediante memorando con radicado IPES No. 00110-817-001236, se solicitó documentos
soporte con las respectivas firmas que aprobaran el Plan Anual de Adquisiciones y sus
modificaciones para la vigencia de 2014 y 2015, sin embargo, en contestación a esto mediante
memorando con radicado IPES No. 00110817-001359 la SDAE no respondió al requerimiento
presentado por esta Asesoría, de lo cual se concluye que no se evidencian soportes, actas u otros
documentos que certifiquen la aprobación de los Planes de Adquisiciones junto con sus
actualizaciones.
2. Al verificar la realización de los Comités de Contratación durante las vigencias 2014 y 2015 en las
condiciones establecidas por la Resolución IPES 570 de 2012, se evidencia inexistencia de actas
firmadas de los diferentes comités que se desarrollaron durante las vigencias 2014 y 2015 (corte al
mes de abril), situación que conllevaría a configurar un vacío legal en aquellos procesos que por
norma debían tratarse en el Comité según artículo 4º de la Resolución IPES 570 de 2012, y que
aparentemente fueron aprobados en esta instancia. Así mismo, se evidencia incumplimiento a la
aplicación del numeral 10 del artículo 6º y artículo 8º de la Resolución IPES 570 de 2012
3, Al revisar los expedientes de los contratos números 16, 17, 19, 27, 71, 98, 115, 126, 241, 273,
284, 288, 291, 292, 293, 304, 311, 317, 337, 466, 473 del 2014 y 1, 2, 3, 4, 6, 10, 11, 15, 17, 18, 32,
35, 37, 82, 151, 154, 157, 158, 159, 160, 161, 163, 164, 165, 166, 167 y 168 del 2015 no se
evidencio la bitácora/cronograma, incumpliendo con las directrices según Circular 08 de 2014 y
directriz dada por el director en comités directivos. De lo anterior se observa un incumplimiento de
todas las subdirecciones con la concertación de la bitácora.
4. Al revisar los Contratos 1, 19, 48, 71, 98, 115, 172, 241, 244, 273, 293, 311 y 337 del 2014 y 1, 11, 13, 17, 25 y 164 del
5. Al verificar en los expedientes de los contratos de prestación de servicios números 32, 241, 304 y
473 de 2014, y 1, 2, 3, 4, 6, 10, 13, 17, 18, 35, 37, 151, 154, 158, 159, 160, 163, 167, 168 del 2015
se evidenció que el contratista no cumple con el perfil establecido por el IPES, según Resoluciones
IPES No. 313 de 2014 y No. 025 de 2015, al comparar y constatar la documentación registrada en el
expediente y referente al contratista y conforme con los requisitos definidos en la tabla de honorarios
fijada por la Entidad. Dicha situación podría interpretarse como posible detrimento patrimonial
considerando que se suscriben contratos de prestación de servicio con personas que no son idóneas
para desarrollar las obligaciones conforme con la tabla de honorarios definida por la Entidad. De lo
anterior se observa que en existen contratos de prestación de servicios en todas las áreas del IPES
que cuentan con esta falencia.
6. Al verificar los contratos de prestación de servicios No. 293 y 311 de 2014, se evidencia que la
Subdirección Jurídica y de Contratación no cumple con los postulados del Sistema Integrado de
Gestión, (Literal g del numeral 4.2.3. de la NTC GP 1000:2009) teniendo en cuenta que a pesar de
haberse eliminado el formato en Word para la designación de supervisión y utilizar el previsto por el
aplicativo SIAFI, se evidencia que para estos dos contratos se diligencio el formato eliminado (word),
observando que posiblemente el documento no se hizo de forma oportuna y se subsano con dicho
formato.
7. Se revisó los expedientes de los contratos de prestación de servicios números 317 de 2014 y 17
de 2015 suscritos por el IPES y se evidencia que corresponde a un mismo contratista. Dado que no
se logró constatar evidencias suficientes sobre el cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas, se
solicitó mediante memorando con radicado IPES No. 00110-817-001430 se informara en cual (es)
plaza (s) de mercado (s) fue designado como coordinador el contratista del referidos contratos de
prestación de servicios, pero a la fecha de auditoría no hemos recibido respuesta.Observamos un
posible incumplimiento de lo pactado en el contrato por parte de contratista, violando los Literales a y
b del artículo 2 de la ley 87 de 1993, así como deficiencias en la labor de supervisión dado que al
comparar las obligaciones específicas y el objeto contractual de los dos contratos referidos, además
de que son las mismas, los productos que se entregan en dichos contratos no tienen clara coherencia
con lo pactado, situación que es corroborada según oficio enviado por la Subdirección de
Emprendimiento, Servicios Empresariales y de Comercialización con radicado IPES No. 00110-817-
001439.
8. Se revisó los expedientes del contrato de prestación de servicios No. 533 de 2014 y se solicitó
información mediante memorando con radicado IPES No. 00110-817-001449 a la Subdirección
Administrativa y financiera de lo siguiente:- Informe de inspección del puesto realizado por la
Aseguradora de Riesgos Laborales de la Entidad en julio 10 de 2013.
- Informe del procedimiento a seguir con todas las sillas (antiguas) que se cambiaron.
- Documento (adenda al proceso de subasta inversa) respecto del cambio de las características
técnicas de las sillas, teniendo en cuenta que las sillas entregadas no corresponden a lo consignado
en los estudios previos y en el pliego de condiciones, y al consultar en la página de contratación
SECOP y CONTRATACION A LA VISTA no se observa modificación alguna a dicha situación
Al respecto y mediante radicado IPES No. 00110-817-001606 se da respuesta a lo solicitado, sin
embargo, en dicha respuesta se enuncia que por correo electrónico se enviaba el informe de la ARL,
y al consultar los correos del Asesor de Control Interno y auditores designados, no se evidencia el
envío de la información prometida. Así mismo, no se observa soporte que explique el cambio de las
condiciones técnicas de las sillas adquiridas.De acuerdo con lo anterior, se concluye que las sillas
adquiridas no correspondieron a las condiciones técnicas contratadas, ya que no se evidenció
soporte de las explicaciones del cambio, así como a las condiciones recomendadas por la ARL.
respectiva interventoría 04 de 2014, para la construcción de módulos flores 26, en el cual pone de
manifiesto que posterior a la entrega de la información financiera y técnica de los procesos en
documento final a la Subdirección Jurídica y de Contratación a través de correos institucionales se
encuentran cambios tanto en aspectos financieros como técnicos que no fueron efectuados por el
Área de Planeamiento Físico ni por el profesional de la Subdirección Administrativa y Financiera
Los cambios que se presentaron en los pliegos y estudios previos con respecto a los inicialmente
radicados por los profesionales de la Subdireccion de Diseño y de Financiera de acuerdo al análisis
que se realizó en su momento por la Asesoría de Control Interno, refieren un cambio que conlleva a
cerrar el proceso a un número reducido de proponentes, violando así el principio de transparencia de
la contratación estatal.
- El 4 de diciembre de 2014 se procedió a realizar audiencia de cierre a la Licitación 04 de 2014, a la

cual se presentó como único proponente la Unión Temporal las Flores con (Soline S.A.S Nit:
900588068-9 y Wilmer Fabián Barahona Nit: 86058089-9), de acuerdo al acta publicada en las
páginas www.contratacionbogota.gov.co y en www.contratos.gov.co.
Ese mismo día, se procedió a realizar audiencia de cierre, a la Interventoría 04-2014 a la cual se
presentaron 6 proponentes (Consorcio Técnico Interventoría, Carlos Andrés Candanoza, CSI
Construcciones Servicios E Ingeniería EU, Intec Ingenieros Civiles Arquitectos Ltda. Unión Temporal
Rozo Torres 2014 y Unión Temporal Ingerpro IA) de acuerdo al acta publicada en las páginas
www.contratacionbogota.gov.co y en www.contratos.gov.co.
Así mismo y mediante radicado IPES No. 00110-817-05653 el arquitecto encargado de la parte
técnica manifiesta su inconformidad para realizar la evaluación técnica de la Licitación 04 de 2014 y
la interventoría 04 de 2014.
- El 5 de Diciembre de 2014, se procedió a publicar en las páginas www.contratacionbogota.gov.co y

www.contratos.gov.co el informe de verificación técnica, financiera y jurídica definitivo a la Licitación 4
de 2014 a la propuesta de La Unión Temporal las Flores, en la cual se observa como resultado que
dicho proponente CUMPLE Y ESTA HABILITADO.
- El 10 de Diciembre de 2014 se procedió a publicar en las páginas www.contratacionbogota.gov.co y

en www.contratos.gov.co la Resolución 515 de 2014 mediante la cual se revoca la Resolución 489 de
2014 la cual dio apertura a la Interventoría 04 de 2014; porque se realizaron una serie de actuaciones
que no están conformes a la legislación en materia de contratación estatal como publicar en la página
del SECOP, en horarios no autorizados por la norma, violando así los principios de transparencia,
responsabilidad en las actuaciones contractuales y economía.
10. Se revisó los expedientes del contrato de prestación de servicios No. 13 y 17 de 2015
evidenciándose que la ejecución del contrato de acuerdo con los informes de actividades que los
contratistas están desarrollando actividades que no están contempladas en su objeto u obligaciones
contractuales.
11. Se revisó el expediente del Contrato No. 2078-13 y se evidenciaron las siguientes
inconsistencias: Se evidencian en la carpeta dos (2) informes No 2 uno de fecha 10/04/14-10-07-14
y 10/08/14-09/09/14 firmados por el supervisor del Contrato y no suscritos por el contratista.
 En los informes 1º 10/04/14-09/05/2014, 2º 10/04/14-10-07-14, 2º 10/08/14-09/09/14 (sic) 3º
10/10/14-09/11/14, 4º 10/11/14-09/12/14 no se registra la firma del contratista.
 En el primer informe de fecha 10/04/14-09/05/2014 no aparecen descritos los productos a entregar
incumpliendo lo estipulado en el numeral 3 de la Cláusula Obligaciones Generales del Contrato de
Mantenimiento 2078 de 2013 y falta al numeral 5 de la Cláusula Obligaciones del Supervisor del
Contrato de Mantenimiento 2078 de 2013.
 Al consultar el SECOP, no se evidenció la publicación de las adicciones ni prorrogas del contrato
Lo anterior contraviene (principio de publicidad, obligación descrita en el decreto 1510 de 2013 art 19,
hoy decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.1.7.1)
 El informe para la justificación de la segunda prórroga no aparece suscrita por los subdirectores ni
la dirección.
 La supervisión de este Contrato esta en cabeza de un profesional de la Subdirección de Diseño y
Análisis Estratégico
12. Al revisar los expedientes del contrato No. 185-13 se evidenció: Al consultar el SECOP no se
evidenció la publicación de las adicciones ni prorrogas del contrato. (Prorroga 1,2 y3) ( Adicción 2,3 y
4) Lo anterior contraviene (principio de publicidad, obligación descrita en el decreto 1510 de 2013 art
19, hoy decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.1.1.7.1)
 Se evidencio que se adjuntó erróneamente una Prorroga 1 y adicción 2 del Contrato de vigilancia el
cual no tiene ninguna relación con el proceso en cuestión, no se evidencia nota aclaratoria del
mismo, induciendo al error.
 Las minutas de adicción y prórroga no se encuentran debidamente diligenciadas. (la Prorroga 1 del
22/07/14 no aparece suscrita por el contratista, la adicción 2 del 22/08/14 no aparece suscrita por el
contratista)
 Se relacionan en estas minutas (Prorroga 1,2 y3) (Adicción 2,3 y 4) comités de contratación de los
cuales no se evidenciaron la suscripción de actas.
 La Supervisión de este contrato estaba en cabeza de la Subdirección Administrativa y Financiera.
13. Al verificar el Contrato de Bienestar No. 543-14 se evidencia: El contratista le entregó a la

Entidad como agregados al servicio 30 Tarjetas Cineco recargables por valor de $50.000 los cuales
como se encuentra consignado en el Pliego de condiciones estaban destinados a “entregarse de
manera aleatoria a los funcionarios de la Entidad en el cierre de gestión”, de lo cual no se evidencia
tal acción. Se evidenció que fueron entregados entre los Subdirectores y Asesores y algunos
funcionarios de otros niveles.
 Se le manifestó a esta oficina que se tienen 17 Tarjetas Cineco recargables por valor de $50.000
c/u que no se entregaron, incumpliendo el objeto del contrato y posiblemente fraguándose una serie
de inconvenientes para la Entidad de usarlos de manera diferente a lo programado.
 Se entregaron irregular y desproporcionalmente las Tarjetas Cineco recargables por valor de

$50.000 entre funcionarios de la Entidad sin un documento que soporte la justificación de las mismas,
y no se tiene establecido el uso del restante de tarjetas lo que conjugaría una destinación indebida
del objeto contractual.
 La Supervisión de este contrato esta en cabeza de funcionarios de la Subdirección Administrativa y

Financiera.
Entidades Estatales deben contar con un Manual de Contratacion, el cual debe cumplir con los
lineamientos del artículo 160 del Decreto 1510 de 2013: Las Entidades Estatales deben contar con un
manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia
Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente
decreto.
Al verificar el Manual de Contratación se evidencia la publicación del documento “Manual de

contratación, interventoría y supervisión del Instituto para la Economía Social – IPES (Código MS-
012; Versión 01, Fecha 25/10/2011)” el cual hace referencia que fue adoptado mediante Resolución
IPES- 334 de 2011 del 04 de octubre de 2011. Así mismo, en la revisión de las minutas de los
contratos de prestación de servicios se evidenció que en el numeral 4 de la cláusula de obligaciones
generales se hace mención a la Resolución IPES 334 de 2011, como referencia al Manual de
Contratación, Interventoría y Supervisión de la Entidad.
Al verificar en la carpeta compartidos ruta: sistema integrado de gestión// normatividad//

resoluciones// 334 de 2011, esta hace referencia al siguiente epígrafe: “Por la cual se conforma la
Comisión de Personal para la vigencia 2011- 2013 en el IPES”. Posteriormente, se consultó con la
Dirección General, quien administra el archivo de las resoluciones firmadas por Director General, y se
confirma que obedece a una Resolución relacionada con la comisión de personal y no a la del
Manual de Contratación. Así mismo, se consultó el control diseñado por dirección (Libro de
resoluciones) con el propósito de verificar los consecutivos, pero no se evidencia existencia del
mismo para la fecha de esa Resolución sin poder verificar si fue un error mecanográfico en el número
de la resolución o si sencillamente esté no existe.
Lo anterior configura un vacío normativo frente a un Manual que por las condiciones evidenciadas no
existe. A ello se suma que la Entidad no cumplió con el deber legal de actualizar el Manual de
Contratación conforme con la disposición contenida en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013: “…
las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los
lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente…”.
No obstante al comparar el documento, a pesar del vacío legal de su adopción, este esta
desactualizado conforme a los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de
Contratación (LGEMC-01) que son de obligatorio cumplimiento para las Entidades Estatales,
concluyendo que el Manual de Contratación no incluye aspectos necesarios para “garantizar su
vigencia, un adecuado proceso de edición, publicación y actualización, así como sus mecanismos de
reforma, derogación, renovación y ajustes”.
De la revisión de los documentos enviados como inventarios del archivo de gestión de la

Subdireccion Juridica y de Contratacion en atención a la auditoria, se observa incumplimiento a lo
establecido en la norma frente al levantamiento de los inventarios.
Se observa incumplimiento a lo establecido por la norma en cuanto a las liquidaciones de los

contratos que son susceptibles de ello, teniendo en cuenta que se está dejando pasar los 30 meses
que tiene la Entidad para liquidar sin perder la competencia para ello.
Al revisar el procedimiento para declarar la pérdida de competencia de los contratos se evidencia un

incumplimiento a las directrices establecidas por la Entidad, teniendo en cuenta se suscribe acta de
perdida de competencia sin los requisitos previos, como es el caso del CPS 787 de 2010.
Al verificar la ejecución del contrato No. 554 de 2014, se evidencia que las maquinas compradas a
través del referido contrato no se están utilizando en las plazas de mercado, generando un posible
detrimento patrimonial teniendo, en cuenta
- El supervisor del contrato a través de la validación al informe de actividades y de la cuenta de cobro

del contratista certifica que se hicieron capacitaciones de cómo usar las máquinas, sin embargo al
realizar la visita en situ de las plazas objeto de muestra de la auditoria no hay evidencia de dicha
capacitación. Igualmente en la carpeta no se evidencia soportes que avalen las respectivas
capacitaciones (lista de asistencias, registros fotográficos etc…).
- Al realizar la visita en situ de las plazas objeto de muestra de la auditoria, no se evidencia manuales
de uso respecto de las compactadoras.
Incumplimiento a las condiciones del contrato No. 356 de 2015, teniendo en cuenta que no se
cumplen las condiciones pactadas con el operador para las capacitaciones como es el número
mínimo de horas por participar.
4. No se evidenció la publicación en la página WEB del IPES de:

1. Las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia:
- Funcionamiento e inversión.
- Obras públicas.
- Bienes adquiridos y arrendados.
- Servicios de estudios o investigaciones, señalando el tema específico.
- Contratos de prestación de servicios.
2.
Al Contrataciones
verificar las actasendel
curso y crear
Comité de un vínculo SECOP.
Contratación, no se evidenciaron las secciones del Comité de los
3. Los plazos
meses deJunio,
de Abril, cumplimiento de los contratos
Julio y Octubre de 2016, (SECOP).
así como las de Marzo y Abril de 2017 por lo que se
4. Datos de
incumplió adjudicación
con lo estipuladoy ejecución de contratos,
en la Resolución incluidos
IPES 570 concursos,
de 2012 Artículo licitaciones
Séptimo. “… y demás
El comité de
modalidades de contratación
contratación sesionara pública.
en forma ordinaria mínimo una vez al mes y extraordinariamente a solicitud
5.
delPublicación de los del
Director General procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisiciones y compras
IPES o su delegado.”
(Manual de Contratación)
Las Actas del Comité de Contratación de los meses de febrero, Septiembre y Octubre de 2016 se
observa que se citaron el mismo día de su celebración como consta en las actas por lo que se
incumplió la Resolución IPES 570 de 2012 Artículo Séptimo Parágrafo que indica que se debe
convocar para las secciones ordinarias con 4 días hábiles de antelación y para las secciones
extraordinarias con mínimo un día hábil.
Las Actas del Comité de Contratación de los meses de Enero y Febrero de 2017 no cumplen con los
Al verificarmínimos
requisitos los expedientes
que exigecontractuales CPS
la Resolución 125,
IPES 149,
570 de 361
2012y Artículo
408 de 2016 no(Hora
Octavo se evidenció copias
de finalización
de todas las actas
la sección, de las reuniones
deliberaciones, realizadas porcompromisos
recomendaciones, el comité evaluador.
y decisiones adoptadas y relación de
las constancias que se hubieren presentado)
No se evidencio en los expedientes 82 y 408 de 2016 la radicación realizada en correspondencia con
destino a la SJC para la realización de las modificaciones contractuales.
En los CPS 188 de 2017 y 361 de 2016 se incumplió con la estipulación del Pliego de Condiciones
y/o Adenda Modificatoria de suscripción del contrato al no realizarlo al siguiente día (hábil) como se
encuentra estipulado.
Suscripción de Adición y Prorroga sin fecha de suscripción del documento (CPS 082 de 2016
Prorroga y Adicción 1)
Se observa deficiencia en la conformación de los expedientes contractuales (389-390 de 2016) por

no contar con todos los soportes en el expediente que permitan determinar si el pago realizado
obedece a la realidad (SOAT, Garantías, Original de Factura, pago de impuestos)
Se observa deficiencia en la Supervisión de los contratos (408 de 2016) Solicitud de Prórroga sin
Soportes de ejecución, (188 de 2017) no se evidencian informes de ejecución, (149 de 2016)
informes de ejecución sin firma del contratista e inconsistencias en fechas.
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión Contractual

Consultar Informe en SIAFI: 2657, 4533 y 5013 (correspondencia interna 2015), 5336 (correspondencia in
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/26/2014 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
7/13/2015 SJC
10/14/2015 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
12/9/2016 SJC
9/14/2016 SAF
9/14/2017 SJC
9/14/2017 SJC
9/14/2017 SJC
GOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SEGUIM
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
SO/ACTIVIDAD: Gestión Contractual

657, 4533 y 5013 (correspondencia interna 2015), 5336 (correspondencia interna 2016)
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
Desde el momento mismo que se dio inicio al periodo actual de

la Subdirección de Formación y Empleabilidad se ha dado cabal
cumplimiento a lo preceptado en la Circular No. 08 de 2014, es
decir que el lo que respecta al requisito de la elaboración,
presentación y revisión de la bitácora por parte de los
5/23/2016
contratistas aunado al hecho de que cuando quiera que las
Supervisiones de los CPS están a cargo de la suscrita, la
iniciación de los trámites relativos a los pagos tambien están
condicionados por la aprobación por parte de los líderes de
áreas de trabajo del informe mensual de actividades.
5/27/2016
5/23/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/23/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/23/2016
no se han formulado acciones

2016)
Se contrató personal para el cumplimiento de esta acción. A
No cuenta con acción correctiva formulada, sin embargo se

C
evidencian acciones que permitan el cumplimiento de esta acción.

este hallazgo, no se evidencia estrategia que permita el cierre del A
mismo.

mismo.

mismo.

mismo.
No se cuenta con acción correctiva formulada. En cuanto al avance,
se observa la solicitud de cotizaciones para la organización de
A
archivos, entre los cuales se encuentra el tema de contratación
desde el año 2009.
No se observa acción correctiva formulada ni avance frente al

A
hallazgo.
Del seguimiento se puede observar que dada la naturaleza del
hallazgo y la imposibilidad de corregir la falta de publicacion del Plan
Anual de Adquisiciones de la vigencia de 2016, se solicita cierre de
hallazgo teniendo en cuenta que para la vigencia de 2016 la
situacion se corrigio y se publico en tiempo. C
Sin embargo esta Asesoria remitira al area de asuntos disciplinarios

para que inice las gestiones pertinentes, respecto de los funcionarios
que incurrieron en la comision del hallazgo
Las profesionales que atienden la visita entregan CD contentivo con

las copias de las actas del año 2015, y algunas del año 2014.
Teniendo en cuenta que el hallazgo se delimito en las actas del
comité de concicliacion de las dos vigencias, permanece abierto
A
hasta tanto no se completen las actas respectivas a la vigencia
2014.
Las soportes de las actas se dejan en la carpeta digital denominada
"CONTRATACION, SECOP Y SIPROJ"
Las profesionales que atienden la visita manifiestan que dicho

formato se analizo y se considera inviable dada la posibilidad de
generar relacion laboral para los contratistas; por lo cual se
determino eliminar dicho formato.
A
Se consulta en los formatos vigentes en la carpeta de compartidos
de la Entidad y se observa que este aun aparece como un formato
activo, por lo tanto se genera compromiso con la sjc, de llevar a
cabo el proceso con la SDAE para eliminarlo dejando como fecha
limite el 10 de junio de 2016
Se verifican los contratos del muestreo con el auditado, encontrando

que la particularidad respecto de la publicacion del contrato o alguna
modificacion del mismo en el SECOP, aun persiste. Por
consiguiente la Subdireccion Juridica tomo como accion de mejora el
contratar por prestacion de servicios (85 de 2016, 65 de 2016, 135
A
de 2016) personal que tenga de manera exprsa la obligacion de
dicha publicacion en el SECOP, con el animo de mitigar el riesgo y la
posibilidad de que vuelva a darse este fenomeno, se deja el hallazgo
abierto hasta que se pueda hacer una revision de la nueva
contratacion y se verifique que es efectiva la accion de mejora.
Del seguimiento se puede observar que dada la naturaleza del
hallazgo y la imposibilidad de corregir los criterios que no se tuvieron
en cuenta para la vigencia objeto de la auditoria, se manifiesta por
parte de las profesionales que atienden la visita que en procura de
una accion de mejora para la vigencia 2016 se hace revision al pie
C
de la letra de la resolucion 016 asi como la resolucion que la
modifica No. 064 de 2016, respecto del perfil de los contratos de
prestacion de servicios.
por lo anterior se considera viable el cierre del hallazgo
El auditado no ha realizado ninguna accion correctiva o de mejora

hasta la fecha del seguimiento, sin embargo establece un
A
compromiso respecto de documentar dentro del proximo trimestre el
proceso relacionado con la designacion de supervision.
no se evidencian avances A
El auditado manifiesta que cuando se trata de hallazgos producto de
actuaciones posiblemente dolosas de algun funcionario, solicitara se
envie a las instancias disciplinarias respectivas, dado que no es
posible controlor ni establecer acciones que mitiguen dichos A
comportamientos, mas alla que reportarlos al ente correspondiente,
por lo que se dara traslado a las autoridades respectivas respecto de
la posible comision de una conducta punible.
Se plantean como acciones de mejora respecto del referido hallazgo
en 4 fases;
1, El auditado se compromote a realizar una nota aclaratoria,
respecto de las publicaciones erroneas en el SECOP, verificando
que los documentos reales se encuentren en la carpeta del contrato.
2, en la anterior nota aclaratoria se dejara constancia de igual
manera respecto de las publicaciones que se hicieron en el SECOP
A
sobre el contrato en cuestion que no corresponden al mismo y que
error humano se publicaron.
3, Se cotejara la documentacion que se contiene en las carpetas del
contrato vs la informacion del mismo contenida por el supervisor con
el animo de recuperar los documentos firmados.
4, se compromete el auditado a la busqueda de las actas de los
comites de contratacion firmadas que autorizaron dicha contratacion.
El manual de Contratación se encuentra en proceso de
actualización, según lo manifestado por las profesionales
A
encargadas en la SJC. Se estima un avance del 20% y se espera un
documento borrador al 30/06/2016
A
A
A
REAGRUPADO
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
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PR
Consultar Informe
1. Al verificar el reporte suministrado por el área de Almacén de la Subdirección Administrativa y

Financiera, éste no especifica los elementos ni las cantidades por lugar/bodega utilizado por el IPES
como almacén.
2, De acuerdo con reporte del aplicativo SIAFI, se observa durante la ejecución de la auditoria que el
ex almacenista cuenta con elementos cargados a su nombre, en contravía con lo establecido en los
numerales 4.7. “Reintegro al almacén o bodega de los bienes que se encuentran en servicio”[1],
4.11.4. “Relación de bienes por cambio de responsable o entrega de dependencias”[2] y 4.10.1.2.
“Toma Física o Verificación”[3] del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el
Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital (Resolución 001 de 2001 del
Contador General de Bogotá), relacionado con el retiro de funcionario.
3, Así mismo y durante la ejecución de la auditoría no se evidencia que de acuerdo con la solicitud
expresa del Director del IPES, el ex almacenista haya hecho entrega, entre otros aspectos, del
Almacén General (bodegas) de los bienes de consumo controlado y consumo, los cuales estaban a
su cargo. Al respecto y de acuerdo con el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables
para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital (Resolución 001 de
2001 del Contador General de Bogotá), numeral 4.11.2. “Inventario para la entrega de almacenes o
bodegas” se debió realizar una inventario físico con el propósito de entregar los bienes y transferir la
responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del
Almacén y Bodega.
4, De los 241 ítems registrados en el reporte suministrado al equipo auditor los días 26 y 28 de
mayo, según aplicativo SIAFI, se revelaron las siguientes diferencias: 123 ítems presentan
FALTANTES, y podrían equivaler a $137,7 millones, conforme con los valores registrados por ítem en
el SIAFI. 77 ítems presentan SOBRANTES, equivalentes a $ 35,0 millones, conforme con los
valores registrados por ítem en el SIAFI.
5, Producto de la verificación física en las bodegas, se evidenció elementos que no están registrados
en los inventarios de los bienes de consumo controlado y consumo de la Entidad, es decir, en los
registros suministrados al equipo auditor según el SIAFI, falta relacionar alrededor de 51 diferentes
elementos, detalle que se adjunta en el anexo No. 2.
6, En el registro suministrado a través del SIAFI, se evidencian ítem repetidos, como por
ejemplo:ÍTEM DESCRIPCIÓN UNIDAD
601 GANCHO COSEDORA ESTANDAR Caja

181 GANCHO COSEDORA STANDAR Caja
704 GANCHO CLIP ESTANDAR Unidad
709 GANCHO CLIP ESTÁNDAR Caja
180 GANCHO CLIP ESTÁNDAR Caja
182 GANCHO COSEDORA TRABAJO PESADO Caja
707 GANCHO COSEDORA TRABAJO PESADO Unidad
209 GANCHO CLIP MARIPOSA METALICO CAJA X 50 UNID. Caja
705 GANCHO CLIP MARIPOSA METALICO CAJA X 50 UNID Unidad
7. Al realizar el conteo de elementos en el almacén del Edificio Manuel Mejía se evidenció que
existen en una cajilla munición para armas tipo escopeta.
8, En el sitio de almacenamiento en el Edificio Barichara se encontraron varias cajas selladas a la

entrada del mismo las cuales fueron entregadas al encargado mediante el Acta de Entrega de fecha 2
de noviembre de 2012, en la cual describen: “estas cajas están selladas y nunca han sido movidas
desde que se abrió el almacen el 8 de marzo de 2011”
9, En el Almacén General, bodega del Edificio Manuel Mejía se evidenció que se guardan
elementos como impresoras para arreglo y los tóner utilizados para darlos en donación o de baja. Por
lo tanto, en una misma bodega se están guardando elementos de consumo controlado, consumo,
bienes devolutivos y bienes obsoletos.
10, El pasado 9 y 10 de junio en el área de Almacén de la Subdirección Administrativa y Financiera,

realizó traslado de los elementos de almacén ubicados en la Plaza Samper Mendoza al almacén
Barichara. Al respecto, se evidencia para el 9 de junio formato de traslado de elementos (FO-218
V02) y para el siguiente día formato de acta detallando elementos y cantidad trasladado.
1, De acuerdo con la revisión del inventario de la plaza 20 de julio existen elementos que no estan en
el inventario, 19 sillas verdes y una impresora Cannon, lo que hace que el inventario este
desactaulizado
2- De acuerdo con los Ítems verificados en las Plazas Quirigua y Ferias, los equipos de cómputo
marca DELL y sus respectivos accesorios no se encuentran dentro del Inventario, evidenciando
desactualización de los mismos.
3- Revisado el inventario de la Plaza 12 de Octubre se encontró que las carpas blancas y azules
fueron trasladadas a la plaza san Carlos pero no se evidencia documento alguno que soporte el
traslado, conllevando a evidenciar debilidades en los controles sobre los inventarios y una posible
desorganización de los mismos.
4- De acuerdo con la revisión del inventario en la plaza de mercado del Restrepo se evidencia la
existencia de una planta nueva, la cual no está registrada en el inventario, denotando
desactualización.
5- Revisado el inventario de la Plaza de Mercado de Fontibón, se evidencia que la impresora se

encuentra mal registrada en inventarios, y la Caja Fuerte evidenciada, no se pudo verificar su
contenido, considerando que quien atendió la visita argumenta desconocer lo que contiene y su
respectiva clave.
6- Se evidenció que en la Plaza del Restrepo como de la Plaza del Boyacá Real existen elementos
que podrían darse de baja dada la condición de obsolescencia o estado de los mismos, ocupando
espacios destinados para otros fines.
7,La entidad cuenta con armas (escopeta marca Remington calibre 12, revolver marca Llama calibre
38L serie IM6729N y revolver Marca llama calibre 38 L serie IM6432N,) las cuales no están
registradas en el inventario del IPES, además que de acuerdo con los registros suministrados, los
salvoconductos están vencidos
8, De acuerdo con las entradas y salidas de almacén de elementos asignados se evidenció que
algunos ex funcionarios no efectuaron la entrega de los elementos que les fueron asignados como se
describe en el Numeral 3.2 de la Resolución 001 de 2001, relacionada con la devolución de
elementos por retiro
9- No se evidencian acta del Comité de Inventarios, conforme con la Resolución interna No. 572 de
2009
10- De acuerdo con la verificación de los elementos del Centro Comercial Veracruz no se
encontraron cinco sillas Rimax, falta una silla de paño azul y dentro del inventario no aparece una
impresora HP la cual se encuentra en el centro comercial, denotando la falta de control del inventario.
11- Dada la revisión del inventario del Punto Comercial de la 38 se evidenció que faltan 98 sillas
rimax verdes, existen 56 sillas rimax blancas que no se encuentran dentro del inventario, se
evidencian elementos en Bodegas que no se utilizan ocasionando incomodidad, lo anterior refleja la
falta de control de los inventarios y el incumplimiento a la resolución 001 de 2001 Numeral 2.3.3.1.
Comité de Inventarios Res 001 de 2001.
12- No se evidencia aplicación del control en la entrada y salida de los elementos entre sedes de la
Entidad en virtud del numeral 4.2 de la NTCGP 1000-2009.
13- No se evidencia mapa de riesgos actualizado.
1. Se evidencia instructivo No. 010 respecto al Manejo de Servicios Públicos, sin embargo no se está
aplicando, ya que se argumenta que este esta desactualizado.
2. En la entidad (Administrativa y áreas misionales) no se lleva un registro, control o seguimiento a las

cuentas, consumos y pagos de los servicios públicos de cada área misional y del área administrativa
de la Entidad.
3. El mapa de riesgos de gestión de recursos físicos data del 2010 y está desactualizado. Además no
se han identificado riesgos asociados con la Gestión de los Servicios Públicos
4. No se evidencian controles documentados para el trámite de pago de los servicios públicos.

