Вы находитесь на странице: 1из 21

Автоматизация тренерского учёта

Состоит из нескольких ресурсов:


- Google таблицы “РАБОТА”
- с закладками:
- “ДАННЫЕ ИЗ КАЛЕНДАРЯ”
- “ANALITICLIST”
- “СКРИНШОТЫ”
- “ЗАРПЛАТА”
- Google календаря “ФАМИЛИЯ ТРЕНЕРА”
- Google таблицы “ТЕКУЩИЙ МЕСЯЦ/ГОД. ПОСЕЩЕНИЕ КЛИЕНТОВ” (админский файл)
- Telegram чата с ботом
- Google скрипта
- Триггеров запуска скриптов

Ведение таблицы
Таблица “РАБОТА” содержит скрипт всей автоматизации учёта тренировок, а также триггеры запуска разных частей скрипта.

Теперь появилось новое пользовательское “МЕНЮ ТРЕНЕРА” (п.1), с помощью которого в ручном режиме выполняется “КОПИРОВАНИЕ
ДАННЫХ ИЗ GOOGLE CALENDAR” (п.2) и “ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ МЕСЯЦА” (п.3).

На странице “ДАННЫЕ ИЗ КАЛЕНДАРЯ” находятся все состоявшиеся (актуальные) тренировки тренера, которые были перенесены из Google
Календаря и отсортированы.
В шапке этой таблицы есть три изменяемых параметра:
- п.4 - флажок (есть или нет) - отвечает за автоматический или ручной режим копирования данных из календаря;
- п.5 - календарная дата - устанавливается необходимая дата для выборочного копирования данных из календаря;
- п.6 - ID админской таблицы - ключ доступа к таблице для сверки тренировок за день и задолженности по клиентам.

Начинается работа с установки “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ” (п.6), который нужно будет менять каждый месяц параллельно с администрацией.
Девочки создают новую таблицу и расшаривают доступ просмотра всем тренерам, тогда можно открыть этот файл и извлечь новый ID.

Таблицу найти можно на личной почте:

или на Google диске:


Открываем эту таблицу и смотрим на строку с адресом к ней. Там между косыми чертами находится искомый ID, который копируем и
вставляем в свою таблицу “РАБОТА” (п.6):

Без ID копирование данных из календаря может выполняться, но тогда не будет сверки по количеству тренировок с администрацией и
контроля задолженности клиентов. Ключ нужно постоянно брать новый так как у администрации таблица создаётся каждый месяц новая и он
постоянно меняется.

Проблемы со сверкой могут возникнуть в начале нового месяца, когда записываются уже новые тренировки клиентов, а количество сверяется
ещё по старой таблице в этот же день. В таком случае не нужно паниковать и достаточно заменить ID на новый, а сверку в этот день сделать в
самостоятельно. Позже скрипт будет делать всё автоматически.

Каждая первая строка нового календарного дня выделяется цветом (п.7) и в ней содержатся суммы тренировок за этот день (п.15 - п.21).
п.8 - количество персональных тренировок за день;
п.9 - количество персональных тренировок, которое отмечено в таблице администратора;
п.10 - дата и время проведения тренировки;
п.11 - п.14 - тренировки клиентов;
п.15 - количество групповых тренировок за день;
п.16 - количество бесплатных тренировок за день;
п.17 - количество купленных абонементов после бесплатной тренировки;
п.18 - количество тренировок, которые были не вовремя отменены;
п.19 - количество тренировок, которые были проведены по причине наличия справки у клиента или разрешения от руководства;
п.20 - количество тренировок, которые были посещены родственником тренера.

Когда в соответствующей ячейке (п.6) есть “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ”, то будет выполняться проверка количества персональных тренировок
отмеченных у тренера в Google календарь и таблице администратора. Результат такой проверки будет следующий:
- п.21 - ячейка меняет цвет на красный и рядом записывается количество из таблицы администратора - нужно сделать сверку
самостоятельно;
- п.22 - ячейка остаётся зеленого цвета и рядом записывается количество из таблицы администратора - всё отлично.
А если ID нет, то:
- п.23 - ячейка остаётся зеленого цвета и рядом записывается информация о том что проверки не было - нужно сделать сверку
самостоятельно.

