PortilloAndrea2014 Anexo

INCIACION
Áreas de Conocimiento
Estándar Operacional
PROCESO
TECNICA Y
ENTRADA
HERRAMIENTA
Autorización de
inicio del proyecto
por la FSFB
Factores
ambientales de la
Desarrollar el Acta de
INTEGRACIÓN Iniciación
FSFB Juicio de expertos
Activos de los
procesos de la FSFB
ALCANCE
TIEMPO
COSTO
CALIDAD
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS
COMUNICACIONES
RIESGOS
ADQUISICIONES
Acta de constitución
del proyecto Análisis de los
interesados
Documentos de
adquisición
Factores
INTERESADOS Identificar interesados ambientales de la
FSFB
Juicio de expertos
Activos de los
procesos de la FSFB
Comités
PLANEACION
Operacional Estándar O
PROCESO
SALIDAS ENTRADA
Acta de constitución del proyecto
Salidas del proceso de Planificación

( áreas del conocimiento)
Acta de Constitución Desarrollar el plan de Gestión del

del proyecto proyecto
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Plan para la gestión del proyecto
Planear la gestión del alcance Factores ambientales de la empresa

Planear la gestión del alcance
Plan de gestión del alcance
Plan de gestión de requisitos

recopilar requisitos
Plan de Gestión de interesados
Registro de interesados
definir alcance
Plan de gestión de requisitos
Enunciado del alcance del proyecto
Documentación de requisitos
crear la WBS
Plan de gestión del proyecto

Planear la gestión del cronograma Factores ambientales de la empresa
Plan de gestión del cronograma
Línea base del alcance

Definir las actividades
Secuenciar las actividades

Lista de actividades
Atributos de las actividades
Secuenciar las actividades Enunciado del alcance del proyecto
Plan para la gestión del cronograma
Calendario de recursos
Estimar los recursos Registro de riesgos

Estimados de costo de las actividades

Requisitos de recursos de actividades
Declaración del alcance del proyecto
Estimar las duraciones Registro de riesgos
Estructura de descomposición de recursos

Diagrama de red con el cronograma del
proyecto
Desarrollar el cronograma Estimados de duración de las actividades

Desarrollar el cronograma
Registro de riesgos
Asignaciones de personal al proyecto
Desglose de los recursos
Planear la gestión del costo Acta de constitución del proyecto

Plan de Gestión del costo
Plan de Gestión de recursos Humanos

Cronograma del proyecto
Registro de riesgos
Estimar los costos
Base de estimaciones
Determinar el presupuesto
Registro de riesgos
Acuerdos
Registro de riesgos
Planear la gestión de la Calidad
Planear la Gestión de recursos

humanos

Planear la gestión de
comunicaciones

Planear la gestión del riesgo
Plan de Gestión de riesgos
Plan de gestión de la calidad
Plan de Gestión de recursos Humanos
Identificar los riesgos Estimados de costo de las actividades
Estimados de duración de las actividades

Identificar los riesgos
Documentos del proyecto
Plan de gestión adquisiciones

Relocalizar análisis cualitativos de

riesgos Registro de riesgos

Realizar análisis cuantitativo de Registro de riesgos

riesgos
planear la respuesta a los riesgo
Registro de riesgos
Registro de riesgos
Planear las adquisiciones

Registro de Planear la Gestión de los Factores ambientales de la empresa

interesados interesados

ANEXO N° 1
GRUPOS DE PROC
PLANEACION
PROCESO
TECNICA Y
SALIDAS
HERRAMIENTA
Dirigir y
gestionar la
Juicio de expertos Plan de Gestión del Proyecto
ejecución del
proyecto
Juicio de expertos Plan de Gestión del alcance
Comité Plan de gestión de requisitos

Comité Plan de gestión de requisitos
reuniones con interesados
Matriz de requisitos
Reuniones con grupo de
interés
Juicio de expertos
Prototipos
Análisis de documentos de Matriz de trazabilidad de requisitos

soporte
Documentos Normativos
Juicio de expertos
Análisis del proyecto
Generación de alternativas
actualizaciones a los documentos del
proyecto
interés

Líneas técnicas de trabajo

proyecto
Juicio de expertos
Juicio de expertos
técnicas analíticas
Plan de gestión de cronograma
interés
Listado de actividades
Líneas técnicas de trabajo

Planificación gradual
Juicio de expertos Lista de hitos
Diagrama de red del cronograma del

Diagrama de Gantt
proyecto
Diagrama de red del cronograma del
Diagrama de Gantt
proyecto

Project
proyecto
Juicio de expertos
Estimación análoga
Análisis de alternativas
Desglose de los recursos
Datos históricos

proyecto
Estimación ascendente
Juicio de expertos
Estimados de la duración de las
actividades
técnicas grupales de toma actualizaciones a los documentos del

de decisiones proyecto
análisis de reserva
Análisis de la red del

cronograma Línea base del cronograma
Método de la ruta critica

Técnicas de optimización
de recursos
Datos del cronograma
Aplicación de retrasos y
adelantos
Calendarios del proyecto
Calendarios del proyecto
Compresión del
cronograma Actualizaciones al plan de gestión del
proyecto
Herramientas de
programación
proyecto
Juicio de expertos
técnicas analíticas Plan de Gestión del costo
Comité
Juicio de expertos
Estimación de costo de actividades
Estimación ascendente
Análisis de reserva
Base de los estimados

