ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Laurent Sofía Ibargüen

Dicente

Yuri Ariza
Docente

Edu. Física
Asignatura

9ª
Grado

Corporación Colegio Trinitario

Cartagena de Indias, 4 de Febrero de 2020

 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
DEPORTIVOS
Actividad deportiva de gran complejidad, que puede ser multideportiva cuando abarca varios
deportes y comúnmente se le denominan juegos. Este se puede hacer de uno o varios deportes.
Ejemplo. Los juegos olímpicos, el mundial, etc. Para organizar un evento deportivo se hace
necesario identificar sus características, la duración, su contenido, el período del año en el cual se
realiza, los recursos disponibles para su ejercitación y una serie de condiciones, que de no ser
contempladas, inducirían a cometer errores que posiblemente harían fracasar el éxito del mismo.
Los eventos deportivos pueden ser organizados por organismos nacionales tales como clubes,
asociaciones, federaciones, instituciones educativas o empresas. En la planeación de eventos
deportivos y recreativos, se debe tener en cuenta el tiempo que tomará poner en marcha el proyecto,
la duración del evento, la cantidad de participantes involucrados, los escenarios y sobre todo la
rentabilidad económica y social que representen. 

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

1) FUNCIONAL
- División del trabajo en tareas integradas.
- Estructura en secciones, departamentos, etc.
- Partes pero solo una estructura organizativa.
- Dirección única
- Ejemplo: periódico, servicio de deportes.

2) DIVISIONAL
-Estructura configurada por divisiones.
-Divisiones con estructura organizativa propia.
-Cada división con dirección propia.
-Actividades muy diferentes entre sí.
-Ejemplo: O.A.L. (Organización Autonómica Local).

3) MATRICIAL
-Utilizado en grandes empresas con localizaciones geográficas diferentes.
-Cada sede con autonomía propia.
-Todas las sedes tienen matriz única.
-Ejemplo: Multinacionales.

