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Sua mala direta parece estar funcionando bem, mas de repente você nota que preços,
datas e outros números não aparecem corretamente nos documentos mesclados.
Continue lendo para aprender como evitar esse problema particularmente custoso.
Felizmente, você pode usar algumas abordagens diferentes para que qualquer número —
moedas, porcentagens, datas, códigos postais com zeros iniciais — apareça da maneira
desejada. A tabela abaixo lista as abordagens e apresenta meu conselho sobre como usá-las.
Depois da tabela, você verá mais informações sobre como cada abordagem funciona
exatamente.
Abordagem Conselho
• Parece muito técnico e complicado mas não é
• Provavelmente a abordagem geral mais inteligente
Conectar à planilha do Excel
• De longe, a melhor abordagem se a planilha a partir
usando DDE (Troca
da qual você está mesclando já existe e contém muitos
Dinâmica de Dados)
números
Para escolher o método de transferência de dados DDE ao conectar a uma planilha do Excel
durante a criação de uma mala direta, basta marcar uma caixa de seleção no Word:
Na etapa do processo de mala direta em que você faz a conexão com o arquivo de dados,
depois de localizar a planilha do Excel com a qual deseja fazer a conexão, a caixa de
diálogo Confirmar Fonte de Dados se abre. Clique em Planilhas do MS Excel via DDE
(*.xls) e, em seguida, clique em OK. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para Nome ou
intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém as
informações que você deseja mesclar e clique em OK. Os números da planilha do Excel
agora aparecerão exatamente da mesma forma em seus documentos mesclados do que nas
células da planilha.
Como a abordagem DDE é tão fácil, talvez você fique tentado a parar de ler exatamente
aqui. Vale a pena continuar, porém, porque aprender um pouco sobre códigos de campo
pode dar a você muito mais controle sobre os resultados da mala direta.
Pressione ALT+F9 e você verá o código por trás do campo. Esse código terá a seguinte
aparência:
Para incluir:
• um cifrão
• quatro dígitos por padrão e um espaço, se o número que você está mesclando tiver
apenas três dígitos
• duas casas decimais
• e uma vírgula entre o primeiro e o segundo números
Ao terminar de digitar, pressione ALT+F9 para parar de ver códigos de campo. Agora,
quando você mesclar, todos os preços serão formatados exatamente como deseja. (Você
pode usar essa mesma abordagem com números que não sejam preços.)
Veja a seguir uma análise dos elementos na opção que acabamos de usar:
1. O nome do campo que você inseriu em seu documento principal. Ele corresponde a
uma coluna em sua planilha do Excel.
2. Barra invertida, que inicia a opção de formatação.
3. Definição da opção — nesse caso, para formatar números.
4. Caracteres que você deseja incluir — por exemplo, um $ que aparece antes de cada
preço.
5. O número máximo de dígitos. Se houver menos dígitos em um número, o Word
deixará um espaço em branco. Digite pontos onde deseja que eles apareçam no
número.
6. Vírgula decimal, que você digita onde deseja que ela apareça. Os zeros especificam
o número máximo de dígitos após a vírgula decimal. Se houver menos dígitos, o
Word coloca um zero.
{ MERGEFIELD "Data" }
Para que todas as datas nos documentos mesclados tenham o formato Fevereiro 18, 2008
(independentemente de como as datas estão formatadas nas células da planilha), você pode
adicionar essa opção de formatação (mostrada em negrito) ao código de campo:
Na caixa Consulte também, você pode encontrar um link (denominado opção do campo
Formato Data-Hora) para obter mais informações sobre como formatar datas usando uma
opção.
Essa abordagem pode ser a solução se você estiver criando uma nova planilha do Excel
para usar com um projeto de mala direta. Em alguns casos, é a abordagem mais direta
porque você pode configurar as datas, as porcentagens e os outros números da planilha
exatamente da forma como deseja que apareçam no Word após a mesclagem. Sempre que
você mesclar, eles terão essa aparência.
Problemas de formatação de números em uma mala direta ocorrem quando as células que
contêm os números na planilha do Excel são formatadas como Número, Moeda, Data,
Porcentagem, e assim por diante. A solução para que os números se comportem
corretamente em uma mesclagem é formatar como Texto as células que contêm números.
Quando as células são formatadas como Texto, você pode digitar os números nas células
exatamente da maneira como deseja que apareçam (com cifrões, zeros e assim por diante).
Assim, eles serão mesclados exatamente como você os digita.
1. Para definir a formatação da célula no Excel, selecione a coluna com as células que
você deseja definir.
2. No menu Formatar, clique em Células e, em seguida, clique na guia Número.
3. Em Categoria, clique em Texto.
Você não precisa, de fato, formatar células que contêm códigos postais como Texto para
que os códigos postais que começam com zeros mesclem corretamente. Quando você está
digitando o código postal na célula, digite um apóstrofo antes do zero inicial. O apóstrofo
não aparece na célula. Ele apenas faz o zero funcionar.
Com os votos de ótimas mesclagens,
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