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A. GENERALIDADES
En el presente capítulo se presenta el Plan de Filosofía de Calidad que contribuirá
a la reorganización de procesos que se ejecutan actualmente en las Estaciones
de servicio de combustibles de la ciudad de Ahuachapán, el cual servirá de
herramienta para una preparación preliminar ante la necesidad de someterse a la
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, para la mejora continua.
B. OBJETIVOS
1. OBJETIVO GENERAL
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2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Reorganizar los procesos que se ejecutan actualmente, para que todas las
actividades que se realizan se lleven a cabo con eficiencia y eficacia.
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competitivas en los mercados que se atienden, se mejora la actitud del
personal y se desarrolla el espíritu de trabajo en equipo.
D. ALCANCE DE LA PROPUESTA
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F. APLICACIÓN DE FACTORES DE COMPORTAMIENTO EN
LOS OPERARIOS DE SERVICIO AL CLIENTE EN MATERIA DE
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y OTROS.
1. LAS ACTITUDES
Estas deben fundamentarse en normas de calidad debidamente certificadas
exigidas, con lo cual en el corto plazo las estaciones puedan superar la
situación en que se encuentran.
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apropiada, limpieza y un aspecto bastante decoroso acorde a las exigencias
de los clientes y sobre lo cual deben destacarse los avances siguientes :
• En cuanto al carácter amistoso, los empleados de la gasolinera,
según las normas de servicios y al contrario de lo que emanan los
elementos de la investigación, estos deben apegarse al perfil deseado.
• Lo mismo sucede con los otros servicios complementarios que
existen en las estaciones, como los de las tiendas y lubricentros etc.
• Los servidores deben actuar con atención altamente esmerada, lo
mismo sucede con algunas administraciones.
• Los servidores son responsables en una buena medida, sin embargo
es considerable que para los niveles de calidad exigida, deberán
mejorar su comportamiento en este rubro.
• La educación de los servidores y los administradores se puede
considerar de carácter normal.
• Cuentan con muy buena cortesía.
• La apariencia si es normal en virtud a la exigencia que se les
impone en cuanto al uso de uniformes, deberá ser lo mejor posible . en
el caso de los administradores, la presentación se considera normal,
sin embargo esta puede ser mas sofisticadas.
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2. EN EL DESARROLLO DE VALORES
Generalmente los servidores de las gasolineras pueden advertirse que
han desarrollado cierto nivel de valores entre los cuales pueden destacarse:
• Grados de respeto.
• Orden.
• Puntualidad.
• Regularidad.
• Uso eficiente de materiales.
• Mantenimiento de equipos.
• Servicio en el trabajo.
• Aprovechamiento de espacio.
• Disciplina.
• Libertad.
• Cierto grado de motivación.
• Algún grado de satisfacción del cliente.
• Compromiso.
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• Servicio con eficiencias.
Estos comprenden las condiciones y elementos con los cuales las empresas
deben de disponer, en cuanto a las condiciones internas y externas,
refiérese a:
• Condiciones tecnológicas.
• Condiciones físicas.
• Económicas.
• Políticas.
• Sociales.
• Culturales.
• Legales.
• Naturales.
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H. IMPLEMENTACION DE LAS CINCO S COMO PARTE DEL
PROCESO DEL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTION PARA
LA MEJORA DE LA CALIDAD EN LAS ESTACIONES DE
SERVICIO.
SEIRI= clasificación
• Separar lo necesario de lo innecesario.
• Haciendo inventario de las cosas útiles en el trabajo.
• Realizando un listado de todas las herramientas o equipos que no sirven en las
áreas de pista, tienda, lubricentro y carwash.
Todo esto trasferido a todas las áreas de la estación (área de pista, tienda,
lubricentro y carwash).
BENEFICIOS:
• Mayor espacio en las áreas de las estaciones.
• Mejor control de inventario.
• Eliminación de desperdicios.
• Mayor seguridad.
SEITON= ORGANIZAR.
Colocar las cosas, equipos o herramientas en lugares accesibles o según su
criterio de:
• Seguridad.
• Calidad.
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• Especificación.
La ejecución de la organización pretende ubicar elementos necesarios en sitios
donde se puedan encontrar fácilmente y retornarlos nuevamente a su sitio, así
mejoraremos la identificación, marcación de controles de equipos e instrumentos.
BENEFICIOS:
• Localización rápida de instrumentos.
• Economía de tiempo.
• Facilitación de retorno de instrumentos.
• Mejor identificación de objetos perdidos.
• Mejor apariencia.
SEISO=LIMPIEZA.
Higiene de todas las áreas, lográndolo así:
• Recoger y retirar lo que estorba.
• Limpiezas con instrumentos especializados en todas las áreas tienda,
lubricentro, carwash y pista.
BENEFICIOS:
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• Aumentar la vida útil de elementos.
• Evitar enfermedades.
• Mejor aspecto.
SEIKETSU= ESTANDARIZAR.
Mantener constantemente el estado de orden, de las áreas de trabajo en las
estaciones.
¿De que manera?
• Limpiando con regularidad.
• Manteniendo todo en su sitio.
• Establecer procedimientos y planes para ordenamiento y limpieza.
BENEFICIOS:
• responsabilidad.
• Mejora en el bienestar personal.
• Crear hábitos de trabajo permanentemente.
• Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de
trabajo.
SHITSUKE = DISIPLINA
Respetar normas de las estaciones de servicio.
¿De que manera?
• Respetando horarios de trabajo.
• Respetando normas y reglamentos.
• Andar presentable, vistiendo limpia y ordenadamente.
• Desarrollando hábitos de limpieza.
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• Mejoramiento de la imagen de la fuerza laboral
1. LA ADMINISTRACIÓN GENERAL:
Los gerentes son responsables de revisar la planeación y ejecución de planes y
programas que aseguren la calidad, implementando así mismo un liderazgo que
motive a toda la organización, desarrollando planes estratégicos de calidad y
asegurando que las iniciativas de calidad permanezcan en todos los procesos e
involucren a todos los individuos.