5. No se evidencia cumplimiento y seguimiento a la Política Ambiental, lo que impide que el IPES
valore y evalúe las acciones inmersas en la Política, entre otras el uso eficiente del agua, la energía
y consumo sostenible.
6. Existe una deuda de la cuenta No.4362920 desde la vigencia 2013 por valor de $35.589.464
debido al cobro de las líneas telefónicas a cargo del IPES y otras líneas adicionales que a la fecha no
se han conciliado y aclarado, generando intereses por valor de $647.246, conllevando a un posible
detrimento patrimonial.
7. Se evidenció Resolución IPES DG 080 – 2007, “Reglamento Interno de Funcionamiento de los

Programas de Reubicación del IPES”, sin embargo, este documento no especifica las condiciones o
pagos por servicios públicos a realizar por parte del IPES ni por beneficiarios, no obstante, el pago
total lo está asumiendo la Entidad
8. El IPES no cuantifica pagos de servicios públicos de energía; agua y alcantarillado; y gas que son
cancelados por desocupación de locales/módulos, ni tampoco puede determinar cuáles valores le
corresponden a la Entidad y cuales al beneficiario de locales/módulos.
9. Se evidencia un incremento en consumo del Acueducto, Alcantarillado y Aseo en los proyectos
comérciales (Galería Artesanal AV 19 (Calle 19 9-68), Punto Comercial Usme, Punto Comercial
Rotonda Santafé, Punto Comercial Rotonda Barrios Unidos y Tintal) de 580 m3 respecto de la
vigencia 2013, lo cual equivalió a pagar $29.145.000 más. Lo anterior evidencia incumplimiento al
programa uso eficiente de agua.
10. Se evidenció pago de intereses por mora en el servicio público de agua, acueducto y
alcantarillado (revisado con factura) de $6.659.008 durante las vigencias 2013-2014. Así mismo, se
observa falta de seguimiento al pago oportuno de los mismos, conllevando a un posible detrimento
patrimonial
11. Al realizar la verificación de las cuentas, la línea 2826740 cuenta No. 1225841 se ha pagado
mensualmente, al realizar la verificación telefónica suena como un fax pero no se pudo determinar
donde se encuentra ubicado. Así mismo se evidencia que la SAF solicito cancelación del servicio de
la línea telefónica desde el 31 de Julio 2014 mediante radicado 00110-816-008142 pero a la fecha la
ETB no la ha cancelado. La entidad siguió con el pago de la factura por valor de $43.150, y no hay
evidencia del seguimiento a mencionada cancelación de la línea, conllevando a un posible
12. Se evidenció que la línea telefónica No.3520593 cuenta No.675430594, corresponde a la Casa
del Vendedor, sin embargo, al verificar lo anterior durante 10 días y diferentes horas laborales sin
respuesta a las llamadas realizadas. Lo anterior indica que nadie usa la línea telefónica o no hubo
personal para que atendiera la llamada.
13. Se evidencia que el promedio por cargo fijo es de $2700 mensuales por concepto de gas, lo cual
se cancela cada vez que queda desocupado un módulo o cocina. En el Recinto Ferial 20 de Julio se
evidencian 61 módulos sin beneficiario por lo cual mensualmente se cancelan $164.700, módulos
que no se ocupan aproximadamente desde hace dos años, lo que conllevaría a un presunto
14. Se evidenció que existen dos líneas telefónicas directas en Tesorería Nos. 2862483 y 2824976 y
al indagar por el uso de las mismas, se observa que el área tenía conocimiento de una de ellas
(2824976). Así mismo, cuentan con acceso al conmutador para realizar llamadas internas y externas.
Lo anterior evidencia falta de controles y posibles gastos innecesario.
15. Se evidencian dos líneas telefónicas en la Sede Barichara Nos. 2841069 y 3521617 las cuales
son facturadas a la cuenta del IPES No. 8444319, Así mismo, existe un conmutador para la Sede. Lo
anterior evidencia falta de controles y posibles gastos innecesarios.
16. No se evidencia gestión para detectar el motivo por el cual fueron generados los intereses por
mora y asimismo realizar los cobros y correctivos necesarios y evitar mayores valores a pagar.
1. Al comparar la cifra de equipos de cómputo de sistemas y el SIAFI, el dato no coincide. Según la

relación de sistemas existen 383 equipos de cómputoanexo 3 y según registros de SIAFI 425 lo cual
nos da una diferencia de 42 equipos de más en el SIAFI anexo 4.Es decir se reportó a la Contraloría
de Bogotá el 97% del total de Equipos, lo que genera incertidumbre en la realización del inventario de
la entidad.
2. Se identificó que en la relación de sistemas existen 29 equipos dañados y de acuerdo a los

registros del SIAFI 12 catalogados como bienes inservibles, defectuosos u obsoletos o bienes fuera
de servicio, inactivos o no explotados los cuales no han sido dados de baja, anexo 3 y 4, lo que
evidencia falta de comunicación entre las áreas al momento de actualizar en el SIAFI
3. Asimismo de los 29 dañados en sistemas, en SIAFI aparecen 3 dados de baja, 2 Inservibles,

obsoletos o defectuosos, 1 fuera de servicio, inactivo y 23 Activos anexo 5, lo que evidencia falta de
comunicación entre las áreas al momento de actualizar en el SIAFI
4. Según la relación de sistemas existen 60 impresoras (5 no están registradas con placa) anexo 1 y
de acuerdo a los registros del SIAFI existen 75 impresoras lo cual nos da una diferencia de 20
impresoras de más en el SIAFI anexo 2, lo que genera incertidumbre en la realización del inventario
de la entidad.
5. se identificó que en la relación de sistemas existen 2 impresoras dañadas y 58 en funcionamiento y

en el registro SIAFI se identificaron 12 impresoras inservibles y/o fuera de servicio los cuales no han
sido dados de baja. Anexo 1 y 2, lo que evidencia falta de comunicación entre las áreas al momento
de actualizar en el SIAFI
6. Se evidencio que existen equipos cargados a funcionarios que ya no tienen vínculo laboral con
la entidad, lo que evidencia que no existe actualización periódica de los cuentadante. Anexo 6
7. Se evidencia que existe un video beam el cual tiene la plaza A31748 y en el SIAFI la descripción
se relaciona con “módulos de venta tipo Angar”, el área de sistemas ha solicitado la modificación del
mismo pero a la fecha no se ha realizado.
8.Se evidencio que existen equipos dañados y no se han dado de baja en el SIAFI, lo que evidencia
que no se ha realizado comité de inventarios y poder realizar las bajas según la Resolucion 01 de
2001 Articulo 5.6. egreso o salida definitiva por baja
9. Se evidencia que no se han dado de baja las licencias que no están en servicio por encontrarse
desactualizadas o porque se venció su periodo de uso, lo que evidencia falta de comunicación entre
áreas para solicitar baja de las mismas según la Resolucion 01 de 2001 Articulo 5.6.5 Casos
Particulares - Baja de Bienes / A. Baja de Software.
10. Se evidencia que no todos los equipos se encuentran debidamente plaqueteados.
11. Se evidencia que los equipos de cómputo e impresoras dañadas, no útiles, inservibles u obsoletas
para la entidad no se encuentran debidamente almacenadas.
PR
6. El proceso Gestión de Recursos Físicos no tiene procedimientos documentados, ni identificados

los puntos de control.
7. El mapa de riesgos del proceso Gestión de Recursos Físicos, se definió en el 2010 y no se
evidencia seguimiento a los controles, ni revisión y actualización de éste
8. Falta plaquetear algunos elementos y equipos.
9. En el almacén existen elementos obsoletos sin ninguna utilidad, a los cuales no se les ha dado de
baja.
20. Se identificaron en la bodega de la 38 bienes entregados del proyecto Misión Bogotá los cuales
no estaban plaqueteados, identificados ni embalados adecuadamente
22. Se evidencia que la entidad no ha tomado las acciones correctivas necesarias para cerrar los
hallazgos encontrados en las anteriores auditorias y seguimientos realizados a la Directiva Distrital
003 de 2013 de la vigencia 2014
2. La Subdirección Administrativa y Financiera no ha dado cumplimiento a la formulación de acciones
correctivas derivadas de los hallazgos de auditoría interna durante las vigencias 2014, 2015 y 2016
relacionadas y asociadas al cumplimiento de la Directiva 03 de 2013. Este hallazgo ha sido reiterativo
y expresado en los mismos informes de resultados de auditoria interna y en las conclusiones de los
mismos. Por otra parte, en respuesta a la solicitud de información sobre hallazgos y temáticas
relacionadas con el cumplimiento a la Directiva 03 enviada a SAF mediante Radicado No. 2052 de
28/04/2017, se observó el envío de información sin soportes (Radicado 2124), de lo que se evidenció
que de manera general no se está dando cumplimiento al procedimiento PR-051 ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA Versión 02 de Fecha 22/12/2015. Ver Radicado
2390 de 17/05/2017
4, Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de 2014, hallazgos 1,2,4,6, 10
y 11 del informe radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5, 8 y 9 del radicado 2657 de 2015, el
hallazgo 9 del informe de 2013 y el hallazgo 6 del informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observan incongruencias entre la información suministrada
por la Subdirección Financiera y Administrativa - Almacén descargada del módulo correspondiente de
SIAFI, frente a la verificación física realizada en los puntos comerciales, bodegas y sedes de la
entidad, concernientes a los siguientes aspectos:
1. Para algunos ítems tomados como muestra en el ejercicio de auditoría para la vigencia 2014
especifican elementos ni cantidades almacenadas en cada bodega o lugar dispuesto para
almacenamiento.
2. De la verificación realizada en el ejercicio auditor se observan diferencias superiores o inferiores
entre las cantidades reportadas por el módulo SIAFI y las identificadas en la verificación física
realizada. Estas diferencias modifican el valor del inventario lo cual distorsiona información contable
de la entidad.
3. Identificación de elementos obsoletos que aun cuando ya han sido valorados, no se han realizado
las acciones conducentes a darlos de baja, lo cual es un incumplimiento de la Resolución 001 de
2001 Numeral 2.3.3.1. Comité de Inventarios
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentados por
dos vigencias consecutivas esta Asesoría reitera la importancia de tomar las acciones conducentes a
eliminar las causas de las no conformidades descritas.
5. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 6 del 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015, así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observan incongruencias entre la información suministrada
por la Subdirección Financiera y Administrativa - Almacén descargada del módulo correspondiente de
SIAFI, frente a los ítems disponibles para cargar los elementos existentes en almacén. Lo anterior se
observa teniendo en cuenta las siguientes situaciones:
1. En el registro suministrado a través del SIAFI, se evidencian ítems duplicados.
2. Se evidencia que existe un video beam el cual tiene la plaza A31748 y en el SIAFI la descripción
se relaciona con “módulos de venta tipo Angar”.
6, Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria
de control interno, Se agrupan los hallazgos 2 del informe 2895 de 2014, hallazgo 8 del 2896 de
2014 y hallazgo 6 del informe 909 de 2015, en un hallazgo mayor, así:
Durante las vigencias 2014 y 2015 se observa deficiencias en la actualización periódica de los
cuentadante por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera – Almacén, teniendo en cuenta
las siguientes situaciones observadas en el ejercicio de auditoría en cada una de las vigencias
mencionadas:
1. Se observa que el ex - almacenista presenta elementos cargados a su nombre, en contravía con
lo establecido en la Resolución 001 de 2001 del Contador General de Bogotá numerales 4.7.
“Reintegro al almacén o bodega de los bienes que se encuentran en servicio”[1], 4.11.4. “Relación de
bienes por cambio de responsable o entrega de dependencias”[2] y 4.10.1.2. “Toma Física o
Verificación”[3] del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control
de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital
2. De acuerdo con las entradas y salidas de almacén de elementos asignados, se evidenció que
algunos ex funcionarios no efectuaron la entrega de los elementos que les fueron asignados lo cual
es in incumplimiento de la Resolución 001 de 2001 del Contador General de Bogotá
de control interno, Se agrupan los hallazgos 7 del 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015, en un
hallazgo mayor, así:
Durante la vigencia 2014 se observan objetos peligrosos – armas de fuego y municiones-

dispuestas en espacios de almacenamiento de la entidad cuyos salvoconductos están vencidos.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 8 Y 10 del informe 2895 de 2014 y 3 y 12 del informe
23/07/2014, en un hallazgo mayor, así:
Durante la vigencia 2014 se observan debilidades en el control realizado por la Subdirección

Financiera y Administrativa – Almacén, respecto de los traslados de elementos realizados. Las
debilidades identificadas en el ejercicio auditor comprenden las siguientes situaciones:
1. No se observa la identificación de los elementos trasladados por cuanto se desconocen sus
cantidades o especificaciones.
2. Los soportes disponibles al momento de la verificación por parte del auditor, evidencian que éstos
han sido diligenciados posterior a la realización del traslado físico de elementos, cuando debería
realizarse de forma paralela. Adicional a lo anterior también se observa que se realizaron traslados de
elementos sin diligenciar los soportes correspondientes.
3. No se evidencia aplicación del control en la entrada y salida de los elementos entre sedes de la
Entidad.
Por lo anteriormente expuesto y observando que las situaciones de auditoría se han presentado en
diversos puntos que han sido sujeto de auditoría esta Asesoría reitera la importancia de tomar las
acciones conducentes a eliminar las causas de las no conformidades descritas.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 13 del informe 2896 de 2014, y hallazgo 3 del 5320 de
2014 y 7 de 2013, en un hallazgo mayor así:
El mapa de riesgos del proceso de gestión de recursos físicos no está actualziado; su versión
corresponde a la vigencia 2010
de control interno, Se agrupan los hallazgos 6 y 14 contenidos en el informe 5320 de 2014 en un
hallazgo mayor así:
Se reitera la falta de seguimiento y controles adecuados sobre la existencia de lineas telfonicas fijas
en el IPES, asi como la asignación de responsables de manera oficial, dado que adicional al contrato
interadministrativo con la ETB se generan otras cuentas con lineas telefonicas distintas a las
contenidas en el contrato. Lo que permite que se generen cobros a la entidad por conceptos que
pueden no pertenercer a la misma, asi como la generaación de deudas y pagos de intereses, entre
otros. Un ejemplo de ello es la deuda de la cuenta No.4362920 desde la vigencia 2013 por valor de
$35.589.464.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 8, 9 ,10 y 16 contenidos en el informe de auditoria
interna 5320 de 2014, así:
Falta de seguimiento al consumo de servicios publicos, desatendiendo aspectos como variaciones
atipicas en los pagos y sus justificaciones, pagos reealizados por locales/modulos desocupados,
cuantificación de pagos a realizar por la entidad asi como claro concoimiento de pagos a realizar por
los beneficiarios y pagos extemporaneos que generan pagos en mora, su justificación y estrategias
que lleven a una adecuada gestión en el pago de los mismos.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 10 del radicado 909 de 2015 y 8 y 20 de los radicados
1655, 5198 de 2015 , así:
Durante las vigencias 2013, 2014 y 2015 se observan falencias en la identificación de los elementos
de almacén. Esta situación fue evidenciada en las siguientes situaciones:
1. No todos los equipos se encuentran paqueteados.
2. Se identificaron en la bodega de los 38 bienes entregados del proyecto Misión Bogotá los cuales
no estaban paqueteados, identificados ni embalados adecuadamente.
PROCESO/ACT
Los registros de información en el módulo de Inventarios - SIAFI a la fecha de auditoria no se

encuentran actualizados, por lo tanto la información no es oportuna veraz y confiable.
No se evidencia conciliación de cuentas entre las áreas de Almacén y Contabilidad.
Analizada la información financiera de los grupos 15. Inventarios y 16 Propiedad Planta y Equipo,
para esta auditoría no son razonables, teniendo en cuenta que los saldos de inventarios no presentan
movimientos de acuerdo al comparativo realizado entre junio de 2015 a junio de 2016, es decir, se
refleja el mismo valor.
Adicionalmente, se consultó respecto a movimientos (incrementos o disminuciones) de las cuentas
1637 (subcuenta 163710), 1665 (Subcuenta 166590), 1670 (Subcuenta 167002) y 1665 (Subcuenta
166501) de las cuales no especificó por parte del área Contable e Inventarios a que elementos
correspondían los saldos de estas cuentas, confirmándose así la falta de conciliación entre las áreas
de Contabilidad e Inventarios.
Se observa una clasificación errónea de la cuenta 1682 Propiedades de Inversión al haberse incluido
dentro de esta elementos como “contenedores modulares ecológicos …” , según la descripción de
esta cuenta, debe de incluirse dentro de esta bienes inmuebles, no bienes muebles.
Son deficientes la organización y los mecanismos de control de los bienes de consumo y consumo
controlado del Instituto, de igual forma los bienes inmuebles al no contar con avalúo actualizado, los
cuales tendrán vigencia de tres (3) años como mínimo, así mismo, … el valor en libros conforme a lo
establecido en el PGCP “corresponde al valor neto resultante de la sumatoria algebraica del costo
histórico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables
a cada clase de bien mueble o inmueble, según el caso” por lo tanto la información contable no es
razonable.
No se evidencia un buen manejo de los bienes muebles e inmuebles, de acuerdo con los principios
de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la Ley.
El espacio de la Plaza Distrital Boyacá Real, es inutilizado al tenerlo como bodega de

almacenamiento de bines inservibles, de la misma forma que genera altos gastos por consumo de
energía, acueducto y alcantarillado que no son justificables al encontrarse inactiva.
Hasta la fecha no se observa eficacia, eficiencia y oportunidad en las decisiones tomadas en
diferentes reuniones realizadas por parte del Comité de Inventarios.
De la visita a la plaza las Ferias se encontró dos (2) compactadoras negras ubicadas en el Shut de
basuras sin uso y en mal estado, una (1) báscula electrónica serial YS137065 ubicada en la oficina
de administración, en buen estado, dos camillas plásticas naranjas nuevas, estos elementos sin
disponerse para uso. Es de tener en cuenta que estas compactadoras fueron adquiridas mediante
contrato 554 del 30 de diciembre de 2014, entregando a esta plaza entre el 19 y 24 de mayo de
2016 (2) recipientes, (1) máquina compactadora inorgánica y (2) compactadoras orgánicas.
Adicionalmente con este contrato se compraron (18) básculas electrónicas.
Se evidencia falta de gestión en la exigencia de garantías en la contratación, adicionalmente
elementos sin control por parte del área de inventarios, al carecer de placas de identificación, como
es el caso de la báscula electrónica.
De la verificación realizada a la información suministrada respecto al control de bienes inmuebles que

lleva el área de almacén se adeuda por concepto de administración $60.000.000 y por impuestos un
total de $603.440.000, también saldo a favor $36.707.000
La “bodega virtual” creada de manera temporal en razón al proyecto de inversión “Misión Bogotá” en
el proceso de transición del IDIPRON, pese a que era transitoria, se evidenció que actualmente se
registran elementos de consumo y consumo controlado en esta bodega. Adicionalmente se está
exigiendo como único requisito “factura” para registrar en SIAFI la entrada de bienes, no obstante en
la Resolución 001 de 2001 se especifica que la entrada o alta en almacén puede realizarse con “…
contrato, convenio, actas, remesas, decisiones judiciales, etc. comprobará que la calidad, cantidad,
estado y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajustan estrictamente a
lo descrito en el contrato, orden de compra, suministro, factura o pedido respectivo.”
(…)
“Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el
documento oficial de ingreso diseñado por la entidad, mediante el cual se entiende perfeccionado el
ingreso, procediendo a distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior de la entidad.
En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén o Bodega con base en
lo estipulado en la orden de compra, contrato o acto administrativo que respalda la operación, aún
cuando el pago no se haya realizado.” (Subrayado y negrilla es nuestro)
Por lo anterior, no es razonable que se obstaculice el registro en tiempo real de los bienes sópena de
perder el control e incumplir lo establecido en la resolución 001 de 2001.
Verificada la información suministrada por el área de talento humano respecto al personal retirado del
Instituto entre enero a octubre de 2016, a la fecha presentan registros de valores bienes muebles a
cargo en el SIAFI módulo “Inventario por Cuentadante”.
Según lo manifestado por el área de almacén respecto a que los FO309 – Acta de Entrega y recibo
mobiliario alternativas comerciales son manejados por SGRSI, situación que indica el incumplimiento
a la actividad 2. Aprobar la salida de los bienes del procedimiento PR – 068 en el cual se describe la
actividad de la siguiente manera: “Revisar la solicitud, verificar la existencia de los bienes y revisar las
cantidades solicitadas, y aprobar la salida de los bienes, firmando el formato soporte de la salida del
bien.” Indicando la utilización entre otros del formato FO-309 Acta de Entrega y Recibo de Mobiliario
Alternativas CLES. Actividad de la que es responsable el Almacenista General.
No se evidencia Acta de empalme por parte de los funcionarios que entrega y recibe el almacén, ni
salvedades, teniendo en cuenta que el cambio se efectúo desde el 19 de septiembre de 2016.
Teniendo en cuenta que fue celebrado el contrato para la realización de la toma física de inventarios,
valoración y plaqueteo de los bienes muebles de la entidad, no se evidencia gestión en cuanto a la
aprobación de bajas de bienes que han sido propuestas en diferentes Comités de Inventarios,
situación que puede ocasionar estancamientos e identificación de muebles de manera innecesaria.
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión de Recursos Fisico

Consultar Informe en SIAFI: 2895, 2896, 3286, 6561, 4864, 5320 (correspondencia interna 2014) y 909 (correspondencia
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
6/17/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
7/23/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SDAE
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SDAE-SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SGRSI
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF-SGRSI
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
11/18/2014 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
3/17/2015 SAF
PROCESO/ACTIVIDAD: Directiva Distrital 3 de 2013

Consultar Informe en SIAFI: 1655, 5198 (correspondencia interna 2015)
SAF-SDAE
SAF-SDAE
SAF
SAF
5/14/2015 SAF
5/14/2015 SAF
5/17/2017 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF-SDAE
6/10/2016 SAF-SDAE
6/10/2016 SAF-SESEC-SGRSI
6/10/2016 SAF
PROCESO/ACTIVIDAD: Contable - Inventarios y Propiedad Plan

Consultar Informe en SIAFI: 00110-817-007659 (correspondencia interna 2016)
12/29/2016 SAF - INVENTARIOS




SEGUIMIENT
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
TIVIDAD: Gestión de Recursos Fisicos

3286, 6561, 4864, 5320 (correspondencia interna 2014) y 909 (correspondencia interna 2015)
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
1. Mayo 6 de
2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/20/2016
5/23/2016
CTIVIDAD: Directiva Distrital 3 de 2013

Informe en SIAFI: 1655, 5198 (correspondencia interna 2015)
Documentar, aplicar y establecer puntos de control a los

siguientes procedimientos de este proceso:-Baja de bienes
devolutivos.
-Entrega y recibo de módulos, carpas, quioscos y proyectos
comerciales.
-Levantamiento físico de inventarios.
-Solicitud de pedido de elementos. 5/20/2016
-Salvaguarda de bienes, pólizas y seguros.
-Control de Hurto de bienes.
-Traslado de inventario de elementos
-Reintegro de elementos y paz y salvo.
-Conciliación Almacén -Contabilidad.
Revisar y actualizar el mapa de riesgos del proceso Gestión de
Recursos Físicos y definir los controles para mitigar los riesgos,
5/20/2016
atendiendo la metodología de la entidad para el manejo de los
riesgos.
Plaquetear la totalidad de los elementos y equipos que maneja

5/24/2016
la entidad
Definir estrategias para dar de baja los bienes obsoletos que

5/20/2016
reposan en el almacén.
5/25/2016
5/25/2016
LLAZGOS REFORMULADOS
eguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
5/23/2016
5/23/2016
5/23/2016
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes

de mayo de 2016 por la asesoria de control interno, 6 del 5/23/2016
informe 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015
5/23/2016
5/20/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
ontable - Inventarios y Propiedad Planta y Equipo

rme en SIAFI: 00110-817-007659 (correspondencia interna 2016)
SEGUIMIENT
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
Se estará atento a actualizar la información en el SIAFI, a la
mayor brevedad posible.
Se implementará la conciliación conjunta entre las dos áreas.
Será analizado y replanteado según el nuevo marco normativo,

por cuanto no es actividad permanente del IPES.
Se hará conciliación conjunta entre las dos áreas.
Del análisis de la información que registra cada categoría y cada

cuenta se plantea una reclasificación de estos elementos a la
cuenta 2,4,1 muebles.
El control de los bienes de consumo y consumo controlado, se

encuentran controlados en el sistema de información SIAFI, y lo
de deficiencias en la organización, se hará la mejora con la
depuración y organización una vez se termine el inventario físico
de los bienes muebles y se establezca sobrantes, faltantes y
compensaciones y bajas por inservibles.
2/24/2017
En cuanto a Boyaca Real no estar como bodega será
solucionado con la toma física de inventarios y bajas respectiva
de inservibles.
Si bien se toma las decisiones en el comité de inventarios, los
procedimientos de bajas, y los requisitos para las mismas
requieren su respectivo trámitem, que el registro de las bajas en
el sistema están sujetos al destino final de los bienes lo que
conlleva a un contrato.
Se subsanarpa con la toma fìsica, sobrante y faltante y bajas de

inservibles y organización de los elementos y actualizaciones de
los inventarios por cuentadante.
2/24/2017
Se solicitará a SIAFI la eliminaciòn de esta bodega virtual.
Con la toma física que se adelanta y la actualizaciòn de los

inventarios por cuentadante se trasladarpa estoos bienes a
quienes físicamente los tienen en servicio.
En la entrega y recibo del mobiliario aparezca la aprobación por

parte del almacén como lo determina el procedimiento.
2/24/2017
Contrato para la realizaciòn de toma fìsica de inventarios,
valoraciòn y plaqueteo de los bienes muebles de la entidad. Que
de proceso de levantamiento de inventarios plaqueteo de los
bienes muebles no han surgido aùn de bajas, por cuanto aùn
este en procesos, y estas serpan al fina una vez se determine
los bienes inservibles a dar de baja, aùn no se han presentado
al Comité.
erna 2015)

hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de 2014, hallazgos 1,2,4,6, 10 y
11 del informe radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5, 8 y 9 del
radicado 2657 de 2015, el hallazgo 9 del informe de 2013 y el
C X
hallazgo 6 del informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se
agrupo en el hallazgo No.4 de los reformulados en el informe 3366
de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Fisicos"
por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al
hallazgo reformulado.

hallazgos 2 del informe 2895 de 2014, hallazgo 8 del 2896 de 2014
y hallazgo 6 del informe 909 de 2015, en un hallazgo mayor. Este se
C X
agrupo en el hallazgo No. 6 de los reformulados en el informe 3366
1. Se realizó el requerimiento a Enrique Arias con Radicado 5191
de marzo 28 de 2016 solicitando las aclaraciones respecto del
Informe de Gestión presentado.
A N/A
2. Las acciones complementarias para evitar la recurrencia de la
situación evidenciada por el auditor entán siendo analizadas y porlo
tanto pendientes de formulación.

C X

C X
hallazgos 6 del 2895 de 2014 y 7 del informe 909 de 2015, en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 5 de los C X
proceso "Gestión Recursos Fisicos" por lo que se cierra este


hallazgos 8 Y 10 del informe 2895 de 2014 y 3 y 12 del informe
23/07/2014, en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. C X
8 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra
en el proceso "Gestión Recursos Fisicos" por lo que se cierra este
1. En la sesión de seguimiento se observó que el almacenamiento
de los elementos obsoletos y disponibles se está realizado de forma
separada.
2. Para los tóner obsoletos se está realizando una actividad con los
proveedores siguiendo los lineamientos del PIGA, para hacer
A N/A
reciclaje semanal.
3. No obtante lo anterior no la zona de almacenamiento no identifica

la condición de los elementos, ya que los obsoletos están
almacenados debajo de uno de los escritorios. (Ver imagen
IMG_0083 y IMG_0086)


C X
C X


C X
1. Se está levantando el invantario detallado por bodega y Punto

Comercial
2. Realizar cruce de inforamción entre BD SIAFI y resultado de

levantamiento actividad anterior.
A N/A
3. Convocatoria para Comité de Inventarios : Punto en la Agenda dar
de Baja obsoletos
4. Acciones pendientes por definir respecto del manejo de Cajas

Fuertes
C X


C X
Dentro de las actividades realizadas por lamacén está la realización

A N/A
de un Comité el día 6 de mayo (Ver anexo 1)

C X

C X

hallazgos 13 del informe 2896 de 2014, y hallazgo 3 del 5320 de
2014 y 7 de 2013, en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el
C X
hallazgo No. 9 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Fisicos" por lo que se
cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo
reformulado.
El instructivo 010 Manejo de Servicios Públicos continúa

desactualizado; se hace necesario su codificación y validación ante
la SDAE. Se observó la utilización de un formato en borrador sin A N/A
código ni versión. Planteá la responsable en el área, que para
agosto de 2016, estará listo.
Aunque se manifiesta en la auditoria que estos se registran en el

aplicativo SIAFI en auditorías realizadas por la oficina de control
interno se evidencian debilidades en el registro total, responsables y A N/A
el pago atrasado de estas facturas lo está ocasionando el pago de
intereses de mora a cargo de la Entidad.

C X
reformulado.
No se registran avances sobre esta acción A N/A

En cuanto al uso eficiente del agua, energia y gestión ambiental se
observa que la SDAE realiza seguimiento al consumo de los
servicios publicos el cual es remitido a la Secretaria de ambiente en
Junio y Diciembre en el formato de seguimiento y verificación 242,
alli se reporta sobre el consumo de agua, energia, y
gas.Adicionalmente el area de SDAE realiza un seguimiento en
excel de manera más detallada, sin embargo no se evidencia que
dicho los resultados de dicho seguimiento se comuniquen a las
areas incolucradas distintas a la SDAE. Se realiza seguimiento al
plan de acción de la politica ambiental en el formato establecido por
la Secretaria de Ambiente.
Se observan fotografias de las mejoras locativas y adquisiciones de
elementos para la separación y dispocision de residuos solidos en
C N/A
plazas de mercado, puntos comerciales y en la sede manuel mejia.
Se adecuaron 7 cuartos de almacenamientos de residuos en 7
plazas de mercado.
Se observa la existencia de acta del 19 de abril de 2016 en la que la
SDAE se compromete a solicitar por oficio a la sub. juridica la
inclusion de los criterios ambientales en el manual de contratación
que se encuentra en construcción, compromiso cumplido con el
radicado 2431. No obstante en el contrato 288 de 2015 de
fumigación vigente se incluyeron criterios ambientales en la minuta
del mismo. Se observó la construcción de un anexo ambiental para
ser usado en los procesos de contratación. Finalmente se evidenció
la realización de campañas internas en Abril y Noviembre de 2015, y
Marzo 2016.

hallazgos 6 y 14 contenidos en el informe 5320 de 2014 en un
hallazgo. Este se agrupo en el hallazgo No. 10 de los reformulados C X
en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión
Recursos Fisicos" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
se relizará al hallazgo reformulado.
No se evidencia acción correctiva, no obstante se evidenció que en

el cronograma de ajuste del reglamento esta incluidos el tema y en
construcción, asi mismo se evidenció que en los nuevos contratos de A N/A
REDEP dentro de las obligaciones del contratista se incluye la el
pago de la factura CODENSA. Avance 50%

hallazgos 8, 9 ,10 y 16 contenidos en el informe de auditoria interna
5320 de 2014. Este se agrupo en el hallazgo No. 11 de los C X

se hace seguimiento en octubre 20 de 2015, al cual se manifiesta

que la SAF a traves del oficio con radicado IPES No. 00110-817-
004591 de 2015, dio respuesta a los respectivos hallazgos, sin
A N/A
embargo al revisar el referido oficio, en este nose logra desvirtuar los
hallazgos, por consiguiente se recomienda diligenciar el formato de
acciones correctivas y de mejora
No se evidencia avance ni acción correctiva formulada. A N/A
Desde el 27 de Noviembre de 2015 el recinto ferial se encuentra en

arrendamiento con el contrato de arrendamiento 332 de 2015
vigencia de 2 años. de acuerdo con el contrato el pago de los
servicios públicos esta a cargo del arrendatario, el Sr. Alejandro
Barrera, pero dado que la cuenta de los servicios de gas y energia
del recinto estan atados a una cuenta madre la cual es pagada por
el IPES, el pago lo ha seguido realizando la entidad, dicha acción
igual esta contermplada como posible dentro del contrato. No se
A N/A
evidencia que el proceso de recobro por el concepto de servicios
publicos haya iniciado. se observa la existencia de un oficio
solicitando desligar las cuentas del recinto de la cuenta madre atada
(Oficio# 2744 de 2015 ). Por otra parte el Sr. arrendatario no ha
realizado el pago del canon asociado al contrato.
Se considera que la situación es agravante dado que el IPES sigue
realizando el pago de los servicios publicos aun cuando este
corresponde al arrendatario y no existe proceso de recobro.

hallazgos 6 y 14 contenidos en el informe 5320 de 2014 en un
hallazgo. Este se agrupo en el hallazgo No. 10 de los reformulados C X
en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión
Recursos Fisicos" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al
A N/A
hallazgo.

5320 de 2014. Este se agrupo en el hallazgo No. 11 de los C x

C X
agrupo en el hallazgo No. 4de los reformulados en el informe 3366

C X

C X
C X

radicado 2657 de 2015, el hallazgo 9 del informe de 2013 y el C X
agrupo en el hallazgo No. 4 de la hoja "Hallazgos Reformulados-06-
2016 " al final de este archivo, por lo que se cierra este y el
seguimiento se relizará al grupo de hallazgos reformulados.

C X


C X
C X

hallazgos 10 del radicado 909 de 2015 y 8 y 20 de los radicados
1655, 5198 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el C X
hallazgo No. 20 de los reformulados y se encuentra en el proceso
"Gestión Recursos Fisicos" por lo que se cierra este hallazgo y el
Se han realizado traslados a la Bodega de la 38 con el fin de

almacenar estos elementos, sin embargo es necesario incluirlos en
A N/A
la próxima citación del Comite de Bajas para dar por eficaces las
actividades.
Se observó la elaboración de los procedimientos: PR-066

Realización de inventarios con fecha 21/12/2015 V.1; PR-067
Recepción de Bienes Adquiridos de fecha 21/12/2015 V.1; PR-068
A N/A
Salida de Bienes de fecha 21/12/2015, V. 1. El procedimiento de
Baja de Bienes Devolutivos, se encuentra en proceso de
actualización. Avance del 75%
C X
reformulado.

1655, 5198 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el C x

C X

1655, 5198 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el C X
Se evidencia el diligenciamiento de las acciones correctivas por el

área de gestión documental, la gran mayoría de hallazgos
presentados en auditorias anteriores siguen sin avance, no se está A N/A
cumpliendo a cabalidad con la normatividad de la directiva distrital
03 de 2014.
A N/A
Definir estrategias para dar de baja los bienes obsoletos que

reposan en el almacén.
1. Se está levantando el invantario detallado por bodega y Punto

Comercial
A N/A
2. Realizar cruce de inforamción entre BD SIAFI y resultado de
levantamiento actividad anterior.
3. Convocatoria para Comité de Inventarios : Punto en la Agenda dar

de Baja obsoletos .
Para eliminar las causas de los hallazgos evidenciados en el
ejercicio de auditoría se están realizando las siguientes actividades:
1. Actualización de ítems de ingreso de elmentos en SIAFI : De

la cual se registraron inconsistencias complementaras a las
identificadas en el ejercicio de auditoría.
A N/A
2. Revisión adicional de todos los ítems del aplicativo.
3. Solicitar la unificaión de los ítems mencionados teniendo en

cuenta los resultados de la revisión complementaria
Para eliminar las causas de los hallazgos evidenciados en el

ejercicio de auditoría se están realizando las siguientes actividades:
1. El interesado en recibir el Paz y Salvo por parte de Almacén para

continuar con su proceso de retiro de la entidad debe diligenciar el
formato "Solicitud de Constancia Reintegro de Inventario" Código
FO-316 y radicarlo. (Ver anexo 1 Hoja 1)
A N/A
2. Una persona de almacén realiza la verificación en SIAFI, mediante
el número de cédula del interesado para validar que no presente
elementos cargados en el inventario. (Ver anexo 2)
3. Emisión del Paz y Salvo de Almacén para dar continuidad al

proceso porparte del interesado.
En la sesión de seguimiento se informó que se están adelantando

gestiones correspondientes a la destrucción del elementos citado
A N/A
con apoyo de INDUMIL
Está pendiente el envío del soporte de esta gestión.
1. Se ha implementado un formato de traslado (Ver anexo 1)
2. Están pendientes acciones complementarias para garantizar el
A N/A
control por parte de Almacén de la permanencia de los elementos en
los diferentes puntos de la entidad.
El mapa de riesgos de proceso de recursos físicos no está

actualizado; su versión corresponde a la vigencia 2010. Es necesario
identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueda tener
A N/A
el proceso, para su actualización, contar con el acompañamiento de
la SDAE y seguir los lineamiento del DAFP sobre el tema. No hay
avance.
En el 2014, mediante radicado 00110-816-009856, se indica:

"Recordamos que de acuerdo a la propuesta de pago que se
estableció entre el Instituto para la economía Social- /PES y la ETB,
se precisa decir que el/PES realizó el primer pago, pero se
abstendrá de realizar más pagos debido a que la ETB, no ha
realizado las respectivas deducciones a las reclamaciones que
A N/A
se han presentado ante ustedes.".
El 13 de Mayo de 2015 se reiteró sobre el recurso de queja que la
ETB sigue presentando inconsistencias en la cuenta N. 4362920,
Radicado 00110-816-004747 de 2015.
No obstante no se evidencia ajuste.
No se observó acción correctiva formulada. No obstante se
evidenciaron algunos avances como el ofició #2918 en el que
recursos fisicos remitió al area de SGRSI la factura de codensa #
00073307 correspondiente al N de cliente 27000695, en dicho oficio
se solicita justificación del valor, dado que excede notoriamente el
A N/A
promedio cancelado por esta cuenta. Adicionalmente se observó la
existencia de la circular 009 de 2015 en la cual se habla de los
lineamientos de pago de servicios publicos. No obstante se sigue
evidenciando la realización de pagos en mora y falta de controles
sobre el pago de servicios publicos. Avance 20%
Durante el seguimiento realizado por la Sesoría de Control Interno

se observó que se han solicitado cotizaciones para adelantar la A N/A
etapa precontractual del Plaqueteo de elementos
a y Equipo
A
A
A
No se precisa en que se está faltando a los principios de la gestión
pública, en qué casos se evidencia la violación a cada uno de los
principios por cuanto se señala de manera general y
categóricamente.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se
planteen acciones de mejora.
A
A
A
No se precisa que resulta el saldo a favor, por otra parte tenemos
entendido que en cuanto a los impuestos catastrales las entidades
Gubernamentales son excentas del impuesto, luego la observaciòn
no es válida.
A
A
A
Las Actas de empalme y entrega y recibo del almacén, los
funcionarios salientes no hicieron la entrega respectiva y la ùltima se
legalizarà en coordinación con la Subdirectora Administrativa y
Financiera.
A
A
FECHA
5/31/2017
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5/31/2017
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5/23/2016
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5/17/2017
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FECHA
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1. Se realizó el requerimiento a Enrique Arias con Radicado 5191 de marzo 28 de 2016 solicitando las
aclaraciones respecto del Informe de Gestión presentado.
2. Las acciones complementarias para evitar la recurrencia de la situación evidenciada por el auditor entán
siendo analizadas y porlo tanto pendientes de formulación.
3. El 28 de marzo de 2016 radicado 00110-816-005191 se envió por correo certificado al señor Alvaro
Enrique Arias Saéz las observaciones al Acta de Informe de Gestión como almacenista General del IPES.
Mediante radicado 00110-817002363 del 27 de abril de 2016 se envia por parte de SAF a Control Interno
copia del Radicado 00110-816-005191 con el cual la almacenista del momento envía al ex - almacenista
Alvaro Enrique Arias Sáenz observaciones al acta de Informe de Gestión como Almacenista General Ipes
radicado 00110-812-002439 del 23/02/2016. Mediante radicado 00110-817-004721 del 17/08/2016 se
irnforma a SAF respecto al análisis de observaciones presentadas respecto al acta de entrega dle Ex -
Alamacenista y ante la no respuesta a requerimiento realizado para parte de Control Interno mediante
radicado 00110-816-009101 la Asesoría de Control Interno realiza traslado al Área de Control Interno
Disciplinario para su respectivo análisis y trámite.
1. En la sesión de seguimiento se observó que el almacenamiento de los elementos obsoletos y
disponibles se está realizado de forma separada.
2. Para los tóner obsoletos se está realizando una actividad con los proveedores siguiendo los
lineamientos del PIGA, para hacer reciclaje semanal.
3. No obtante lo anterior no la zona de almacenamiento no identifica la condición de los elementos, ya que

los obsoletos están almacenados debajo de uno de los escritorios. (Ver imagen IMG_0083 y IMG_0086)
3. Seguimiento 23/Mayo/2017.: Se hace entrega de certificado por parte de Lexmark el 29 de septiembre

de 2015 con el cual reconoce la entrega de 78 suministros recibidos y procesados a través del programa
de recolección LCCP y certifica que fueron clasificados y despachados para su correcta disposición final.
Se hace entrega de cerrtificación del 30 de octubre de 2015 en el cual se dice que el 29 de septiembre de
2015 la fundación del Quemado "Piel para renacer" recibió del IPES 201 carcasas vacias en calidad de
donación con las cuales se realizó selección segun marca y referencia de la siguiente manera: 78 carcasas
lexmark y 122 carcasas marca HEWLETT PARKARD, en cuanto a los elementos que ya no tenian vida útil
se enviaron a la empresa INCINERACIONES B.OK. S.A. ESP para la respectiva disposición final, no se
aportó formato de traslado de elementos de estas entregas. Se Observa en el patio de la bodega de
Almacén general del Edificio Manuel Mejía una caneca dispuesta para el almacenamiento de Toners,
Cintas fuera de servicio con el fin de ser entregados a Hewlett-Packard con quienes se convino la
participación en el programa HP Planet Partners, programa de devolución y reciclaje de tóner originales HP
LaserJet. Número de Orden C00004577Z57 se entregaron 69 cartuchos de tóner HP durante el mes de
febrero de 2017 se entregó el formato de traslado de elementos en el cual se relaciona la relación
detallada de los 69 toners.
-45 Toners sellados se encuentran en la bodega del sótano del Edificio Manuel Mejía está pendiente el
concepto del área de Sistemas y Comité de Inventarios de la aprobación para esas bajas.
1. Se está levantando el invantario detallado por bodega y Punto Comercial
2. Realizar cruce de inforamción entre BD SIAFI y resultado de levantamiento actividad anterior.
3. Convocatoria para Comité de Inventarios : Punto en la Agenda dar de Baja obsoletos
4. Acciones pendientes por definir respecto del manejo de Cajas Fuertes. 17/05/2017 mediante Radicado
2124 de 04/05/2017 SAF emite explicación sin soporte alguno y sin diligenciamiento de formato de
Acciones correctivas que evidencien la gestiòn adelantada para la soluciòn del hallazgo.
-Seguimiento 23/Mayo/2017.: Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016
con la empresa WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios
plaqueteando los bienes, así mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento
se está realizando la conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario
entregado por WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de
inventarios para las respectivas bajas.
Dentro de las actividades realizadas por lamacén está la realización de un Comité el día 6 de mayo (Ver
anexo 1)
Durante el año 2016 se realizaron 3 Comités de Inventarios, actas enviadas a correo electrónico.
El instructivo 010 Manejo de Servicios Públicos continúa desactualizado; se hace necesario su codificación
y validación ante la SDAE. Se observó la utilización de un formato en borrador sin código ni versión.
Planteá la responsable en el área, que para agosto de 2016, estará listo.
Se realizaron las modificaciones por parte de los funcionarios de Almacén General, por directriz de la
Subdirectora de SAF se envió por correo electrónico a la Ingeniera Catastral (contratista de SAF) el
borrador del instructivo de manejo de servicios públicos para su revisión y formatos existentes a ser
modificados, esta pendiente del visto bueno por parte de la subdirección para realizar modificaciones
sugeridas y enviarse a la Subdirección de Diseño para el respectivo trámite de publicación en la carpeta
compartidos del Sistema Integrado de Gestión.
Aunque se manifiesta en la auditoria que estos se registran en el aplicativo SIAFI en auditorías realizadas
por la oficina de control interno se evidencian debilidades en el registro total, responsables y el pago
atrasado de estas facturas lo está ocasionando el pago de intereses de mora a cargo de la Entidad.
Se anexa cuadro de control y seguimiento de todos los servicios públicos a cargo de la entidad el cual se
esta llevando desde noviembre de 2016.
No se registran avances sobre esta acción.
Se anexa cuadro de control y seguimiento de todos los servicios públicos a cargo de la entidad el cual se
esta llevando desde noviembre de 2016.
No se evidencia acción correctiva, no obstante se evidenció que en el cronograma de ajuste del
reglamento esta incluidos el tema y en construcción, asi mismo se evidenció que en los nuevos contratos
de REDEP dentro de las obligaciones del contratista se incluye la el pago de la factura CODENSA. Avance
50%.
En el borrador del Instructivo que modificará el IN- 010 MANEJO DE SERVICIOS PÚBLICOS, se incluye lo
correspondiente al pago que deben realizar los terceros entre otros cuando así se determine por parte de
la entidad. Revisada la carpeta de compartidos respecto a la Resolución DG180-07 no se observa
documento alguno que la haya actualizado o derogado, sigue vigente la DG-180-07.
se hace seguimiento en octubre 20 de 2015, al cual se manifiesta que la SAF a traves del oficio con
radicado IPES No. 00110-817-004591 de 2015, dio respuesta a los respectivos hallazgos, sin embargo al
revisar el referido oficio, en este nose logra desvirtuar los hallazgos, por consiguiente se recomienda
diligenciar el formato de acciones correctivas y de mejora.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja sistemas, pagos de líneas ETB los hace sistemas. La
linea fue cancelada según información del área de sistemas, no se aportó documento que certifique la
cancelación de la línea.
No se evidencia avance ni acción correctiva formulada.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja la Subdirección de Diseño, por lo tanto es quien lleva
el control de pago de líneas ETB.
Desde el 27 de Noviembre de 2015 el recinto ferial se encuentra en arrendamiento con el contrato de

arrendamiento 332 de 2015 vigencia de 2 años. de acuerdo con el contrato el pago de los servicios
públicos esta a cargo del arrendatario, el Sr. Alejandro Barrera, pero dado que la cuenta de los servicios de
gas y energia del recinto estan atados a una cuenta madre la cual es pagada por el IPES, el pago lo ha
seguido realizando la entidad, dicha acción igual esta contermplada como posible dentro del contrato. No
se evidencia que el proceso de recobro por el concepto de servicios publicos haya iniciado. se observa la
existencia de un oficio solicitando desligar las cuentas del recinto de la cuenta madre atada (Oficio# 2744
de 2015 ). Por otra parte el Sr. arrendatario no ha realizado el pago del canon asociado al contrato.
Se considera que la situación es agravante dado que el IPES sigue realizando el pago de los servicios
publicos aun cuando este corresponde al arrendatario y no existe proceso de recobro.
Mediante Contrato de arrendamiento 332 del 2015 se firmó contrato con el representante de los
vendedores informales Alejandro Barrero y es esta persona quien asume el pago de este servicio. En este
momento se adelanta proceso legal en contra del señor Alejandro Bararrera por incumplimiento a Acuerdo
de Pago.
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al hallazgo.
Toda la telefonia de ETB es un convenio que maneja la Subdirección de Diseño, por lo tanto es quien lleva
el control de pago de líneas ETB. El 10 de marzo de 2015 se entregó el Edificio Barichara, teniendo en
cuenta que los contratos de arrendamiento Números 0265 de 2014 y 0732 de 2013 se vencieron el 3 de
febrero de 2015 y 24 de enero de 2015 respectivamente; sin embargo no se entrega certificación de
cancelación de esta línea.
Se han realizado traslados a la Bodega de la 38 con el fin de almacenar estos elementos, sin embargo es
necesario incluirlos en la próxima citación del Comite de Bajas para dar por eficaces las actividades.
17/05/2017 Según seguimiento a Directiva 03/2013 y mediante Radicado 2124 de 04/05/2017 SAF informa
que las " impresoras dañadas, obsoletas e inservibles se encuentran almacenadas en las bodegas de la
38 y Boyacá Real. Esta Auditoría desconoce la asignacón de Boyacá Real como Bodega. Por otra parte,
se recomienda adelantar el procedimiento para dar de baja los elementos susceptibles definidos así
mediante Comité de Inventarios. Por loa anterior, el Hallazgo continúa abierto.
Se incluye en la Redacción de éste Hallazgo lo relacionado con las conclusiones de los Radicados 2748 y
6647 sobre la falta de depuraciòn de la informaciòn concerniente al inventario de equipos de cómputo
activos y los que se encuentran fuera de servicio.
Se observó la elaboración de los procedimientos: PR-066 Realización de inventarios con fecha 21/12/2015
V.1; PR-067 Recepción de Bienes Adquiridos de fecha 21/12/2015 V.1; PR-068 Salida de Bienes de fecha
21/12/2015, V. 1. El procedimiento de Baja de Bienes Devolutivos, se encuentra en proceso de
actualización. Avance del 75%.
De conformidad con el seguimiento a la Directiva 03 de 2013, SAF reporta mediante Radicado 2124 de
04/05/2017 la existencia de 3 procedimientos y 3 instructivos. Revisada la carpeta Compartidos se
evidencia que el Instructivo IN- 016 se encuentra desactualizado. Así mismo, SAF no reporto avance
sobre la actualizacón del procedimiento de Baja de Bienes Devolutivos.
Se evidencia el diligenciamiento de las acciones correctivas por el área de gestión documental, la gran
mayoría de hallazgos presentados en auditorias anteriores siguen sin avance, no se está cumpliendo a
cabalidad con la normatividad de la directiva distrital 03 de 2014.
Segùn Radicado 2390 Informe de seguimiento a la Directiva 03 de 2013 se observa que SAF reincide en
la configuraciòn de esta Halllazgo. De manera general no se está dando cumplimiento al procedimiento
PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA Versión 02 de Fecha 22/12/2015.
Ver Radicado 2390 de 17/05/2017
sin avances
Definir estrategias para dar de baja los bienes obsoletos que reposan en el almacén.
1. Se está levantando el invantario detallado por bodega y Punto Comercial
2. Realizar cruce de inforamción entre BD SIAFI y resultado de levantamiento actividad anterior.
3. Convocatoria para Comité de Inventarios : Punto en la Agenda dar de Baja obsoletos .
Se tomó acción de mejora la contratación de la empresa WR ingenieros avaluadores mediante contrato

314 del 28 de octubre de 2016, el contrato ya se ejecutó, a la fecha esta en proceso de liquidación, así
mismo el área de almacén a la fecha se encuentra realizando los cruces de información entre SIAFI y el
inventario de WR, dentro de este proceso se identificaron técnicamente los elementos a dar de baja por
parte de la entidad y cuyo proceso se encuentra en la citación del comité de inventarios para que este
analice y de concepto final para proceder al destino final de dichos bienes.
Para eliminar las causas de los hallazgos evidenciados en el ejercicio de auditoría se están realizando las
siguientes actividades:
1. Actualización de ítems de ingreso de elmentos en SIAFI : De la cual se registraron inconsistencias

complementaras a las identificadas en el ejercicio de auditoría.
2. Revisión adicional de todos los ítems del aplicativo.
3. Solicitar la unificaión de los ítems mencionados teniendo en cuenta los resultados de la revisión
complementaria.
Se tomó acción de mejora la contratación de la empresa WR ingenieros avaluadores mediante contrato

314 del 28 de octubre de 2016, el contrato ya se ejecutó, a la fecha esta en proceso de liquidación, así
mismo el área de almacén a la fecha se encuentra realizando los cruces de información entre SIAFI y el
inventario de WR, dentro de este proceso se identificaron técnicamente los elementos a dar de baja por
parte de la entidad y cuyo proceso se encuentra en la citación del comité de inventarios para que este
analice y de concepto final para proceder al destino final de dichos bienes.
Para eliminar las causas de los hallazgos evidenciados en el ejercicio de auditoría se están realizando las
siguientes actividades:
1. El interesado en recibir el Paz y Salvo por parte de Almacén para continuar con su proceso de retiro de
la entidad debe diligenciar el formato "Solicitud de Constancia Reintegro de Inventario" Código FO-316 y
radicarlo. (Ver anexo 1 Hoja 1)
2. Una persona de almacén realiza la verificación en SIAFI, mediante el número de cédula del interesado
para validar que no presente elementos cargados en el inventario. (Ver anexo 2)
3. Emisión del Paz y Salvo de Almacén para dar continuidad al proceso porparte del interesado.
Se actualizó el formato de paz y salvo quedando el FO 565 el cual ya se encuentra publicado en la carpeta
compartidos de el Sistema Integrado de Gestión donde se unifican todos los paz y salvos que existian para
cada área de la entidad y que permitó un mejor control de las devoluciones y responsabilidad de los bienes
a cargo de los colaboradores de la entidad. Así mismo se sigue realizando la verificación en SIAFI con el
número de idenficación de los terceros que tenian cargo elementos, y por último se firma el paz y salvo.
En la sesión de seguimiento se informó que se están adelantando gestiones correspondientes a la

destrucción del elementos citado con apoyo de INDUMIL
Está pendiente el envío del soporte de esta gestión.
Seguimiento 27/mayo/2017: La Directora dio poder al contratista Coronel retirado Carlos León quien se
encuentra adelantando el proceso de devolución de las armas y municiones. Hasta el momento no ahy un
avance al recpecto.
1. Se ha implementado un formato de traslado (Ver anexo 1)
2. Están pendientes acciones complementarias para garantizar el control por parte de Almacén de la
permanencia de los elementos en los diferentes puntos de la entidad.
Se utiliza el formato FO-132 Traslado de Inventario el cual se viene dando uso adecuado desde el 2016
cuando se realizan traslados de elementos a plazas de mercado y puntos comerciales en el cual se
especifica el responsable de salida y el responsable de llegada o recibo. Se aportan copias de evidencias
al correo electrónico las cuales harán parte de soportes de este seguimiento. Se contempla realizar
actualizaciones a los formatos se enviará cuadro de detalle de los formatos suceptibles a actualización y
modificaciones.
El mapa de riesgos de proceso de recursos físicos no está actualizado; su versión corresponde a la

vigencia 2010. Es necesario identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueda tener el
proceso, para su actualización, contar con el acompañamiento de la SDAE y seguir los lineamiento del
DAFP sobre el tema. No hay avance.
Mediante el código MR-009 V1 del 30/12/2016 se actulizo el Mapa de Riesgos de Gestión de Recursos
Físicos.
En el 2014, mediante radicado 00110-816-009856, se indica: "Recordamos que de acuerdo a la

propuesta de pago que se estableció entre el Instituto para la economía Social- /PES y la ETB, se
precisa decir que el/PES realizó el primer pago, pero se abstendrá de realizar más pagos debido a que
la ETB, no ha realizado las respectivas deducciones a las reclamaciones que se han presentado
ante ustedes.".
El 13 de Mayo de 2015 se reiteró sobre el recurso de queja que la ETB sigue presentando inconsistencias
en la cuenta N. 4362920, Radicado 00110-816-004747 de 2015.
No obstante no se evidencia ajuste.
Verificado el sistema SIAFI del cual se anexa soporte en lo corrido de los años 2016 y 2017 no se han
realizado trámites ni pagos a ETB por concepto de líneas telefónicas fijas. Del año 2015 según reporte
SIAFI aprece un valor adeudado de $1,420,740 por concepto de telefonia e internet el cual tiene estado
aprobado.
No se observó acción correctiva formulada. No obstante se evidenciaron algunos avances como el ofició
#2918 en el que recursos fisicos remitió al area de SGRSI la factura de codensa # 00073307
correspondiente al N de cliente 27000695, en dicho oficio se solicita justificación del valor, dado que
excede notoriamente el promedio cancelado por esta cuenta. Adicionalmente se observó la existencia de la
circular 009 de 2015 en la cual se habla de los lineamientos de pago de servicios publicos. No obstante se
sigue evidenciando la realización de pagos en mora y falta de controles sobre el pago de servicios
publicos. Avance 20%
Se anexan los cuadros de control y seguimiento de los serivios públicos a cargo de la entidad en los cuales
registran las fechas de corte, consumos y montos a pagar cuya responsable directa es la funcinaria Sandra
Galvis quies es Técnico Operativo quien detecta e informa las variaciones y envia memorandos
respectivos tanto a los subdirectores de la entidad como a las empresas de servicios públicos con el
objetivo de evitar pagos extemporáneos, sanciones y en determinado caso se envia memorando al
funcionario o contratista que dejó vencer la factura haciendo la liquidación, dado que se detecto un
vencimiento en el mens de marzo del servicio de acueducto y alcantarillado de la plaza los luceros, y de
acuerdo a directriz de la subdirectora de SESEC determinó que el contratista debía pagar el valor
correspondiente a intereses y sanciones correspondientes y de lo cual se envió copia a Tesorería.
PENDIENTE DE SOPORTAR EL PAGO POR PARTE DEL CONTRATISTA.
Durante el seguimiento realizado por la Sesoría de Control Interno se observó que se han solicitado
cotizaciones para adelantar la etapa precontractual del Plaqueteo de elementos
Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quienes adelantaron la toma física y plaqueteo de los bienes, así
mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, a la fecha se encuentra en la etapa de
conciliación entre SIAFI y base de datos de WR.