Costo de la calidad
Herramienta de estimación
de costos para la gerencia
de proyectos
Análisis de propuestas de actualizaciones a los documentos del

proveedores proyecto
Técnicas grupales de toma

de decisiones
Costos agregados Línea base de costos
Análisis de reserva Requisitos de financiamiento del

proyecto
Juicio de expertos

Relaciones Históricas proyecto
Relaciones Históricas proyecto
Conciliación del comité de

financiamiento
Análisis costo beneficio Plan de Gestión de la Calidad
Costo de la calidad
Plan de mejoras de los procesos
Realizar
aseguramiento
Herramientas de calidad
de calidad
Lista de verificación de calidad

Verificación de estándares
Pares en salud
Actualizaciones de los documentos del
proyecto
Reuniones
Adquirir el
equipo del
Organigrama del proyecto proyecto
y relaciones de trabajo
Plan de Gestión de Recursos Humanos
Desarrollar el
Selección de equipo de
departamentos que trabajo del
inciden en el proyecto proyecto
Juicio de expertos
Gerenciar el
equipo de
trabajo del
Gerenciar el
equipo de
trabajo del
proyecto
Análisis de requerimientos
Plan para Gestión de comunicaciones
de comunicaciones
Modelos de
comunicaciones
Gestionar las
comunicaciones
Método de comunicación Actualizaciones de los documentos del
proyecto
Comités
Juicio de expertos
Técnicas de análisis Plan de Gestión de riesgos
Comités
Revisiones de
documentación
Técnicas de recolección de
información
Registro de riesgos
Análisis de listas de control

Registro de riesgos
Análisis de listas de control
Herramientas de control
de riesgo ( DOFA)
Juicio de expertos
Evaluación de Probabilidad
e impacto de los riesgos
Matriz de Probabilidad e
Impacto
Evaluación de la calidad de
proyecto
la información de Riesgos
Categorización de Riesgos
Evaluación de la Urgencia
de los riesgos
Juicio de expertos
técnicas de recolección y
presentación de datos
Técnicas de modelación de Actualizaciones de los documentos del

análisis cuantitativo de proyecto
riesgos y modelación
Juicio de expertos
estrategias para amenazas Actualizaciones al plan de gestión del

o riesgos negativos proyecto
estrategias para
oportunidades o riesgos
positivos
Actualizaciones de los documentos del
estrategia de respuestas proyecto
para contingencia
Juicio de expertos
Análisis de compras Plan de gestión de Adquisiciones
Documentos de las adquisiciones
Juicio de expertos
Solicitudes de cambio
Efectuar las
Investigaciones de Criterios de selección de selección de adquisiciones
mercado proveedores
decisiones de comprar
Comités

proyecto
Juicio de expertos
Plan de gestión de los interesados
Gestionar la
participación de
los interesados
Comités

proyecto
técnicas analíticas
ANEXO N° 1
GRUPOS DE PROCESOS
EJECUCION
ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA SALIDAS
Plan de Gestión del

Entrega del proyecto
proyecto
Juicio de expertos
Informes de avance
Solicitudes de
al comité de
cambio aprobados Sistema de Información para la gerencia y de Obra
Gerencia de proyectos
Actualización de
Factores ambientales control de cambios
Comités de Gerencia
de la empresa de solicitudes de
cambio
Activos de los Actualizaciones al

procesos de la Comités de Obra plan de la gerencia
organización del proyecto
Plan de Gestión de la Solicitudes de
calidad cambio
Herramientas de calidad
Actualizaciones al
plan de la Gerencia
Plan de
del proyecto
mejoramiento de
procesos
Seguimientos del proyecto - Comités Actualización a la

documentación del
proyectos
Mediciones de
control de calidad
Actualizaciones a los
Análisis de procesos activos de la
Documentos del organización
proyecto
Asignación de
Proceso de selección de proponente
personal al proyecto
Plan de Gestión de
Recursos Humanos
Calendario de
Análisis de proponentes
recursos
Contratación de proponentes
Factores ambientales
de la empresa Actualizaciones al
plan de la Gerencia
del proyecto
Equipos virtuales
Activos de los
procesos de la
organización
Evaluación del
Plan de Gestión de
Capacitación de contratistas desempeño del
Recursos Humanos
equipo
Asignaciones del
Interrelación internos y externos Actualización a los
personal del proyecto
factores ambientales
Calendario de Herramientas para la evaluación de los de la empresa
Recursos contratistas
Plan de Gestión de Solicitudes de
Recursos Humanos cambio
Actualizaciones al
Asignaciones del
plan de la Gerencia
personal del proyecto
del proyecto
Actualización a la
Evaluaciones de
documentación del
desempeño
proyectos
Informes de
desempeño del Actualización a los
equipo factores ambientales
Registro de Comités de obra
de la empresa
Incidentes
Activos de los Actualizaciones a los
procesos de la activos de la
organización organización
Comunicaciones del
Modelos de Comunicación
proyecto
Plan de Gestión de
comunicaciones
Métodos de comunicación
Actualizaciones al
plan de la Gerencia
Reportes de
del proyecto
desempeño del
trabajo
Herramientas de Gestión de
información Actualización a la
Factores ambientales
documentación del
de la empresa
proyectos
Activos de los Actualizaciones a los

procesos de la Reportes de desempeño activos de la
organización organización
Plan de Gestión Proveedores
Reuniones con proponentes
adquisiciones seleccionados
Documentos de Acuerdos con