La planeación estratégica para la calidad en la práctica en las estaciones de
servicio , exige en primer instancia que se desarrolle un estudio ambiental, que
comprenda un estudio exhaustivo tanto dentro de la empresa como fuera de
esta , identificando la situación de las variables controlables e como in
controlables que se suscitan en el entorno.
1.1VARIABLES INTERNAS
Constituidas por los recursos físicos y sus capacidades como las construcciones,
instalaciones, maquinaria, equipos, estructuras organizacionales, los procesos de
producción de servicios, procesos de suministros de combustibles,
procesos de evaluación de calidad del combustible, procesos de tienda, en
lubricentro y otros servicios que integren el sistema de negocios de estas, así
como el comportamiento del recurso humano al momento de gestar el servicio.
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bienes involucrados así como la previsión del ingreso de nuevas estaciones de
servicio que puedan llegar al mercado de Ahuachapán. Sobre estos un proceso
de gestión idónea le proporciona a las serví estaciones la capacidad de
poder controlarlos .
• Los aspectos legales que pueden existir en materia normativa así como
normas de servicio y calidad de suministro exigido por entes
gubernamentales encargados de la verificación de calidad y de protección
al consumidor.
• Aspectos naturales impredecibles que un momento determinado puedan
afectar la dinámica del sector, tales como terremotos, inundaciones y
otros accidentes que se puedan suscitar.
• Aspectos sociales y culturales que pueden afectar el comportamiento
de los clientes. Estos fenómenos tales como las avalanchas
delincuenciales, grupos de presión y otros generalmente afectan el
comportamiento de toda empresa y generalmente se convierte en los
temas de atención contemporáneos.
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2. IDENTIFICACION DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES
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• Reconocimiento como líderes en tecnología e innovación de productos y
servicios.
• Cobertura geográfica más amplia.
• Niveles de satisfacción del cliente.
• Mayor participación de mercado.
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• Promocionar un sistema de venta de éxito con valor agregado acorde a sus
exigencias.
En investigación y desarrollo se pueden comprender objetivos como:
• Identificar nuevas necesidades de clientes y solventar las diferencias del
servicio mediante el conocimiento de las demandas del consumidor.
• Conocer la forma de actuación de los competidores y ajustar acciones para
desarrollar un mejor servicio competitivo.
• Desarrollar un mejoramiento de los procesos de servicio y atención al
cliente para mejorar imagen de una estación acorde a exigencias de los
proveedores y consumidores.
• Identificar los cambios del mercado, las variaciones necesarias en
organización y métodos de trabajo, así como esforzarse en convertirse en
la mejor empresa.
Sobre la base de objetivos estratégicos y funcionales se fundamentarán
estrategias para la calidad como:
• Innovación tecnológica incorporando nuevas bombas de suministro,
equipos computarizados de facturación y bombas de autoservicio (acorde
a los rendimientos generados).
• Remodelaciones de pistas, ampliación, restructuración de nuevas y otros
dispositivos que permitan agilizar el servicio y mejorar la funcionalidad de
las estaciones.
• Desarrollar acciones que conlleven al mejoramiento del recurso humano
sobre la base de capacitaciones y socialización de todas las variables
estratégicas
• Contratar recurso humano con un alto valor agregado en términos de
eficiencia y productividad de servicio brindado.
• Contratar administradores creativos e identificados con la filosofía para la
calidad con alta creencia ética y moral.
• Desarrollar una cultura organizacional sustentada en la calidad total con
valores compartidos e identificación con la visión y misión de la empresa
que conlleve a un liderazgo y ventaja competitiva sustentable.
Las políticas para la calidad que pueden resurgir son las siguientes:
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• Responsabilidad integral de administradores y empleados; con alto
compromiso con los clientes de tal forma que esto asegure la
continuidad del mercado y sobre todo que los mismos clientes generen
un publicidad boca oído sobre la serví estación preferida.
• Liderazgo comprometido, soportado en altos valores morales, políticos,
económicos, éticos, estéticos
• Relaciones mas estrechas con los clientes.
• Investigar y observar las practicas de la competencia
• Mas capacitación a todos los niveles
• Organización abierta.
• Servicio justo a tiempo.
• Mejoramiento constante de procesos
• Medición de rendimiento y cumplimiento de valores.
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• Encargado de carwash.
• Encargado de lubricentro.
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• Asegurar que las responsabilidades y actividades del Comité para la
Calidad sean comunicadas en la estación de servicio.
• Designar o en su caso, ratificar a los integrantes del Comité para la calidad,
dentro de los diez primeros días del mes diciembre de cada año.
• Aprobar la agenda propuesta por el Coordinador del Comité para la
Calidad.
• Presentar anualmente a la junta directiva, el informe de avance y
resultados en la implantación de los procesos del Plan de Filosofía de
Calidad de la estación de servicio.
2.2 REPRESENTANTE DE LA JUNTA DIRECTIVA
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2.3 SECRETARIO DEL COMITÉ PARA LA CALIDAD
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• Presentar al Comité para la Calidad los informes de avances de la
implementación de los procesos de la empresa.
• Presentar al Comité para la Calidad, los informes de la revisión de los
resultados de la satisfacción de los clientes internos y externos.
• Vigilar el tratamiento de las no conformidades, de las acciones correctivas
y acciones preventivas, y de las quejas, de los procesos de la estación de
servicio.
• Mantener y actualizar la documentación básica de las sesiones del Comité
para la Calidad: convocatorias, listas de asistencia, agendas, actas,
seguimiento de acuerdos, informe de los acuerdos aprobados y los
registros que se generen de éstos.