Seguimiento 27/mayo/2017: Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con
la empresa WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quienes adelantaron la toma física y plaqueteo de
los bienes, así mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, a la fecha se encuentra en la
etapa de conciliación entre SIAFI y base de datos de WR.
No se aportaron los soportes de conciliación entre las áreas de inventarios y contabilidad.
Mediante oficio 00110-817-00254 del 23 de mayo de 2017 se solicitó la situación jurídica actual de
Caravana y Capuchina con el fin de documentar la reclasificación de inventarios a propiedad planta y
equipo, así mismo precisar la intención futura de los inmuebles de propiedad del IPES y los otros que
administra de otras entidades del Distrito.
De acuerdo a reunión de socialización de politica contable se llegó a la conclusión que el área de almacen
debe realizar una preconcialición de los movimientos frente al boletín en SIAFI.
De acuerdo al análisis realizado al detalle de esta cuenta y al uso que se le dá a estos módulos ecologicos
para la ubicación de vendedores informales de la plaza la Concordia no se efecturá dicha reclasificación
porque las casetas y campamentos según el actual marco normativo están en la categoria de inmuebles.
Se verificará en la factura de compra de estos elementos el nombre epecifico para considerar si se
modifica la descrición que aparece en el sistema.
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
mismo se determinó el listado de bienes para dar de baja, en este momento se está realizando la
conciliación entre la información que venia registrada en SIAFI frente al inventario entregado por WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S., así mismo está pendiente de realizar Comité de inventarios para
las respectivas bajas.
Se realizó levantamiento de hojas de vida de los inmuebles por parte de funcionarios del área de Almacén
desde abril de 2016, así mismo se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad
Administrativa Especial de Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento
han entregado 38 avaluos.
No se precisa en que se está faltando a los principios de la gestión pública, en qué casos se evidencia la
violación a cada uno de los principios por cuanto se señala de manera general y categóricamente.
se radicó oficio 00110817000867 el 24/02/2017 solicitándo que se planteen acciones de mejora.
El área de almacén ha realizado las siguientes acciones para el control y buen manejo de bienes muebles
e inmuebles:
-Se realizó el inventario por medio del contrato 314 del 28 de octubre 2016 con la empresa WR
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. se realizó la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
Se realizó levantamiento de hojas de vida de los inmuebles por parte de funcionarios del área de Almacén
desde abril de 2016, así mismo se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad
Administrativa Especial de Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento
han entregado 38 avaluos.
Actualmente se esta realizando un listado de los elementos que se encuentran almacenados en Boyacá
Real, para luego confrontarlo con los registros en SIAFI y el inventario entregado por WR.
En cuanto a lo facturado en el año 2016 por concepto de acueducto y alcantarillado de enero 1 a 31 de

diciembre fue de $1.068.430 y de Aseo $2.955.183 y en codensa e las dos cuentas contratos de esta plazo
fueron $2.504.346. Se aclara que el valor mencionado en el informe respecto a estos servicios se tomó fue
del valor total pagado de todos los servicios de todas las plazas, por lo tanto no se realizaran
reclamaciones teniendo en cuenta que por error de interpretación de los valores registrados en SIAFI, no
amerita hacerlas.
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quien hizo la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
Se tiene oprevisto la contratación para realizar la venta a través de un intermediario para cumplir con la
disposición final de estos elementos.
INGENIEROS AVALUADORES S.A.S. quien hizo la toma física de inventarios plaqueteando los bienes, así
las respectivas bajas. Se confirmará el plaqueteo de estos elementos.
No se precisa que resulta el saldo a favor, por otra parte tenemos entendido que en cuanto a los impuestos
catastrales las entidades Gubernamentales son excentas del impuesto, luego la observaciòn no es válida.
Durante la primera semana de mayo de 2016 la Subdirectora solicitó registro fotografico de todos los
inmuebles de propiedad, coopropiedad y administración indirecta por parte del Instituto, el día viernes 26
de mayo el funcionario encargado de control de inmuebles del IPES junto con el perito avaluador de
catastro hará una visita al inmueble Supercentro 61 para realizar el avalúo comercial respectivo, lo anterior
debido a que el inmueble es de propiedad del instituo como consta en el certificado de tradición y libertad
así mismo en el certificado catastral.
El área de almacén iniciará una verificación de la información aportada ya que no se encuentran

evidencias para sustentar que se deban $60.000.000 de Administración de Supercentro 61, ni
$603.440.000 de impuestos teniendo en cuenta que los inmuebles de las entidades públicas estan
excentas del pago de impuesto predial y el saldo a favor por $36.707.000.
Se inició un proceso de depuración sobre los bienes registrados en la bodega denominada "Bodega Virtual
Almacen Misión Bogotá" en el sistema SIAFI. Se solicito a los propietarios de SIAFI para que se pueda
realizar un reintegro masivo para que no sea dispendiosa la labor, esto con el fin de conseguir la
inhabilitación de la bodega denominada "Bodega virtual Almacén Misión Bogotá".
Por parte de almacen las altas se estan realizando en tiempo real cumpliendo con el procedimiento
Recepción de bienes adquiridos y la Resolución 001 de 2001.
Se han realizado asignaciones de los bienes que se ha venido adquiriendo y existentes, actualmente
cuando se terminan los contratos hay dos opciones: una es reintegro de inventario al almacen y la
segunda es el traslado de inventarios entre cuentadantes, se esta realizando el registro en SIAFI en tiempo
real aplicando el procedimiento salida de bienes con el cual se trata la asignación de activos nuevos y
usados a los funcionarios y contratistas de la entidad, la salida de elementos de consumo. Cuando hay
ingreso de contratistas o personal de plan con el formato de asignación de bienes nuevos y usados se
realiza la entrega física y registro en SIAFI.
Se esta realizando en debida forma el procedimiento de entrega y recibo de los kioskos, puntos de
encuentro y módulos de venta de los puntos comerciales contando con la presencia de algunos de los
funcionarios de Almacén, el coordinador del programa y el beneficiario, verficando y firmando cada uno el
formato FO309 - Acta de Entrega y Recibo.
Las Actas de empalme y entrega y recibo del almacén, los funcionarios salientes no hicieron la entrega
respectiva y la ùltima se legalizarà en coordinación con la Subdirectora Administrativa y Financiera.
El 24 de mayo de 2017 se recibe copia de Acta de entrega del Cargo de la funcionaria Vivian Lilibeth
Bernal Izquierdo quien fue almacenista general durante el periodo del 1 de febrero de 2016 al 18 de
septiembre de 2016. El documento carece de radicado y fecha de recepción emitidos por el sistema SIAFI.
A la fecha ya se determinó por parte del contratista WR Ingeniero, los elementos suceptibles de bajas de
los cuales ya se proyectaron dos resoluciones para dar de baja el software y el hardware y se convocará el
Comité de Inventarios antes de que finalice el mes mayo para someter a aprobación dichas resoluciones
de baja.
C
A
C
C
C
De acuerdo con seguimiento a la Directiva 003 de 2013 se
eviednció que la Entidad celebro el contrato 314 de 2016
entre el IPES y WR INGENIEROS AVALUADORES S.A.S
cuyo objeto fue: “Prestación de servicios externos para la
realización de la toma física de inventarios, valoración y
A 07/11/207
paqueteo de los bienes muebles de la Entidad” A la
fecha se adelantan activdades de cotejo frente al
aplicativo SIAFI. Los resultados de esta tarea permitiran la
estandarización de criterios de nominación y clasificación
en categorias, de los elementos y bienes de Inventarios.
C
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De acuerdo con seguimientos de mayo y noviembre a la

Directiva 003 de 2013 se eviednció que la Entidad celebro
el contrato 314 de 2016 entre el IPES y WR INGENIEROS
A 07/11/207 AVALUADORES S.A.S cuyo objeto fue: “Prestación de
servicios externos para la realización de la toma física
de inventarios, valoración y paqueteo de los bienes
muebles de la Entidad” A la fecha se adelantan
activdades de cotejo frente al aplicativo SIAFI. Se indicó la
proyección de Resoluciones de Comite para bajas, no
obstante, quedó pendiente su aporte, así como la entrega
de las Actas.
De conformidad con la informacion recibida por ACI para

A 10/30/2017 elaboración de informe seguimiento a la Directiva 003 de
2013, SAF indica mediante correo del 27 de octubre la
existencia de cuatro procedimientos de los cuales 3 de
ellos se encuentran en verificación y ajustes, así mismo
reporta tres(3) instructivos tambien en ajustes y
modificaciones. Lo anterior, en razón a la revisión que
adelanta la SDAE en cumplimiento de su proyecto de
inversión. Reporta además, la actualización del PR-126
DE FECHA 18/10/2017
C
De acuerdo con seguimiento a la Directiva 03 de 2013

para el mes de noviembre, se observan debilidades
relacionadas con la falta de reporte y documentación de
A 11/7/2017 los avances de gestión de conformidad con e PR-051
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE
MEJORA Versión 02 de Fecha 22/12/2015, el cual
permite a través de la formulación de las acciones
correctivas eliminar o controlar las causas de los eventos
comunicados en informes de auditoría y que impiden el
cumplimiento cabal de la Directiva Distrital.
A la fecha, y de acuerdo con la solicitud de información
para seguimiento a la Directiva 03 de 2013, se observan
A 11/7/2017
debilidades relacionadas con la falta de reporte y
documentación de los avances de gestión de
conformidad con el PR-051 ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA Versión 02 de Fecha
22/12/2015, el cual permite a través de la formulación de
las acciones correctivas eliminar o controlar las causas de
los eventos comunicados en informes de auditoría y que
impiden el cumplimiento cabal de la Directiva Distrital.
A 11/7/2017

Directiva 003 de 2013 se eviednció que la Entidad celebro
el contrato 314 de 2016 entre el IPES y WR INGENIEROS
AVALUADORES S.A.S cuyo objeto fue: “Prestación de
de inventarios, valoración y paqueteo de los bienes
activdades de cotejo frente al aplicativo SIAFI. Se indicó la
proyección de Resoluciones de Comite para bajas, no
obstante, quedó pendiente su aporte, así como la entrega
de las Actas.
A
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A
A
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Directiva 003 de 2013 se eviedncióla liquidación del
contrato 314 de 2016 entre el IPES y WR INGENIEROS
de inventarios, valoración y plaqueteo de los bienes
A muebles de la Entidad” A la fecha se adelantan
actividades de cotejo frente al aplicativo SIAFI. Se
evidenciò la realizaciòn de 3 Comitès de Inventarios y la
consecuente proyección de Resoluciones para dar de
baja elementos los elementos alli justificados.

A baja elementos los elementos alli justificados.
C
A 11/7/2017 muebles de la Entidad” A la fecha se adelantan
A
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A 11/7/2017 servicios externos para la realización de la toma física
ESTADO
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Consultar Informe en SIAFI: 40
1. Se evidenció falta de reclasificación de cuentas 161501 Construcciones en curso – Edificaciones
2. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 160505 Terrenos de uso permanente sin

contraprestación donde existe un registro por valor de $10.017.000 el cual hace referencia a
“suministro de elementos”.
3. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709013 Cuentas por cobrar pago a contratistas, donde
existen pendientes por cobrar desde el año 2009, por pagado dobles y liquidación correcta de
impuestos.
4. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014 Cuentas por Cobrar Funcionarios de Planta
Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012
5. Se evidencia falta de seguimiento a la cuenta 14709029 Proveedores: corresponde a hurto de

portátil, hecho que data desde el 21/09/2010 y cuyo valor es de $2.799.785. Al respecto, se evidenció
que en la notas a los Estados Financieros se precisa que está en “trámite”, sin embargo no se
evidencia documentación del “trámite”, y han transcurrido 4 años
6. No se realizó la reclasificación de la cuenta 161501 Construcciones en curso – Edificaciones: por

valor de $172.490.516, teniendo en cuenta que fue entregada la obra. Así mismo, se observa un
saldo de $6.798.244 en almacén bajo el código 1.3.2.4 (pasaje 20 de julio)..
7. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 242513 Saldos a Favor de Beneficiarios: Saldos de
Convenios celebrados y no han sido cobrados por los beneficiaros. (Convenio 2139-2009 UNAD,
Convenio 2210-2009 Secretaria Educación Distrital – Alcaldía Mayor, Convenio 1890-2010 UNAD,
Convenio 1897-2010 Secretaria Educación Distrital – Alcaldía Mayor y Convenio Sena 2007). Se
evidencia que el saldo de la cuenta aumentó para la vigencia 2014 con respecto a la vigencia
anterior.
8. Al revisar la cuenta 245301 Recursos recibidos en Administración, no se evidencia control y

conciliación en cada uno de los convenios registrados donde no se precisa cuáles y cuantos
convenios están asociados al saldo registrado en la cuenta.
9. Al realizar la revisión se evidencia en la cuenta 290590 Otros recaudos a favor de Terceros, en el

registra los rendimientos financieros, se evidenció el registro de dos órdenes de pago 2627 y 2628
del contrato 2072/2013 por valores de $1.563.609 y $1.607.604.
10. Se reitera, como se evidenció desde las auditorías internas realizadas en las vigencias 2012 y
2013, la desactualización de manuales procedimientos e instructivos, sin que a la fecha exista
acciones efectivas.
11. No existe una política de prácticas contables documentadas.
12. No existe un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera.
13. Inadecuadas interfaces de la información de Nómina, Cartera y contabilidad, ya que se realiza de

manera manual con riesgo inminente a errores y reprocesos.
14. No se evidencia durante las vigencias 2013-2014 el método de actualización de avalúos de los
bienes inmuebles.
15. No se evidencia seguimiento y control al mapa de riesgos del Proceso y sus indicadores
16. Se reitera la inoportuna publicación de los estados contables por parte del IPES, ya que la
Entidad prepara informes solo para efectos de cumplir con la presentación a la Contaduría General
de la Nación y organismos de inspección, vigilancia y control, información que se requirió corregir
según radicado 00110-817-004029 de fecha 20/08/2014.
17. Se reitera la falta de certificación de los Estados Financieros, ya que la Entidad prepara informes
solo para efectos de cumplir con la presentación a la Contaduría General de la Nación y organismos
de inspección, vigilancia y control, información que se requirió corregir según radicado 00110-817-
004029 de fecha 20/08/2014.
18. No se evidencian indicadores donde podamos determinar si se realizan las acciones necesarias
para mitigar o disminuir los riesgos en el proceso de Contabilidad.
19. Inoportuna gestión en la labor de conciliación entre Almacén y Contabilidad.
1, Se evidencia recibo (No. 3118190) elaborado manualmente de fecha del 16/11/2014, registrando
12.362 gls por valor de $106.560. Sin embargo, se observa que en la parte superior del recibo existe
una anotación de un valor de $110.353. Así mismo, el recibo carece de las placas del vehículo
tanqueado, lo que evidencia inexactitud, incoherencia e incertidumbre respecto de la información
registrada
2. Se evidencian dos (2) tanqueos (según recibos No. 3118190 y No. 3140385) de los días 16 de
noviembre y 22 de diciembre de 2014 cuya cantidad registrada es menor a un (1) galón,
considerando a esto que los vehículos se había tanqueado el mismo día entre 12,4 y 14,9 galones.
Lo anterior evidencia ineficacia en los controles diseñados para autorizar el tanqueo de los vehículos
respecto a la cantidad y vehículo
3. Se evidenció que se realizó tanqueo (Recibo No. 3256545) de gasolina Extra por valor de $83.208
el día 21 de abril de 2015, representados en 7,8 galones, que al compararlo con el objeto contractual
asociado a combustible, este solamente prevé gasolina corriente, lo que evidencia su incumplimiento
4. Se evidencia la existencia de tres clases de planes de telefonía celular: Plan Dirección General, los
demás móviles y Módems. Al verificar la supervisión de consumo por parte del área de Servicios
Generales, no se evidenció, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 14 de la Resolución IPES No.
118 de 2014, la cual establece la responsabilidad al grupo de trabajo “Servicios Generales” con una
periodicidad mensual, registros que deberían estar actualizados conforme a citado reglamento.
5. Al realizar verificación de los equipos cargados en los respectivos inventarios mediante el aplicativo
SIAFI, se evidencia lo siguiente:
- Existen tres teléfonos celulares los cuales no se les ha actualizado el responsable, según placa
Celular A32095, A32096 y A32098.
- Se evidencia que no fue cargado al inventario según registros del aplicativo SIAFI el modem que se
encuentra en Dirección General, bajo la línea telefónica 3212749122.
Lo anterior evidencia incumplimiento de los artículo 5 y 6 de la Resolución No.118 de 2014, que

establecen que el grupo de Recursos Físicos es la encargada de la entrega y trasmisión por escrito
de las condiciones de uso descritas en el artículo 5, así como de la firma del responsable del equipo
asignado.
6.La eficacia en la entrega de pedidos de bienes de consumo y consumo controlado de acuerdo con
la muestra tomada alcanza el 68,4%, conllevando a que la Entidad cuente con menos recursos para
el desarrollo de sus actividades. Así mismo, se evidencia que los formatos para realizar los pedidos
contienen elementos desactualizados en el stock de almacén y de aquellos que no han sido
solicitados por la Entidad durante el periodo observado en la auditoría. Lo anterior evidencia que la
entidad cuenta con debilidades para “mantener un sistema de información de bienes actualizado,
permanente, ágil, oportuno, veraz y confiable”.
1.2.1 Se identificaron compras y pagos con carácter urgente e imprescindible debido a la falta de
planeación y previsión en la contratación en el IPES, que para algunos casos podrían de tildarse
como posible fraccionamiento
1.2.2 Se evidencia el pago por concepto de “vactor – succión de redes en plazas y mantenimiento de
tanques” en los meses de marzo, abril, junio y octubre de 2014 por un valor total de $3.967.878 y
fumigación durante los meses de marzo y octubre de 2014 por un valor total de $762.879. Al respecto
se observa compra recurrente y falta de planeación y previsión en la contratación en el IPES lo que
conllevaron que los gastos se connotaran como carácter urgentes e imprescindibles, además de
contar con contratos para la realización de mencionadas actividades
1.2.3. Se evidencia el pago de refrigerios durante los meses de marzo, abril, mayo, junio, julio,
agosto, octubre y diciembre de 2014, en 39 ocasiones y por compras promedio de $239.643, y cuyo
valor total según registros de caja menor ascendieron a los $9.346.058 para la vigencia 2014 (ver
anexo 6), y cuyos beneficiarios fueron población objeto de atención por el IPES, en por lo menos 36
ocasiones.
1.2.4. Se identificaron 6 diferentes gastos por caja menor bajo el concepto de “reconocimiento
funcionarios comprometidos con el Fortalecimiento Institucional” entre los meses de octubre y
noviembre, por un total de $1.136.950.Al respecto, consideramos que los gastos sufragados no
podrían connotar el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la
Resolución de constitución respectiva, conforme al artículo 4º del Decreto Distrital 61 de 2007, ya que
el mecanismo idóneo debió estar contenido en el Programa de Bienestar e Incentivos definido por la
Entidad.
1.2.5.Se evidenció pago de servicios públicos del Punto Comercial Flores Calle 26 de Energía por un
valor total de $955.840 y Plazoleta de Comidas 20 de Julio Gas Natural por valor de $5.760 (ver
anexo 9). Al respecto es importante considerar que por analogía con el Decreto Nacional 2768 de
2012, podríamos estar incurriendo en una de las prohibiciones expresadas en citada norma: “No se
podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones: “7. Efectuar gastos de
servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo
órgano,correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan”.
1.3.1. Al comprar el plazo y valor de los contratos, se evidencia que incluidas las adiciones el
Contrato No. 345-2013 comprendió 14 meses por valor de $282.744.533, mientras que el Contrato
No. 262-2014 está previsto para 9 meses por valor de $307.610.000.Lo anterior, evidencia un mayor
valor ($24.865.467 más) respecto al contrato del 2013, por un periodo menor (5 meses menos)
1.3.2. Se verificó con servicios generales la ejecución del contrato 345-2013, el cual presentó una
gestión de cobro sobre el total de horas laboradas por todos los vehículos (bolsa de horas), lo cual
permitió compensar horas respecto al uso total de vehículos, por tal motivo no existen las horas
extras.
1.3.3. Al comparar el comportamiento de los pagos realizados en el Contrato No. 345-2013 estos
presentan constancia, mientras que en el Contrato No. 262-2014 los pagos fueron variables:De
acuerdo con lo anterior, se evidenció que para los meses entre septiembre a diciembre de los años
2013 y 2014, para el último año se pagó $73.797.332 más. Lo anterior evidencia un mayor gasto en
el servicio de transporte.
1.3.4. Se evidencia que existen dos (2) automóviles con placas fuera de Bogotá (Camioneta Doble
Cabina WFU 589 y Camioneta WGZ 024), desconociendo lo descrito en el Parágrafo 2º
del Artículo 1º del Acuerdo 352 de 2008, el cual establece: “A partir de la vigencia del presente
Acuerdo cuando las entidades distritales contraten vehículos en arrendamiento exigirán al contratista
que el parque automotor utilizado para la prestación del servicio se encuentre matriculado en
Bogotá”. (Subrayado nuestro)
1.3.5. Se identificó en Factura No. 8274 del 06 de Noviembre de 2014, diferencia en el valor
facturado de los servicios descritos así:
Servicios Descritos $ 38,456,430
Total de la factura $ 37,883,004 Diferencia $
573,426 Así mismo, se identificó que existen diferencias en las horas extras facturadas en la factura
No. 8404 (366 horas), respecto a los consolidados de Servicios Generales (319).
1.4.1. A finales del 2014, se evidencia la entrega de 82 bonos navideños para los funcionarios de
planta que tienen hijos hasta de 13 años, cuyo valor individual fue de $140.000, para un valor total de
$11.480.000, como lo describe el Contrato No. 543 de 2014.
1. Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709013 Cuentas por cobrar pago a contratistas, donde
existen pendientes por cobrar desde el año 2009, por pagos dobles y liquidación incorrecta de
impuestos.
2. Se evidencia en cuenta 142003 / Anticipos sobre convenios un saldo a favor de la Promotora de

Servicios para el Desarrollo $63.400.000, saldo que no se ha legalizado desde 2014.
3.Se debe realizar seguimiento a la cuenta 142012 Anticipo para adquisición de bienes.
• Socoda SA Nit.890.914.l515 $6.597.835, registro del CPS 2593/2009, relacionada con la
“Fabricación e instalación de los módulos comerciales para los proyectos misionales”, el cual está en
proceso de liquidación, cifra que desde diciembre de 2013 registra el mismo valor. SDAE
Planeamiento Físico y SAF
• Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
refiere a la “Adecuación, suministro e instalación de los módulos comerciales”. Al verificar SIAFI, este
contrato registra como estado “TERMINADO”, no obstante se el saldo continua en esta cuenta. SDAE
4.Se debe realizar seguimiento a la cuenta 142402 Recursos Entregados en Administración:

• 14240203 En Administración / Banco Agrario y Minuto de Dios $5.583.291.791, Al respecto es
importante iniciar un proceso de depuración del saldo. SESEC Y SAF
• 14240204 En Administración / Consorcio Mantenimiento Bogotá $1.677.017.253, al respecto es
importante iniciar un proceso de depuración del saldo. SDAE Y SAF
5. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 147079 Deudores / Indemnizaciones:

• Registro a nombre de Bernardo Laverde Laverde Nit. 2905626 registró por $70.000 desde el año
2006, se debe realizar seguimiento y depurar y sanear la cuenta.
• Registro a nombre de Julio Enrique Trujillo Duran Nit. 19119952 registró por $1.963.113 desde el
año 2006, se debe realizar seguimiento y depurar y sanear la cuenta.
6. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 147084 – Otros Deudores / Responsabilidades Fiscales:
• Registro a nombre de Orjuela Guerrero Cesar Elías Nit.19449229 por valor de $34.990.094.21
desde el año 2006.
• Registro a nombre de José Aristóbulo Cortes Gomez Nit.10211300 por valor de $172.819.845 desde
el año 2012.
• Registro a nombre de Luis Mariano Caballero Camargo Nit.2941927 por valor de $48.481.611.95
desde el año 2009.
• Registro a nombre de Roa Mendoza Álvaro Nit.19011093 por valor de $28.862.166.22 desde el año
2007.
• Registro a nombre de Martha Eugenia Cardona Zapata Nit.35465793 por valor de $172.819.845
desde el año 2012.
Se debe verificar el estado del proceso realizado por jurídica. SAF-SJC
8. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 14709013 – Otros deudores / Cuenta por Cobrar pago a
Contratistas:
• Rosa Elena González Nit. 35.225.061/ Curaduría, reconocimiento curaduría realizado en octubre de
2011 se giró doble $400.000
• Consorcio Interproyectos Nit. 900.397.669 se giraron 4 pagos el último por mayor valor de $18.000
en Enero de 2015.
9. Se debe realizar seguimiento a la cuenta 161501- Construcciones en Curso – Edificaciones:

• Registro del CPS 2593 de 2009 a nombre de Socoda, se debe realizar seguimiento ya que tiene un
saldo a la fecha por valor de $165.692.271 SDAE-SAF
• Registro del CPS 1892-2010 Y 1300-2011 a nombre de Nolher Rodolfo Orjuela, se debe realizar
seguimiento un saldo a la fecha por valor de $13.596.489. SDAE-SAF
10. Se debe realizar seguimiento y pago a la cuenta 24600202 Sentencias Conciliaciones /
Sentencias:
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Saludcoop eps donde se ordena
pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de
$5.204.167 Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Colfondos donde se
ordena pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de
$5.204.167.
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Colfondos donde se ordena pago de
la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por valor de $1.301.038, se
debe realizar seguimiento y realizar el pago respectivo.
• Registro 1/2015 Reconocimiento según Resolucion 120/2015 a Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN donde se ordena pago de la sentencia proferida por el Tribunal Administrativo de
Cundinamarca por valor de $16.962.000
1. Incumplimiento del lleno de los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Directiva IPES 003 de
2007 dado que al verificar los expedientes de los funcionarios a quienes se realizó pago por concepto
de Horas Extras se evidenció que estos no contienen, en ningún caso, una justificación expresa y que
permitiese ver la concordancia del monto a pagar frente a la disponibilidad presupuestal. Así mismo,
no se pudo confirmar si efectivamente las horas extras pagadas correspondían o no a horas
laboradas fuera de la jornada ordinaria de labor. Finalmente, no todos los expedientes cuentan con la
autorización escrita del Director General o delegado, por ejemplo el expediente del funcionario. (Ver
observación 3.1.5)
2. Falta de controles que permitan identificar y evitar casos en que el pago de horas extras se
convierta en permanente, yendo en contravía de lo expuesto en el Acuerdo No. 09 de 1999, artículo 3
según el cual “…en ningún caso las horas extras tienen carácter permanente, salvo excepción
justificada por el ordenador del gasto”. (Ver observación 3.1.1)
3. Se observó que durante las vigencias 2015 y 2016 la Entidad permitió que se diera la interrupción
de las vacaciones a 15 funcionarios y el aplazamiento de las vacaciones de un funcionario. Actuar
que evidencia el incumplimiento del numeral 3 de la Directiva 001 de 2001 de la Alcaldía Mayor,
según el cual “Las vacaciones no deben ser aplazadas ni interrumpidas y sólo podrán ser canceladas
en dinero al retiro del funcionario.” (Ver observación 3.2)
4. El impacto de todos los esfuerzos por llevar a la Sede a un ahorro en el consumo de Energía y
Agua en pro del medio ambiente así como del ahorro financiero de la Entidad no se ha medido, de
modo que se está incurriendo en costos administrativos para la generación de campañas, actividades
y estrategias de ahorro de las cuales no se ha estimado su beneficio e impacto en la Sede Manuel
Mejía, lo anterior dada la falta de seguimiento y controles al consumo. Así mismo, se cuenta con un
PIGA que no es aplicable a la Sede Administrativa del IPES en este momento dada la ausencia de
registros exactos, seguimientos y controles frente al consumo y pago de los servicios de Energía y
Agua de la sede Manuel Mejía. Generando así incumplimiento al numeral 5 de la Directiva 001 de
2001 de la Alcaldía Mayor “que “…las entidades establecerán medidas tendientes a ahorrar o reducir
los niveles de consumo de los servicios de agua potable y energía, para lo cual se sugiere que el
consumo de tales servicios no supere las 8:00 p.m.” (Ver observación 3.3)
5. No se evidenció publicación del presupuesto asignado para la vigencia 2016.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de
2014, en un hallazgo mayor, así:
No existen indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera ni los riesgos en el proceso
de contabilidad.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe
de auditoria interna 572 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Se reitera la existencia de compras y pagos a traves de caja menor por conceptos que se
constituyeron en urgentes e imprescindibles debido a la falta de planeación y previsión. Existiendo 39
gastos por refrigerios, reiterativos pagos por mantenimientos en plazas de mercado, quioscos, puntos
comerciales, entre otros.
de control interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013.
en un hallazgo mayor, asi:
3.Se debe realizar seguimiento a la cuenta 142012 Anticipo para adquisición de bienes.
• Socoda SA Nit.890.914.l515 $6.597.835, registro del CPS 2593/2009, relacionada con la
“Fabricación e instalación de los módulos comerciales para los proyectos misionales”, el cual está en
proceso de liquidación, cifra que desde diciembre de 2013 registra el mismo valor. SDAE
• Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
de control interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de
septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. Nota. la numeraciòn de los hallazgos no corresponde con
los informes de auditoria y es ademas incompleta, en un hallazgo mayor, asi:
Cuentas por cobrar pago a contratistas Saldos ni depurados ni saneados que datan de los años 2008
y 2009. Se determina incluir tambien como responsable del Hallazgo a la Subdirecciòn Juridica y de
Contrataciòn, asì como a la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se reitera la necesidad de adelantar
Mesa de trabajo.
de control interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna
2008 de 2015 en un hallazgo mayor así:
Se evidencia falta de seguimiento y controles adecuados que aseguren el adecuado cumplimiento del
contrato de combustible, evitando que se presenten cobros soportados en recibos realizados a mano
y con espacios en blanco, tanqueos con un tipo de combustible distinto al contemplado en el contrato,
asi como varios tanqueos en un mismo dia para el mismo vehiculo sin aparante justificación, entre
otros.
PROCESO/ACTIVIDAD: Administració
El procedimiento No. PR-019 Versión 3 del 26 de octubre de 2015 carece en su contenido de lo

establecido en la Resolución 000314 de 2009 respecto a los siguientes aspectos:
 En el numeral 3.1.2. se hace referencia a la existencia de un sistema de grabación de llamadas
para monitorear las siguientes operaciones a) Confirmación de cheques e instrucciones de giro por
Nota Débito, b) Entrega de cheques por ventanilla, c) validación de saldos con bancos, d) giros de
abono en cuenta, e) inversiones.
 En el numeral 3.1.1 se hace referencia a “Cámaras de Seguridad”, pese a que se observó la
existencia de una cámara ubicada en la esquina superior, lado izquierdo de la puerta de entrada no
se evidenció cámara de seguridad en las áreas con acceso restringido, es decir, en la misma oficina
y puesto de trabajo del jefe de área en donde se pueda visualizar la Caja fuerte del área de Tesorería.
 En el numeral 3.1.3 se habla del manejo de las cajas fuertes indicando que estas deben contar con
mecanismos temporizadores que permitan el bloqueo de las mismas en horarios no hábiles.
Igualmente, las cajas fuertes deberán ser vigiladas las 24 horas por medio de las cámaras de video.
Como se mencionó en párrafos anteriores, la única cámara ubicada en el área de Tesorería no tiene
alcance o cobertura hasta el lugar en donde está ubicada la caja fuerte.
Según el procedimiento PR-019 de Ingresos de Tesorería, el coordinador de la plaza de mercado

Samper Mendoza debe reportar y entregar diariamente por ventanilla en la tesorería, los dineros
recibidos el día anterior, soportados con la planilla detallada del recaudo y con el visto bueno del
grupo de trabajo de cartera. De conformidad con el soporte de recaudos presentado por tesorería, se
pudo evidenciar que en los siguientes casos el coordinador demoró la entrega del recaudo: a) desde
el día jueves 18 de febrero hasta el día lunes 22 de febrero, b) desde el 26 de febrero hasta el 29 de
febrero, c) desde el día viernes 11 de marzo hasta el día 14 de marzo, d) desde el día viernes 18 de
marzo hasta el día martes 22 de marzo, e) desde el día viernes 15 a lunes 18 de abril, f) desde el día
viernes 29 de abril hasta el lunes 2 de mayo, g) desde el viernes 27 de mayo hasta el martes 31 de
mayo, h) desde el jueves 23 de junio hasta el lunes 27 de junio, i) desde el día martes 5 de julio
hasta día 11 de julio, b) desde el día jueves 21 de julio hasta el día lunes 25 de julio.
De acuerdo con la actividad de arqueo de caja que realizó esta Auditoría se encontraron los
siguientes hallazgos:
 Bolsa plástica transparente con papel pequeño escrito a mano en donde se indica que el uso de la
chequera se inicia el 17 de diciembre de 2011.
 Se encuentran cheques en blanco del banco Davivienda cuenta No. 930065188672 según control
del banco los cheques van del 93848-0 al 93947-4. Respecto del cheque 93849-4 girado a Rosa
María Mesa Alonso por concepto de pasivo exigible por $ 206.314, se encuentra la colilla o
comprobante más no el cheque anulado ni el soporte explicativo de su anulación.
 Se encuentra bolsa plástica con cheques del banco Davivienda 930064660317 del cheque 8505 al
8604. Según carpeta de control aportada se encuentran soportes de colillas de pago del 8505, 8506,
8507 y el 8508 esta anulado para pago estampilla de Universidad Pedagógica con fecha de junio de
2016 por $ 29.000 y no se encuentra el soporte motivo de anulación del mismo.
Se encuentra colilla del cheque 8509 en blanco y con sello de anulado pero el cheque no se anexa.
Igual situación de presenta con la colilla del 8510 el cual fue anulado y se había girado a Marta
Lucero Jaimes Silva por $ 1.000.000 y con fecha del 28 de julio de 2016 para gastos de curaduría, no
se encuentra el soporte de anulación ni el cheque mismo.
 Se encuentra talonario de cheques del Banco de Bogotá de W1728601 a W1728700 cuenta

corriente No. 851022905, indica 851 CORABASTOS BODEGA 40 LOCAL 14. Total 100 cheques sin
estrenar y/o usar. Chequera de septiembre 3 de 2010.
 Respecto al numeral 4.2.3 Arqueos de cheques no se evidencia que se esté cumpliendo con este
protocolo, toda vez que se encontraron chequeras en blanco de las vigencias 2010 y 2011.
 Teniendo en cuenta que en el numeral 4.2.4 se habla de la realización de arqueos diarios y al cierre
de cada mes sobre títulos valores, esta Auditoría no evidenció los arqueos respectivos teniendo en
cuenta que en la caja fuerte reposan títulos valores de octubre de 2008; abril y julio de 2016.
BANCOS
 Se evidencia que la realización de conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorro 9800121007 y

0998-00131329 del banco Davivienda correspondiente a saldos de los años 2008 a 2012 fueron
cruzadas por valores y no por identificación de terceros; situación que afecta la razonabilidad en
grupos del balance como Efectivo – Depósitos en Instituciones Financieras, Deudores – Subcuenta
Otros Deudores.
 Teniendo como referencia los contratos de fuente 20 y 12 registrados en la subcuenta 147090

