Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Ведение таблицы
Таблица “РАБОТА” содержит скрипт всей автоматизации учёта тренировок, а также триггеры запуска разных частей скрипта.
Теперь появилось новое пользовательское “МЕНЮ ТРЕНЕРА” (п.1), с помощью которого в ручном режиме выполняется “КОПИРОВАНИЕ
ДАННЫХ ИЗ GOOGLE CALENDAR” (п.2) и “ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ МЕСЯЦА” (п.3).
На странице “ДАННЫЕ ИЗ КАЛЕНДАРЯ” находятся все состоявшиеся (актуальные) тренировки тренера, которые были перенесены из Google
Календаря и отсортированы.
В шапке этой таблицы есть три изменяемых параметра:
- п.4 - флажок (есть или нет) - отвечает за автоматический или ручной режим копирования данных из календаря;
- п.5 - календарная дата - устанавливается необходимая дата для выборочного копирования данных из календаря;
- п.6 - ID админской таблицы - ключ доступа к таблице для сверки тренировок за день и задолженности по клиентам.
Начинается работа с установки “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ” (п.6), который нужно будет менять каждый месяц параллельно с администрацией.
Девочки создают новую таблицу и расшаривают доступ просмотра всем тренерам, тогда можно открыть этот файл и извлечь новый ID.
Без ID копирование данных из календаря может выполняться, но тогда не будет сверки по количеству тренировок с администрацией и
контроля задолженности клиентов. Ключ нужно постоянно брать новый так как у администрации таблица создаётся каждый месяц новая и он
постоянно меняется.
Проблемы со сверкой могут возникнуть в начале нового месяца, когда записываются уже новые тренировки клиентов, а количество сверяется
ещё по старой таблице в этот же день. В таком случае не нужно паниковать и достаточно заменить ID на новый, а сверку в этот день сделать в
самостоятельно. Позже скрипт будет делать всё автоматически.
Каждая первая строка нового календарного дня выделяется цветом (п.7) и в ней содержатся суммы тренировок за этот день (п.15 - п.21).
п.8 - количество персональных тренировок за день;
п.9 - количество персональных тренировок, которое отмечено в таблице администратора;
п.10 - дата и время проведения тренировки;
п.11 - п.14 - тренировки клиентов;
п.15 - количество групповых тренировок за день;
п.16 - количество бесплатных тренировок за день;
п.17 - количество купленных абонементов после бесплатной тренировки;
п.18 - количество тренировок, которые были не вовремя отменены;
п.19 - количество тренировок, которые были проведены по причине наличия справки у клиента или разрешения от руководства;
п.20 - количество тренировок, которые были посещены родственником тренера.
Когда в соответствующей ячейке (п.6) есть “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ”, то будет выполняться проверка количества персональных тренировок
отмеченных у тренера в Google календарь и таблице администратора. Результат такой проверки будет следующий:
- п.21 - ячейка меняет цвет на красный и рядом записывается количество из таблицы администратора - нужно сделать сверку
самостоятельно;
- п.22 - ячейка остаётся зеленого цвета и рядом записывается количество из таблицы администратора - всё отлично.
А если ID нет, то:
- п.23 - ячейка остаётся зеленого цвета и рядом записывается информация о том что проверки не было - нужно сделать сверку
самостоятельно.
Когда наступит конец месяца (п.24), то программа сделает строку (п.25) для суммы значений за месяц по каждому типу тренировок:
Если был установлен “АВТОМАТИЧЕСКИЙ РЕЖИМ КОПИРОВАНИЯ ДАННЫХ ИЗ КАЛЕНДАРЯ” (п.4), то программа также узнает последний
день месяца и окрасит нужную строку в желтый цвет (п.25).
После того как наступил новый месяц и уже скопирован новый ID админской таблицы - необходимо сделать сумму тренировок за прошлый
месяц.
Не особо важно в какой день это будет сделано, главное чтобы до конца нового месяца. Это выполняется с помощью отдельного меню (п.1) и
нажатием “ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ МЕСЯЦА” (п.3):
Тогда программа сделает сумму всех значений в каждой отдельной колонке между двумя соседними желтыми строками и запишет результат в
нижнюю (там где мы ждём результат прошлого месяца):
В желтой строке находятся формулы сумм (п.27), поэтому если потребуется изменить значения выше - это приведет к изменениям результатов
в этой строке:
Также пока будет проходить подсчёт результатов месяца высветится всплывающее окно (п.28) с предложением скопировать формулы в
соседнюю вкладку “ANALITICLIST” (п.29) в таблице:
Можно отказаться от копирования по каким-то причинам, тогда данные не копируются, а сумма значений запишется в желтую строку.
