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Nombre del Proceso Talento Humano Código PD-GT-03

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL


Nombre del Documento Versión 1
DE CAPACITACIÓN

Fortalecer las habilidades, destrezas individuales y colectivas de los servidores públicos, para mejorar las competencias en el desempeño de su
1. OBJETIVO
labor.

2. ALCANCE Inicia con el levantamiento de diagnóstico de necesidades de capacitación hasta el desarrollo del programa y su evaluación.

Capacitación: Orientada al desarrollo de capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal,
grupal y organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los servidores públicos y el mejoramiento en la prestación del servicio. Dentro de la
capacitación de encuentran contemplados los programas de inducción y reinducción.
Competencias Laborales: La capacidad de una persona para desempeñar en diferentes contextos y con base en los requerimiento de calidad y resultados
esperados, las funciones inherentes a un empleo, capacidad que esta determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado público.
Plan Institucional de Capacitación (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos
objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los
empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad pública.
Procesos de Formación: Aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función
administrativa.
Principios rectores de capacitación: Complementariedad, integralidad, objetividad, participación, prevalencia del interés de la organización, integración a la carrera
administrativa, prelación de los empleados de carrera administrativa.
Programa de Inducción: Programa de inducción y capacitación, el cual esta destinado a facilitar y fortalecer la integración del nuevo empleado a la cultura del servicio
3. DEFINICIONES públio y a la cultura de la organización, brindando información en aspectos tales como: función pública, régimen disciplinario, ley de transparencia, código de ética y
proyectos de inversión.
Programa de reinducción: Esta dirigido a reorientar la integración del funcionario a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los
asuntos de la organización. Los programas de reinducción se impartirán a los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento que se produce dichos
cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral
administrativa. El funcionario tiene la obligación de asistir a los programas según lo establecido en el PIC, la asistencia quedará consignada en el formato de control de
asistencia.
Proyecto de aprendizaje en equipo: Es el conjunto de acciones desarrollados por un grupo de empleados para lograr aprendizajes, el proyecto de aprendizaje se
concreta en un plan de acción, en el que se formulan programas de formación y capacitación para resolver sus necesidades específicas y al mismo tiempo, transformar
y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral.
1. Orientar las capacitaciones de acuerdo con los resultados del instrumento que se emplee para detectar las necesidades de fortalecimiento y/o entrenamiento, así́
como con el plan de mejoramiento individual que se consigne en las evaluaciones de desempeño y realizar el seguimiento correspondiente.
2. Adoptar anualmente un Plan Institucional de Capacitación de acuerdo con las necesidades detectadas por las dependencias y/o áreas y en los planes de
mejoramiento individual descritos en las evaluaciones del desempeño.
3. Se deben constituir grupos internos de capacitación y formación, para satisfacer las necesidades de fortalecimiento y/o entrenamiento de toda la comunidad
institucional.
4. Los rubros asignados para capacitación estarán dirigidos al desarrollo de competencias laborales, para los funcionarios de carrera administrativa de la entidad.
5. Se deben realizar los procesos contractuales a que haya lugar con el fin de ejecutar el programa del PIC.
6. El plan de capacitación contendrá́ un temario por orden de prioridad de los aspectos más relevantes necesarios para el logro de los objetivos institucionales y que
contribuyan al desarrollo efectivo de las funciones de los servidores públicos de la entidad. El PIC deberá ser previamente aprobado por la Comisión de Personal de la
4. POLÍTICAS DE Entidad.
OPERACIÓN 7. Evaluar las formaciones realizadas, en términos del impacto en la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestión para determinar oportunidades de mejora y
afirmar competencias de los servidores públicos.
8. Se debe revisar la oferta pública de capacitaciones, para coordinar programas de formación en los que se ajusten las necesidades institucionales a los programas
ofertados.
9. Se debe designar un presupuesto que satisfaga las necesidades a atender en el desarrollo y ejecución del Plan.

Decreto 1567 de 1998


Ley 909 de 2004
5. NORMATIVIDAD Decreto 1227 de 2005
Ley 1064 de 2006
Decreto 1083 de 2015
6. PROCEDIMIENTO
CICLO RESPONSABLE PUNTOS DE DOCUMENTO
Nº. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
PHVA CARGO DEPENDENCIA CONTROL REGISTRO

INICIO

Recoger información de necesidades


Se aplica un instrumento para
recopilar las necesidades de los
servidores de la entidad, con
respecto a sus necesidades de
Profesional
capacitación. Se solicita a las Verificar que todos
Universitario ó Encuesta, actas de
áreas o dependencias la Subdirección de los servidores hayan
1 P Profesional Focus Group,
identificación de problemas Gestión Corporativa diligenciado la
Especializado y/o correos electrónicos
(necesidades, dificultades, encuesta
Contratista
retos o exigencias) que afectan
el cumplimiento de la misión
institucional y la satisfacción de
las prioridades institucionales.
Priorizar necesidades y elaborar PIC
Se priorizan las necesidades
atendiendo la disponibilidad de
recursos de la vigencia y se
Verificar que el PIC
elabora el Plan Institucional de
refleje las
Capacitación (PIC). En la Profesional
necesidades de
formulación del PIC, se Universitario ó
Subdirección de capacitación Plan Institucional de
2 P involucran a los Líderes de Profesional
Gestión Corporativa prioritarias y que el Capacitación (PIC)
Proceso, para construir los Especializado y/o
PIC no excedan los
grupos de formación internos y Contratista
recursos de la
se definen responsabilidades
vigencia
frente a Talento Humano, en la
ejecución y seguimiento del
PIC.

1
1
Se presenta el PIC a la Comisión
de Personal para aprobación, que Profesional
resulta de la consolidación de la Universitario ó
Presentar PIC para aprobación Subdirección de
3 H información de las necesidades de Profesional
Gestión Corporativa
capacitación. Especializado y/o
Contratista

¿PIC
aprobado?
NO
SI
Se realizan los ajustes al PIC, de Profesional
acuerdo con las observaciones Universitario ó
presentadas por la Comisión de Subdirección de
4 Ajustar el PIC H Personal, y se presenta de nuevo Profesional PIC ajustado
Gestión Corporativa
para su aprobación Especializado y/o
Contratista
Una vez aprobado el PIC por parte Profesional
Elaborar acto administrativo de de la Comisión de Personal, se Universitario ó Acto administrativo
elabora el acto administrativo de Subdirección de
5 aprobación H Profesional de aprobación y
aprobación y adopción Gestión Corporativa
Especializado y/o adopción del PIC
Contratista
Se elabora el cronograma de
trabajo para ejecución del PIC Profesional
Elaborar cronograma durante la vigencia. Universitario ó
Subdirección de
6 H Profesional Cronograma
Gestión Corporativa
Especializado y/o
Contratista

¿Se requiere
proceso
contractual? Si
No
Dependiendo la temática a tratar y de Profesional
su complejidad, se inician los Estudios de
Universitario ó
Iniciar estudios de estudios de mercado para el análisis Subdirección de mercado, Estudios
7 H de cotizaciones, así como los Profesional
mercado y previos Gestión Corporativa previos de
de conveniencia estudios previos de conveniencia. Especializado y/o
conveniencia
Contratista
Se solicita la elaboración del contrato
y los tramites a que haya lugar para
la contratación de la capacitación.
Solicitar trámite Conforme con las disposiciones del
contractual Contrato de
procedimiento precontractual. El Profesional
proceso con el capacitador Subdirección de prestación de
8 H responsable de
subcontratado, queda en firme, Gestión Corporativa servicios, acta de
capacitación
cuando se haya legalizado el contrato inicio
y elaborado el acta de inicio.

2
2

Se elabora un cronograma de
actividades con los capacitadores Cronograma, FM-03-
Profesional
internos y externos en el cual se PD-GT-03 Formato
Coordinar actividades del Universitario ó
fijan fechas y lugares para el Subdirección de Plan Aprendizaje
9 cronograma H desarrollo de las temáticas
Profesional
Gestión Corporativa (Pra los grupos
definidas Especializado y/o
internos de
Contratista
capacitación)

Se hace la convocatoria por


diferentes medios, para informar a
los servidores de las actividades de Profesional
Hacer convocatoria para participar formación que son de carácter Universitario ó Memorando, correo
obligatorio para el personal de Subdirección de
10 en las capacitaciones del H Profesional electrónico, circular
cronograma carrera o de libre participación para Gestión Corporativa
Especializado y/o Intranet
el resto de la comunidad Contratista
institucional.

Se inicia con el capacitador


Profesional FM-02-PD-GT-03
(Líderes internos o contratistas) el
Universitario ó Formato Lista de
desarrollo de las temáticas a tratar.
Subdirección de Asistencia, FM-01-PD-
11 Desarrollar las capacitaciones V Se controla la asistencia y se aplica Profesional GT-03 Formato
la encuesta de satisfacción. Gestión Corporativa
Especializado y/o Encuesta Satisfacción
Contratista Capacitación

En las capacitaciones internas, cada FM-02-PD-GT-03


líder de proceso debe reportar a Formato Lista de
Talento Humano los avances y Asistencia, FM-01-PD-
entregar los soportes de las GT-03 Formato
capacitaciones realizadas. Encuesta Satisfacción
Consolidar los informes de En las capacitaciones Profesional Capacitación, FM-04-
subcontratadas, el Supervisor del Subdirección de
12 seguimiento a la ejecución de las A responsable de PD-GT-03 Formato
capacitaciones Contrato, asume la responsabilidad Gestión Corporativa
capacitación Tabulación Encuestas
de reportar a Talento Humano sobre
Capacitación
los avances y entregar los soportes.

FIN

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS


0 4/23/2013 No aplica por ser la versión original del documento
1 8/8/2016 Actualización a la normatividad vigente
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre Angie Cabrera / Milena Rincón Nombre Juan Fernando Acosta Nombre: Miguel Hincapie
Cargo Profesional Especializado / Profesional SIG Cargo Subdirector de Gestión Corporativa Cargo Subdirector General
Fecha 8/8/2016 Fecha 8/8/2016 Fecha 8/8/2016
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Ejemplo.
Establecer el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión a través de la definición de las actividades y responsabilidades para la
1. OBJETIVO
elaboración, identificación, actualización, revisión, aprobación, divulgación y consulta, con el fin de garantizar el uso de versiones aplicables y su
disponibilidad en los puntos de uso.

Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Ejemplo.
2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la definición de la necesidad, la elaboración o actualización, la revisión de la viabilidad de la solicitud, continúa con la
información a los procesos participantes, el envío para ajustes, la revisión y aprobación y termina con la codificación, la actualización de listados
maestros, la actualización de los puntos de uso y la comunicación a los servidores y el archivo de los mismos.

Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión
3. DEFINICIONES Ejemplo
Documento: Información y su medio de soporte.

Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
4. POLÍTICAS DE Ejemplo
OPERACIÓN 1. Los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestión son aquellos que se encuentren publicados en los puntos de uso o repositorio (internet,
intranet), los demás documentos se consideran no oficiales.
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Ejemplo
5. NORMATIVIDAD
Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, "Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del
-SIGD-, y se dictan otras disposiciones".

6. PROCEDIMIENTO
CICLO RESPONSABLE PUNTOS DE DOCUMENTO
Nº. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
PHVA CARGO DEPENDENCIA CONTROL REGISTRO

INICIO
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

Se colocan cada una de las Registro: Es la


actividades que hacen parte del evidencia objetiva
procedimiento. Describir en del resultado de la
forma clara y detallada la actividad. En las
acción, iniciando la frase con un actividades en que
verbo en infinitivo. Una no se genera
actividad finaliza y pasa al Indicar el nombre de registro, se deja en
Corresponde al
siguiente consecutivo cuando la dependencia del blanco. En las
Se coloca el dentro del diagrama de nombre del cargo
cambia el responsable o Instituto a la cual actividades que sí se
Cons flujo título o nombre de cada una de Se que realiza la En aquellas
corresponde el
ecuti las actividades que hacen parte del colocan cuando implica una espera actividad, de actividades que se genera un registro
cargo que desarrolla
vo procedimiento. Describir en forma P, H, V o obligada tal como: necesidad acuerdo con la refieren a revisiones, escrito se anota el
la actividad, de
de clara y concisa la acción, iniciando la A si la de información, necesidad de estructura de puntos de control, nombre genérico del
acuerdo con la
las frase con un verbo en infinitivo ya actividad aprobación, entre otras empleos vigente. toma de decisiones registro incluyendo
estructura orgánica el código de los
activi que corresponde a una acción. Los correspo Cuando varios y firmas, se
vigente. En caso que formatos que son del
dade diagramas de flujo que se van a nde a cargos ejecuten en diligencia la
se requiera nombrar proceso. En caso
s, utilizar se encuentran descritos planear, común la misma verificación que se
un ente externo que se genere un
emp dentro del el Manual para la hacer, actividad se escribe realiza y/o el control
(usuario, entidad, registro electrónico
ezan Administración de Documentos del verificar el nombre del cargo que se utiliza en
organismo, se coloca el nombre
do Sistema Integrado de Gestión. o actuar que lidera la desarrollo de la
asociación, etc.) el genérico del
por El diagrama de flujo Se diligencian según la actividad, excepto misma. Para las
cual ejecuta parte de software.
el de acuerdo con lo establecido en el naturalez cuando es un otras actividades,
alguna actividad del Documento:
núm Manual para la Administración de a de la Comité, Comisión, este campo se deja
proceso se hace Diligencie los
ero 1 Documentos del Sistema Integrado misma. etc., formalmente en blanco
referencia al mismo documentos que se
de Gestión establecido en la
en la descripción de utilizan o consultan
entidad.
la actividad. para el desarrollo de
la actividad. Pueden
ser de origen interno
o externo

INICIO
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

Verificar que no afecte


la integridad del
Se revisa si la solicitud es sistema, que cumpla
viable en cuanto a los requisitos del
Revisar Viabilidad de la Solicitud cumplimiento de los Sistema Integrado de
Gestión y que
lineamientos del Sistema Profesional Subdirección
1 V responda a la Correo Electrónico
Integrado de Gestión, en caso Universitario General justificación descrita en
contrario se devuelve al el Formato Solicitud
responsable o líder del proceso Elaboración,
indicando el motivo. Modificación o
Anulación de
Documentos

SI
¿El documento
cumple con los
requisitos?

NO

Se envía al líder o responsable


Enviar para Ajustes del proceso para los ajustes Profesional Subdirección
2 A Correo Electrónico
pertinentes, en caso contrario Universitario General
continúa el procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

RESPONSABLE
CICLO PUNTOS DE DOCUMENTO
Nº. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
PHVA CARGO DEPENDENCIA CONTROL REGISTRO

Se revisan los documentos, se


diligencian los campos de
revisión del control de
documentos y envía correo Verificar que cumple
Revisar electrónico con el documento, Subdirección con los requisitos del
3 H Subdirector General Correo Electrónico
el formato solicitud de General Sistema Integrado
elaboración, modificación o de Gestión
anulación de documento al
responsable o líder del proceso
para su aprobación.

Se revisan los documentos, se


diligencian los campos de
aprobación del control de
Aprobar documentos y envía correo
electrónico con el documento, Verificar que cumple
el formato solicitud de Subdirección con los requisitos del
A Subdirector General Correo Electrónico
elaboración, modificación o General Sistema Integrado
anulación de documentos de Gestión
informando la aprobación del
mismo al Profesional
encargado del SIG en la
Subdirección General.

FIN
Código: Se códifica de acuerdo
con lo establecido en el Manual
NOMBRE PROCEDIMIENTO de Adminstración de
Documentos del Sistema
Integrado de Gestión

Proceso:
Versión: Se coloca la versión
que se está creando o
actualizando, de acuerdo con lo
establecido en el Manual de
Adminstración de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS


Se diligencian de acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Documentos del Sistema Integrado
Se diligencian de
acuerdo con lo Se diligencian de acuerdo de Gestión
establecido en el con lo establecido en el
Manual para la Manual para la
Administración de Administración de
Documentos del Documentos del Sistema
Sistema Integrado de Integrado de Gestión
Gestión

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


Se diligencian de acuerdo con lo establecido Se diligencian de acuerdo con lo Se diligencian de acuerdo con lo establecido en
en el Manual para la Administración de establecido en el Manual para la el Manual para la Administración de
Nombre: Documentos del Sistema Integrado de Gestión Nombre: Administración de Documentos del Nombre: Documentos del Sistema Integrado de Gestión
Sistema Integrado de Gestión

Fecha: Fecha: Fecha:


Dependencia dd/mm/aaaa Dependencia dd/mm/aaaa Dependencia dd/mm/aaaa