Otros Deudores en el cual se hace referencia a contratos citados en las observaciones numeral
3.3.11 correspondientes a Convenios fuente 20 y 12 (contratos de prestación de servicios 1251,1347
y 654 de 2010 y 991 de 2011; 1251 /2010; 1347/2010; 991/2010 y 654/2010) a los que ya no se les
adeuda ningún concepto según lo confirmado por la Subdirección de Formación y empleabilidad; sin
embargo, a la fecha en la información contable aún presenta saldos por amortizar.
De otra parte, lo visto en la conciliación realizada con egresos por concepto “PAGO MB
LIQUIDACIONES + NOMINA CORTE 20/02/08 de febrero de 2008” cruzados con (4) transferencias
de la cuenta bancaria 1329 del 22 de agosto de 2008, lo que permite entender que el cruce de estas
42 partidas fue realizado sin confirmar si correspondían al tercero al que se estaban aplicando los
valores. Estas situaciones reflejan la no razonabilidad de la información contable debido a la falta de
ajustes y a la no conciliación entre las áreas de Tesorería y Contabilidad, afectando directamente la
liquidación de los contratos y a su vez los convenios de los que hacen parte, dando continuidad a
pasivos exigibles que presupuestalmente es posible que ya no existan. Así como el mal proceder al
realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorro números 0098 0012100 7 y 0098
0013132 9 de la entidad financiera Davivienda desde la vigencia 2008.
 La forma como se ha venido realizando el trabajo de conciliación de partidas bancarias pendientes

desde el año 2008 y subsiguientes, evidencia reproceso del trabajo de conciliaciones bancarias.
Publicación de Estados Financieros
De acuerdo a verificación de la página web en la cual se confirmó publicación (realizada el 16 de

agosto de 2016) de estados financieros de marzo y junio de 2016 y en cartelera ubicada a la entrada
de la entidad se evidenció la publicación de los estados financieros con corte a abril, junio y julio,
confirmándose las fechas de publicación por medio de los soportes de “ORDENES DE SERVICIO
Y/O APOYO” que la SAF solicitó a la OAC; las cuales no se hicieron mensualmente.
1. Durante el desarrollo de la Auditoría al grupo de cartera se evidencio Incumplimiento del objetivo
mismo del cobro persuasivo, existen falencias en el desarrollo de cada una de las fases o etapas y
no se evidencia la Eficacia y Eficiencia definidas como parámetro de cumplimiento del objeto mismo
del cobro persuasivo. En términos generales la gestión de recuperación de cartera no avanza de
manera que sea perceptible el cumplimiento normatividad vigente. Se encontró que algunas de las
causas se relacionan principalmente con la no disponibilidad de los documentos necesarios que
permitan la configuración de obligaciones claras y expresas, para que puedan hacerse exigibles. Por
otra parte, se evidenció que la organización administrativa implementada, la división del trabajo
adoptada al interior del grupo de cartera; así como, la definida por SESEC –Subdirección con la que
comparte su responsabilidad-, no es la más adecuada para avanzar en el cumplimiento de las
exigencias legales. Por lo anterior, los resultados de la gestión de recuperación de cartera durante el
periodo comprendido entre el 30/09/2015 y 30/11/2016 son de muy bajo impacto. Así mismo ponen
en riesgo el cumplimiento de la normatividad establecida para adelantar procesos de Depuración de
Cartera. Todo lo anterior, imposibilita que la Entidad conozca con certeza la información financiera de
sus activos y ponga en riesgo de pérdida la existencia de los mismos. (Ver detalle numeral 3.1.3. ;
3.1.4. ; 3.1.5. ; 3.1.7. ; 3.1.8.)
2. Se evidenció que la Entidad no dispone de un Plan Formalizado para adelantar de manera

organizada y sincronizada el desarrollo de las actividades de recuperación y depuración de cartera.
Por lo anterior, se observa el desarrollo de esfuerzos aislados y acciones no integradas ni
sostenidas en el tiempo, con bajos resultados. (Ver detalle numeral 3.2.1.; 3.3.3.; 3.3.4.)
3. Se evidenció que la Carpeta de documentos del Comité de Cartera no presenta Actas diligenciadas
de manera completa, de Cinco (5) Actas consultadas y/o aportadas por el Grupo de Cartera, tres
(3) de ellas están por terminar o en borrador o por completar y firmar. Dado lo anterior, se evidencia
retraso en el cumplimiento de obligaciones tendientes a la recuperación de Cartera de la Entidad. Por
otra parte, no se evidenció el reporte de informes gerenciales periódicos en los que señale los logros
alcanzados. (Ver detalle numerales 3.4.3. y 3.4.4.)
PROCESO/ACTIVIDAD: Administraci
1. Verificados los comprobantes de contabilidad:
-No.641 del 2 de diciembre de 2008 con el cual registran según detalle “entrada por reposición de las
partes del equipo según salida 100150” acreditando las subcuentas 14709029, 83909002 y debitando
las subcuentas 163710, 89159005 por $3.166.800.
-No. 125 del 3 de abril de 2017 según detalle del documento “Reversión registro cuentas de orden ya
que según comprobante de contabilidad No. 641/2008 ya hubo reposición del bien.” Con el cual se
debita la subcuenta 83909002 y acreditando la subcuenta 89159005 Pérdida en Propiedad Planta y
Equipo por $3.166.800.
Así mismo, en el registro según reporte SIAFI - Libro Diario se observa la entrada de almacén por
$3.166.800 del 2 de diciembre de 2008 en la subcuenta 163710 Equipo de comunicación y
computación.
Teniendo en cuenta lo anterior, el registro realizado desde el 2 de diciembre de 2008 del ingreso a
almacén del equipo de cómputo del cual se obtuvo reposición por parte de la empresa Unión
Temporal Vigilancia Santafereña para esa época confirma el alta por parte del área de Almacén en el
módulo de inventarios SIAFI; así las cosas, no hay sentido que el registro en las cuentas de orden
83909002 y 89159005 permaneciera desde esa fecha hasta el 3 de abril de 2017, lo que indica
incumplimiento a las características de la información contable en el contexto de la sostenibilidad
mencionado en la Resolución 119 de 2006 numeral 2.1 RAZONABILIDAD específicamente el 2.1.4
Ajuste a valores reales en el cual se habla de que es deber adelantar las respectivas actualizaciones
de la información contable.
De igual forma se observa que no se están realizando conciliaciones entre las áreas de gestión con el
área contable.
2. En seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento interno respecto a la observación plasmada en
Informe según radicado SIAFI: 4029, 5625, 5013 (correspondencia interna 2014).
Observación No. 4: “Se evidencia falta de seguimiento cuenta 14709014 Cuentas por Cobrar
Funcionarios de Planta Corresponde a John Arciniegas desde 31/12/2012”
El 29 de abril de 2016 con nota de Contabilidad No. 498 se registró la "Cancelación cuenta por cobrar
funcionarios de planta según documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica" por
$1.590.041 del funcionario de planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la
subcuenta 520290 Otros Sueldos y Salarios por $1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014
Cuentas por cobrar a funcionarios de planta acreditando $1.590.041.
Para realizar este registro el área contable se soporta en documentos aportados por parte de talento
humano y jurídica según radicado 00110817002910 del 27 de julio de 2015 del Subdirector jurídico
de la época quien emitió concepto en el cual se concluye que no es posible realizar el cobro al ex-
funcionario teniendo en cuenta que éste no fue notificado de la Resolución 696 de 2012 por la cual
se reconoce y se ordena el pago de unas prestaciones sociales y el reintegro de unas sumas.
Lo anterior refleja un mal procedimiento administrativo y registro contable, teniendo en cuenta que
no se aportan documentos que indiquen el inicio de una acción de repetición contra el funcionario
que por error en los cálculos generó el presunto detrimento al patrimonio por $1.590.041.
Dada la conclusión del concepto jurídico respecto a la falta de notificación, lo que no permitió que
fuera garantía para conseguir el cobro del dinero al exfuncionario, se incurrió en el error de pagar lo
no adeudado a una persona que ya no labora para la entidad y el registro contable no se debió haber
llevado a la subcuenta 14709014 CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS DE PLANTA y por ende
afectar el gasto en la subcuenta 520290 Otros sueldos y salarios.
Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber realizado el
movimiento según nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Para el registro de esta partida ha debido tenerse en cuenta que en el Manual de Procedimiento
Contables de la Contaduría General de la Nación se establece: "En el momento que la entidad
contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las
gestiones administrativas relacionadas con la compañía aseguradora y la puesta en conocimiento de
los organismos o instancias competentes, y con competencia de los organismos o instancias
competentes (...) contablemente se procederá a retirar de los saldos contables el valor de los faltantes
o
3. pérdida delofondos,
Analizado bienes
dicho en o derechos
el acta 001 del debitando
18 de julioladecuenta 5810 Extraordinarios
2016 página y unaclaró
4 respecto a: “Se crédito
quea el
la
comité opera como un comité asesor de la dirección por lo tanto realiza recomendaciones a la
dirección y es esta quien toma la decisión mediante acto administrativo realizar la depuración”
Lo anterior, contradice lo establecido en la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la
Nación numeral 2.1.10 “(…) el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable es una instancia
Asesora del área contable y financiera de las entidades.” “(…) sin perjuicio de las responsabilidades y
autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público”
Así las cosas, es una instancia asesora del área contable más no de la Dirección.
4. Los saldos de los convenios interadministrativos con corte a mayo de 2017 según Tesorería suman
un total de $6.212 millones de pesos, lo informado en los formatos FO324 por parte de los
supervisores pendiente por ejecutar es de $3.974, así mismo, el saldo sin comprometer de los
recursos girados fue de $2.237 millones de pesos, lo que sumado coincide con el saldo en Tesorería
es decir $6.212.
De este saldo es necesario realizar algunas devoluciones a las respectivas entidades, así como generar
las actas de perdida de competencia para los valores que ya no serían susceptibles de cobro por
haber prescrito tal derecho; sin embargo, de acuerdo a lo manifestado por las áreas ejecutoras, la
devolución y liquidación de algunos convenios se ha demorado por la dificultad al buscar los soportes
en archivo de la entidad y a su vez la actualización en cuanto a los registros contables, lo que impide
la sostenibilidad de los estados financieros, afectando la razonabilidad del grupo de Efectivo en los
Estados Contables.
5. Publicación de Estados Financieros
De la verificación realizada a la página web con corte al 15 de mayo y 21 de junio de 2017 se encontró
lo siguiente:
• No se observa la publicación de Estados Financieros correspondiente al primer trimestre del año

2017, incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de Nación “1.3. LAS ENTIDADES DE
GOBIERNO SUJETAS AL ÁMBITO DE LA RESOLUCIÓN 533 DE 2015 Y SUS MODIFICACIONES QUE
REPORTAN INFORMACIÓN BAJO EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS ESTABLECIDO EN EL ANEXO DE
RESOLUCIÓN 356 de 2007 (Versión 2007.15 y sus modificaciones)
La fecha límite para el reporte oportuno del primer trimestre del 2017 es el día 30 de Abril de 2017.
• La publicación de estados financieros del trimestre a diciembre de 2016 se obsevó FALLIDA hasta el
22 de junio de 2016.
• Al ingresar al contenido de la publicación de Estados Financieros con corte a septiembre 30 de 2016

la información no es legible, infringiendo el propósito de transparencia en el cual se especifica que
“implica prácticas, procesos y decisiones ajustadas a los principios de la función administrativa,
disponiendo de una información contable pública con criterios de confiabilidad, relevancia, y
compresibilidad”; así como el objetivo de divulgación y características cualitativas de verificabilidad,
relevancia, compresibilidad y consistencia; Principio de revelación contenidos en el Régimen de
Contabilidad pública. En lo que respecta a lo consagrado en la Ley 1712 Artículo 3°. Otros principios
de la transparencia y acceso a la información pública. “En la interpretación del derecho de acceso a la
información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los
principios de la calidad de la información y de la divulgación proactiva de la información.
5. No se evidenció reporte de notas contables del año 2016 en el sistema de información CHIP, lo que
indica incumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en el Parágrafo 1 del
artículo 1 de la Resolución 375 de 2007 con el cual se modificaron los artículos 10 y 11 de la
Resolución 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la información contable en lo
correspondiente a los formularios CGN2005NE _003 NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO y CGN2005NE
_003 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL sólo serán reportadas para la fecha de corte del 31 de
diciembre.
De la verificación realizada por parte de SAF a OAC de “ORDENES DE SERVICIO Y/O APOYO” se
evidenciaron solicitudes únicamente para los meses noviembre de 2016 para la publicación de
estados financieros correspondientes a septiembre y octubre; y del 22 de febrero de 2017 para la
6. Teniendo en cuenta que en dos oportunidades se solicitó a SAF por parte de esta Asesoría, la AZ en
la cual reposaban soportes de implementación de las NICSP, con el fin de evaluar el avance y
cumplimiento de algunos productos que ya contaban con el término para entrega según fechas
finales programadas en el Plan de Acción de Implementación del Nuevo Marco normativo Resolución
533 de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación.
No se permitió el retiro de la AZ por parte de personal de SAF justificando que no se encontraba

foliada y que existía la posibilidad de pérdida de documentos, pese a que los contratistas que
realizaron las actividades relacionadas con la implementación de las NICSP habían culminado
contratos a finales de mayo, era deber contar con los soportes de ejecución contractual acorde a la
ley 594 de 2000 y TRD.
De igual forma, posterior al cierre de la auditoría se envió correo electrónico por parte de SAF
manifestando lo siguiente:
“Soportes avance de la ejecución del Plan de Acción de las NIFF (Archivo anexo Numeral 6; Se
incluyen nuevamente el formato Word denominado "Cuestionario NIFF - Actualizado Julio 13" que
indica el avance real de cada una de las actividades planteadas en el Plan de Acción, junto con todos
los soportes que evidencian dicho avance y cumplimiento a corte de Mayo de 2017). (Subrayado es
nuestro).
Lo anterior deja ver que durante la ejecución del proceso auditor de acuerdo a las fechas establecidas
en el Plan de Auditoría, la información aportada por la SAF no era la real, generando incertidumbre y
obstrucción al buen desarrollo de las funciones de la Oficina de Control Interno respecto a la
evaluación y seguimiento señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993.
7. Pese a solicitud realizada mediante comunicación 00110-817-002567-19 del 17 de mayo de 2017

con la cual se solicitó a SAF “Aportar copias de las conciliaciones entre la Subdirección Jurídica y el
área de Contabilidad de las Responsabilidades Contingentes; Acreedoras de Control y Acreedoras por
contra realizadas durante los meses de enero, febrero, marzo y abril del 2017.”
En respuesta la Subdirección Administrativa y Financiera suministró oficio con radicado 00110-817-
002391 del 17 de mayo de 2017, con el cual la Subdirectora Jurídica y de Contratación hace
devolución del informe de procesos judiciales reportados a SIPROJ.
Si bien es cierto, los reportes al aplicativo SIPROJ se realizan de forma trimestral, así como el
procedimiento de conciliación de estos saldos entre la SJC y SAF. No se cumplió con el instructivo IN-
067 CONCILIACIÓN SIPROJ del IPES, puesto que no se recibió en respuesta a la solicitud 00110-817-
002567-19 las conciliaciones de saldos que deben realizarse con el formato FO-575 CONCILIACIÓN
INFORMACIÒN DEPENDENCIAS por parte de las dos subdirecciones.
8. En el seguimiento realizado al informe de la Secretaría Distrital de Hacienda en cuanto a la baja
ejecución del PAC durante el periodo de enero a abril de 2017.
Se pudo establecer que una de las razones de la baja ejecución es la devolución de cuentas
finalizando los plazos establecidos en la Circular 003 del 13 de febrero de 2017 emitida por la
Subdirección Jurídica y de Contratación.
Revisado el procedimiento PR- 021 TRÁMITE DE CUENTAS se evidenció requerimientos de soportes
innecesarios para el formato FO-082 INFORME EJECUCIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS en la radicación
de la primera cuenta (Acta de Inicio firmada, Contrato Firmado y Entrada de Almacén si aplica) y en la
final (Entrada de Almacén si aplica y Reporte de saldo presupuestal), los cuales pueden ser
consultados y obtenidos en SIAFI al momento de la revisión.
9. En el seguimiento realizado al informe de la Secretaría Distrital de Hacienda en cuanto a la baja

ejecución del PAC durante el periodo de enero a abril de 2017.
Teniendo en cuenta lo manifestado por los supervisores de contratos uno de los motivos de la baja
ejecución del PAC es la devolución de cuentas por la causal de mal registro en la categoría del
módulo SIAFI al realizar el acta establecida en el numeral 6 del procedimiento PR-067 la cual debe ser
validada por el Profesional o Técnico de Almacén según numeral 7 del mismo procedimiento para
generar el alta en almacén esto para los casos de proveedores de elementos.
Por lo anterior, no es procedente que sean devueltas las cuentas por este motivo teniendo en cuenta
que el área de Almacén hace parte de SAF y si se incurre en algún error respecto al registro de
categorías de los bienes es responsabilidad del profesional o técnico del área de almacén y por ende
le corresponde la subsanación del error y no puede ser motivo de devolución al supervisor,
contratista y/o proveedor de un bien.
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERN
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión de Recursos Fi

Consultar Informe en SIAFI: 4029, 5625, 5013 (correspondencia interna 2014), 572, 2008, 4012, 4013 y 4110 (correspondencia intern
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF-SDAE
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
12/4/2014 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
6/11/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
2/19/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
9/17/2015 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
11/23/2016 SAF
9/14/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF
6/10/2016 SAF-SJC
6/10/2016 SAF
D: Administración Recursos Financieros / Área de Tesorería- Re
Consultar Informe en SIAFI: 00110-817-005299 DEL 13/09/2016 (correspondencia inter

3/29/2017 SAF- CARTERA-SESEC
D: Administración Recursos Financieros / Razonabilidad a Estad

Consultar Informe en SIAFI: 00110-817-003841 DEL 21/07/2017 (correspondencia inter
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
SAF
AZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS
SE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
ACTIVIDAD: Gestión de Recursos Financieros

dencia interna 2014), 572, 2008, 4012, 4013 y 4110 (correspondencia interna 2015), 6861 y 5336 (correspondencia interna 2016)
5/27/2016
5/27/2016
6/2/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/23/2016
5/25/2016
5/19/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/27/2016
5/27/2016
5/25/2016
5/25/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
5/20/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/25/2016
5/17/2016
8/17/2016
8/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/17/2016
5/25/2016
6/2/2016
6/2/2016
6/2/2016
5/17/2016
5/17/2016
do del seguimiento 17-31 de mayo de 2016. Informe 3366 de 2016
5/25/2016
5/25/2016
6/2/2016
6/2/2016
5/17/2016
Financieros / Área de Tesorería- Registros contables - SAF Imp
orme en SIAFI: 00110-817-005299 DEL 13/09/2016 (correspondencia interna 2016)
SE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
2/28/2017
No se evidencian gestion de avance en la corrección respectiva
Financieros / Razonabilidad a Estados Financieros - SAF - Imp

orme en SIAFI: 00110-817-003841 DEL 21/07/2017 (correspondencia interna 2017)
SE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
No hay acciones formuladas.



S
ncieros
5), 6861 y 5336 (correspondencia interna 2016)
De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las

Acciones Correctivas a cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso-
Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se revisaron los movimientos del 2008 y se
trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante documentos EA 135 NC
690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de
interventoria de los proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular C
Quirigua, Siete de Agosto y CED Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA.
Considerando la reclasificaciòn del asiento contable realizado esta auditoria considera
pertinenente Cerrar el Hallazgo sustentado con la actividades descritas en la Accion
Correctiva pasos 4 y 5.

Acciones Correctivas a cargo del àrea, esta auditoria considera pertinenente el cierre
del Hallazgo y valida los argumentos presentados por SAF-Contabilidad que indica que
la Cuenta Contble 160505 no puede desagregar cada uno de los terrenos pues este
C
detalle es manejado a travès de los inventarios de la Entidad. Por lo anterior, las
partidas objeto de observaciòn si estan identificadas mediante los soportes. Alta 1886
de agosto 31/07/ por 75.537.000 y Alta 1928 de 21/12/07 identificada como terreno
Marco Fidel Suarez por $ 10.017.000 ubicado en la Cra 13 No. 46-26 sur.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por

la asesoria de control interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y
Hallazgos No. 1. y 8 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013 en un hallazgo
C
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 19 de los reformulados en el informe 3366 de
2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra
este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 se
evidenció acción correctiva con 10 actividades cumplidas. No obstante, a fin de cerrar el
hallazgo se recomendó incluir este tema en la Mesa de trabajo propuesta con el fin de
cerrar el Hallazgo. El área contable hace énfasis en que actualmente, la partida esta
clasificada en forma correcta y continuara así hasta evidenciar el cobro efectuado por el
área jurídica. Hallazgo 4 de 04/12/2014.
A
Acciones Correctivas a cargo del àrea, se enviò Radicado 2875 de Julio 24/07/2015 a
SJC, la cual no emitiò respuesta alguna, por lo anterior, se determina incluir tambien
como responsable del Hallazgo a la Subdirecciòn Juridica y de Contrataciòn, asì como a
la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se reitera la necesidad de adelantar Mesa de
trabajo.
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 la

Cuenta 14709029 Proveedores, se indico que respecto del hurto del portátil (21 de
septiembre de 2010) por $2.799.785 el Almacèn de la Entidad señalò que el bien en
cuestión salió de los Estados Financieros como Hurto y que la Compañía de Vigilancia,
repuso el bien por otro con las mismas características y condiciones (es decir usado). A
Por esta razón, a la fecha aún no ha sido posible valorarlo, por cuanto no existe factura.
Se determina incluir como responsable a SAF-ALMACEN. Por lo anterior, se
recomienda incluir este hallazgo en mesa de trabajo conjunta a fin de tomar las
decisiones correspondientes y posibilitar el cierre del Hallazgo.

Acciones Correctivas a cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso-
Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se revisaron los movimientos del 2008 y se
trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante documentos EA 135 NC
690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los C
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de
interventoria de los proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular
Quirigua, Siete de Agosto y CED Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA. De
acuerdo con lo anterior, se considera pertinente cerrar el presente hallazgo.
Realizado el seguimiento, se determina que el hallazgo debe continuar abierto hasta
que el àrea de Contabilidad culmine la tarea de depuraciòn de las partidas. Se indica A
que esta tarea registra un avance del 87.5 % .
Se evidenció que el área contable realiza seguimiento para la recepción oportuna de

información relacionada con la ejecución de los convenios, que se envía mensualmente
a las diferentes Subdirecciones y Oficinas para que den cumplimiento a las circulares 04
de 2012, 140 de 2012, 02 de 2013. Teniendo en cuenta que el procedimiento de
conciliaciones, depuración de la cuenta 2453 Recursos recibidos en Administración es
permanente y a que refleja un progreso significativo a través de la circularizaciòn e
implementación de los formatos FO-323 y FO-324 y atendiendo a que se dio C
cumplimiento con la Acción correctiva formulada para el Hallazgo 2.5.1. del INFORME
DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD
REGULAR, PERIODO AUDITADO 2012 - PAD 2013 y que a este hallazgo, la asesoría
de Control interno solicitó el cierre correspondiente, y considerando que a su vez la
Contralorìa cerro tal hallazgo se considera pertinenete cerrar el hallazgo pues se
cuenta con los instrumentos suficientes para no recaer en la misma No conformidad.
Con Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, se sustentò el cumplimiento de la Acciòn Correctiva aportando las Notas
de Contabilidad 406 y 407 del 28/11/2014. Lo anterior atendiendo a la Resoluciòn SDH C
143/13. Por lo anterior, esta auditorìa considera pertinenete cerrar el presente hallazgo.
Ver soportes en carpeta digital del hallazgo.

evidenció como acción correctiva del hallazgo 10 mencionado en la Auditoria con
radicado 5625 de 2014 que el área contable actualizò sus procedimientos e instructivos
los cuales persentò para revisión a SDAE. Los procedimientos en actualización son:
a) Elaboración y presentación declaraciones

b) Trámite de cuentas contratistas y proveedores
c) Elaboración y envió de la información tributaria en medios magnéticos
d) Instructivo Conciliación Convenios-Recursos recibidos en Administración
e) Instructivo para la Conciliación Convenios-Recursos entregados en Administración
f) Instructivo Conciliación de SIPROJ
A
g) Instructivo para la Conciliación Contabilidad-Cartera
h) Instructivo para el manejo de la Caja Menor
i) Preparación de los Estados Financieros
Actualmente, el àrea Contable y SDAE han retomado las tareas de revisiòn conjunta de
los procedimientos e instructivos, logrando asì, la publicaciòn en la carpeta compartidos
del Procedimiento PR-024 de fecha 16/05/2016 "Elaboraciòn y presentaciòn de
informaciòn Exògena".
Se encuentran en proceso de revisión los procedimientos e instructivos del área, con el
acompañamiento de la SDAE. De igual forma como marco normativo la Resolución 533
de 2015 de la Contaduría General de la Nación incorpora el régimen de contabilidad
pública aplicable a Entidades del Gobierno; Sobre el particular el IPES presentó un
cronograma de trabajo exigido por la SDH, donde se incluye la elaboración del manual A
de políticas contables y se hace obligatorio la presentación de los estados financieros a
corte 31/12/2016 sujetos a las normas contables internacionales. De acuerdo con el
cronograma de trabajo, enviado por correo, a la fecha se encuentra en la fase de
planeación. (Ver archivo).

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el
informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo
C
No. 12 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso
"Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se
relizará al hallazgo reformulado.

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014,
hallazgo 8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del informe 5625 de 2014 en un hallazgo
C
mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 2 de los reformulados en el informe 3366 de
2016 y se encuentra en el proceso "Planeación Estrategica" por lo que se cierra este

evidenció que La Subdirección Administrativa y Financiera–SAF-, se encontraba
adelantando los trámites correspondientes para adelantar el proceso de avalúo de 76
inmuebles de la Entidad con la Unidad Administrativa Especial Catastro, de
conformidad con el Decreto 583 de 2011, artículo 2. El envío de información sobre los
76 inmuebles a Catastro Distrital para la cotización del servicio, se realizó en dos
partes. A la fecha, se encuentra pendiente la cotización de los inmuebles Centro A
Comercial Restrepo y la Capuchina. Es decir, que la Entidad ha enviado la información
de 74 inmuebles, de los cuales, la cotización por parte de Catastro, asciende a los
ochenta y un millones seiscientos veinte mil novecientos treinta y tres pesos m/cte ($
81.620.933). La Subdirección Administrativa y Financiera no precisó el número total de
inmuebles de la Entidad. Se desconoce la existencia de un cronograma de actividades
que permita determinar el plazo estipulado para el desarrollo de este proceso.
El mapa de riesgos de procesos fue reformulado, no obstante en seguimientos realizados p A

De acuerdo con la Auditorìa del 22/01/2015 se recoge la Observaciòn relacionada con
la publicación inoportuna de los estados financieros mensuales al interior de la Entidad
pues no se evidenció la publicación correspondiente a noviembre de 2015, asimismo se
evidenció que la publicación correspondiente al mes de noviembre aún no se habìa
solicitado al área de Comunicaciones y las correspondientes a septiembre y octubre
C
fueron solicitadas dos meses después del periodo a publicar.
Segùn seguimiento de 28/05/2016 se evidenciò el cumplimiento de la Acciòn correctiva.

Los Estados Financieros mensuales se encuentran publicados en la Cartelera de la
Entidad. Por lo tanto, se cierra el presente hallazgo.
De acuerdo con lo planteado en la Auditorìa del seguimiento del 22/01/2015 con

Radicado 0421 en la cual se evidenció la publicación de los Estados Contables
correspondientes a la vigencia 2014 en la página web de la Entidad. Sin embargo, de
acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública/Manual de Procedimientos Contables
2008, “el representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables
básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de
C
la respectiva entidad, en un lugar visible y público.” ; paràmetro èste que no se cumplia.
Dada la situaciòn anterior, se evidencia, en la Pàgina Web de la Entidad la publicaciòn

de los Estados Finnacieros con corte a 31 de diciembre de 2015 con su respectiva
declaraciòn de Certificaciòn firmada por el Representante Legal. Por lo anterior, se
considera pertinente cerrar los presentes dos (2) Hallazgos.

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el
informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo
C
No. 12 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso
"Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se
relizará al hallazgo reformulado. .
De acuerdo con la Acción Correctiva Accion correctiva se dice que se debe hacer
conciliacion mensual. Se evidencia la elaboración de las conciliaciones de enero, C
febrero, marzo, abril. Por lo anterior, se cierra el presente hallazgo.
la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el
informe de auditoria interna 2008 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el
C
hallazgo No. 14 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el
proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el

C

C
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al hallazgo. A
de las acciones realizadas se evidenció:

- Envío de un listado de los equipos asignados Rad. 2832 (Informe de Austeridad del
Gasto)
- Se envió correo (Ver anexo 1) solicitando el ingreso de la totalidad de los equipos al A
aplicativo SIAFI , sin obtener respuesta a la fecha de presentación de este informe
24/05/2016

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de
2014, hallazgos 1,2,4,6, 10 y 11 del informe radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5,
8 y 9 del radicado 2657 de 2015, el hallazgo 9 del informe de 2013 y el hallazgo 6 del
C
informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 4 de los
reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión
Recursos Fisicos" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5
contenidos en el informe de auditoria interna 572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este
C
se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este

C

C
C

C
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa

origen de este hallazgo se ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322
C
de 2015, dado que con dicho contrato se obtuvo uns disminución promedio del 19%
respecto al contrato de la vigencia anterior.

C
de 2015, dado que con dicho contrato la entidad no esta a cargo de manera directa de
gastos referentes al combustible de los vehiculos.

C
de 2015, dado que con dicho contrato la entidad no esta a cargo de manera directa de
gastos referentes al combustible de los vehiculos.

C
de 2015. El cual contempla en su obejto la prestación del servicio de transporte y no el
arrendamiento de vehiculos.
No cuenta con accion correctiva formulada, ni con soporte alguno que justifique la
realización de dicho pago. No obstante se sigue evidenciando la ausencia de controles
A
fuertes que mitiguen dicha situación, ya que no se realiza un seguimiento interno que
permita una verificación de las planillas entregadas por la empresa de transporte.
No se cuenta con acción correctiva formulada, no obstante se evidenció que para la
vigencia 2015 se realizó el contrato 353 con compensar dentro del cual se contempló la
C
entrega de 92 bonos navideños cada uno por valor de $ 125.000 dando cumplimiento a
la Circular 2 de 2014.

C
De acuerdo con el seguimiento de 22/01/2016 el convenio aún se encontraba en

ejecución y el valor numérico corresponde a saldo por anticipo, por lo que de acuerdo
con la dinámica de ejecución contractual de la Entidad, es normal esta situación, en
razón a que la Entidad entrega los montos pactados o amortizaciones de acuerdo con
los porcentajes de ejecución de los convenios. Una vez se termine su ejecución y se
C
reciba información sobre su liquidación, se procederá a la actualización de la
información.
Se evidenció el cumplimiento de la accion correctiva mediante la Orden de pago 1425
de 15/05/2014; 2425 de 20/08/2014 y 2776 de 09/10/2014. Se legalizo el saldo del
anticipo pendiente quedando en ceros. Ver soportes.

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013. en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 18
C
de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión
Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al
El convenio 180 con Banco Agrario se liquido el 29/12/2015 y se efectuó la devolución

de los recursos no ejecutados con la Nota Credito 747 del 30/12/15. Respecto del
Convenio Consorcio Mantenimiento IPES tambien fue liquidado. Se expidio la orden de
pago 2898 de 10/11/15 para pago del saldo final.
El convenio 1137 Corporacion Minuto de Dios se encuentra en ejecución y con saldo
C
depurado de conformidad con los soportes que allega SESEC. Por lo anterior, se cierra
el presente hallazgo.
Segùn Auditoria de seguimiento del 22/01/2016 el área contable indicò que esta
partida debe continuar en los Estados Financieros, hasta que concluya el proceso
instaurado por el IPES. Se determina incluir como responsable del hallazgo a la SJC Y
A
SAF. Con el fin de cerrar el hallazgo, se recomienda incluir esta situación para ser
tratada en la mesa de trabajo programada con las diferentes áreas, con las que se
comparte el hallazgo.
Cuenta No. 147084- otros deudores/Responsabilidades Fiscales. Hallazgo 7 de
17/09/2015. El Hallazgo tiene que ver con procesos de responsabilidad fiscal ordenados
por la Contraloría Distrital contra Orjuela Guerrero Elías con Nit 19449229; José
Aristóbulo Cortes; con NIT 10211300; Luis Mariano Caballero Camargo con Nit
2941927; Roa Mendoza Álvaro con Nit 19011093 y MARÌA Eugenia Cardona Zapata
con Nit. 35465793. El área contable indica que no le es posible avanzar en la acción
correctiva para este Hallazgo, pues los valores de las deudas fiscales producto del fallo
con responsabilidad fiscal, no son de conocimiento directo del área contable. Una vez el
área contable conozca del posible resarcimiento a la Entidad, se realizaran los registros
contables respectivos.
A
El area contable solicita retirar o cerrar este hallazgo, en razón a que depende por
completo de las acciones propias que le corresponden de manera exclusiva y que
adelante la Contraloria Distrital y que finalmente reporte a la Entidad sobre el posible
resarcimiento, archivo del proceso o cualesquier novedad que se durante su
investigación.
Por lo anterior, esta auditoria considera pertinente, dejar la Accion Correctiva abierta,
hasta tanto la Contraloria Distrital se pronuncie al respecto y permita entonces dar lugar
a los registros contables del caso.