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K. DESARROLLO DE PLANES DE ACCIÓN
La implementación de una cultura de calidad conlleva el desarrollo de planes de
acción enfocados a atender aspectos que deben mejorarse y que son requisitos
para el cumplimiento de la política de calidad que establece una empresa, en ese
sentido se recomienda la implementación de los siguientes planes y programas:
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Plan de comunicación Desarrollar y formalizar los Informar que los
canales de comunicación canales de comunica-
entre los diferentes niveles ción serán vía correo
de la Institución. electrónico y a través
de memorando.
2. EN CONTROL:
• Fortalecer el proceso de evaluación del comportamiento de empleados en la
calidad de servicios.
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• Reducir diferencias entre lo planeado y ejecutado.
• Incrementar la capacidad de los operadores mediante la proporción de
reconocimientos y recompensas.
3. EN LA MEJORA DE LA CALIDAD:
• Mejorar la infraestructura.
• aplicar proyectos de mejora.
• Organizar equipos efectivos para los proyectos nuevos.
• Implementar con mas frecuencia las capacitaciones.
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• Reducción de errores de programas en el sistema de servicios.
• Redefinición de procesos de servicios así como de verificación de
productos a servir.
• Reducción de errores de programas en el sistema de servicios
• Reducción del coste de mala calidad que implique reducción en ventas
• La programación y suministros de nuevos recursos.
• Aplicación de practicas de benchmarkin operativo y estratégico
• Aplicación de practicas de merchandising en tiendas de conveniencia
implantadas
• Evaluación de programas diarios de trabajo
• Implantación y Manejo de manuales de organización y funciones que
sirvan de que a los operación de todas las unidades de la empresa
• Programas de reconocimiento y recompensa sobre la base de la
calificación de méritos.
• Reducción de cantidad de trabajo innecesario mediante reprocesas
constantes y efectivos.
Mediante estas prácticas se espera que las estaciones puedan estar
financieramente sanas, crecientes y rentables.
Los directores serán responsables de la motivación de los empleados. Creando
un marco de cultura con cambios de actitudes muy notables, eliminando
obstáculos en mentalidad de los trabajadores tales como:
• Ignorancia del empleado enguanto a la creación de problemas de calidad.
• Poca efectividad por desconcentración del trabajo.
• Sub-optimizacion de recursos.
• Mitos culturales, dadas las creencias equivocadas de actuación.
El trabajo de los administradores de las estaciones y los encargados de área
comprenden puntos creativos como:
• El mejoramiento de la visión del empleado.
• Autointerés.
• Generación de entusiasmo por el desarrollo de valores,
En el nivel gerencial se proyecta eliminar malas percepciones tales como:
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• Señalamiento absoluto a los operadores sobre la responsabilidad de los
problemas de la mala calidad.
• Exigencias en operación sin previa motivación.
• Exigencia de mejoramiento de la calidad, sin mejorar procesos y organización
de recursos.
• Deficiente comunicación.
• Falta de desarrollo de cultura.
2. EL AUTOCONTROL.
Esta será responsabilidad de todas las áreas que conforman la serviestaciòn,
aplicando mediante criterios sustentables como:
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• La claridad de objetivos que cada uno tenga.
• El manejo de normas.
• El desarrollo de procedimientos.
• El comportamiento real en el proceso de servicio.
• Aplicación de valores,
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P. ADMINISTRACION DE EL RECURSO HUMANO COMO EL MOTOR
PARA EL MANEJO DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTION
ESPECIALMENTE EL BASADO EN PROCESOS
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• Amplias inversiones en capacitación y educación: La compañía invierte
parte de su capital en cursos sobre el valor de la calidad, técnicas de
comunicación solución de problemas entre otros.
• Mantienen un entorno de trabajo: q conduce al bienestar y crecimiento de
todo los empleados manteniendo agradable el mismo y fomentar el
pensamiento innovador libre de burocracias y una comunicación honesta.
• Tienen encuenta la seguridad y ergonomía: a través de auditorias
periódicas.
• Vigilan la extensión y eficacia de las prácticas de recursos humanos y
miden la satisfacción del emplazo como medio de mejora continua: A
través de encuestas a empleados frecuentemente para calificar a sus
superiores, enguanto a liderazgo, comunicación y apoyo
1. INTRODUCCION
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Se hace referencia sobre la visión, misión y valores empresariales que se centran
en la búsqueda de la excelencia y modernización que garantice los servicios con
calidad y calidez.
2. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Visión funcional
Ser una empresa altamente moderna, líder con responsabilidad integral
económica, social y cultural, que garantice servicios de suministro de
combustible y bienes de consumo con excelencia, equidad y calidez.
Misión Institucional
Somos una entidad orientada a servir a un mercado altamente exigente que
administra recursos, para garantizar servicios de atención integral con
beneficios económicos a toda la población mediante el suministro
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de combustible de alta calidad y justo a tiempo que le proyecta hacia el
bienestar y la satisfacción de las necesidades de nuestros usuarios en forma
oportuna, con personal altamente calificado, capacidad, honradez,
responsabilidad, disciplina y lealtad.
Comprometiéndonos a modernizar la empresa para lograr la excelencia, a fin
de alcanzar una imagen real positiva conforme al desarrollo de nuestro
departamento.
3.VALORES
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4. IMPLEMENTACION DE LOS PRINCIPIOS DE CALIDAD
Beneficios:
• Aumento del número de asociados en la entidad y la porción de mercado.
• Aumento de la eficacia en el uso de los recursos de la organización para
aumentar la satisfacción del cliente.
• Aumento de la fidelidad del cliente.
4.2. LIDERAZGO
Las estaciones de servicio deberán asegurarse de formar un cuadro de liderazgo
capaz de establecer la unidad de propósito y orientación de la organización. Los
líderes serán los encargados de crear y mantener un ambiente interno, en el cual
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el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de
la organización.
Beneficios:
• Motivación, compromiso y participación del personal en la organización.