Evaluación de propuestas
adquisiciones proveedores
Calendario de
Criterios de selección recursos
Juicio de expertos
de proveedores Solicitudes de
cambio
Actualizaciones al
Documentos del
plan de la Gerencia
proyecto
del proyecto
Negociaciones de adquisiciones
Actualización a la
Activos de los
documentación del
procesos de la
proyectos
organización
Plan de Gestión de Registro de

los interesados incidencias
Plan de Gestión de Métodos de comunicación Requerimientos de

comunicaciones cambios
Actualizaciones al
Registro de cambios plan de Gestión del
proyecto
Actualización a la
documentación del
Activos de los proyectos
procesos de la Habilidades gerenciales
organización Actualizaciones a los
activos de la
organización
SEGUIMIENTO Y CONTROL
PROCESO
ENTRADA TECNICA Y HERRAMIENTA

Juicio de expertos
proyecto
Proyecciones del
Técnicas Analíticas
cronograma
Información del Sistema de información del
desempeño del trabajo proyecto
Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto Proyecciones de costo
Factores ambientales de
la empresa
Comités de obra y gerenciales
Activos de los procesos de

la organización

Juicio de expertos
proyecto
Información del
Comités
Realizar control integrado de desempeño del proyecto
cambios
Requerimientos de
cambio
Factores ambientales de Formato de control de cambios
la empresa diligenciado
la organización
Plan para la dirección del

proyecto
Inspecciones técnicas
verificar el alcance
verificar el alcance
Matriz de trazabilidad de
requisitos
Reuniones grupales para toma de

decisiones
Entregables verificados
Informes de Gerencia y
obra
Plan para la Gerencia del
proyecto
Informes de desempeño
Controlar el alcance Análisis de variaciones
Matriz de trazabilidad de
requisitos

la organización
Revisiones de desempeño
Plan de la gerencia del
proyecto
Project para Gestión del proyecto
Técnicas de Optimización de
recursos
Información del
desempeño del trabajo
Controlar el cronograma
Técnicas de Optimización de
recursos
Información del
Ajuste de adelantos y retrasos

Controlar el cronograma

la organización
Compresión del cronograma
Gestión del valor ganado
proyecto
Proyecciones
Requisitos de
Financiamiento del
proyecto
Índice del desempeño del trabajo

por completar TCPI
Controlar los costos
Información sobre el
Revisiones del desempeño -
Análisis de variación
Herramienta de Gestión del

Proyecto

la organización
la organización

proyecto
Herramientas de Calidad
Listas de control de
calidad
Mediciones del
Realizar control de calidad aprobadas
Documentos del Revisión de las solicitudes de

proyectos cambio aprobadas

la organización
Plan para la Gerencia del herramientas de Gestión de la
proyecto información
Comunicaciones del
proyecto
Juicio de expertos
Registro de Incidentes
Controlar las comunicaciones
Datos desempeño del

proyecto
Comité de comunicaciones
la organización

proyecto Reevaluación de riesgos
Registro de riesgos
Auditorias de riesgos
Medición del desempeño técnico

Seguir y controlar los riesgos
Información sobre
Análisis de la reserva
Información sobre
Análisis de la reserva
Comités
Plan para la Gerencia del Sistemas de control de cambios
proyecto de contrato
Documentos de Revisiones de desempeño de las

adquisiciones adquisiciones
Sistema de gestión de registros
Acuerdos con
Inspecciones técnicas y
proveedores
auditorias
Administrar y controlar las
adquisiciones
Solicitudes aprobadas de
cambios
Datos desempeño del

Administración de reclamos
proyecto
Reportes de desempeño
sistemas de pago
de trabajo

proyecto Herramientas de Gestión de la
información
Registro de Incidencias
Controlar la participación de Datos desempeño del

Juicio de expertos
los interesados trabajo
Documentos del
Comités
proyectos
CIERRRE
acional Estándar Operacional

PROCESO
TECNICA Y
SALIDAS ENTRADA
HERRAMIENTA
Requerimientos de cambios
actualizados en control de
cambios
Juicio de expertos
Informes de desempeño Plan de gestión del
proyecto
Actualizaciones al Plan de
gestión del proyecto
Técnicas analíticas
documentos del proyecto
Cerrar el Entregables
proyecto aceptados
aprobados
Comités
Actualización de estado de
requerimientos de cambio
Actualizaciones al plan de Activos de los

gestión del proyecto procesos de la
Actualizaciones a los organización
Documentación
Entregables aceptados
Actualización a los activos de

los procesos de la
organización
Actualización al plan para la

gerencia del proyecto
Mediciones del desempeño

del trabajo
Pronósticos del cronograma


Actualizaciones a los activos

de los procesos de la
organización
Mediciones de desempeño
del trabajo
Proyecciones del presupuesto
Actualizaciones del plan para

la Gerencia del proyecto
Actualizaciones de
Actualizaciones de
mediciones de control de
calidad
ejecutadas

