ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

En un sistema de gestión de calidad procedimiento se define como un documento que describe,

según el grado de detalle requerido por su objeto, la forma de desarrollar una actividad. Cuando el
objeto de un procedimiento contempla una secuencia de procesos que deben documentarse en
detalle, dará lugar a la elaboración de instrucciones de trabajo.

El procedimiento se compone de los siguientes elementos:

CAJA DE CALIDAD – ENCABEZADO

Todo documento del sistema de gestión de calidad, debe llevar un encabezado que se ha
denominado “caja de calidad”, a continuación se muestra un ejemplo:

Se compone de los siguientes elementos:

 LOGOTIPO: Debe llevar el logotipo de la Institución centrado

 TÍTULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO: Se deben unificar criterios de fuente y tamaño de

la letra, y debe ir centrado con mayúscula para que pueda identificarse.

 CÓDIGO: Es un identificador alfanumérico asignado a todo documento de un sistema de

gestión de calidad, el código debe estar unido a un proceso de la organización, ejemplo.

Código: PRO – 08 – 001

Nótese que estamos hablando de un procedimiento por las siglas (PRO), la organización es quien
define estas siglas, igualmente se puede evidenciar que este procedimiento hace parte del proceso
08 y debe llevar consecutivo, en este caso hablamos del procedimiento No. 01 del proceso No. 08
de la empresa.
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Documento Siglas

Caracterización CA

Procedimiento PRO

Formato FORM

Instructivo INS

 VERSIÓN: Identifica el número de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuántas,

veces se ha modificado, y dicho número va en aumento, ejemplo: versión 1, versión 2… etc.

 PROCESO: En algunos casos se enuncia el nombre del proceso, al cual se encuentra

adscrito el documento.

 FECHA DE EMISIÓN: Indica la fecha en cual fue emitido por primera vez el documento y se
debe enunciar de la siguiente forma dd – mm - aaaa.

 FECHA DE VERSIÓN: Indica la fecha en cual se realizó la última modificación al

documento y se debe enunciar de la siguiente forma dd – mm - aaaa.

 PAGINACIÓN: Se debe enumerar las hojas de contenido del documento.

CONTROL DE DOCUMENTOS – PIE DE PÁGINA

Todo documento del sistema de gestión de calidad, al finalizar el mismo debe llevar un control de
elaboración, revisión y aprobación, es importante en cada una de las casillas enunciar el nombre y
cargo de las personas que realizaron la actividad y la fecha en la cual lo realizaron (como
sugerencia, un documento queda en custodia con las firmas originales), ejemplo:
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CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Todos los procedimientos de la organización deben llevar el siguiente esquema con el fin que
cualquier miembro de la organización o del proceso pueda entender el contenido del mismo:

 APLICACIÓN: Se debe mencionar en qué casos se puede poner en práctica el contenido

del procedimiento que se está elaborando.

 OBJETO: En este campo se debe describir brevemente el contenido del procedimiento y se

pueden mencionar algunas etapas del mismo.

 RESPONSABLE: Todo procedimiento debe tener un responsable visible, se entiende por

responsable el cargo de la organización que va a liderar el mismo, y efectuará los ajustes
pertinentes.

 ALCANCE: Se menciona la actividad con que se inicia y la actividad de finalización de

procedimiento.

 DEPENDENCIAS O ÁREAS INVOLUCRADAS: Se debe enunciar las áreas o

dependencias que tiene injerencia o participación dentro del desarrollo del procedimiento.

 GLOSARIO: Con el fin que los término utilizados dentro del contenido del procedimiento y
evitar algún tipo de mala interpretación, se debe incluir un breve concepto sobre los
términos que son relevantes para el desarrollo del procedimiento.

 DESCRIPCIÓN: Este apartado describe el desarrollo de las actividades objeto del

procedimiento. En la descripción de la metodología, se hará referencia a los registros
derivados, como evidencia de su ejecución y a otros documentos que la complementen o
desarrollen con mayor profundidad las operaciones o que estén relacionados con una etapa
del procedimiento.

 ANEXOS: Este apartado relaciona los anexos que se consideran necesarios para la
correcta ejecución del procedimiento. Sirvan como ejemplos de anexos, los formatos de
registro o los cuadros relacionados.
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DIAGRAMAS DE FLUJO

Representa la esquematización gráfica de un procedimiento, el cual muestra  las actividades paso a

paso a seguir para alcanzar el objetivo del mismo, se utiliza el siguiente lenguaje para la elaboración
del mismo:

Simboliza el inicio o terminación de un procedimiento

Representa la descripción de la actividad que se desea realizar

Simboliza un documento resultante de la operación respectiva. En su

interior se anota el nombre que corresponde

Información almacenada en una base de datos.

1 Conector de actividad: Sirve para unir dos líneas de procedimiento dentro

del mismo flujograma

a
Conector de página: Símbolo de unión con otra página

Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La

pregunta se escribe dentro del rombo, dos flechas que salen del rombo
muestran la dirección del procedimiento, en función de la respuesta.

Archivo: Representa tareas relaciona con el archivo de documentos

Conector de Flecha: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del

procedimiento.
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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

A continuación de muestra un ejemplo de la descripción de cada uno de las actividades y el

esquema general que debe aparecer en el contenido de esta sección de cualquier procedimiento