UNIDAD I: TIPOS DE ALMACEN

1.1. Definición de Almacenes

Un almacén es un espacio destinado al depósito y/o la comercialización de mercaderías.

Es un sitio que se utiliza para almacenar bienes, forman parte de la cadena de suministro,
sirviendo de depósito antes de que las mercancías sean llevadas a destino, se guardan
repuestos, maquinarias y provisiones de diferente clase. Estos almacenes, que se encuentran
en fábricas y tiendas de diversos rubros, suelen darse los siguientes procesos:

RECEPCIÓN DE LAS MERCADERÍAS A GUARDAR: En este punto es

imprescindible que las personas a cargo sepan previamente que recibirán un envío, y
conozcan en detalle su contenido, el cual deberán controlar antes de poner su firma para
concretar el procedimiento.

COLOCACIÓN DE LOS ARTÍCULOS EN LA CORRESPONDIENTE

ESTANTERÍA DE PALETIZACIÓN: una estructura de metal destinada al
almacenamiento de mercancía ubicada sobre un armazón de plástico o madera, entre otros
materiales, denominado palé. El orden de la mercancía no puede ser arbitrario, sino que
debe responder a una organización previamente establecida para que todos los empleados
que tengan acceso al almacén puedan encontrarla rápidamente.

PREPARACIÓN DE PEDIDOS: Esto también se conoce con el término Picking, en

inglés, y se trata del paso que pone a prueba el grado de atención que se haya prestado a la
colocación.

EXPEDICIÓN: el último proceso esencial dentro de un almacén, ya que las mercaderías

llegan para tarde o temprano ser reclamadas. Aquí se articula el trabajo de los encargados
del almacén con el de los transportistas, que pueden pertenecer o no a la misma empresa.

Los almacenes son tiendas destinadas a las ventas minoristas de productos de primera
necesidad, sobre todo alimentos.

Los comercios que cuentan con múltiples mercaderías de diferentes clases y que disponen
de una gran superficie reciben el nombre de grandes almacenes o de tiendas por
departamentos. La gente, en estos lugares, puede comprar desde comida hasta ropa pasando
por objetos decorativos y electrodomésticos.

Lo habitual es que los grandes almacenes pertenezcan a una misma empresa, a diferencia
de los centros comerciales formados por muchos locales de distintas compañías. Algunos
grandes almacenes ofrecen un ambiente muy agradable, con lujosas instalaciones y una
variedad aparentemente inagotable de productos y servicios, para dar a sus visitantes la
sensación de que allí tienen todo lo que pueden llegar a necesitar; sin embargo, los precios
no suelen ser su fuerte, y por eso los cazadores de ofertas siguen prefiriendo las tiendas
especializadas.

1.2 Funciones, actividades y responsabilidades del almacén.(RECEPCION,

ALMACENAR, ENTREGAR)

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo
funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de
mercancías y productos, recepción, custodia, etc. El almacén es el encargado de regular el
flujo de existencias.
Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:
RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores.
Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información
que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la

calidad o las características se corresponden con el pedido.
ALMACENAMIENTO

Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de
acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos,
instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o
cintas transportadoras.
CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto
estado.
La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en cuanto a
higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre mantenimiento y
cuidado de cada producto.
GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIA
Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto que hay
que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada pedido con
el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.
Expedición de mercancías:
La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realizar el pedido, comenzando
el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección del medio de
transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como

consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.
RESPONSABILIDADES DE RECEPCION

Para llevar a cabo una correcta recepción de todos los productos que comprenden
la actividad industrial de la compañía que instala un almacén central es necesario
realizar una serie de trabajos previos para determinar las necesidades de los
medios mecánicos, humanos e informáticos que se requieren.

El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se

reciben en el centro. Dicho análisis debe tener en cuenta las dimensiones y el
peso de las unidades de carga, la consistencia del embalaje o embalajes –si es que
se utilizan–, la frecuencia de llegada de cada material y la cantidad de mercancía
recibida en cada envío.

Peso y dimensiones de los productos que se han de recibir

El análisis de estos dos factores condiciona las necesidades que se deben cubrir
en relación a las mercancías que son recibidas, al tipo de máquinas y a las
capacidades de carga de estas, que no necesariamente serán las mismas que las
que se emplearán posteriormente para el almacenamiento propiamente dicho. Se
ha de procurar que las máquinas utilizadas en la zona de almacenamiento sean
válidas para la recepción y, a ser posible, también para el despacho.

Las mercancías recibidas pueden ser de diferentes formas, tamaños y pesos. De

hecho, casi siempre es así y esto resulta más frecuente cuanto más variadas sean
las fuentes de suministro.