C

la asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013. en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 18
C
de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión
Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al
Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones. Hallazgo 10 de 17/09/2015. De
conformidad con la Resolución 120 de 2015, se dio cumplimiento al pago de la
Sentencia proferida por el Tribunal de Cundinamarca y se realizó el pago en el mes de
Diciembre de 2015. Se expidieron los siguientes comprobantes:
a) Comprobante 2448 de 24/06/2015 por valor de $ 109.931.212 para cubrir
reconocimiento pago de la sentencia proferida, beneficiario Félix Antonio García Reyes.
b) Comprobante 5397 de 30/12/2015 por $ 1.289.900 para el pago de seguridad social y
parafiscales del periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013
beneficiario ARL POSITIVA,
c) Comprobante 5398 de 30/12/2015 por valor de $ 9.876.840.00 para el pago de
seguridad social y parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y
Diciembre de 2013 beneficiario Compensar EPS y Caja de Compensación.
d) Comprobante 5395 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales
en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, por valor de $
7.407.730.00, beneficiario ICBF.
e) Comprobante 5400 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales en
el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 por valor de C
36.772.033.00, beneficiario PORVENIR S.A.
f) Comprobante 5399 de 3012/2015 por valor de $ 24.358.395.00 para el pago de
seguridad sociales y parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y
Diciembre de 2013, beneficiario EPS SALUDCOOP.
g) Comprobante 5396 de 30/12/2015 por valor de $ 4.938.420 para el pago de
seguridad social y parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y
Diciembre de 2013, beneficiario Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-
Se aclara que existe la posibilidad de que frente al proceso de liquidacion realizado por
la Entidad, se adelante una contra demanda y que de ser así, se adelantaran los ajustes
respectivos de acuerdo con la sentencia en firme que se produzca, entre tanto, la
liquidación y pagos realizados por la Entidad, se encuentran plenamente reconocidos,
pagados y recibidos por el accionante. Por lo anterior, esta auditoría considera que el
hallazgo No. 10 relacionado con la Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones debe
cerrarse.
No se han elaborado los indicadores de gestión financiera, se manifestó que se contrató
personal para la elaboración de los mismos y así poder realizar los seguimientos y A
controles.
No se cuenta con acción correctiva formulada y se observa que la situiación se sigue

presentando. Sin embargo se observó la programaciñon de una capacitación sobre el A
manejo de cajas menores para el dia 2 de Junio de 2016 por pate de la SHD.
Cuenta 142012- Anticipo para adquisición de bienes. Hallazgo No. 3. de la Auditoria de
17/09/2015 se informa que el Tercero María Esperanza Rodríguez presenta orden de
pago 2505 de fecha 02/10/2015 y respecto del saldo de $ 6.597.835 correspondiente al
contrato 2593 de 2009 con SOCODA-Nit. 890.914.1515 se encuentra en proceso de
liquidación de acuerdo con el proceso establecido por la Entidad y adelantado por la
Subdirección Jurídica y de Contratación; razón por la cual el saldo se amortizará una
vez se termine dicho proceso. Se determina incluir como responsable conjunto del
Hallazgo a la Subdirección Juridica y de Contratación y se e recomienda incluir en
mesa de trabajo con el fin de cerrar el hallazgo.
A
* De acuerdo con el seguimiento, el área contable indica que se remitió Memorando con
Radicado 3049 de 30/07/15 a Planeamiento físico, y no se ha recibido respuesta
alguna por lo que la partida debe permanecer hasta que se liquide el contrato. Es decir
que no ha habido causación que exija la actualización del registro contable. Se
recomienda incluir el tratamiento de éste hallazgo en Mesa de trabajo con el fin de
cerrar el mismo, igualmente incluir en esta sesión el caso de Nolher Rodolfo Agudelo.
Se registra avance de acuerdo con la Auditoria de seguimiento de 22/01/2016 con

Radicado 0421, se evidenció la formulación de la Acción correctiva con 10 actividades
cumplidas,se recomendò, la planeación de una mesa de trabajo entre las áreas
contable, tesorería, asuntos disciplinarios para conocer el resultado de la gestión de
asuntos disciplinarios y determinar las acciones concluyentes que permitan el cierre
A
del hallazgo. Por otra parte, en algunos de los casos relacionados con el hallazgo,
existen actividades de gestión de cobro a cargo de la Subdirección Jurídica y de
Contratación. Por lo anterior, los saldos observados deben permanecer en esta partida
hasta tanto concluya la gestión de recuperación de estos mayores valores pagados, de
no lograrse la recuperación, se reclasificará a la cuenta correspondiente.
No cuenta con acción correctiva formulada. En cuanto al hallazgo luego de revisar los
soportes de pagos realizados a partir de Julio de 2015 y lo corrido de 2016 no se
observa la existencia de mas recibos manuales, pero no se evidencia avance en cuanto
A
al fortalecimiento de los controles, se observó para el mes de agosto de 2015 la
existencia de dos tanqueos uno por 10,03 galones y otro por 2,63 galones en un mismo
dia para el vehiculo OBF289.
tros contables - SAF Implementación NIC-SP
6)
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha
recibido respuesta por parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de
2017

2017
A
2017
A
2017

2017
A
Financieros - SAF - Implementación NIC-SP
7)
A
A
A
Mdiante Rad. 00110-817-004-691 del 22 de agosto de 2017 y Rad. 00110-817-004670
del 18 de agosto de 2017 de la SESEC se informó que se adelantaron los actos
administrtivos de liquidación de cada uno de los contratos derivados de los Convenios,
por lo tanto se inició con el trámite de las actas de pérdida de competencia para liquidar
los convenios marco por vencimiento de términos para liquidar de los siguientes
convenios:
*Convenio No. 4 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Kenedy, Fuente 20,
Radicado en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la
SAF se radicará en Jurídica.
*Convenio No. 6 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaquén , Radicado en
SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la SAF se radicará
en Jurídica.
*Convenio No. 2791 de 2008 con el Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo , Radicado
en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la SAF se
radicará en Jurídica.
*Convenio No. 3 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaquén , Radicado en
SAF: 00110-817-004163 del 2 de agosto de 2017, una vez devuelta por la SAF se radicará
en Jurídica. A
*Convenio No. 12 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local Rafael Uribe Uribe,
Radicado en SAF: 00110-817-004053 del 31 de julio de 2017, una vez devuelta por la
SAF se radicará en Jurídica.
*Convenio No. 2500 de 2009 con el Fondo de Desarrollo Local Usme , Radicado en SAF:
00110-817-004163 del 2 de agosto de 2017, una vez devuelta por la SAF se radicará en
Jurídica.
De los Convenios:
*No. 3 de 2007 con la Secretaría de Desarrollo Económico mediante oficio 3456 del
04/07/2017 se remitió a la SFE la relación de los contratos derivados pendientes de
subsanar el trámite de liquidadación, una vez facilitado copia de los documentos se
gestionará la pérdida de competencia. Contratos No. 3551, 4071 de 2007.
*1308 de 2011 con el Fondo de Desarrollo Local de Usaqué se programó tramitar en
agosto, se expidió resolución de liquidación unilateral No. 0228 del 16/07/2011 por
parte del FDL USAQUEN notificada al IPES mediante rad. 8785 del 15 /08/2014, no se
evidencia en el expediente.
* 12 del 2013 Se encuentra en ejecución.
* 392 0 535 de 2014 Los dos contratos del conveniio se encuentran en liquidación, una
vez cuenten con el soporte se procederá a liquidar el convenio marco para tramitar
A
REAGRUPADO FECHA
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
X 6/2/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 5/27/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
N/A 5/31/2017
N/A 5/31/2017
X 5/25/2016
X 5/19/2016
A 5/31/2017
A 5/31/2017
N/A 5/27/2016
N/A 5/27/2016
X 5/25/2016
N/A 5/25/2016
X 8/17/2016
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X 8/17/2016
N/A 5/31/2017
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X 5/20/2016
X 5/25/2016
X 5/25/2016
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X 5/25/2016
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N/A 5/17/2016
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REAGRUPADO
5/31/2017
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REAGRUPADO
A
A
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De conformidad con el Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a
cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso- Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se
revisaron los movimientos del 2008 y se trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante
documentos EA 135 NC 690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de interventoria de los
proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular Quirigua, Siete de Agosto y CED
Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA. Considerando la reclasificaciòn del asiento contable realizado
esta auditoria considera pertinenente Cerrar el Hallazgo sustentado con la actividades descritas en la
Accion Correctiva pasos 4 y 5.
cargo del àrea, esta auditoria considera pertinenente el cierre del Hallazgo y valida los argumentos
presentados por SAF-Contabilidad que indica que la Cuenta Contble 160505 no puede desagregar cada uno
de los terrenos pues este detalle es manejado a travès de los inventarios de la Entidad. Por lo anterior, las
partidas objeto de observaciòn si estan identificadas mediante los soportes. Alta 1886 de agosto 31/07/ por
75.537.000 y Alta 1928 de 21/12/07 identificada como terreno Marco Fidel Suarez por $ 10.017.000 ubicado
en la Cra 13 No. 46-26 sur.
Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la asesoria de control
interno, Se agrupan Hallazgo 3 de 04/12/2014 Radicado 5625 y Hallazgos No. 1. y 8 de septiembre 17 de
2015 de Radicado 4013 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 19 de los reformulados en
el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra
cargo del àrea, se enviò Radicado 2875 de Julio 24/07/2015 a SJC, la cual no emitiò respuesta alguna, por lo
anterior, se determina incluir tambien como responsable del Hallazgo a la Subdirecciòn Juridica y de
Contrataciòn, asì como a la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se reitera la necesidad de adelantar Mesa de
trabajo.
El 29 de abril de 2016 se hizo nota de Contabilidad No. 498 con detalle contable: "Cancelación cuenta por
cobrar funcionarios de planta segíun documentos aportado por el área de Talento humano y Jurídica"por
$1.590.041 del funcionario de planta del funcionario Jhon Rodríguez Arciniegas, se debita la subcuenta
520290 Otros Sueldos y Salarios por $1.590.041 y se acredita la subcuenta 14709014 Cuentas por cobrar a
funcionarios de planta acreditando $1.590.041. Se adjunta documentos de talento humano y juridica según
radicado 00110817002910 del 27 de julio de 2015 con el cual el Subdirector jurídico de la época emitio
concepto respecto al caso, sin embargo el concepto indica que no es posible realizar el cobro al ex-
funcionario teniendo en cuenta que éste no fue notificado de la Resolución 696 de 2012 por la cual se
reconoce y se ordena el pago de unas prestaciones sociales y se ordena el reintegro de unas sumas.
Se considera seguir dejando abierta esta observación teniendo en cuenta que no se aportó documentos que
indique el inicio de una acción de reptición ante el funcionario que por error en los cálculos generó el
presunto detrimento al patrimonio. Si bien es cierto, existe un concepto jurídico en el cual se concluyó que la
falta de notificación no permitió que fuera una garantía que permitiera el cobro del dinero al exfuncionario.
Sin embargo, se cometiò el error de pagar de más a una persona que ya no labora para la entidad y el
registro contable no se debió haber llevado a la subcuenta 14709014 CUENTAS POR COBRAR A
FUNCIONARIOS DE PLANTA y afectar el gasto en la subcuenta 520290 Otros sueldos y salarios pues se
esta incurriendo en un pago no adeudado. De igual forma esta Asesoría considera agotar las instancias
administrativas y legales como la Acción de Repetición, considerando que aún se encontrare en términos
legales para dar inicio; Adicionalmente, no se aportó acta del comité de sostenibilidad contable para haber
realizado el moviento contable que se realizó con la nota de contabilidad No. 498 del 29 de abril de 2016.
Según el Manual de Procedimiento Contables de la Contaduría General de la Nación: "En el momento que la
entidad contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las
gestiones administrativas relacionadas con la compañia aseguradora y la puesta en conocimiento de los
organismos o instancias competentes, y con competencia de los organismos o instancias competentes .....
contablemente se procederá a retirar de los saldos contables el valor de los faltantes o pérdida de fondos,
bienes o derechos debitando la cuenta 5810 Extraordinarios y un crédito a la subcuenta respectiva de las
cuentas del grupo 16. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, del grupo 11 EFECTIVO o del grupo que indique
la cuenta en donde estaba reconociendo el derecho.
De manera simultanea, la entidad contable pública reconoce la contingencia mediante un débito en la

De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 la Cuenta 14709029
Proveedores, se indico que respecto del hurto del portátil (21 de septiembre de 2010) por $2.799.785 el
Almacèn de la Entidad señalò que el bien en cuestión salió de los Estados Financieros como Hurto y que la
Compañía de Vigilancia, repuso el bien por otro con las mismas características y condiciones (es decir
usado). Por esta razón, a la fecha aún no ha sido posible valorarlo, por cuanto no existe factura. Se
determina incluir como responsable a SAF-ALMACEN. Por lo anterior, se recomienda incluir este hallazgo
en mesa de trabajo conjunta a fin de tomar las decisiones correspondientes y posibilitar el cierre del
Hallazgo.
Se realizaron requerimientos en julio 27 de 2016 radicado 8174390 y enero 30 de 2017 radicado 817-
000428 al Área de Almacén, requiriendo el documento que soporte el Ingreso a Almacén el cual es el único
que confirma la reposición del elemento a la Entidad, esto con el fin de proceder a realizar el movimiento
contable en los estados financieros.
cargo del àrea, la Cuenta 161501 Construcciones en curso- Edificaciones fue reclasificada, para lo cual se
revisaron los movimientos del 2008 y se trasladò a la Cuenta 164004 Edificaciones Locales, mediante
documentos EA 135 NC 690 de Legalizaciòn COP 172/06 Plazoleta Comidas 20 de Julio. Se aclara que los
saldos mencionados no corresponden a la obra Pasaje 20 de Julio sino a las obras de interventoria de los
proyectos comerciales Marco Fidel Suarez, Caseta Feria Popular Quirigua, Siete de Agosto y CED
Centenario segùn COP2593/09 con SOCODA. De acuerdo con lo anterior, se considera pertinente cerrar el
presente hallazgo.
Realizado el seguimiento, se determina que el hallazgo debe continuar abierto hasta que el àrea de
Contabilidad culmine la tarea de depuraciòn de las partidas. Se indica que esta tarea registra un avance del
87.5 % .
Con nota de contabilidad 1261 del 30 de noviembre de 2016 se realizó ajuste por saldo de pago de convenio
con Secretaría de Educación y UNAD por valor de $2.472.000.
Se evidenció que el área contable realiza seguimiento para la recepción oportuna de información relacionada
con la ejecución de los convenios, que se envía mensualmente a las diferentes Subdirecciones y Oficinas
para que den cumplimiento a las circulares 04 de 2012, 140 de 2012, 02 de 2013. Teniendo en cuenta que el
procedimiento de conciliaciones, depuración de la cuenta 2453 Recursos recibidos en Administración es
permanente y a que refleja un progreso significativo a través de la circularizaciòn e implementación de los
formatos FO-323 y FO-324 y atendiendo a que se dio cumplimiento con la Acción correctiva formulada para
el Hallazgo 2.5.1. del INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL -
MODALIDAD REGULAR, PERIODO AUDITADO 2012 - PAD 2013 y que a este hallazgo, la asesoría de
Control interno solicitó el cierre correspondiente, y considerando que a su vez la Contralorìa cerro tal hallazgo
se considera pertinenete cerrar el hallazgo pues se cuenta con los instrumentos suficientes para no recaer
en la misma No conformidad.
Con Radicado 5355 de 20/11/2015 que informò el avance de las Acciones Correctivas a cargo del àrea, se
sustentò el cumplimiento de la Acciòn Correctiva aportando las Notas de Contabilidad 406 y 407 del
28/11/2014. Lo anterior atendiendo a la Resoluciòn SDH 143/13. Por lo anterior, esta auditorìa considera
pertinenete cerrar el presente hallazgo. Ver soportes en carpeta digital del hallazgo.
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 se evidenció como acción
correctiva del hallazgo 10 mencionado en la Auditoria con radicado 5625 de 2014 que el área contable
actualizò sus procedimientos e instructivos los cuales persentò para revisión a SDAE. Los procedimientos en
actualización son:
a) Elaboración y presentación declaraciones

b) Trámite de cuentas contratistas y proveedores
c) Elaboración y envió de la información tributaria en medios magnéticos
d) Instructivo Conciliación Convenios-Recursos recibidos en Administración
e) Instructivo para la Conciliación Convenios-Recursos entregados en Administración
f) Instructivo Conciliación de SIPROJ
g) Instructivo para la Conciliación Contabilidad-Cartera
h) Instructivo para el manejo de la Caja Menor
i) Preparación de los Estados Financieros
Actualmente, el àrea Contable y SDAE han retomado las tareas de revisiòn conjunta de los procedimientos e
instructivos, logrando asì, la publicaciòn en la carpeta compartidos del Procedimiento PR-024 de fecha
16/05/2016 "Elaboraciòn y presentaciòn de informaciòn Exògena".
Se encuentran publicados en la carpeta compartidos del SIG los 12 procedimientos mencionados.

Se encuentran en proceso de revisión los procedimientos e instructivos del área, con el acompañamiento de
la SDAE. De igual forma como marco normativo la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la
Nación incorpora el régimen de contabilidad pública aplicable a Entidades del Gobierno; Sobre el particular el
IPES presentó un cronograma de trabajo exigido por la SDH, donde se incluye la elaboración del manual de
políticas contables y se hace obligatorio la presentación de los estados financieros a corte 31/12/2016
sujetos a las normas contables internacionales. De acuerdo con el cronograma de trabajo, enviado por
correo, a la fecha se encuentra en la fase de planeación. (Ver archivo).
Teniendo en cuenta la Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación se
amplió el plazo para la implementación del nuevo marco normativo contable. A la fecha en la carpeta
compartido de niif se encuentran los borradores de las políticas, aún no se ha aprobado ninguna por
enconsen en mesas de trabajo de las áreas involucradas.
interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo
mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 12 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra
en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará
al hallazgo reformulado.
interno, Se agrupan los hallazgos 5 del radicado 3985 de 2014, hallazgo 8 del 05/06/2015 y hallazgo 13 del
informe 5625 de 2014 en un hallazgo mayor, Este se agrupo en el hallazgo No. 2 de los reformulados en el
informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Planeación Estrategica" por lo que se cierra este
De acuerdo con la auditoria de seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 se evidenció que La
Subdirección Administrativa y Financiera–SAF-, se encontraba adelantando los trámites correspondientes
para adelantar el proceso de avalúo de 76 inmuebles de la Entidad con la Unidad Administrativa Especial
Catastro, de conformidad con el Decreto 583 de 2011, artículo 2. El envío de información sobre los 76
inmuebles a Catastro Distrital para la cotización del servicio, se realizó en dos partes. A la fecha, se
encuentra pendiente la cotización de los inmuebles Centro Comercial Restrepo y la Capuchina. Es decir,
que la Entidad ha enviado la información de 74 inmuebles, de los cuales, la cotización por parte de Catastro,
asciende a los ochenta y un millones seiscientos veinte mil novecientos treinta y tres pesos m/cte ($
81.620.933). La Subdirección Administrativa y Financiera no precisó el número total de inmuebles de la
Entidad. Se desconoce la existencia de un cronograma de actividades que permita determinar el plazo
estipulado para el desarrollo de este proceso.
se celebró el contrato No. 338 del 17 de novirmbre de 2016, con La Unidad Administrativa Especial de
Catastro, se realizó prórroga, a la fecha está en ejecución, hasta el momento han entregado 38 avaluos.
El mapa de riesgos de procesos fue reformulado, no obstante en seguimientos realizados por la oficina de
control interno se evidencia debilidades que deben corregirse.
Se construyó, se revisó la matriz de mapa de riesgos de cada una de las áreas que conforma el proceso de
recursos financieros, sin embargo no se ha formalizdo en el SIG porque se hizo por separado teniendo en
cuenta que los riesgos de cada una de las áreas son diferentes y estan solicitando una mapa de riesgos
único del proceso.
De acuerdo con la Auditorìa del 22/01/2015 se recoge la Observaciòn relacionada con la publicación
inoportuna de los estados financieros mensuales al interior de la Entidad pues no se evidenció la
publicación correspondiente a noviembre de 2015, asimismo se evidenció que la publicación
correspondiente al mes de noviembre aún no se habìa solicitado al área de Comunicaciones y las
correspondientes a septiembre y octubre fueron solicitadas dos meses después del periodo a publicar.
Segùn seguimiento de 28/05/2016 se evidenciò el cumplimiento de la Acciòn correctiva. Los Estados

Financieros mensuales se encuentran publicados en la Cartelera de la Entidad. Por lo tanto, se cierra el
presente hallazgo.
De acuerdo con lo planteado en la Auditorìa del seguimiento del 22/01/2015 con Radicado 0421 en la cual
se evidenció la publicación de los Estados Contables correspondientes a la vigencia 2014 en la página web
de la Entidad. Sin embargo, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública/Manual de Procedimientos
Contables 2008, “el representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos
certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un
lugar visible y público.” ; paràmetro èste que no se cumplia.
Dada la situaciòn anterior, se evidencia, en la Pàgina Web de la Entidad la publicaciòn de los Estados
Finnacieros con corte a 31 de diciembre de 2015 con su respectiva declaraciòn de Certificaciòn firmada por
el Representante Legal. Por lo anterior, se considera pertinente cerrar los presentes dos (2) Hallazgos.
interno, Se agrupan los hallazgos 12 y 18 contenidos en el informe radicado 5625 de 2014, en un hallazgo
al hallazgo reformulado. .
De acuerdo con la Acción Correctiva Accion correctiva se dice que se debe hacer conciliacion mensual. Se
evidencia la elaboración de las conciliaciones de enero, febrero, marzo, abril. Por lo anterior, se cierra el
presente hallazgo.
interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2 y 3 contenidos en el informe de auditoria interna 2008 de 2015 en un
hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 14 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se
encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este hallazgo y el seguimiento
No se evidencia acción correctiva formulada ni avance frente al hallazgo.
A partir de noviembre de 2016 se unificaron todas las líneas en un plan corporativo el cual está constituido
por 12 líneas telefonicos y 2 módem y se redujo el valor de la factura, el consumo es ilimitado por un valor
fijo. Los Moden están bajo salvaguarda del área de Sistemas y son prestados temporalmente para las áreas
que lo requieran fuera de la entidad.
Los controles se realizan revisando la factura verificando que llegue a tiempo el cobro, si no llega a tiempo
se escribe a TIGO para que envien la cuenta de cobro, el costo fijo del plan corporativo es $1.064.000 y el
área de almacén se encarga de consolidar y llevar el control para que Tesoreria realice el pago.
de las acciones realizadas se evidenció:

- Envío de un listado de los equipos asignados Rad. 2832 (Informe de Austeridad del Gasto)
- Se envió correo (Ver anexo 1) solicitando el ingreso de la totalidad de los equipos al aplicativo SIAFI , sin
obtener respuesta a la fecha de presentación de este informe 24/05/2016.
Según lo informado por el área de Almacén existen 12 unidades de teléfonos celulares. Al realizar la
verificación en SIAFI con corte a 26/05/2017 se encontraron los equipos celulares de placas A33101 y
A33119 en bodega, sin embargo según los informado los 12 teléfonos celulares estaban asignados.
interno, Se agrupan los hallazgos 1,4 y 5 del radicado 2896 de 2014, hallazgos 1,2,4,6, 10 y 11 del informe
radicado el 23/07/2014, hallazgo 1,2,,3,4,5, 8 y 9 del radicado 2657 de 2015, el hallazgo 9 del informe de
2013 y el hallazgo 6 del informe 2008 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 4 de
los reformulados en el informe 3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Fisicos" por lo
que se cierra este hallazgo y el seguimiento se relizará al hallazgo reformulado.
interno, Se agrupan los hallazgos 1.2.1, 1.2.2,1.2.3,1.2.4 y 1.2.5 contenidos en el informe de auditoria interna
572 de 2015 en un hallazgo mayor. Este se agrupo en el hallazgo No. 13 de los reformulados en el informe
3366 de 2016 y se encuentra en el proceso "Gestión Recursos Financieros" por lo que se cierra este
No cuenta con accion correctiva formulada, no obstante se considera que la causa origen de este hallazgo se
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato se obtuvo
uns disminución promedio del 19% respecto al contrato de la vigencia anterior.
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato la entidad
no esta a cargo de manera directa de gastos referentes al combustible de los vehiculos.
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015, dado que con dicho contrato la entidad
no esta a cargo de manera directa de gastos referentes al combustible de los vehiculos.
ve subsanada con el vigente contrato de transporte N° 322 de 2015. El cual contempla en su obejto la
prestación del servicio de transporte y no el arrendamiento de vehiculos.
No cuenta con accion correctiva formulada, ni con soporte alguno que justifique la realización de dicho pago.
No obstante se sigue evidenciando la ausencia de controles fuertes que mitiguen dicha situación, ya que no
se realiza un seguimiento interno que permita una verificación de las planillas entregadas por la empresa de
transporte.
Se celebró contrato No. 216 del 11 de julio de 2016 con la empresa UNION TEMPORAL SATUR. Se creo el
formanto FO564 PLANTILLA DE CONTROL SERVICIO DE TRANSPORTE versión 1 publicado en el SIG el
11 de octubre de 2016 con este formato llevamos el control de los servicios por conductor y placa teniendo
en cuenta que a partir del segundo semestre de 2016 se implementó el pico y placa para los carros de
servicios especiales. Con el formato FO122 SOLICITUD DE SERVISIO DE TRANSPORTE, Versión 3
publicado en SIG el 22 de julio de 2016 y el formato FO 121 PLANTILLA PROGRAMA SEMANAL DE
TRANSPORTE versión 3 publicado en SIG el 26 de julio de 2016. este formato es para coordinar los
servicios de la semana siguinete y todsas las subdirecciones los deben presentar los viernes.
A la fecha se encuenra en proceso de elaboración el formato para el traslado no funcionarios es decir que no
cuentan con el carnet de la entidad ( casos: operarias de aseo, extranjeros, personal de otra entidad)
Desde julio de 2017 no se han vuelto a presentar cobros por diferencias en valores por concepto de
presetaión de servicio de transporte teniendo en cuenta que el contrato de prestación de servicio de
transporte el valor se maneja por servicio prestado y no se acordó el pago de horas extras.
No se cuenta con acción correctiva formulada, no obstante se evidenció que para la vigencia 2015 se realizó
el contrato 353 con compensar dentro del cual se contempló la entrega de 92 bonos navideños cada uno por
valor de $ 125.000 dando cumplimiento a la Circular 2 de 2014.
De acuerdo con el seguimiento de 22/01/2016 el convenio aún se encontraba en ejecución y el valor

numérico corresponde a saldo por anticipo, por lo que de acuerdo con la dinámica de ejecución contractual
de la Entidad, es normal esta situación, en razón a que la Entidad entrega los montos pactados o
amortizaciones de acuerdo con los porcentajes de ejecución de los convenios. Una vez se termine su
ejecución y se reciba información sobre su liquidación, se procederá a la actualización de la información.
Se evidenció el cumplimiento de la accion correctiva mediante la Orden de pago 1425 de 15/05/2014; 2425
de 20/08/2014 y 2776 de 09/10/2014. Se legalizo el saldo del anticipo pendiente quedando en ceros. Ver
soportes.
interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. en un hallazgo
El convenio 180 con Banco Agrario se liquido el 29/12/2015 y se efectuó la devolución de los recursos no
ejecutados con la Nota Credito 747 del 30/12/15. Respecto del Convenio Consorcio Mantenimiento IPES
tambien fue liquidado. Se expidio la orden de pago 2898 de 10/11/15 para pago del saldo final.
El convenio 1137 Corporacion Minuto de Dios se encuentra en ejecución y con saldo depurado de
conformidad con los soportes que allega SESEC. Por lo anterior, se cierra el presente hallazgo.
Segùn Auditoria de seguimiento del 22/01/2016 el área contable indicò que esta partida debe continuar en
los Estados Financieros, hasta que concluya el proceso instaurado por el IPES. Se determina incluir como
responsable del hallazgo a la SJC Y SAF. Con el fin de cerrar el hallazgo, se recomienda incluir esta
situación para ser tratada en la mesa de trabajo programada con las diferentes áreas, con las que se
comparte el hallazgo.
No se presentó avance por parte de la SAF en el seguimiento realizado el 25/05/2017 al respecto.