• Innovación y creatividad en la consecución de los objetivos de la
organización.
• Responsabilidad de los individuos respecto de su propio desempeño.
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• Disposición del personal a participar en y contribuir a la mejora continua.
Beneficios
• Integración y alineación de los procesos que mejor lograran los resultados
deseados.
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• Capacidad de centralizar los esfuerzos en los procesos claves.
6. MEJORA CONTINÚA
Al adoptar un sistema de calidad la empresa, la mejora continua del desempeño
global de una organización deberá ser un objetivo permanente.
Beneficios
• Ventajas en el desempeño mediante capacidades organizacionales
mejoradas.
• Flexibilidad para reaccionar rápidamente ante las oportunidades.
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• Aumento de la capacidad para demostrar la eficacia de las decisiones
anteriores mediante la referencia a los registros de los hechos.
Un Plan de Filosofía de Calidad implica que todos los empleados en los diferentes
niveles organizacionales de las estaciones de servicio tienen que adoptar un
enfoque de trabajo orientado a la aplicación de las cuatro etapas del ciclo de
Deming: Planificar, hacer, verificar y actuar.
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Las etapas del ciclo de Deming se presentarán en diferente forma en los distintos
niveles de organización, tal como lo ejemplifica el siguiente cuadro:
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Se definen a continuación las principales actividades a realizar para la aplicación del círculo de Deming, detallando cada etapa
de éste:
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• Implantación de • Implementar la mejora/verificar las • Análisis de pareto.
procesos. causas de los problemas. • Encuesta a clientes.
HACER • Requisitos de la • Recopilar los datos apropiados. • DFC (QFD).
documentación. • Diagrama de flujo.
• Implantación de las • Análisis de modo y efectos
acciones correctivas y de falla.
preventivas.
• Evaluación de la • Analizar y desplegar los datos. • Encuesta de satisfacción
implantación de • Verificar si se han alcanzado los del cliente.
VERIFICAR procesos. resultados deseados. • Desarrollo de auditorias
• Revisar los problemas y errores. internas e inspecciones in
situ.
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Q. MANUAL DE CALIDAD PARA LAS ESTACIONES DE SERVICIO
EN EL MUNICIPIO DE AHUACHAPÁN.
1. INTRODUCCION
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2.1 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CALIDAD.
Desarrollar una herramienta gerencial construida por el conjunto de insumos y
procesos que destina la entidad con la finalidad de incrementar el desempeño de
la organización determinando en que medida los resultados de los procesos
realizados y de la atención brindada satisfacen las necesidades del usuario, tanto
en la dimensión técnica como en la interpersonal, con la mayor efectividad y la
mas optima utilización de los recursos e incentivando los procesos de
mejoramiento requerido.
Identificar, documentar, coordinar y mantener las actividades necesarias
para que los productos/servicios, que cumplan con los requisitos de calidad
establecidos sin tener encuenta donde estas actividades se producen.
Se entiende que la responsabilidad del mejoramiento de la calidad es un deber
de la Organización en conjunto y que en consecuencia cualquier actividad en
la prestación de servicios o cualquier estrategia gerencial debe incidir en la
mejora continua de la calidad y es función del sistema de calidad incentivar
sus desarrollos y evaluar en que medida impacta los estándares de calidad
independientemente de que desarrolle los métodos específicos del
mejoramiento continuo.
Entendiéndose el mejoramiento como “enfoque hacia la continua evaluación y
mejora de los procesos de prestación de servicios en las estaciones de
combustible para satisfacer las necesidades de los clientes, ese enfoque tiene
varias implicaciones:
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• Como pre-requisito para la obtener la finalidad del sistema de calidad,
se entiende que el ámbito de los procesos de calidad va mas allá de la
prestación de servicios y compromete la totalidad de la estación
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4. PROTOCOLO DE LA REVISION DE LA UTILIZACION DEL
SISTEMA DE CALIDAD.
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pues de no ser así la distorsión de esta orientación impedirá la obtención de los
resultados deseados.
Debemos de ser coherente, con los planteamientos de la mejora de la calidad,
centradas por el usuario como la razón de ser de la empresa.
Es pues, esencial que la aplicación del sistema de calidad, nos permita conocer
las causas de los problemas que mantienen la inadecuación de la utilización de
los recursos avanzando mas allá de las causas esporádicas hasta las causas
comunes, logrando detectar los procesos que están fallando e incrementando
costos y deteriorando la atención al usuario.
La detección, análisis y corrección de estas fallas es de gran utilidad tanto para el
presentador como para el cliente como herramienta de mejoramiento continúo.
Cuando se aplique los criterios administrativos de los clientes utilice los pasos o la
lista de criterios administrativos correspondientes para poder evaluar, ya que eso
permitirá al evaluador considerar todos los factores implicados relativos al trámite
administrativo.
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4.2 APLICACIÓN DE CRITERIOS
De acuerdo a las listas que contiene esta sección existen tres tipos de
evaluaciones las cuales describen cada uno de los pasos o requisitos a cumplir.
En la evaluaron de servicio inmediato se detallaran todos aquellos pasos antes o
preparatorios para recibir al comprador en su momento.
En la evaluación de movimientos de servicio se determinan todos pasos que el
suministrarte completa para el procedimiento de aplicación y la explicación del
requerimiento y en la post-venta se contemplan son todos aquellos procesos que
motivan al cliente a retornar, esto exige que se identifique la satisfacción del
mismo.
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• Criterio de procesos complementarios para la venta de productos.
Criterios
INSTALACIONES
• Los equipos deben estar ubicados en forma accesible a los operarios
• Las estaciones, tiendas y otras unidades de negocios que funcionen,
deben tener una iluminación y ventilación adecuada. De preferencia luz
solar difusa que penetre por el tragaluz y ventanas, los pasillos interiores
deben ser iluminados con luz artificial en horas de trabajo, cuando la luz
natural no sea suficiente, tiene que ser de intensidad adecuada y uniforme
para que no proyecte sombras en el área de trabajo.
