PENGENDALIAN

BIAYA
( COST CONTROL )

Jayakarta Hotel
2018

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 1

 PENGENDALIAN BIAYA (COST CONTROL)

DEFINISI

Pengendalian biaya (cost control) adalah suatu proses dimana

pimpinan berusaha untuk mengendalikan biaya agar sesuai
dengan yang diharapkan.

TUJUAN

Memberikan data operasional secepat mungkin agar tindakan

perbaikan (bila diperlukan) dapat dilaksanakan secepatnya.

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 2

 NATURE OF COSTS

MATERIALS ( Food & Beverage Cost)

Meat, vegetables, fruit, groceries, etc.

40 %

LABOR COSTS
Wages, salaries, staff meal
staff accomodation, social benefits, etc

19 %

SALES
100 %

OVERHEADS
Rent, gas, electricity, water, insurance,
repairs

21 %

`
NET PROFIT

20 %

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 3

 COST IN RELATION TO VOLUME OR SALES

SALES

PROFIT

COST

DIRECTLY-
VARIABLE

SEMI
VARIABLE

FIXED

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 4

 FLOW OF COST THROUGHT THE VARIOUS
FOOD AND BEVERAGES ACTIVITIES

PURCHASING

RECEIVING

STORING

ISUING

PRE-PREPARATION
(BUTCHERING, VEGETABLE CLEANING, ETC

PORTIONING

PR E PARAT I O N
(COOKING, BAKING, SALAD & SANDWICH MAKING, ETC)

SERVICE

ACCOUNTING &
SALES

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 5

 KONTROL PEMBELIAN

Mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan (berdasarkan

spesifikasi yang ada) dengan harga yang sebaik mungkin.

Faktor yang perlu dipertimbangkan guna menentukan kebutuhan barang :

1. Tipe usaha.

2. Menu dan harga jual (disesuaikan dengan kualitas)

3. Bagaimana dan bila, barang tersebut digunakan

4. Kondisi fisik tempat penyimpanan

Persyaratan :

1. Petugas pembelian yang "Qualified"

2. Standard Purchase Specification.

3. Metode dan Prosedur pembelian yang efektif.

PURCHASE FOR FOOD ITEM

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 6

GROCERY SUPPLIER
LIST

MEAT & RECEIVING

VEGETABLE CLERK
LIST

APPROVAL APPROVAL
DEPT. YES PERSON YES
HEAD ASSIGNED

BEVERAGE PURCHASING
LIST NO NO FILE

DIRECT REVISED DEPT.

ISSUE LIST CONCERN
FILE

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 7

 PURCHASE FOR NON FOOD ITEM

PURCHASE
REQUEST

APPROVAL REVISED
DEPT. HEAD

YES

NO
APPROVAL
G.M.

YES

PURCHASE
ORDER

RECEIVING PURCHASING
SUPPLIER
CLERK FILE

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 8

 KATA KUNCI DALAM PEMBELIAN

· Standard Purchase Specification yang mengacu pada harga

dan kualitas barang yang sesuai dengan kebutuhan.

· Market List, Purchase Order dan Purchase Price Comparision

· Guna "approval" dalam Purchase Order / Market List

· Penyebaran (distribution) dari salinan Purchase Order /

Market List

· Metode dan prosedur pembelian yang efektif

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 9

 RECEIVING CONTROL

· Personnel bagian penerimaan barang yang kompeten

· Fasilitas dan peralatan yang memadai di area penerimaan

barang

· Kualitas seorang penerima barang

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 10

 RECEIVING

DELIVERY
OF GOODS

RECEIVING
CHECK :
CLERK
· QUALITY
· QUANTITY

DEPT. GENERAL
CONCERN STORE

COST
CONTROLLER

ACCOUNT
PAYABLES

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 11

 KATA KUNCI "RECEIVING"

· Kegunaan dari "Merchandise Received without

Document"

· Rekonsiliasi dari persetujuan para petugas di dalam

format "Receiving Stamp"

· Kaitan "Credit Memo" dengan kemampuan supplier dan

"Account Payable"

· Prosedur dan kegunaan "Meat Tag" dan "Meat Tag

control Sheet"

· Hubungan "Receiving Sheet" dengan penghitungan :

- Daily Cummulative Cost

- Inventory
- Pemeriksaan faktur Supplier di A/P

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 12

 "STORING & ISSUING CONTROL"

KONDISI DAN PERALATAN

· Menjaga agar area gudang bersih dan kering

· Hindari periode penyimpangan yang berlebihan

· Temperatur yang benar

Penyusunan dan penempatan bahan mentah di gudang.

Pencegahan pencurian :

· Kunci yang memadai

· Kontrol yang efektif terhadap kunci

· Pengendalian terhadap keluar masuknya bahan mentah

· Jangan mengeluarkan barang dari gudang tanpa adanya

otorisasi yang benar

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 13

 KATA KUNCI "STORAGE & ISSUANCE"

· Prosedur pembuatan "Bin Card", "Perpetual Inventory

Card" dan " Food Inventory Control"

· Prosedur "Store Requisition" dan kegunaannya untuk

Penghitungan biaya dan inventory.