Cuenta No. 147084- otros deudores/Responsabilidades Fiscales. Hallazgo 7 de 17/09/2015. El Hallazgo
tiene que ver con procesos de responsabilidad fiscal ordenados por la Contraloría Distrital contra Orjuela
Guerrero Elías con Nit 19449229; José Aristóbulo Cortes; con NIT 10211300; Luis Mariano Caballero
Camargo con Nit 2941927; Roa Mendoza Álvaro con Nit 19011093 y MARÌA Eugenia Cardona Zapata con
Nit. 35465793. El área contable indica que no le es posible avanzar en la acción correctiva para este
Hallazgo, pues los valores de las deudas fiscales producto del fallo con responsabilidad fiscal, no son de
conocimiento directo del área contable. Una vez el área contable conozca del posible resarcimiento a la
Entidad, se realizaran los registros contables respectivos.
El area contable solicita retirar o cerrar este hallazgo, en razón a que depende por completo de las acciones
propias que le corresponden de manera exclusiva y que adelante la Contraloria Distrital y que finalmente
reporte a la Entidad sobre el posible resarcimiento, archivo del proceso o cualesquier novedad que se
durante su investigación.
Por lo anterior, esta auditoria considera pertinente, dejar la Accion Correctiva abierta, hasta tanto la
Contraloria Distrital se pronuncie al respecto y permita entonces dar lugar a los registros contables del caso.
No se presentó avance por parte de la SAF en el seguimiento realizado el 25/05/2017 al respecto.
interno, Se agrupan los hallazgos No.3. y 9 de septiembre 17 de 2015 de Radicado 4013. en un hallazgo
Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones. Hallazgo 10 de 17/09/2015. De conformidad con la Resolución
120 de 2015, se dio cumplimiento al pago de la Sentencia proferida por el Tribunal de Cundinamarca y se
realizó el pago en el mes de Diciembre de 2015. Se expidieron los siguientes comprobantes:
a) Comprobante 2448 de 24/06/2015 por valor de $ 109.931.212 para cubrir reconocimiento pago de la
sentencia proferida, beneficiario Félix Antonio García Reyes.
b) Comprobante 5397 de 30/12/2015 por $ 1.289.900 para el pago de seguridad social y parafiscales del
periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 beneficiario ARL POSITIVA,
c) Comprobante 5398 de 30/12/2015 por valor de $ 9.876.840.00 para el pago de seguridad social y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 beneficiario Compensar
EPS y Caja de Compensación.
d) Comprobante 5395 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales en el periodo
comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, por valor de $ 7.407.730.00, beneficiario ICBF.
e) Comprobante 5400 de 30/12/2015 para el pago de seguridad social y parafiscales en el periodo
comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013 por valor de 36.772.033.00, beneficiario
PORVENIR S.A.
f) Comprobante 5399 de 3012/2015 por valor de $ 24.358.395.00 para el pago de seguridad sociales y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, beneficiario EPS
SALUDCOOP.
g) Comprobante 5396 de 30/12/2015 por valor de $ 4.938.420 para el pago de seguridad social y
parafiscales en el periodo comprendido entre Octubre de 2011 y Diciembre de 2013, beneficiario Servicio
Nacional de Aprendizaje –SENA-
Se aclara que existe la posibilidad de que frente al proceso de liquidacion realizado por la Entidad, se
adelante una contra demanda y que de ser así, se adelantaran los ajustes respectivos de acuerdo con la
sentencia en firme que se produzca, entre tanto, la liquidación y pagos realizados por la Entidad, se
encuentran plenamente reconocidos, pagados y recibidos por el accionante. Por lo anterior, esta auditoría
considera que el hallazgo No. 10 relacionado con la Cuenta 24600202 Sentencias/Conciliaciones debe
cerrarse.
En la carpeta compartidos del SIG se publicó el instructivo IN-058 REGIMEN PRESTACIONAL Y SALARIAL
IPES, especificandose en el numeral 6.1.1 lo establecido en el Acuerdo 09 de 17 marzo de 1999 Alcaldía
mayor de Bogotá.
Se confirmó que mediante las resoluciones números 066 del 15 de marzo de 2017 y 096 del 7 de abril de
2017 con sus respectivos soportes de aprobación por parte del ordenador del gasto se ordenó pagar horas
extras de los meses de febrero y marzo de 2017 al funcionario conductor mecanico código 482 grado 21.
En el numeral 6.2.1. Vacaciones del instructivo IN-058 REGIMEN PRESTACIONAL Y SALARIAL IPES se
especificó "Es prohibido compensar las vacaciones en dinero; pero el jefe del respectivo organismo puede
autorizar que se paguen en dinero, hasta las correspondientes a un (1) año en casos especiales de perjuicio
en el servicio público." "Las vacaciones no deben ser aplazadas ni interrumpidas y sólo podrán ser
canceladas en dinero al retiro del funcionario. (Directica 001 del 9 febrero 2001 Alcaldía Mayor de Bogotá).",
adicionalmente por parte del área de nómina se empezó a llevar un cuadro de control de vacaciones
interrumpidas en excel.
El área de Servicios Generales para minimizar el costo de energía: 1. Redujo de 4 a 2 bombillos por lámpara
en las áreas. 2. Realizó puesto a puesto consulta a los funcionarios respecto al uso de la luz, indicando en su
mayoria el no uso de la luz por prevención en cuidados con la piel. 3. Los vigilantes verifican el apagado de
energía después del horario laboral cerciorándose de la no presencia de funcionarios en las áreas. 4. Los
fines de semana se realiza por parte del todero del contrato de Aseo el estado de los bombillos, realizando el
cambio cuando es necesario.
Seguimiento a realizar en el seguimiento a Ley de transparencia, decretos reglamentarios y normatividad

asociada, dicho seguimiento esta planeado para el mes de junio de 2017. Sin embargo el presente hallazgo
no cuenta con acción correctiva formulada.
No se han elaborado los indicadores de gestión financiera, se manifestó que se contrató personal para la
elaboración de los mismos y así poder realizar los seguimientos y controles.
De conformidad con el concepto allegado: "En el régimen de Contabilidad Pública, no existe disposición
alguna que obligue a las entidades públicas colombianas a preparar y suministrar a la contaduría General de
la Nación, a la Secretaría distrital de Hacienda, a entidad pública alguna o a los órganos de control en
particular información contable acompañada de análisis e interpretación soportada en cálculo de indicadores
de gestión y financieros útiles para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad
pública. se adjunta concepto
No se cuenta con acción correctiva formulada y se observa que la situiación se sigue presentando. Sin
embargo se observó la programaciñon de una capacitación sobre el manejo de cajas menores para el dia 2
de Junio de 2016 por pate de la SHD.
En el informe de Auditoría con radicado 00110-817-005302 del 13/09/2016 dentro del objetivo de auditoría
era realizar arqueos a Cajas Menores, aunque no se observaron inconsistencias iguales en el manejo y
control, respecto al manejo de la Caja Menor de Inversión en lo corrido del primer semestre de 2016 se
observaron diferentes inconsistencias que fueron manifestadas en el informe, sin embargo no se aportó
acciones de mejora al respecto a la auditoría realizada. En acta firmada con la funcionaria que tenía el
manejo de la caja menor de inversión para el semestre en mención argumentó la falta de capacitación en
cuanto al manejo de cajas menores para ese momento.
Cuenta 142012- Anticipo para adquisición de bienes. Hallazgo No. 3. de la Auditoria de 17/09/2015 se
informa que el Tercero María Esperanza Rodríguez presenta orden de pago 2505 de fecha 02/10/2015 y
respecto del saldo de $ 6.597.835 correspondiente al contrato 2593 de 2009 con SOCODA-Nit. 890.914.1515
se encuentra en proceso de liquidación de acuerdo con el proceso establecido por la Entidad y adelantado
por la Subdirección Jurídica y de Contratación; razón por la cual el saldo se amortizará una vez se termine
dicho proceso. Se determina incluir como responsable conjunto del Hallazgo a la Subdirección Juridica y de
Contratación y se e recomienda incluir en mesa de trabajo con el fin de cerrar el hallazgo.
* De acuerdo con el seguimiento, el área contable indica que se remitió Memorando con Radicado 3049 de
30/07/15 a Planeamiento físico, y no se ha recibido respuesta alguna por lo que la partida debe permanecer
hasta que se liquide el contrato. Es decir que no ha habido causación que exija la actualización del registro
contable. Se recomienda incluir el tratamiento de éste hallazgo en Mesa de trabajo con el fin de cerrar el
mismo, igualmente incluir en esta sesión el caso de Nolher Rodolfo Agudelo.
El 23 de diciembre de 2016 según comprobante No. 2806 se amortizó el anticipo por $6.597.835 del
contrato con la empresa SOCODA S.A. Nit. 890.914.515.
Respecto a Maria Esperanza Rodriguez Nit. 20644513 $6.075.587, Registro del CPS 1709/2012 cuyo objeto
Planeamiento Físico y SAF, no se presentó avance por parte de la SAF en el seguimiento realizado el
25/05/2017.
Se registra avance de acuerdo con la Auditoria de seguimiento de 22/01/2016 con Radicado 0421, se
evidenció la formulación de la Acción correctiva con 10 actividades cumplidas,se recomendò, la planeación
de una mesa de trabajo entre las áreas contable, tesorería, asuntos disciplinarios para conocer el resultado
de la gestión de asuntos disciplinarios y determinar las acciones concluyentes que permitan el cierre del
hallazgo. Por otra parte, en algunos de los casos relacionados con el hallazgo, existen actividades de gestión
de cobro a cargo de la Subdirección Jurídica y de Contratación. Por lo anterior, los saldos observados deben
permanecer en esta partida hasta tanto concluya la gestión de recuperación de estos mayores valores
pagados, de no lograrse la recuperación, se reclasificará a la cuenta correspondiente.
Por parte Tesorería se solició al banco Davivienda los archivos de las transacciones del 2008 a 2016,
teniendo en cuenta que inicialmente le banco envió una información que no cumplió con lo socilicitado en
noviembre de 2016; nuevamente se solictó en abril de 2017 la cual ya fue remitida por el banco y se envió al
área contable. Adiconalmente se han realizado búsquedas en el archivo central de la entidad de los soportes
físicos de las partidas que contabilidad considere que deben buscar soporte, esta gestión se realiza por parte
de un funcionario de contabilidad y tesorería. Ha habido dificultad en la búsqueda de soportes de 2008
debido a un evento de inundación del archivo por causa de lluvia en esa época, dañando y desorganizando
los documentos. Adiconalmente, en el presente año el archivo estuvo cerrado por reparaciones
apróximadamente tres meses.
No cuenta con acción correctiva formulada. En cuanto al hallazgo luego de revisar los soportes de pagos
realizados a partir de Julio de 2015 y lo corrido de 2016 no se observa la existencia de mas recibos
manuales, pero no se evidencia avance en cuanto al fortalecimiento de los controles, se observó para el mes
de agosto de 2015 la existencia de dos tanqueos uno por 10,03 galones y otro por 2,63 galones en un mismo
dia para el vehiculo OBF289.
Se implementó el formato FO556 CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Publicado en SIG en mayo

20 de 2016. Se encuentra controles llevados en este formato a partir del 16 de febrero de 2017, Anexaran
copias de controles y soportes de recibos de pago al correo.
Se envió comunicación reiterando la formulación de acciones, a la fecha no se ha recibido respuesta por
parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de 2016.
La cámara de seguridad ubicada en el área de tesorería se cambió en el mes de abril de 2017, se consultó
con el experto de seguridad el (contratista actualmente del IPES - Coronel retirado) quien en su concepto
manifestó que el rango de captura de la cámara cubre el área de la caja fuerte identificandose cuando entra y
sale una persona, así mismo cuando se manipula la caja fuerte. sin embargo , los funcionarios del área de
Tesorería no comparten este criterio. Respecto a la grabación de llamadas teniendo en cuenta el bajo
volumen de cheques girados y transacciones por vía telefónica que se manejan en el área, por lo tanto se
considera que no amerita una inversión al respecto.
Respecto a la confirmación de cheques de gerencia el registro de solicitud queda en la carta con la que se
solicita el cheque por parte de la Tesorería del IPES, así mismo el cheque va con las dos firmas autorizadas y
con sus correspondientes sellos y restringido para entrega a primer beneficiario.

parte de SAF Radicado 00110-817-005755 del 4 deoctubre de 2017
Los eventos mencionados en la observación no van a volver a suceder, dado que el procedimiento del
recaudo del dinero del programa "Mercado Itinerante de hiervas de Samper Mendoza" ya no se realiza en el
sitio, actualemtne los únicos medios de recaudo autorizado para este programa es la consignación bancaria
por parte de los beneficiarios y el pago directamente en ventanilla de Tesorería del IPES.
1. Respecto al contenido de la bolsa plastica, estos cheques corresponden a la cuenta corriente No.
009869998550 correspondiente a una cuenta de caja menor que ya no se esta usando, se hablará con el
funcionario que manejó la Caja Menor en el año 2014 con el fin de que estos desprendibles de cheques
sean archivados en el cierre correspondiente de caja menor y respecto a los cheques en blanco se realizaran
las gestiones para solicitar la cancelación de esta cuenta y posterior destrucción de los cheques no usados.
2. El cheque No. 93849-4 se anuló el 30 de junio de 2016 teniendo en cuenta que se cumplió con los 6 mes
estipulados por la cármara de comercio para dar por hecho que un cheque no va a ser cobrado, se realizó
acta No. 03 de anulación firmada por el tesorero 30 de junio de 2016. Respecto a los cheques del banco
Davivienda cuenta No. 930065188672 según control del banco los cheques van del 93848-0 al 93947-4 son
de la cuenta 006869995719 la cual está activa. Vale la pena aclarar que estos no corresponden a la cuenta
mencionada el día de la visita ya que por error se dijo que era esta última, pues este número corresponde a
un control del banco.
3. Los cheques números 8505 al 8604 corresponden a la cuenta 09869999251 la cual se encuentra activa y
no a la cuenta 930064660317 la que se dijo por erro en ese momento teniendo en cuenta que este número
es un control del banco.
Respecto al cheque 8508 no se anuló, al momento de la audoria por error se había puesto el sello de
anulado en la colilla del cheque, razon por la cual no aparecia colilla con acta de anulación ya q este cheque
fue girado para pago de estampilla de Procultura y no de Universidad Pedagógica como aparece en el
informe. con fecha de junio de 2016 por $ 29.000 y no se encuentra el soporte motivo de anulación del
mismo.
4. Respecto al cheque 8509 que en el momento de auditoria se encontró en blanco y con sello de anulado y
que el cheque para ese momento no estaba anexo, se debió a que se manejan dos carpetas una para llevar
el consecutivo de los cheques girados y anulados y la otra para las actas de anulación. Actualmente el
cheque original se encuentra anulado con el acta No. 5 de fecha 28 de julio de 2016 firmada por el Tesorero.
5. En cuanto alo mencionado al talonario de cheques del Banco de Bogotá de W1728601 a W1728700
cuenta corriente No. 851022905, indica 851 CORABASTOS BODEGA 40 LOCAL 14. Total 100 cheques sin
estrenar y/o usar. Chequera de septiembre 3 de 2010. Esta cuenta esta activa, peron sin fondos. Se
recomienda la cancelación de cuentas que esten inactivas por mucho tiempo y sin fondos.
En cuanto a la colilla del 8510 el cual fue anulado y se había girado a Marta Lucero Jaimes Silva por $
1 y 3. Por parte Tesorería se solició al banco Davivienda los archivos de las transacciones del 2008 a 2016,
teniendo en cuenta que inicialmente le banco envió una información que no cumplió con lo socilicitado en
noviembre de 2016; nuevamente se solictó en abril de 2017 la cual ya fue remitida por el banco y se envió al
área contable. Adiconalmente se han realizado búsquedas en el archivo central de la entidad de los soportes
físicos de las partidas que contabilidad considere que deben buscar soporte, esta gestión se realiza por parte
de un funcionario de contabilidad y tesorería. Ha habido dificultad en la búsqueda de soportes de 2008
debido a un evento de inundación del archivo por causa de lluvia en esa época, dañando y desorganizando
los documentos. Adiconalmente, en el presente año el archivo estuvo cerrado por reparaciones
apróximadamente tres meses.

De acuerdo a solicitud realizada por parte del área de comunicaciones respecto a a solicitudes realizadas por
parte de SAF de Orden de Servicio y /o apoyo para la publicación de de estados financieros en el segundo
semestre de 2016,únicamente se radicó una el 10 de noviembre de 2016 para publicación en cartelera
Institucional del 10/11/2016 al 9/12/2016.
ESTADO
C
A
C
C
C
A
A
C
C
C
C
C
C
C
A
A
C
C
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A
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A
C
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
HALLAZG
PROCES
Consultar Informe en SIAFI: 3593, 3594, 3595, 3
1. Se evidencia el incumplimiento de las disposiciones del Decreto 654 de 2011 , toda vez
que el SIPROJ , se encuentra desactualizado y sin los documentos de cada proceso adjunto,
tanto de los procesos judiciales, acciones de tutela, conciliaciones extrajudiciales y actas de
los comités de conciliación.
2, Las actas de los Comites de Conciliación no estan siendo introducidas en el SIPROJ , tal
como lo establece el decreto 654 de 2011 y la Resolución 603 de 2012
3. No se evidencia documentación en el que conste la evaluación de los procesos fallados

en contra del IPES, y que determine la viabilidad de iniciar acciones de repetición, como lo
señala el numeral 6 del artículo 19 del Decreto regalmentario 1716 de 2009
4, Actualizar los procesos No 1999-00245 (Contractual) y 2010- 00417 (Reparación Directa)

ques e encuentran activos en el SIPROJ , los cuales aparecen a nombre del Fondo de
Ventas Populares, a pesar de que actualmente se conoce como IPES.
5, Incumplimiento por parte de los abogados externos encargados de la representación

judicial de la Entidad , de su obligación de realizar de manera correcta y oportuna el ingreso
de información con el estado de cada proceso judicial que tengan a su cargo al SIPROJ
6. No se han seguido las recomendaciones de informes anteriores, respecto al cumplimiento
del Decreto 1716 de 2009 y las disposiciones del Decreto 654 y 655 de 2011, toda vez que
se encuentra desactualizado y sin los documentos de cada proceso adjuntos, las
conciliaciones, tutelas, procesos judiciales, según lo demuestra el Sistema de Información
de los Procesos Judiciales de Bogotá – SIPROJ.
7. Al realizar la auditoria al comité de conciliación encontramos que las actas no están

siendo subscritas y menos aún introducidas en el Sistema de Información de Procesos
Judiciales – SIPROJ, tal y como lo establece el Decreto 654 de 2011 y la Resolución Interna
No 603 de 2012.
8,. La Falta de controles y la falta de seguimiento a estos procesos ha impedido realizar la

respectiva evaluación de los procesos fallados en contra del IPES, y de esta manera poder
realizar la respectiva acción de repetición que le permita a la Entidad recuperar lo perdido,
como lo señala numeral 6 del artículo 19 del Decreto Reglamentario 1716 de 2009.
9. Al no acatar las recomendaciones de informes anteriores y al no realizar los respectivos

seguimientos encontramos que aun los procesos No 1999-00245 (Contractual) y 2010-00417
(Reparación Directa) que se encuentran activos en el Sistema de Información de Procesos
Judiciales – SIPROJ, permanecen a nombre del Fondo de Ventas Populares, cuando sea
manifestado que deben pasar al Instituto para la Economía Social -IPES.
10. Incumplimiento por parte de los abogados externos encargados de la representación

judicial de la Entidad, de su obligación de realizar de manera correcta y oportuna el ingreso
de información con el estado de cada proceso judicial que tengan a su cargo al SIPROJ.
11. Se evidencia pasividad y falta de supervisión en los contratos al no hacer cumplir la

cláusula de Obligaciones Específicas numeral 8 donde expresa que es obligación de los
Abogados Contratistas “Realizar de manera correcta y oportuna el ingreso de la información
relacionada con el estado actualizado de cada uno de los procesos judiciales que tengan a
cargo o que sean asignados por el supervisor del contrato al Sistema de Información de
Procesos Judiciales – SIPROJ de la Alcaldía Mayor de Bogotá” permitiendo que se le
cancelen los recursos del contrato sin cumplir con la total de las obligaciones.
1. El Comité de Conciliación debe reunirse una vez al mes, en el 2014 solo se reunieron 5
veces y en lo corrido del 2015 solo 1 vez.
2. La convocación a los integrantes del Comité de Conciliación deberá realizarse con al

menos 3 días de anticipación, se evidencio en el comité de conciliación del 21/08/15 el
incumplimiento con este precepto.
3. La ficha técnica no está siendo diligenciada e introducida en el Sistema de Información de

Procesos Judiciales — SIPROJWEB
4. No se evidencio la introducción de las actas de los comités de conciliación efectuados en

el 2014 en el Sistema de Información de Procesos Judiciales — SIPROJWEB
5. No se evidencio la solicitud ni entrega por parte de los abogados externos que llevan la
representación de la Entidad de los informes ejecutivos que deben entregar cada 3 meses.
6. Se evidencia que la Subdirección Jurídica y Contratación no ha tomado las acciones

correctivas necesarias para cerrar los hallazgos encontrados en las anteriores auditorias y
seguimientos realizados al Comité de Conciliación en la vigencia 2014 contenidos en los
Radicados IPES 00110-817-003924 y 00110-817-005910 con la actualización del Siproj web
y elaboración de la actas del Comité.
7. No se están publicando en la Página Web de la Entidad las actas conciliatorias celebradas

ante el Ministerio Publico.
8. Los abogados que representan judicialmente a la Entidad no tienen actualizada ni
depurada la información referente a los procesos que manejan en el Siproj
9. La Subdirección Jurídica y de Contratación no posee un mecanismo de supervisión y

control que permita establecer si los abogados que representan judicialmente a la Entidad
están cumpliendo con la actualización de los procesos en el Siproj
10. Se evidencio que la Subdirección Jurídica no ha realizado los trámites respectivos para
la asignación de claves de los abogados que representan judicialmente a la Entidad.
11. No se ha implementado un mecanismo de seguridad que permita controlar los archivos

que son prestados a los contratistas y/o funcionarios y la devolución de los mismos,
evidenciando que al terminar el vínculo laboral con la Entidad no se le exige un paz y salvo
por parte de la sección de archivo de la Entidad aumentando el riesgo de pérdida de estos
procesos.
HAL
Resultado del s
15. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la
asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1, 2,5,6, 7, 10 Y 11 del informe de
auditoria radicado 5911 de 2014 y los hallazgos 3, 4, 6, 8, y 9 del informe de auditoria
radicado el 1872 de 2015, en un hallazgo mayor así:
En el año 2014 y 2015 se realizo auditoria a la Gestion Juridica, donde se evidencia el
incumplimiento de las disposiciones del Decreto 654 de 2011 y la Resolución 603 de 2012,
por aquellos contratistas y/ o funcionarios a quienes se les atribuya dicha obligacion, bien
sea porque esta dentro de sus obligaciones contractuales, o porque respecto de sus
funciones tienen el deber de hacer defensa judicial para la entidad.respecto del deber legal
de publicar todas las actuaciones judiciales (tutelas, demandas) asi como las actas de los
comites de conciliacion.
16. Dada la verificación al plan de mejoramiento realizada en el mes de mayo de 2016 por la
asesoria de control interno, Se agrupan los hallazgos 1 y 2 del informe de auditoria radicado
1872 de 2015 en un hallazgo, así:
Se evidencian falencias en la convocación y en el número mínimo de comités de conciliación
a realizar conforme a la normatividad interna. (3 dias de antelación para convocar,
realización de un comité mensual).
HALLAZG
PROCES
Incumplimiento con lo establecido en el Reglamento Interno del Comité de Conciliación, en

cuanto a la funcionalidad del mismo, así:
• No se evidencia documentación frente a la función de los literales:

o b) diseñar políticas de defensa
o c) estudiar y evaluar causas generadoras de conflictos
o d) fijar directrices institucionales para arreglo directo
o g) definir criterios para la selección de abogados externos
• No se evidencia la realización de los comités de conciliación dos veces en el mes

cuanto a la gestión del mismo, así:
• No se evidencia el cumplimiento de lo preceptuado en el Reglamento Interno del Comité de

Conciliación, respecto de la obligación que le impone dicho reglamento al abogado
encargado de la representación legal de radicar en la oficina de correspondencia la solicitud
de convocatoria a comité de conciliación con una antelación no menor a cinco (5) días
hábiles con los respectivos soportes
• No se evidencia cumplimiento en cuanto a la presentación del informe de gestión y de la

ejecución de sus decisiones, teniendo en cuenta que el informe del primer semestre de
2017, se debió entregar en el primer comité ordinario del mes de julio de 2017.
• No se evidencia cumplimiento en cuanto al envió del proyecto de acta a los miembros del
comité.
• No se evidencia cumplimiento en cuanto a la falta de reunión en la última sesión ordinaria
de los meses de enero y julio de cada año para hacer los estimativos necesarios el daño
antijurídico.
• No se evidencia cumplimiento con lo preceptuado en el Reglamento Interno del Comité de
Conciliación, respecto de dejar constancia de la inasistencia en el acta del comité.
cuanto a la gestión del mismo, así:
• Incumplimiento a definir criterios para la selección de abogados externos que garanticen

su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los
procesos a ellos encomendados
• Incumplimiento de preparar y entregar un informe de la gestión del comité al representante

legal y a los miembros del comité
Incumplimiento a lo preceptuado por el reglamento del comité de conciliación donde

preceptúa que se debe establecer como indicador de gestión la prevención del daño
antijurídico, y para el ejercicio de auditoria se manifestó por el profesional que atiende la
visita la construcción de indicador para las querellas presentadas.
FECHA
COMUNICACIÓN
FECHA
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión Juridica

sultar Informe en SIAFI: 3593, 3594, 3595, 3686, 3925, 5910, 5911 (correspondencia interna 2014), 1872, 5598 (correspondencia interna
12/08//2014 SJC 5/24/2016
12/08//2014 SJC 5/24/2016
12/08//2014 SJC 5/27/2016
12/08//2014 SJC 11/30/2016
12/08//2014 SJC 5/24/2016

12/24/2014 SJC 5/24/2016
12/24/2014 SJC 5/24/2016
12/24/2014 SJC 5/23/2016
12/24/2014 SJC 11/30/2016
12/24/2014 SJC 5/24/2016
12/24/2014 SJC 5/24/2016

5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/27/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2015
5/29/2015 SJC 11/21/2016

5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 5/24/2016
5/29/2015 SJC 11/21/2016
6/10/2016 SJC 11/21/2016
6/10/2016 SJC 11/22/2016

FECHA
COMUNICACIÓN
FECHA
PROCESO/ACTIVIDAD: Gestión Juridica

Consultar Informe en SIAFI: 5253 y 8115 de 2017
NO SE EVIDENCIAN ACCIONES
8/9/2017 SJC
FORMULADAS
8/9/2017 SJC
FORMULADAS
12/14/2017 SJC
FORMULADAS
12/14/2017 SJC
FORMULADAS
ERNAS
ridica
1872, 5598 (correspondencia interna 2015)

hallazgos 1, 2,5,6, 7, 10 Y 11 del informe de auditoria radicado 5911
de 2014 y los hallazgos 3, 4, 6, 8, y 9 del informe de auditoria
C X
radicado el 1872 de 2015, en un hallazgo mayor. Este se agrupo en
el hallazgo No. 15 de los reformulados en el informe 3366 de 2016 y
se encuentra en el proceso "Gestión Juridíca" por lo que se cierra

C X
no se evidencian avances A N/A
En el seguimiento realizado en el mes de noviembre se evidencio

avances en este concepto, realizando en el comité de conciliación la C N/A
viabilidad de iniciar acciones de repetición.

C X
C X

C X
Se manifiesta que se esta haciendo las respectivos gestiones para

construir los expedientes de los procesos judiciales, no se evidencia A N/A
ningun expediente ya construido.
En el seguimiento realizado en el mes de noviembre se evidencio avance C N/A

C X

C X
hallazgos 1 y 2 del informe de auditoria radicado 1872 de 2015 en
un hallazgo. Este se agrupo en el hallazgo No. 16 de los C X
proceso "Gestión Juridíca" por lo que se cierra este hallazgo y el

hallazgos 1 y 2 del informe de auditoria radicado 1872 de 2015 en
un hallazgo. Este se agrupo en el hallazgo No. 16 de los C X
proceso "Gestión Juridíca" por lo que se cierra este hallazgo y el

C X

C X
Se evidencia la entrega de los informes y la socialización en los

comités de conciliación por parte de los abogados externos de la C N/A
Entidad.

C X
Se esta cumpliendo con esta normatividad. C N/A

C X

C X
Se entrega por parte del auditado evidencias de las solicitudes que

se han realizado a la Secretaria respectiva de la Alcaldia, para la
asignacion de claves a varios de los abogados de la Subdireccion,
C N/A
sean o no abogados litigantes externos, la informacion reposa en la
carpeta digital para evidencias denominada "CONTRATACION,
SECOP Y SIPROJ"
Se elaboró el nuevo paz y salvo integral, que involucra un mayor

control en el préstamo de expediente y seguimiento de los mismos.
C c
Se están digitalizando estos expedientes para que el préstamo sea
electrónico y no físico.
S
66 de 2016
• Mediante Informe enviado a la SJC (00110-817-006791) el

21/11/2016 se indicó que la actualización de los procesos que
adelanta la Entidad en el aplicativo SIPROJWEB está en un 95%,
así como la asignación de claves y usuarios para el personal
encargado del cargue de documentos, la actualización de las fichas C N/A
técnicas del comité de conciliación, tutelas y procesos se encuentran
actualizados. Asi mismo se viene adelantando la elaboración del
Manual de Defensa Jurídica de la Entidad, así como el instructivo del
comité de conciliación.
Con la creación del instructivo del comité de conciliación y el

seguimiento realizado por el secretario técnico se evidencia el
cumplimiento en las citaciones y en la realización periódica de las C N/A
secciones del comité de conciliación como lo estipula la normatividad
interna, por lo que se considera cerrado este hallazgo.
ERNAS
ridica
RESULTADOS DEL
FECHA ESTADO
SEGUIMIENTO
el auditado manifiesta que por

las etapas de los procesos aun
no se puede iniciar procesos de
5/31/2017 A
repeticion, sin embargo no se
evidencia construccion de
expediente
C
C
no se evidencian expedientes
5/31/2017 A
construidos
C
C
C
C
11/21/2016 C
11/22/2016 C
RESULTADOS DEL
FECHA ESTADO
SEGUIMIENTO
A
A
A
PROCE
1. Hay incoherencia entre el objetivo específico que figura en el documento Plan Institucional de
Gestión Ambiental -2012-2016 y el relacionado en el plan de acción PIGA -2016, sobre el programa
del uso eficiente del recurso hídrico Así mismo, pasa de reducir en por lo menos un 10% el consumo
histórico del agua según el Plan Institucional a optimizar los recursos en por lo menos un 8%, según
el plan de acción
2. Hay inconsistencias entre el objetivo planteado del Plan Institucional de Gestión Ambiental 2012-
2016, y el relacionado en el plan de acción PIGA-2016 sobre el programa de uso eficiente de la
energía; son diferentes.
3. No está aprobado el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA IPES 2016-2020
4. No se está cumpliendo los objetivos de los programas de uso eficiente del agua y de uso eficiente
de la energía, ya que únicamente se evidenciaron actividades relacionadas en la sede
administrativa.
5. La ruta selectiva de las 4 plazas iniciales, se suspendió desde el 24/07/2016
6. No hubo continuidad frente al reporte de seguimiento servicios públicos plazas de mercado

distritales; esta registrado desde el mes de julio de 2016.
7. No se observó ningún reporte o control con destino al PIGA – Plan Institucional de Gestión
Ambiental, sobre consumo y pagos de servicios públicos generados por los puntos comerciales
administrados por el IPES.
8. Las actividades establecidas como intervención de los peligros identificados y los riesgos
priorizados en las plazas de mercado visitadas no se han ejecutado conforme a lo establecido en el
panorama de riesgos suministrado
9. No se observa la medición de los indicadores correspondientes a ausentismo ni accidentalidad
10. No se observa el levantamiento de panoramas de riesgos asociados a quioscos ni puntos

comerciales
11. No se evidencia la realización de la Revisión por la Dirección del SG SST
PROCE
1. En los indicadores de los programas del PIGA, de uso eficiente del agua, uso eficiente de energía,
gestión integral de residuos, consumo sostenible y prácticas sostenibles no se observó la medición
del indicador de cada programa, ni su análisis respectivo.
2. Los practivagones adquiridos por la Entidad, según el contrato No. 518 de 2014, cuyo objeto fue
“Adquisición de canecas, puntos ecológicos y vehículos de transporte interno de residuos, con el fin
de optimizar la gestión integral de los residuos sólidos generados al interior de las plazas de mercado
y puntos comerciales a cargo del Instituto Para La Economía Social – IPES”, en las plazas Las Ferias
(5 guardados) y 20 de julio (uno guardado), no están siendo utilizados para la actividad por la cual
fueron adquiridos.
3. Los compactadores adquiridos por el IPES con el contrato No. 554 de 2014, cuyo objeto fue la
“adquisición de elementos para fortalecer la gestión integral de residuos sólidos en las plazas de
mercado distritales en el marco de la implementación de la meta 3 del proyecto 431. Implementar un
plan de gestión integral de residuos en 19 plazas de mercado distritales y el programa distrital basura
cero”, se encuentran almacenados y no están siendo utilizados para la actividad que fueron
adquiridos.
3. Los compactadores adquiridos por el IPES con el contrato No. 554 de 2014, cuyo objeto fue la
“adquisición de elementos para fortalecer la gestión integral de residuos sólidos en las plazas de
mercado distritales en el marco de la implementación de la meta 3 del proyecto 431. Implementar un
plan de gestión integral de residuos en 19 plazas de mercado distritales y el programa distrital basura
cero”, se encuentran almacenados y no están siendo utilizados para la actividad que fueron
adquiridos.
4. No se evidencia retroalimentación del reporte de servicios públicos generados en las plazas, que
permita justificar picos, aumentos o disminuciones en consumos y valores registrados.
5. La recolección de aceite vegetal usado, en las cocinas de las plazas de mercado del 20 de julio y
del Restrepo, no presenta unas cantidades significativas de recolección, de acuerdo con las
frecuencias evaluadas, ya que en el semestre de febrero a julio de 2017, se presentaron dos
recolecciones, que en promedio para la plaza del 20 de julio fue de 19.2 Kg y para el Restrepo 28.2
Kg por recolección. De igual forma en las plazas de Fontibón y Siete de agosto que cuentan con
cocinas, no se está realizando esta recolección.
6. La señalización de emergencia en las plazas de mercado y puntos de encuentro es deficiente; se

encontraron señales sin los elementos y elementos sin señalización. También los botiquines no tienen
los elementos necesario para realizar una atención en caso de emergencia.
PROCESO/ACTIVIDAD: Plan Institucional de Gestión Ambien