• Todos los operarios y empleados, durante las labores en tienda tienen
que disponer de una ventilación suficiente, para que no vicie la atmosfera
poniendo en peligros la salud de los trabajadores y clientes.
• En los locales de tienda , se deberá tener un espacio libre de ventanas que
abran directamente al exterior, cuya área será de 1/6 de la superficie del
piso como mínimo, sin embargo podrá permitirse a áreas de ventanas
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menores toda vez que los locales sean ventilados artificialmente.
• Acceso y áreas de tráfico amplias para el ingreso de vehículos de todo tipo
y con libre movilidad.
• Las tiendas deben tener puertas e doble acción para mayor facilidad en los
movimientos de los clientes.
• Los techos de tienda deberán ser impermeables y buenos ecualizadores
del calor.
• Los pisos, paredes y techos, tienen que ser adecuados e impermeables
que permitan una limpieza rápida.
• La tienda debe contar con aire acondicionado y refrigeradora para
almacenar productos que se pueden deteriorar con el calor, además debe
contar con estantes funcionales.
• El color de las paredes y techos de be ser claro para favorecer la
iluminación.
• Las instalaciones deben estar provistos de servicios sanitarios (inodoros,
urinarios, lavamanos y baños) para mujeres y otro independiente para
hombres en buen estado e higiénico.
• Todos los inodoros deben contar con depósitos y tapadera, y en cada
servicio deberán tener papel higiénico necesario, el cual se depositara en
el recipiente después de su uso, los cuales estarán señalizados.
• Según los clientes y empleados de la institución la norma es:
1 lavamanos por cada 15 personas o fracción mayor que cinco
1 inodoro o retrete por cada 25 personas
1 baño con regadera con suficiente agua y uno mas por cada 15 personas.
1 urinario por lo menos y uno mas por cada 50 hombres o fracción mayor
de veinticinco.
• En la instalación de los servicios sanitarios todas las medidas higiénicas
relativas a impermeabilización de pisos y muros; el buen
acondicionamiento de iluminación y ventilación como también
aprovisamiento de agua y drenaje de acuerdo a lo dispuesto por la
ingeniería sanitaria.
• Todas las instalaciones deben ser construidas bajo normas de
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ingeniería que garantice la seguridad de empleados y clientes al
momento de un fenómeno sísmico
• Las construcciones e instalaciones deben tener la suficiente estética
para su presentación idónea.
ORDEN Y LIMPIEZA
• Limpieza de las áreas circundantes de la serví estación, tiene que estar
libre de basura común que arrojan los clientes. Deben colocarse
recipientes amplios para su depósito.
• Deben haber suficientes instrumentos de limpieza para que los
operarios efectúen con efectividad tales operaciones
• Cada trabajador tiene que mantener limpia y ordenada su área de trabajo.
• Las diferentes áreas de trabajo tienen que estar limpias y ordenadas para
facilitar el desempeño del trabajo y dar buena atención.
• En cada estación y tienda debe existir una adecuada separación de los
desechos sólidos comunes con los desechos sólidos peligrosos, una bolsa
roja para los desechos sólidos peligroso, bolsa negra para basura común.
• La manipulación de los desechos deber ser cuidadosa
• Debe de existir una caseta de almacenamiento temporal de desechos
sólidos que este lejos del público, para luego ser transportado a su destino
final por un transporte especial.
• Mantener un control de plagas para que estas no se desarrollen evitando
así que afecten o dañen la salud de clientes.
COMITÉ DE CALIDAD
• Existencia de comité local para hacer recorrido semanal por las
instalaciones, supervisar el manejo de recolección y almacenamiento
temporal de los desechos.
• Determinar el perfil local del servicio para analizar las primeras causas de
denuncia de los clientes y tomar alternativas de solución para disminuir el
perfil negativo que se presente
• El monitoreo de notificaciones de casos de insatisfacción debe ser
constante
• El comité de calidad responderá ante el ministerio de salud y del medio
149
ambiente
• Cumplir las normas de seguridad en el área de serví estación y tienda de
manera estricta
• Aplicar normas de seguridad en el tratamiento y manejo de combustible y
tomar medidas de protección en áreas restringidas al momento de
reabastecimiento.
• Garantizar el buen manejo de bombas y otros artefactos, así como los
equipos de cómputo que operan en el procesamiento de información.
MEDIDAS DE PREVISION
• Señalización necesaria para cada área con letreros ubicados en lugares
visibles que permitan mejor coordinación de clientes y visitantes.
• Señalización de puerta de tienda si se puede entrar o no al lugar para que
no existan peligros a las personas que no estén debidamente protegidas.
• Las instalaciones tanto de serví estación como de tienda y otros deben
tener extintores de diferentes tipos de fuegos, según el área que se
pretende proteger y que los empleados estén capacitados para el uso y
manejo del equipo.
• Las instalaciones y la ubicación de los extintores deben estar visibles a un
radio de 30 mts. Y capacidad de 20 lbs. A una altura de 1.5 mts de la
manecilla; y designar dos empleados responsables por área; para el
manejo de los extintores en caso de emergencias.
• Deben existir letreros que prohíban fumar dentro de las instalaciones de la
gasolinera.
• El personal que labora en el suministro de combustible y tiendas debe
estar capacitado para actuar en caso de desastres (incendios, terremotos,
etc).
• Investigación de accidentes de trabajo para disminuir los riesgos.
• Señalización con características fotoluminocente para salidas de
emergencia, estas vías deben estar arriba del rodapié.
• Contar con un directorio o medico para cualquier emergencia en caso de
desastre natural o causado por el hombre.
• Tiene que existir un plan de evacuacion y seguridad, para poder afrontar
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cualquier problema de desastre.