· Kegunaan "Transfer Memo" dikaitkan dengan

penghitungan biaya masing-masing outlet.

· "Spoilage and Breakage Report" dikaitkan dengan

perhitungan biaya dan inventory.

· Pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang yang diterima

"store keeper" dari "receiving clerk".

· Penanganan "Requisition" dan metode "FIFO"

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 14

 PERHITUNGAN BOOK INVENTORY

Opening Hasil perhitungan sisa barang

Inventory (secara fisik) dari bulan yang
lalu

Purchase Total pembelanjaan selama

(+) periode 1 bulan seperti yang
tertera dalam receiving sheet

Total Available Total bahan mentah yang

tersedia untuk melakukan
penjualan

Issue Total bahan mentah yang

dikeluarkan dari gudang
seperti yang tertera dalam
store requisition dalam satu
bulan
(-)

Closing Inventory Jumlah sisa barang yang

harus ada berdasarkan
pencatatan pembelanjaan dan
pengeluaran dari gudang,
yang hasilnya harus sama
dengan hasil perhitungan
bahan mentah secara fisik.

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 15

 FORMULA "STORE ROOM RECONCILIATION"

Book Inventory

Physical Inventory (-)

Lebih/kurang dari Physical Inventory

% Perbedaan

Lebih/kurang bulan yang lalu

% Perbedaan

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 16

 INVENTORY

General
Store

Physical Daily Inventory

Inventory Store Sheet

Other
Outlet

Inventory Inventory
Total Unit Total
of each Rupiah
items

Analyzed Analyzed

Food
Stock
Inventory
Control
Perpetual
Inventory
Card

Store Room
Reconciliation

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 17

 KATA KUNCI INVENTORY

Teknik inventory yang benar, melalui teknik-teknik sebagai

berikut :

· Format Inventory yang telah dicetak terlebih dahulu

· Mulai menghitung sisa barang pada outlet yang tidak
sibuk dan terakhir kalinya baru menghitung pada outlet
yang sibuk.
· Sistem kontrol pada waktu pelaksanaan penghitungan
sisa barang (closing inventory)

Pengecekan antara total unit untuk masing-masing item

antara pencatatan "cardex" dengan "physical inventory"

Rekonsiliasi total rupiah hasil penghitungan "Inventory

Sheet" dengan "Food stock Inventory Control"

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 18

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 19
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 20
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 21
 BUTCHER TEST CARD
ITEM : AUSTRALIAN SIRLOIN GRADE : NO 1
PIECES WEIGHING : 1,900 KG at RP. 26.500,-/KG TOTAL : Rp. 50.350,-

DATE : SUPPLIER :
WEIGHT RATIO VALUE TOTAL COST OF PORTION COST
KG TO PER KG VALUE EACH FACTOR PER
ITEM TOTAL USABLE
WEIGHT KG SIZE COST KG PORT
(%)

INITIAL RAW
WEIGHT 1,900 100,00 26.500 50.350 37.022 100 GR Rp. 3.702 1,40 0,14

LESS :

MEAT/FAT 0,540 28,42

SALEABLE MEAT 1,360 71,58

REMARKS :

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 22

 MENU
ENGINEERING

PROFIT AND POPULARITY

ORIENTED STRATEGY

· Analysis of a menu’s profitability must

consider the contribution margin of each
menu item

· Analysis of menu items in term of both :

PROFITABILITY & POPULARITY

· Four (4) menu items categories based upon

profitability and popularity factors
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 23
 EXECUTIVE CHEF F & B MANAGER

1. MENU PLANNING 1. MENU PLANNING

2. MENU ENGINEERING 2. MENU ENGINEERING

3. MENU MERCHANDISING 3. MENU MERCHANDISING

MENU PLANNING PRESENTATION FEED BACK

A. COST (MENU MERCHANDISING) (MENU ENGINEERING)

B. AVAILABILITY
C. MARKET DEMAND

D. NUTRITION VALUE

E. PRICING POLICY

F. STANDARD RECIPE

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 24

 MENU ENGINEERING

AN EFFECTIVE METHOD TO EFFECTIVE

BUDGETING & REVENUE OPTIMIZATION

INTERACTIVE ANALYSIS
- MENU MIX (MM) & CONTRIBUTION MARGIN
(CM)

- CATEGORIZATION OF MENU ITEMS BASED

UPON :

PROFITABILITY AND POPULARITY

MM – RANK CM – RANK CLASSIFICATION

HIGH HIGH STAR

HIGH LOW PLOWHORSE

LOW HIGH PUZZLE

LOW LOW DOG

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 25

 FORMULA

Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 26