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         Informes  y  tablas  dinámicas  

 

por Ma. de la Luz Mendoza Uribe  

Los programas de hoja de cálculo tienen una gran variedad de opciones, entre las que se encuentra la
plantilla, la cual “tiene una serie de características determinadas en lo que se refiere a fuente, tamaño,
anchos de columna” (Campos, 2008, p. 93).

Entre los tipos de plantilla que puedes encontrar están las

prestablecidas y las personalizadas; las primeras son las
que vienen incluidas en el programa y son una muestra o un
ejemplo base que puede ayudarte a crear documentos como
los informes, agendas, facturas, presupuestos, entre otros.

Las plantillas personalizadas son las que tú como usuario

realizas y pueden servir como modelos de documentos
básicos para la empresa, por ejemplo el modelo de una
factura con el formato e información de la organización. Estas
plantillas las puedes crear con base en tus requerimientos y
guardar, así cuando la necesites las puedes volver a utilizar.

Algunos programas tienen la plantilla prestablecida de los

informes, los cuales consisten en documentos prediseñados
que se pueden adecuar ya que la información que contiene
se puede sustituir por la que tú requieras o solicites.
Figura 1. Informes (Microsoft, 2010).

La forma de utilizar las plantillas de informe de manera general es la siguiente:

• Desde el menú Archivo crea un nuevo documento.

• En seguida te aparecerán varias plantillas y dentro de ellas podrás observar la opción Informes.
• Selecciona el informe que desees, ya sea general o por ejemplo de gastos.
• Abre o descarga en línea el documento, de acuerdo a las opciones del programa y versión.
• Ya que lo has abierto observa el documento.
• Finalmente, sustituye la información que hay por la que tú requieres.

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
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Tablas  dinámicas

Las tablas dinámicas son un conjunto de opciones que te permiten ordenar, filtrar y consultar información
con la finalidad de tomar decisiones de una manera sencilla y ágil. Generalmente esta aplicación se utiliza
cuando se tiene una gran cantidad de información dentro de la base de datos, por lo que podrás usar
filtros o subtotales, aunque realmente la herramienta de tablas dinámicas te analizará y graficará grandes
volúmenes de información de manera mucho más sencilla y eficiente, lo que te permitirá optimizar tu
tiempo.

Para poder usar esta opción de la hoja de cálculo, primero debes realizar tu base de datos, como se
muestra en la figura 2, en la que se manejan los sueldos de los empleados de una organización.

Figura 2. Base de datos de empleados.

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Ya que cuentas con tu base de datos puedes seleccionar la opción de Tabla dinámica que se encuentra
en la pestaña Insertar o en el menú Datos, lo cual depende del programa y versión del mismo que tengas
instalado en tu computadora. Después de elegir la opción se abrirá una ventana como la que se muestra
en la figura 3 y ahí deberás escoger los datos con los que trabajarás, así como decidir si quieres que la
tabla se haga en una hoja nueva (que es lo más recomendable).

Figura 3. Creación de tabla dinámica (Microsoft, 2010).

Posteriormente, se abrirá una ventana en la que se te muestra una tabla vacía que deberás llenar con
base en la selección que realices del lado derecho de tu pantalla, en donde se te muestran unas ventanas
con las opciones de campos a anexar a tu tabla, como se observa en la figura 4.

Figura 4. Tabla dinámica (Microsoft, 2010).

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Para acomodar tu información puedes arrastrar los campos del lado derecho al lugar en donde deseas
que se muestren en tu tabla. En la figura 5 se muestra la aplicación de una tabla dinámica a la base de
datos de los sueldos de los empleados de una empresa.

Figura 5. Ejemplo de tabla dinámica.

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Referencias      

Campos, A. M. (2008). Excel XP avanzado. España: Publicaciones Vértice.

Recuperado de la base de datos e-libro Cátedra. (10522630)

Microsoft. (2010). Microsoft Excel 2010. [Software de cómputo]. E.E.U.U.: Autor.

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