Sistemas ofimáticos

Conjunto de software destinado a realizar las tareas propias de oficina, principalmente:

creación de informes; mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos; control del

trabajo dentro de los distintos departamentos; realización de gráficos; envío de e-mails.

Dentro de los sistemas ofimáticos hay distintas herramientas: procesadores de texto; hoja

de cálculo; gestor de base de datos; gestor de gráficos; agendas y organizadores personales;

correo electrónico. Desde los 90, muchas empresas comercializaron los paquetes ofimáticos,

paquetes que recogen todas estas herramientas para su uso por empresas o usuarios privados.

Los más conocidos son: Microsoft Office; Open Office.

Procesadores de texto

El procesador de textos es una aplicación incluida dentro de un entorno ofimático para

crear y editar documentos de texto en un ordenador. Se trata de un software de múltiples

funcionalidades para la redacción, con diferentes opciones relacionadas con la edición del

texto (tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de párrafos, efectos y otras opciones). Como

ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos realizados en un

procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados

documentos, así como impresos a través de diferentes medios.

Los predecesores de los actuales procesadores de textos fueron las antiguas máquinas de

escribir que para la corrección de errores de trascripción utilizaban métodos tradicionales. Los

primeros procesadores de textos eran ordenadores que permitían la manipulación del texto

visualizado en una pantalla. De esta forma, los errores se corregían antes de que el documento

llegar a imprimirse. Pero además de lento resultaba caro.

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 Los procesadores actuales son muy fáciles de manejar y asimismo potentes como para

emplearse en la elaboración de un amplio espectro de tipos de documentos, desde las simples

cartas hasta los manuales técnicos altamente estructurados y repletos de imágenes y

fotografías. En la actualidad existen multitud de procesadores de texto, aunque el más

ampliamente utilizado es Microsoft Word.

Funciones básicas de un procesador de texto: funciones de diseño de página (espaciado,

tabulaciones, márgenes, numeración de páginas, encabezados…); funciones de edición de

texto (justificación del texto; tamaño de letra; color; tipos de resaltado…); funciones gráficas

(gráficos, tablas…); funciones avanzadas (revisión ortográfica; búsqueda y sustitución de

texto…etc).

WORD 2016.

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 Hojas de cálculo

Se utiliza principalmente para operaciones de índole matemática, financiera y estadística,

gracias al gran número de fórmulas que trae configuradas, de forma que fácilmente el usuario

puede acceder a cálculos que de otra forma le serían más laboriosos de obtener. También

puede realizar operaciones simples como ordenar o filtrar datos para mostrar solo los

deseados según uno o varios criterios establecidos.

La gran variedad de fórmulas y funciones que incorpora hacen de este programa una

potente herramienta para la elaboración de informes que deban incorporar en su mayor parte

datos numéricos.

Esta herramienta trata de sustituir el lápiz, papel y la calculadora para la realización de

informes numéricos. La más usada es Microsoft Excel.

Funciones y utilidades: organización de datos; cálculos; elaboración de presupuestos y

facturas.

Excel trabajo con hojas de cáclculo, donde se almacena y manipulan los datos, formado por

celdas, columnas y filas. Se pueden introducir y modificar datos simultáneamente en distintas

hojas de cálculo, basándose en los datos de varias hojas. Si se crea un gráfico puede incluirse

en una hoja de cálculo o crearse una hoja de gráfico independiente. El conjunto de hojas de

cálculo se llama Libro, archivo en el que se almacenan los datos, contiene las hojas y puede

interrelacionar la información.

Barras de herramientas: barra de menú; barra de botones estándar; barra de botones

formato; barra de fórmula; barra de etiquetas.

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 Correo electrónico

Soporte basado en los servicios de internet para el intercambio de mensajes entre dos o

varias personas; permite el envío de información en archivos adjuntos, enlaces a páginas web,

imágenes, etc. Entre las principales ventajas del correo electrónico destacan: ahorro de tiempo

y dinero; rapidez en la disposición de la información; capacidad de almacenamiento digital.

Cada usuario dispone de un buzón de correo donde mantiene una copia de los mensajes

enviados y recibidos; además de una dirección de correo electrónico que lo identifica del resto.

Todos los mensajes enviados y recibidos son almacenados. Se crea un sistema de carpetas o

bandejas, que en la mayor parte de los correos electrónicos tienen nombres estándar: bandera

de entrada; bandeja de salida; elementos enviados; borradores; eliminados.

Existen dos formas de trabajar con el e-mail: Clientes de correo (Microsoft Outlook;

thunderbird…); Correo Wb o Webmail (funciona a través de la web, no tiene pérdida de

información en caso de avería. Destacan Hotmail u gmail).