• Mapa de riesgo laboral identificado y señalando los riesgos existentes en
cada departamento o seccion.
• Los estantes de tienda y archivos deben estar fijados al piso y paredes
según el caso, para evitar accidentes de trabajo en caso de terremotos.
• Las entradas y salidas de tienda deben estar despejadas en todo
momento.
• La señalización para entrada y salida tanto de gasolinera como de tienda
tiene que ser con letras y símbolos de color blanco y el fondo de color
amarillo, deben estar situados de manera que ordenen y distribuyan
transito de vehículos y personas, también deben tener el tamaño adecuado
para que sean visibles desde cualquier punto de trabajo.
• Tiene q contar con carteles que informen a los clientes, visitantes y al
personal como actuar en caso de emergencia.
• Tiene que existir un comité de seguridad industrial ya que es una exigencia
de la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Prevención social y eliminar
los riesgos ocupacionales, accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.
• El comité de seguridad tiene que cumplir con las funciones
correspondientes, hacer simulacros de incendios y de evacuación.
• Debe de existir un generador de energía, en casos de emergencia que
falle la energía eléctrica, para mantener la iluminación en pista y que no se
deteriore los alimentos que necesitan refrigeración, y que no se suspendan
los servicios.
PERSONAL
• La empresa tiene que reclutar y seleccionar al recuso humano idóneo que
cuente por lo menos con nivel académico medio y de ser posible con
experiencia en el ramo.
• Tiene que existir un comité de Atención al Cliente para solventar
problemas del cliente externo y mejorar la atención prestada.
• Cada empleado según su área tiene que tener equipo de protección
personal (gorro, mascarillas, gabachas, guantes, zapateras).
151
• Debe desarrollarse un código ético para la calidad que comprenda
claramente los valores fundamentales de la materia de servicio al cliente.
• El personal que labora en operación de reparación, tiendas, engrase u otro
tiene que utilizar guantes, mascarillas, lentes protectores y gabachas.
• Capacitar a todo el personal según las necesidades de su área así como
también en atención al cliente, exclusivamente.
• Los trabajadores deben ingerir sus alimentos en lugares especialmente
destinados para ese objetivo con dotación de un número suficiente de
bebedores higiénicos, mesas, asientos.
• Los aspirantes a laborar en la serví estación, lubricentro, tienen que
someterse a un examen pre-ocupacional o examen físico de ingreso, para
determinar las condiciones físicas de los aspirantes, su asignación a una
ocupación adecuada a las aptitudes individuales y que sus incapacidades
actuales no afecten su eficiencia personal la salud y seguridad del
examinado ni de sus compañeros de trabajo.
• El plan de Salud del personal consiste en practicar exámenes médicos y
de laboratorio anualmente según el, caso que la actividad ofrezca algún
riego para la salud.
• Todo empleado de oficina o de tienda debe contar con asientos
ergonómicos adecuados a la clase de trabajo que desempeña.
PROCEDIMIENTOS
• Disponer de transporte para personal y otras necesidades que
requieran el servicio y proporcionar mantenimiento preventivo a las
unidades de transporte.
• Archivo debe contar con la papelería necesaria para el expediente.
• Debe destacarse en oficina de gerencia una recepcionista.
• En caso de problemas de enfermedades de cliente en el Servicentro,
debe de auxiliarse con la silla de ruedas o camilla según sea el caso.
• Debe de ordenarse al usuario según el orden de llegada
correspondiente.
• El técnico tiene que cumplir las guías de manejo según las
necesidades del cliente
152
• Los empleados de pista deben de conocer la técnica de suministro de
combustible para la administración del tiempo.
• El jefe de pista revisara la existencia de combustible que cumpla con
los niveles adecuados.
• Los empleados de pista daran indicaciones sobre especificaciones de
productos.
• El responsable de tienda revisa el orden de los productos y que hayan
existencias.
CLIENTES Y VISITANTES
• A los clientes con dificultad de desplazamiento se les transportara en
silla de ruedas-
• Los encargados de transportar a las personas en sillas de ruedas tienen
que brindar las indicaciones a los clientes.
• Los servicios sanitarios tienen que mantenerse en buenas condiciones
para cuidar la salud de los clientes y empleados.
• Contar con un área de descanso para visitantes y clientes, que esta
cumpla con las medidas higiénicas necesarias.
• Los clientes de la tercera edad, darle prioridad al momento de su
despacho.
• Los visitantes y clientes deben de respetar las normas básicas de
seguridad.
• Mejoramiento continuo.
• Formación del comité de calidad, que identifique problemas y sus
causas
• Circulo de calidad para otorgar soluciones a todos los problemas
• Proyecto por proyecto como técnica para atender problemas.
• Comité de auditoria de calidad.
• Comité de directivo de la calidad.
• Aplicación de técnicas de procesos por procesos.
• El servidor recibe al cliente y tiene la responsabilidad de generar
una excelente impresión en este, sobre todo si el cliente llega por
153
primera vez a la serviestaciòn. Igual obligación tienen los
responsables administrativos y operativos de las tiendas.
• El técnico de la serviestaciòn tiene que cumplir las guías de
manejo según las necesidades del cliente tomando en cuenta la
importancia de la satisfacción de este y sobre todo en los procesos
de recompra
• Los encargados y operarios de la pista deben conocer de manera
exhaustiva el manejo de la técnica del combustible lograr una
efectiva administración del tiempo.
• El técnico de almacenamiento revisa la existencia de combustible ,
cumpliendo con el principio del JUSTO A TIEMPO que como
estrategia complementa la gestión de calidad proyectada. Y
obviamente cumpliendo con lo exigido por el cliente.
• El responsable de la pista dará indicciones sobre la información
especifica
• El responsable de tienda revisa el orden de los productos que
estén ordenados y completos y efectuando además labores
especificas de merchandising
• Se realizan evaluaciones de los empleados utilizando métodos
directos e indirectos mediante los cuales se evalúe el rendimiento
y la identificación del empleado, así como conocer el grado de
aprendizaje de estos.