Actualizaciones de
actualizados en control de
cambios
los procesos de la
organización
Solicitud de cambio
Información de desempeño
del trabajo


los procesos de la
organización
del trabajo
aprobados
Actualizaciones al plan de
Actualizaciones de
actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
del trabajo Plan para la
Autorías de las
Gerencia del
adquisición
proyecto
negociación de
Actualizaciones al plan de
Cerrar las adquisiciones
adquisiciones
Documentación de
Actualizaciones a los la adquisición
Sistema de Gestión de
registros
los procesos de la
organización
del trabajo
aprobados
Actualizaciones del plan para

la Gerencia del proyecto

los procesos de la
organización
racional
SALIDAS
Entrega del
proyecto
actualizaciones
a los activos de
los procesos
Adquisición a
los activos de
los procesos de
la organización
PERSONAS ENTREVISTADAS
Nombre Cargo Empresa a la que pertenece
1 Catalina Lannini Arquitecta Independiente
Ingeniero, coordinador del área de preinstalaciones de

equipos especiales, encargado de consolidar los Proveedor representante de equipos de
2 Giovani Tocarruncho
requerimientos de los equipos, entrega e instalación de los imágenes diagnosticas de General Electric
mismos.
proveedor de servicios para la fundación. Subcontratistas.

Llevan a cabo todos los proyectos de obras civiles, OJCTM - Organización Juan Carlos Torres
3 Juan Carlos Torres Martínez
mantenimiento, ejecución de obra nueva y Martinez
remodelaciones.
4 Dr. Diego Aguirre Director del departamento de Imágenes Diagnósticas F.S.F.B.

5 Esperanza Almanza Directora de la Obra, dirige la Gerencia de la Obra PAYC
6 Alejandro Restrepo Residente Administrativo de Obra PAYC
7 Pilar Trujillo Coordinadora de Proyectos F.S.F.B.
8 Andrés Rodríguez Director del IOCAL F.S.F.B.
Respu
PREGUNTA Personas en
1. Catalina Lannini 2. Giovani Tocarruncho 3. Juan Carlos Torres Martínez
Se percibe como un proyecto arquitectónico, aquel que
1. Qué es un proyecto de
cumple con los requerimientos de las divisiones de la
infraestructura para la F.S.F.B.?
fundación.
Si es tercerizado el proveedor internamentees

2. Cuáles son para ustedes las quien tiene claro los procesos de iniciación,
fases/etapas de un proyecto de planeación, ejecución, control y cierre. La
infraestructura? fundación no interfiere en los procesos internos y
en el cómo hacen la documentación.
1. Cómo nace un proyecto de

GRUPOS DE infraestructura en la F.S.F.B.? Son ideas?
PROCESOS Oportunidades? Son parte de la
Planeación estratégica?
Desde el desempeño de sus funciones, ella es quien lidera y

El ingeniero delegado de las preinstalaciones reporta
2. Existe un equipo de trabajo monitorea, durante toda la ejecución de la obra que se
todo lo referente a novedades a la Coordinadora
exclusivo para este tipo de proyectos? cumplan los requerimientos de diseño y se cuiden los
técnica y funcional de proyectos de la fundación
Cómo definen a los participantes del detalles planteados inicialmente en los planos. La jerarquía
Santafé. Este proveedor no tiene ningún tipo de
proyecto? (identificación de los que existe es la figura del jefe, en este caso particular es la
acuerdo contractual con la Fundación, sino con el
interesados) (el) Arquitecta (o) encargada y los demás involucrados
inversionista.
manejan todos los mismos rangos.
La Arquitecta trata en gran medida de involucrarlos a todos

y que los mismos participen en la toma de decisiones.
3. Involucran a los interesados
Según lo expresado, no es fácil que todos logren la
(clientes internos y externos,
comprensión total de los proyectos, dado que se hace la
patrocinadores etc.) en la toma de
respectiva explicación de lo que tiene que ver con los
decisiones cuando inician los proyectos?
planos, diseños y detalles que se hacen para que ellos
sepan exactamente lo que firman.
Iniciación
Los recursos los aprueba directamente la fundación; la

