Circular No.

002
Procedimiento para atención a estudiantes

Para: Estudiantes de Trabajo Social

De: Jefatura de Trabajo Social
Asunto: Procedimientos para atención a estudiantes
Fecha: 19 de julio de 2019

Cordial saludo, apreciados/as estudiantes.

Nos recibe este semestre y con ello todos nuestros proyectos se renuevan. Desde el equipo
docente del programa de Trabajo Social les damos la bienvenida, deseamos un excelente
camino de formación y que la meta de ser profesionales éticos, responsables y promotores de
la justicia social sea nuestro horizonte de sentido.

Este es un nuevo paso que reta al programa a continuar en el proceso de mejoramiento, pero
debemos asumirlo como equipo, porque somos parte de la comunidad académica de Trabajo
Social, en donde juegan un papel importante ustedes, nuestros estudiantes.

Uno de los temas prioritarios será mejorar la atención a sus solicitudes con respuestas en el
menor tiempo posible y prestarles mayor tiempo para la asesoría de tipo académico; con el fin
de lograrlo el trabajo será en doble dirección, por eso, es necesario organizarnos, marcar
tiempos de solicitudes, tiempos de respuesta, protocolos de cómo se presenta una solicitud y
definir áreas donde éstas se reportan, solo así será posible mejorar.

En esta circular les presentamos las siguientes orientaciones:

1. Deben tener siempre a la mano el calendario institucional, el cual se encuentra

publicado en nuestra plataforma virtual Claretiano 3.0, en las carteleras del CAT y en
nuestro portal web. Nos guiaremos para nuestros procedimientos y solicitudes por
estas fechas. Ellas son claras y precisas.

2. Las solicitudes que requieran de estudios de aprobación del Comité Curricular,

deben ser enviadas el viernes de la última semana de cada mes, y debe ser remitida a
la Coordinación del CAT, desde allí se hará entrega a la Jefatura del Programa. Esto,
porque el comité sesiona siempre, el primer miércoles de cada mes.

Toda solicitud por parte de ustedes debe llegar en documento y con redacción formal,
describiendo con detalle su situación, por lo que es importante que, antes de enviar
dicha solicitud conozca cuáles son los casos que se abordan en dicho comité, y para
esto los invito a conocerlas a través del Reglamento Estudiantil.

Para los casos que deben ser estudiados en este espacio, los estudiantes deben
relacionar su solicitud hasta el viernes de la última semana de cada mes, solo así, podrá
ingresar en el Comité Curricular. Solicitudes que se reciban posterior a esta fecha
indicada, se estudiarán en el siguiente mes que vuelva a sesionar el comité curricular.
 Esta carta debe entregarse a los Docentes Tiempo Completo o Medio Tiempo del CAT,
o directamente a la Jefatura del Programa, con copia al Coordinador de CAT.

3. Las solicitudes de estudio de cursos dirigidos, homologaciones, exámenes de

suficiencia, reingresos y reconocimientos, se entregarán de manera formal a Jefatura
de Programa, con copia al Coordinador de CAT y en los tiempos estipulados en el
calendario institucional.

4. Con el área de Registro y Control Académico, se debe gestionar de manera directa

casos como: reporte de historial académico, asesoría de matrícula, inscripción a
grados, solicitud de certificado de calificaciones, constancias, planes de curso,
inscripción a Pruebas Saber Pro, adición y cancelación de cursos.

Las personas con quienes pueden comunicarse de manera presencial en Quibdó, vía
correo o telefónica a nivel nacional, son:

Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.

Yennifer Moreno Mosquera coordinacionregistro@uniclaretiana.edu.co 118
Elizabeth Córdoba Casas registroacademico@uniclaretiana.edu.co 113

5. Con el área de Cartera, se debe gestionar de manera directa casos como: entrega de
facturas, revisión de saldo, revisión de cartera morosa y todo ajuste o corrección
financiera.

Las personas con quienes pueden comunicarse de manera presencial en Quibdó, vía
correo o telefónica a nivel nacional, son:

Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.

Diana Marcela Nieto Castro cartera@uniclaretiana.edu.co 116
Lucy Patricia López Arias auxiliarcartera@uniclaretiana.edu.co 116

6. Con el área de Bienestar Universitario, se debe gestionar de manera directa casos

como: créditos Icetex y otro tipo de créditos, becas, inscripción de monitorias,
solicitudes para acceder a los programas y servicios de bienestar universitario.

La persona con quien pueden comunicarse de manera presencial en Quibdó, vía correo
o telefónica a nivel nacional, es:

Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.

Janny Dominga Salas Álvarez bienestar@uniclaretiana.edu.co 104

7. Las solicitudes a gestionarse con la Docente Coordinadora de Prácticas

Profesionales, se deben enviar al correo:
 practicasprofesionales@uniclaretiana.edu.co, si son situaciones básicas, se responden
en la brevedad de tiempo, si son situaciones que el reglamento de prácticas indique
que debe ser estudiado por el comité de prácticas, este espacio académico sesionará
el segundo miércoles de cada mes.

Para los casos que deben ser estudiados en este espacio, los estudiantes deben
relacionar su solicitud hasta el viernes de la primera semana de cada mes, solo así,
podrá ingresar en el comité curricular de prácticas. Solicitudes que se reciban posterior
a esta fecha indicada, se estudiarán en el siguiente mes que vuelva a sesionar el
comité.

8. Las solicitudes a gestionarse con la Docente Coordinadora de Investigación, se

deben enviar al correo: diana.melo@uniclaretiana.edu.co, si son situaciones básicas
se responden en la brevedad de tiempo, si son situaciones que el reglamento de
investigación indique que debe ser estudiado por el comité de investigación, este
espacio académico sesionará el segundo miércoles de cada mes.

Para los casos que deben ser estudiados en este espacio, los estudiantes deben
relacionar su solicitud hasta el viernes de la primera semana de cada mes, solo así,
podrá ingresar en el comité curricular de investigación. Solicitudes que se reciban
posterior a esta fecha indicada, se estudiarán en el siguiente mes que vuelva a sesionar
el comité.

9. Espacios para asesoría de tipo académico con Docentes de Tiempo Completo y

Medio Tiempo, para situaciones relacionadas solo con temas: académicos (disciplinar,
investigación y prácticas), vocacional y personal, se ha dispuesto atención a nivel
presencial y telefónica; a continuación se relaciona el contacto de contacto de los
docentes para efectos de concertar los espacios de atención:

Atención
Nombre y Apellidos Día Horario Correo electrónico Ext
presencial
Adriana Samboni Martes y 8:00 am –
adriana.samboni@uniclaretiana.edu.co Cali 302
Vallejo jueves 10:00 am
Ana María Martes y 8:00 am –
ana.montealegre@uniclaretiana.edu.co Neiva 502
Montealegre Cortés jueves 10:00 am
Aura Smid Durán Martes y 8:00 am –
aura.duran@uniclaretiana.edu.co Medellín 202
Téllez jueves 10:00 am
Diana Paola Melo Martes y 8:00 am –
diana.melo@uniclaretiana.edu.co Cali 308
López jueves 10:00 am
Eliana Andrea Lunes y 8:00 am –
eliana.jimenez@uniclaretiana.edu.co Medellín 202
Jiménez Ortiz Martes 10:00 am
Hugo Hernán Villegas Martes y 8:00 am –
hugo.villegas@uniclaretiana.edu.co Cali 310
Moreno jueves 10:00 am
Jairo Andrés Suárez Lunes y 2:00 pm –
jairo.suarez@uniclaretiana.edu.co Neiva 502
Guerrero Martes 4:00 pm
Martes y 8:00 am –
Jenny María Solís Roa jenny.solis@uniclaretiana.edu.co Bogotá 402
jueves 10:00 am
Leidy Catalina Martes y 8:00 am –
leidy.gonzalez@uniclaretiana.edu.co Bogotá 403
González jueves 10:00 am
Leidy Yaneth Perea Martes y 8:00 am –
leidy.perea@uniclaretiana.edu.co Quibdó 156
Murillo jueves 10:00 am
 Martes y 8:00 am –
Luis Miguel Gallo Díaz jefaturatrabajosocial@uniclaretiana.edu.co Pereira 225
jueves 10:00 am
Luz Eugenia Moreno Martes y 8:00 am –
luz.moreno@uniclaretiana.edu.co Quibdó 156
Mosquera jueves 10:00 am
Néstor Fabio Marín Martes y 8:00 am –
nestor.marin@uniclaretiana.edu.co Pereira 802
Agudelo jueves 10:00 am
Óscar Hernando Martes y 8:00 am –
oscar.cadena@uniclaretiana.edu.co Pereira 802
Cadena jueves 10:00 am
Paula Andrea Martes y 8:00 am –
paula.penagos@uniclaretiana.edu.co Medellín 202
Penagos Acevedo jueves 10:00 am
Viviana Mosquera Martes y 8:00 am –
viviana.mosquera@uniclaretiana.edu.co Quibdó 158
Córdoba jueves 10:00 am
Yira Lizet Perea Martes y 8:00 am –
yira.perea@uniclaretiana.edu.co Quibdó 158
Osorno jueves 10:00 am

Aclaración: casos con respecto a situaciones específicas de los cursos se debe dialogar
con cada docente virtual y la comunicación se realizará por medio de cada Aula Virtual de la
plataforma SGA 3.0

10. Las solicitudes a gestionar con el Centro de Idiomas, como: Inscripción a curso virtual
intensivo de III niveles, inscripción a examen de suficiencia en inglés, inscripciones a
servicios y programas del centro de Idiomas.

La persona con quien pueden comunicarse de manera presencial en Quibdó, vía correo
o telefónica a nivel nacional, es:

Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.

Siris Sulay Mena Rivera centrodeidiomascali@uniclaretiana.edu.co 141

11. Ante situaciones relacionadas a la parte técnica, dominio de la herramienta, dominio

pedagógico y didáctica de la plataforma virtual se deben dirigir al área de Procesos
Tutoriales.

Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.

Paula Andrea Taborda Ortiz procesostutoriales@uniclaretiana.edu.co 236

12. Soporte TIC, dificultades de acceso a biblioteca virtual, al correo institucional,

actualización de datos, sistema académico-administrativo Academusoft, dirigirse a:

Atención
Nombre y Apellido Correo electrónico Ext.
presencial
Néstor Ramos Arteaga direcciontic@uniclaretiana.edu.co Medellín 214
Carlos Alberto Gómez Gómez coordinaciontic@uniclaretiana.edu.co Medellín 298
Rodrigo Andrés Pulgarín soporte@uniclaretiana.edu.co Medellín 297
Jaime Valois Mosquera jaime.valois@uniclaretiana.edu.co Quibdó 135
Diego Ortiz Heredia soportecali@uniclaretiana.edu.co Cali 309
Un tema de bastante importancia y que todo estudiante que se matricule en un programa de
Educación a Distancia de Uniclaretiana debe tener consciencia que la asistencia a la Tutoría
Presencial es de Carácter Obligatorio. Se recomienda tener presente Artículo 35, parágrafo
1 y 3. Estudiante que no asista a estas tutorías su curso se dará por no aprobado y no
tendrá acceso a tutoría virtual. Recordemos que todos nos matriculamos de manera
voluntaria en esta Institución y con ello se acogieron a nuestro modelo pedagógico y
reglamentación.

Se recomienda al estudiante para no verse afectado y poder asistir al 100% de las tutorías:
- Seleccionar y matricular los cursos a los cuales podrán asistir.
- Al inicio de cada semestre socializar y solicitar permiso a su jefe inmediato.
- Organizar sus actividades laborales.
- Organizar sus actividades personales y familiares.

Si en este momento, ven que alguno de los cursos que matricularon para el 2019-II no podrán
asistir, lo que se recomienda es hacer cancelación de los cursos dentro del tiempo dispuesto
en el calendario institucional. Si lo hacen dentro de estas fechas podrán cancelar sin cobro
alguno.

Cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que no permita asistir a clase,
es importante tener en cuenta lo estipulado en el reglamento estudiantil Artículo 35 parágrafo
5. Solo el Jefe de Programa podrá aprobar un permiso de no asistencia, previo estudio
de caso.

Si acogemos y seguimos estos conductos de comunicaciones que la Institución ha dispuesto,

aseguraremos que su solicitud llegue a la dependencia correcta, solo así lograremos atender
solicitudes en el menor tiempo posible.

Los/as invito a tener muy presente esta circular y a enviar sus solicitudes a las dependencias
encargadas para cada solicitud.

Desde ya muchas gracias, porque estamos seguros que acogerán esta información y
avanzaremos con ello a mejorar la calidad de la atención y de nuestro servicio educativo.

Fraternalmente.

Luis Miguel Gallo Díaz

Jefe del Programa de Trabajo Social
Fundación Universitaria Claretiana