PLAN DE GESTIÓN

JHON EDINSON CHARRY OLARTE

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

2016

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 PLAN DE GESTIÓN

JHON EDINSON CHARRY OLARTE

ENSAYO

PROFESOR

JORGE LUIS ESCOBAR

LICENCIADO EN INFORMATICA Y MEDIOS AUDIOVISUALES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

2016

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 PLAN DE GESTIÓN

En toda empresa se requiere un plan de gestión con el fin de

diseñar de la mejor manera las actividades cotidianas y a largo plazo. Esto incluye los

métodos convencionales de hacer diversas cosas como la integración u organización, costos,

tiempos de realización y finalización, lidiar con las tareas actuales de la organización, abordar

la forma en que las personas de la organización realizan su trabajo y el marco general,

filosófico e intelectual en el que estos métodos operan.

En el tema de la integración se describe todos los procesos

necesarios para asegurar que todos los factores y elementos del proyecto sean abordados y

coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del mismo. Tiene una naturaleza

integradora, consistente, entre otros, en entender el alcance del proyecto, transmitir la

información y comunicar a los interesados, realizar las actividades necesarias para producir,

controlar y medir el adecuado progreso del plan. Además, incluye los procesos y actividades

para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos sucesos de la dirección de

proyectos.

La importancia y aplicación del plan de gestión en proyectos

educativos es fundamental porque logra enfocarse en identificar todas las variables que

afectan el desarrollo del proyecto bajo los factores restrictivos que determinan el éxito del

mismo, recursos requeridos y los riesgos asumidos. Sirve para supervisar y controlar todos los

aspectos de un proyecto y llevar a cabo las acciones correctivas y preventivas necesarias para

volver a alinear el plan con los objetivos del proyecto si fuese necesario.

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 Usando la gestión de integración el director de proyectos puede

ordenar todas las partes sin importar su complejidad y llevarlas a cabo de forma exitosa. La

viabilidad de los proyectos supone considerar cuestiones ligadas al proceso de toma de

decisiones y su posterior implementación como desarrollar una guía de evaluación y

autoevaluación, anticipar posibles dificultades que pudieran surgir en la exposición de las

ideas, analizar y distribuir los recursos disponibles y necesarios teniendo en cuenta su

funcionalidad, promover las innovaciones favoreciendo su implementación, sistematización e

institucionalización y por ultimo no considerar lo planificado como algo inamovible sino

como un guion que dirige la acción.

Siguiendo con nuestro métodos tenemos el plan de gestión del

alcance el cual se define como la etapa que comprende las actividades orientadas a organizar

el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto y se relaciona

principalmente con la definición y el control de lo que esta y no está incluido en el proyecto.

Esto no quiere decir que el objetivo del plan de gestión del alcance es evitar cualquier cambio

hecho al plan inicial; los proyectos de desarrollo, debido a su naturaleza son iniciados en su

mayoría basándose en suposiciones generales. Este plan de gestión es importante porque

describe como se desarrollara el alcance del proyecto y como se administraran los cambios,

permitiendo la planificación mediante la descomposición jerárquica, subdividiendo el trabajo

mediante la herramienta estructura de desglose (EDT). (PMBOK, 1996). Esta es la encargada

de poner el orden en todos los procesos, adecuando las partes del proyecto en micro partes con

más fácil manejo y control en todos los aspectos.

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 Los proyectos educativos definen en el plan de gestión del

alcance una serie de tareas y pasos para ayudar al director a manejar los resultados del

proyecto. Estos pasos serian definir los alcances del plan, asignar el trabajo del alcance al

equipo del proyecto, verificar el alcance según lo planeado y el cronograma, y por ultimo

adaptar el alcance. De igual manera, hay que tener en cuenta que este plan de gestión debe

tener mínimo cinco aspectos como son objetivos del proyecto y del producto, requisitos y

características del servicio, criterios de aceptación, límites del proyecto, requisitos y productos

entregables del mismo. Para desarrollar dicho plan es primordial abarcar todas las áreas que se

necesiten para disponer todas las actividades y acciones con el fin de gestionar desde cómo se

inicia, todo su progreso hasta el cierre del proyecto.

Por otro lado, se recomienda que se sigan los siguientes pasos

y/o elementos de control y supervisión para que este pueda ser entregado en el tiempo

definido en el cronograma. Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión,

seguimiento y supervisión, evaluación del rendimiento, suministro de proyecciones,

implementación de cambios, entre otras. La importancia de aplicación de esta gestión en los

proyectos educativos radica en que la institución conforme un equipo en el cual cada

participante tenga unas funciones, responsabilidades y compromisos, establezca un

cronograma de actividades mediante un diagrama de Grant que contenga cada una de las

tareas en orden cronológico junto con sus tiempos de inicio a fin y los recursos necesarios

para el desarrollo de las mismas.

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 Con relación al plan de gestión de costos, se sugiere que se tenga

en cuenta tres aspectos fundamentales como la estimación de los costos, la determinación del

presupuesto y el control de los costos. Con base en estos tres elementos se proyecta una

aproximación del total de costos requeridos para el desarrollo del proyecto. Según lo plantea

el PMBOK (1996), para realizar correctamente la estimación de costos es vital considerar el

juicio de expertos, la estimación análoga, paramétrica, ascendente, costos optimistas,

probable, pesimista, entre otras. La determinación del presupuesto establece que se debe

realizar la suma de los costos de cada una de las actividades establecidas en el cronograma, lo

anterior permite constituir una guía para los responsables del proyecto. El control de costos

del proyecto tiene como objetivo fundamental establecer que causas son las que pudieran

generar cambios en los costos estimados para el avance del mismo. Cabe resaltar que en el

evento de presentarse variaciones en los costos del presupuesto deben ser autorizadas por los

responsables.

La importancia de aplicación del plan de gestión de costos en los

proyectos educativos permite planificar de una forma asertiva y elaborar un presupuesto que

vaya acorde a los recursos que posea la institución educativa y aquellos que logre recibir de

entes gubernamentales y/o empresas del sector productivo de la región. Adicionalmente es de

suma importancia que se establezca un control de costos que permita identificar las posibles

variaciones que se puedan presentar en el desarrollo del mismo, corregirlas y llevar a feliz

término el avance del proyecto.

Estableciendo una buena planeación, un cronograma de

actividades con tareas y tiempos que se desarrollen en el orden cronológico correcto, un tipo

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de gestión con funciones, compromisos y responsabilidades bien definidas, un presupuesto de

acuerdo a lo planeado y un plan de seguimiento y control permitirán que el proyecto se pueda

llevar a cabo exitosamente.

REFERENCIAS

Universidad De Santander. Centro De Educación Virtual CVUDES. Cap. I. II. [En línea].

Gerencia de Proyectos. Campus Virtual CVUDES, 01 de junio de 2013. [Consulta: 13

de noviembre de 2016]. Disponible en:

http://aulavirtual.eew.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap1/C

apitulo_Completo.pdf

Duncan, R.W. (1996). A Guide To The Project Management Body Of Knowledge. MPI

Publishing Division. Recuperado de: http://www2.fiit.stuba.sk/~bielik/courses/msi-

slov/reporty/pmbok.pdf