4. Cómo recaudan los recursos
arquitecta pasa la propuesta económica con el diseño
económicos para este tipo de proyectos?
arquitectónico que posteriormente es evaluado para su
Son donaciones? Es inversión propia? Con
aceptación o rechazo. Esto no es un presupuesto de obra,
préstamos? Quién decide?
solamente incluye los honorarios de la Arquitecta.
5. Realizan algún documento que

autorice formalmente el proyecto, que En algunas ocasiones manejan un formato base de
indique la información general y los requerimientos y áreas que van alimentando, teniendo en Manejan el formato de acta de constitución del
requisitos iniciales del proyecto que cuenta las necesidades técnicas y funcionales de cada proyecto o acta de inicio.
satisfacen las necesidades y expectativas división.
de los interesados?
La fundación no utiliza un documento donde exprese
el alcance en la adquisición de estos equipos, es el
proveedor el que maneja un formato de
levantamiento de requerimientos.
Lo referente al alcance va implícito en el contrato y no en
1. Documentan el alcance? (in scope Lo que hace la fundación es transmitir la necesidad
un acta de constitución que sería el ideal para el inicio de
– out scope) junto con las medidas de los espacios donde debe ir el
los proyectos.
equipo y ya es responsabilidad del proveedor
documentar si es necesario algún tipo de detalle
adicional.
2. Después de definir el alcance del

El proceso de especificación y secuenciación de actividades
proyecto, cómo dividen el trabajo o las
prácticamente se hace empíricamente, basado en la
acciones específicas para lograr obtener
experiencia de la Arquitecta. En este caso tampoco tienen
los entregables? (definición de
un modelo de formato de plan de dirección del proyecto.
actividades y secuenciarlas)
3. Cómo estiman los recursos que se Igualmente los recursos físicos y humanos son decisión de
necesitan para el desarrollo de estas la Fundación. Las compras para la ejecución de las obras
actividades? (cantidad de materiales, de son aprobadas por el constructor, lo mismo que el
personas, equipos o suministros) presupuesto.
En cuanto a tiempos, la fundación tiene claro cuánto

Organizan las actividades y las secuencias que ya
El proceso de especificación y secuenciación de actividades es el tiempo máximo que debe demorarse el
4. Cómo estiman los tiempos de están especificadas en el proceso de planificación
se hace empíricamente, basados en la experienciaNo proveedor haciendo la instalación y puesta en marcha
estas actividades? (cronograma, estimar dentro de la programación de la obra junto con el
manejan un modelo de formato de plan de dirección del del equipo. Si se pasa el tiempo máximo es
restricciones al cronograma? cronograma, para controlar los costos, ejecución y
proyecto responsabilidad del proveedor asumir los costos
avance.
adicionales que esto implique.
5. Cómo preparan la estimación de

los costos y el presupuesto?
Planificación
Para hacer el control de la calidad, se basan en las normas

que maneja la fundación y que se rigen por las
acreditaciones nacionales e internacionales de la
6. Qué tipo de normas de calidad
arquitectura hospitalaria más las especificaciones técnicas
tienen identificadas para este tipo de
que tengan los equipos que se van a instalar y los
proyectos? Cómo aseguran la calidad?
requerimientos del Director del área. La responsabilidad de
todo lo que sucede en el transcurso de la obra es de la
arquitecta.
7. En el momento de definición del

equipo de trabajo, documentan los roles,
las responsabilidades y habilidades
requeridas y cómo será la comunicación
entre todos?
8. Cómo realizan o determinan los
riesgos? Los cualifican, los cuantifican?
Es decir, para este caso en específico, las compras de

9. Como definen las necesidades de Las compras para la ejecución de las obras son aprobadas este tipo de equipos las hace es directamente el
compras para el proyecto? por el constructor, lo mismo que el presupuesto. inversionista o un tercero. La Fundación aporta
básicamente los pacientes para su uso.
Los cambios y errores que se presenten quedan

Todos los cambios que se aprueban en los comités,
1. En el momento de la ejecución documentados en las actas de los comités, donde se
quedan dentro de los planos, que al mismo tiempo se van
cuando se presentan cambios que busca que quede constancia el por qué se hizo el
modificando hasta que queda el plano final con todos los
generen impacto frente a lo planeado, cambio o cuando se llevará a cabo dicha modificación
cambios incluidos, que es finalmente el entregable para el
como lo manejan? y de igual manera se buscan las soluciones para hacer
Ejecución cierre.
nuevamente la reprogramación.
2. Existen espacios planeados de

retroalimentación al personal? Como
resuelven los problemas? Esto lo
documentan?
La fundación realiza comités semanales, en los cuales se

exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios
que se deben ejecutar o aquellos que generen impactos.
1. Como supervisan el avance de los
Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos
proyectos?
comités quedan documentados en las actas que salen de
cada una de las reuniones, sin que esto implique un
documento formal
La fundación realiza comités semanales, en los cuales se

