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UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍO

VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ECONÓMICOS
DIRECCIÓN DE INDORMÁTICA

PROCEDIMIENTO
PRÉSTAMO Y RECEPCIÓN DE BIENES
REVISIÓN CÓDIGO
03 P-30301000-013
Elaboró: Jefe(a) Departamento de Aprobó: Vicerrector(a) de Asuntos
Revisó: Director(a) de Informática
Normalización y Certificación Económicos
Nombre: Alejandra Segura Navarrete
Nombre: Juan José Valenzuela Lagos Nombre: Francisco Gatica Neira
Fecha: 27/12/2017
Fecha: 26/12/2017 Fecha: 28/12/2017

1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es definir las actividades que se deben ejecutar para
realizar el préstamo y recepción de bienes disponibles en el Departamento de Servicios
Computacionales de la Dirección de Informática.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para el préstamo y recepción de bienes por parte del
Departamento de Servicios Computacionales a las distintas unidades de la Universidad
del Bío-Bío.

3. DEFINICIONES

Bienes : Se refiere a todo artefacto disponible para el préstamo,

dentro de esta categoría están a modo de ejemplo:
-Discos Duros
-CPU’s
-Monitores
-Dispositivos de Entrada de Datos
-Alargadores
-Cables de energía, video, etc.
QA : Del Inglés “Quality Assurance” (Aseguramiento de Calidad),
es una aplicación web que permite mejorar el desempeño,
coordinación y productividad de los servicios prestados por
el departamento mediante el registro electrónico de la
información asociada a un proceso particular
(requerimientos de usuario, etapas de un proceso,
información de contexto, archivos anexos, otros).
ES : Personal que cumple funciones del cargo “Encargado(a) de
Soporte”.
AS : Personal que cumple funciones del cargo “Asistente de
Soporte Computacional”.
ER : Personal que cumple funciones de “Encargado(a) de Redes
y Telecomunicaciones”.
OR : Personal que cumple funciones “Operador(a) de Redes y
Comunicaciones”
PS : Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes
(ES, AS, ER u OR)

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma ISO 9001:2015, Requisito 8.5.1

 Instructivo Recepción de Bienes en Préstamo (I-30301000-019)

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5. MODO DE OPERACIÓN

5.1. Préstamo y Recepción de Bienes.

Diagrama de Flujo
INICIO

PS
Valida si es préstamo
o devolución de bien
(1)

¿Es
NO SI
Préstamo?

PS
Usuario(a)
Recibe y evalúa bien
(2) Realiza petición del
bien (7)

¿Corresponde
NO SI
?
PS

PS PS Recibe Petición (8)

Devuelve Bien a Revisa estado del
Usuario(a) Bien (4)
Responsable,
Registra en QA (3)
PS

NO ¿Bueno? SI Evalúa Stock del bien

solicitado (9)
PS PS

Informe de Genera Informe de Registra en QA

Estado Estado del bien, recepción conforme
envía correo a del bien (6)
Usuario(a)
Responsable y ¿Hay Stock? SI
registra en QA (5) NO
FIN

PS PS
FIN
b Avisa a Usuario(a) Revisa condiciones
(10) de insumo (11)

a NO ¿Bueno? SI

b
PS
Entrega Bien a
Datos de Usuario en QA, se
Entrega deja caso pendiente
hasta devolución del
Bien (12)

Actividad Descripción
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) valida si
1 es préstamo o recepción de Bien, si es préstamo va a actividad 7, si es
recepción va a actividad 2.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS)
2
recepciona y revisa Bien.
Si el Bien NO corresponde al prestado.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) lo
3
devuelve a Usuario(a) indicando las razones de la no recepción conforme.
Junto con lo anterior se debe registrar en QA la información