Suelen darse dos situaciones: o bien todas las unidades tienen las dimensiones y
el peso adecuados para su almacenaje directo o bien una buena parte no posee
estas características y necesitan una modificación previa a su ubicación.

En ambos casos el almacén central ha de estar preparado para recibir, preparar

y alojar cualquier tipo de mercancía y, por lo tanto, deberá estar provisto de uno
o varios muelles, máquinas de manutención para la descarga de los camiones,
una zona de recepción y, cuando sea necesario, otra de preparación.
RESPONSABILIDADES DE ALMACENAR
Mantener y controlar la información relativa a los inventarios, como son la determinación del
punto de reordenamiento, niveles de seguridad de los diferentes ítems dentro de los almacenes.
b. Velar por el inventario óptimo de la Empresa en función del nivel de servicio esperado y tiempo
de respuesta, tiempos de despacho y los costos de almacenamiento y financieros del material
inmovilizado. c. Clasificar y almacenar los materiales de acuerdo a las características que cada uno
requiere. d. Diseñar, implementar y capacitar al personal de las bodegas en los sistemas de trabajo
para manejo de inventarios y diseño de los almacenes. e. Controlar y hacer seguimiento a la
operación de los almacenes. f. Apoyar el mantenimiento de los inventarios de los almacenes y
velar porque se cumpla el inventario cíclico programado. g. Definir y proponer los procesos de
entrega y recepción de materiales. h. Participar en el análisis de consumos y costos con respecto a
presupuestos y estándares. i. Participar en la evaluación de proveedores. j. Administrar los
recursos materiales y presupuestarios puestos a su disposición, para dar cumplimiento a la
planificación dispuesta por el Gerente. k. Controlar que los empleados que se desempeñen en los
diferentes almacenes cuenten con las respectivas pólizas de seguro obligatorias para cumplir esta
función. l. Informar al Gerente de Logística las novedades y deficiencias que detecte en el
quehacer diario. m. Instruir y supervisar a su personal, para que cumpla con las medidas de
seguridad en las actividades que realiza, bajo la supervisión correspondiente y con los elementos
de seguridad personal dispuestos para cada trabajo.

RESPONSABILIDADES DE ENTREGAR

Preparación de pedidos con destino a los almacenes regionales

Una de las responsabilidades fundamentales de un almacén central es la de servir

de reserva de los centros regionales o locales, por lo que una función primordial
que debe cumplir es la de la preparación de los pedidos que éstos le soliciten.
Esta operación puede llevarse a cabo diaria, semanal, mensual o bimensualmente
(o más diferida, incluso), dependiendo de la periodicidad necesaria, de los
productos que se manejen y de su tamaño.

El siguiente apartado se dedicará al análisis de los diferentes sistemas y métodos

que se pueden encontrar para la preparación de pedidos. Todos ellos están
estudiados para aplicaciones concretas, por eso su utilización se basa en la
adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

Cabe subrayar en este punto que, para que un almacén central pueda realizar una
buena preparación de pedidos es imprescindible que se dejen espacios para tal fin
en los racks o en el suelo y para ello es fundamental que haya un almacenamiento
correcto.
Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén central debe ser
efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al
menos, así debería proyectarse. Esto proporciona una mayor capacidad de
alojamiento, así como una mejora en la facilidad y rapidez de la operación.

La razón de que se produzcan esas dos ventajas se debe a dos factores

principales:

1. A la posibilidad de llenar completamente los huecos de los racks, lo que

evidentemente aumenta la capacidad de almacenamiento en
comparación con la preparación en rack, que hace que el hueco o los
huecos destinados a tal efecto estén la mayor parte del tiempo
semivacíos.
2. En segundo lugar, el suelo es el nivel idóneo para que el personal ejecute
estas operaciones, con lo cual su rendimiento se multiplica y ello trae
consigo esa facilidad (menor número de errores) y esa rapidez que se han
indicado.

Por otra parte, la preparación de pedidos mediante sistemas automatizados o

semiautomatizados reduce los tiempos empleados. Ahora bien, para lograr el
mayor rendimiento posible es necesario que los pedidos se programen
adecuadamente, para lo que es muy importante que se realicen, a ser posible, por
unidades de carga completas. Otro factor que influye en la agilidad y eficiencia
es la capacidad del almacén central para conocer permanentemente las
necesidades del resto de puntos de la cadena y prevea, con la mayor antelación
posible, sus solicitudes.