2. Qué tipo de informes realizan para Para la entrega del equipo el proveedor utiliza un
exponen las irregularidades, demoras, entregas y cambios .
conocer la salud del proyecto? Qué formato de entrega del equipo donde se especifica
Las decisiones y pasos a seguir que se toman en estos
Seguimiento y periodicidad? Hacen realimentación de que se entregó y el recibido a satisfacción. Esto se
comités quedan documentados en las actas que salen de
Control ellos? Quedan incluidos y formalizados la hace cuando ya el equipo esta entregado y
cada una de las reuniones, sin que esto implique un
aceptación de los entregables? funcionando a la perfección.
documento formal.
Seguimiento y
Control
3. Cómo controlan el presupuesto Vrs

el cronograma, los riesgos?
1. Como hacen el cierre de los

proeyctos? Manejan algún formato?
Cierre
No manejan un documento de lecciones aprendidas. Para

conocer lo que ha sucedido en los proyectos hay que entrar
a leer todas las actas que se generan en cada uno de os
comités.
2, Documentan Lecciones Aprendidas?
Respuestas
Personas entrevistadas
4. Dr. Diego Aguirre 5. Esperanza Almanza 6. Alejandro Restrepo 7. Pilar Trujillo
Idea que debe surgir de cumplir mejor las necesidades de Ampliación de servicios nuevos sin incluir las
los pacientes. mejoras.
Primero es la fase de anidación del Proyecto y de

estructuración del sueño, despues se redacta para darle la
Aprobación, después se hace la planeación, y
pre factibilidad y luego la factibilidad financiera,
paralelamente se hace la ejecución.
administrativa, logística. Seguidamente la ejecución,
entrega y puesta en marcha.
Los proyectos nacen vinculados a la planeación

estratégica de la Fundación y la mayoría de estos
El proyecto surge de una idea o un sueño y que pueden hacen parte del proceso de expansión por el que
surgir de referenciarían internacional. pasa en este momento la organización. Se están
desarrollando todo tipo de proyectos para abrirle
campo al proyecto de expansión.
La Gerencia maneja un Plan de desarrollo en el que está todo el

personal necesario para los proyectos y definen en qué momento No existe una jerarquía definida, solo existe la
deben estar y la disponibilidad para el proyecto, allí se encuentra coordinación de proyectos que encabezo yo.
los roles y responsabilidades de cada integrante para el proyecto.
Si los involucran. Inicialmente empieza por los

patrocinadores, pero ellos no toman ningún tipo
de decisión. Posteriormente se comunica a los
clientes internos, pasando por todas las áreas y
departamentos.
Recursos propios y donaciones dependiendo del objetivo Donaciones y recursos propios. Todo lo decide la
del proyecto se establece la fuente de recursos y una Dirección General lo que tiene ver con el entorno
responsabilidad en las búsqueda de los mismos. macro y la Subdirección de Ingeniería lo Micro.
Los proyectos, usualmente entre el sueño, la factibilidad y

la pre factibilidad, se van depurando, por lo tanto resultan
Manejan un contrato de servicio que incluye acompañamiento en Manejan un acta de iniciación. Es un formato
pre-aprobados por la dirección general, que es el punto de
comisiónSe hace un acta de inicio de diseños y del contrato. estándar.
partida. Si existe algo estructurado es ese visto bueno de
la dirección general.
Esta incluido dentro del acta de iniciación.
Todo lo hacen en Project, ahí secuencian las

actividades incluyendo los hitos.
Se hacen presupuestos iniciales, basados en

históricos y tarifas que ya se han aplicado.
Utilizan el Project para la programación de la obra y control de

presupuestos.
En Project se estiman los tiempo .

Presupuesto previo, a medida que se definen los diseños, se va
aterrizando lo que necesita la Fundación y se prepara el
presupuesto definitivo. Esto lo preparan en un programa de
Estimados históricos
presupuesto de la empresa. Hay un departamento de
presupuesto y de contratación y a la Gerencia le llega el
presupuesto total de la obra.
Todas las normas que cumplan las certificaciones

Normas de habilitación y acreditación
internacionales y nacionales.
No se documentan los roles ni las

responsabilidades del equipo e trabajo, como se
hace por departamento ya se tienen claras las
funciones, es algo que esta inherente.
Depende de la planeación del proyecto, generalmente
debes estar incluido dentro de la planeación del proyecto,
a medida que se van presentando a lo largo de la obra, a lo cual
hay riesgos críticos que son los financieros y esos deben Los riesgos no se cualifican ni cuantifican, se van
manifiesta que todos los riesgos e imprevistos se informan, y que
pasar por una buena estructuración y planeación del solucionando como van apareciendo. Los que se
la idea es que con el tiempo y los procesos de la empresa se
proyecto. Una buena estructuración y planeación del presentan siempre quedan escritos en las actas de
mitiguen los riesgos, ya que se tiene un histórico de con quién se
proyecto los debe contener. Hay riesgos mitigables y otros los comités.
puede o no contratar para la obra.
no mitigables. Acercarlos a la realidad sabiendo que hay
una gran diferencia entre la planeación y ejecución.
Para el plan de compras y la selección de los proveedores la

Las necesidades de compra las define el mismo
Gerencia le prepara a la Fundación un cuadro comparativo de los
proyecto , mediante un plan de compra y están
diferentes contratistas para su análisis y aprobación en el comité
ligadas al contratista.
de gerencia.
En cuanto a los cambios sí son aspectos pequeños los maneja Todo los cambios se hacen en los comites e
directamente con la Coordinación de Proyectos de la Fundación, inmeditamente se ajustan en el cronograma y el
Deben estar documentados los cambios que generen Cuando son cambios de carácter más amplio que pueda project. Si se presentan cambios en la ruta critica
impacto en los proyectos impactar al proyecto en costo y tiempo la decisión la toma la hacen los respectivos ajustes de lo contrario se
Dirección General de la FS, Cuando son cambios que sean sigue ejecutando normal y queda documentado
requisitos de la FS la Gerencia analiza y muestra si genera costo en el acta del comite.
adicional o no y en tiempo.
Los espacios planeados son los comites donde se

hace la realimentación, cambios y ajustes.
El cierre de los proyectos contractualmente se hacen de acuerdo