Когда наступит конец месяца (п.24), то программа сделает строку (п.25) для суммы значений за месяц по каждому типу тренировок:
Если был установлен “АВТОМАТИЧЕСКИЙ РЕЖИМ КОПИРОВАНИЯ ДАННЫХ ИЗ КАЛЕНДАРЯ” (п.4), то программа также узнает последний
день месяца и окрасит нужную строку в желтый цвет (п.25).

После того как наступил новый месяц и уже скопирован новый ID админской таблицы - необходимо сделать сумму тренировок за прошлый
месяц.
Не особо важно в какой день это будет сделано, главное чтобы до конца нового месяца. Это выполняется с помощью отдельного меню (п.1) и
нажатием “ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ МЕСЯЦА” (п.3):

Тогда программа сделает сумму всех значений в каждой отдельной колонке между двумя соседними желтыми строками и запишет результат в
нижнюю (там где мы ждём результат прошлого месяца):
В желтой строке находятся формулы сумм (п.27), поэтому если потребуется изменить значения выше - это приведет к изменениям результатов
в этой строке:

Также пока будет проходить подсчёт результатов месяца высветится всплывающее окно (п.28) с предложением скопировать формулы в
соседнюю вкладку “ANALITICLIST” (п.29) в таблице:
Можно отказаться от копирования по каким-то причинам, тогда данные не копируются, а сумма значений запишется в желтую строку.

Во вкладке “ANALITICLIST” (п.29) будут храниться только итоги каждого месяца, что позволит смотреть на картину более глобально:

В ячейке дата (п.31), записан последний день месяца в котором были проведены тренировки. В каждой из ячеек с цифрами хранится
формула, которая показывает информацию со вкладки “Данные из календаря” (п.30). Если изменить значения в “Данные из календаря” (п.30),
то они также обновятся в “ANALITICLIST” (п.29).
Во вкладке “СКРИНШОТЫ” (п.33) хранятся изображения ключевых моментов по работе скрипта и если будет замечена проблема в работе, то
первым делом следует проверить не изменилась ли админская таблица и формат записи в календаре:

Ведение календаря
У каждого тренера есть рабочий Google календарь, куда он записывает тренировки клиентов особым образом. Доступ к этому календарю
возможен с ПК или телефона. Чтобы администратор видела имеющиеся записи - необходимо предоставить доступ:
версия с ПК
версия с телефона:
В поисковике найти “ГУГЛ КАЛЕНДАРЬ” (п.43), выбрать один из предложенных вариантов (п.44), а затем открыть ссылку на календарь (п.45):
В открытом окне изменить отображение на “ВЕРСИЯ ДЛЯ НАСТОЛЬНЫХ ПК” (п.46), а далее следовать описанию выше - открыть
“НАСТРОЙКИ” (п.34):
Теперь все записи тренера в календаре будут доступны для просмотра администрации. Синхронизация данных происходит автоматически при
наличии интернета на устройствах.

Тренер записывает клиентов на тренировку, а также корректирует имеющиеся записи сам. Администратор не имеет прав доступа для этого.

Правила записи в календарь:


● у каждого клиента своя ячейка (событие);
● у каждой тренировки в настройках указано время начала и завершения;
● если тренировка особенная, то она обозначается словами триггерами:
○ группа;
○ бпт;
○ бпт+ (после букв без пробела написан +);
○ не пришел/ не пришёл/ не пришла;
○ справка;
○ свой_человек;
Не имеет значения с большой или маленькой буквы написано слово, но важны ошибки в слове, наличие символов, пробелов.

Имя и фамилия клиента - любые посещения персональных тренировок;


группа - тренировки клиентов до 10 чел;
бпт - слово, которое следует через пробел или тире после имени клиента. Обозначает бесплатная пробная тренировка;
бпт+ - слово, которое следует через пробел или тире после имени клиента. Обозначает купленный абонемент после бесплатной пробной
тренировки;
не пришел/ не пришёл/ не пришла - словосочетание, которое следует через пробел или тире после имени клиента. Обозначает не вовремя
отмененую тренировку;
справка - слово, которое следует через пробел или тире после имени клиента. Обозначает тренировку, которая была проведена по причине
наличия справки у клиента или разрешения от руководства;
Тренер планирует свою работу заранее и записи в календаре могут позже изменяться. Например клиент отменил тренировку, записался
накануне занятия, на группу никто не пришел и она не состоялась. Все записи подлежат корректировке, но нужно помнить о том, что данные
из календаря будут переноситься ежедневно ночью. Поэтому в конце рабочего дня в календаре должна быть идеальная картина о
проделанной работе (кто был, во сколько, какой тип занятия…).

У администратора есть свои данные по посещениям клиентов, а скрипт ночью сверится с количеством в календаре тренера и выдаст
результат.

Если изменить записи в календаре в прошедшие дни, то они не изменятся в таблице “РАБОТА”.

После того как ежедневное копирование было сделано, а тренер узнал, о покупке абонемента после “бесплатной пробной тренировки”, ему
необходимо самостоятельно зайти в удобное время в таблицу “РАБОТА” и поставить “+” возле слова “бпт” (п.47), также изменить число в
зелёной строке (п.48):

Тогда формулы и статистика покажут реальную картину о проделанной работе.


Запуск триггеров проекта
(таймер запуска программы)

Внутри таблицы “РАБОТА” открыть меню “ИНСТРУМЕНТЫ” (п.49), а затем “РЕДАКТОР СКРИПТОВ” (п.50):

В открывшемся редакторе выбрать “ТРИГГЕРЫ ТЕКУЩЕГО ПРОЕКТА” (п.51):

Затем нужно создать два триггера с разными настройками, нажав на кнопку в нижнем правом углу экрана “ДОБАВЛЕНИЕ ТРИГГЕРА” (п.52)
Триггер №1 - для автоматического копирования данных из календаря в таблицу и одновременную сверку с администрацией:
Триггер №2 - для автоматической проверки задолженности клиента на текущую дату и отправки уведомления в телеграм чат тренеру если
она есть:
Ведение закладки “Зарплата” (п.53)
(личная бухгалтерия тренера)

Сейчас в таблице созданы несколько месяцев и итоговая годовая таблица. В будущем нужно будет самому добавлять строки если платежей
много или удалять если их мало.

От тренера требуется все деньги, полученные у администрации, регистрировать в таблице:


● дата получения (она может быть отличной от даты оплаты клиента администрации, но это не проблема);
● плательщика (имя и фамилия);
● сумма, грн;
● вид платежа;
● налог, грн (п.54).

В таблице уже имеется формула, которая суммирует доход и вычитает налог - получается чистая зарплата п.55.
Новый месяц заполняется отдельно. Значения каждого месяца в ручном режиме копируем в годовую таблицу:
*колонки в таблице заполняются в ручном режиме после того как месяц завершился - установкой формул по каждой категории.

Виды платежей могут быть разными:


● Групповые тренировки
● Персональная тренировка 1-10, 20%скидки
● Персональная тренировка 1-10, 8%скидки
● Персональная тренировка 1-10, 5%скидки
● Персональная тренировка 1-10, 4%скидки
● Персональная тренировка 1-10, 3%скидки
● Персональная тренировка 1-5
● Персональная тренировка 1
● Премия с бесплатных тренировок в клубе (перечисление имён)
● Премия за * место в рейтинге по количеству тренировок
● Программирование группы
● Дополнительные мероприятия

Если другой тренер выполнял нашу работу и ему компенсируем оплату, то эти цифры также нужно записать в таблицу (со знаком минус!),
чтобы были более точными цифры за месяц/год:
Проверка задолженности по клиенту
После того как настроили “ТРИГГЕР ЗАПУСКА №2” (п.51) в программе и указали “ID АДМИНСКОЙ ТАБЛИЦЫ” (п.6) начнется ежедневное
сканирование таблицы на наличие красных ячеек (п.55, нет оплаты) в закладке тренера:

Таблица сканируется с начала месяца и до текущей даты. Если встречается долг (п.55) и потом нет оплаты (п.56), то о нём будет сообщено
тренеру в личном сообщении в Telegram чате с AdminBot. Новый день - новое сканирование, если нет оплаты, то новое сообщение.

Если в таблице будет несколько должников и у каждого разное кол-во неоплаченных тренировок, то в одном сообщении они будут
перечислены.
Когда будет оплата от клиента - администрация поставит розовый цвет ячейки (п.56) и сообщения в Telegram перестанут приходить. Если в
последующие дни появится новый долг, то он будет считать отдельно - не учитывая прежние.

Поскольку доступ к таблице администратора меняется ежемесячно, то AdminBot не знает о долгах прошлого месяца и не суммирует их с
долгами текущего месяца.