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correspondiente.
Si el Bien corresponde al prestado.
4 El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) revisa
Bien y registra información relevante en QA (estado en que regresa).
Si el Bien es devuelto en mal estado.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) envía
5
correo electrónico a Usuario(a) responsable informando el estado del Bien
en devolución y registra la información en el QA.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) registra
6
la información en el QA.
El(la) Usuario(a) realiza petición del Bien a Personal que está facultado
7 para prestar o facilitar bienes (PS) vía correo electrónico, telefónica o
personalmente.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS)
8
recepciona petición de préstamo del Bien.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) revisa si
9
existe o no stock del Bien solicitado.
De no haber stock
10 El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) da aviso
a Usuario(a) de la no disponibilidad del insumo y finaliza el proceso.
De haber stock del Bien solicitado por el usuario
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) debe
11
revisar si está en condiciones para ser prestado. Si no lo está, va a la
actividad 10, de contrario va a actividad 12.
De estar bueno el Bien
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) procede
a hacer entrega del Bien solicitado. Envía correo electrónico a Usuario(a),
12
informando los datos de éste (descripción, inventario y/o serial,
accesorios si corresponde). Dicho correo debe queda registrado en el QA
con el nombre de el(la) Usuario(a) asociado al préstamo.

Nota 1
Si durante 6 meses el (o los) ítem(s) en préstamo no han sido devueltos, se procederá a
aplicar alguno de los siguientes criterios:
 Extensión del préstamo, si es que el(la) Usuario(a) aún lo requiere.
 Aplicar cobro del bien, si es que éste ha sido financiado por la Dirección de
Informática.
 Transferencia al centro de costos de el(la) Usuario(a) (generalmente bienes
usados).
 Solicitar la baja del bien en caso que ya no esté siendo utilizado y no cumpla con
los estándares de uso en la Universidad (bien obsoleto).
 En caso de pérdida o extravío, se debe informar a la Unidad.

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5.2. Evento de Expiración

Diagrama de Flujo

INICIO

PS

Verifica préstamo
con Usuario(a) (1)

PS
Registra en QA
respuesta de
Usuario(a) (2)

¿Es
NO SI
Devolución?

¿Requiere Vaya a
NO extensión de SI Pag. 2
plazo?

PS PS 5.1
Procesa cierre de Extiende período de
préstamo y Registra préstamo y registra
en QA (3) en QA (4)

FIN
FIN

Actividad Descripción
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) verifica
1
situación de préstamo con Usuario(a) vía correo electrónico.
El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) registra
en QA respuesta de Usuario(a). Si el(la) Usuario(a) hace devolución del
2
bien en préstamo continúa en subproceso Préstamo y Recepción de
Bienes (5.1).
Si el Usuario(a) no devuelve Bien y no requiere extensión de plazo
3 El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) procesa
cierre de préstamo de acuerdo a criterios (Ver Nota 1) y registra en QA.
Si el Usuario(a) no devuelve Bien y requiere extensión de plazo
4 El Personal que está facultado para prestar o facilitar bienes (PS) extiende
periodo de préstamo de Bien y registra en QA.

6. ARCHIVO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Lugar de Tiempo de
Nombre Responsable Clasificación Disposición
Archivo Archivo
Detalle del Caso PS QA N° del Caso Permanente No Aplica

7. ANEXOS

No Aplica.

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8. CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Fecha Página Modificación Realizada

1 Se incorporó en DEFINICIONES ER, OR y
PS.
Se incorporó en Documentos de
Referencia: Instructivo Recepción de
3
Bienes en Préstamo (I-30301000-019).
Se incorporó Nota 1.
Se incorporó subproceso 5.2 Evento de
4 Expiración.
01 28.10.15 Se reemplazó ES/AS por PS.
Se modifica el texto del presente
documento utilizando lenguaje inclusivo
según los principios de la Norma Chilena
NCh 3262-2012 “Sistemas de Gestión -
Gestión de igualdad de género y
Todo el conciliación de la vida laboral, familiar y
Documento personal”, de acuerdo con Acta de
Reunión DNYC de fecha 19.08.14
1y4 Se modifican puntos normativos a ISO
02 22.12.17
9001 versión 2015.

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