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MANUAL SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS CON RESPECTO A

LOS PASIVOS, LAS OBLIGACIONES EN MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA,
LOS PROVEEDORES Y LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA
FERREELÉCTRICO LA MARQUEZA NORMA INTERNACIONAL DE
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LAS PYMES

MARÍA FERNANDA ORTIZ RINCÓN

I.D. 714431

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO

FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS
CONTADURÍA PÚBLICA
VILLAVICENCIO-META
2020

Manual De Políticas Contables FERNANDA ORTIZ R.

FerreEléctricos La Marqueza
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MANUAL SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS RESPECTO A LOS

PASIVOS, LAS OBLIGACIONES EN MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA, LOS
PROVEEDORES Y LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA
FERREELÉCTRICO LA MARQUEZA, BAJO LA NORMA INTERNACIONAL DE
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LAS PYMES

TRABAJO ACADEMICO
ACTIVIDAD N°2

MARÍA FERNANDA ORTIZ RINCÓN

I.D. 714431

TUTOR. JOSÉ ALBEIRO PARDO

NRC.15473

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO

FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS
CONTADURÍA PÚBLICA
VILLAVICENCIO-META
2020

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INTRODUCCIÓN

En este manual de política contable como bien lo dice el titulo nos basamos en la
implementación de las políticas respecto a los pasivos, las obligaciones en moneda
nacional y extranjera, los proveedores y las cuentas por pagar, con el propósito principal de
general un ambiente de control dentro de las organizaciones, empresas y entidades PYMES,
respecto a la empresa como un sistema interconectado entre sí, que permita la generación
de información en los diferentes procesos contables, administrativos, procedimientos y
áreas de la entidad que impacten los estados financieros de manera positiva, por otra parte
se aclara que las políticas contables, definidas según las NIIF para Pymes, como todas
aquellas bases, principios, consideraciones y o procedimientos dados para el
funcionamiento adecuado del departamento contable y sus respectivas emisiones de
informes financieros que permitan obtener información fidedigna e importante sobre la
situación económica de la entidad (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad,
2009). Por tal razón, en el desarrollo de la siguiente actividad, se procederá a plantear la
importancia de la creación del área de contabilidad dentro de un establecimiento comercial
considerado MiPymes, concretamente Ferreeléctricos La Marqueza, una microempresa
familiar ubicada en la ciudad de Acacias-Meta, haciendo estudio de la situación en la que la
entidad se encuentra, identificando sus falencias las cuales permitirán la elaboración de la
propuesta con sus respectivas normas, políticas y procedimientos contables que rijan el
movimiento diario de la ferretería y que les lleve a tener mayor control administrativo,
contable y seguridad en futuras decisiones.

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MISIÓN VISIÓN

Somos una empresa comprometida con la
excelencia, en el buen servicio al cliente, líder en
comercialización de productos de ferretería,
construcción y elementos eléctricos, ofreciendo
productos de alta calidad
Seremos una empresa firmemente consolidada.
Participando en el mercado nacional como
proveedores de insumos de alta calidad.
Fundamentados en el bues servicio y el
profesionalismo del recurso humano.

PRINCIPIOS Y VALORES.

 Trabajo en equipo: Encaminados todos como empresa a cumplir cada uno de los objetivos propuestos.
 Responsabilidad: Dando el mejor desempeño dentro de la entidad y cumplimiento a calidad en cada una
de la actividades asignadas.
 Compromiso: para una atención de calidad con la clientela de FERREELÉCTRICOS LA
MARQUEZA y así mismo fomentar el crecimiento de la entidad.
 Respeto: a la integridad de todos los seres humanos que trabajan dentro de la empresa como todos los
aquellos que tienen la oportunidad de visitar nuestras instalaciones.
 Disciplina: siendo correctos y leales a los lineamientos internos dispuestos por los propietarios.

POLÍTICAS Y PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES.

 Primero Es El Cliente: Dentro de Ferreeléctricos La Marqueza tienen algo claro, lo primordial es
la primera atención al cliente, la calidad del servicio que se presta y la eficiencia con la que se
despacha.
 Excelencia: Todo irá encaminado en buscar la excelencia en productos y el servicio de a Ferretería.
 Cumplimiento: La base de toda organización es el cumplimiento con el que efectúa sus ventas y
compras por tal razón la Ferretería se fundamenta en cumplir los deseos del cliente y cumplir con
plazos pactados a cada uno de los proveedores.

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 POLÍTICAS CONTABLES DE LOS PASIVOS.

Son obligaciones que tiene la persona natural o jurídica, con base en hechos pasados, por
concepto de compra de bienes, servicios o préstamos que facilitan las instituciones
financieras para el desarrollo del giro ordinario de la actividad, pagaderas en un tiempo
cierto y determinado.

El pasivo agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por
el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero,
bienes o servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por
pagar, los Impuestos, gravámenes y tasas, los beneficios a empleados, otros pasivos, los
pasivos estimados, pasivos contingentes, los bonos y papeles comerciales. Las cuentas que
Integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza crédito

Grupo 21. Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraídas

por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimiento
de crédito o de otras Instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del
país o del exterior

CLASIFICACIÓN DE LA OBLIGACIONES FINANCIERAS

 Cuenta. 2105 Bancos Nacionales.

Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título

mutuo y se deben registrar por el monto principal. Los intereses y otros gastos financieros
que no incrementen el principal se deben registrar por separado en el estado de resultados
en algunos de los dos gastos administrativos o de ventas; Dentro de las obligaciones
financieras con bancos nacionales tenemos subcuentas:

 210505 sobregiros
 210510 pagares
 210515 cartas de crédito
 210520 aceptaciones bancarias

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 Cuenta. 2110 Bancos Exterior  

Registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente económico, en
moneda extranjera, con establecimientos bancarios del Exterior. Dentro de las obligaciones
financieras con bancos extranjeros tenemos subcuentas:

 211005 sobregiros
 211010 pagares
 211015 cartas de crédito
 211020 aceptaciones bancarias

 PROVEEDORES

1. Objetivo: Este procedimiento tiene como objeto la metodología utilizada para adquirir
los recursos físicos y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la ferretería,
garantizando que se cumplan con los requisitos específicos de compra o adquisición de
servicios.

2. Alcance: Este procedimiento aplica para toda la compra de bienes (incluido inventario) y
servicios a toda la empresa, así como la caución de las cuentas por pagar y el pago de las
debidas cuentas pendientes.

3. Responsables: La responsabilidad de controlar y hacer seguimiento a las actividades

definidas en el presente documento para realizar las compras de la empresa es la siguiente:

• Propietarios, quienes son los únicos encargados y con la potestad de decisión sobre los
bienes y servicios a adquirir dentro de la entidad.

4. Definiciones:

4.1. Cotización: es un documento enviado por el proveedor en respuesta a una solicitud

de ofertar un producto o servicio. La cotización incluye por el precio del producto
términos de pago, periodo del contrato o niveles de calidad. Las solicitudes de
cotización incluyen las especificaciones de los productos que se negocian para asegurar
que todas las partes que ofertan lo hagan sobre los mismos artículos.

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4.2 Orden de compra: Es el documento mediante el cual se acepta la cotización

enviada por el proveedor o acreedor, es decir se formaliza la compra, haciendo la
solicitud de los productos necesitados dentro de la ferretería, esta solicitud será
escrita y detallará la información del proveedor, condiciones de pago y
descripciones de los productos a adquirir con su respectivo precio de compra.
4.3 Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha
realizado una compra por el importe reflejado en el mismo. La factura recoge la
identificación de las partes, la clase y la cantidad de la mercancía vendida o servicio
prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario, el total y el IVA
correspondiente.
4.4 Servicios: Se refiere a toda actividad, labor o trabajo presentado por una persona
jurídica o natural sin relacionar dependencia laboral con quien se encuentra la
ejecución y que se concreta con una obligación de hacer una actividad, labor o
trabajo; por lo tanto, genera una contra prestación en dinero. Esta actividad puede
ser una sola vez o puede extenderse por un periodo de acuerdo con la naturaleza del
servicio.

5. Desarrollo Del Procedimiento.

5.1 Solicitud De Permiso De Compra: Una vez se ve la necesidad de adquirir nueva

mercancía o insumos para el desarrollo de actividades diarias dentro de la entidad, se
procede a realizar la solicitud a los responsables de las compras, en este caso a los
propietarios, quienes serán los encargados de contactar proveedores para que sean enviadas
cotizaciones sobre el pedido a realizar.

5.2 Cotización: El proveedor, una vez se hace la solicitud de los insumos necesarios,
enviará la cotización correspondiente para ser analizada por los encargados de las compras,
quienes tienen la potestad de decisión sobre con cuál de los diferentes proveedores adquirir
el bien o servicio solicitado.

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5.3 Factura De Compra. El proveedor o el acreedor con quien se adquiere el bien o

servicio emiten factura original o documentos equivalentes a factura con los respectivos
datos de la entidad y así mismo procede al envío de la mercancía.

5.4 Entrada Al Almacén. El personal encargado dentro del almacén será encargado de
recibir la mercancía, verificar la entrega completa y radicar la factura enviada por el
proveedor.

5.5. Tabla De Procedimiento De Compra- Proveedores

DOCUMENTOS DE
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
RFERENCIA
ANÁLISIS DE INVENTARIO
El personal encargado será el responsable de hacer
un conteo y verificar que tipo de mercancía e Propietario O
A insumos faltaban en la empresa, igualmente KARDEX Administrador De
confrontara con el kardex con el sistema contable
que arroje con el fin de comprobar la veracidad del La Empresa
mismo y así proceder a solicitar la cantidad de
productos necesarios.
CONTACTO CON PROVEEDOR O
ACREEDOR LISTADO DE
B Se contactaran como mínimo dos proveedores Auxiliar Contable
que procederán a enviar sus respectivas PROVEEDORES
cotizaciones por los productos solicitados.
VERIFICACIÓN DE COTIZACIONES
Se procede a revisar las cotizaciones enviadas Propietario O
C COTIZACIÓN
por los proveedores para proceder a la Administrador
solicitud de compra a la mejor opción
ORDEN DE COMPRA A EL
PROVEEDOR
Se realiza la respectiva orden de compra
D ORDEN DE COMPRA Auxiliar Contable
tomando como referencia la cotización
primeramente enviada por el proveedor para
finalmente ser entregado a la empresa
ENTREGA DE INSUMOS
Recepción de insumos y respectiva revisión de
la entrega en su totalidad, se radica y se FACTURA ORIGINAL Propietario O
E verifica que la factura o soporte de compra
cuente con la información necesaria para la DEL PROVEEDOR Administrador
empresa

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 CUENTAS POR PAGAR.

1. Objetivo: Cumplir con el adecuado control de la información de proveedores que

permita la creación segura de los mismos y la correcta manipulación de la información
según los parámetros a utilizar en Ferreeléctricos La Marqueza

2. Propósito: Optimizar eficientemente el recurso humano con el fin de garantizar la

perfecta realización de los procedimientos concernientes al tema de proveedores y
acreedores.

3. Alcance: Este procedimiento aplica desde la recepción de las facturas hasta que se
efectúa el pago al proveedor, acreedor, contratista, y tercero en general dentro de la
Ferreeléctricos La Marqueza.

4. Marco Legal. Requisitos mínimos para facturas en Colombia artículo 617 del E.T., y
art. 621 del Código de comercio.

5. Responsables.

5.1 Jefe De Compras: El jefe encargado de autorización de compras o quien esté

autorizado para hacer las aprobaciones de cuentas por pagar.

5.2 Recepcionista: Responsable de recibir y verificar que todas las facturas que llegan al
establecimiento comercial estén acordes con el pedido realizado a los proveedores o
acreedores, que estén destinadas a la empresa, sean originales y cumplan con los demás
lineamientos contemplados en los artículos 617 del E.T y art. 621 del Código de comercio.

5.3 Auxiliar Contable: Responsable de recibir, verificar y realizar respectiva

contabilización de las facturas que llegan al establecimiento comercial donde funciona la
ferretería.

6. Definiciones:

6.1. Sistema Contable: que permite una mayor facilidad al registrar las transacciones que
genera la empresa. (Sistema contable que los propietarios decidan implementar)
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6.2. Causación: Causar es contabilizar un documento. Registrar en la contabilidad un

hecho económico, teniendo en cuenta que no se causa el pago como tal sino la ocurrencia
de cualquier actividad u operación que realice la empresa como: una compra o venta.

6.3. Contabilización: Registrar transacciones en los libros de contabilidad teniendo en

cuenta el sistema de partida doble (Debe – Haber)

6.4. FC O Facturas De Compra: Es un documento a título valor que refleja toda la

información que se realiza ya sea una compra por el valor o productos relacionados en la
misma, la factura debe contener una característica específica como: el nombre y registro de
quien expide la factura y así mismo los datos a quien se expide (cliente), fecha de
expedición, descripción de las cantidades y el valor a pagar de los productos o servicios
adquiridos por la empresa, fecha de vencimiento. Sirve para evidenciar un gasto o compra
realizada y así poder registrarlo en la empresa.

6.5. DE O Documento Equivalente: Internamente en la empresa los Documentos

Equivalentes se manejan para aquellas personas naturales que pertenecen al Régimen
Simplificado.

6.6. NP O Notas De Proveedor: Internamente se manejan para registrar todos los faltantes
o devoluciones en compra de una factura.

7. Desarrollo Del Procedimiento.

7.1 Recepción De Las Facturas: La factura original es recibida y radicada por la o el

auxiliar contable contratado dentro de la ferretería, posterior a ello se anexa la respectiva
orden de compra, con previa aprobación y elaboración del responsable del área de compras.

7.1Procedimiento contable de cuentas por pagar El auxiliar Contable, quien tiene la función
de control en la causación, recibe y verifica que la factura no cuente con enmendaduras,
esté diligenciada correctamente con los requisitos contables (Impuestos correctamente
aplicados, Resolución de la Factura correcta, Nit, Nombre del Proveedor).

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7.2. Documentos De Cuentas Por Pagar. En la compañía se generan diferentes

documentos de cuentas por pagar dependiendo del servicio prestado, por ello se cuenta con
los siguientes documentos internos para su respectiva causación.

7.3. Facturas de compra (FC). Los soportes para realizar este documento son las facturas
de todos los servicios y las compras en que incurre la empresa en el normal curso de sus
actividades. Se procede al registro en el sistema contratado e implementado por le empresa,
de manera que los gastos queden perfectamente discriminados, en el Centro de Operaciones
correcto y el desglose de impuestos que se hayan generado en la compra o que apliquen de
acuerdo con la norma.

7.4. Documentos Equivalentes. Este documento se realiza para la contabilización por

compras o servicios prestados por personas que pertenecen al Régimen Simplificado
declarantes y no declarantes, todo esto con el fin de llevar control adecuado de los soportes
recibidos dentro de la entidad.

7.5. Entrega A Encargado De Pagos. El auxiliar contable encargado de las cuentas por
pagar realizará una relación de documentos a pagar para quien sea el encargado de autorizar
y hacer los pagos, tenga presente las nuevas obligaciones generadas en la entidad.

8. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO.

8.1. Generalidades - Al finalizar cada mes, el o la auxiliar contable encargada, deberá

tener archivadas y organizadas las órdenes de compras hechas para las diferentes compras
hechas para el desarrollo del establecimiento comercial. - Al finalizar cada periodo el
encargado de compras junto con el auxiliar de contabilidad, confrontarán libros auxiliares
con órdenes de compras físicas para comprobar que no haya faltantes o falencias dentro del
proceso.

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8.2. Tabla Del Procedimiento.

DOCUMENTOS DE
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
RFERENCIA
RADICACIÓN DE FACTURA
El auxiliar contable o el representante legal de FACTURA DEL Auxiliar Contable
A la empresa, se encargara de radicar cada
factura de compra que se recibida en el PROVEEDOR O Encargado
ferretería
REVISIÓN DE ASPECTOS LEGALES Y
CAUSACIÓN DOCUMENTO
Encargado de revisar la factura entregada por EQUIVALENTE, NOTA
B el proveedor, que cumpla con las normas Auxiliar Contable
vigentes para este tipo de documentos y INTERNA Y FACTURA
posteriormente el registro de acuerdo con el DE COMPRA
sistemas contable.
ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA PAGO
El auxiliar contable, entregara semanalmente RELACIÓN DE CXP
un listado de facturas en un documento Propietario O
C (Relación De Cuentas Por
llamado relación de entrega de CXP al Administrador
administrador de la empresa para su Pagar)
aprobación y posteriormente su pago

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9. FACTURA DE LA EMPRESA.

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FERREELÉCTRICVOS LA MARQUEZA
SENEN HERNANDEZ NIT. 4.239.358 CALLE 14 NΣ43-91 CEL. 310 324 7811
MATERIALES PARA CONTRUCCION Y ELECTRICOS

FECHA: FACTURA DE VENTA

DIA. MES. AÑO. N° XXX
SEÑOR(ES).
NIT. CEL.
DIRECCIÓN.
CANT. DESCRIPCCIÓN VR UNIT. VR TOTAL

TOTAL $ XXXX

FIRMA DEL VENDEDOR FIRMA DEL CLIENTE

BIBLIOGRAFÍAS…

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 https://niif.com.co/decreto-3022-2013/
 https://doctrina.vlex.com.co/vid/contabilidad-pasivos-647767689
 https://www.academia.edu/33296952/GENERALIDADES_Y_OBLIGACIONES_F
INANCIERAS_CONTABILIDAD_DE_PASIVOS_Y_PATRIMONIO?
auto=download
 https://contables.mizancudito.com/2014/10/obligaciones-financieras.html

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