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DIFERENTES COMPONENTES
TABLA DE
CONTENIDO
Fondo documental
Sección
Sub-sección
Serie
Sub-serie
Unidad documental
Tipos de unidades
documentales
FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos
producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.
Se entiendo por fondo documental
la agrupación orgánica de
documentos generados por una
institución o persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
funciones que constituyen la
expresión del conjunto de las
actividades desarrolladas.
FONDO DOCUMENTAL
Ejemplos
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Se organizan siguiendo un
tramite administrativo
Los integran un solo tipo o
varios tipos de documentos
Conservan el orden original.
Representan continuidad en
el tiempo
Pueden dividirse por sub-
series
SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Serie: Contratos
SUB-SERIE
La sub-series son el
conjunto de unidades
documentales que forman
parte de una serie,
identificadas de forma
separada de ésta por su
contenido y sus
características específicas.
SUB-SERIE
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie: Historias laborales
administrativos
Sub-serie Historias laborales docentes
de planta
Sub-serie Historias laborales docentes
interinos
UNIDAD
DOCUMENTAL
Es entendida como una
unión de documentos en
pro de generar una acción
administrativa para que en
su posterior trámite realice
la función con motivo de su
creación.
Una unidad documental
puede ser simple o
compuesta dependiendo de
los documentos que hagan
parte de esta unión.
TIPOS DE UNIDADES
DOCUMENTALES
Unidad Documental Unidad Documental
Simple: Es la que está compuesta: Es la que
conformada por una sola posee variedad de
tipología, ya que su tipologías
función es la misma. documentales que van
relacionadas con algo
en común, formando
un expediente
UNIDAD
DOCUMENTAL
Ejemplo
Fondo: Secretaría de Educación del Distrito
Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
Sección: Dirección del talento humano
Sub-sección: Oficina de personal
Serie: Historias laborales
Sub-serie: Historias laborales
administrativos
Unidad documental compuesta:
Expediente conformado por hoja de
vida, documento de
identificación, estudios
realizados, memorandos, reconocimientos
, etc.
ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA