Тема 1. Документ, его функции.

Свойства и признаки документа

1.1 Роль документа в жизни человека. Место и роль документов в

управлении и международной деятельности

Понятие «документ», «информация». Связь информации и документа.

Одной из важнейших форм человеческого взаимодействия является
коммуникация, т. е. общение людей друг с другом посредством
определённых знаков или символов. Отделение информации от субъекта и
первые попытки её закрепления были связаны с применением сигналов. Для
передачи информации в древности использовали дым, огонь костров, свист,
барабанный бой и т.п. Позднее на смену символической пришла условная
сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки. В
результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта, а
также более сложное «узелковое письмо». Появление письменности
ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С
помощью графических знаков стало возможным отделить информацию от
субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале. В результате
появилась документированная информация, т. е. документ.
Латинское слово «documentum» означает «свидетельство»,
«доказательство», «образец».
В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в
значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в
определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое
назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени
почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике
обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия
«документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для
получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство,
подтверждающее определенные правовые отношения.
С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте
документации уже использовал понятие «документ» как термин,
объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию.
Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и
фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д.,
и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник
информации, воплощенный в материальной форме.
Сегодня деятельность любой организации или любого человека
невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска
и распространения информации. При этом информация все чаще принимает
фиксированный, документальный характер.
Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем
фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание
школы, получение специального среднего и высшего образования,
вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде
всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи,
рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Документ стал
нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений
правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить
всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества,
закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления
государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений,
принятую мораль и т.д. Как только появляются управляющие и управляемые
структуры, сразу возникает потребность передать управленческое решение и
отчитаться в его выполнении.
Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события,
факты и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с
появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже
не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа
людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается
определенным направлением управленческой деятельности, например
дипломатическим, учетным, управляет конкретной территорией и т.д. И
сразу устанавливаются информационные связи, которые обязательно
закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно
документируется.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда,
и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в
документе.
Что касается международной деятельности, то в данную сферу сегодня
невозможно представить без документа В потоке современной информации
дипломатические документы, т.е. те из них, которые относятся к внешней
политике государства, занимают особое место. К таким документам
относятся:
телеграммы глав государств и глав правительств с изложением в них
позиции государств по многим актуальным вопросам
ноты,
выступления государственных деятелей.
Содержание дипломатических документов отражает многообразие самой
жизни.
По форме это могут быть и послания с признанием независимости
государства, и предложения об установлении дипломатических отношений, и
заявления затрагивающие судьбы всех народов, как например предложения
по ядерному разоружению, и предупреждения, и протест по поводу тех или
иных действий государств на международной арене, представляющих угрозу
миру и независимости других государств. Составление дипломатических
документов является одной из важных функций министерств иностранных
дел иностранных государств.

1.2. Понятие «документ», «информация». Связь информации и

 документа.

Современное понятие документа определено в национальном стандарте

Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения.», введен в действие 1 марта 2013
года:
Документ – это зафиксированная на носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Запись информации на различных носителях по установленным
правилам называется документированием и представляет собой процесс
создания и оформления документов.

Информация (с лат.) - сведения, передаваемые людьми устным,

письменным или другими способами, процесс передачи полученных данных.
Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную
специфику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителем социальной информации, созданной
человеком для использования в обществе;
б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации,
являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие
содержания - один из главных отличительных признаков документа.
Бессмысленная информация документом быть не может;
в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение,
зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге,
пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна
завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не
может быть полноценным документом. Исключение составляют
незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики,
характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого,
художника);
г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет
собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста
можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования
информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что
только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые
воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту)
возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями.
Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;
д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном
носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики,
фотографии, звукозаписи и т.д.;
е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа
важна стабильная вещественная форма.
Вместе с тем определение понятия “документ” в различных науках имеет
существенные отличия. В информатике, например, документ нередко
определяется как “материальный объект, содержащий информацию в
закреплённом виде”. В результате под это определение подпадает необъятное
множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые
не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из
наук об информации - под документом понимается “любая семантическая
информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым
способом на любом носителе с целью её обращения в динамической
информационной системе”. Это определение значительно сужает понятие
документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и
журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

1.3. Понятие «функция документа», значение функции документа.

Юридическая сила документа.

Документирование информации в органах государственной власти

осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной
власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию
документов и их массивов, безопасность Российской Федерации..
Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может
осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые
будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято
различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне
сферы его служебной деятельности или выполнения общественных
обязанностей».
Официальный документ – это документ, созданный организацией,
должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном
порядке.
Официальный документ обладает необходимым для управленческой
деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ
может служить подлинным доказательством заключенной в нем
информации. Юридическая сила официального документа предполагает
его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех
участников управленческих действий (органов управления, их
структурных подразделений, общественных организаций, должностных
лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на
нем свою деятельность.
Согласно ГОСТу «юридическая сила документа – это свойство
официального документа вызывать правовые последствия».
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой
деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом.
Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.
е. наличию различных функций.
К основным свойствам документа относят атрибутивность,
функциональность, структурность.
Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной системе двух
основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не
может: информационной и материальной. Информационная слагаемая
документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма,
которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа
обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной
информации).
Функциональность - это предназначенность документа для передачи во
времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные
функции позволяет рассматривать его как источник информации и как
средство социальной документной коммуникации.
Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его
элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность
самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и
внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а
документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр).
Типовой формуляр определяется соответствующими правилами,
инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать
установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным
с целью его использования и хранения.
Охарактеризуем основные признаки документа.
1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в
себе выделенную с определенной целью и/или по определенному
назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и
идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации
связаны определенные отношения или юридические последствия.
2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает
долговременную сохранность документа, возможность многократного
использования и перемещения информации в пространстве и во времени.
Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы
материального носителя, способа фиксации и представления
информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и
организационной формы структуры представления, зафиксированной на
материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом,
форму документа можно определить как совокупность содержательной
информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой
направленностью и характером правоотношений и расположенных в
определенном порядке и формате на материальном носителе.
3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е.
документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и
пространстве.
4. Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения
документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть
полноценным документом. Требование завершенности является
относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений,
имеющих особое значение для научных исследований. Основные признаки
документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но
и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов.
При этом используются не только указанные основные признаки, но и
признаки, выявляющие особенности их применения в общественных
отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение;
доказательное значение (юридическая сила); время появления документа;
стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности;
характер правоотношений; субъектность и т. д.
Документы могут выполнять следующие функции:
1) информационная
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит
материализация информации и она присуща всем без исключения
документам, независимо от способа их изготовления и носителя
информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина
появления любого документа. Итак, фиксация и передача информации во
времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной
информации, возможность ее использования (доступность) составляют
основное содержание информационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают
определенной информационной емкостью (информационным потенциалом),
т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации.
Информационная емкость документа определяется такими показателями, как
полнота, оптимальность и актуальность информации.
2) социальная
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является
социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это
позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его
самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются
такие науки, как история, источниковедение и др. В принципе каждый
документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в
силу определенной общественной потребности. Однако значение того или
иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть
различным. Распорядительные документы (постановления правительства,
например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная
гражданину. Государственные стандарты по оформлению документов также
выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование
определенных средств обработки документов, указывающих на известную
ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью).
Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе,
но и влиять на общественное развитие.
Каждый документ может дать представление об определенной отрасли
деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта
характеристика будет неполной, если изучать единичные документы.
Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ
сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к
одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и в пространстве.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках
личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места,
роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной
социальной структуре.
3) Политическая функция
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией.
Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но
и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на
социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о
политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о
деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою
политическую функцию.
Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе,
т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности
политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую
функцию
4) коммуникативная
Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во
времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный
информационный случай, так как ее содержание - это организация и
поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе,
между различными элементами общественной структуры. С помощью этой
функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями,
причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним,
многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью
документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от
законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью
документов, тесно связанных между собой (договорные документы,
служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией
происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего
общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.). В настоящее время
резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко
увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с
помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль
коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно
увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется
технология документационного обеспечения управления.
5) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая)
В управленческой функции документ выступает как средство
управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы,
созданные для целей управления и в процессе его реализации, для
обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие
управленческой функцией, являются основным источником информации,
играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их
помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом
положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и
обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах.
Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения
дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в
специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами
оказывают воздействие на сферу управления.
6) правовая функция
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон
деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации.
Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и
применении правовых норм и правоотношений. Существует две группы
документов, наделенных правовой функцией: 1) изначально обладающие ею;
2) приобретающие ее на время. В первую группу можно включить
документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы
и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы,
влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые
акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты
органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.),
судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления,
издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за
собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения,
положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие
о правоприменительной практике. Сюда же входят: договорные документы,
т. е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не
обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих,
изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих
определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта,
дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также
оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные
поручения и др.). Ко второй группе можно отнести документы, которые
могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия,
прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на
основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание
приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке
(ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть
доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.
Неправовая документация используется как основание для принятия
правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для
принятия распорядительного документа, которым она утверждается. На
основе документов, наделенных правовой функцией, возникают
определенные правоотношения - административные, трудовые.
7) учетная функция
 Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную
сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной
информации, представленной в формализованном цифровом выражении,
систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности
государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие
учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы,
утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана
определенная структура представления информации. Основные виды учета -
статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение
путем составления статистических, финансово-экономических, плановых,
отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет
необходим не только для выражения количественных характеристик, но и
для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут
быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают
стадии преобразования информации и ее использования.
8) культурная функция
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ
выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции,
культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях,
традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете
(образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ
может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс
документов, характеризующих определенную область деятельности
(технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов,
можно проследить специфику научного и художественного творчества,
моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и
изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
9) историческая функции
Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта
функция документа изучается такими науками, как источниковедение и
дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и
содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором
документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет
определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации,
а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций,

которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то
же время эти документы выполняют и другие функции информационную,
правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль
функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем
информация теряет оперативность и актуальность и превращается в
ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение
утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых
ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая,
учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер
(информационная, культурная, социальная, исторического источника).
Поскольку возникновение документа было обусловлено необходимостью
закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации, именно эти
функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.
превращается в ретроспективную.

1.4 Классификация управленческих документов. Понятия «подлинник»

и «копия». Порядок оформления копий.

Классификация документов:
Документы различают:
I. По назначению (организационные, распорядительные, информационно-
справочные, учетно-расчетные, норматиные документы и др.);
II. По времени создания (первичные и вторичные);
III. По способу изготовления (черновой, беловой, электронный,
изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный и др.);
IV. По типу содержания (текстовые, идеографические, аудиовизуальные,
мультимедийные и др.);
V. По способу представления (бумажные и электронные);
VI. По месту издания (внутренние и внешние);
VII. По направлению отправки (входящие и исходящие);
VIII По распространению (опубликованные, неопубликованные,
непубликуемые);
VIX По необходимости технических средств (человекочитаемые,
машиночитаемые);
X. По уровню секретности (общедоступные и конфиденциальные) и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единичный
экземпляр официального документа».
Дубликат документа - это «повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу».
Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть
их, не имеющий юридической силы». Юридическую силу копия приобретает
только после ее заверения в соответствии с установленными правилами. По
юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.
Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и
месте создания которого, содержащиеся в самом документе или
выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения»
 Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый
документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или
подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ
может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в
котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный
носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п. Документ может
быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки
зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация
содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий
слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или
редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания);
подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но
имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава
бланка).
По времени появления документов во внешней среде различают
оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник
документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как
правило, единственный экземпляр документа. Повторные
воспроизведения подлинников в целях их размножения являются
копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает
необходимость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов,
составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет
одинаковую юридическую силу (договоры, акты). Таким образом, документы
можно классифицировать по разным признакам. Необходимо отметить, что
пока не существует единой, общепринятой классификации документов.

1.5 Нормативная документация документирования. Унификация и

стандартизация документов.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности,

расширение экономических и культурных связей, активизация общественных
процессов привели к резкому увеличению объемов информации,
необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки
информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале
XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем
проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя
автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить
документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным
направлением совершенствования работы с документами является
унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию. Унификация документов производится в целях
сокращения количества применяемых в управленческой деятельности
документов, типизации их форм, установления единообразных требований к
оформлению документов, создаваемых при решении однотипных
управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных
затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной
совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором
функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые
характерны для любой организации, - организационно-распорядительная
деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические
(отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации:
например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему)
документов, характерных только для данной функции. Совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется
системой документации. Системы документации могут быть
функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации
происходит документирование соответствующих видов деятельности и
отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию
(общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.)
будут включены документы, характеризующие особенности образовательной
деятельности в зависимости от вида образовательной организации.
Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в
деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции
организации и других факторов. Но всегда в любой организации
присутствует организационная, исполнительная и распорядительная
деятельность, которая реализуется через систему организационно-
распорядительной документации (ОРД).
Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются
решения административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных
лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Система организационно-распорядительной документации представляет
для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было
провести унификацию этой системы документации.
Унификация документов предполагает: установление номенклатуры
действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с
использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур
документов; создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к
документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения,
а также психофизиологические возможности человека и параметры
технических средств. Результаты проведенной унификации документов
доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других
документов по стандартизации).
Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и
характеристик в целях их добровольного многократного использования,
направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и
обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции,
работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение
технической и информационной совместимости. С принятием данного
Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был
нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного
применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли
национальные стандарты. Остались прежними другие документы по
стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации,
стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК)
технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие
интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в
унифицированных документах и системах документации (в настоящее время
в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако
государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», продолжают действовать. Постановлением
Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по
реализации Федерального закона «"О техническом регулировании"»
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и
метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции
национального органа Российской Федерации по стандартизации
(Госстандарт России). Национальные стандарты и общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации
принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их
государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением
требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и
иные специально уполномоченные государственные органы управления в
пределах их компетенции. Результатом работы по унификации и
стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные
документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на
отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков
хранения)1, так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации,
созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной сфере деятельности2. В
настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации; унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных учреждений и организаций;
 унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий; унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской
Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. На
каждую унифицированную систему документации разработан
государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие
министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной
отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является
ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ за
организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и
ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих
в УСД. Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на
носителе информации1. Реквизит документа - это обязательный элемент
оформления официального документа2, например подпись, печать, текст и т.
д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных
в определенной последовательности, называется формуляром документа3.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой
набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе
осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для
конкретной системы документации и установления на его основе
оптимального состава реквизитов для данной системы документации,
отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-
образец документа представляет собой «модель построения документа,
устанавливающую область применения, форматы, размеры полей,
требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»4.
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец,
на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые
требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны
быть разработаны унифицированные формы документов, которым
присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в
любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД
регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на
организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД
(далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, включая
субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык, органов местного
самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от
организационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт
устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов; требования к
изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов
субъектов Российской Федерации. В приложениях к указанному ГОСТу
приведены схемы расположения реквизитов организационно-
распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными
вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию. Унификация документов производится в целях
сокращения количества применяемых в управленческой деятельности
документов, типизации их форм, установления единообразных требований к
оформлению документов, создаваемых при решении однотипных
управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных
затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной
совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором
функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые
характерны для любой организации, - организационно-распорядительная
деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические
(отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации:
например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему)
документов, характерных только для данной функции. Совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется
системой документации. Системы документации могут быть
функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации
происходит документирование соответствующих видов деятельности и
отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию
(общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.)
будут включены документы, характеризующие особенности образовательной
деятельности в зависимости от вида образовательной организации.
Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в
деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции
организации и других факторов. Но всегда в любой организации
присутствует организационная, исполнительная и распорядительная
деятельность, которая реализуется через систему организационно-
распорядительной документации (ОРД).
Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются
решения административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных
лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Система организационно-распорядительной документации представляет
для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было
провести унификацию этой системы документации.
Унификация документов предполагает: установление номенклатуры
действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с
использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур
документов; создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к
документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения,
а также психофизиологические возможности человека и параметры
технических средств. Результаты проведенной унификации документов
доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других
документов по стандартизации).
Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и
характеристик в целях их добровольного многократного использования,
направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и
обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции,
работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение
технической и информационной совместимости. С принятием данного
Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был
нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного
применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли
национальные стандарты. Остались прежними другие документы по
стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации,
стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК)
технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие
интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в
унифицированных документах и системах документации (в настоящее время
в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако
государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», продолжают действовать. Постановлением
Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по
реализации Федерального закона «"О техническом регулировании"»
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и
метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции
национального органа Российской Федерации по стандартизации
(Госстандарт России). Национальные стандарты и общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации
принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их
государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением
требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и
иные специально уполномоченные государственные органы управления в
пределах их компетенции. Результатом работы по унификации и
стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные
документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на
отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков
хранения)1, так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) - это система документации,
созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной сфере деятельности2. В
настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации; унифицированная
система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий; унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской
Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. На
каждую унифицированную систему документации разработан
государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие
министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной
отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является
ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ за
организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и
ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих
в УСД. Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность
реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на
носителе информации1. Реквизит документа - это обязательный элемент
оформления официального документа2, например подпись, печать, текст и т.
д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных
в определенной последовательности, называется формуляром документа3.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой
набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе
осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для
конкретной системы документации и установления на его основе
оптимального состава реквизитов для данной системы документации,
отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-
образец документа представляет собой «модель построения документа,
устанавливающую область применения, форматы, размеры полей,
требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»4.
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец,
на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые
требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны
быть разработаны унифицированные формы документов, которым
присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в
любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД
регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на
организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД
(далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, включая
субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык, органов местного
самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от
организационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт
устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов; требования к
изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов
субъектов Российской Федерации. В приложениях к указанному ГОСТу
приведены схемы расположения реквизитов организационно-
распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными
вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
На сегодня существуют следующие государственные стандарты:
1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». В нем он найдет
порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В
стандарте изложены требования к 30 реквизитам.
2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие
требования». Стандарт нужен службам документационного обеспечения
управления при создании системы документационного обслуживания,
организации работы службы, и прежде всего при разработке важнейших
организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по
делопроизводству.
3) ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Как видно из названия стандарта, из него можно взять
определения основных понятий в области делопроизводства и архивного
дела.
4) ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические
требования» (с изм. № 1 от 25 декабря 2002 г. № 505-ст) (ред. от 04.03.2004
г.)
5) При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72
«Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические
требования». Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в
делопроизводстве видов работ.
При составлении и оформлении документов в федеральных органах
исполнительной власти руководствуются также «Правилами подготовки
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и
их государственной регистрации».
В Правительстве Архангельской области делопроизводство регулируется
инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах
государственной власти Архангельской области, утвержденной
распоряжением Губернатора Архангельской области от 9 января 2019 года
№1-р.