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Actividad De Aprendizaje AA 2

Aprendiz ANYI CAROLINA NARVAEZ ORELLANO

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de


caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento)
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Considerando también, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad para revisar y aprobar la
documentación.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada y/o montar los procedimientos
operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información para
poder realizar la ejecución de este de manera eficaz.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad


ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control y obtener una verificación de
calidad.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la


empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.


 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma


3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan


cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.

Desarrollo punto 1:
2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de


Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.


El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
1. Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.

2. Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

3. Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en


la Intranet.

4. Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

5. Se socialicen los documentos.

6. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.


7. El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información.
8. Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
9. Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos.

 Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento


establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo


casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa


empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR


Los registros apropiados deben garantizar que sean:
1. Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
2. Exactos: debe ser verificado.
3. Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
4. Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
5. Claros: debe ser entendible para todos.
6. Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
7. Legible.
8. No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
9. Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
1. Toma de muestras

2. Procesamiento y análisis de información

1. Almacenamiento y distribución

2. Exámenes realizados

3. Calibración de equipos

4. Abastecimiento y vigencia de los insumos

5. Control de calidad

6. No conformidades

7. Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


 
INICIO

Elaborar borrador del documento y


Identifica necesidad de creación enviar por correo a la Directora del
1 o mejora de documento Departamento de Biblioteca con
Líder del proceso
copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y


sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la
embargo, en los casos problemáticos
documentación para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector


hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes


La Modifica y envía problemáticas para la interpretación
documentació nuevamente al el líder del proceso hará las
3 n requiere corrector Líder del proceso modificaciones en las partes
ajustes? indicadas por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, Solicitud de


mejora o anulación de creación, mejora Enviar por correo al Coordinador de
documento o anulación de Salud, Seguridad e Higiene en el
documentos trabajo con copia a la Profesional de
Apoyo del SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento sometido
a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 Revisa solicitud y verifica anular el documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se


registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área
Aprobada líder del de Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario
Solicitud?
define la intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el documento
SI 3 antes de su aprobación final.

Según corresponda se presenta al


Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro


Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-
7 Mejora o Anulación de Auxiliar del 12, marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo
Codifica y/o actualiza la Para el caso de creación de
SG-QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
versión
codificación y para mejora se
Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben


registrar las firmas de elaboró, revisó
Emite y Aprueba Coordinador del Área y aprobó, si aplica. El coordinador del
Documento de Salud, Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa
Higiene en el Trabajo al líder sobre la aprobación del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

10   Profesional de Apoyo
SG-QHSE Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
y se destruye la versión anterior.

Profesional de Apoyo
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de SG-QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2

Coordinador del Área


de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario se autoriza su uso.
que realizó solicitud

Informar los cambios de la


Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


 1
INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion Los líderes de proceso con apoyo del
controlar en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud, seguridad
Higiene en el Trabajo e Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en
Líderes de procesos el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de


NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud el Trabajo con copia a la Profesional de
o 1 Apoyo del SG-QHSE el formato
3 necesidades Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-
SI
OH-12 junto con el documento sometido
a consideración

Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la necesidad


4 Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e de crear, modificar o anular el
necesidades de registros Higiene en el Trabajo documento.

Si es una solicitud de anulación, se


registra y el proceso termina.
NO Informa al
Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion intervención de un experto a fin de
o necesidad de proceso
5 registros
en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de su
Higiene en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al


Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,


Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de Gestion actualiza los registros que se generaron
6 en Salud, Seguridad e cambios y controla los cambios o nuevos
Higiene en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SG-
QHSE

7 El Coordinador de Gestion en Salud,


1 Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre los
Establecer criterios de registros del SG-QHSE
control de registros Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Higiene en el Trabajo

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del


proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Se comunica al líder que el documento
9 Coordinador de Gestion se encuentra liberado y se autoriza su
uso.
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
1

Aplica documento en el Informar los cambios de la


proceso correspondiente Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.

Socializa el contenido de los documentos


a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en


Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,


LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la


operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos,
Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos,
Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del
proceso.
Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus
portadores y está autorizado para su circulación.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de
la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica
o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de
los documentos del SG-.QHSE
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un
Listado Maestro Control de Documentos.
LMCR: Listado Maestro Control de Registros
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de
ésta.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e
Higiene Ambiental
Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la
palabras en una oración
Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.