El Proceso de cierre lo realizan a través de actas de terminación y
a los anexos de los contratos, se verifican las actividades y
actas de liquidación, tanto con la Fundación como con los
cantidades y se revisa que estén todos los certificados de cada
contratistas. La Gerencia envía Informes físicos a la Fundación de
Ítem, con esto genera un record de lo que se hizo y se pide un
cada uno de los sistemas que es por ejemplo la parte eléctrica.
informe general de todo el contrato.
Una vez finalizado el proceso de cierre técnico y con las
autorizaciones del comité de gerencia, se realiza el cierre con la
parte administrativa y se hace con otra persona en la fundación,
se realiza cuadro de cantidades de numérica, valores totales del
contrato y tiene que coincidir los pagos que tiene la fundación, el
control de pagos lo hacen con entre PAY y Diego Monroy de la
Fundación. Pilar Trujillo aclara que es necesario que exista una
Gerencia para este tipo de megaproyectos porque es una obra de
115 mil millones de pesos y hay cargos muy específicos dentro
de la Gerencia.
El proceso de cierre empieza cuando ya está la obra recibida por

parte de la Fundación y la Gerencia de obra, en ese momento se
hace el cierre contable y administrativo, se manejan formatos
específicos dependiendo de cada contrato y manejan volúmenes
de contratos entre 10 a 100 contratos. Los cambios deben
quedar documentados al final de cada contrato, es un
documento anexo al contrato.
Hasta ahora se está intentando generar esto.

8. Andrés Rodríguez
Niveles de Madurez de Prácticas
Valor Nombre
4 Institucionalizado
3 Implementado
2 Definido
1 No definido
Calificacion grupo de procesos Descripción

Todos sus prácticas estan
Institucionalizada institucionalizadas
Al menos una práctica esta en nivel
No institucionalizada implementado, definido o no definido
Descripción
Proceso o practicas definidas,capacitadas, y en uso en mas del 90% de proyectos y esta en mejoramiento continuo
Proceso o practicas definidas,capacitadas y en uso en mas del 50% y menos del 90% de proyectos
Proceso o practicas definidas,capacitado. Se usa en menos del 50% de proyectos
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de procesos
Practicas/Procesos Nivel de Madurez Evidencias Documentales
Se cuenta con un formato de acta de

iniciación el se ha aplicado para el
Acta de iniciación 3
inicio de los proyectos de la
infraestructura.
Se cuenta con actas de reunión

donde se seleccionan los interesados
Identificación de interesados de acuerdo a su rol en el proyecto y
se generan reuniones posteriores
donde se envidencia su
2 participación.
TOTAL 5
1. Cómo nace un proyecto de infraestructura

en la FSDB? Son ideas? Oportunidades? Son
parte de la Planeación estratégica?
2. Existe un equipo de trabajo exclusivo para
este tipo de proyectos? (jerarquía, tienen
coordinador, líderes funcionales, cómo es la
estructura organizacional del proyecto?)
3. Involucran a los interesados (clientes
internos y externos, patrocinadores etc) en la
toma de decisiones cuando inician los
proyectos?
4. Cómo recaudan los recursos económicos
para este tipo de proyectos? Son donaciones? Es
inversión propia? Con préstamos? Quién
decide?
No Institucionalizada
Afirmaciones de entrevista Observaciones
Se evidencian
actas en los
"Elaboramos Acta de iniciación" proyectos que
actualmente se
están ejecutando
"Se cuenta con actas de reunión"

Evaluación Madurez OPM3
Practicas/Procesos Nivel de Madurez
1. Estandarizar el Plan de Gestión del proyecto

2
2. Estandarizar el proceso de recopilación de requisitos

2
3. Estandarizar el proceso de la definición de actividades

2
4. Estandarizar el proceso de Estimación de recursos.

2
5. Estandarizar el Plan de Gestión de calidad

2
6. Estandarizar el Plan de la Gestión de recursos

humanos
7. Estandarizar El Plan de Gestión de Comunicaciones

2
8. Estandarizar el proceso de identificación de riesgos

1
9. Estandarizar el proceso de Análisis cuantitativo de
riesgos 1
TOTAL 16
1. Documentan el alcance? (in scope – out scope)