4) ADHOCRÁTICO
-Se crea con una duración limitada.
-Se utiliza para actividades singulares.
-Requiere de expertos.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN
 1. ANTES DEL EVENTO
 Determinar el objetivo.
 Establecer el tiempo disponible y la fecha de realización.
 Determinar presupuesto y financiación.
 Solicitar los permisos necesarios.
 Determinar los recursos humanos: Coordinadores, monitores, veedores, árbitros.
 Determinar los recursos materiales: Instalaciones deportivas, implementos deportivos.
 Celebrar los contratos que sean necesarios.
 Determinar los organismos directivos: Director, Comisiones, subcomisiones y demás.
 Proyectar el reglamento a emplearse en las competencias (reformas o adiciones al
reglamento oficial del deporte).
 Elaborar El Reglamento o carta fundamental o manual de normas reglamentarias que
regirán las competencias.
 Determinar calendario general del evento.
 Elaborar, imprimir y difundir la promoción del evento.
 Elaborar las planillas de inscripción.
 Realizar las inscripciones.
 Elaborar los carnés de los deportistas, delegados y demás.
 Elaborar la programación.
 Definir los arbitrajes, se refiere a los colegiados que impartirán justicia durante las
competencias.
 Citar a reunión informativa, donde se llevan a cabo los sorteos, se define la programación y
todos los aspectos referentes al evento.
 Llevar a cabo las visitas técnicas a los escenarios con el fin de verificar el estado de los
escenarios e implementos en general y dar su aprobación.
 Llevar a cabo un ensayo del acto de inauguración, premiación y clausura.
 Asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa. Las acciones de
prensa son muy recomendables tanto antes, durante como luego del evento, esto ayuda a la
difusión y le atribuye importancia.
2. DURANTE EL EVENTO
 Supervisar la programación (asistir a los encuentros).
 Control y seguimiento del desempeño arbitral.
 Control y seguimiento del comportamiento de las barras y acompañantes.
 Llevar las estadísticas del evento, goles, cestas, sets y demás de acuerdo al deporte.
 Llevar las estadísticas de sanciones.
 Llevar a cabo las reuniones semanales de la Comisión Técnica y Comisión de Penas y
Sanciones.
 Preparar y emitir los boletines informativos para ser entregados a los Delegados.
 Prepara y emitir los botines de prensa.
 Convocar a los Delegados a las reuniones informativas, antes del inicio de las nuevas fases.
 Programar los partidos suspendidos.
 Ir elaborando y archivando la memoria técnica del evento.
 Hacer seguimiento y control del evento.
 Planear el programa de premiación y clausura para ejecutarlo tan pronto como termine el
evento.
3. DESPUÉS DEL EVENTO
 Evaluar el evento con todas las personas involucradas en las diferentes Comisiones.
 Verificar el objetivo propuesto.
 Hacer balance de gastos y efectuar los pagos correspondientes.
 Revisar el desempeño de los organismos de Dirección.
 Hacer entrega las diferentes Comisiones de los informes finales.
 Devolución de los implementos.
 Enviar cartas de agradecimiento.
 Difundir los resultados finales del evento.
 Hacer entrega a los delegados y entidades de la memoria Técnica del evento.
 Consignar la evaluación de tal forma que sea guía clara para un nuevo evento.
FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN
1.- Ejecutar el programa para el desarrollo de la cultura física, el deporte y la recreación,
promoviendo la participación de toda la comunidad universitaria.
2.- Operar los programas de enseñanza deportiva y recreativa, así como médico deportivo y
nutricional. 
3.- Optimizar el uso de la infraestructura deportiva de que dispone la institución. 
4.- Coordinar la utilización óptima de los recursos humanos ligados a las actividades propias de la
dirección. 
5.- Supervisar la utilización adecuada y óptima de instalaciones, implementos y materiales propios
de las labores de la dirección. 
6.- Programar y organizar los eventos intramuros de la institución de carácter lúdico y selectivo, en
los deportes que se practican en la institución. 
7.- Integrar los equipos representativos de la institución que participan en el Consejo Nacional del
Deporte de la Educación  (CONDDE). 
8.- Difundir las actividades propias de la dirección. 
9.- Elaborar el presupuesto anualizado para actividades propias de la dirección y administrar en
forma óptima los recursos autorizados por ejercicio. 
10.- Asignar y supervisar las actividades del personal asignado a la dirección. 
11.- Formular y representar un informe anual de las actividades de la dirección. 
12.- Todas las demás actividades propias de la dirección que se determinen por acuerdo del C.
Rector.

ESTUDIO DE NECESIDAES
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que
conlleva hacer el Proyecto realidad:
-Necesidades de instalaciones
-Necesidades de equipamientos
-Necesidades de alojamientos
-Necesidades de transportes
-Necesidades de profesorado
-Necesidades de monitores
-Necesidades deportivas
-Necesidades organizativas
-Necesidades logísticas
-Necesidades de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo.
Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
ESTUDIO DE LA VIABILIDAD
También tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer las dificultades que tiene
su ejecución, la inversión que necesitamos realizar, su rentabilidad deportiva, económica y
social y, ahora que está de moda, En los grandes eventos deportivos, la competición empieza en
el mismo momento en el que se abre la presentación de candidaturas. Los juegos olímpicos son
la mayor competición a nivel mundial de carácter multidisciplinar. La organización de unos
juegos consigue posicionar a ese país en el mapamundi.

FASES DEL PROYECTO

• Decidir si es viable para la organización la celebración de un evento deportivo concreto.

• Identificar las principales fases que componen la organización del mismo.

• Identificar las principales tareas que hay que acometer para organizarlo.

• Desarrollar un marco legal y de funcionamiento apropiado para el evento.

• Formular y gestionar los recursos humanos necesarios para organizarlo.

• Identificar las instalaciones necesarias para su desarrollo.

• Programar, hacer el seguimiento y evaluar el uso de los recursos anteriores