154
6. FORMULACION DE INSTRUMENTOS DE FORTALECIMIENTO
DE LA GESTION
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD
FECHA:
TIPO DE AUDITORÍA
Área: Responsable:
Objetivo de la Auditoría:
Fechas de Auditoría:
Recursos:
________________________ ____________________________
Nombre y firma Nombre y firma
Director de Calidad Responsable del área a auditar
155
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE
Fecha: ________________________________________
156
Malo
DURACION:
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
PROBLEMAS DETECTADOS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
157
CONCLUSION DE LA AUDITORÍA
_______________________________________________
Nombre y firma del Auditor
158
R. IDENTIFICACION, MANEJO Y REDISEÑO DE PROCESOS
TECNICOS DE SERVICIOS QUE SE DESARROLLAN EN LAS
ESTACIONES DE SERVICIO
1. IDENTIFICACION DE PROCESOS
Se han identificado una serie de procesos en los diferentes centros de
servicio que pueden constituir a una serví estación . de acuerdo al detalle
siguiente:
159
2. DESCRIPCION DE PROCESOS
*
Tiempos promedios tomados a partir de la observación directa.
160
REDISEÑO DE PROCESO PROPUESTO DE ATENCION AL
CLIENTE EN AREA DE COMBUSTIBLE
*
Procesos de mejora para la atención al cliente, lo que nos permitirá servir y hacer sentir al cliente que se
le atiende con calidad y calidez, al mismo tiempo que generara un nivel superior de ganancias para la
estación.
++ facturación desarrollada mediante sistema computarizado con lo cual se agiliza el proceso
Con las diversas mejoras que se realicen en materia de capacitaciones e innovaciones tecnológicas
se espera reducir el tiempo .
161
PROCESO ACTUAL DE ATENCION AL CLIENTE EN AREA
DE CARWASH
*
Tiempo promedio tomado a partir de la observación directa.
162
PROCESO DE LUBRICACION
Proceso: El cliente llega al área de lubricentro
Sujeto de grafica: Personal encargado del área de lubricentro
Principio: Recibir al cliente a su llegada.
Final: Entrega de factura al cliente.
Paso # Tiempo Distancia Descripción del
(min) (mts) proceso
1 0.25 1.2 X Recibir al cliente en su
llegada
2 0.20 - X Ofrecer servicio.
*
Tiempo promedio tomado a partir de la observación directa.
163
PROCESO DE DESPACHO DEL CLIENTE EN EL AREA DE
TIENDA
Proceso: Despacho de cliente en el área de tienda
Sujeto de grafica: Personal encargado del área de tienda
Principio: Recibir al cliente a su llegada.
Final: Entregar el ticket al cliente
164
PROCESO ACTUAL DE RECIBO DE COMBUSTIBLE
Proceso: Recibo de combustible en la estación de servicio.
Sujeto de grafica: Gerente de la estación de servicio.
Principio: Recepción de documentos por parte del motorista designado de pipas.
Final: Entrega de duplicado y triplicado se factura a motorista de pipa.
4 3.00 X medición a
compartimentos de
pipa
5 0.75 3.0 X Abrir conexiones de
tanques para la pipa
6 40.0 1.0 X Recepción a tanques
de combustible
7 0.50 - X Comprobar que los
compartimentos de
pipa estén vacíos.
8 0.25 X Cierre de conexiones
de tanque para pipa.
165
Proceso: Medición de tanques en estaciónes de combustibles.
Sujeto de grafica: Jefe de pista de estación.
Principio: Tomar instrumentos de medición.
Final: entrega de datos a gerente.
Este proceso se hace a las 5:00 am y se repite a las 10:00 pm, la conversión de
pulgadas a galones lo hace el gerente por cuestiones de seguridad.
166
Proceso: Pedido de combustibles a central.
Sujeto de grafica: Gerente de estación.
Principio: conversión de medidas.
Final: Realizar pedido.
167
S. ORGANIZACIÓN POR PROCESOS
En las estaciones de servicio, se han identificado los diferentes procesos que se
ejecutarán, siendo éstos los procesos estratégicos, procesos clave, los procesos
de apoyo y los procesos de medición, análisis y mejora, de los cuales se presenta
a continuación el macro proceso, que muestra en forma gráfica estos elementos:
168
1. MACRO PROCESO
169
2. PROCESOS
A continuación se describe los procesos que se identificaron:
Este proceso iniciará con una reunión de junta directiva y gerente general en cada
estación de servicio, en la cual se revisará el cumplimiento del plan anterior y se
elaborará el contenido del nuevo plan para un periodo anual, donde definirán la
misión y la visión, así como también los objetivos y demás lineamientos
estratégicos a seguir para la consecución de éstos.
170
2.1.2 MARKETING
Se propone que las empresas en estudio, implementen un plan de marketing que
integre el cliente a la empresa.
171
2.2.2 COMERCIALIZACIÓN
2.3.2 INFORMÁTICA
Las estaciones de servicio basan su desempeño en la tecnología, máquinas,
equipos y un sistema operativo computacional. En medio de este proceso se
encuentra el ser humano, siendo este el encargado de ingresar la información
requerida en el sistema para ejecutar cada uno de los procesos que se llevan a
cabo en cada departamento.
172
como las actualizaciones del sistema Informático con que trabajan las estaciones
de servicio para que exista una mejor eficiencia en los servicios que ofrecen.
2.3.3 CONTABILIDAD
La contabilidad es un proceso de apoyo que se encarga del registro de la
documentación generada en la compra y venta de hidrocarburos así también
genera reportes y emite estados financieros.
Z2 * P * Q * N
n = ___________________
(N-1)* E2 + Z2 * P * Q
Donde:
n = tamaño de la muestra.