¿Cómo se puede lograr esa previsión? El único sistema eficaz para lograrlo es la
información y cuanto más rápida y precisa sea, mejores serán los resultados. Por
eso, es indispensable establecer una comunicación en tiempo real entre todos los
eslabones de la cadena, desde el más remoto punto de consumo final (por
ejemplo, el comercio que expende los artículos), hasta el ordenador central del
punto de producción o recolección.

La comunicación entre el comercio y el almacén regulador se produce en línea.

El enlace entre el almacén regulador y el selector de pedidos se realiza de
operador a ordenador, mediante un escáner que se comunica por ondas de radio.
Por último, la comunicación entre el almacén regulador y el central se realiza de
ordenador a ordenador, de nuevo, en línea.
El sistema puede tener diversas variaciones y existen otras alternativas. Las
empresas especializadas en las tecnologías de la información son las más
adecuadas para facilitar las soluciones y el diseño de las comunicaciones
necesarias. Además, para lograr que todo permanezca bajo control es
imprescindible contar con un buen software de gestión de almacenes (WMS).

Rápido despacho de los pedidos

El tiempo en el despacho de pedidos es fundamental para evitar demoras y
rupturas de las cadenas de distribución. Por eso, una de las funciones de un
almacén central es, precisamente, la de realizar dicha operación ágilmente.

La rapidez en la ejecución de los despachos es solamente una consecuencia de

una correcta organización de todos los aspectos que se han explicado en los
apartados anteriores. Si todas esas funciones se realizan de la manera más
adecuada, el despacho de pedidos se simplifica y se acelera.
Por contra, si aparecen atascos y se generan cuellos de botella en alguno de los
puntos anteriores, el despacho de pedidos se convierte en un caos y se
ralentiza. Por eso es esencial que en el interior de la instalación se trabaje
coordinadamente y esa es la responsabilidad más importante de un buen jefe
de almacén.
1.3 Almacenes Internos
Es el que ofrece mayor protección a los elementos y materiales que allí se almacenan, ya
que es posible controlar diversas variables tales como humedad, temperatura, iluminación y
muchas otras que influyen directamente en la preservación y vida útil de los productos. Los
hay de ladrillo, cemento, lonas especializadas, paneles metálicos e incluso en materiales
que ayudan a preservar la temperatura, como las resinas y el icopor.

1.4 Almacenes externos

Los almacenes al aire libre carecen de cualquier tipo de edificación y que están forma-dos
por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc. Se
almacenan productos que no necesitan protección contra los agentes atmosféricos.
El hecho de que carezcan de cualquier tipo de edificación, no quiere decir, que los
materiales no se puedan proteger con, lonas, plásticos, maderas, para protegerlos de las
inclemencias meteorológicas.
En este tipo de almacenes, se suelen almacenar, distintos tipos de maquinaría, algunos tipos
de áridos, vehículos, material de construcción, etc.

1.4.1 Privados.
Este tipo de almacén es de propiedad privada y la mayoría de las veces pertenece a los
grandes proveedores y revendedores de diversos productos. Por su continuo
almacenamiento ellos utilizan su propia actividad de distribución y almacenaje. Por
ejemplo, una cadena mayorista importante logra tener diversos almacenes regionales o
internacionales que proveen sus tiendas o cuando un mayorista manipula un almacén en el
que recibirá y distribuirá los productos producidos por la misma empresa.

Los almacenes privados generalmente son propiedad de grandes corporaciones minoristas o

empresas que almacenan bienes de forma privada. También conocido como
almacenamiento patentado, tales instalaciones exigen una inversión inicial de capital para
construir y mantener. Se puede construir un almacén privado en el sitio cerca de la
fabricación o fuera del sitio. Esta opción es ideal para empresas establecidas que están
dispuestas a realizar una inversión financiera en el almacenamiento de sus propios bienes.

Beneficios del almacenamiento privado

Las instalaciones de almacenamiento privado generalmente ofrecen abundantes beneficios
a menos clientes, que los almacenes públicos simplemente no pueden ofrecer debido a su
tamaño y escala. Hay algunas razones por las que el almacenamiento privado podría ser una
opción más atractiva.
Uno de los mayores beneficios del almacenamiento privado es el alto grado de control para
los clientes. Si desea determinar la mejor manera de utilizar el espacio por su cuenta,
realizar un seguimiento cuidadoso del flujo interno de material o inventario, o mantener a
un equipo trabajando las 24 horas, un almacén privado ofrece un control ilimitado de las
instalaciones. Ese control ilimitado también significa tener que cubrir el costo de diseño,
operación y mantenimiento. Dependiendo de los artículos almacenados, el almacén también
puede requerir certificaciones y seguros especiales. El alto costo del almacenamiento
privado lo mantiene fuera del alcance de la mayoría de las empresas.
1.4.2 Públicos
El almacén público es básicamente un espacio que logra arrendarse para satisfacer las
necesidades de almacenaje de un distribuidor a corto plazo. Por ejemplo, los minoristas que
manejan sus propios almacenes privados sirven para satisfacer un amplio rango de las
necesidades de las empresas, en comparación a los almacenes privados, están más
estandarizados en la configuración de espacio y del uso de equipo para múltiples
propósitos.
Frecuentemente logran buscar un espacio de almacenamiento extra cuando sus
instalaciones han logrado su capacidad total o cuando realizan una compra especial de
grandes productos que no son bien acomodados en su almacén privado. Por ejemplo, los
comerciantes logran pedir mercancía adicional para abastecerse para los días especiales
como día de san Valentín, día de la madre o navidad.

1.4.3 Contratados
Representa una opción intermedia entre la renta del espacio a corto plazo en un almacén
público y el compromiso a largo plazo de un almacén privado. Ofrece un rango de
servicios logísticos como administración de transporte, control de inventario,
procesamiento de pedidos, servicio al cliente y procesamiento de la mercancía devuelta.

1.5 Despliegue de la red

Una campaña necesita de una red de distribución que permita responder a cualquier cambio
en la demanda utilizando una óptima combinación de instalaciones, modalidades de
transporte y estrategias.

1.6 Centros de distribución (CEDIS)

Un centro de distribución se entiende como un espacio logístico en el que se almacena
mercancía y se embarcan órdenes de salida para que sean distribuidos en el comercio
mayorista o minorista. Normalmente está conformado por uno o más almacenes en los que
ocasionalmente se implementan ciertos sistemas según las necesidades.

De esta forma, los almacenes pueden tener sea el caso, sistemas de refrigeración o aire
acondicionado para manejo de cargas refrigeradas o congeladas, áreas para la preparación
de los artículos, rampas y otro tipo de infraestructuras para el cargue de los camiones.

Los expertos logísticos señalan que los centros de distribución se deben entender como la
unión de elementos interrelacionados, en donde los productos deben permanecer el menor
tiempo posible y cuando estén allí, moverlos lo mínimo que se pueda.

De esta forma, los centros de distribución tienen como principales objetivos los de
almacenar, controlar custodiar y despachar eficientemente los inventarios; lo cual implica
no solo evitar su pérdida sino también el deterioro de las capacidades y cualidades del
producto.

Adicionalmente, dentro de un centro de distribución se preparan órdenes y la facturación de

acuerdo con los tiempos de entrega establecidos, se gestiona servicios para clientes
externos e internos, buscando en ese proceso, obtener una máxima eficiencia en el
movimiento de la mercancía a lo largo de las operaciones, con el costo más bajo posible de
la operación.
En la gestión de un centro de distribución se tienen en cuenta varios elementos que son
fundamentales:

En primer lugar, se debe mencionar los materiales, que son el conjunto de materias primas,
material de empaque, semielaborados, etc. que se están almacenando y custodiando en los
almacenes.

Dichos materiales requieren de estibas, que son estructuras generalmente de madera que se
usan para movilizar de un lado a otro, o desde y hacia los camiones, tanto productos como
suministros.

El uso de estos pallets significa para las operaciones menos esfuerzo físico por parte de los
empleados de la bodega, al igual que menor tiempo para el movimiento de la mercancía, lo
que a su vez resulta en bajos costos del transporte de artículos.

De igual forma, reduce el tiempo de preparación de las órdenes, minimiza los daños de
materiales y facilita el control de las cargas unitarias.

Los equipos son otro de los elementos que juegan un papel fundamental en la operación de
un centro de distribución. Algunos, son: las carretillas, canastillas, sistemas de estanterías,
montacargas, bandas transportadoras, aplicadores y estibadoras, entre otros, que son
utilizados para el manejo de los materiales y el control de los mismos; según su uso y zona
de manejo.

Se mencionan entre las áreas que emplean estos equipos, las de recepción, inspección,
almacenamiento, despacho, zonas de aduanas y espacios complementarios como oficinas,
servicios, vestuarios, devoluciones, talleres, primeros auxilios, enfermerías, cargue de
baterías, basura, conductores y comedores etc.

Todos estos elementos anteriores, se manejan dependiendo de las ubicaciones, es decir, los
lugares donde se depositan los pallets, que pueden ser sobre el piso o en sistemas de
almacenamiento en estanterías o racks.
PROPORCIONALIDAD
La proporcionalidad es una relación o razón constante entre diferentes magnitudes que se
pueden medir. Si una aumenta o disminuye la otra también aumenta o disminuye
proporcionalmente.