Consultar Informe en SIAFI: 7259 del 14/12/2016
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SDAE
12/14/2016 SESEC
12/14/2016 SESEC
12/14/2016 SESEC /SDAE
12/14/2016 SAF/SESEC
12/14/2016 SAF
12/14/2016 SAF / SGRSI
12/14/2016 SDAE / DIRECCION
PROCESO/ACTIVIDAD: Plan Institucional de Gestión Ambien

6/22/2017 SDAE
SESEC
6/22/2017
SESEC
SESEC
6/22/2017
6/22/2017
SESEC
6/22/2017 SDAE-SESEC
SDAE-SESEC
6/22/2017
SESEC
SAF- SESEC
6/22/2017
SESEC
SEGUIMIE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
D: Plan Institucional de Gestión Ambiental-PIGA


D: Plan Institucional de Gestión Ambiental-PIGA

Informe en SIAFI: 5689 del 22/09/2017
SEGUIMIE
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
Reporte y actualización de los indicadores de seguimiento a los

porgramas del PIGA, trimestralmente de conformidad con lo
establecido de las hojas de vida de los indicadores
Programación de mesas de trabajo y envío de comunicado por

parte de la SESEC a la oficina de Almacén para poder entregar
los practiwagones en forma de pago de un contrato nuevo para
la adquisición de nuevos practiwagones con dimensiones que
permitan la recolección y trasnporte interno de residuos en las
plazas y puntos.
Con rad. 6209 del 12/10/2017 la SESEC indica:

Realizar el traslado de los practiwagones (plaza de las Ferias y
Veinte de julio) a puntos comerciales u otras plazas de mercado
en donde las diemsiones del sitio permitan realizar la
recolección interna de los residuos, obejto por los cuales fueron
adquiridos estos elementos.
Adquisición de bolsas plásticas para embalaje de residuos

orgánicos con el fin de operativizar las compactadoras
adquiridas
Se solicitará a la SDAE avanzar en el trámite correspondiente
para la adquisición de bolsas plásticas de dimensiones
específicas que permitan embalar higienica y adecuadamente
los residuos despues de ser compactados por las maquinas
compactadoras adquiridas en el Contrato 554 de 2014
Reporte y actualización de los indicadores de seguimiento a los

consumos de agua y energía generados en las plazas y puntos
comerciales

Se diseño una matriz de seguimiento de los consumos en la
facturación de servicios públicos y se envió a cada gerente y
asistente administrativo de las Plazas de mercado para su
implementación
5.1 Jornadas de capacitación y registro para comerciantes

generadores de aceite vegetal usado.
5.2 Firma del acuerdo de corresponsabilidad con empresa
autorizada para transporte y aprovechamiento de aceite vegetal
usado vinculando plazas y puntos comerciales.
5.3 Establecer frecuencias que garanticen la oportuna
recolección del aceite al interior de las plazas

1. Se solicitó a la empresa Bioils para realizar una reinducción y
sensibilización de la dsiposición adecuada de aceites vegetales
usados a los comerciantes (cocinas y restaurantes).
2. Se evaluará la posibilidad de implementar el acuerdo de
corresponsabilidad con la Empresa Biogras para realizar la
recolección de AVU en las demás Plazas de Mercado
incluyendose Puntos Comerciales
Programación de meses de trabajo con la profesional a cargo

del contrato de señalización de la SAF
Con rad. 6209 del 12/10/2017 la SESEC indica :

Se solicitará a la SDAE, dentro del presupuesto PIGA,
incorporar la inversión correspondiente para adquirir mayor
cantidades de señales de emergencia en plazas de mercado
PIGA
Con rad. 7311 del 16/12/2016 la SDAE informa que el Plan

Institucional de Gestión Ambiental -PIGA 2016-2020 fue enviado a la
A N/A
SDA. En respuesta fue enviada por correo del 16/02/2017 el acta de
concertación para la posterior firma y aprobación del documento
El documento PIGA 2016-2020 se encuentra en proceso de

aprobación. Según acta de concertación del PIGA entre la SDA y el
IPES de fecha 13/12/2016, se determina la política ambiental, los A N/A
objetivos, los programas, las metas y los indicadores, ademas de
los compromisos del IPES para dar cumplimiento al plan.
La SDAE informa con Rad. 7311 del 16/12/2016 que el documento

PIGA 2016-2020 ya fue presentado ante la SDA el pasado
C N/A
13/12/2016 con radicado IPES 00110-816-024054 atendiendo las
observaciones previamente hechas por la autoridad ambiental.
El documento PIGA 2016-2020 se encuentra en proceso de

aprobación; una vez aprobado se revisará el alcance dado en sedes
A N/A
administrativas, para 8 puntos comerciales y para las 19 plazas de
mercado
Con el Contrato 380 de 2016 que tiene por objeto RECOLECCIÓN
Y APROVECHAMIENTO DE LOS RESIDUOS QUE SON
GENERADOS EN SEIS (6) PLAZAS DE MERCADO DISTRITALES", C N/A
se dio reinicio a esta actividad el cual fue adjudicado el 21/12/2016 y
tiene acta de inicio del 23/01/2017.
El responsable actual del PIGA anexa un reporte a partir del SIAFI,

sobre los consumos de agua y de energia de la vigencia 2016 mes a
mes. Este reporte es el consolidado del consumo de plazas, puntos
C N/A
comerciales y puntos de encuentro. Se evidencia un seguimiento
frente a posibles picos de reporte y acciones que se toman para
establecer sus causas y prevenir anomlías
En el reporte del PIGA, a partir de los consumos extraídos de SIAFI ,

se evidencia el reporte de consumos de los puntos comerciales del C N/A
IPES, de la vigencia 2016 por mes.
Según soportes, realizaron actividades de capacitación en 14 plazas
de mercado en tematicas como pausas activas, estilos de vida
saludables e inspección de botiquines y extintores. Estas actividades C N/A
fueron realizadas durante el mes de octubre de 2016 y participaron
42 servidores
Sobre el indicador de accidentalidad, según reporte enviado de
talento humano, la tasa de accidentalidad de la vigencia 2016 fue
del 3.53%.
Para ausentismo en el reporte figuran dos indicadores: Indice de
C N/A
frecuencia de ausentismo con un resultado de 48,03.
Indice de severidad de ausentísmo, con un reporte de 80,17
No hay linea base para comparar estos resultados con la vigencia
inmediatamente anterior, ya que no se llevavan estos registros
De conformidad con el Decreto 1072 de 2015 se denominan

matrices de identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles. Sobre el particular se establecieron 33
matrices correspondientes al mismo número de puntos comerciales A N/A
activos y se encuentran en la carpeta de compartidos. En relación a
los quioscos, se tiene programado para el mes de mayo las matrices
las cuales se realizaran por zona de ubicación
En la vigencia 2016, no se realizó la revisión por la Dirección sobre

A N/A
el SGSST
PIGA
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
A N/A
PROCESO/A
1. Se evidencia desactualización en el actual mapa de procesos el cual no guarda coherencia con los
cambios adoptados por la Entidad en la Misión y Visión, asi como el cambio de Plan de Desarrollo de
la ciudad. Se evidencia desactualización en la identificación de algunos elementos del Mapa de
procesos, no se encuentra reestructurado de conformidad con la nueva misión y visión de la Entidad.
2. Se evidencia desactualización de las políticas encontradas en las caracterizaciones, incoherentes

con el cambio de misión, visión y Plan de Desarrollo Económico
3. Se informa que existe un Manual de operaciones y se describe su ruta, no se evidencia la

estrategia de divulgación del manual de operaciones
4. Indicadores: No se evidencia cumplimiento en la periodicidad del seguimiento definida. Al verificar

los indicadores con los que cuenta la Entidad se observa desactualización en lagunos de estos.
No se especificó cuales son los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad con que cuenta la
Entidad
Se evidencian algunos indicadores que no cuentan con su hoja de vida, por lo que eventualmente no
deben estar revisados ni con el respectivo seguimietno que indique la utilidad de su implementación
No se cuenta con un listado maestro de indicadores y sus hojas de vida que permitan categorizarlos y
clasificarlos
5. No existen informes con indicadores que demuestren el grado de satisfacción de nuestros usuarios
con el servicio prestado.
El instrumento electrónico que permitía cuantificar la calificación de la satisfacción de los usuarios no
está en funcionamiento
6. La política de administración de riesgos no esta aprobada mediante acto administrativo por tanto
no se ha podido difundir, ni socializar para su implementación
7. El documento donde se registraron los controles es la herramienta facilitativa; sobre el particular un

solo proceso Formación y Empleabilidad no reportó controles para los riesgos identificados.
La evaluación de los controles no se ha realizado, ya que el proceso se encuentra en la etapa inicial
de diseño y no ha llegado a su etapa de seguimiento y control.
Las evaluaciones a los controles a los mapas de riesgos no se han realizado porque se encuentran
en elaboración y solo 4 procesos los terminaron
8. Esta pendiente y en proceso de elaboración el mapa de riesgos institucional con la evaluación de

sus controles respectivos
9. No se evidencia ruta en las plataformas tecnológicas de la Entidad que permitan conocer los
objetivos de la Entidad. Al consultarlos en el Plan Estratégico se evidencia desactualización
10. Se evidencia que algunas de las acciones descritas en estos planes de acción son ambiguas y
algunas actividades no cuentan con indicadores definidos que permitan con claridad los avances
obtenidos
PROCESO/ACTIVIDAD: Evaluación Sistema de Control Interno - M

Consultar Informe en SIAFI: 7132 del 06/12/2016 y Resp. Rad 0476 del 02/02/2017
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
12/6/2016 SDAE
SEGUIMIENT
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
Evaluación Sistema de Control Interno - MECI 2014

Informe en SIAFI: 7132 del 06/12/2016 y Resp. Rad 0476 del 02/02/2017
Realizar análisis de Mapa de procesos actual con respecto al

Plan Estratégico 2016-2020 y solicitar aprobación al Comité 5/31/2017
Directivo
Asesorar a los dueños de los procesos para la actualización de

las caracterizaciones de procesos, una vez aprobada el Mapa 5/31/2017
de Procesos Institucional
Asesorar a los dueños de los procesos para la actualización de

las caracterizaciones de procesos, una vez aprobada el Mapa 5/31/2017
de Procesos Institucional
1. Asesorar a los dueños de los procesos en la elaboración de

las hojas de vida de los indicadores con respecto al plan
estratégico. 5/31/2017
2. Establecer el tablero de control de la Entidad y la periodicidad
del reporte
Publicación de resultados de encuesta de satisfacción en

5/31/2017
carpeta compartida y en página web
1. Realizar campaña de publicación de la política de gestión de
Riesgos con la oficina asesora de comunicaciones
5/31/2017
2. Realizar capacitación de entendimiento de la política de
gestión del riesgo
Revisar las brechas que tienen los procesos que aún no han
podido culminar el mapa de riesgos y acompañarlos en los 5/31/2017
procesos
Establecer el perfil del riesgo operativo institucional 5/31/2017
1. Se indica que el nuevo plan estratégico de la Entidad el cual

está en cosntrucción, se incorporaran los nuevos objetivos
institucionales. 5/31/2017
2. Publicar el nuevo plan estratégico en la carpeta compartida y
en la página web de la Entidad
Liderar la alineación del plan estratégico vs plan de acción

mediante capacitación y acompañamiento a los dueños de los 5/31/2017
procesos en la implementación del formato
ECI 2014
De acuerdo a lo manifestado por el profesional que atiende la visita

no se cuenta con el documento final y mucho menos con la
A N/A
aprobacion de la Direccion teniendo en cuenta que se esta en una
fase de revision del mapa de procesos con las distintas areas

A N/A

A N/A
En cuanto a la accion numero 1, se evidenciaron los listados de

asistencia, de las jornadas que se vienen desarrollando por parte de
la Subdireccion de Diseño y Analisis Estrategico respecto de
acompañar y asesorar a los dueños de procesos respecto de la
A N/A
elaboracion de hojas de vida de indicadores.
Respecto de la accion numero 2, se observa documento o papel de

trabajo en construccion respecto del tablero de control.
Se observa la publicacion de la encuesta de satisfaccion en la

carpeta compartidos en la ruta: X:\1.Sistema Integrado De Gestion\3.
Documentación procesos SIG\7. SERVICIO AL
A N/A
USUARIO\ENCUESTA SATISFACCIÓN USUARIOS, sin embargo
respecto de la publicacion de la pagina web no se evidencio el
cumplimiento de la misma
Respecto de la accion numero 1, se evidencia a traves del historico
de noticias en la Intranet la publicacion de la campaña "hablemos de
riesgo", "que es la gestion del riesgo", conoces el sistema de
administracion del riesgo", "el riesgo esta presente conoce mas de
el", "todos contra el riesgo". A N/A
Respecto de la accion numero 2, se manifiesta por el auditado que

la capacitacion se tiene prevista para realizarla en el segundo
semestre de la actual vigencia
Se evidencia que para el momento del seguimiento en cuestion se

cuenta con los mapas de riesgos de los procesos de: planeacion
estrategica y tactica, comunicaciones, formacion y empleabilidad,
fortalecimiento de la economia popular, gestion juridica, servicio al
usuario, gestion documental, recursos fisicos, gestion contractual,
seguridad de la informacion, talento humano, recursos financieros.
la informacion anterior se toma del mapa de riesgos institucional
publicado en la pagina web:
http://www.ipes.gov.co/images/informes/SDE/MR-
016_MAPA_DE_RIESGO_INSTITUCIONAL_PROCESOS.pdf; sin A N/A
embargo de dicha informacion no es posible asegurar que todos los
procesos de la Entidad cuentan con mapa de risgos, para el caso se
cuenta con el ejemplo de tesoreria, disciplinarios o evaluacion
integral entre otros, que no estan contemplados en el mapa
institucional, por otro lado se verifica en la carpeta de compartidos si
estan los mapas de manera individual por proceso, encontrando que
el unico proceso que no se encuentra caracterizado ni con
levantamiento de mapa de riesgos es el proceso disciplinario,
situacion por la tal permanecera abierto el hallazgo
Se evidencia cumplimiento a traves del formato MR -016 "mapa de

C N/A
riesgos institucional"
Se evidencia cumplimiento de las dos actividades la elaboracion y la

publicacion en compartidos: X:\1.Sistema Integrado De Gestion\1.
DOCUMENTOS ESTRATEGICOS/DE-010 PLAN ESTRATEGICO, y C N/A
desde la pagina web: http://www.ipes.gov.co/index.php/gestion-
institucional/planeacion/planes/ DE-010 PLAN ESTRATEGICO
Se evidencia el cumplimiento de la actividad a traves de las actas

de reuniones (capacitaciones) y listas de asistencia del trabajo
C N/A
desarrollado la informacion quedara a disposicion en la carpeta
virtual del seguimiento
HAL
PROCE
Al verificar el cumplimiento de las funciones atribuidas a la Subdireccion de Formación y

Empleabilidad se evidencia incumplimiento a las mismas, (ver análisis numeral 3.1.1
Incumplimiento a lo normado por el Convenio interadministrativo No. 2312-1 de 2014 mediante el cual
se entregó el proyecto Misión Bogotá a IDIPRON, en lo concerniente a:
• Falta de liquidación del convenio
• No hay evidencias de la documentación respecto del cumplimiento de las obligaciones del IPES
con el IDIPRON, como entregar base de datos de los Guías y Monitores atendidos en cumplimiento
de las metas del proyecto, así como la evidencia de la participación de los procesos formativos que a
través de la misma Subdireccion de Formación se establecían, si paso al segundo ciclo contemplado
en la ficha EBI del proyecto.
• No hay evidencias del cumplimiento de la obligación de informe de ejecución física y financiera del
proyecto.
• No hay evidencias del cumplimiento de entrega de las evaluaciones de las personas que operan
como guías en el proyecto con el fin de analizar su proceso y dar continuidad al segundo ciclo.
Incumplimiento a liquidación de los contratos de los guías contratados bajo el proyecto 414 MISIÓN
BOGOTÁ, situación que se produce dado la falta de ejercer labores de supervisión, por no ejercer el
control en los pagos de seguridad social y en el incumplimiento de los términos de liquidación
establecidos en el contrato, conllevando pérdidas de competencia de varios de estos contratos.
Al verificar los planes de seguimiento que se suscriben con los servidores en planta provisional se
evidencia que los compromisos que se pactan y que posteriormente fueron evaluados, no son
equivalentes con las funciones notificadas a cada funcionario.
De lo anterior, se verificó las hojas de vida de todos los funcionarios de la planta global en la
Subdireccion de Formación y Empleabilidad, evidenciando que únicamente la profesional de carrera
administrativa pacta compromisos coherentes con las funciones que se le notificaron.
PROCESO/ACTIVIDAD:FORMACION Y EMPLEABILIDAD
Consultar Informe en SIAFI: 6674 de 2016
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
11/15/2016 SFE
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
AD:FORMACION Y EMPLEABILIDAD
nsultar Informe en SIAFI: 6674 de 2016
NO SE HAN FORMULADO ACCIONES 5/31/2017

A traves del radicado IPES No. 00110-817-001719 de abril 6 de

2017, la Subdireccion de Formacion y Empleabilidad envia el
formato FO- 007 con las acciones correctivas, sin embargo, al
realizar el seguimiento de las mismas con la SFE, se solicito un
A
espacio de tiempo para analizarlas nuevamente dado que las
acciones formuladas no responden al cierre del hallazgo.
por tal razon no se reflejan avances en las acciones correctivas

A

A

A

PROCE
5. No se evidenció publicación del presupuesto asignado para la vigencia 2016.
1. Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección Administrativ
Financiera posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 de 2
y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada/Requisito no implementado
• Tablas de Retención Documental de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la Nación.
• El Programa de gestión Documental de conformidad con los lineamientos del Archivo General de la Nación.
• El índice de información Clasificada y Reservada.
• Los costos de reproducción de la información pública.
• Información respecto de la ejecución presupuestal 2017.
• Desarrollar y publicar el formulario electrónico de solicitud de información pública, de acuerdo a los requisitos generales y
campos mínimos señalados en el anexo 2 de la resolución 3564 de 2015.
Información publicada de forma incompleta.
• Los informes de las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado de la vigencia 2017 no cuentan con
ítem de “las veces en las que se negó acceso a la información”
• El Registro de Activos de la Información no cuenta con las columnas ni el contenido de información correspondiente a la
categoría de información, ni descripción del contenido, ni el idioma, ni el medio de conservación, ni el formato.
• Se evidencia la publicación del horario de atención al público para la sede Manuel Mejía, sin embargo, en cuanto a las plazas
mercado y puntos de encuentro, se promete en el título de las secciones la publicación de horarios, pero esto no se muestra
finalmente en los listados publicados.
El presente hallazgo contiene los hallazgo 1, 2 y 3 formulados en el informe 5336 de 2016, (ver observación 3.5.1 del presente
informe).
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Diseño y
Análisis Estratégico posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3
de 2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
Información NO publicada.
• Mecanismo o procedimiento para la participación ciudadana en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de
sujeto obligado. (Mencionar sujetos que pueden participar, los medios presenciales y electrónicos, y las áreas responsables de
orientación y vigilancia para su cumplimiento)
• Publicación de datos abiertos en www.datosabiertos.gov.co.
• Desarrollar y publicar el formulario electrónico de solicitud de información pública, de acuerdo a los requisitos generales y
campos mínimos señalados en el anexo 2 de la resolución 3564 de 2015.
• Metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y seguimiento a los mismos
• Indicadores de desempeño y seguimiento a los mismos.
• La documentación asociada a la descripción de los procesos y procedimientos para la toma de las decisiones en las diferente
áreas no está actualizada en la página WEB de la Entidad.
• El Plan de Acción debe contener las metas y objetivos entre otros aspectos.
• El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse en la página WEB de manera coherente con las publicaciones del mismo en
SECOP y viceversa, dentro de los términos establecidos por la Ley.
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección Jurídica y de
Contratación posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 de
2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
• El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor,
prueben la ejecución de los contratos.
• Las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia deben publicarse de manera mensual.
• El correo para notificaciones judiciales debe estar configurado de forma tal que envíe acuse de recibo al remitente de forma
automática.
• Incluir en el informe de defensa judicial el riesgo de pérdida.
• Ordenar la normatividad publicada según lo establecido en la Resolución 3564 de 2015.
El presente hallazgo contiene el hallazgo 4 formulado en el informe 5336 de 2016, (ver observación 3.5.2 del presente informe
4.Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Oficina Asesora de
Comunicaciones posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 356
4.Verificado el cumplimiento de la Ley de transparencia y del derecho al acceso a la Información y normatividad reglamentaria
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Oficina Asesora de
Comunicaciones posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 356
• Calendario de actividades: El sujeto obligado habilita un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con sus procesos
misionales.
• El link de “Transparencia y derecho al acceso a la información pública” debe estar organizado como lo establece la Resolució
3564 de 2015 en su Anexo 1.
• El Sitio Web debe contar con las categorías establecidas por la Resolución 3564 de 2015 en su Anexo 1, y con la información
relacionada agrupada en su respectiva categoría.
• El "Esquema de publicación" cuenta con las columnas establecidas por la norma, sin embargo no consigna información en la
columnas de Medio de Conservación y/o soporte, Fecha de generación de la información, Frecuencia de actualización.
• El contenido de las decisiones y/o políticas adoptadas que afecten al público, con fundamentos e interpretación autorizada.
• Publicación en el pie de página de la localización física, sucursales o regionales, horarios y días de atención al público: Ubica
física del sujeto obligado, de sus sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o regionales según corresponda, incluyendo ciuda
departamento de ubicación, así como horarios y días de atención al público.
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Gestión
Redes Sociales e Informalidad posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la
Resolución 3564 de 2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente información:
• Normatividad asociada a los servicios prestados desde la Subdirección.

• No se evidencia publicación respecto de información relacionada con las ferias temporales y los servicios prestados en los
puntos de encuentro, como lo son el cicloparqueadero y los puntos de café.
misionales.

• Horario de atención al público de los puntos de encuentro.
• No se observa la existencia de formularios o formatos publicados.
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de
Emprendimiento y Servicios Empresariales y Comerciales posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto
Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 de 2015 y la Estrategia de gobierno en línea) con la publicación de la siguiente
información:
• Normatividad asociada a los servicios de la Subdirección.
misionales.

• Horario de atención al público de las plazas de mercado.
• No se observa la existencia de formularios o formatos publicados.
de conformidad con las directrices establecidas mediante la Circular 7 de 2016, se evidenció que la Subdirección de Formació
Empleabilidad posiblemente incumple (a la luz de la Ley 1712 de 2014, el Decreto Nacional 103 de 2015, la Resolución 3564 d
misionales.
8. No se evidencia formulación de acciones correctivas por parte de la subdirección Administrativa y Financiera, y la Subdirecc
Jurídica y de Contratación, frente a los hallazgos formulados en el informe 5336 de 2016.
Aun cuando el PR-001 Auditorías Internas establece “El auditado cuenta con 8 días hábiles para remitir a la Asesoría de Contr
Interno las acciones correspondientes, aplicando el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora - PR-051,
diligenciando el formato acciones correctivas, preventivas y/o de mejora -FO-007.”
OCESO/ACTIVIDAD: Ley de Transparencia (Ley 1712/2014, Dto 103/2015, Res 3564 de 20
Consultar Informe en SIAFI: 5336 (correspondencia interna 2016) 3793 (correspondencia interna 2017)
9/15/2016 SAF
7/19/2017 SAF
7/19/2017 SDAE
7/19/2017 SJC
7/19/2017 OAC
7/19/2017 SGRSI
7/19/2017 SESEC
7/19/2017 SFE
SAF
7/19/2017
SJC
E AUDITORIAS INTERNAS
Transparencia (Ley 1712/2014, Dto 103/2015, Res 3564 de 2015, GEL)
spondencia interna 2016) 3793 (correspondencia interna 2017)
SEGUIMIENTO
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
7/19/2017
NO SE CONOCE ACCIONES FORMULADAS

Adelantar la revisión y ajuste del esquema de publicación del

IPES, conforme el artículo 12° de la Ley 1712; Los artículos 35°,
41°, 42° y 43° del Decreto 103 de 2015, ; el artículo 2.1.1.5.1
Instrumentos de gestión de la información pública del Decreto
1081 de 2015 y conforme al Anexo 1 numeral 10.4
Instrumentos de gestión de la información pública de la
Resolución 3564 de 2015.
Crear el esquema de publicación en un documento compartido
para que las Subdirecciones y los responsables de cada
información puedan incluir: Medio de Conservación y/o Soporte,
Fecha de generación de la Información y Frecuencia de
Actualización.
Formalizar mediante circular el esquema de publicación de la
entidad para que todas Subdirecciones, asesorías tengan
claridad de los responsables y periodicidad de la publicación de
la información.
Estructurar el link de transparencia atendiendo los lineamientos
de la Resolución 3564 de 2015. Apoyados el anexo 1 incluido
en la auditoria
Publicar en el pie de página de la página web un link que
direccione a la localización física sucursales o regionales,
horarios y días de atención al público: Ubicación física del sujeto
obligado, de sus sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o
regionales según corresponda incluyendo ciudad y
departamentos de ubicación, así como horarios y días de
atención al público.
Solicitar a Recursos Tecnológicos la fecha de la entrega del

sitios web subido en los servidores, ya que dentro del nuevo
diseño de la página web se encuentra desarrollado el calendario
de eventos, Esta nueva página web fue entregada por medio
digital a Recursos Tecnológicos el lunes 24 de Julio 2017 y se a
solicito información mediante memorando No 4178 respecto al
estado del proceso.
Incluir en el manual de comunicaciones los lineamientos de

publicación y actualizar del calendario de actividades con el fin
de socializar y responsabilizar a las áreas misionales las cuales
deben ser las encargadas de enviar la información a la oficina
asesora de comunicaciones para la actualización de dicha
herramienta.
Se estableció formato de inscripción para la feria del madrugón

el cual esta publicado en la página de la Entidad. Así mismo,
recientemente se diseño un formato de inscripción para la feria
de Navidad en diciembre, como para la feria de amor y amistad
la cual se llevara a cabo en Septiembre.
Se solicitara a la Subdirección Administrativa y Financiera, al

grupo de servicio al usuario, la actualización de la guía con
respecto a los servicios y trámites para acceder a las ferias
temporales, a través de un formato de inscripción que ya está
establecido.
Adelantar las acciones necesarias para actualizar el calendario

de actividades y eventos relacionados en la pagina WEB, asi
como la informacióna cargo de la SFE.

, GEL)
Se observó la publicación de la ejecución presupuestal a Diciembre de 2016 y la

publicación del presupuesto asignado para la vigencia 2017. Por lo anterior se CIERRA
el hallazgo, no obstante se reitera a la SAF la importancia de la formulación de las C
acciones correctivas en los términos y condiciones dispuestas en la Entidad para su
formulación y oficialización. (ver informe 3793 de 2017)
A
A
A
A
A
A
A
HAL
Observaciones - Informe Pormenorizado marzo - julio 2017

INFORME PORMENORIZADO 2017
9/22/2017 SGRSI
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
9/29/2017 SDAE
SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
PORMENORIZADO 2017
SE HAN FORMULADO ACCIONES 9/22/2017

A traves del radicado IPES No. 00110-817-005696 del 22 de

Septiembre de 2017, la Subdireccion de Gestion, Redes Sociales e
Informalidad envia el formato FO- 007 con las acciones correctivas,
A
debido a que en este informe no se generaron hallazgos no se tiene
claridad a que corresponde las accione a adelantar por lo que se
revisará para su consideracion.
Con rad. 5882 del 29/09/2017 la SDAE envía respuesta de las

conclusiones y recomendaciones del Informe Pormenorizado de
Control Interno asi:
1. Adelantar el despliegue al plan de trabajo de la cultura
A
organizacional, mediante ejercicios de sensibilización, socialización y
reporte que permita el fortalecimiento del componente de
autocontrol, desarrollo de los lineamiento del Código del buen
gobierno y planeación estratégica de la Entidad
2. Adelantar las acciones asociadas al plan de trabajo del SIG,

respecto a la construcción, seguimiento y reporte colaborativo de la A
bateria de indicadores del cuadro de mando de la Entidad
3. Construir la guía metodológica a través de la cual se evidencie la

articulación de los diversos componentes e instancias de la
A
Planeación estratégica, seguimiento y control realizado desde la
SDAE a toda la Entidad.
4. Elaborar el procedimiento donde se de lineamiento respecto a la

formulación, reformulación, seguimiento y evaluación del plan
A
estratégico, el plan de acción institucional, el plan de acción por
procesos y los proyectos de inversión.
5. Implementar la estratégia Martes de la calidad, espacio de

reflexión y lineamiento de la SDAE, para la mejora contpinua de la A
planeación estratégica y el Sistema Integrado de Gestión.
6. Adelantar el Plan de trabajo asociado con la revisión y ajuste al

Plan Estratégico ( 2017-2020), Mapa de procesos, Plan Operativo, el
A
BSC, Sistemas de información, proyectos de inversión de
información y el sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
HAL
Mediante el memorando de radicado IPES No. 00110-817-002984 de 2017 se dio a conocer los
resultados al primer seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
1. La Entidad presenta un consumo elevado de fotocopias y no se observó la adopción de

estratégias alineadas a la cultura del cero papel, para llegar a fotocopiar únicamente los documentos
estrictamente necesarios
resultados al primer seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
2. Las actividades realizadas durante los meses de enero a mayo de 2017, del programa de consumo
sostenible no han contribuido adecuadamente a la reducción del consumo de fotocopias
resultados al segundo seguimiento de austeridad del gasto de 2017 asi:
Se observa incumplimiento al reglamento interno de manejo de teléfonos móviles en cuanto a:
• no se consignó en el documento contrato que se utilizaría servicio de roming internacional teniendo

en cuenta que el documento contrato indica expresamente q este será un servicio adicional y que
deberá ser solicitado al momento de requerirse, situación que expresamente el reglamento señalo,
cuando indica que deberá quedar consignado dicho servicio en el contrato
• No se evidenció la realización de seguimiento al consumo de telefonía celular por parte del área de
Servicios Generales, situación expresamente señalada en el reglamento.
INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO
6/12/2017 SAF
6/12/2017 SAF
5/9/2017 SAF / SDAE

SEGUIMIENTO A LA A
ACCIONES FORMULADAS
FECHA
AUSTERIDAD DEL GASTO


Plan de Mejoramiento Interno I Diciembre 2017

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DESCRIPCION DEL HALLAZGO

4. No se evidencia avance de actualización en las siguientes caracterizaciones: 1. Gestión para la

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8. No se evidencian planes de emergencia para puntos comerciales y sedes administrativas de la

12. El plan de comunicaciones tiene prevista su implementación a partir de diciembre de 2014 y la

16. No está documentado el procedimiento de aplicación de encuestas para evaluar la satisfacción de

1. Se observa la existencia del documento “DE-002 POLÍTICA DE RIESGO” versión 2 del 13 de

2. Los controles no se encuentran documentados, ni establecen en su redacción la manera como se

• El 84,3% de los controles de riesgos de corrupción NO está documentado.

Es importante recordar, que ninguno de los controles establecidos en la Entidad es suficiente en su

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6. No se observa un plan de acción, donde se incluyan objetivos, metas, indicadores y estrategias

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5. No se evidenció la realización de los Planes de Emergencias y Contingencias para cada Feria

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