173
N = tamaño de la población.
Z = valor crítico correspondiente a un coeficiente de confianza con el cual se
desea hacer la investigación.
P = proporción poblacional de ocurrencia de un evento.
Q = proporción poblacional de la no ocurrencia del evento.
E = error muestral máximo permisible en la investigación.
• Objetivos de la Auditoría
La adopción de un enfoque de procesos de parte de la empresa exige que se le
de seguimiento a través de auditorias e inspecciones.
174
• Verificar el cumplimiento del programa de calidad de acuerdo con las
regulaciones establecidas,
• Dar al auditado la oportunidad de perfeccionar su Plan de Calidad con
proyección de implementar un sistema de calidad
• Formación de auditores internos
La organización deberá formar un cuadro de auditores internos cuya
responsabilidad será:
• Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente.
• Recopilar y analizar las evidencias de auditoria relevantes y suficientes para
determinar los resultados de la auditoria.
• Preparar los documentos de trabajo.
• Documentar los resultados individuales de la auditoría.
• La redacción del informe de auditoria.
• Informe de Auditoría
El informe de auditoria será el documento en donde se ubicarán las
observaciones y acciones que no se están desarrollando de acuerdo a lo
planificando en la hipótesis estratégica y los procesos implementados.
175
Acciones correctivas/preventivas. Seguimiento de auditorias
La identificación de acciones correctivas y preventivas permitirán hacerle frente a
las condiciones adversas a la calidad, investigar causas y determinar las acciones
que deben tomarse para evitar su repetición.
176
ETAPA 6 documentación que hiciera falta.
Capacitar al personal involucrado en la nueva
ETAPA 7 documentación.
Luego se deberán implementar las actividades
ETAPA 8 nuevas.
Evaluación por medio de auditorias internas
que se cumple con lo establecido en cada
ETAPA 9 actividad tanto las nuevas como las actuales.
Deberán hacerse los ajustes necesarios.
ETAPA 10
Evaluación a nivel gerencial de la eficacia del
ETAPA 11 sistema.
Buscar una organización acreditada que
ETAPA 12 certifique su sistema.
• OBJETIVO
Proponer la implementación del plan de filosofía de calidad para reorganizar los
procesos de las estaciones de servicio del municipio de Ahuachapán.
• PLAN DE ACCION
Para poder ejecutar la propuesta, es necesario identificar un proceso que permita
la implementación de éste de una manera más fácil. No se puede iniciar un plan
de acción si no se sabe lo que se quiere lograr con él, para ello se presentan los
siguientes puntos:
177
Reunión con los directivos de estaciones de servicio, para comunicar las
expectativas y alcance que se persigue con el plan. Se presentan los diferentes
procesos a seguir para su aplicación y ejecución.
• ACCIONES A REALIZAR
Los directivos, gerentes y empleados en general deberán adoptar
responsabilidades en la implementación del Plan de Filosofía de Calidad, así
como también deberán tener claro el alcance y magnitud de la propuesta.
• CAPACITACIÓN
Es de vital importancia capacitar al personal involucrado en la implementación del
plan, indicándoles las funciones y actividades a seguir, ya que todos deben estar
bien identificados.
• EVALUACIÓN FINAL
Finalmente los directivos, evaluarán los resultados obtenidos y de esta forma se
llevarán a cabo las medidas correctivas en caso de ser necesario.
178
V. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
A continuación se describe el presupuesto para la implementación de la propuesta
en estudio:
RECURSO HUMANO
Proceso de certificación con
1 $ 7,000 $ 7,000
auditorias los 2 primero años
MOBILIARIO Y EQUIPO
Equipo de computo portátil 1 $1,800.00 $1,800.00
Impresor 1 $ 390.00 $ 390.00
Proyector 1 $ 850.00 $ 850.00
Archivo 2 $ 250.00 $ 500.00
Escritorio 1 $ 225.00 $ 225.00
Silla 1 $ 40.00 $ 40.00
PAPELERIA Y UTILES
Papelería y útiles ---- $ 300.00 $ 300.00
Imprevistos 10% $ 650.00
TOTAL $ 11,755.00
179
W. PLAN DE CONTINGENCIA.
1) OBJETIVOS:
Se presentan a continuación una serie de objetivos como un respaldo al
sistema de gestión en caso se presentara cualquier eventualidad al realizar
su implementación.
2) OBJETIVO ESPECIFICO:
• Establecer un proceso de comunicación interna que pueda impulsarse ante
cualquier imprevisto.
• Establecer nuevas alternativas que busquen un incremento en la demanda
a través de la calidad del servicio, según lo planteado dentro del Sistema
de Gestión de Calidad.
• Ofrecer nuevas estrategias que contemplen el desarrollo del sistema de
gestión de calidad.
3) IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES.
A continuación se describe cada una de las estrategias a utilizar, de igual
forma los objetivos, acciones y recursos a utilizar.
180
EXPANSIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS.
181
EVALUACIÓN DE PRECIOS.
182
CRONOGRAMA DE PLAN DE CONTINGENCIA
Proceso de Selección
2 X
de los candidatos
Contratación y
3 X X
capacitación
Determinación de
responsabilidades del
4 X
personal de todas las
áreas
Investigación de
5 Precios de X X X X X X
competidores
Análisis de precios de
6 X X X X X
los bienes y servicios
Ajuste de precios y
comunicación tanto al
7 X X X X X X X X X X
publico como
empleados
183
PRESUPUESTO DEL PLAN DE CONTINGENCIA
Este presupuesto se detalla a continuación
184
X. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PLAN DE FILOSOFIA DE CALIDAD
MES I MES II MES III MES IV MES V MES VI
No ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Reunión con Directivos
Directivos y
1 para planteamiento del X
autores del Plan
plan.
Establecimiento de
2 Directivos X
tiempo
Asignación de
3 Directivos X X
responsables
185