2. Después de definir el alcance del proyecto, cómo
dividen el trabajo o las acciones específicas para lograr
obtener los entregables? (definición de actividades y
secuenciarlas)
3. Cómo estiman los recursos que se necesitan para el
desarrollo de estas actividades? (cantidad de materiales,
de personas, equipos o suministros)
4. Cómo estiman los tiempos de estas actividades?
(cronograma, estimar restricciones al cronograma?
5. Cómo preparan la estimación de los costos y el
presupuesto? (Juicio de Expertos, Estimación Análoga,
Estimación Paramétrica, Estimación Ascendente,
Estimación por Tres Valores)
6. Qué tipo de normas de calidad tienen identificadas
para este tipo de proyectos?
7. En el momento de definición del equipo de trabajo,

documentan los roles, las responsabilidades y habilidades
requeridas y cómo será la comunicación entre todos?
8. Cómo definen las necesidades de compras para el
proyecto?
Tienen algún método para planificar, identificar, calcular y gestionar los riesgos, planean las respuestas a estos rie
Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada
Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista Observaciones

Se tienen una linealidad para llevar
los proyectos reflejada en los Actas de comité firmadas
comités de seguimiento
Elaboración de matrices que se

Se recopilan en una matriz
entregan a los contratistas
Se realizan programaciones de obra Se utiliza Microsoft Project

donde se secuencian las actividades
Se realizan cuadros de presupuestos

analizados por hitos y basados en Cuadro presupuestales de
históricos seguimiento para los proyectos
Se hace revisión normativa y se

cuenta con materiales establecidos Informes de los diferentes
departamentos
para la ejecución de los proyectos
Se realiza selección de proveedores;

y se verifica el recurso interno que Cuadros comparativos de
hace parte del alcance del proyecto selección de proveedores y acta
en su operatividad y posterior de iniciación del proyecto.
funcionalidad.
Se realiza comité de comunicaciones Acta de comité de

comunicaciones
los riesgos, planean las respuestas a estos riesgos?
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de proceso

1. Estandarizar los procesos de aseguramiento de Se realiza verificación in situ de
calidad la normativa aplicable
2
2. Estandarizar el proceso de gestión de Se realiza comité de
comunicaciones. 2 comunicaciones
TOTAL 4
1. En el momento de la ejecución cuando se

presentan cambios que generen impacto frente a lo
planeado, como lo manejan?
2. Existen espacios planeados de realimentación al
personal? Como resuelven los problemas? Esto lo
documentan?

Se cuenta con informes de los
departamentos que hacen parte
del proyecto.
Acta de comité de
comunicaciones
Evaluación Madurez OPM3 Calificacion grupo de proceso

1. Estandarizar el proceso de control
integrado de cambios. 1
Se realiza verificación in situ de

2. Estandarizar el proceso de control de la normativa aplicable
calidad. 2
3. Estandarizar el proceso de control del Se cuentan con todos los

alcance. parámetros para lograr el
3 alcance del proyecto
Se realizan comités de
4. Estandarizar el proceso de control de seguimiento donde se verifica
3 el cumplimiento del
cronograma. cronograma a través de
Microsoft Project.
5. Estandarizar el proceso de control de

costos.
Se cuenta con matrices de
3 control de costo.
6. Estandarizar el proceso de control de Se realiza comité de
comunicaciones. 2 comunicaciones
TOTAL 8
1. Cómo supervisan el avance de los proyectos?

(software)
2. Qué tipo de informes realizan para conocer la

salud del proyecto? Con qué periodicidad los
realizan? Hacen realimentación de ellos? Quedan
incluidos y formalizados la aceptación de los
entregables?
3. Cómo controlan los costos Vrs el presupuesto
versus el cronograma?
Se cuenta con informes de los

departamentos que hacen parte
del proyecto.
Se cuenta con acta de iniciación
Acta de comité
Se evidencia el diligenciamiento
de matrices de control de costos
y cierres financieros.
Acta de comité de
comunicaciones
Evaluación Madurez OPM3
Practicas/Procesos Nivel de Madurez
1. Estandarizar el proceso del cierre del proyecto 2
TOTAL 0
1. Como hacen el cierre de los proyectos? Manejan

algún formato?
2. Documentan lecciones aprendidas?
Calificacion grupo de procesos No Institucionalizada
Evidencias Documentales Afirmaciones de entrevista

Se cuenta con oficios con anexos de las
Entrega y recibo de carpetas técnicas. carpetas técnicas.
Observaciones

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INCIACION

Acta de constitución del proyecto

Salidas del proceso de Planificación

Acta de Constitución Desarrollar el plan de Gestión del

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Acta de constitución del proyecto

Planear la gestión del alcance Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos

Plan de Gestión de interesados

Acta de constitución del proyecto

Acta de constitución del proyecto

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del alcance

Enunciado del alcance del proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del proyecto

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Línea base del alcance

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Secuenciar las actividades

Secuenciar las actividades Enunciado del alcance del proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del cronograma

Estimar los recursos Registro de riesgos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Estimar las duraciones Registro de riesgos

Estructura de descomposición de recursos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del cronograma

Desarrollar el cronograma Estimados de duración de las actividades

Enunciado del alcance del proyecto

Activos de los procesos de la organización

Plan de gestión del proyecto

Planear la gestión del costo Acta de constitución del proyecto

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión del costo

Plan de Gestión de recursos Humanos

Estimar los costos

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan de Gestión del costo

Línea base del alcance

Estimados de costo de las actividades

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Plan para la gestión del proyecto

Planear la Gestión de recursos

Requisitos de recursos de actividades

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización