Lesson

  n Transcrip
pt  Chandoo.org 

Relative and A
Absolute referencces in Forrmulas 
 

[00:00:000 minutes] 

Hello evveryone, welcome to the very first le sson in Exce el School. In ssome cases,  you will hea ar me say 

Spreadsheets  insteaad  of  Excel  School.  Whhenever  you u  hear  the  word  Spreaadsheets  ple ease  rest 
assured  that  it  is  alll  part  of  the  same  pac kage. Go  ahead  and  enjjoy  the  lessoons. If  you  have 
h any 
question ns or would like to discusss the topic,  please use tthe comments section annd share you ur ideas. I 
will  constantly  monitor  the  com mments  areaa  and  responnd  back  to  you 
y regularlyy  (once  everry  day  or 
once eveery few hourrs). All the be est. 

  

[00:01:113 minutes] 

In this eepisode we w will learn how to use rellative versuss absolute ce ell referencees. A cell refe

erence is 
your way of saying ‐ 'use this cell in this form
mula'. If you aare writing a formula, forr example: 
=SUM(A A1, A2, A3); 

you're teelling Excel tto get the va apply them i n the SUM()) formula 

alues from ceells A1, A2 aand A3 and a
to give tthe total of the three cellls. 

  

[00:01:443 minutes] 

Do you  know that yo ou can use tthese cell refferences in ssuch a way tthat when yo you copy the e formula 

from onne cell to ano other, Excel  will automaatically adjust the cell reeferences? O Or, you can  tell Excel 
to adjusst only certaiin portions b
but not the oother portions. Let me g give you twoo simple exam mples by 
which yo ble to better understand  the power o
ou will be ab of these cell rreferences. 

  

[00:02:005 minutes] 

Let  us  calculate  the  square  of  the 

t numberss  in  a  column.  To  calcula
ate  the  squaare,  we  are  writing 
w a 
simple formula in ceell F4: 
=(B4*B44) 

Then jusst copy the fformulas dow
wn from F4 tto F7. You'll get 100, 400
0, 900 etc. Exxcel has adju
usted the 
values to
o be: 
=(B5*B55) and 
=(B6*B66), 

even tho
ough the inittial formula tthat we wrotte was: 
=(B4*B44). 

This is b
because wheen we copy tthe formula ffrom one place to anoth her (F4 to F66), Excel realises that 
the formmula has beeen copied 2 ccells further  down and so o the reference should aalso be move ed 2 cells 
further  down.  This  is  pretty  inttelligent  but  may  not  always  be  use
eful.  For  exaample,  if  you  have  a 
scenarioo where you have to calculate a fixeed percentagge of values  (this could  be very usefful when 
you are  designing taables with m mark‐ups etc. ), in cell F4 wwe've taken the value inn E4 and multiplied it 

  Page 1 off 2  
Lesson
  n Transcrip
pt  Chandoo.org 

by the ffixed percenttage in F3. H However whhen you movve it down to o cell F7, it rrefers to E7  which is 

correct  but moves tthe reference of cell F3  to cell F6 instead of conntinuing to bbe applied to o cell F3. 
This is n
not right but  Excel thinkss that even tthis has to m
move with the formula. Inn such scena arios you 
can use the $ symbo ol to tell Exceel that no maatter where you move or copy the foormula this p particular 
referencce should remain F3 onlyy. Don't movve it around.. When you ffill the formuula down no ow, you'll 
see the reference reemain fixed a at F3. 

  

[00:04:111 minutes] 

Using th he dollar ($) symbol is yo our way of ttelling Excel to keep this cell referennce absolutely where 

it  is  in  tthis  particullar  cell  reference. Don'tt  make  it  re
elative,  i.e.  even 
e move  the  ce
if  you  m ell,  don't 
change tthe values. TThis is a veryy powerful usse of cell references and can help yoou a lot when n you are 
designin ng tables or w writing conditional formaats or giving data for charts etc. 

  

[00:04:338 minutes] 

Anotherr simple trickk that you ca an learn is thhat you don't always nee ed to go to tthe cell and  type the 

dollar signs. You can n select the  cell or put thhe cursor annywhere inside the cell aand press the e F4 key. 
When yo ou press thee F4 key once e, Excel inserrts dollars be
efore E and 44. When you  press F4 once more, 
he  particularr  row  static  while  the  column  is 
Excel  reemoves  one  dollar  from  E.  Now  it  iis  making  th
remainin ng dynamic.  When you m move the forrmula acrosss the spreadsheet the E  will become e F, and F 
will beco ome G and sso on and so o forth. Wheen you press F4 again, th his time the  dollar sign w will move 
from  4  to  E.  Now  this 
t will  ensure  that  whhen  you  movve  the  valuee  across  thee  spreadshee et,  E  will 
remain  E all the time, but when n you move tthe formula  down 4 will become 5,  and 5 will b become 6 
and so o on and so forth. When you press thee F4 key once again, all tthe dollars a re gone. You u can use 
the F4 kkey to cycle  through varrious combinnations of ce ell referencees and then sselect the on ne that is 
applicab ble for you. 

  Page 2 off 2