Во вкладке “ANALITICLIST” (п.29) будут храниться только итоги каждого месяца, что позволит смотреть на картину более глобально:
В ячейке дата (п.31), записан последний день месяца в котором были проведены тренировки. В каждой из ячеек с цифрами хранится
формула, которая показывает информацию со вкладки “Данные из календаря” (п.30). Если изменить значения в “Данные из календаря” (п.30),
то они также обновятся в “ANALITICLIST” (п.29).
Во вкладке “СКРИНШОТЫ” (п.33) хранятся изображения ключевых моментов по работе скрипта и если будет замечена проблема в работе, то
первым делом следует проверить не изменилась ли админская таблица и формат записи в календаре:
Ведение календаря
У каждого тренера есть рабочий Google календарь, куда он записывает тренировки клиентов особым образом. Доступ к этому календарю
возможен с ПК или телефона. Чтобы администратор видела имеющиеся записи - необходимо предоставить доступ:
версия с ПК
версия с телефона:
В поисковике найти “ГУГЛ КАЛЕНДАРЬ” (п.43), выбрать один из предложенных вариантов (п.44), а затем открыть ссылку на календарь (п.45):
В открытом окне изменить отображение на “ВЕРСИЯ ДЛЯ НАСТОЛЬНЫХ ПК” (п.46), а далее следовать описанию выше - открыть
“НАСТРОЙКИ” (п.34):
Теперь все записи тренера в календаре будут доступны для просмотра администрации. Синхронизация данных происходит автоматически при
наличии интернета на устройствах.
Тренер записывает клиентов на тренировку, а также корректирует имеющиеся записи сам. Администратор не имеет прав доступа для этого.
У администратора есть свои данные по посещениям клиентов, а скрипт ночью сверится с количеством в календаре тренера и выдаст
результат.
Если изменить записи в календаре в прошедшие дни, то они не изменятся в таблице “РАБОТА”.
После того как ежедневное копирование было сделано, а тренер узнал, о покупке абонемента после “бесплатной пробной тренировки”, ему
необходимо самостоятельно зайти в удобное время в таблицу “РАБОТА” и поставить “+” возле слова “бпт” (п.47), также изменить число в
зелёной строке (п.48):
Внутри таблицы “РАБОТА” открыть меню “ИНСТРУМЕНТЫ” (п.49), а затем “РЕДАКТОР СКРИПТОВ” (п.50):
Затем нужно создать два триггера с разными настройками, нажав на кнопку в нижнем правом углу экрана “ДОБАВЛЕНИЕ ТРИГГЕРА” (п.52)
Триггер №1 - для автоматического копирования данных из календаря в таблицу и одновременную сверку с администрацией:
Триггер №2 - для автоматической проверки задолженности клиента на текущую дату и отправки уведомления в телеграм чат тренеру если
она есть:
Ведение закладки “Зарплата” (п.53)
(личная бухгалтерия тренера)
Сейчас в таблице созданы несколько месяцев и итоговая годовая таблица. В будущем нужно будет самому добавлять строки если платежей
много или удалять если их мало.
В таблице уже имеется формула, которая суммирует доход и вычитает налог - получается чистая зарплата п.55.
Новый месяц заполняется отдельно. Значения каждого месяца в ручном режиме копируем в годовую таблицу:
*колонки в таблице заполняются в ручном режиме после того как месяц завершился - установкой формул по каждой категории.
Если другой тренер выполнял нашу работу и ему компенсируем оплату, то эти цифры также нужно записать в таблицу (со знаком минус!),
чтобы были более точными цифры за месяц/год:
Проверка задолженности по клиенту
После того как настроили “ТРИГГЕР ЗАПУСКА №2” (п.51) в программе и указали “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ” (п.6) начнется ежедневное
сканирование таблицы на наличие красных ячеек (п.55, нет оплаты) в закладке тренера:
Таблица сканируется с начала месяца и до текущей даты. Если встречается долг (п.55) и потом нет оплаты (п.56), то о нём будет сообщено
тренеру в личном сообщении в Telegram чате с AdminBot. Новый день - новое сканирование, если нет оплаты, то новое сообщение.
Если в таблице будет несколько должников и у каждого разное кол-во неоплаченных тренировок, то в одном сообщении они будут
перечислены.
Когда будет оплата от клиента - администрация поставит розовый цвет ячейки (п.56) и сообщения в Telegram перестанут приходить. Если в
последующие дни появится новый долг, то он будет считать отдельно - не учитывая прежние.
Поскольку доступ к таблице администратора меняется ежемесячно, то AdminBot не знает о долгах прошлого месяца и не суммирует их с
долгами текущего месяца.